7. Phòng quản lý nhà và thị trường bất động sản
3.1.2. Về công tác xác định giá trị tài liệu
Cần kiểm tra thực hiện việc xác định giá trị tài liệu và từ đó đưa ra các văn bản quy định chung cho Sở Xây Dựng về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ
Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu:
- Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; - Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu; - Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu (nếu có);
- Các bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
- Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có); - Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Ngoài ra cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là các cán bộ chuyên môn giải quyết công việc.
Kế hoạch chỉnh lý và những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ phải được người có thẩm quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có thể bổ sung hoàn thiện trong quá trình thực hiện để phù hợp với thực tế tài liệu. Bởi lẽ những văn bản này được biên soạn trước khi chỉnh lý và tiếp xúc trực tiếp với tài liệu.
Cần xác định giá trị tài liệu hợp lý, từ những tài liệu giá trị cao đến những tài liệu giá trị thấp để xác định thời hạn bảo quản cho hợp lý;
Cần xác định rõ nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để vận dụng vào xác định tài liệu cho từng giai đoạn cụ thể;
Những tài liệu hết giá trị trong Sở cần phải được tiêu hủy, giảm bớt diện tích trong kho lưu trữ, phòng ban;
Cán bộ cần nắm rõ mục đích, yêu cầu và nội dung của công tác xác định giá trị tài liệu, vận dụng việc xác định giá trị tài liệu trong thực tế hoạt động của cơ quan. Và tham mưu cho lãnh đạo về công tác xác định giá trị tài liệu.
Sở Xây Dựng cần ban hành văn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
3.2. Kiến nghị