Khóa luận: CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4 6. Các nguồn tư liệu chính được sử dụng 6 7. Phương pháp nghiên cứu 7 8. Đóng góp của đề tài 7 9. Bố cục của đề tài 8 LỜI CẢM ƠN 9 PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 10 1.1. Cơ sở lý luận 10 1.1.1. Một số khái niệm có liên quan: 10 1.1.1.1.Khái niệm tài liệu 10 1.1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ 10 1.1.1.3. Khái niệm lưu trữ cơ quan 10 1.1.1.4. Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ 10 1.1.1.5. Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ 11 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu 11 1.1.2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ. 11 1.1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 11 1.1.3. Nội dung công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu 13 1.1.3.1. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 13 1.1.3.2. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 14 1.1.4. Nguyên tắc, tiêu chuẩn trong công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu 16 1.1.4.1. Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ. 16 1.1.4.2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ. 17 1.1.4.3. Tiểu chuẩn trong xác định giá trị tài liệu 18 1.2. Cơ sở pháp lý 19 1.2.1. Quy định của Nhà nước về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 21 1.2.2. Quy định của Nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 23 2.1. Khái quát về UBND huyện Ba Bể 23 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Ba Bể 23 2.1.1.1. Chức năng 23 2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 23 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể 24 2.2. Nội dung, loại hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 25 2.2.1. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND huyện 25 2.2.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể 30 2.2.3. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể 32 2.3. Thực trạng Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể 36 2.3.1. Văn bản chỉ đạo nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ 36 2.2.2. Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 37 2.2.2.1. Nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể 37 2.2.2.2. Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ UBND huyện Ba Bể. 39 2.3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 41 2.3.1. Văn bản chỉ đạo nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ 41 2.3.2. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 42 2.3.2.1. Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tiễn công tác lưu trữ. 42 2.3.2.2. Xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của UBND huyện 43 2.3.2.3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của UBND huyện Ba Bể 44 2.3.2.4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 45 2.4. Nhận xét về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể 47 2.4.1. Nhận xét về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 47 2.4.1.1.Ưu điểm: 47 2.4.1.2. Hạn chế: 48 2.4.1.3. Nguyên nhân 49 2.4.2.Nhận xét về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 50 2.4.2. 1.Ưu điểm 50 2.4.2.2. Hạn chế 50 2.4.2.3. Nguyên nhân: 52 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ TỈNH BẮC KẠN 54 3.1. Nhóm giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lượng thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể 54 3.1.1. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thu thập và xác định giá trị tài liệu 54 3.1.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ 54 3.1.3. Tăng cường kiểm tra, đánh giá, tổng kết công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 55 3.1.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, kinh phí 56 3.2. Nhóm giải pháp quan trọng và cần thiết nhằm nâng cao chất lượng thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể 57 3.2.1. Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 57 3.2.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 58 3.2.3. Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, giới thiệu về giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 59 3.2.4. Nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 60 3.3.5. Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 60 KẾT LUẬN 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN

Khóa luận tốt nghiệp ngành: LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : THS TRẦN THỊ MAI

Sinh viên thực hiện : NÔNG THỊ THÚY

Mã số sinh viên : 1305LTHA053

HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em và được sựhướng dẫn khoa học của Ths Trần Thị Mai Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong

đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây

Những số liệu trong đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giáđược thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong khóa luận còn tham khảo một số kết quả nghiên cứu của cácnhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của các cơ quan Nhànước, UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn

Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

Sinh viên

Nông Thị Thúy

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng 6

7 Phương pháp nghiên cứu 7

8 Đóng góp của đề tài 7

9 Bố cục của đề tài 8

LỜI CẢM ƠN 9

PHẦN NỘI DUNG 10

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 10

1.1 Cơ sở lý luận 10

1.1.1 Một số khái niệm có liên quan: 10

1.1.1.1.Khái niệm tài liệu 10

1.1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ 10

1.1.1.3 Khái niệm lưu trữ cơ quan 10

1.1.1.4 Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ 10

1.1.1.5 Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ 11

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu 11

1.1.2.1 Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 11

1.1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 11

1.1.3 Nội dung công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu 13

1.1.3.1 Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 13

1.1.3.2 Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 14

1.1.4 Nguyên tắc, tiêu chuẩn trong công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu 16 1.1.4.1 Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ 16

1.1.4.2 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ 17

1.1.4.3 Tiểu chuẩn trong xác định giá trị tài liệu 18

1.2 Cơ sở pháp lý 19

1.2.1 Quy định của Nhà nước về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 21

1.2.2 Quy định của Nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 23

2.1 Khái quát về UBND huyện Ba Bể 23

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Ba Bể 23

2.1.1.1 Chức năng 23

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 23

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể 24

2.2 Nội dung, loại hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 25

2.2.1 Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND huyện 25

2.2.2 Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể 30

2.2.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể 32

2.3 Thực trạng Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể 36

2.3.1 Văn bản chỉ đạo nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ 36

2.2.2 Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 37

2.2.2.1 Nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể 37

2.2.2.2 Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ UBND huyện Ba Bể 39 2.3 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 41

2.3.1 Văn bản chỉ đạo nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ 41

2.3.2 Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 42 2.3.2.1 Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tiễn công tác lưu trữ 42

2.3.2.2 Xây dựng bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của UBND huyện 43

2.3.2.3 Hội đồng xác định giá trị tài liệu của UBND huyện Ba Bể 44

2.3.2.4 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 45

2.4 Nhận xét về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể 47

2.4.1 Nhận xét về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 47

2.4.1.1.Ưu điểm: 47

2.4.1.2 Hạn chế: 48

2.4.1.3 Nguyên nhân 49

2.4.2.Nhận xét về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 50

2.4.2 1.Ưu điểm 50

2.4.2.2 Hạn chế 50

2.4.2.3 Nguyên nhân: 52

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN BA BỂ - TỈNH BẮC KẠN 54

3.1 Nhóm giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lượng thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể 54

3.1.1 Xây dựng, hoàn thiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thu thập và xác định giá trị tài liệu 54

3.1.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ 54

3.1.3 Tăng cường kiểm tra, đánh giá, tổng kết công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 55

3.1.4 Đầu tư về cơ sở vật chất, kinh phí 56

3.2 Nhóm giải pháp quan trọng và cần thiết nhằm nâng cao chất lượng thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể 57

3.2.1 Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 57

3.2.2 Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 58

3.2.3 Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, giới thiệu về giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể 59

3.2.4 Nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 60

3.3.5 Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ 60

KẾT LUẬN 63

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

7 XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa đựngnhững thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân trongcác thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớncủa các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng Khối tài liệu nàychính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc củanhững tài liệu có giá trị Do đó, có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khácnhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người

Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu Nhà nước dân chủ nhândân, đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ Trước hết là Thông đạt

số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ Hồ Chủ tịch đã

khẳng định: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia” và nêu rõ: “Cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ" Điều đó cho thấy từ rất sớm,

Nhà nước ta đã nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưutrữ Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập vàxác định giá trị tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tập trung quản lý thống nhất tàiliệu lưu trữ sau này

Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí thưtrung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê Khả

Phiêu - nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của cách mạng”.

Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự lực, thường xuyên học hỏi

và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động của mình Trước hết cần chú ýđến công tác thu thập tài liệu, bởi vì Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là khâuquyết định đối với sự hoàn thiện của một Phông lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể

tách rời với các nghiệp vụ lưu trữ khác như: Phân loại tài liệu, chỉnh lý, xác định giátrị tài liệu…Do vậy công tác thu thập, bổ sung tài liệu rất quan trọng so với cáckhâu nghiệp vụ khác của Công tác lưu trữ Nếu chúng ta không thu thập đượcnhững tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chứcthì tất cả những khâu còn lại của Công tác lưu trữ sẽ không thể làm tốt được Nóchính là cơ sở ban đầu nhưng hết sức quan trọng quyết định toàn bộ các giai đoạntiếp theo Sau nữa là việc xác định giá trị của tài liệu giúp cho chúng ta lựa chọnđược những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị

về mọi phương diện để tiêu hủy, góp phần tối ưu hóa thành phần và chất lượngPhông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Qua khảo sát thực tế tại UBND huyện Ba Bể em nhận thấy công tác Lưu trữtrên địa bàn huyện đã được quan tâm thực hiện có hiệu quả; công tác tuyên truyềnphổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước được tăngcường, tiến hành rà soát, ban hành mới hoặc sửa đổi các văn bản về công tác văn thư,lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và thực tế tại địa phương Các hoạtđộng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ các đơn vị, phòng ban được tổ chức thực hiện có nềnếp, được thu thập và bổ sung vào kho lưu trữ, chỉnh lý khoa học khối tài liệu và bảoquản an toàn tài liệu của UBND huyện phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại đây

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ của UBNDhuyện vẫn còn bộc lộ những hạn chế về thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữchưa được tiến hành thường xuyên, văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được

xử lý ở một số đơn vị còn phổ biến; một số cán bộ, công chức, viên chức tại cácphòng ban, đơn vị chưa thường xuyên quan tâm đến việc lập hồ sơ công việc và lậpdanh mục hồ sơ cơ quan và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thành phầngiao nộp còn thiếu, chưa hoàn chỉnh, nhiều tài liệu khi giao nộp còn bó gói, chưađược lập thành hồ sơ Mặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học côngnghệ, tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành, nhưng thực tế lưu trữ UBNDhuyện Ba Bể lại chưa có biện pháp hữu hiệu để thu thập, quản lý loại hình tài liệunày Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc,mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao

Xuất phát từ những lý do và thực trạng nêu trên, em đã chọn đề tài: “Công

tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn”

làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành "Lưu trữ học" của mình Thông qua

đề tài này, em hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Ba Bểquan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa, đặc biệt là Côngtác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể nói riêng,hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, em hướng đến những mục tiêu sau:

- Làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận và thực tiễn công tác thu thập và xácđịnh giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể

- Xác định thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ UBND huyện Ba Bể,tỉnh Bắc Kạn

- Nghiên cứu các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tàiliệu lưu trữ;

- Nghiên cứu bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND huyện Ba Bể

- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác thu thập và xác định giá trị tàiliệu tại Lưu trữ UBND huyện Ba Bể để từ đó đưa ra được những giải pháp đúngđắn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Những đối tượng mà chúng em tập trung nghiên cứu trong khóa luận baogồm:

- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về công

tác thu thập và xác định giá trị tài liệu;

- Nguồn thu thập và thành phần tài liệu nộp lưu;

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND huyện Ba Bể;

- Lưu trữ UBND huyện Ba Bể;

- Các đơn vị, tổ chức giúp UBND huyện Ba Bể thực hiện chức năng quản lý

Nhà nước và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn vị, tổ chức này

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung khảo sát về tài liệu lưu trữ và công tác thu thập, xác định giátrị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, từ đó đánh giá những hiệu quả của công tác nàymang lại đối với hoạt động của địa phương Để có tư liệu thực tế, chúng em đã tiếnhành khảo sát tài liệu của UBND huyện Ba Bể từ năm 2010 đến nay để có cơ sở, sốliệu sát thực từ đó đưa ra được các giải pháp cụ thể

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Một là: Khảo sát những quy định hiện hành của cơ quan quản lý nhà nước về

công tác lưu trữ và của UBND huyện về công tác thu thập và xác định giá trị tàiliệu Trên cơ sở đó chúng em đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như nhữngtồn tại trong công tác này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những nhữngtồn tại, hạn chế đó

Hai là: Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba

Bể và giới thiệu thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa tài liệu và tình hình thựchiện công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu của UBND huyện

Ba là: Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp nhằm giúp Công tác thu thập

và xác định giá trị tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể đạt kết quả tốt hơn trongthời gian tới

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu giữ vai trò quan trọng trong các

cơ quan Nhà nước đặc biệt có vai trò to lớn trong công tác lưu trữ của UBND cấphuyện, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm, nghiên cứu ở các khíacạnh khác nhau Cho đến nay ở Việt Nam đã có nhiều nhà khoa học, nhiều cán bộcông tác trong ngành đã quan tâm, nghiên cứu về công tác này Có những công trìnhnghiên cứu mang tính lý luận, có những công trình tìm hiểu thực tiễn và đưa ra cácgiải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nói chung

Qua khảo sát thực tế, chúng em đã tổng hợp được một số đề tài, khóa luận,bài viết có liên quan đến vấn đề “Thu thập và xác định giá trị tài liệu” cụ thể như:

Về cơ sở lý luận : Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được đề cập đến

trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: "Lý luận và thực tiễn công tác

Lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản, năm1990; “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan”- Dương VănKhảm do NXB Chính trị quốc gia, năm 1998; giáo trình “Lý luận và phương phápcông tác lưu trữ” (TS.Chu Thị Hậu – Chủ biên) do NXB Lao động, năm 2016.

Tiếp đó, là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiêncứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập và xác định giá trị tàiliệu Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ởViệt Nam" (Vương Đình Quyền - Chủ nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộplưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấptỉnh" (Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm); Đề tài nghiên cứu khoa học của TS DươngVăn Khảm: “Cơ sở khoa học về tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ năm1999-2001” Đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng công tác lưu trữ,

hệ thống đào tạo cán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có Ngành lưutrữ hình thành Đề tài xuất đề xuất một số cơ chế quản lý Nhà nước về công tác lưutrữ

Ngoài ra còn có một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa họccủa sinh viên: Báo cáo tốt nghiệp “Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưutrữ của UBND quận Tây Hồ Thực trạng và giải pháp” của Sinh viên Nguyễn DuyTrường, năm 2009; Khoá luận tốt nghiệp "Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sungtài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" của Bùi Thị Thu Hà, năm 2004);Khoá luận tốt nghiệp “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa chính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội” của Tạ Văn Ngữ, Năm 2003

Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm của các nhà nghiên cứu trên Tạp chí Vănthư – Lưu trữ Việt nam liên quan đến Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệunhư: “Một số kinh nghiệm về công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ”của Nguyễn Thị Hà, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 04/2004; “Xác địnhgiá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ (quá khứ, hiện tại và tương lai)” của M.PZucova Nguyễn Thị Hiệp (dịch) Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 05/2006;

“Xác định giá trị tài liệu – Nhiệm vụ khó khăn nhất trong các Lưu trữ hiện nay” của

Nguyễn Liên Hương, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 10/2011; “Công tácxác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất” của Nguyễn AnhThư, Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 05/2012; “Một số ý kiến về việc lựachọn tài liệu của UBND huyện để bảo quản” của Nguyễn Xuân Nung, Tập san Vănthư Lưu trữ số 01/1980

Qua khảo sát các công trình trên đều đi vào nghiên cứu vấn đề này ở từngkhía cạnh nhất định và ở những cơ quan nhất định, nó có tác dụng lớn cho việc vậndụng trong hoạt động của cơ quan Đây cũng là những tài liệu hữu ích để em thamkhảo khi thực hiện đề tài này Với đề tài này chúng em đi sâu vào tìm hiểu thựctrạng Công tác thu thập tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn chỉ ra những

ưu điểm, hạn chế, đồng thời kiến nghị các biện pháp nâng cao hiệu quả của hoạtđộng này Bởi vì theo em đây là khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định đến hiệu quảcông tác lưu trữ của UBND huyện Ba Bể

6 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng

Để hoàn thiện đề tài này chúng em sử dụng một số tài liệu tham khảo chínhsau đây:

- Các giáo trình, sách viết về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, cơ sở lý luận

và cơ sở thực tiễn trong công tác lưu trữ;

- Các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập có liên quan đến vấn đề “thuthập và xác định giá trị tài liệu” trong thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Các bài viết, nghiên cứu trên tạp chí Văn thư Lưu trữ liên quan đến đề tàinghiên cứu này

- Các văn bản quy định về công tác lưu trữ do Chính phủ, Cục Văn thư Lưutrữ nhà nước, Bộ Nội vụ và các cơ quan có liên quan ban hành

- Nguồn tài liệu từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, Chi cụcVăn thư –Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn, Phòng Nội vụ, Văn phòng của UBND huyện Ba Bểđến khảo sát

- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của UBND huyện Ba Bể;

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề này trước hết chúng em vận dụng cơ sở phương pháp luậncủa Chủ nghĩa Mác – Lênin (Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vậtlịch sử): là hệ thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng,lựa chọn và vận dụng các phương pháp nghiên cứu trong nhận thức và thực tiễn.Phương pháp này giúp chúng ta có cái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc,tránh tư duy phiến diện, duy ý chí của bản thân cá nhân

- Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụngphương pháp này, chúng em đã đi sâu tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Ba Bể để xác địnhnguồn gốc hình thành và nội dung cơ bản của TLLT ở UBNDhuyện

- Phương pháp hệ thống: Phương pháp này vậndụng để hệ thống cơ sở lý luận về công tác thu thập và xác địnhgiá trị tài liệu, nghiên cứu hệ thống tổ chức bộ máy nhà nướchuyện, hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ, vềcông tác thu thập và xác định giá trị tài liệu

- Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp nàyvận dụng để khảo sát tình hình thu thập và xác định giá trị tàiliệu của huyện

- Phương pháp so sánh: phương pháp này đượcvận dụng để so sánh đối chiếu giữa lý luận với tình hình thựctiễn về công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBNDhuyện Ba Bể từ đó rút ra được những ưu điểm và tồn tại trongcông tác này để có những giải pháp phù hợp

- Phương pháp tổng hợp: Phương pháp này đượcvận dụng để tổng hợp những số liệu, kiến thức đã được so sánh

để từ đó hoàn thiện đề tài

8 Đóng góp của đề tài

Khóa luận đã phân tích, đánh giá một cách khách quan và toàn diện nhất về

thực trạng Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba Bể, chỉ

ra được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục, đề ra các biện pháp để hoàn thiệnviệc tổ chức và thực hiện Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu giúp cơ quanhoạt động tốt hơn, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý cũng như hoạt độngnghiệp vụ của công tác này trong thời gian tới Đồng thời cũng là tài liệu tham khảogiúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên Khoa Văn thư – lưu trữ chưa cóđiều kiện tiếp cận với thực tế và của bạn đọc khi có nhu cầu khai thác sử dụng

9 Bố cục của đề tài

Ngoài Lời cam đoan, Lời cảm ơn, Danh mục chữ viết tắt, Phần mở đầu,Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục Phần nội dung của khóa luậngồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về thu thập và xác định giá trị tài liệu

Trong chương này, em tập trung khái quát những cơ sở lý luận chung vềcông tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn

Trong chương này, chúng em giới thiệu về lịch sử hình thành, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện và tập trung nghiên cứuthực trạng về việc tổ chức thực hiện công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưutrữ tại UBND huyện Ba Bể, những kết quả mà cơ quan đạt được cũng như nhữnghạn chế cần phải khắc phục

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn.

Từ những cơ sở lý luận ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2.Trongchương này, em tập trung đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệuquả của việc chức công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Ba

Bể, tỉnh Bắc Kạn

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ HàNội, và sự đồng ý của Giảng viên hướng dẫn Ths Trần Thị Mai em đã thực hiện đềtài “Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể,tỉnh Bắc Kạn”

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗtrợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốtquá trình học tập, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy,

Cô Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Văn thư –Lưu trữ, đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quýbáu cho em trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Và đặcbiệt, em xin chân thành cảm ơn Giảng viên hướng dẫn Ths Trần Thị Mai đã tậntình, chu đáo hướng dẫn em thực hiện khóa luận này

Xin gửi tới UBND huyện Ba Bể lời cảm ơn sâu sắc vì đã tạo mọi điều kiệnthuận lợi giúp em thu thập số liệu cũng như những tài liệu nghiên cứu cần thiết liênquan tới đề tài tốt nghiệp

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.Song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực

tế Công tác Văn thư, Lưu trữ trong thực tiễn cũng như những hạn chế về kiến thức

và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thânchưa thấy được Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và cácbạn để Khóa luận của em được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Nông Thị Thúy

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP

VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Một số khái niệm có liên quan:

1.1.1.1.Khái niệm tài liệu

Theo Điều 2 - Luật lưu trữ 2011 khái niệm tài liệu là: “Vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.

1.1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016) khái niệm tài liệu lưu trữ là: “Tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[5,19]

1.1.1.3 Khái niệm lưu trữ cơ quan

Theo Điều 2 – Luật lưu trữ năm 2011 Lưu trữ cơ quan: “Là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”

1.1.1.4 Khái niệm thu thập tài liệu vào lưu trữ

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện

các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưutrữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vàocác lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.[5;114]

Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam, năm 1992 có nêu: Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: một là, thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan; hai là thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Theo Điều 2- Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

1.1.1.5 Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” năm 2016, Khái niệm xác định giá trị tài liệu được hiểu là: Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.[5;158]

Theo Điều 2 -Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu

1.1.2.1 Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ.

Việc thu thập đầy đủ và chính xác hồ sơ, tài liệu vào kho để bảo quản giúpcho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ; để đưa vào kho những tài liệu có giátrị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm thực hiện tốt nguyên tắc tập trung thốngnhất, nhằm phục vụ tốt nhất các nhu cầu của độc giả

Việc thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tàiliệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiêncứu, sử dụng của độc giả

Trong thực tế, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng,nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt công tác thuthập tài liệu sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ Nhiều tài liệu quý giá bịmất hoặc xuống cấp, không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định của Nhànước Chính vì thế, thu thập bổ sung tài liệu là một nhiệm vụ thường xuyên và tấtyếu của các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Việc thu thập tài liệu lưu trữ vàokho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan nóiriêng và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung

1.1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trongcác phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ

cơ quan, phông lưu trữ quốc gia Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến sốphận của tài liệu Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tínhchính xác và thận trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hướng đến giá trị vốn

có của một tài liệu lưu trữ Đồng thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn đểkhông lưu trữ những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí khôngcần thiết về nhân lực và kinh tế

Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được áp dụng để XĐGTTLthì sẽ lựa chọn được những TL có giá trị khoa học, giá trị chính trị và giá trị thực tếcủa TL để quy định thời hạn bảo quản cho TL để lưu giữ trong hệ thống các Lưu trữcủa Nhà nước từ Trung ương đến địa phương

Trên cơ sở lựa chọn được những TL có giá trị để bảo quản trong hệ thốngcác kho Lưu trữ từ Trung ương đến địa phương, có cơ sở để loại ra những tài liệuhết hoặc không có giá trị ra khỏi thành phần phông Lưu trữ Quốc gia Cần xác định

rõ mục đích của công tác XĐGTTL là để lựa chọn những TL có giá trị để bảo quảntrong các Lưu trữ là khâu vô cùng quan trọng trong công tác này

Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọnđược những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn

bổ sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt đượcnhững tài liệu không có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tàiliệu ít giá trị hoặc không có giá trị lịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia.Điều đó góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ quốc gia, nâng caochất lượng của tài liệu trong phông Tài liệu phông lưu trữ quốc gia có chất lượngcao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu vàtiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu

Đối với công tác phân loại TL, việc XĐGTTL sẽ tạo điều kiện cho việc hoànthiện các nhóm TL cho đến từng hồ sơ Do đó nó đã góp phần tích cực giúp chocông tác bảo quản TL được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiệnthuận lợi cho khai thác, sử dụng TL được nhanh chóng và hiệu quả nhất

Công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan làm tốt góp phần nângcao chất lượng thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan nói riêng và phông

lưu trữ quốc gia nói chung Đây là giai đoạn quan trọng bổ sung những tài liệu cógiá trị vào lưu trữ lịch sử.

1.1.3 Nội dung công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu

1.1.3.1 Nội dung công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ là một trong những công việc vô cùngquan trọng đối với các cơ quan đặc biệt là việc xác định nguồn và thành phần tàiliệu phải chính xác, cụ thể để thu thập được những tài liệu có giá trị vào bảo quảntrong kho từ đó phát huy tối đa được giá trị của tài liệu phục vụ cho hoạt động của

Ngoài ra, tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan cũngthuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Thực tế ở nhiều cơ quan, đơn vị chưaquan tâm đúng mức đến việc thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cho nênnhiều tài liệu có giá trị tồn đọng ở các đơn vị công chức nhất là những tài liệu chínhquyền cũ Để giải quyết vấn đề này, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành thu thập bổsung tài liệu cũ, không để mất mát thất lạc nhiều, không để tài liệu của Nhà nước lọtvào tay tư nhân

- Thứ hai: Xác định Thành phần tài liệu thu thập

bổ sung vào Lưu trữ cơ quan

Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trongquá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyếtxong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu là bản gốc, bản chính, hoặc bản saohợp pháp; tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệu phim,

ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các tài liệu khác [5;117]

- Thứ ba: Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong công tác thu thập bổ sung tài liệu.

Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong công tác thu thập tài liệu được quyđịnh tài Điều 10 – Luật lưu trữ ban hành năm 2011:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tàiliệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định củangười đứng đầu cơ quan, tổ chức

- Lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản tài liệu

có giá trị thực tiễn trong một thời gian nhất định, sau đó giao nộp những tài liệu cógiá trị lịch sử vào Lưu trữ lịch sử

- Tài liệu được thu thập bổ sung vào Lưu trữ lịch sử phải được lập hồ sơchính xác, thống kê thành mục lục hồ sơ và có biên bản bàn giao hồ sơ giữa Lưu trữ

cơ quan và Lưu trữ lịch sử

- Thứ tư: Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

Điều 11 Luật lưu trữ năm 2011 quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

- Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ

sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã hết hạnnộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng

ý và phải lập danh mục hồ sơ tài liệu giữ lại gửi cho cơ quan

-Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từngày đến hạn nộp lưu

1.1.3.2 Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan là cán bộ lưutrữ cần kiểm tra lại toàn bộ những hồ sơ từ văn thư cơ quan và các phòng ban chứcnăng khi nộp vào lưu trữ cơ quan Toàn bộ những hồ sơ tài liệu đó không phải đều

có giá trị như nhau và đều phải nộp lưu vào lưu trữ Sau khi kiểm tra toàn bộ hồ sơtài liệu thu được, cần xem xét, đánh giá giá trị từng hồ sơ một lần nữa để lựa chọnnhững hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

Nếu như việc định thời hạn bảo quản tài liệu tại văn thư cơ quan được đánhgiá ở cấp độ từng tài liệu cụ thể thì tại lưu trữ cơ quan việc định thời hạn bảo quảnlại áp dụng cho từng hồ sơ tài liệu Vì vậy, Công tác xác định giá trị tài liệu ở giaiđoạn này có thể được tiến hành độc lập hoặc kết hợp các nghiệp vụ khác như: thống

kê, phân loại và đặc biệt là trong chỉnh lý tài liệu Tài liệu bảo quản ở Lưu trữ cơquan chủ yếu có giá trị thực tiễn, phục vụ việc tra tìm thường xuyên của cán bộ viênchức trong cơ quan Những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ đượcloại ra và làm các thủ tục để tiêu hủy

Tài liệu tại lưu trữ cơ quan chủ yếu được giữ lại để phục vụ việc tra tìmthường xuyên của cán bộ trong cơ quan hoặc trong ngành Theo quy định của nhànước, tại các lưu trữ của các cơ quan trung ương, tài liệu hành chính được lưu trữmười năm còn tại lưu trữ của các cơ quan địa phương là năm năm Như vậy, côngtác xác định giá trị tài liệu tại các lưu trữ cơ quan cần được thực hiện trong quá trìnhchỉnh lý khoa học tài liệu

Xác định giá trị tại lưu trữ cơ quan sẽ loại bớt những hồ sơ, tài liệu trùngthừa ra khỏi phông lưu trữ cơ quan đồng thời loại bớt những tài liệu đã thực sự hếtgiá trị trong giai đoạn lưu trữ cơ quan, chọn lựa những hồ sơ tài liệu có giá trị đíchthực chuyển giao vào lưu trữ lịch sử

Sau khi tiếp nhận tài liệu nộp lưu ở giai đoạn văn thư, Lưu trữ cơ quan cónhiệm vụ kiểm tra lại giá trị các hồ sơ đã nhận Tại đây, có thể điều chỉnh lại thờihạn bảo quản đúng với giá trị của nó trên cơ sở toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản

lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp

Công tác xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn Lưu trữ cơ quan rất quan trọng

vì nó tạo điều kiện thuận lợi để bổ sung vào Lưu trữ lịch sử và tối ưu hóa thành

phần phông lưu trữ.

1.1.4 Nguyên tắc, tiêu chuẩn trong công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu

1.1.4.1 Nguyên tắc thu thập tài liệu vào lưu trữ.

- Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử: Nguyên tắcnày yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời đại lịch sử nào phải để riêng theothời đại lịch sử ấy

Áp dụng nguyên tắc này ở nước ta tài liệu lưu trữ được chia làm hai khối lớntheo hai thời đại lịch sử khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm

1945 và khối tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ Phông lưu trữ: làkhối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt độngcủa một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân Vì vậy, một trong những yếu tố quyđịnh chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông Việcthu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưutrữ đó Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổchức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông Tài liệu của một phông mà bịphân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tàiliệu phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trongtài liệu của phông Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ởcác kho lưu trữ khác nhau Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào nhất thiếtphải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của nó Thực hiệnnguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phôngthì phải đưa về đúng phông của nó Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoànchỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh cácphông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh, thiên tai

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông:

Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta còn chú ýnguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ Khối phông lưu trữbao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung

tài liệu và có những đặc điểm giống nhau Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệutheo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng

Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đốivới việc thu thập, bổ sung tài liệu hành chính, không áp dụng đối với loại hình tàiliệu khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu nghenhìn, tài liệu điện tử

1.1.4.2 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

* Thứ nhất, nguyên tắc chính trị: Khi tiến hành xácđịnh giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm của Đảng Nhữngquan điểm của Đảng liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu:

- Những tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phảiđược sử dụng để bảo vệ quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc,cho quốc gia và cho Đảng

- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia,dân tộc, của Đảng Nó là những bằng chứng lịch sử, nguồn sửliệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử một cách chính xác Việc xácđịnh giá trị tài liệu phải đứng trên quan điểm bảo vệ di sản vănhóa dân tộc Vì thế, những tài liệu lưu trữ được sản sinh dướicác chế độ chính trị khác nhau đều được lựa chọn để bảo quảnnhằm phục vụ lợi ích của xã hội

* Thứ hai, nguyên tắc lịch sử: Tài liệu lưu trữ bản thân

nó đã chứa đựng những thông tin quá khứ về cả nội dung vàhình thức; bao giờ cũng in đậm dấu ấn của thời đại đã hìnhthành ra nó

Vì thế khi xem xét ý nghĩa của từng tài liệu, cần đặc biệtchú ý đến điều kiện, thời gian…mà tài liệu được sản sinh

Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi khi xác định giá trị của tàiliệu quá khứ, không được lấy ý kiến chủ quan thời gian hiện tại

để xem xét tài liệu Mặt khác, nguyên tắc này đòi hỏi khi xemxét ý nghĩa của từng tài liệu cần phải có những kiến thức lịch

sử nhất định mới có thể xác định đúng ý nghĩa của tài liệu.

* Thứ ba, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Nội dung

và hình thức của tài liệu lưu trữ không chỉ có ý nghĩa về mộtlĩnh vực nhất định, trái lại ý nghĩa của tài liệu rất đa dạng vàphong phú

Ý nghĩa của tài liệu phụ thuộc vào nội dung thông tin tàiliệu; đồng thời còn phụ thuộc vào mục đích sử dụng của ngườinghiên cứu Vì vậy, khi xem xét giá trị của tài liệu cần phải cóquan điểm toàn diện và tổng hợp

Trong thực tế, mỗi một tài liệu cụ thể thường có mốiliên hệ hữu cơ với tài liệu khác, và nó chỉ có ý nghĩa khi cómối liên hệ với tài liệu khác, nên khi xem xét giá trị tài liệukhông được tách rời từng tài liệu riêng biệt mà phải đặt tài liệuvào mối quan hệ với những tài liệu có liên quan

Khi xem xét giá trị của tài liệu phải chú ý đến ý nghĩacủa từng địa phương, từng ngành khoa học khác

Tóm lại, ba nguyên tắc nêu trên là những cơ sở phươngpháp luận quan trọng cần quán triệt khi tiến hành xác định giátrị tài liệu Ba nguyên tắc này có quan hệ chặt chẽ với nhau, tạothành một chỉnh thể thống nhất về xác định giá trị tài liệu

1.1.4.3 Tiểu chuẩn trong xác định giá trị tài liệu

Thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu:

Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và được áp dụng phổ biếntrong công tác xác định giá trị tài liệu Nội dung tài liệu lànhững thông tin chứa đựng trong tài liệu Có thể nói nội dung

là linh hồn của văn kiện, giá trị các mặt của tài liệu chủ yếu donội dung quyết định

Thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Tác giả ở đây là cơ

quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu Khi xác định giá trị của tàiliệu phải xét đến vai trò, ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập

ra tài liệu.

Thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông: Cơ quan, đơn vị hình thành phông là những cơ

quan, cá nhân trong quá trình hoạt động của mình đã sản sinh

ra phông tài liệu Theo tiêu chuẩn này, những cơ quan có vị tríquan trọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệt xuất,tiêu biểu thì tài liệu của những cơ quan, cá nhân đó được xem

là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho Phông lưu trữ quốc gia

Thứ tư, tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu: Là sự lặp lại nội dung thông tin của tài liệu này trong tài

liệu khác Trong khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, tổchức có nhiều loại tài liệu có sự trùng lặp lại thông tin mộtphần hoặc toàn bộ Vì vậy, việc vận dụng tiêu chuẩn sự lặp lạithông tin trong tài liệu là cần thiết để loại bỏ những tài liệu cóthông tin không chính xác, những tài liệu có thông tin pháp lý

bị bao hàm, những tài liệu trùng thừa

Thứ năm, tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu: Thời gian được ghi chép trên tài liệu là một căn cứ để

xem xét giá trị của tài liệu Việc vận dụng tiêu chuẩn này trongxác định giá trị tài liệu cần chú ý đến những thời kỳ đặc biệt,những giai đoạn lịch sử của Đảng và của dân tộc, cơ quan, địaphương Địa điểm sản sinh ra tài liệu là nơi lập ra tài liệu, việcvận dụng tiêu chuẩn này cần chú ý những tài liệu liên quan đếncác địa điểm từng xảy ra những sự kiện lịch sử quan trọng hoặcnhững địa điểm có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, xã hộicủa đất nước, của địa phương đó

Thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông lưu trữ: Mức độ hoàn chỉnh của phông được

hiểu là hồ sơ, tài liệu của phông phải đầy đủ kể từ khi bắt đầuđến khi kết thúc hoạt động của cơ quan Chất lượng của phôngđược hiểu là hồ sơ, tài liệu trong phông phản ánh đầy đủ những

mặt hoạt động của đơn vị, cá nhân hình thành phông, đồng thờinhững hồ sơ, tài liệu đó phải đầy đủ các yếu tố pháp lý

Thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu: Hiệu

lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt: Thể thứcvăn bản và nội dung văn bản

Thứ tám, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài tài liệu: Giá trị của tài liệu trong nhiều trường

hợp được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác, bút tích và quamột số đặc điểm bên ngoài, đặc biệt là đối với tài liệu cổ

Tóm lại, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cần đượcvận dụng một cách tổng hợp và cần dựa trên cơ sở thực tế củatừng lúc, từng nơi để lựa chọn tài liệu một cách khoa học, tránhmáy móc, mà phải có quan điểm toàn diện, tổng hợp và lịch sử

1.2 Cơ sở pháp lý

Cho đến nay, ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bảntương đối đầy đủ, quy định những vấn đề cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn chưa có những văn bản quy định chi tiết về Công tácthu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ mà những quy định về công tác này chỉnằm trong các văn bản quy định chung về Công tác Lưu trữ Hiện nay, văn bản cógiá trị pháp lý cao nhất trong lĩnh vực lưu trữ, một văn bản quan trọng đánh dấu sựphát triển và khẳng định tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội là Luậtlưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội chính thức thông qua ngày 11 tháng 11năm 2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 Luật lưu trữ ra đời có sự kếthừa và phát triển những quy định trong nội dung của Pháp lệnh lưu trữ quốc gianăm 2001 Luật lưu trữ năm 2011 có đề cập đến Công tác thu thập tài liệu ở một sốđiều như: Điều 9 chương 2 quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan; Điều 10 chương 2 quy định về trách nhiệm của lưu trữ cơquan; Điều 11 chương 2 quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan; Điều 12 chương 2 quy định trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan Về công tác xác định giá trị tài liệu được quy định cụ thể tại: Điều 16chương 2 quy định về công tác xác định giá trị tài liệu; Điều 17 chương 2 thời hạnbảo quản tài liệu; Điều 18 chương 2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Những quy định về thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu trong Luậtnày mặc dù còn ít nhưng nó là những nét khái quát, những nét chung nhất trên cơ sở

đó các cơ quan Nhà nước cấp dưới có thể ban hành các văn bản để cụ thể hóa, chitiết hóa trong điều kiện thực tế

Tiếp theo là Nghị định của số 01/2013/NĐ – CP của Chính phủ ngày 03tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Thông tư

số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 16 tháng 04 năm 2013 Hướng dẫn xâydựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trong các văn bảnnày đã đề cập tương đối đầy đủ về thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu Tất

cả các tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải được lập hồ sơ hoàn chỉnhnhưng trong thực tế công tác này không được thực hiện tốt, tài liệu vẫn trong tìnhtrạng lộn xộn, bó gói tích đống của nhiều năm khi chuyển vào lưu trữ cơ quan; thậmchí không giao nộp tài liệu, để thất lạc, mất mát tài liệu

Trên đây là những phân tích khái quát về những quy định của Nhà nước vềcông tác thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu Có thể nói Đảng và Nhà nước

đã có sự quan tâm đến công tác lưu trữ, đã chú ý đến công tác thu thập, bổ sung vàxác định giá trị tài liệu Đó là cơ sở rất quan trọng yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cánhân phải thực hiện nghiêm chỉnh công tác lưu trữ UBND huyện Ba Bể cũng đãdần dần chấn chỉnh và tăng cường công tác lưu trữ, đã và đang vận dụng rất tốt cácquy định về thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu để thu thập đầy đủ các tàiliệu có giá trị vào lưu trữ của mình; xác định đúng giá trị và thời hạn bảo quản củatài liệu trước khi nộp vào Lưu trữ UBND huyện

1.2.1 Quy định của Nhà nước về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

- Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Thu thập tài liệu là quá trình xác địnhnguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan,Lưu trữ lịch sử”

- Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủquy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh

1.2.2 Quy định của Nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội chính thức thông qua ngày 11

Thực hiện Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng

10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tàiliệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương;

Theo đó, tại Khoản 2, Điều 7 của Thông tư số 13/2011/TT-BNV quy định “UBND các huyện, quận, thị xã, thành phốtrực thuộc tỉnh căn cứ Thông tư này xây dựng Bảng thời hạnbảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấphuyện”

Để công tác quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu hìnhthành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân quận, huyện đúngquy định theo hướng dẫn tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV,ngày 28 tháng 5 năm 2012, Sở Nội vụ có Công văn số644/SNV-CCVTLT đề nghị Ủy ban nhân dân quận, huyện xâydựng, ban hành, triển khai thực hiện bảng thời hạn bảo quản tàiliệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân quận,huyện và gửi báo cáo về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưutrữ)

Tiểu kết chương 1

Chương này em đã khái quát, hệ thống hóa lại các vấn đề lý luận liên quanđến Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ Đồng thời, em đã nêu ranhững nội dung của Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu như: Nguồn tài liệu

thu thập vào lưu trữ cơ quan; Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ cơquan; Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong công tác thu thập bổ sung tài liệu;Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Nội dung của công tác xác định giátrị tài liệu ở Lưu trữ cơ quan; Nguyên tắc thu thập và xác định giá trị tài liệu; cáctiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; cơ sở pháp lý của công tác thu thập và xác địnhgiá trị tài liệu.

Qua chương này bạn đọc có thể nhận thấy được tầm quan trọng của công tácthu thập và xác định giá trị tài liệu trong quá trình toàn cầu hóa và hội nhập hiệnnay Có thể nhận thấy rằng, nếu làm tốt công tác này sẽ giúp cho quá trình giả quyếtcông việc được nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn Góp phần nâng cao hiệu quả hànhchính Nhà nước và thúc đảy nhanh công cuộc cải cách hành chính hiện nay.Nếumỗi cơ quan hành chính Nhà nước có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai tròcủa công tác Văn thư, lưu trữ đặc biệt là công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu

để có thể đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm đưa công tác Văn thư – Lưu trữ của

cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệuquả quản lý của cơ quan, đơn vị

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP VÀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN BA BỂ,

TỈNH BẮC KẠN2.1 Khái quát về UBND huyện Ba Bể

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Ba Bể

2.1.1.1 Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐNDcùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơquan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thựchiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh

và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trungương tới cơ sở

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương đến địa phương Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện được quyđịnh thống nhất tại các điều từ Điều 97 đến Điều 109 của Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBNDnăm 2003, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn trên các lĩnh vựcnhư: Kinh tế; nông nghiệp; lâm nghiệp; ngư nghiệp; thủy lợi và đất đai; côngnghiệp; tiểu thủ công nghiệp; xây dựng; giao thông vận tải; thương mại; dịch vụ và

du lịch; giáo dục; y tế; văn hóa; xã hội; thông tin và thể dục thể thao; khoa học,công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội;thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; thi hành pháp luật; tổ chứcthực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế -

xã hội; quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa

bàn theo sự phân công; cấp giấy chứng nhận quyền sử hữu nhà và quyền sử dụngđất; quản lý và kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do tỉnh giao trên địabàn huyện.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể

Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian, cấp huyện cũng được tổchức và hoạt động theo chế độ tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụtrách với cơ cấu: Chủ tịch, các phó chủ tịch và các ủy viên UBND do HĐND cùngcấp bầu ra Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 cũng đã phân định rõ nhữngvấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và những vấn đề do Chủtịch UBND quyết định nhằm đảm bảo cho việc ban hành các quyết định quản lýđúng đắn và triển khai thực hiện các quyết định đó được chính xác kịp thời, UBNDhuyện được các cơ quan chuyên môn tham mưu, giúp việc theo chức năng, nhiệm

vụ đã được quy định Theo Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm

2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhândân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như sau:

1 Phòng Nội vụ;

2 Phòng Tư pháp;

3 Phòng Tài chính - Kế hoạch;

4 Phòng Tài nguyên và Môi trường;

5 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;

6 Phòng Văn hóa và Thông tin;

7 Phòng Giáo dục và Đào tạo;

8 Phòng Y tế;

9 Thanh tra huyện;

10 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các quận,huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nêu trên, tổ chức một số cơ quan chuyên môn đểphù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện như sau:

11.Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

12 Phòng Kinh tế và Hạ tầng

4 Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

5 Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

12 Đài truyền thanh – truyền hình

13 Ban Quản lý dự án đầu tư và xây dựng

14 Phòng Thanh tra

15 Phòng Giáo dục và Đào tạo

Để phù hợp hơn với điều kiện tự nhiên, dân số, tình hình phát triển kinh tế

-xã hội và yêu cầu cải cách hành chính của địa phương, tổ chức các cơ quan chuyênmôn của UBND huyện Ba Bể có tổ chức thêm một số phòng ban chức năng như:Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Ban Quản lý dự án đầu tư và xâydựng, Đài truyền thanh – truyền hình

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Ba Bể: phụ lục số 01

2.2 Nội dung, loại hình, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Ba Bể

2.2.1 Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND huyện

Về cơ bản nội dung của tài liệu lưu trữ UBND huyện đều phản ánh tình hìnhkinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội của địa phương cũng như những đóng góp của địaphương Tùy theo đặc điểm kinh tế - xã hội của từng huyện mà mỗi địa phương có vịtrí khác nhau trong từng thời kỳ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của nhân dân Với những

nội dung đa dạng như vậy, tài liệu lưu trữ UBND huyện có ý nghĩa hết sức quan trọng

về nhiều mặt của xã hội Trong từng nội dung của tài liệu lưu trữ đều hàm chứa những

ý nghĩa thiết thực đối với các nhà nghiên cứu và quản lý tại địa phương Bản thân nộidung được phản ánh trong những tài liệu lưu trữ đó đã bao hàm những giá trị mà người

sử dụng có thể khai thác cho nhiều mục đích khác nhau

Do vậy, nội dung tài liệu của UBND huyện Ba Bể được thể hiện qua từnglĩnh vực quản lý của chính quyền như:

+ Về tài liệu tổng hợp:

- Tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Chủ trương chính sách của Đảng vàNhà nước về kinh tế, văn hóa, xã hội của huyện; hồ sơ kiểm tra tình hình chỉ đạo,thực hiện các chế độ, quy định, chương trình về các vấn đề kinh tế - xã hội củahuyện; Hồ sơ hội nghị, sổ ghi biên bản các cuộc họp và sổ công tác của lãnh đạoUBND huyện…

- Tài liệu về quy hoạch, kế hoạch, thống kê trên địa bàn huyện: Tài liệu củatỉnh, của HĐND huyện chỉ đạo trực tiếp về công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kêđiều tra trên địa bàn huyện, hồ sơ về quy hoạch tổng thể của huyện, xây dựng vàphê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển địa phương, phát triển kinh

tế - xã hội của huyện

- Tài liệu về thi đua, khen thưởng: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của cơ quantrung ương, của tỉnh về công tác thi đua, khen thưởng; chương trình, kế hoạch, báocáo công tác thi đua, khen thưởng của huyện; hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đốivới tập thể, cá nhân ở cấp khen thưởng Nhà nước và UBND huyện, các sổ vàngkhen thưởng…

- Nhóm tài liệu Hành chính - Văn thư - Lưu trữ: Tài liệu công tác cải cáchhành chính của huyện, các văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan trung ương, củathành phố về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác;báo cáo thống kê tổng hợp của UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệulưu trữ; các loại sổ sách (sổ đăng ký công văn đi, đến), các tập lưu văn bản củaUBND, tài liệu sưu tầm, ghi chép về lịch sử của huyện…

+ Về nội chính: tài liệu lưu trữ UBND huyện chủ yếu phản ánh quá trình

thành lập và tổ chức bộ máy chính quyền địa phương, việc thành lập, sáp nhập, giảithể của các cơ quan thuộc bộ máy chính quyền hoặc các cơ quan, doanh nghiệp dochính quyền quyết định thành lập; phản ánh chính sách cán bộ của địa phương trong

đó có những chính sách về tuyển dụng, sử dụng, quy hoạch, đào tạo, thuyên chuyển,

bổ nhiệm đối với cán bộ, định biên chế, việc thực hiện chế độ về tiền lương, bảohiểm xã hội, chế độ nghỉ lao động theo quy định của nhà nước, chế độ ưu đãi vớicán bộ đã có đóng góp trong chiến tranh phản ánh chính sách của địa phương vàviệc thực hiện các chính sách, chủ trương của cấp trên cũng như của địa phương về

an ninh chính trị, đảm bảo hoạt động quân sự trên địa bàn như thực hiện chính sáchnghĩa vụ quân sự, dự bị động viên, dân quân tư vệ, tổ chức và quản lý hoạt động củacác đội tự vệ tại cơ sở, tổ chức hội thao, tổ chức các hoạt động kỷ niệm ngàyTruyền thống quân đội với Quốc phòng toàn dân, tuyên truyền và triển khai cácnhiệm vụ về phòng chống cháy nổ, giữ gìn an ninh – trật tự trong các dịp lễ, tết tàiliệu phản ánh công tác thanh tra, kiểm tra của chính quyền, hoạt động của Việnkiểm sát và Tòa án nhân dân trong việc giám sát, tổ chức công tác điều tra, xét xử.Đáng chú ý trong khối tài liệu được hình thành những năm gần đây là những nộidung về cải cách hành chính, thực hiện cơ chế một cửa tại các UBND huyện

+ Về quản lý kinh tế: Là nội dung được đề cập tới trong khối lượng tài liệu

khá lớn chủ yếu phản ánh toàn diện các hoạt động kinh tế của một địa phương baogồm: tài chính, ngân sách, đầu tư, thuế, vật giá, quản lý và hỗ trợ hoạt động của cácdoanh nghiệp là doanh nghiệp tư nhân; hướng dẫn và quản lý doanh nghiệp cổ phầnhóa; phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ, Ban quản lý chợ

- Tài liệu tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của

cơ quan trung ương, của tỉnh về tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí; chương trình,

kế hoạch, báo cáo về tài chính, ngân sách, vốn và kinh phí;

- Tài liệu về vật giá, thuế và quản lý thị trường: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của

cơ quan trung ương, của tỉnh về công tác giá cả, thuế và quản lý thị trường; báo cáo

về tình hình giá cả, thị trường và công tác quản lý định hướng điều hành giá cả, thuế

và quản lý thị trường của huyện;

- Tài liệu về tài chính doanh nghiệp: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của cơ quan

trung ương, của tỉnh về hoạt động tài chính doanh nghiệp; báo cáo đánh giá tàichính doanh nghiệp hàng năm của huyện; tài liệu giải thể, phá sản doanh nghiệp;

+ Về Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp

- Công nghiệp: Tài liệu chỉ đạo của các cơ quan Trung ương, thành phố vềlĩnh vực công nghiệp, Hồ sơ quản lý về thực hiện các chương trình dự án phát triểncông nghiệp, xây dựng các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn huyện, hồ sơhội nghị chuyên đề, dự án thành lập đầu tư các khu công nghiệp

- Tiểu thủ công nghiệp: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của cơ quan trung ương vềlĩnh vực tiểu thủ công nghiệp, Hồ sơ tài liệu về quy hoạch xây dựng và phát triểnngành tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện, chương trình, kế hoạch, báo cáo vềtình hình sản xuất thủ công nghiệp của huyện, hồ sơ về các thương hiệu sản phẩmhàng hóa của các làng nghề tại huyện: chế biến lương thực thực phẩm, hàng mộcdân dụng

- Điện: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của cơ quan trung ương, của tỉnh về lĩnhvực điện lực; kế hoạch, báo cáo về lĩnh vực điện của huyện; hồ sơ xây dựng cáccông trình điện do cấp quận đầu tư, hồ sơ về quy hoạch phát triển mạng lưới điệntrên địa bàn huyện

+ Nhóm tài liệu về giao thông vận tải: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của cơ quantrung ương, của thành phố về lĩnh vực giao thông vận tải; chương trình, kế hoạch,báo cáo tổng kết công tác giao thông vận tải của huyện; hồ sơ quy hoạch và pháttriển mạng lưới giao thông vận tải, hồ sơ, tài liệu về quy định an toàn lộ giới, hồ sơ

về xây dựng các tuyến đường giao thông do huyện quản lý

+ Về Quốc phòng – An ninh – Trật tự an toàn xã hội

- Quân sự, quốc phòng: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của cơ quan trung ương,của thành phố về công tác quân sự, quốc phòng; kế hoạch, báo cáo về công tác xâydựng và củng cố quốc phòng của huyện; hồ sơ về tuyển quân hàng năm, hồ sơ vềviệc thực hiện các chế độ đối với quân nhân và chính sách hậu phương, huyện đội,

hồ sơ về triển khai ngày hội Quốc phòng toàn dân hàng năm…

- An ninh trật tự: Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của cơ quan trung ương, của tỉnh

về công tác an ninh chính trị, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội; kế hoạch, báo cáo về

công tác an ninh chính trị, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội của huyện, hồ sơ về an ninhquốc gia trên địa bàn huyện, hồ sơ về việc quản lý vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất

nổ, chất dễ cháy, chất độc trên địa bàn huyện, tài liệu về việc quản lý các đoànkhách nước ngoài, người nước ngoài cư trú, tạm trú, đi lại trên địa bàn huyện…

+ Về quản lý giáo dục và đào tạo: Tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan trung

ương, của thành phố về lĩnh vực giáo dục và đào tạo, chương trình, đề án quy hoạchxây dựng và phát triển ngành giáo dục của huyện Phản ánh những hoạt động giáodục thể hiện các biện pháp quản lý của chính quyền địa phương đối với công tácgiáo dục – đào tạo, đặc biệt là giáo dục phổ thông và đào tạo nghề tại địa phương,trong đó có những quyết định quản lý về công nhận Trường điểm, trường đạt chuẩn,các quyết định bổ nhiệm lãnh đạo các trường, phân bổ chỉ tiêu ngân sách, thành lập,chia tách, sáp nhập, đình chỉ, giải thể các cơ sở giáo dục công lập, cơ sở giáo dụcngoài công lập thuộc sự quản lý của UBND huyện; cấp bằng tốt nghiệp; công táctuyển sinh, thi cử; kiểm tra, thanh tra thực hiện các quy định của nhà nước về côngtác giáo dục và đào tạo; giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân vềlĩnh vực giáo dục

+ Về quản lý tài nguyên và môi trường: Tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan

trung ương, của tỉnh về quản lý, bảo vệ và khai thác tài nguyên, môi trường, hồ sơ

tổ chức thực hiện quản lý và bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện Phản ánh chitiết về việc quy hoạch và phân vùng các loại đất như đất nông nghiệp, đất thổ cư,bản đồ phân tích tính chất các khu vực đất đai tại huyện để làm căn cứ quy hoạchphát triển kinh tế Khối tài liệu này là các hồ sơ địa chính, trong đó phản ánh rõ sựthay đổi về chủ sở hữu và mục đích sử dụng các loại đất trên địa bàn như: Hồ sơ, tàiliệu về đo đạc lập bản đồ ruộng đất, hồ sơ, tài liệu về cho thuê, chuyển quyền sửdụng đất trên địa bàn cho các tổ chức cá nhân, tài liệu về thống kê, kiểm tra đất Ngoài tài nguyên đất, các loại tài nguyên khác như tài nguyên nước cũng được quản

lý và được thể hiện trong các bản đồ khoáng sản, bản đồ địa chất

+ Về quản lý dân số - gia đình và trẻ em, y tế, xã hội: Tài liệu lưu trữ UBND

huyện cho thấy chủ trương và những hoạt động cụ thể của các cơ quan chính quyềntrong công tác thống kê dân số, quản lý hộ tịch, hộ khẩu, kế hoạch hóa gia đình,

phòng chống dịch bệnh bảo vệ sức khỏe cộng đồng thông qua tuyên truyền, giáodục, vận động, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, trang thiết bị y tế; thẩmđịnh điều kiện hành nghề y tế; cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm đốivới các cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm, tổ chức cho trẻ tiêm phòng hoặcuống vacxin, tổ chức hoạt động hưởng ứng ngày dân số thế giới, hồ sơ tài liệu vềhoạt động của các quy do UBND huyện quản lý (quỹ đền ơn đáp nghĩa, quỹ bảo trợtrẻ em )

+ Về Văn hóa – Thông tin – Thể dục, thể thao

- Văn hóa – thể dục, thể thao: Tài liệu về quản lý văn hóa chủ yếu là tài liệuchỉ đạo trực tiếp của cơ quan trung ương, của thành phố về công tác văn hóa, thểthao; chương trình, kế hoạch, báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể thao của huyện,

hồ sơ về quy hoạch và phát triển mạng lưới các nhà văn hóa trên địa bàn huyện, hồ

sơ kiểm tra, thanh tra các hoạt động văn hóa trên địa bàn huyện… Những tài liệunày đã phản ánh sinh động văn hóa của người dân địa phương và quản lý các phongtrào văn hóa – văn nghệ do chính quyền địa phương tổ chức nhằm đảm bảo đờisống văn hóa, tinh thần cho dân cư, định hướng pháp triển văn hóa cho cộng đồngnhư thiết lập các điểm, các cụm dân cư văn hóa, tổ chức các giải thi đấu thể theo,văn nghệ chào mừng những ngày lễ lớn, tuyên truyền cổ động cho các hoạt độngvăn hóa của Trung ương và tỉnh

- Phát thanh – truyền hình - bưu chính viễn thông: Tài liệu chỉ đạo trực tiếpcủa cơ quan trung ương, của thành phố về lĩnh vực trên; chương trình, kế hoạch,báo cáo tổng kết về công tác phát thanh, truyền hình của huyện; phát triển hệ thốngbưu điện, truyền thanh…

2.2.2 Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ba Bể

Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan, tổchức tại huyện cho nên các loại hình tài liệu cũng phong phú và đa dạng Trong đó,tài liệu hành chính chiếm khối lượng lớn trong hoạt động của UBND huyện, chủyếu được thể hiện trên chất liệu giấy Ngoài ra còn có tài liệu khoa học – công nghệbao gồm các bản vẽ, bản tính toán, các bảng thống kê được ban hành kèm theo làmminh chứng cho các quyết định quản lý; các tài liệu chuyên môn như các hồ sơ địa

chính, hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ thuế, hồ sơ cán bộ Tài liệu UBND huyện cũnggồm cả tài liệu nghe nhìn mà chủ yếu là tài liệu ảnh với những hình ảnh về các kỳhọp HĐND, các cuộc họp thường niên hoặc bất thường của UBND, hình ảnh vềmột số sự kiện quan trọng của địa phương như khởi công xây dựng một công trìnhlớn, một lễ kỷ niệm song song với tài liệu ảnh do các cơ quan, đơn vị thuộc chínhquyền tạo ra là tài liệu nghe nhìn của Trung tâm văn hóa huyện Tuy chưa chínhthức xuất hiện do những hạn chế về cơ sở pháp lý và thực tế triển khai nhưng quátrình tin học hóa ngày càng sâu rộng trong nhiều lĩnh vực, trong đó có quản lý hànhchính nhà nước đang tạo ra xu thế hình thành những tài liệu điện tử ở UBND huyện.Qua khảo sát và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND, cán bộlưu trữ tại UBND huyện chúng em nhận thấy loại hình tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của UBND cấp huyện như sau:

- Thứ nhất, Tài liệu hành chính chiếm khối lượng lớn bởi nội dung của tài

liệu phản ánh đầy đủ chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt của đời sống xã hội

từ khi thành lập đến nay Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn đốcđiều hành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và cơ quan cấp xã, phường,thị trấn, các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của huyện, những tài liệu về thanh tra,kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của UBND; hồ sơ về các kỳ họp của UBND vềcác vấn đề cụ thể trong địa bàn quản lý

- Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay, trong công

cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Nhà nước đã dành phần ngân sáchđáng kể trong đó có cấp huyện để thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bảnphục vụ cho phát triển công nghiệp, giao thông thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu vềtriển khai các đề tài nghiên cứu khoa học; tài liệu khảo sát, điều tra tài nguyên thiênnhiên tại địa phương Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết

kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết công trình, bản vẽtổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loạibản đồ địa giới hành chính

- Thứ ba, tài liệu nghe nhìn là tài liệu hình ảnh và âm thanh được ghi trên

ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình bằng các phương tiện kỹ