khóa luận tốt nghiệp đề tài thiết kế quy trình quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại UBND xã Kiên Thành huyện Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang

đây là khóa luận tốt nghiệp trong đó mô tả chi tiết thiết kế quy trình QLVB và điều hành tác nghiệp tại UBND xã, quy trình quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, ứng dụng excel trong quản lý văn bản đi, văn bản đến, ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại UBND xã

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin cam đoan nội dung khóa luận này là kết quả nghiên cứu và tìm hiểu củabản thân trong suốt quá trình thực tập, nghiên cứu không sao chép nội dung cơ bản từcác khóa luận khác nếu có gì sai tôi xin chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm Tuy nhiên dohiểu biết của bản thân còn nhiều hạn chế nên bài báo cáo của tôi không tránh khỏinhững thiếu sót và sai lầm cũng có thể chưa đáp ứng được hết yêu cầu của khoa và nhàtrường đặt ra Vì vậy tôi mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáotrong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường ĐH Thái Nguyên để bổ sung cho nhậnthức của tôi cũng như bài khóa luận này được hoàn thiện hơn

Qua bản khóa luận tốt nghiệp này cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới cácthầy giáo, cô giáo trong khoa hệ thống thông tin kinh tế trường ĐH công nghệ thông tin

và truyền thông Thái Nguyên - Những người đã trang bị cho tôi những kiến thức và kỹnăng mới trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào các khâu của nghiệp vụ côngtác văn phòng nói chung và việc thiết kế quy trình quản lý văn bản và điều hành tácnghiệp tại UBND xã Kiên Thành nói riêng Đồng thời qua đây cũng cho phép tôi gửilời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới thầy ThS Vũ Xuân Nam – đã tận tình giúp đỡ tôihoàn thành bản báo cáo khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin chân th nh c m n ành cảm ơn ảm ơn ơn.

Kiên Thành, ngày tháng năm 2015

Sinh Viên

Vũ Thị Thuý

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 7

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP 10

1.1 Khái niệm……… 10

1.2 Yêu cầu……… 10

1.3 Phân loại văn bản……… 11

1.4 Công tác quản lý văn bản……… 12

1.4.1 Quản lý văn bản đến 12

1.4.2 Quản lý văn bản đi 17

1.5 Vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động điều hành tác nghiệp 24 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI CƠ SỞ 25

2.1 Đặc điểm tình hình của UBND xã………. 25

2.2 Cơ cấu tổ chức – hoạt động điều hành tác nghiệp tại UBND xã Kiên Thành 26 2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã( xem hình 2.2) 26

2.2.2 Hoạt động điều hành tác nghiệp tại UBND xã Kiên Thành 26

2.3 Công tác Quản lý văn bản……… 27

2.3.1 Quản lý văn bản đến 27

2.3.2 Quản lý văn bản đi 34

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH 42

HUYỆN LỤC NGẠN - TỈNH BẮC GIANG 42

3 1 Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp với BG net office………… 42

3.1.2 Giới thiệu về BG net office 42

3.1.3 Việc tiếp nhận văn bản đến với BG net ofice (xem hình 3.3) 45

3.2 Gửi thư điện tử……… 48

3.2.1 Giới thiệu về BG mail – hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Giang 48

3.2.2.Việc gửi một văn bản qua mail (xem hình 3.7) 50

3.3 Sử dụng chương trình excell để quản lý văn bản đi, đến……… 53

3.3.1 Đánh giá chung 53

3.3.2 Lập sổ quản lý văn bản đến trên excell 54

3.3.3 Lập sổ quản lý văn bản đi trên excell 56

3.4 Tra tìm tài liệu trong sổ quản lý văn bản đi - đến trên excell……….

58 KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

2 UBND ỦY ban nhân dân

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

1 Hình 1.1 mẫu dấu đến nói chung

2 Hình 2.1 Trụ sở xã Kiên Thành

3 Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Kiên Thành

4 Hình 2.3 Quy trình QLVB đến tại xã Kiên Thành

5 Hình 2.4 mẫu dấu đến tại UBND xã Kiên Thành

6 Hình 2.5 Lưu đồ quản lý công văn đi

7 Hình 2.6 Sổ đăng ký văn bản đi truyền thống

8 Hình 2.7 Sổ chuyển giao văn bản

9 Hình 2.8 Sổ chuyển giao văn bản qua bưu điện

10 Hình 3.1 Giao diện bên ngoài của hệ thống QLVB

11 Hình 3.2 Giao diện bên trong sau khi đăng nhập của hệ thống QLVB

12 Hình 3.3 Quy trình tiếp nhận văn bản điện tử

13 Hình 3.5 Ví dụ về việc tiếp nhận 01 văn bản điện tử trong hệ thống QLVB

14 Hình 3.6 mô tả về lọc trong sổ QLVB và điều hành tác nghiệp

15 Hình 3.7 Giao diện bên ngoài hệ thống thư điện tử Bắc Giang (BG mail)

16 Hình 3.8 Giao diện bên trong sau khi đăng nhập trong hệ thống thư điện tử tỉnh BắcGiang

17 Hình 3.9 Quy trình gửi văn bản đi bằng hệ thốn BG mail

18 Hình 3.11 Ví dụ về việc gửi 01 văn bản điện tử trong hệ thống thư điện tử tỉnh BắcGiang

19 Hình 3.12 Nguyên hiện trạng văn bản khi chưa lọc trong sổ QLVB đến trên excel

20 Hình 3.13 Bìa sổ QLVB đi trên excell

21 HÌnh 3.14 Sổ quản lý văn bản đi, quản lý theo tên loại Quyết định

22 Hình 3.15 Ví dụ về việc lọc 01 văn bản theo số ký hiệu trong sổ QLVB đến trên excel

23 Hình 3.16 ví dụ về việc lọc 01 văn bản theo ngày tháng VB trong sổ QLVB đến trênexcel

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, hòa chung cùng sự đi lên phát triển không ngừng của thế giới là sự pháttriển như vũ bão của KH &CN thì nền kinh tế tri thức đóng vai trò vô cùng quan trọng,kéo theo đó là sự xuất hiện và phát triển ngày càng mạnh của các văn phòng Đặc biệt làcác văn phòng hiện đại – hướng tới xây dựng văn phòng không giấy tờ với đội ngũ nhânviên giỏi về trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc Trongvăn phòng có nhiều mảng hoạt động khác nhau trong đó có công tác văn thư Công tácVăn thư được coi là một mảng vô cùng quan trọng trong hoạt động của công tác vănphòng Nếu công tác văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giảiquyết công việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quảcao, tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng đối với cơ quan.Đảm bảo quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.

Công tác văn phòng nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng luôn giữ vaitrò then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ quan, tổchức nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội nói chung và các đơn vị doanh nghiệp trong

và ngoài quốc doanh nói riêng Đồng thời song hành cùng với công cuộc đổi mới toàn dân,toàn diện và quá trình CNH – HĐH của đất nước nếu công tác quản lý văn bản được làm tốt

sẽ hỗ trợ đắc lực đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc tại các đơn vị này một cáchnhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cao, tránh tình trạng quan liêu giấy tờ mất mát tàiliệu quý, quan trọng đối với cơ quan Đảm bảo quá trình công tình cung cấp thông tin cho lãnhđạo

Nói tóm lại có 3 lý do chính để tôi quyết định chọn đề tài này cụ thể như sau:

Một là: Xã hội ngày càng phát triển kéo theo nó là sự phát triển đi nên của côngnghệ thông tin vì vậy việc tin học hóa quản lý văn bản đến là cái tất yếu

Hai là: ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và việc thiết kế quy trìnhQLVB và điều hành tác nghiệp nói riêng giúp giải quyết công việc tại các đơn vị nàymột cách nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cao, thuận tiện, trong quá trìnhquản lý, tra tìm tài liệu khi cần sử dụng đến, tránh bị mất mát tài liệu Đảm bảo quátrình cung cấp thông tin cho lãnh đạo., nhanh chóng, chính xác, kịp thời

Ba là: Hiện nay như các tài liệu đã công bố tại xã Kiên Thành nói riêng và củaTỉnh Bắc Giang nói chung chưa có công trình nào nghiên cứu về vấn đề này vì vậy tôimạnh dạn chọn đề tài này làm đề tài nghiên cứu

2 Mục đích, phạm vi nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục đích nghiên cứu

Nhằm nâng cao hoạt động của công tác quản lý văn bản nói chung tại UBND

xã Kiên thành và đẩy mạnh công tác việc ứng dụng tin học trong thực hiện quy trìnhQLVB và điều hành tác nghiệp của UBND xã, giúp UBND xã quản lý tốt hệ thống văn bảncủa UBND xã, thuận tiện, nhanh chóng trong quá trình quản lý, tra tìm tài liệu khi cần sử dụngđến, tránh bị mất mát tài liệu mặt khác để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rút ra

những kinh nghiệm cho bản thân nên tôi sẽ đi sâu vào tìm hiểu về “Thiết kế quy trình

quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại UBND xã Kiên Thành - huyện Lục Ngạn - tỉnhBắc Giang”

Trong đề tài này tôi đi sâu vào nghiên cứu cơ cấu tổ chức, hoạt động điều hànhtác nghiệp và công tác QLVB cũng như việc áp dụng công nghệ thông tin vào một sốkhâu nghiệp vụ QLVLB tại UBND xã

3 Kết cấu đề tài

Trong khóa luận này ngoài phần mở đầu và phần kết luận Nội dung báo cáođược chia làm 03 chương:

Chương 1 Tổng quan về QLVB và điều hành tác nghiệp

Chương 2 Thực trạng công tác QLVB và điều hành tác nghiệp tại cơ sở

Chương 3 Thiết kế quy trình quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại UBND xãKiên Thành - huyện Lục Ngạn - tỉnh Bắc Giang

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP

1.1 Khái niệm

Theo nghĩa rộng văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu haybằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thôngtin từ chủ thể này đến chủ thể khác

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chứckinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức như quyết định, đề án công tác, báo cáo…đều được gọi chung làvăn bản.

Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyểngiao nhanh chóng, kịp thời đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàngngày của cơ quan, tổ chức

Văn bản đi: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, vănbản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyểnnội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi Văn bản đến : Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và vănbản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

Văn bản nội bộ: Là toàn bộ văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ

Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của cấp trên tổ chức hợp lý hóa quá trình luânchuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanhchóng, không để sót việc, chậm việc

Quản lý văn bản chặt chẽ đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin tài liệu, bảo quản chặtchẽ và thu hồi tài liệu đối với các văn bản tài liệu có quy định thu hồi

Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ sổ sách văn thư vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn

1.3 Phân loại văn bản.

Trong hoạt động quản lý văn bản nói chung bao gồm có 2 loại văn bản chính: là vănbản đi và văn bản đến

* Trong văn bản đi được chia ra thành 3 nhóm văn bản khác bao gồm:

* Văn bản đến được chia làm 5 nhóm cơ bản:

Nhóm 1: Nhóm văn bản do cơ quan cấp trên gửi xuống

Nhóm 2: Nhóm văn bản do cơ quan ngang cấp gửi đến

Nhóm 3: Nhóm văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên

Nhóm 4: Nhóm thư công:

Nhóm 5: Nhóm đơn thư

Nhóm đơn thư là nhóm văn bản đặc thù của khối cơ quan quản lý hành chính nóichung và của UBND xã nói riêng Đây là các văn bản, đơn khiếu nại tố cáo, đơn kiện, đơnkhởi kiện ly hôn, tranh chấp của các cá nhân, của nhân dân trong xã gửi đến cơ quan đề nghịgiải quyết các vấn đề liên quan đến luật pháp

1.4 Công tác quản lý văn bản

nhận văn bản đến (văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ) phải

kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối vớivăn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bảnđược chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoảtốc” hẹn giờ),phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơquan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm);trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thưcũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợpphát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giaotrách nhiệm xem xét, giải quyết

* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thểtrong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp chonơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì vănbản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

Khi bóc bì văn bản các văn bản có đóng dấu khẩn, hỏa tốc được bóc và giải quyếttrước, bóc bì không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu vănbản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu

số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có saisót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửithì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóngdấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo vànhững văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngàynhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản đểlàm bằng chứng

* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với các văn bản đến nhận qua mạng email thì sau khi kiểm tra sơ bộ xong, văn thư tiến hành in văn bản và

đóng dấu đến theo quy định

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản Mẫu dấu đến bao gồm các thông tin như: Số đến; Ngày đến; Chuyển (xem hình 1.1) Mẫu dấu “Đến” 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số:

Ngày:

Chuyển:

Hình 1.1 mẫu dấu đến

Chi tiết hướng dẫn cách ghi trong dấu đến

- Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ngày đến: là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05

Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

* Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp; Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);+Sổ đăng ký văn bản mật đến: Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới

5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ,ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổđăng ký văn bản mật đến

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lậpcác sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng kývăn bản mật đến

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thểlập sổ đăng ký đơn, thư riêng; nếu số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng

ký văn bản đến để đăng ký Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giảiquyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của

cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quyđịnh của pháp luật

+ Đăng ký văn bản đến: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến,

Sổ đăng ký văn bản đến bao gồm 9 cột: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu; ngày tháng;tên loại và trích yếu nội dung; đơn vị hoặc người nhận; ký nhận; ghi chú

Sổ đăng ký văn bản mật đến giống sổ đăng ký văn bản thường nhưng có thêm cộtmức độ mật sau cột tên loại và trích yếu nội dung cụ thể: Ngày đến; số đến; tác giả; số, kýhiệu; ngày tháng; tên loại và trích yếu nội dung; mức độ mật; đơn vị hoặc người nhận, kýnhận, ghi chú

+ Mẫu sổ và việc đăng ký đơn bao gồm: Ngày đến; số đến; Họ tên, địa chỉ ngườigửi; Ngày tháng; Trích yếu nội dung; Đơn vị hoặc người nhận; Ký nhận; Ghi chú

- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiệntheo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hànhkèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữNhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiệntheo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chứccung cấp chương trình phần mềm đó

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bútmực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

1.4.1.2 Trình và chuyển giao văn bản đến

* Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan,

tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọichung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của

cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cánhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giảiquyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn

vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc

cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉđạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếuriêng

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩmquyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký vănbản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặcvào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

* Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ýkiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầusau: Nhanh chóng, Đúng đối tượng, Chặt chẽ

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, saukhi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét

và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của thủtrưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ vănthư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự vàngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc

cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập

sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên

sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổchuyển giao văn bản đến

1.4.1.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Giải quyết văn bản đến

Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theothời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối vớinhững văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không đượcchậm trễ

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cánhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cánhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giảiquyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến củacác đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn

vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân cóliên quan.

* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặcquy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhângiải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp

số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; vănbản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giaotrách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giảiquyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến.+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệmtheo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.4.2 Quản lý văn bản đi

1.4.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tralại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịpthời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Ghi số và ngày, tháng văn bản

Ghi số của văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp

luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức dovăn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm akhoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5

năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Tuỳ theo tổng số văn bản và

số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm màlựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thểđánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thểlựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính(áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giớithiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghitên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh

số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

Ghi ngày, tháng văn bản: Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy

định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

* Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việc nhân bản

văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháplệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

1.4.2.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

* Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiệntheo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theođược thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lênmột phần các tờ giấy.

* Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và

“Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông

tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi”trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thựchiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

1.4.2.3 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đitrên máy vi tính

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng

năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiềuphần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà

cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nênlập hai loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thểlập các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cábiệt) (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ítnhất các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cábiệt) (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

Sổ đăng ký công văn (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi

Đăng ký văn bản đi: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản vàvăn bản mật

* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theoBản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèmtheo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhànước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theohướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cungcấp chương trình phần mềm đó

1.4.2.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

* Làm thủ tục phát hành văn bản

Lựa chọn bì: Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại

bì và kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của vănbản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì mộtcách dễ dàng

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấuqua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiệntheo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp

văn bản để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dínhvào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dùng đểdán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì: Trên bì văn bản khẩn

phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mậttrên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số12/2002/TT-BCA (A11)

* Chuyển phát văn bản đi

Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức

Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhântrong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thưhoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chứcquyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theohướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộnhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyểngiao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổchuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này)

+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít vàviệc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng kývăn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơinhận văn bản”

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bảnphải ký nhận vào sổ

Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếpcho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được

thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi) Khi chuyển giaovăn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng kývào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X - Sổ gửi vănbản đi bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưuđiện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơinhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối vớinhững văn bản có giá trị lưu trữ

Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người kývăn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồiđúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếuhoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thayđổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảovăn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khicần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giaotrách nhiệm xem xét, giải quyết

1.4.2.5 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản điđược đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêngtheo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng sốthứ tự của văn bản

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảoquản an toàn bản lưu tại văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụngbản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức Mẫu sổ:

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độmật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà

1.5 Vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động điều hành tác nghiệp

Điều hành tác nghiệp là hoạt động trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp củađơn vị Lãnh đạo có thể truyền đạt các chỉ đạo của mình đến các nhân viên một cách dễ

dàng Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp nhằm cải tiến quy trình nghiệp vụ, tăng

cường hiệu quả công tác quản lý và điều hành tác nghiệp trong các Sở, Ban ngành và

cả doanh nghiệp nói chung và nâng cao chất lượng điều hành tác nghiệp góp phần hiệnđại hoá nền hành chính nhà nước nói riêng

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và Internet, việcứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động công tácquản lý hành chính nhà nước đã đem lại không ít những thành công và hiệu quả to lớn.Việc dần thay thế, tự động hóa, vi tính hóa các thủ tục giấy tờ văn bản theo cách làmviệc hiện hành qua đó sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức mới trong việcđưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ các cán bộ, chuyên viênhoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình Việc cải cách hiệu quả công tác quản

lý hành chính đồng nghĩa với các cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức

và doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất

nước Hệ thống đóng vai trò là một công cụ hỗ trợ cán bộ, chuyên viên trong quá trìnhthụ lý hồ sơ nhằm nâng cao năng suất, giảm khối lượng công việc thủ công, cung cấpthông tin chính xác kịp thời, bất cứ lúc nào Ngoài ra, hệ thống giúp tạo điều kiện cholãnh đạo các đơn vị quản lý và giám sát tình hình xử lý hồ sơ của đơn vị, của từngphòng ban chuyên môn và của từng cán bộ nhân viên thuộc đơn vị Qua đó có thể đưa

ra các quyết định hợp lý và kịp thời nhằm phục vụ tốt hơn cho công dân

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI CƠ SỞ.

2.1 Đặc điểm tình hình của UBND xã.

Hình 2.1Trụ sở xã Kiên Thành

Kiên Thành xã miền núi, thuần nông của huyện Lục Ngạn do địa hình ở đây chủ

yếu là đồi núi, xen lẫn là các hồ đập nhỏ, với hệ thống kênh mương tưới tiêu của xã đãđược bê tông hóa hoàn chỉnh, đất đai màu mỡ, khí hậu thuận lợi tạo điều kiện tốt cho sựphát triển kinh tế của xã Ngoài ra trong địa bàn của xã có 1 cty may Đáp Cầu, Đây là điềukiện thuận lợi cho vùng phát triển kinh tế đa dạng Mặt khác là một xã miền núi của huyện

- vùng đất nổi tiếng với cây vải thiều diện tích nên tới hàng ngàn ha Vải Lục Ngạn đãđược đăng ký thương hiệu và được xuất khẩu ra nhiều nước mang lại hiệu quả kinh tế caocho người dân

Địa giới của xã cách trung tâm huyện Lục Ngạn 6 km về phía tây bắc, xã códiện tích là 3.152,12 ha gồm 26 thôn, cả xã có 2.152 hộ = 9908 khẩu, xã có 7 thônthuộc khu vực III – thôn đặc biệt khó khăn là : Đèo Cạn, Cai Lé, Cầu, Nguộn, MùiĐông, Mùi Tây, Khanh Mùng; Trong xã có 8 dân tộc anh em cùng chung sống là: Kinh,nùng, sán dìu, tày, hoa , cao lan, sán chí và mường Được sự quan tâm của cơ quan cấptrên và sự chỉ đạo sâu sát của Đảng, trải qua nhiều năm hình thành hoạt động và pháttriển, hệ thống cơ quan của Đảng và nhà nước ở xã Kiên Thành càng được hoàn thiệnhơn tạo điều kiện cho sự phát triển và đi vào nề nếp của xã

2.2 Cơ cấu tổ chức – hoạt động điều hành tác nghiệp tại UBND xã Kiên Thành

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã( xem hình 2.2)

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Kiên Thành

2.2.2 Hoạt động điều hành tác nghiệp tại UBND xã Kiên Thành.

UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền hạng và tổchức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HDND và UBND ngày 26 tháng 11năm 2003

Đứng đầu UBND là Chủ tịch UBND xã là người phụ trách lãnh đạo chung ,điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND xã, đôn đốc kiểm tra công tác của xã.Chỉ đạo điểu hành của các thành viên cấp dưới và các phòng ban chuyên môn trực

thuộc UBND xã ( Trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND xã) Chủ tịch

UBND xã phải chịu trách nhiệm cá nhân vể những nhiệm vụ, quyền hạng được giaoriêng cho mình và các thành viên của UBND chịu trách nhiệm trước HĐND xã và cấptrên

Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa xã hội chịu trách nhiệm trực tiếp vể chứcnăng QLNN trên các hoạt động về văn hóa - xã hội trên địa bàn xã

CHỦ TỊCH UBND

PHÓ CT

(phụ trách

khối văn hóa-xã hội)

PHÓ CT

(phụ trách khối kinh tế)

Ban công an

VP -TK (Văn phòng HĐND UBND)

Tư pháp-

hộ tịch

Tài chính

- kế toán

Địa chính

- xây dựng

Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Chịu trách nhiệm về QLNN về công tácthu tri ngân sách, hoạt động kiểm tra, tài chính, công nghiệp, nông nghiệp, giao thôngcông chính, quản lý đất đai, xây dựng trên địa bàn, địa chính….

Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch chỉ đạo giải quyết các công việc thuộc phạm viđược phân công và chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch tập thể UBND xã, HĐND

xã về những quyết định, ý kiến chỉ đạo điều, điều hành những kết quả công việc và cáclĩnh vực được phân công cùng với tập thể UBND xã chịu trách nhiệm về hoạt động củaUBND xã trước UBND huyện Lục Ngạn, UBND tỉnh Bắc Giang

UBND xã có 7 đơn vị, phòng ban trực thuộc bao gồm: Văn Phòng HĐND UBND, Ban quân sự, ban công an, ban tài chính kế toán, ban tư pháp hộ tịch, ban địachính, ban văn hóa xã hội;

Ngoài ra còn các hội như: Nông dân, Chữ thập đỏ, đoàn Thanh Niên, phụ Nữ,Cựu chiến binh

* Về biên chế nhân sự :

Lãnh đạo UBND xã bao gồm tất cả lãnh đạo HĐND - UBND Trong đó tổng sốcán bộ, công chức, viên chức, nhân viên văn phòng là 23 đồng chí Với độ tuổi trungbình là 30 trong đó số cán bộ nhân viên nữ là 5 đồng chí

Số cán bộ có trình độ đại học là 10 đồng chí, số cán bộ có trình độ cao đẳng la: 8đồng chí, số cán bộ có trình độ trung cấp là: 5 đồng chí

* Chức năng chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã

Văn phòng HĐND - UBND

Giúp UBND cấp xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo giõiviệc thực hiện chương trình , lịch làm việc đó, tổng hợp báo tình hình kinh tế - xã hội,tham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo thực hiện

Giúp UBND xã dự thảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền làm báo cáo gửilên cấp trên

Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ , công tác lưu trữ,biểu báo cáo thống kê

Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhânđơn thư, từ khiếu nại của nhân dân;

Thực hiện nghiệp vụ tổ chức công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theoquy định của pháp luật và công tác được giao;

Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giũa UBND với cơ quan, tổ chức

và công dân theo cơ chế một cửa

Ban quân sự

Tham mưu đế suất với cấp Ủy Đảng, chính quyền cấp xã về chủ trương biệnpháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng quân sự,xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên;

Xây dựng kế hoạch xây dựng lực lượng, giáo dục chính trị và pháp luật, huấnluyện quân sự, hoạt động chiến đấu trị an của lực lượng dân quân, xây dựng kế hoạchtuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ, huy động lực lượng dự bị động viên và các kếhoạch khác liên quan đến nhiệm vụ quốc phòng, quân sự;

Phối hợp với lực lượng quân đội trên địa bàn huấn luyện quân dự bị theo quyđịnh;

Tổ chức thực hiện đăng ký quản lý công dân trong độ tuổi làm nghĩa vụ quân

sự, quân nhân dự bị và dâ quân theo quy định của pháp luật;

Thực hiện công tác động viên, gọi thanh niên lên đường nhập ngũ;

Tuyển quân phối hợp với công an , lực lượng khác thường xuyên hoạt động bảo

vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu, khắc phục thiên tai, cứu hộ,cứu nan

Phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội thực hiện nền quốc phòng gắnvới nền an ninh nhân dân;

Thực hiện chính sách hậu phương quân đội;

Thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác quốc phòng quân sự ở xã

Ban công an :

Tham mưu cho Đảng ủy - UBND về công tác trật tự an toàn, đảm bảo an ninhchính trị trên địa bàn xã;

Quản lý hộ khẩu, nhập khẩu;

Quản lý các đối tượng có tiền án tiền sự, quản lý các hồ sơ của các đối tượng;Xây dựng kế hoạch bảo vệ an ninh trên địa bàn xã;

Xây dựng kế hoạch và văn côn lực lượng tuần tra canh gác;

Xây dựng nội bộ lự lượng công an trong sạch, vững mạnh và thực hiện một sốnhiệm vụ khác do cấp ủy Đảng, UBND xã, công an cấp trên giao;

Ban Tài chính - Kế toán:

Xây dựng dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, quyết toán ngân sách, kiểm trahoạt động tài chính khác của xã;

Thực hiện quản lý các dự toán đâu tư xâu dựng cơ bản, tài sản công tại xã.Tham mưu cho UBND xã trong khai thác nguồn thu;

Kiểm tra các hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, tổ chức thựchiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên;

Thực hiện chia tiền theo lệnh chuẩn chi;

Xây dựng kế hoạch phát triểnngân sách ở địa phương;

Quản lý các diên tích khoán, đấu thầu, xây dựng kế hoach thu chi các loại quỹthuộc ngân sách quản lý;

Báo cáo tài chính ngân sách đúng theo quy định

Ban Tư pháp - Hộ tịch

Giúp UBND quản lý Nhà nước về công việc tư pháp;

Giúp UBND soạn thảo ban hành các loại văn bản;

Thực hiện việc phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân;

Thực hiện việc đăng ký quản lý hộ tịch, quản lý lý lịch tư pháp, thống kê tưpháp;

Hướng dẫn hoạt động các tổ hòa giải;

Tổ chức việc phối hợp thi hành án ở địa phương theo sự chỉ đạo của đội thi hành

Thẩm tra, lập văn bản để UBND cấp xã trình UBND cấp trên quyết định về giaođất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình và cá nhân

và tổ chức thực hiện quyết định đó

Thu thập tài liệu, số liệu về số lương, chất lượng đất đai, tham gia xây dựng quyhoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, kiểm tra việc thực hiện quy hoach, kế hoạch sử dụngđất đai đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt;

Thực hiện chế độ báo cáo thống kê đất đai theo thời gian và mẫu quy định

Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính sổ địa chính, sổcấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các loại sổ khác về đất đai;

Tham mưu cho UBND cấp xã quản lý công tác xây dựng giám sát về kỹ thuậttrong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương;

Tuyên truyền giải thích, hòa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư khiếunại tố cáo của dân về đất đai;

Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản đổ địachính, bản đồ địa giới hành chính;

Tham mưu tuyên truyền phổ biến về chính sách pháp luật đất đai

Ban văn hóa- xã hội:

Thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng và pháp luậtcủa Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa phương;

Quản lý về công tác giáo dục ở trường, ở địa phương;

Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hóa, văn nghệ, thông tin tuyên truyền,công tác lao động, thương binh và xã hội trình UBND cấp xã và tổ chức thực hiệnchương trình kế hoạch đã được phê duyệt;

Tổ chức các hoạt động TDTT, văn hóa văn nghệ quần chúng, bảo vệ các di tíchlịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và xây dựngnếp sống văn minh ,gia đình văn hóa;

Thống kê dân số lao động, tình hình việc làm ngành nghề trên địa bàn, nắm sốlượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thương binh- xã hội;Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng chínhsách, quản lý nghĩa trang liệt sỹ, việc nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng xã hội cộngđồng;

Theo dõi thực hiện chương trình xóa đói giảm nghèo;

Thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác văn hóa , văn nghệ, TDTT, côngtác lao động thương binh và xã hội ở xã.

2.3 Công tác Quản lý văn bản

Hình 2.3 quy trình QLVB đến tại Kiên Thành

2.3.1.2 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

* Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư UBND xãphải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ;đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bảnđược chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoảtốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho chủ tịch UBND xã hoặc PCT phụ trách khối kinh tếđược ủy quyền khi chủ tịch UBND xã đi vắng; trong trường hợp cần thiết, phải lập biênbản với người đưa văn bản

Giải quyết văn bản đến

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến