ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ CƯƠNG ƠN TẬP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG A – LOẠI CÂU HỎI 1ĐIỂM Câu hỏi 1.1: trình bày khái niệm văn phịng? Khái niệm quản trị hành văn phòng a Khái niệm văn phòng -Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp -Nghĩa hẹp: Văn phịng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị -Ngồi văn phịng hiểu phòng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng b khái niệm quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin Câu hỏi 1.2: trình bày xu hướng đại hóa cơng tác văn phòng Hoạt động văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp Tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn phát triển Hiện đại hóa cơng tác văn phịng địi hỏi xúc thời đại Theo hướng: -“ Văn phòng điện tử” -“ Văn phịng khơng giấy” -“ Văn phịng tự động hóa” -“ Văn phịng kỷ 21” Câu hỏi 1.3: khái niệm quản trị thời gian? Nêu nguyên nhân làm thời gian  Khái niệm quản trị thời gian: Quản trị thời gian tiến trình hoạch định, tổ chức kiểm sốt việc sử dụng quỹ thời gian vơ giá cách có hiệu  Nguyên nhân làm thời gian : Trong trình làm việc, thời gian nguyên nhân sau: + Các gọi điện thoại + Các thăm viếng xã giao, tiếp khách + Các câu hỏi nhân viên + Đọc trả lời thư tín + Các họp kéo dài + Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn + Đọc tài liệu chậm, phương pháp đọc nhanh + Khung cảnh văn phòng làm việc gây chia trí lo + Tính theo hiệu thì: thời gian làm việc không bị gián đoạn có giá trị thời gian làm việc bị gián đoạn Câu hỏi 1.4: cho biết khái niệm lễ tân vai trị cơng tác lễ tân? Lấy ví dụ minh họa?  Khái niệm lễ tân: Lễ tân hiểu cách cung tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc đối tác, tổ chức, cá nhân nội nước nước Lễ tân hoạt động diễn lĩnh vực đời sống xã hội quốc gia trị, kinh tế, quốc phịng, văn hóa xã hội…  Vai trị lễ tân Lễ tân công việc thiếu công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động quan, giao dịch với khách hàng Tổ chức tốt công tác lễ tân tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách Lễ tân công cụ quan trọng cần thiết thiếu hoạt động đối ngoại Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động đối ngoại, chí ảnh hưởng tới quan hệ quốc gia Hoạt động lễ tân, lễ tân ngoại giao vừa cơng cụ trị hoạt động đối ngoại nhà nước, vừa phương tiện thực cụ thể hóa nguyên tắc luật pháp quốc tế quốc gia Thông qua hoạt động lễ tân, quyền tự bình đẳng quốc gia, đối tác bảo đảm không phân biệt kẻ mạnh hay yếu, nước lớn hay nước nhỏ… Câu hỏi 1.5: trình bày khái niệm văn phân loại văn  Khái niệm văn - Theo nghĩa rộng: văn hiểu phương tiện để ghi tin truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu ngôn ngữ định Theo cách định nghĩa từ loại giấy tờ, tài liệu sách đến loại bia, hoành phi, câu đối, hiệu, áp phích, băng ghi âm, vẽ…đều coi văn - Theo nghĩa hẹp văn hiểu tài liệu, giấy tờ sử dụng hoạt động quan, đoàn thể, tổ chức xã hội Trên thực tế văn hiểu theo nghĩa phổ biến Tóm lại văn nói chung phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Tuy theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội quản lý nhà nước mà văn có hình thức nội dung khác  phân loại văn : Văn có loại phổ biến sau: - Văn quản lý: - Văn pháp luật Căn vào nội dung, phạm vi tác động tính chất pháp lý văn pháp luật chia thành hai loại : Văn quy phạm pháp luật Văn áp dụng quy phạm pháp luật - Văn hành thơng thường: Câu hỏi 1.6: khái niệm báo cáo trình bày phương pháp viết báo cáo?  Khái niệm báo cáo: Báo cáo hình thức văn nhằm phản ánh hoạt động quản lý lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để đánh giá kết hoạt động phong trào, vấn đề, vụ việc… từ dó rút học kinh nghiệm, vấn đề cần kiến nghị, bổ sung cho chủ trương, sách  Phương pháp viết báo cáo Ngồi phần tiêu đề, tên quan, tên báo cáo…phần nội dung báo cáo thường gồm.: + Phần mở đầu: Có thể nêu nhiệm vụ chức quan đơn vị Đồng thời nêu diều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực nhiệm vụ + Phần nội dung thường gồm: Đánh giá tình hình mơ tả việc tượng xảy + Phần kết luận: nêu phương hướng, nhiệm vụ để tiếp tục giải quyết, biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp vấn đề có liên quan Câu hỏi 1.7: khái niệm công văn trinh bày phương pháp soạn thảo công văn  Khái niệm công văn: Công văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Đây phương tiện giao tiếp thức quan nhà nước với cấp trên, cấp với công dân  Phương pháp viết công văn : kết cấu gồm phần Phần I Viện dẫn vấn đề Phần cần nêu rõ lý viết cơng văn, giới thiệu tổng qt nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề nêu Phần II Nội dung cơng văn Phần nhằm giải vấn đề nêu Tùy theo loại công văn mà lựa chọn cách viết Văn phong phải phù hợp với thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho quan điểm dựa theo ngun tắc: + Cơng văn đề nghị phải nêu lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Cơng văn từ chối cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, có động viên an ủi + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu cơng việc khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn tiếp thu ý kiến phê bình dù sai phải mềm dẻo, kiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng vằng kiện thật khách quan có đề nghị xác minh kiểm tra… Phần III Kết thúc: Phần chủ yếu nhấn mạnh chủ đề, xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) Nếu cơng văn đề nghị cần viết thêm lời cảm ơn chân thành để tỏ rõ lịch Câu hỏi 1.8: trình bày khái niệm hợp đồng kinh tế? khj trình bày hợp đồng kinh tế cần ý gì?  Khái niệm hợp đồng kinh tế: Hợp đồng kinh tế thỏa thuận văn bản, tài liệu giao dịch bên ký kết việc thực công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với qui định rõ ràng quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế họach  Những ý trình bày hợp đồng kinh tế - Hình thức hợp đồng kinh tế: ký kết văn tài liệu giao dịch - Ngôn ngữ dùng hợp đồng: + Trong văn hợp đồng không tùy tiện ghép chữ, ghép tiếng, không tùy tiện thay đổi từ ngữ, pháp lý +Trong văn hợp đồng không dùng thừa từ, không tùy tiện dùng chữ: v.v dấu + Văn phạm văn hợp đồng phải nghiêm túc, dứt khóat + Văn phạm hợp đồng phải rõ ràng, ngắn gọn đủ ý + Chọn ngôn ngữ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế + Định nghĩa khái niệm hợp đồng B – LOẠI CÂU HỎI ĐIỂM Câu hỏi 2.1: cho biết chức quản trị văn phòng? Lấy ví dụ minh họa?  Các chức quản trị văn phòng: a.Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao b.Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch c.Chức hậu cần Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng  Ví dụ minh họa : Câu hỏi 2.2: trình bày nhiệm vụ văn phòng? Từ chức trên, văn phòng phải thực nhiệm vụ cụ thể sau: -Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần lãnh đạo -Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin : Hoạt động quan đơn vị cần phải có thông tin Thông tin để lãnh đạo đưa định kịp thời, xác Thơng tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác -Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo điều hành lãnh đạo -Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận -Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thẩm quyền, quy định nhà nước -Tổ chức cơng tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi khánh tiết quan -Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, giúp lãnh đạo trì, phát triển mối quan hệ với quan ngành địa phương -Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phịng -Lập kế hoạch dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, q (nếu quan khơng có phận tài chun trách) Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước theo định thủ trưởng quan -Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an tồn quan Phối hợp với cơng đồn, tổ chức cơng tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán nhân viên quan Trên nhiệm vụ chủ yếu văn phòng quan, đơn vị nói chung Tùy điều kiện cụ thể đặc điểm, tính chất hoạt động quan, đơn vị mà văn phịng thêm, bớt số nhiệm vụ cho phù hợp Câu hỏi 2.3: hành văn phịng tập trung theo địa bàn, theo chức gì? Hãy trình bày ưu nhược điểm hình thức trên? - Văn phịng tập trung theo địa bàn: Các hoạt động hồ sơ, văn thư phải tập trung vào địa điểm phịng hành chính, quyền quản lý nhà quản trị hành Ưu điểm: Dễ bố trí xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ trung trang thiết bị đơn giản thủ tục Nhược điểm: Khó chun mơn hố, cơng việc thiếu xác thiếu quan tâm đến tầm quan trọng loại công việc Trì trệ chuyển giao cơng việc - Văn phòng tập trung theo chức năng: Các hoạt động hành đặt địa điểm phận chun mơn phải đặt quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá giám sát nhà quản trị hành Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên tham mưu ( cố vấn) cho nhà quản trị hành hoạt động hành văn phịng cho phận chun mơn Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ thủ trưởng nghĩa lấn quyền cấp quản trị chuyên môn Câu hỏi 2.4: cần thiết phải quản trị thời gian? Cho biets nguyên nhân làm thời gian? Nêu biện pháp quản trị thời gian?  Sự cần thiết phải quản trị thời gian: Quản trị thời gian tiến trình hoạch định, tổ chức kiểm sốt việc sử dụng quỹ thời gian vơ giá cách có hiệu Phần lớn nhà quản trị coi thời gian thứ tài sản Hơn nữa, thứ tài sản có khơng hai Người ta khơng thể tích lũy tích trữ nhiên liệu Dù muốn hay khơng phải tiêu dùng nó, với tốc độ sáu mươi giây phút Người ta khơng bắt chạy hay bắt nghỉ máy được, khơng thể thay thay người Và người ta khơng thể thu hồi lại Chaphin Tyler có nói: “Thời gian nhân tố khơng suy suyển không co giãn sống chúng ta” Nhưng lại định phương thức sử dụng Cũng tài sản, thời gian kiểm sốt có hiệu khơng kiểm sốt Các Mác nhìn nhận vấn đề sau: “ Tất vấn đề suy cho vấn đề tiết kiệm thời gian:, Lê Nin nói: “ Tranh thủ thời gian tranh thủ tất cả” Theo Peter Drucker, tác giả quản trị cố vấn kinh doanh nhận xét: “ Thời gian thứ có loại tài sản khơng kiểm sốt khơng kiểm sốt cả” Cịn theo tạp chí Tuần kinh doanh ( Mỹ) cho rằng: “ Chính thời gian khơng phải tiền bạc tài sản quí xí nghiệp Xí nghiệp biết giao cho nhân viên trách nhiệm giúp đỡ giám đốc xí nghiệp biết sử dụng thời gian cách tốt  nguyên nhân làm thời gian Trong trình làm việc, thời gian nguyên nhân sau: - Các gọi điện thoại - Các thăm viếng xã giao, tiếp khách - Các câu hỏi nhân viên - Đọc trả lời thư tín - Các họp kéo dài - Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn - Đọc tài liệu chậm, phương pháp đọc nhanh - Khung cảnh văn phịng làm việc gây chia trí lo Tính theo hiệu thì: thời gian làm việc khơng bị gián đoạn có giá trị thời gian làm việc bị gián đoạn  Các biện pháp quản trị thời gian - Các công cụ hoạch định thời gian biểu - Tiết kiệm thời gian thư tín - Tiết kiệm thời gian cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm - Tiết kiệm thời gian phương pháp đọc nhanh - Tiết kiệm thời gian tiếp khách - Tiết kiệm thời gian gọi trả lời điện thoại - Tiết kiệm thời gian hội họp - Sắp xếp chỗ làm việc khoa học Câu hỏi 2.5: cho biết công cụ hoạch định thời gian biểu? cho biết biện pháp tiết kiệm thời gian a Các công cụ hoạch định thời gian biểu - Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày: Lịch thời gian biểu công tác (time schedule) phương tiện để lập kế hoạch giúp cho việc quản trị thời gian cách có hiệu - Sổ tay, nhật ký lịch để bàn :Sổ tay, nhật ký lịch để bàn cơng cụ giúp ích cho ghi nhớ cơng việc phải làm Có lời khuyên: - Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc - Xếp vấn đề quan trọng lên hàng đầu đánh số khơng phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên mà theo lúc thực tốt - Đừng lúc để bị lôi theo ý muốn giải việc nhỏ trước, đường dọn sẵn để đến thất vọng - Loại khỏi kế hoạch bạn tất việc phân cơng cho người khác - Bìa hồ sơ thẻ hồ sơ nhật ký: cơng cụ hữu ích cho nhà quản trị thư ký ghi chép việc cần phải làm ngày tháng Những việc ghi chép cách vắn tắt phiếu nhỏ  Phương pháp tiết kiệm thời gian Câu hỏi 2.6: cho biết yêu cầu quy trình tổ chức cơng tác thơng tin nghiệp vụ văn phịng? a u cầu: - Thơng tin phải phù hợp: đảm bảo phù hợp với yêu cầu thu thập, phục vụ cho công tác quản lý tổ chức - Thơng tin phải xác: giúp nhà quản lý định có lợi cho tổ chức - Thông tin phải đầy đủ: mô tỏ trọn vẹn vật, tượng, q trình - Thơng tin phải kịp thời: thong tin hok kịp thời hok có giá trị - Thơng tin phải có tính hệ thống tổng hợp: giúp cho nhân viên văn phịng tiết kiệm thời gian chi phí - Thơng tin đơn giản, dễ hiểu: - Thông tin đảm bảo yêu cầu bí mật: tài liệu theo quy định Nhà nc - Thông tin đảm bảo hiệu b Quy trình tổ chức cơng tác thơng tin Cơng tác thơng tin nghiệp vụ văn phịng thực thông qua bước sau đây: Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin quan doanh nghiệp : Bước 2: Xây dựng tổ chức nguồn thông tin Bước 3: Thu thập thông tin Bước 4: Phân tích, xử lý thơng tin Bước 5: Lưu trữ, bảo quản thơng tin Câu hỏi 2.7: trình bày nội dung công việc xếp chuẩn bị cho chuyến công tác? Kế họach chuyến bao gồm họat động sau đây:  Xây dựng chương trình cho chuyến cơng tác: xđ mục đích chuyến đi; nội dung chuyến đi; số lượng người tham gia, địa điểm đến; phương tiện lại; lịch trình cơng tác; gặp gỡ trao đổi tọa đàm  Giải thủ tục giấy tờ: giấy tờ cần thiết giấy giới thiệu công tác, giấy đường, giấy phép xuất cảnh, CMTND, giấy tờ khác chức danh khoa học, trị  Chuẩn bị phương tiện lại cho đòan : tùy theo địa điểm thời gian công tác mà lựa chọn phương tiện cho phù hợp tiết kiệm  Liên hệ với nơi đòan đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ làm việc cho địan: thứ ký phải thơng báo cho đồn đến cơng tác để thơng báo nội dung, hẹn ngày làm việc đăng ký nơi ăn  Chuẩn bị tài liệu chuyên môn phương tiện nghe nhìn: tài liệu liên quan đến lĩnh vực chun mơn  Chuẩn bị kinh phí: dự trù tiền ăn ở, tàu xe, máy bay  Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm nhà : lên lịch lại hẹn cho phù hợp với thời gian cơng tác  Kiểm tra chuyến phút chót: vé máy bay, tàu thủy; xác nhận đk khách sạn bên đặt chỗ; visa, ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng Câu hỏi 2.8: hoạt động lễ tân? Các cách phân loại lễ tân? Vai trò cua hoạt động lễ tân Khái niệm lễ tân Lễ tân hiểu cách cung tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc đối tác, tổ chức, cá nhân nội nước nước Lễ tân hoạt động diễn lĩnh vực đời sống xã hội quốc gia trị, kinh tế, quốc phịng, văn hóa xã hội Phân loại lễ tân Lễ tân ngoại giao: Là phận lễ tân nhà nước, hoạt động đối ngoại quốc gia thực sở tôn trọng tập quán quốc gia quy định thông lệ quốc tế Lễ tân nội đất nước: Là tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi tổ chức, cá nhân trrong nội quốc gia Lễ tân kinh doanh: Là hoạt động diễn rap trình tiếp xúc trao đổi tổ chức, đơn vị kinh doanh nước Vai trị lễ tân Lễ tân cơng việc khơng thể thiếu công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động quan, giao dịch với khách hàng Tổ chức tốt công tác lễ tân tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách Lễ tân công cụ quan trọng cần thiết thiếu hoạt động đối ngoại Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động đối ngoại, chí ảnh hưởng tới quan hệ quốc gia Hoạt động lễ tân, lễ tân ngoại giao vừa cơng cụ trị hoạt động đối ngoại nhà nước, vừa phương tiện thực cụ thể hóa nguyên tắc luật pháp quốc tế quốc gia Thông qua hoạt động lễ tân, quyền tự bình đẳng quốc gia, đối tác bảo đảm không phân biệt kẻ mạnh hay yếu, nước lớn hay nước nhỏ… C – LOẠI CÂU HỎI ĐIỂM Câu hỏi 3.1 : a Trình bày trình tự cơng việc đón khách quan, doanh nghiệp b • Chào hỏi khách • Bày tỏ quan tâm • Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm khách • Khơng nên ngắt qng hay kết thúc sớm đàm thoại cấp • Phịng đợi • Thường trực nơi làm việc • Ghi biên buổi bàn bạc Trình bày nội dung công việc tổ chức tiếp khách quan, doanh nghiệp  Đặt chương trình cho buổi xin hẹn Khi khách hàng xin tiếp kiến xin hẹn, phải cếp cách khoa học Ở vài doanh nghiệp, giám đốc không tiếp khách không xin hẹn trước Như vậy, thư ký giám đốc phải thông quỹ thời gian dành cho việc tiếp khách  Thu xếp buổi hẹn Khách dùng nhiều phương tiện khác để xin hẹn Có người đến tận nơi để xin hẹn, có người xin hẹn qua điện thoại có người gửi thư xin hẹn… Nếu khách đến tận văn phòng xin hẹn, bạn ghi vào sổ tiếp khách ngày buổi tiếp kiến để khách an tâm Nếu khách xin hẹn điện thoại, e.mail… khách phải cho bạn biết đầy đủ chi tiếp buổi hẹn Nhiệm vụ bạn thu xếp hẹn trả lời thư xin hẹn, bạn phải trình bày đủ thông tin buổi hẹn  Cách thức ghi buổi xin hẹn Phải ghi chép đầy đủ họ, tên, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ, ngày cho buổi hẹn, tên người mà khách cần gặp  Huỷ bỏ hẹn Trong số trường hợp, lý đặc biệt, thủ trưởng quan (hoặc không kịp) thực buổi tiếp khách hẹn người thư ký phải giúp thủ trưởng huỷ bỏ hẹn Về nguyên tắc, người thư ký phải báo sớm khách biết, tránh gây khó khăn, phiền hà cho khách Trường hợp đến phút chót khách đến quan biết phải huỷ bỏ hẹn, người thư ký phải khéo léo, tế nhị xin lỗi khách, trình bày để khách hiểu thông cảm lý hẹn bị huỷ bỏ Trường hợp khách định xin gặp thủ trưởng người thư ký phải thu xếp buổi hẹn khác  Phương cách từ chối xin hẹn Khi cần phải từ chối, bạn nên khéo léo, tế nhị trình bày cachs ngắn gọn lý từ chối hẹn để nhận thông cảm Trường hợp khách định xin hẹn, bạn đề nghị khách viết lại thư xin hẹn nêu lý cụ thể Thư ký phải tuỳ hoàn cảnh mà ứng xử khéo léo, tuyệt đối tránh gây không căng thẳng hay hiều lầm khách Tiết kiệm thời gian quan, đơn vị Là thư ký, hay tiếp tân, trợ lý, bạn phải tiếp kiệm thời gian cho cấp cách cung cấp thông tin cho khách phạm vi quyền hạn mình, đừng cấp phải tiếp khách để cung cấp thơng tin mà bạn, phận phịng ban khác giải Câu hỏi 3.2 a Trình bày cách thức lập giấy mời lập danh sách khách mời hoạt động lễ tân hội nghị  Cách thức lập giấy mời nguyên tắc chủ yếu tổ chức hoạt động máy nhà nước, quyền nghĩa vụ công dân… - Nghị quyết: ban hành để định kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội đất nước, định sách tài chính, ngân sách quốc gia, định sách đối ngoại, an ninh quốc phòng phê chuẩn điều ước quốc tế… b Văn Uỷ ban thường vụ quốc hội - Pháp lệnh: văn đặt quy phạm nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội quan trọng chưa ổn định quan hệ xã hội chưa luật điều chỉnh Sau thời gian thực trình Quốc hội xem xét định ban hành thành luật - Nghị quyết: ban hành để giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh; giám sát việc thi hành hiến pháp, văn quy phạm pháp luật Quốc hội Uỷ ban thường vụ quốc hội; giám sát hoạt động Chính phủ Tịa án nhân dân tối cao, giám sát hướng dẫn hoạt động Hội đồng nhân dân định vấn đề thuộc thẩm quyền Uỷ van thường vụ quốc hội c Văn Chủ tịch nước - Lệnh: dùng để công bố Hiến pháp, pháp luật, pháp lệnh để tổng động viên động viên cục bộ, để ban bố trình trạng khẩn cấp nước địa phương - Quyết định: dùng để giải cơng việc cụ thể thuộc thẩm quyền : bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phó thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng thành viên khác Chính phủ: Phó Chánh án tịa án nhân dân tối cao, Phó Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, phong hàm phong cấp sỹ quan cấp cao lực lượng vũ trang nhân dân, d Văn Hội đồng nhân dân cấp - Nghị Hội đồng nhân dân: nhằm đưa chủ trương, biện pháp thực văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp địa phương theo hướng dẫn Chính phủ; sơ trường hợp Hội đồng nhân dân định vấn dề cấp bách địa phương văn cấp chưa quy định như; quy định hành vi vi phạm hành quan nhà nước; giải công việc cụ thể thuộc thẩm quyền Hội đồng nhân dân hủy bỏ định sai trái Hội đồng nhân dân cấp dưới, phê chuẩn kế hoạch hoạt động UBND cấp Văn quan quản lý hành nhà nước a Văn Chính phủ - Nghị quyết: nhằm đề chủ trương sách lớn xây dựng kiện tồn máy hành nhà nước từ trung ương đến sở; bảo đảm thực Hiến pháp pháp luật quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân; thực sách xã hội dân tộc tơn giáo, củng cố tăng cường quốc phòng an ninh; phê duyệt điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền Chính phủ - Nghi định: quy định chi tiết thi hành luật, nghị Quốc hội, pháp lệnh nghị Uỷ ban thường vụ quốc hội; lệnh, định Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức máy Bộ, quan ngang Bộ quan thuộc Chính phủ b Văn Thủ tướng phủ - Quyết định: ban hành để định chủ trương, biện pháp lãnh đạo điều hành hoạt động Chính phủ hệ thống hành nhà nước từ trung ương đến sở Quy định chế độ làm việc thành viên Chính phủ, Chủ tịch UBND tỉnh - thành phố trực thuộc TƯ vấn đề khác thuộc thẩm quyền Thủ tướng phủ - Chỉ thị quy định biện pháp đạo, phối hợp hoạt động thành viên phủ, đôn đốc kiểm tra hoạt động Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, UNBD cấp việc thực chủ trương sách pháp luật caa nhà nước, định Chỉnh phủ c Văn Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ - Quyết định: quy đinh tổ chức hoạt động quan, đơn vị trực thuộc; quy định tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm định mức kinh tế kỹ thuật ngành, lĩnh vực phụ trách vấn đề thuộc Chính phủ giao - Chỉ thị: quy định biện pháp để đạo, đôn đốc, phối hợp kiểm tra hoạt động quan, đơn vị thuộc ngành, lĩnh vực phụ trách việc thự văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp quan - Thơng tư: ban hành dể hướng dẫn thực quy định luật, nghị Quốc hội; pháp lệnh nghị ủy ban thường vụ quốc hội; lệnh, định Chủ tịch nước; nghị quyết, nghị định Chính phủ; định; thị thủ tướng phủ giao thuộc phạm vi quản lý ngành, lĩnh vực thụ trách d Văn Uỷ ban nhân dân cấp - Quyết định UBND : dùng để quy đinh chủ trương, biện phá cụ thể thực văn cảu quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp mình; giải công việc cụ thể thuộc thẩm quyền UBND : tổ chức thực kiểm tra quan, công dân việc chấp hành pháp luật; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán viên chức giữ chức vụ thuộc thẩm quyền UBND - Chỉ thị UBND: dùng để truyền đạt đạo thực chủ trưong, sách cấp trên, nghị Hội đồng nhân dân địn vcủa UBND cấp - Chủ tịch UBND có quyền loại văn : Quyết định, Chỉ thị B – CÂU HỎI LOẠI ĐIỂM Câu hỏi 4.1 a Văn hành gồm loại - Cơng văn : Cơng văn hành ban hành để giải công việc quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức xã hội công dân: - Công điện : Cơng điện hình thức đặc biệt công văn dùng để truyền đạt mệnh lệnh thông tin trường hợp khẩn cấp - Kế hoạch : Là văn vản trình bày kiện, kế hoạch thực nhiệm vụ công tác quan, đơn vị thời gian định - Tờ trình : Là văn đề xuất với cấp vấn đề xin cấp phê duyệt phương án cơng tác, sách, chế độ đề nghị thay đổi, bổ sung, bãi bỏ văn khơng cịn phù hợp Tờ trình phải có tính thuyết phục cao - Thơng báo : Là văn để thông tin, công bố với đối tượng vấn đề ... chức văn phòng: Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn phòng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phòng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan mà cấu tổ chức văn phòng. .. thức tập trung: + Văn phòng tập trung theo địa bàn: Các hoạt động hồ sơ, văn thư phải tập trung vào địa điểm phịng hành chính, quyền quản lý nhà quản trị hành + Văn phòng tập trung theo chức năng:... cơng văn Phần nhằm giải vấn đề nêu Tùy theo loại công văn mà lựa chọn cách viết Văn phong phải phù hợp với thể loại cơng văn, có lập luận chặt chẽ cho quan điểm dựa theo nguyên tắc: + Công văn đề