HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

1. Mục đích 2. Phạm vi 3. Tài liệu viện dẫn 4. Định nghĩaViết tắt 5. Nội dung quy trình 6. Hồ sơ lưu 7. Phụ lục 1. Mục đích: Thống nhất quy trình vận hành văn phòng điện tử trong công tác quản lý văn bản đi nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử. 2. Phạm vi: Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

CỤC LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Ký mã hiệu: QTTTLTLS Lần ban hành: 01 Trách nhiệm Họ tên Chữ ký Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Phạm Nguyễn Liên Chi Bùi Xuân Thy Trương Văn Kính Chức vụ Chuyên viên Chánh Văn phòng MỤC LỤC Giám đốc Trang: / Mục đích Phạm vi Tài liệu viện dẫn Định nghĩa/Viết tắt Nội dung quy trình Hồ sơ lưu Phụ lục 3 3 Trang: / Mục đích: Thống quy trình vận hành văn phịng điện tử cơng tác quản lý văn nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Lưu trữ lịch sử Phạm vi: Áp dụng hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tài liệu viện dẫn: Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ “ Về công tác văn thư”; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Định nghĩa/ Viết tắt: 4.1 Định nghĩa Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành 4.2 Viết tắt VB: Văn CB: Cán Trang: / Nội dung quy trình: 5.1 Lưu đồ Bộ phận chun mơn cá nhân thực Lưu đồ Công chức chuyên môn D ự thảo VB Trưởng phòng chức Ki ểm tranội dung, thể thức kỹ thuật rtình bày, có bổ sung, sửa đổi Công chức chuyên môn Sau lãnh đạo phòng chức đồng ý VB đ ã hồn chỉnh  In, trình Trưởng phịng chức ký tắt vào VB (giấy) Công chức phụ trách văn Ghi Ki ểm trahình thức, thể thức, kỹ thuật rtình bày đề nghị điều chỉnh, sửa đổi Trình lãnh đạo Sở ký duyệt VB (giấy) Lãnh đạo Sở Lãnh đạo Sở ký duyệt Nếu chưa chấp thuận nội dung, hình thức,… gửi lại phịng chức điềuchỉnh Công chức phụ trách văn Phát hành VB Trang: / 5.2 Nội dung chi tiết Người thực Cơng chức chun mơn Trưởng phịng chức Công chức chuyên môn Công chức phụ trách văn Lãnh đạo Sở Nội dung công việc Dự thảo văn Trường hợp cần thiết chuyển dự thảo văn xin ý kiến đóng góp, tiếp thu hoàn thiện dự thảo; Chuyển dự thảo văn hồn thiện cho Trưởng phịng chức xem xét; Kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi cho ý kiến chuyển cho: + Phó phịng chức (Trường hợp uỷ quyền cho phó phòng chức đạo giải quyết); + CB chuyên môn soạn thảo văn điều chỉnh lại Sau lãnh đạo phòng chức đồng ý văn mơi trường mạng hồn chỉnh  In, trình Trưởng phòng chức ký tắt vào văn (giấy) Chuyển văn hồn chỉnh đến cơng chức phụ trách văn qua môi trường mạng - Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; + Nếu chưa đạt yêu cầu hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn  Đề nghị phòng chức điều chỉnh, sửa đổi; + Nếu đạt yêu cầu hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trình lãnh đạo Sở ký duyệt; Kiểm tra văn (Cả nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày); Trường hợp khơng chấp thuận cho ý kiến chuyển lại cho Trưởng phịng chức giao chủ trì giải để đạo bổ sung, sửa đổi; Trường hợp chấp thuận ký ban hành Việc ký văn thực chữ ký điện tử (Nếu đăng ký chữ ký số cấp chứng thực chữ ký số theo quy định Luật giao dịch điện tử) Trang: / Nhận văn giấy từ lãnh đạo Sở ký để phát hành; Đăng ký văn làm thủ tục phát hành văn (giấy) bao gồm công việc: + Đóng dấu văn (Dấu quan, dấu khẩn, mật dấu khác); + Làm thủ tục chuyển phát văn (Trên phần mềm eoffice đến phòng, ban liên quan; văn giấy đến đơn vị Cơng chức phụ ngồi ngành qua đường bưu điện thư tay) + trách văn Lưu văn Văn giấy gửi đi, văn thư quan lưu lại 02 bản: 01 lập thành tập lưu văn 01 chuyển cho phịng chức chủ trì giải để lập hồ sơ công việc Văn lưu tập lưu văn phải gốc, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn công chức phụ trách văn phải xếp theo thứ tự đăng ký Hồ sơ lưu TT Văn lưu Sổ công văn đi, văn Sổ đăng ký văn Thời gian lưu Hết năm khóa sổ Văn thư lưu trữ (không 01 năm) chuyển lưu trữ Cục Trách nhiệm lưu Cán văn thư Văn phòng Trang: / PHỤ LỤC I SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI I Sổ đăng ký văn (loại thường) Số, ký Ngày hiệu văn tháng văn (1) (2) Tên loại Người trích ký yếu nội dung văn (3) (4) Nơi nhận văn Đơn vị, Số lượng Ghi người nhận lưu (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác II Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn (loại thường), phần dùng để đăng ký văn có bổ sung cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” (cột 3) Việc đăng ký văn mật thực tương tự văn (loại thường) theo hướng dẫn khoản 2, mục I Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn bản; văn độ “Tuyệt mật” ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền Trang: / ... 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Định nghĩa/ Viết tắt: 4.1 Định nghĩa Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức... vi: Áp dụng hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tài liệu viện dẫn: Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu... liệu viện dẫn Định nghĩa/Viết tắt Nội dung quy trình Hồ sơ lưu Phụ lục 3 3 Trang: / Mục đích: Thống quy trình vận hành văn phịng đi? ??n tử công tác quản lý văn nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động