Đề cương đề án quản trị văn phòng

A B VỀ VĂN THƯ Câu Nêu văn nhà nước công tác văn thư? Luật Ban hành văn QPPL số 17/2008/QH12 ngày 03/6/2008 Nghị dịnh số 24/2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 Chính phủ quy định chi tiết biện pháp thi hành văn QPPL Luật ban hành văn QPPL HĐND UBND số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều NĐ số 110/2004/NĐ-CP Công văn số 425/VTLTNN-NVTW 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều NĐ số 58/2001/NĐ-CP Thông tư số 07/2002/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành số điều NĐ số 58/2001/NĐ-CP 10.Công văn số 139/VTLTNN-NVTW ngày 04/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 11.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 12.Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 13.Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ UBND cấp 14.Công văn số 260/VTLTNN-NVTW ngày 06/5/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư công tác lưu trữ quan 15.Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn QPPL Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn QPPL liên tịch 16.Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 Bộ Quốc phòng Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, đơn vị Quân đội 17.Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ Quốc phịng Ban hành Quy chế cơng tác Văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội 18.Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ Quốc phòng Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan, đơn vị Quân đội Câu Văn thư gì? Nêu khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư? Cơng tác văn thư tồn công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu văn thư Các khâu nghiệp vụ bản: Soạn thảo, ban hành VB Quản lý VB, tài liệu Quản lý, sử dụng dấu Câu Nêu khái niệm phân biệt: gốc, chính, hệ thống VB quản lý Nhà nước? BẢN GỐC Bản hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền BẢN CHÍNH Bản hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành BẢN SAO Bản lại nguyên văn trích phần nội dung từ Câu Nêu thẩm quyền ban hành văn QPPL? Trình bày quy trình soạn thảo ban hành văn QPPL Hành thơng thường? • Luật, nghị Quốc hội • Pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội • Lệnh, định Chủ tịch nước • Nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội Chính phủ với Đồn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam • Nghị định Chính phủ • Quyết định Thủ tướng Chính phủ • Nghị Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao • Thơng tư Chánh án Tịa án nhân dân tối cao • Thơng tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao • Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang • Thơng tư liên tịch Chánh án Tịa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao • Quyết định Tổng Kiểm tốn nhà nước • Nghị Hội đồng nhân dân cấp tỉnh • Quyết định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh • Văn quy phạm pháp luật quyền địa phương đơn vị hành - kinh tế đặc biệt • Nghị Hội đồng nhân dân, định Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã Câu Nêu nguyên tắc phương pháp tổ chức quản lý văn theo thông tư 07/2012/TT-BNV? Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thông tư Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức (sau gọi chung cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ lập phải bảo đảm yêu cầu sau: a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; công việc mà cá nhân chủ trì giải b) Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: + Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn đăng ký vào số hệ thống số + Các loại văn hành khác đăng ký vào số hệ thống số riêng - Văn mật đăng ký vào số hệ thống số riêng b) Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Viêc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều Đăng ký văn Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính Đăng ký văn sổ a) Lập sổ đăng ký văn Căn phương pháp ghi số đăng ký văn hướng dẫn Điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư này, quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn cho phù hợp b) Mẫu Sổ đăng ký văn cách đăng ký văn đi, kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục VII Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính a) Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực b) Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm c) Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý Điều 10 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân Văn nhân theo số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Đóng dấu quan a) Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành c) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Đóng dấu mức độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu chi mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Điều 11 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Làm thủ tục phát hành văn a) Lựa chọn bì Bì văn phải có kích thước lớn kích thước văn bản; làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định Khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA(A11) b) Trình bày bì viết bì Mẫu trình bày bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII c) Vào bì dán bì Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì dán kín, khơng bị nhăn; khơng để hồ dán dính vào văn d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định Khoản Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn a) Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư phải lập Sổ chuyển giao riêng Mẫu Sổ chuyển giao văn cách đăng ký thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thư trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “Đơn vị, người nhận lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ b) Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác - Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ c) Chuyển phát văn qua Bưu điện - Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bưu điện cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) d) Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi đ) Chuyển phát văn mật Việc chuyển phải văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11) Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định b) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc c) Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Điều 12 Lưu văn Việc lưu văn thực sau: a) Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc b) Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải ln kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu Sổ sử dụng lưu cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI Câu Nêu nguyên tắc phương pháp tổ chức quản lý văn đến theo thông tư 07/2012/TT-BNV? QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều Tiếp nhận văn đến Tiếp nhận văn đến a) Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận b) Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn c) Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Các bì văn đến phân loại xử lý sau: - Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký - Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể Cơ quan, tổ chức b) Việc bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: - Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến a) Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” b) Những văn đến khơng thuộc diện đăng ký Văn thư (văn gửi đích danh cho tổ chức đồn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng đấu “Đến” c) Dấu “Đến” dóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn d) Mẫu dấu “Đến” cách ghi thông tin dấu “Đến” thực theo hướng dẫn Phụ lục I Điều Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính Đăng ký văn đến sổ a) Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể sau: - Trường hợp 2000 văn đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (trừ văn mật) sổ đăng ký văn mật đến; - Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến; - Trên 5000 văn đến, nên lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định Số đăng ký văn mật đến; - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành công yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân lặp thêm Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật b) Đăng ký văn đến - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng - Mẫu Sổ đăng ký văn đến cách đăng ký văn đến, văn mật đến thực theo hướng dẫn Phụ lục II - Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư cách đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn Phụ lục III Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính a) Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực b) Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm c) Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý d) Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến Điều Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến a) Sau đăng ký văn đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận b) Căn nội dung văn đến; Quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (nếu cần) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần ghi rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) c) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể (Tham khảo Phụ lục IV) d) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng Cơ sở liệu quản lý văn đến 2 Chuyển giao văn đến a) Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn b) Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải c) Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến số đến ngày đến Fax, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng d) Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn đến cho phù hợp; 2000 văn đến dùng Sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; 2000 văn đến lặp Sổ chuyển giao văn đến Mẫu Sổ chuyển giao văn đến cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V Điều Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến a) Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước b) Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến a) Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải b) Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến Mẫu Sổ theo dõi giải văn đến cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục VI d) Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Câu Hồ sơ gì? Nêu tên loại hồ sơ? Lập hồ sơ gì? Trình bày quy trình lập hồ sơ cơng tác văn thư? Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân; Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Câu Nêu văn hướng dẫn công tác quản lý sử dụng dấu? Kể tên loại dấu sử dụng soạn thảo ban hành văn quan quản lý Nhà nước? Trình bày ngun tắc đóng dấu? Các văn hướng dẫn công tác quản lý sử dụng dấu: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu C VỀ LƯU TRỮ Câu Nêu văn hướng dẫn, đạo Nhà nước công tác Lưu trữ? Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật kế toán áp dụng lĩnh vực kế toán nhà nước Nghị định số129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật kế toán áp dụng hoạt động kinh doanh Quyết định số 103/QĐ-VKSNDTC ngày 04/8/2004 Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền nộp lưu vào lưu trữ quan Viện KSND cấp Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ ngành Ngân hàng Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng 10.Quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Cặp đựng tài liệu” 11.Thông tư số 02/2006/TT/BXD ngày 17/5/2006 Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng 12.Thơng tư số 15/2001/TT-BNV ngày 11/11/2011 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy 13.Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tải liệu giấy 14.Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 26/11/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước 15.Phụ lục công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành 16.Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 17.Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 Kho bạc Nhà nước v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Kho bạc nhà nước tỉnh, huyện 18.Quyết định số 165/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2008 Viện KSNDTC v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành Kiểm sát nhân dân 19.Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” 20.Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/3/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” 21.Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Bộ Nội cụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy 22.Công văn số 5825/TCHQ-TXNK ngày 30/9/2010 Tổng cục Hải quan v/v sửa đổi Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 Bộ Tài Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ Câu Đối tượng áp dụng Luật lưu trữ? Luật lưu trữ áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) cá nhân Câu Nêu khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ? Nêu văn hướng dẫn kèm theo khâu nghiệp vụ? Câu Tài liệu lưu trữ gì? TLLT bao gồm loại nào? (nêu nguồn trích dẫn) Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu Lưu trữ quan gì? Lưu trữ lịch sử gì? (nêu nguồn trích dẫn) Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu Phơng lưu trữ gì? PLT Nhà nước VN gồm TLLT hình thành từ quan, tổ chức nào? (nêu nguồn trích dẫn) Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, khơng phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nước Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm phông lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân quy định khoản (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu Thu thập tài liệu gì? (nêu nguồn trích dẫn) Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu Chỉnh lý tài liệu gì? Nêu quy trình chỉnh lý khoa học TLLT? Tài liệu sau chỉnh lý phải đảm bảo yêu cầu nào? (nêu nguồn trích dẫn) Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ hồn thiện hệ thống hố; d) Có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu Xác định giá trị tài liệu gì? Nêu nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn công tác xác định giá trị TLLT(nêu nguồn trích dẫn) Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thơng tin sử liệu học Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau đây: a) Nội dung tài liệu; b) Vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ tồn vẹn phơng lưu trữ; đ) Hình thức tài liệu; e) Tình trạng vật lý tài liệu (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 10 Bảng thời hạn bảo quản gì? Nêu văn quy định thời hạn bảo quản TLLT? Thời hạn bảo quản quy định nào? Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Là Bảng thống kê có hệ thống nhóm hồ sơ, tài liệu ngành, quan, tổ chức, kèm theo thời hạn bảo quản Các văn quy định thời hạn bảo quản TLLT: • Luật lưu trữ 01/2011/QH13 • Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Quy định thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định sở tài liệu có giá trị cao hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động UBND cấp tỉnh không thấp thời hạn bảo quản quy định Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thời hạn bảo quản quy định Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành Bộ, ngành Trung ương ban hành Các mức thời hạn bảo quản - Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm nhóm sau đây: + Tài liệu quan trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh đạo trực tiếp vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND tỉnh; + Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật; + Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực văn đạo Đảng, văn quy phạm pháp luật Nhà nước, thi hành nghị Hội đồng nhân dân tỉnh; + Báo cáo, chương trình, kế hoạch cơng tác năm UBND tỉnh; + Hồ sơ, tài liệu tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; + Hồ sơ, tài liệu giải vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước UBND tỉnh lĩnh vực; + Hồ sơ Hội nghị, tổng kết năm; + Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác - Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn gồm nhóm sau đây: + Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu 20 năm, bao gồm: Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa việc tra cứu, sử dụng thông tin thời gian dài; + Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu 5, 10 năm, bao gồm: Những tài liệu giải cơng việc cụ thể, tính chất cơng việc không thường xuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin + Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản năm, bao gồm: Thông báo dấu, chữ ký quan, tổ chức gửi UBND tỉnh; báo cáo ngày; lịch công tác tuần, ngày UBND tỉnh; giấy mời họp, hội thảo; thông báo tuyển sinh, đào tạo; sổ chuyển giao văn nội quan; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, tham khảo lấy thông tin q trình giải cơng việc… Câu 11 Cơng tác quản lý lưu trữ phải đảm bào nguyên tắc nào? (nêu nguồn trích dẫn) Nhà nước thống quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Hoạt động lưu trữ thực thống theo quy định pháp luật Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Nhà nước thống kê (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 12 Chính sách Nhà nước lưu trữ quy định nào? (nêu nguồn trích dẫn) Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam Tập trung đại hóa sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng khoa học, công nghệ hoạt động lưu trữ Thừa nhận quyền sở hữu tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ thực hoạt động dịch vụ lưu trữ Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế hoạt động lưu trữ (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 13 Những tài liệu cá nhân, gia đình dịng họ đăng ký thuộc Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam? (nêu nguồn trích dẫn) Những tài liệu sau cá nhân, gia đình, dịng họ (sau gọi chung cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử quốc gia, xã hội đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu tiểu sử; Bản thảo viết tay, in có bút tích, cơng trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; Cơng trình, viết cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu cá nhân sưu tầm (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 14 Người có tài liệu có quyền gì? (nêu nguồn trích dẫn) Được đăng ký tài liệu Lưu trữ lịch sử hướng dẫn, giúp đỡ kỹ thuật bảo quản tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định