BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỤC QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN NƯỚC Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY TRÌNH Quản lý văn bản và đến (Ban hành kèm theo định số 259/QĐ-TNN ngày 15 tháng 12 năm 2014 việc ban hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001: 2008 Cục Quản lý tài nguyên nước) Mục đích Quy trình quy định cách thức quản lý văn bản đến Cục Quản lý tài nguyên nước Đồng thời, quy định rõ trách nhiệm thực cá nhân liên quan bước tương ứng hoạt động quản lý công tác văn thư Phạm vi áp dụng Áp dụng hoạt động công tác quản lý văn bản Đi - Đến; hoạt động quản lý sử dụng dấu Văn phòng chịu trách nhiệm tham mưu ban Lãnh đạo Cục tổ chức thực quy trình Tài liệu viện dẫn/ sở pháp lý - Luật Lưu trữ quốc gia ngày 11/11/2011 Quốc hội; - Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28/12/2000 UBTVQH; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; - Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20/9/2012 Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành Quy chế công tác Văn thư – lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường Định nghĩa/ Viết tắt - Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cục Quản lý tài nguyên nước - LĐC: Lãnh đạo Cục - LĐP: Lãnh đạo phòng - CBVT: Cán Văn thư Lần ban hành: 01 Mã số: QT-10 1/4 Quy trình xử lý văn đến Nội dung quy trình: 5.1 Quản lý văn bản đến TT Bước Bước Bước Bước Hoạt động Tiếp nhận văn bản đến Đăng ký văn bản đến Duyệt Ghi sổ theo dõi Lần ban hành: 01 Trách nhiệm Mô tả Biểu mẫu CBVT tiếp nhận Văn bản đến theo hướng dẫn sau: - Xem nhanh qua lượt ngồi bì xem có văn bản gửi cho quan hay không, nếu không chuyển trả lại cho nhân viên Bưu điện - Sơ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, thành loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản tin, không phải vào Sổ văn bản đến Đối với văn bản gửi đến quan phải vào Sổ đăng ký văn bản đến, văn bản CBVT đến chia thành hai loại: Loại phải bóc bì loại khơng bóc bì: + Loại bóc bì vào sổ: Là văn bản ngồi bì đề tên quan Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách CBVT phải chuyển đến Lãnh đạo Cục (hoặc Phó Cục trưởng uỷ quyền nếu Cục trưởng vắng) thời gian ngắn + Loại không bóc bì mà vào sổ: văn bản gửi tên cá nhân phòng ban trực tiếp nhận - Sau bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến đăng ký văn bản vào Sổ CBVT đăng ký văn bản đến văn bản phải vào Sổ đăng ký văn bản đến (sử dụng phần mềm hỗ trợ nếu có) - Trình Lãnh đạo Cục xem xét LĐC Lãnh đạo Cục xem xét, duyệt chuyển cho phịng chun mơn (hoặc cá nhân) - CBVT có trách nhiệm ghi vào Sổ chuyển giao văn bản đến (tại phần mềm hỗ trợ nếu có) theo ý kiến phê duyệt văn bản Lãnh đạo, sau chuyển cho phịng, người có trách CBVT nhiệm giải quyết - Nếu văn bản đến cần chuyển cho nhiều phòng cá nhân, CBVT photocopy nhiều bản để gửi, phòng xử lý giữ bản gốc, phịng phối hợp xử lý giữ bản photocopy Mã số: QT-10 2/4 Quy trình xử lý văn đến Hoạt động TT Phân phối, chuyển giao văn bản Bước Trách nhiệm Mô tả Biểu mẫu CBVT có trách nhiệm: - Phân phối chuyển giao văn bản đến cho các, CBVT phòng ban chuyên mơn (có ký nhận văn bản) - Văn bản ngày phải chuyển giao ngày - Khơng để người khơng có trách nhiệm xem văn bản người khác, phòng ban khác 5.1 Quản lý văn bản Hoạt động Trách nhiệm Mô tả Giải quyết văn bản Cán bộ, chuyên viên giao trực tiếp xử lý văn bản Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm giải quyết: - Nghiên cứu mục đích, yêu cầu văn bản tài liệu tham khảo để dự thảo văn bản - Xác định số lượng văn bản (nơi nhận) (xem thêm QT.17 xử lý văn đơn vị) Bước Ký tắt LĐP Lãnh đạo phòng xem xét, ký tắt cuối văn bản Bước Ký duyệt TT Bước Vào sổ, lấy số, nhân Bước bản, đóng dấu Phát Bước hành văn bản Bước Lưu hồ sơ Biểu mẫu Sau ký tắt, văn bản trình Lãnh đạo Cục ký duyệt theo phân công Quy chế làm việc Cục Tất cả văn bản sau Lãnh đạo Cục ký, CBVT có trách nhiệm vào Sổ đăng CBVT, ký văn bản (đăng ký qua phần mềm văn cơng chức phịng nếu có), lấy số, công chức phụ trách photocopy văn bản theo số lượng nơi nhận chuyển CBVT đóng dấu LĐC CBVT CBVT có trách nhiệm gửi văn bản theo đường cơng văn CBVT cán Cán giao trực tiếp xử lý văn bản giao CBVT có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy trực tiếp xử định hành lý văn bản 5.3 Quản lý và sử dụng dấu TT Bước Hoạt động Quản lý dấu Lần ban hành: 01 Trách nhiệm Mô tả Biểu mẫu - Cán văn thư có trách trách nhiệm quản lý dấu quan Con dấu phải để tủ ngăn kéo có khóa chắn - Cán văn thư giao nhiệm vụ giữ dấu nghỉ phép, công tác, phải bàn giao dấu cho Chánh Văn phòng cán Mã số: QT-10 3/4 Quy trình xử lý văn đến TT Hoạt động Trách nhiệm Biểu mẫu Mô tả quan cử thay thế Bước Sử dụng dấu - Người giao giữ dấu đóng dấu văn bản thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn bản - Dấu đóng văn bản phải chiều, rõ ràng trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, khơng đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ - Khi đóng dấu bản phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang ngồi việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục - Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu văn thư (trường hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên bản nghiệm thu loại giấy chứng nhận ) cán văn thư phải lập Sổ theo dõi văn bản không giữ bản lưu văn thư - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Biểu mẫu Sổ công văn đến; sổ công văn theo mẫu quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hồ sơ lưu TT Văn bản lưu Sổ công văn đến Sổ cơng văn đi, bản văn bản Thời gian lưu Trách nhiệm lưu Hết năm khóa sổ Văn thư lưu trữ (không 01 năm) chuyển lưu trữ Cục Cán văn thư Văn phòng KT CỤC TRƯỞNG Lần ban hành: 01 Mã số: QT-10 4/4 .. .Quy trình xử lý văn đến Nội dung quy trình: 5.1 Quản lý văn bản đến TT Bước Bước Bước Bước Hoạt động Tiếp nhận văn bản đến Đăng ký văn bản đến Duyệt Ghi sổ theo dõi Lần... bản lưu văn thư - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Biểu mẫu Sổ cơng văn đến; sổ công văn theo mẫu quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản lý văn bản, lập... bì mà vào sổ: văn bản gửi tên cá nhân phòng ban trực tiếp nhận - Sau bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến đăng ký văn bản vào Sổ CBVT đăng ký văn bản đến văn bản