Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm của công ty cổ phần kinh đô đến năm 2016 và tầm nhìn đến năm 2020

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐƠ ĐẾN NĂM 2016 VÀ TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2020 I/Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực Kinh Đô thời gian qua 1/ Giới thiệu chung Công ty cổ phần Kinh Đô tiền thân công ty TNHH Xây Dựng chế biến thực phẩm Kinh Đô, thành lập vào năm 1993 Những ngày đầu thành lập, công ty xưởng sản xuất nhỏ với diện tích khoảng 100m2 với 70 công nhân vốn đầu tư 1,4 tỷ đồng, với ngành nghề chuyên sản xuất kinh doanh bán snack – sản phẩm người tiêu dung nước lúc Năm 1994, Cơng ty tăng vốn điều lệ lên 14 tỷ đồng nhập dây chuyền sản xuất snack trị giá 750.000 USD từ Nhật Bản Thành công bánh snack Kinh Đô giá rẻ, mùi vị đặc trưng phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng nước trở thành bước đệm quan trọng cho phát triển không ngừng Công ty Kinh Đô Năm 1999, Công ty tăng vốn điều lệ lên 40 tỷ đồng, thành lập trung tâm thương mại Savico Kinh đô Quận I, TPHCM, đánh dấu bước phát triển Kinh Đô sang lĩnh vực kinh doanh khác ngồi bánh kẹo Cơng ty khai trương hệ thống Bakery đầu tiên, mở đầu cho chuỗi hệ thống cửa hàng bánh kẹo Kinh Đô từ bắc vào nam sau Năm 2002, Công ty cổ phần Kinh Đô thành lập với vốn điều lệ 150 tỷ đồng, cơng ty TNHH chế biến thực phẩm Kinh Đơ góp 50 tỷ đồng Ngày 12/12/2005, 25 triệu cổ phiếu Kinh Đơ thức giao dịch lần đầu Trung tâm GDCK TP Hồ Chí Minh Tháng 7/2006, Cơng ty cổ phần Kinh Đơ tập đồn thực phẩm Cadbury Schweppes thức ký kết thỏa thuận hợp tác kinh doanh Đây bước chuẩn bị sẵn sàng Kinh Đô Việt Nam tham gia AFTA WTO Sau 20 hoạt động phát triển, quy mô vốn quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng trưởng đến Kinh Đô dã trở thành doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam 2/ Tình hình hoạt động kinh doanh Cơng ty cổ phần Kinh Đô Kết thúc nửa đầu năm 2009, Kinh Đô đạt 532,7 tỷ doanh thu thuẩn, tăng 3,7% so với kỳ năm 2008, nhờ vào yếu tố sản lượng bán hàng tăng giá số sản phẩm tăng nhẹ Đồng thời, tỷ suất lợi nhuận gộp biên tháng đầu năm 2009 cải thiện, đạt 25,2% so với mức 23,5% tháng đầu năm 2008, chi phí nguyên vật liệu thấp Công ty đẩy mạnh sản xuất sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận cao Hoạt động kinh doanh cốt lõi Kinh Đô trì ổn định ước tính tăng trưởng mạnh năm tới Với sản phẩm bánh trung thu có tỷ suất lợi nhuận cao, theo dự đoán trở thành mặt hàng chủ lực Kinh Đô thời gian tới Cao ốc văn phòng Kinh Đơ số 141 Nguyễn Du, TP Hồ Chí Minh vừa hồn thành dự án cao ốc Hiệp Bình Phước đem lại cho Kinh Đô khoảng 200 tỷ tăng thêm từ tiền chênh lệch đánh giá lại tài sản thực Nhìn chung, tình hình sản xuất kinh doanh Kinh Đô tốt 3/ Hiện trạng Kinh Đơ thức áp dụng hệ thống quản lý phần mềm từ năm 2003, nhằm phục vụ công tác quản trị mua bán hàng quản lý sản xuất Chức phần mềm sau: Quản trị mua hàng:  Lập duyệt yêu cầu mua hàng  Hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp lập đơn đặt hàng  Ghi nhận, theo dõi kiểm soát tồn việc thực quy trình mua hàng, trả hàng cho nhà cung cấp  Theo dõi tiến độ thực đơn hàng  Theo dõi thời gian địa điểm giao hàng  Phân tích biến động giá mua qua thời kỳ  Thống kê doanh số mua hàng chi tiết theo nhóm hàng, mặt hàng, nhà cung cấp Quản trị bán hàng  Ghi nhận, theo dõi kiểm sốt tồn việc thực quy trình bán hàng, trả hàng nhà phân phối  Thiết lập sách giá bán, chiết khấu, khuyến mại  Kiểm sốt hạn mức cơng nợ cho phép bán hàng  Báo cáo doanh số bán hàng chi tiết theo mặt hàng, nhóm hang, nhà phân phối, khu vực, nhân viên kinh doanh,… Quản trị kho hàng  Ghi nhận, theo dõi kiểm sốt tồn việc thực quy trình nhập, xuất, điều khiển kho  Kiểm soát định mức hàng tồn kho  Quản lý hàng tồn kho theo mặt hàng, nhóm hàng, lơ hàng  Phân tích tuổi hàng tồn kho  Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác (bình qn gia quyền, FIFO, LIFO, thực tế đích danh,…)  Báo cáo nhập-xuất-tồn kho, sổ chi tiết vật tư thẻ kho,… Quản trị công cụ, dụng cụ tài sản cố định  Ghi nhận, theo dõi kiểm sốt tồn quy trình quản lý tài sản cố định cơng cụ, dụng cụ  Theo dõi thực tính toán khấu hao tài sản cố định  Thiết lập tiêu thức đối tượng phân bổ chi phí  Thống kê, theo dõi việc điều chuyển quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định phận  Thực kiểm soát việc phân bổ chi phí cơng cụ, dụng cụ Quản lý sản xuất:  Ghi nhận, kiểm sốt quy trình lập kế hoạch sản xuất  Hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất  Quản lý cơng thức sản xuất sản phẩm, quy trình sản xuất  Theo dõi tình hình thực kế hoạch sản xuất kiểm soát tiến độ sản xuất  Kiểm soát chất lượng từ nguyên liệu đầu vào thành phẩm nhập kho, xuất bán  Kiểm soát phân tích giá thành sản phẩm Quản trị cơng nợ phải thu, phải trả  Ghi nhận, theo dõi kiểm sốt tồn việc thực quy trình quản lý cơng nợ  Theo dõi chi tiết cơng nợ cho đối tượng, cho hóa đơn  Kiểm sốt việc thực hạn mức cơng nợ  Phân tích tuổi nợ, theo dõi tình hình thu hồi nợ, toán nợ  Lập kế hoạch thu nợ, tốn nợ  Báo cáo cơng nợ bảng cân đối phát sinh công nợ, sổ chi tiết tài khoản tiền,… Kế toán tổng hợp Ghi nhận, theo dõi định khoản kế toán Hỗ trợ thực nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển,… dạng định khoản kế toán Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo kết kinh doanh, chuyển lưu tiền tệ 4.Phân tích SWOT a/ Cơ Hội - Hệ thống sở hạ tầng công nghệ thông tin mạnh - Đội ngũ cán bộ, nhân viên CNTT có trình độ cao - Độ ngũ cán bộ, nhân viên phòng ban chức khác có khả ứng dụng CNTT thành thạo - Dữ liệu khách hàng luôn cập nhật nên khả chăm sóc khách hàng tốt b/ Điểm yếu - Sản phẩm thơng dụng nên khách hàng phải tìm hiểu qua phương tiện thơng tin - Cơ sở hạ tầng trang thiết bị lạc hậu so với doanh nghiệp nước c/ Cơ hội - Ngành công nghệ thông tin Internet có bước phát triển mạnh, đặc biệt trang mạng xã hội Cơ hội quảng bá, tìm kiếm khách hàng thị trường giới với mức tốn hấp dẫn mở cho Kinh Đơ d/ Thách thức - Công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng đòi hỏi phải có nâng cấp hệ thống thường xuyên - Dựa phát triển mạnh mẽ CNTT đối thủ cố gắng thúc đẩy thương mại điện tử 5/ So sánh với đối thủ cạnh tranh ngành Ở Việt Nam thấy Kinh Đơ có nhiều đối thủ cạnh tranh ngành sản xuất chế biến thực phẩm, đặc biệt là: Bibica, Hải Hà, Đồng Khánh Đối tượng so sánh Khả đầu tư Kinh Đô Khả lớn Hải Hà Khẳ Đồng Khánh Khả thấp lớn Độ cập nhật liệu 10 Bibica Khẳ trung bình 8 khách hàng thường xun Server Có Có Khơng Có Website Có Có Có Có Khơng Khơng Khơng 10 Đặt hàng online Có Nội dung 10 Liên kết mạng xã hội Có Có Khơng Có Facebook III/Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp phần mềm công ty cổ phần Kinh Đơ đến năm 2016 tầm nhìn đến năm 2020 1/Mục tiêu tổng qt Hồn thiện quy trình sản xuất kinh doanh, nâng cao tính kiểm sốt quy trình, thời đảm bảo tính tn thủ việc thực quy trình thơng qua hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực (ERP) Hồn thiện thơng tin quản trị thông qua hỗ trợ ERP Tiết kiệm thời gian thực tác nghiệp thông qua hỗ trợ ERP 2/Mục tiêu cụ thể Hoàn thiện quy trình mua hàng, đảm bảo hàng hóa mua theo kế hoạch mua hàng, theo phê duyệt Ban Tổng Giám đốc giá nhà cung cấp Hồn thiện quy trình bán hàng, đảm bảo hàng hóa cung cấp cho khách hàng cách tốt kiểm sốt việc thực sách bán hàng Cơng ty: sách giá, hạn mức nợ, khuyến mãi, sách thưởng… Hồn thiện quy trình cơng nợ phải thu, hồn thiện tiêu quản trị cơng nợ phải trả, đảm bảo tính xác cơng nợ đến thời điểm đồng thời cung cấp thông tin kế hoạch tốn nợ 3/Quan điểm hồn thiện cơng tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp phần mềm công ty cổ phần Kinh Đô giai đoạn 2012 đến năm 2016: Quan điểm để xây dựng giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp phần mềm sau: Các giải pháp phải phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển Công ty Các giải pháp phải phù hợp với tiêu chí đổi mới, tái cấu trúc doanh nghiệp Các giải pháp mang tính khả thi, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp Các giải pháp mang tính tổng thể, huy động tất nguồn lực doanh nghiệp nhằm hướng đến phát triển Công ty 4/Một số giải pháp đề xuất Giải pháp 1: Hoàn thiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu phần mềm Đối với việc lập kế hoạch bán hàng, ERP dựa vào số liệu khứ dự báo bán hàng (Sales Forecast), phòng kinh doanh kết hợp dự báo bán hàng với tình hình thị trường, đơn đặt hàng nhà phân phối để lập kế hoạch bán hàng nhập liệu vào hệ thống Tiếp đến, vào kế hoạch bán hàng, lượng tồn kho thành phẩm, mức tồn kho tối thiểu, hệ thống tính tốn số lượng cần sản xuất Tiếp theo, ERP kết hợp số lượng cần sản xuất với lực sản xuất máy móc, thiết bị định nghĩa kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất chi tiết thông tin sản phẩm cần sản xuất, số lượng cụ thể thời gian sản xuất Từ kế hoạch sản xuất, kết hợp với định mức nguyên vật liệu (bill of materials - BOM) sản phẩm định nghĩa, ERP tính tốn nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất Tiếp theo, ERP tiếp tục cân lượng tồn kho nguyên vật liệu, mức tồn kho tối thiểu kế hoạch nguyên vật liệu Kế hoạch nguyên vật liệu xác định cụ thể thông tin nguyên vật liệu cần mua, số lượng thời gian cần nhận hàng 10 Giải pháp 2: Hoàn thiện quản trị mua hàng phần mềm Giải pháp 3: Hoàn thiện quản trị bán hàng phần mềm 11 Giải pháp 4: Hoàn thiện quản trị kho hàng phần mềm Quản trị tồn kho theo lô (Lot) cho nguyên vật liệu, thành phẩm hàng hóa Để thực quản lý tồn kho theo lô, trước hết phải tổ chức việc xếp hàng kho phân biệt theo lơ hàng Bên cạnh đó, ERP, tất nghiệp nhập, xuất kho phải xác định nhập, xuất cho lô Hiệu việc quản lý tồn kho chi tiết theo lô sau: Đối với ngun vật liệu, biết tồn kho lơ hàng nào, ta dễ dàng biết ngày hết hạn sử dụng (Expried date) lơ hàng Đây thông tin quan trọng giúp nhân viên quản trị kho ưu tiên xuất lô hàng gần hết hạn trước Bên cạnh đó, tồn kho theo lơ giúp cung cấp thông tin thời gian lưu kho lô hàng Thời gian lưu kho lâu làm tăng chi phí bảo quản, ứ động vốn Thực tế, Kinh Đô nhiều nguyên vật liệu bị “lãng 12 qn”, đến phát có mặt hàng tồn kho đến 2, năm Do quản