khoản Điều này; Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; Được ưu tiên sử dụng tài liệu hiến tặng; Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, không xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; Được Nhà nước khen thưởng theo quy định pháp luật (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 15 Cá nhân có tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia, có nghĩa vụ? (nêu nguồn trích dẫn) Chỉ hiến tặng bán cho Lưu trữ lịch sử tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; Trả phí bảo quản theo quy định pháp luật tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đăng ký (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 16 Người làm lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị nghiệp cơng lập phải có điều kiện gì? (nêu nguồn trích dẫn) Người làm lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị nghiệp cơng lập phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 17 Người làm lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị nghiệp công lập hưởng chế độ, quyền lợi gì? (nêu nguồn trích dẫn) Được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng quan, tổ chức hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, sách ưu đãi khác theo quy định pháp luật (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 18 Các hành vi bị nghiêm cấm luật lưu trữ? (nêu nguồn trích dẫn) Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Mang tài liệu lưu trữ nước trái phép (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 19 Lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan trách nhiệm ai? Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức Câu 20 Người đứng đầu quan, tổ chức; người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm việc lập hồ sơ, quản lý giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan? (nêu nguồn trích dẫn) Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 21 Trách nhiệm lưu trữ quan việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan? (nêu nguồn trích dẫn) Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 22 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Lưu trữ Nhà nước? Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc Câu 23 Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu xây dựng bản? Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan nào? Câu 24 Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan nào? Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ công việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan Câu 25 Lưu trữ quan có trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan thủ tục thực nào? Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Câu 26 Tài liệu thủ tục giao nhận tài liệu vào Lưu trữ quan gồm loại nào? Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Câu 27 Tài liệu điện tử gì? Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn gì? Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập; bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Câu 28 Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ có giá trị so với tài liệu số hóa nào? Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác khơng có giá trị thay tài liệu số hóa Câu 29 Tài liệu hình thành hoạt động HĐND, UBND, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ đâu? Tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ tiêu chuẩn chun mơn, nghiệp vụ lưu trữ hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định pháp luật Câu 30 Người làm lưu trữ văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ việc quản lý tài liệu lưu trữ? Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ Câu 31 Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm việc chỉnh lý tài liệu? Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Câu 32 Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập bao gồm thành phần nào? Hội đồng xác định giá trị tài liệu có chức năng, nhiệm vụ gì? (nêu nguồn trích dẫn) Hội đồng xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Chức năng, nhiệm vụ: Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 28 Luật (Luật lưu trữ 01/2011/QH13) Câu 33 Lưu trữ lịch sử tổ chức cấp? Trách nhiệm Lưu trữ lịch sử? Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ chủ yếu từ nguồn nào? Lưu trữ lịch sử tổ chức trung ương cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: Trình quan có thẩm quyền lưu trữ cấp ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; quan, tổ chức trung ương Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hịa miền Nam Việt Nam tổ chức trung ương khác thuộc quyền cách mạng từ năm 1975 trước; doanh nghiệp nhà nước Thủ tướng Chính phủ định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; quan, tổ chức chế độ xã hội tồn lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 trước; Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện đơn vị hành - kinh tế đặc biệt không thuộc quan, tổ chức quy định điểm a khoản Câu 34 Trách nhiệm người đứng đầu việc bảo quản tài liệu lưu trữ quy định nào? Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định khoản Điều ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải trả phí theo quy định pháp luật Câu 35 Tài liệu lưu trữ quý, thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn có đặc điểm gì? Có giá trị đặc biệt tư tưởng, trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử có tầm quan trọng đặc biệt quốc gia, xã hội; Được hình thành hồn cảnh lịch sử đặc biệt thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; Được thể vật mang tin độc đáo, tiêu biểu thời kỳ lịch sử Câu 36 Chế độ thống kê lưu trữ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã quy định nào? Cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu đơn vị trực thuộc báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện Cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh Câu 37 Thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị quy định nào? Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị quy định nào? Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Người đứng đầu quan, tổ chức định huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan b) Người đứng đầu quan có thẩm quyền lưu trữ cấp định huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử cấp Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp trực tiếp có ý kiến tài liệu hết giá trị cần hủy; Căn vào ý kiến thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến quan cấp trực tiếp, người có thẩm quyền quy định khoản Điều định việc hủy tài liệu hết giá trị; b) Theo đề nghị Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử; Câu 38 Thành phần hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị quy định nào? Thời hạn bảo quản hồ sơ hủy tài liệu quy định kể từ ngày hủy tài liệu? Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; đ) Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; g) Biên bàn giao tài liệu hủy; h) Biên huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Câu 39 Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có nghĩa vụ gì? a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc tài liệu lưu trữ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tơn trọng tính ngun tài liệu cơng bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ; b) Khơng xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; d) Thực quy định Luật này, nội quy, quy chế quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quy định khác pháp luật có liên quan Câu 40 Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sử dụng tài liệu lưu trữ? a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp quản lý; b) Hằng năm rà sốt, thơng báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật giải mật Câu 41 Việc sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật quy định nào? Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật sử dụng rộng rãi trường hợp sau đây: a) Được giải mật theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước; b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc tài liệu có đóng dấu mật chưa giải mật; c) Sau 60 năm, kể từ năm cơng việc kết thúc tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật chưa giải mật Câu 42 Người sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử cần có điều kiện gì? Người sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ cơng tác phải có giấy giới thiệu văn đề nghị quan, tổ chức nơi công tác Câu 43 Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ? Cơ quan, tổ chức thực việc tài liệu lưu trữ, chứng thực tài liệu lưu trữ? Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Xuất ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Việc tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử thực Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép tài liệu lưu trữ Câu 44 Quy định điều kiện để cá nhân hành nghề độc lập dịch vụ lưu trữ? Các quy định điều kiện để cá nhân cấp chứng hành nghề lưu trữ? Những trường hợp không cấp chứng hành nghề lưu trữ? Cá nhân hành nghề độc lập dịch vụ lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: a) Có Chứng hành nghề lưu trữ; b) Có sở vật chất phù hợp để thực hoạt động dịch vụ lưu trữ; c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh Cá nhân cấp Chứng hành nghề lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: a) Là công dân Việt Nam, có lực hành vi dân đầy đủ; b) Có lý lịch rõ ràng; c) Có tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ phù hợp; d) Đã trực tiếp làm lưu trữ liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên; đ) Đã đạt yêu cầu kỳ kiểm tra nghiệp vụ quan có thẩm quyền tổ chức Những trường hợp khơng cấp Chứng hành nghề lưu trữ bao gồm: a) Người bị truy cứu trách nhiệm hình sự; b) Người chấp hành hình phạt tù bị áp dụng biện pháp xử lý hành đưa vào sở chữa bệnh, sở giáo dục; c) Người bị kết án tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật cơng tác; tội chiếm đoạt, mua bán hủy tài liệu bí mật cơng tác Câu 45 Luật Lưu trữ Quốc hội khóa XIII thơng qua kỳ họp nào? Luật Lưu trữ có chương, điều có hiệu lực thi hành từ ngày tháng năm nào? Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Lưu trữ có chương, 42 điều có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng năm 2012 C VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Câu Nêu khái niệm văn phịng văn phịng đại gì? Nêu nhiệm vụ chức văn phòng? Nêu ưu nhược điểm kiểu mơ hình văn phịng nay? Câu Quản trị hành văn phịng gì? Phân tích chức quản trị hành văn phịng? Cho ví dụ minh họa Câu Quản trị viên văn phịng gì? Nêu kỹ lực cần thiết nhà quản trị? Phân tích tiêu chuẩn nhà quản trị? Câu Hoạch định gì? Nêu nội dung vai trị hoạch định kế hoạch cơng tác quản trị? Trình bày quy trình hoach định kế hoạch quan quản lý nhà nước? Câu Thơng tin có vai trỏ quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước? Trình bày cách phân loại thơng tin nêu quy trình thu thập, xử lý thơng tin xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan, tổ chức? Câu Chương trình, kế hoạch có ý nghĩa hoạt động quản lý nhà nước? Nêu nguyên tắc lập kế hoạch? Câu Vai trò ý nghĩa họp, hội nghị, hội thảo hoạt động Quản lý nhà nước? Nêu biện pháp tổ chức họp, hội nghị, hội thảo hiệu quả? Câu Nêu vai trò ý nghĩa công tác tổ chức lễ tân nghi thức Nhà nước? phân tích ngun tắc cơng tác lễ tân nghi thức Nhà nước? Câu Văn hóa giao tiếp cơng sở gì? Trình bày vai trị ý nghĩa văn hóa giao tiếp cơng sở? Phân tích yêu cầu kỹ cần thiết q trình giao tiếp nơi cơng sở Câu 10 Tổ chức lao động khoa học văn phòng gì? Trình bày nội dung việc tổ chức lao động khoa học văn phòng? ... tháng năm 2012 C VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Câu Nêu khái niệm văn phịng văn phịng đại gì? Nêu nhiệm vụ chức văn phòng? Nêu ưu nhược điểm kiểu mơ hình văn phịng nay? Câu Quản trị hành văn. .. chức quản trị hành văn phịng? Cho ví dụ minh họa Câu Quản trị viên văn phịng gì? Nêu kỹ lực cần thiết nhà quản trị? Phân tích tiêu chuẩn nhà quản trị? Câu Hoạch định gì? Nêu nội dung vai trị hoạch... chức quản lý văn đến theo thông tư 07/2012/TT-BNV? QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều Tiếp nhận văn đến Tiếp nhận văn đến a) Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn