Quy trình quản lý văn bản đi và đến

Quy trình quản lý văn đến Cơng ty CP Lily thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103005811 ngày 10 tháng 11 năm 2009 Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp hoạt động lĩnh vực đầu tư Tài Phát triển Nhà Đơ thị Trong thời gian thành lập Công ty chủ yếu tập trung vào công tác làm thủ tục mắt cơng ty, sửa chữa văn phòng trụ sở Cơng ty, chuẩn bị cơng tác nhân sự, hồn thiện máy quy trình hoạt động, thủ tục pháp lý để công ty vào hoạt động Mô tả quy trình quản lý văn đến/ văn 1.1 Mục đích Hướng dẫn cán nhân viên (CBNV) Cơng ty bước thực quy trình thống quản lý văn / văn đến; Tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp thống Công ty 1.2 Phạm vi Áp dụng cho tồn Cơng ty 1.3 Quy trình quản lý công văn đến 1.3.1 Tiếp nhận văn đến - Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, Nhân viên Lễ tân/Văn thư người giao tiếp nhận công văn đến (sau gọi chung là: Nhân viên Lễ tân/Văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng phong bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), ; Đối với văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận - Nếu phát thiếu phong bì, tình trạng phong bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi phong bì phong bì có đóng dấu ''Hỏa tốc'' hẹn giờ, phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan/tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt Người giao trách nhiệm) Trong trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Trang - Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Nhân viên Lễ tân/Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, … Trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo Người giao trách nhiệm xem xét, giải 1.3.2 Phân loại sơ bộ, bóc phong bì văn đến Sau tiếp nhận, văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại khơng bóc phong bì: bao gồm phong bì văn gửi cho Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, Trưởng phận phong bì văn gửi đích danh người nhận chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với phong bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan/tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại Nhân viên Lễ tân/Văn thư bóc phong bì: bao gồm tất loại phong bì lại, trừ phong bì văn có đóng dấu ký hiệu mức độ bảo mật (phong bì văn mật); Khi thực phân loại cần lưu ý: - Những phong bì có đóng dấu “KHẨN” cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn phong bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần soát lại phong bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi phong bì với số, ký hiệu văn phong bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn phong bì với phiếu gửi Khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn/thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại phong bì đính kèm với văn để làm chứng Trang 1.3.3 Đóng dấu ''ĐẾN", ghi số ngày đến - Văn đến tất đơn vị phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định khác Cơng ty hóa đơn, chứng từ kế toán - Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu "ĐẾN"; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết); - Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu ''ĐẾN'' Đối với văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng đấu ''ĐẾN" - Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu "ĐẾN" mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết; - Dấu "ĐẾN" đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với Cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn 1.3.4 Đăng ký văn đến - Văn đến đăng ký vào Sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính; - Nhân viên Lễ tân/Văn thư sử dụng máy vi tính đế quản lý văn đến, có Sổ theo dõi văn đến để dự phòng xử lý cần thiết; - Đối với phận khác, cần sử dụng Sổ theo dõi văn đến; - Đối với Phòng Tổ chức-Hành chính, phải lập Sổ theo dõi đơn/thư khiếu nại, tố cáo cách giải Mẫu sổ theo dõi tương tự mẫu theo dõi văn đến đính kèm Quy trình này; - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng 1.4 Quy trình quản lý văn 1.4.1 Soạn thảo đánh máy văn bản: - Văn cần soạn thảo/đánh máy phận/phòng/ban phận/phòng/ban trực tiếp soạn thảo/đánh máy Trang - Đối với văn Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc Thư ký hay Phòng Tổ chức - Hành soạn thảo - Trường hợp nội dung văn dài khối lượng công việc nhiều thực phận liên quan làm Giấy đề nghị để trình Tổng giám đốc duyệt, sau chuyển cho Phòng Tổ chức - Hành thực - Đối với trường hợp đánh máy sử dụng dịch vụ ngồi chuyển cho Phòng Tổ chức - Hành thực cần đảm bảo nguyên tắc sau: a) Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; b) Nhân số lượng quy định; c) Giữ bí mật nội dung văn 1.4.2 Photo đóng dấu: - Đối với phận/phòng/ban giao đánh máy phận/phòng/ban thực việc photo tài liệu - Đối với trường hợp số lượng tài liệu cần photo lớn chuyển cho Phòng Tổ chức - Hành Phòng Thơng tin thực việc photo - Việc thực đóng dấu tài liệu/Cơng văn thực theo quy định quản lý dấu Cơng ty 1.4.3 Chuẩn bị phong bì - Tùy theo số lượng, độ dày khổ giấy để lưa chọn kích thước bì cho phù hợp - Phong bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn gửi (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để bao bì cách dễ dàng - Phong bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên - Trình bày phong bì: Phần tên Cơng ty phần người nhận phải in trực tiếp từ máy tính đánh máy giấy dán dán vào phong bì - Vào bì dán bì: Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn vào phong bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán phong bì, cần lưu ý khơng Trang để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều, mép phong bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán phong bì phải có độ kết dính cao, khó bóc 1.4.4 Chuyển phát văn đi: - Văn trước chuyển phải có chữ ký phê duyệt thị (bằng email/điện thoại) Tổng Giám đốc Trường hợp khơng thể có phê duyệt Tổng Giám đốc hình thức nêu trên, Trưởng phận/phòng/ban có văn gửi phải ký vào Sổ theo dõi cơng văn hồn toàn chịu trách nhiệm văn gửi - Tất văn chuyển phải đăng ký vào Sổ theo dõi công văn Phòng Tổ chức - Hành - Đối với trường hợp chuyển giao trực tiếp cho người nhận yêu cầu người nhận ký vào cột “Ký nhận” Sổ chuyển giao công văn - Đối với trường hợp phải giao cho nhân viên giao nhận nhân viên khác giao u cầu người ký vào Sổ giao công văn đi, đồng thời chuyển cho người Phiếu giao văn giấy tờ, sau giao xong thu hồi giấy có chữ ký lại - Chuyển phát văn qua bưu điện: Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào Sổ Khi giao phong bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào Sổ (nếu có) - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Chuyển phát văn mật: Đối với trường hợp chuyển giao văn mật, thực theo Quy chế bảo mật tài liệu Công ty 1.4.5 Theo dõi việc chuyển phát văn Nhân viên Lễ tân/Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Đối với văn mật/hỏa tốc theo yêu cầu người gửi, Nhân viên Lễ tân/Văn thư phải theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Đối với trường hợp này, Nhân viên Lễ tân/Văn thư phải ghi thêm Trang thời gian phải kiểm tra, đến thời gian phải gọi điện hỏi thăm người nhận nhận chưa Nếu sau thời gian - 8h mà người nhận chưa nhận phải báo cáo người có thẩm quyền xin ý kiến xử lý (tùy theo tình chất cấp bách văn bản) - Đối với văn có đóng dấu ''Tài liệu thu hồi'', phải theo dõi, thu hồi thời hạn Khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; - Đối với phong bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, ) mà bị trả lại phải chuyển trả cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn để kiểm tra, xác minh cần thiết; - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Người giao trách nhiệm xem xét, giải 1.4.6 Lưu Công văn: - Bản lưu văn Lễ tân/Văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn - Đối với fax phải lưu cuống fax - Đối với trường hợp gửi văn qua bưu điện nhân viên Cơng ty phải lưu kèm chứng từ chứng minh gửi xong 1.5 Quản lý công văn - Tất phận nhận Công văn giấy tờ phải lưu vào file bìa cứng, bên ngồi phải lập danh mục thơng báo đến, thơng báo - Đối với trường hợp có Cơng văn đến lưu chung file, trường hợp có nhiều Cơng văn đến từ phận khác lưu theo phận - Danh mục thông báo theo biểu mẫu kèm theo quy trình 1.6 Biểu mẫu kèm theo Sổ công văn đến mã số: HC – 09 – BM01? Trang Sổ công văn mã số: HC – 09 – BM02? Sổ chuyển giao văn bản, giấy tờ mã số: HC – 09 – BM03? Danh mục thông báo mã số: HC – 09 – BM04? Những đánh giá ưu nhược điểm quy trình 2.1 Ưu điểm: Quy trình rõ ràng, chặt chẽ, tuân thủ đầy đủ yêu cầu công tác quản lý công ty Áp dụng cho đơn vị có quy mơ lớn, mức độ nghiệp vụ cao, tần suất văn đi/ đến nhiều 2.2 Nhược điểm Không phù hợp doanh nghiệp quy mơ nhỏ, tính linh hoạt khơng cao, dẫn đến chi phí tốn Những ý kiến đề suất hồn thiện quy trình - Xây dựng phần mềm Quản lý văn tạo kho liệu máy tính để linh hoạt công tác tra cứu bảo quản liệu chia sẻ thông tin - Cần có phiếu xử lý cơng văn để tiện công tác quản lý giao việc Những loại lãng phí loại lãng phí theo mơ hình LEAN 4.1 Nguyên tắc Lean - Khả nhận dạng loại lãng phí bước loại bỏ chúng cách có hệ thống trọng tâm phương pháp Lean Các lãng phí thường diện đa dạng hình thức sau: - Sản xuất dư thừa: làm nhiều nhu cầu, sớm lúc cần thiết… - Tồn kho: dư thừa nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm… - Chờ đợi: thiếu nguyên phụ liệu, linh kiện, hướng dẫn, thông tin, chờ xét duyệt… - Vận chuyển: chuyên chở nguyên liệu từ kho đến nơi sử dụng, thông tin qua lại khâu, phòng ban… - Thao tác: tìm kiếm vật dụng, thiết bị; di chuyển thao tác không hợp lý gây mệt mỏi… - Gia công mức cần thiết so với yêu cầu khách hàng, sửa chữa hàng bị lỗi… Trang - Chất lượng: không ổn định, phế phẩm, thông tin sai lệch… - Lãng phí người: chất xám, kiến thức, kinh nghiệm nhân viên không tiếp thu, tập hợp, chia sẻ… - Đến câu hỏi đặt doanh nghiệp phải cắt giảm chi phí chống lãng phí nào? 4.2 Sơ đồ chuỗi giá trị - Khi doanh nghiệp định bắt tay vào thực Lean, bước phải thực ghi nhận lại hoạt động cụ thể xảy suốt tiến trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ Quá trình lập sơ đồ chuỗi giá trị giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy trạng hoạt động, bao gồm bước thực công việc; trình di chuyển thơng tin giấy tờ; thời gian xử lý công đoạn; tổng thời gian thực giao dịch khách hàng Sau có thơng tin để nhận lãng phí nhìn thấy hội cải tiến, doanh nghiệp thiết lập mơ hình hoạt động tương lai để cải thiện theo giai đoạn sáu tháng hay năm Mỗi doanh nghiệp lúc có nhiều sơ đồ chuỗi giá trị tùy vào tính chất đặc thù nhóm sản phẩm, dịch vụ hay nhóm đối tượng khách hàng - Trường hợp doanh nghiệp nhận thấy có nhiều vấn đề phải cải tiến thời gian nguồn lực lại có hạn, tập trung vào vấn đề đơn giản trước nhằm tạo động lực ban đầu Trong trình triển khai Lean, cấp quản lý nên gặp tuần để đánh giá tiến độ triển khai, đo lường hiệu có điều chỉnh kịp thời 4.3 Loại bỏ lãng phí - Thiết kế luồng công việc liên tục bước đệm mang tính đột phá giúp giảm thiểu lãng phí thời gian hoạt động Thời gian hồn tất cơng việc nửa so với trước nhờ loại bỏ chờ đợi công đoạn - Khi áp dụng cách trên, doanh nghiệp cần lưu ý tổ chức luồng công việc liên tục điều không đơn giản Trước hết phải tiến hành thử nghiệm thận trọng quy mơ nhỏ, sau hồn chỉnh áp dụng đại trà cho tồn cơng ty Ngồi ra, doanh nghiệp cần liên tục tổ chức đào tạo, luân chuyển phận công ty giúp cho việc phân bổ nhân viên linh hoạt, uyển chuyển Nhờ Trang hoạt động quy trình khơng bị đình trệ có nhân viên nghỉ phép, bị ốm có việc đột xuất phải vắng mặt - Có nhiều cơng cụ để sử dụng thực Lean Cho dù sử dụng công cụ nào, việc ứng dụng Lean khó đem lại kết nhanh chóng doanh nghiệp khơng biết tận dụng chất xám nhân viên Các cơng cụ khơng tự giải vấn đề doanh nghiệp, nhân viên người đưa giải pháp thực tế khả thi để cải thiện công việc mà họ làm - Trong 15 năm qua, phương pháp Lean ngày áp dụng rộng rãi từ tập đoàn lớn giới công ty nhỏ, tổ chức phi lợi nhuận bao gồm sản xuất dịch vụ ngân hàng, siêu thị bán lẻ, y tế, hành cơng… Chẳng hạn Nike Adidas đưa Lean vào nhà máy gia công giày thể thao Việt Nam cách bốn năm Theo thống kê gần có đến 50% doanh nghiệp Mỹ triển khai phần toàn phương pháp Lean để gia tăng khả cạnh tranh lợi nhuận Trang ... ban hành văn 1.3.4 Đăng ký văn đến - Văn đến đăng ký vào Sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính; - Nhân viên Lễ tân /Văn thư sử dụng máy vi tính đế quản lý văn đến, có Sổ theo dõi văn đến để... theo dõi văn đến đính kèm Quy trình này; - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ khơng thơng dụng 1.4 Quy trình quản lý văn 1.4.1... tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định khác Cơng ty hóa đơn, chứng từ kế toán - Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu "ĐẾN"; ghi số đến ngày đến (kể đến trường