Câu hỏi 4.5
a. Khái niệm hồ sơ và công tác lập hồ sơ? Cho biết vai trò của công tác lập hồ sơ?
Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ
- Hồ sơ là một văn bản, một tập hợp các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong qúa trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan, một cá nhân.
- Công tác lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu thành từng vấn đề, từng vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công việc trước mắt và nghiên cứu sau này.
- Để lập hồ sơ người ta phải căn cứ vào một số đặc điểm giống nhau của văn bản như: đặc trưng về vấn đề, về tên gọi, tác giả, địa chỉ, thời gian…Các đặc điểm đó là căn cứ để hình thành các loại hồ sơ. Có thể chia thành các loại hồ sơ chủ yếu:
• Hồ sơ công việc: Là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc…
• Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản pháp quy có liên quan về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày.
• Hồ sơ nhân sự: Toàn bộ các tài liệu có liên quan đến một người nào đó. • Hồ sơ trình duyệt ký
Vai trò lập hồ sơ :
- Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác giải quyết quản lý văn bản (Công tác văn thư) và là khâu then chốt của công tác lưu trữ. Đây là công việc cần thiết vì:
• Giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công việc.
• Quản lý chặt chẽ, giữ gìn công văn giấy tờ (tránh lập hồ sơ trùng lặp, tránh bỏ sót văn bản hoặc lưu giữ văn bản giấy tờ không cần thiết).
• Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan. • Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu.
b. Trình bày nội dung của công tác lập hồ sơ? Hãy cho biết các yêu cầu đảm bảo khi lập hồ sơ. khi lập hồ sơ.
Các yêu cầu cần bảo đảm
Công tác lập hồ sơ phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
- Phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị cơ quan và những công tác trọng tâm của cơ quan đó.
- Các văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là văn bản chính, có đầy đủ thể thức và là bằng chứng xác thực về những sự việc trong hồ sơ.
- Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ lôgic với nhau về một vấn dề, một sự việc hoặc về một người.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
Nội dung công tác lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ của cơ quan, đơn vị gồm các công việc chủ yếu sau:
Lập danh mục hồ sơ :
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm có kèm theo chỉ dẫn thời gian và được duyệt theo một chế độ nhất định.
Có hai loại danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ tổng hợp, là danh mục hồ sơ dùng chung cho cả cơ quan và danh mục hồ sơ theo đơn vị, thổ chức để dùng riêng cho từng đơn vị tổ chức.
Lập hồ sơ được tiến hành quan các bước:
Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ (tổng hợp hoặc theo đơn vị tổ chức)
Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ : theo vấn đề và theo đơn vị tổ chức
Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ phải rõ ràng, ngắn gọn và phản ánh khái quát nội dung hồ sơ làm cơ sở cho việc chọn lựa tài liệu đưa vào hò sơ.
Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ :Các đề mục lớn nhỏ của từng hồ sơ trong danh mục đều phải có số, ký hiệu để xác định vụ trí của chúng nhằm thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng. Ký hiệu hồ sơ thường có hai phần: phần chữ và phần hồ sơ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 5: Phân công người lập hồ sơ
Bước 6: Xác đinh thời hạn bảo quản hồ sơ : năm bảo quản, thời hạn bảo quản
Công tác lập hồ sơ
Nội dung công việc lập hồ sơ tùy thuộc vào từng loại hồ sơ. Trong hoạt động của cơ quan, đơn vị thông thường phải lập các loại hồ sơ sau:
* Hồ sơ công việc : Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quản lý về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng này
* Hồ sơ nhân sự : Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và công tác của mỗi cán bộ, công chức của cơ quan. Bao gồm các tài liệu sau : bản lý lich tự thuật, quyết định tuyển dụng, bản kiểm điểm, nhận xét, các đơn thư khiếu nại, các giấy tờ khác liên quan.
* Hồ sơ trình duyệt : Hồ sơ trình duyệt là tập các văn bản dự thảo và các văn bản có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn. Hồ sơ này thường có hai phần:
Phần I: Những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt
Phần II: Dự thảo văn bản cần duyệt và các văn bản có liên quan (Bản thuyết minh, các phụ lục)
Câu hỏi 4.6:
a. Thế nào là xác định giá trị tài liệu lưu trữ? Cho biết các công cụ thông kê tài liệu lưu trữ lưu trữ
Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan theo giá trị về mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác của tài liệu từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho lưu trữ nhà nước.
Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản. Đây là mục đích chủ yếu, xác định những tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiêu huỷ.
Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ
b. Trình bày những nguyên tắc và tiêu chuẩn xđ giá trị tài liệu.
Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu :
- Nguyên tắc lịch sử: Việc xác dịnh giá trị tài liệu lưu trữ phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử sản sinh ra tài liệu đó, phải giữ được nhưng tài liệu phản ánh sự kiện lịch sử quan trọng của đất nước.
- Nguyên tắc chính trị: Nguyên tắc này đòi hỏi khi đánh giá phải xác định được bản chất giai cấp của tài liệu, nhất là tài liệu của kẻ địch cần xác định được giá trị của các tài liệu đó và sử dụng chúng để phục vụ cho đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước.
- Nguyên tắc tổng hợp và toàn diện: Nguyên tắc này đòi hỏi:
+ Xác định giá trị tài liệu trên các mặt: nội dung, hình thức, giá trị ngôn ngữ.
+ Phải căn cứ vào nhu cầu của các lĩnh vực: chính trị, quân sự, y tế, văn hoá, giáo dục, xã hội, khoa học - kỹ thuật.
+ Phải dựa trên lợi ích của nhiều người, nhiều cơ quan, nhiều địa phương, nhiều ngành.
Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Tiêu chuẩn nội dung : Nội dung là toàn bộ những vấn đề, sự kiện, hiện tượng, sự vật hoặc cá nhaâ được ghi trong tài liệu.
Tài liệu của các cơ quan thường bao gồm các loại:
- Loại thứ nhất: Phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động chủ yếu của cơ quan (tài liệu về việc thành lập, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch…) loại này bảo quản vĩnh viễn.
- Loại thứ hai: Các tài liệu có tính chất giao dịch thông thường, các tài liệu về quản trị. Thời hạn bảo quản của tài liệu này không đều, có loại lâu, có loại nhanh.
- Loại thứ ba: Tài liệu về nhân sự: có giá trị tra cứu, các tài liệu nhân sự được bảo quản chủ yếu lưu trữ cơ quan.
Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông
Đơn vị hình thành phông là những cơ quan hoặc cá nhân mà trong hoạt động của nó, tài liệu được hình thành căn cứ vào tiêu chuẩn này nhằm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xác định xem cơ quan ấy có phải là nguồn thu của lưu trữ hay không?
- Là căn cứ để lập bảng kê danh sách những cơ quan có tài liệu quan trọng cần phải thu thập để nộp lưu trữ nhà nước.
Tiêu chuẩn tác giả
Tác giả là tên cơ quan, đơn vị làm ra tài liệu. Trong phông của cơ quan có tài liệu của nhiều tác giả khác nhau. Dựa vào tiêu chuẩn này có thể nắm được danh sách cơ quan có ý nghĩa lịch sử quan trọng, phải thu thập tài liệu vào lưu trữ nhà nước.
Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin
Tính lặp lại của thông tin thể hiện ở sự lặp lại nội dung của tài liệu này trong tài liệu khác (ở các mức độ khác nhau). Tài liệu có thông tin lặp lại có thể có ở một cơ quan hoặc tất cả các cơ quan thuộc một ngành hoặc một hệ thống chủ quản.
Các tiêu chuẩn khác:
Ngoài các tiêu chuẩn trên còn căn cứ vào các tiêu chuẩn khác như: Sự kiện, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh tài liệu của phông lưu trữ, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, đặc điểm về chữ viết, ngôn ngữ, nghệ thuật…
Câu hỏi 4.7 :
a. Cho biết các phân loại hội nghị? Lấy ví dụ minh họa
b. Trình bày các bước công việc hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức?
1. Giai đọan chuẩn bị
Trách nhiệm của lãnh đạo: trả lời 5 câu hỏi sau:
- Xác định mục tiêu của cuộc họp (trả lời câu hỏi Why?) - Xác định những nội dung cần phải giải quyết (What?) - Xác định thành phần tham dự (Who?)
- Xác định ngày tháng và thời gian tiến hành cuộc họp (When?) - Xác định địa điểm cuộc họp (Where?)
Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: chương trình nghị sự, xét duyệt người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị...
Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức