7. Phòng quản lý nhà và thị trường bất động sản
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Sở Xây dựng xác định giá trị tài liệu dựa vào Thông tư 09/ 2011/TT-BNV. Tuy nhiên, do Sở Xây dựng là cơ quan quản lý các lĩnh vực về xây dựng cơ bản nên thời hạn bảo quản cũng dựa thêm vào các Văn bản do bộ Xây dựng ban
XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để:
- Quy định THBQ cho từng loại TL hình thành trong quá trình hoạt động của cq, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt k.tế, chính trị, khoa học, lịch sử…
- Lựa chọn, bổ sung những TL có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những TL đã hết giá trị để tiêu huỷ.
Xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị và định thời hạn bảo quản cho chúng. Tuy nhiên, quá trình xác định giá trị tài liệu thường có những tác động bởi ý kiến chủ quan của người làm công tác xác định giá trị tài liệu. Vì vậy, trong chỉnh lý tài liệu thường có nhiều người tham gia và cần có sự hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu để đảm bảo tính thống nhất.
Xác định giá trị tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng trong quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Thực hiện tốt việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Loại bỏ những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản.
Hiện nay, cán bộ cơ quan chưa xác định rõ nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn để vận dụng trong quá trình xác định giá trị tài liệu trong từng giai đoạn cụ thể.
Việc loại hủy những tài liệu hết giá trị vẫn chưa được thực hiện đúng theo quy định, tài liệu còn bó gói và để lộn xộn trong từng cặp hồ sơ.
Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Sở Xây Dựng TP Đà Nẵng đã tiến hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Trong khi dó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Trong ba nguyên tắc, chín tiêu chuẩn theo luật lưu trữ quy định để cơ quan hoạt động thì cơ quan có vận dụng “nguyên tắc toàn diện và tổng hợp” và áp dụng tiêu chuẩn đó là:
Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ Về ngyên tắc
Nguyên tác tổng hợp và toàn diện
Nguyên tác này đòi hỏi khi xem xết giá trị của tài liệu phải xem xết một cách tổng quát. Vì thực tế thấy rằng nội dung và hình thức của tài có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định, trái lại ý nghĩa của tài liệu rất phong phú và đa dạng. Nên khi xem xết giá trị tài liệu phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp, có thể tài liệu không có gá trị trên lĩnh vực này nhưng lại có giá trị cao trong lĩnh vực khác vì vậy phải đặt tài liệu trong mối quan hệ qua lại với nhau mới thấy hết được giá trị của chúng.
Về tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông
Cơ quan đơn vị hình thành phông được hình thành ra khối tài liệu. Khi vân dụng tiêu chuẩn này giá trị của tài liệu đã được xem xét vị trí của cơ quan thành ra phông lưu trữ, cơ quan hình thành phông cao bao nhiêu thì phông lưu trữ cơ quan đấy cao bấy nhiêu.
Ví dụ: phông lưu trữ sở xây dựng thành phố Đà Nẵng (từ năm 2011 đến năm 2016)
Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu Thời gian của tài liệu
Thời gian được ghi chép trên tài liệu là một trong những căn cứ để xem xết giá thị của tài liệu. Tài liệu được phân ra hai loại: Thời gian hình thành tài liệu và thời gian được nói đến trong tài liệu.nhiều trường hợp hai loại thời gian này thống nhất với nhau nhưng cũng có trường hợp hai loại thời gian này khác nhau. Chẳng hạn các tài liệu đươc sao chép lại, các bản tường trình về một sự việc đã xãy ra. Khi vận dụng tiêu chuẩn này xem xét kỹ mốc thời gian hình thành của tài liệu và những tài liệu được hình thành bởi những thời điểm diễn ra các sự kiện quan trọng là những tài liệu có giá trị cao.
Liên quan đến thời gian của tài liệu là việc quy định mốc thời gian cấm tiêu hủy tài liệu theo quyết định số 168/HĐBT.
Địa điểm là nơi hình thành tài liệu. Những tài liệu được hình thành những địa điểm xảy ra các sự kiện quan trọng là những tài liêu có giá trị cao.
Ví dụ:
Tiêu chuẩn mức độ hành chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ
Theo tiêu chuẩn này, khi XĐGTTL nếu gặp những phông lưu trữ có nhiều tài liệu bị mất mác thì cũng như tài liệu có giá trị thấp vẫn cần được giữ lại để góp phần làm sáng tỏ lịch sử hoạt động của cơ quan hình thành phông.
Bảng thời Hạn bảo quản tài liệu
- Tại Văn phòng cơ quan: Quyết định số 88/QĐ-SXD ngày 03/8/2009
+ có ban hành, thông kê đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành vào bẳng thời hạn bảo quản tài liệu và xác định chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản cho thừng hồ sơ, phù hợp với thời hạn bảo quản của tài liệu chung hình thành trong hoạt động của cơ quan do Bộ Nội vụ quy định và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên nghành do bộ trưởng bộ quản lý chuyên nghành quy định.
+ Có ban hành nhưng không xác định cụ thể thể thời hạn bảo quản của từng hồ sơ hoặc không thống kê đầy đủ của từng hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan vào bản thời hạn tài liệu X; (liệt kê một vài hồ sơ…)
+ Không ban hành
- Đối với đơn vị trực thuộc
+ 100% đơn vị trực thuộc ban hành, thống kê đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu và xác định thời hạn bảo quản xho thừng hô sơ
+ 100% đơn vị trực thuộc ban hành nhưng không nhưng không thống kê đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành vào bẳng thời hạn bảo quản tài liệu hoặc không xác cụ thể định thời hạn bảo quản cho từng hô sơ hoặc vẫn còn đơn vị trực thuộc không ban hành (tên các đơn vị không ban hành hoặc ban hành thiếu, liệt kê một vài hồ sơ …)