lý tồn kho theo lô hạn chế tình trạng Đối với thành phẩm, hàng hóa, tương tự nguyên vật liệu, biết tồn kho lô hàng nào, ta dễ dàng biết ngày hết hạn sử dụng (Expried date) lô hàng Đây thơng tin quan trọng giúp nhân viên quản trị kho ưu tiên xuất lô hàng gần hết hạn trước Ngồi ra, thơng qua việc quản lý thông tin lô hàng cho lần xuất hàng bán cho nhà phân phối, phát lô hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng, việc truy vấn lô hàng bán cho nhà phân phối thực dễ dàng, nhanh chóng Từ dễ dàng thực biện pháp xử lý thu hồi lại sản phẩm, hủy sản phẩm,… 5/Thực Ban lãnh đạo công ty cần tâm việc triển khai ERP tâm ban lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp thành công việc ứng dụng ERP Triển khai ERP đòi hỏi phối hợp tồn Cơng ty hợp tác nhiều người cương vị khác Cơng ty Do vai trò lãnh đạo việc liên kết cá nhân quan trọng mang tính định Lãnh đạo phải thường xuyên thu thập thông tin, đánh giá để nhận điểm hạn chế cần phát khắc phục trình triển khai thực ERP Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo phải ln động viên, thể quan tâm trách nhiệm việc triển khai ERP để đảm bảo thực theo mục tiêu đề Cần nâng cao tính chủ động đội ngũ quản lý việc đề xuất giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng ERP Cần tổ chức tập huấn đào tạọ nhằm nâng cao lực cho đội ngũ nhân viên thực ERP 13 KẾT LUẬN Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt nay, thực công tác quản trị phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm nâng cao lực cạnh tranh điều cần thiết cho doanh nghiệp Qua nội dung Phân tích, hệ thống hóa nội dung thực trạng ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực Công Ty Cổ Phần Kinh Đô Các vấn đề hiệu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp việc nâng cao hiệu quản lý bao gồm: Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ; Kiểm sốt quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp; Hoàn thiện thơng quản trị (tính kịp thời, tính xác); Tiết kiệm thời gian thực tác nghiệp hoạt động kinh doanh Điều khơng có ý nghĩa cho Cơng Ty Cổ Phần Kinh Đơ mà có ý nghĩa cho nhiều doanh nghiệp khác Trong thời gian tới Cơng ty Kinh cần có chiến lược đầu tư nhân lực vật lực có giải pháp hữu hiệu để hoàn thiện nâng cấp phần mềm ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quản lý đưa Công ty cổ phần kinh đô ngày không ngừng phát triển / Tài liệu tham khảo 2, Management information systems –Raymond McLeod, George P.Schell 3, Công ty cổ phần Kinh Đô: http://www.kinhdo.vn/ http://www.kinhdobakery.vn/ 4, Các đối thủ cạnh tranh: 14 Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà: http://www.haihaco.com.vn/ Công ty cổ phần Bibica: http://www.bibica.com.vn Công ty TNHH công nghiệp thực phẩm Đồng Khánh: http://dongkhanhbonglua.com/ 15 ... III /Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp phần mềm công ty cổ phần Kinh Đô đến năm 2016 tầm nhìn đến năm 2020 1/Mục tiêu tổng quát Hồn thiện quy trình sản xuất kinh. .. thiện cơng tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp phần mềm công ty cổ phần Kinh Đô giai đoạn 2012 đến năm 2016: Quan điểm để xây dựng giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp. .. mua, số lượng thời gian cần nhận hàng 10 Giải pháp 2: Hoàn thiện quản trị mua hàng phần mềm Giải pháp 3: Hoàn thiện quản trị bán hàng phần mềm 11 Giải pháp 4: Hoàn thiện quản trị kho hàng phần mềm