Quy trình quản lý văn bản đi đến

Quy trình quản lý văn bản đi đến

UỶ BAN NHÂN DÂN

Bảng theo dõi sửa đổi STT Ngày sửa đổi Vị trí sửa đổi (trang) Nội dung sửa đổi Ghi chú

UỶ BAN NHÂN DÂN

Phân phối

1 Giám đốc Sở 1 6 Phòng Quản lý Khoa học 1

2 Phó Giám đốc Sở 2 7 Phòng Quản lý Công nghệ 1

3 Ban ISO 1 8 Phòng Kế hoạch -Tài chính 1

4 Văn phòng Sở 1 9 Phòng Quản lý KH&CN cơ sở 1

5 Thanh tra Sở 1

UỶ BAN NHÂN DÂN

Phê duyệt

Người viết Phạm Thị Hiền Chức vụ Chánh Văn Phòng Ký

Người kiểm tra Phạm Quốc Chính Chức vụ Phó Giám đốc Ký

Người duyệt Nguyễn Văn Vỵ Chức vụ Giám đốc Ký

UỶ BAN NHÂN DÂN

Sở Khoa học và Công nghệ thiết lập, ban hành, duy trì và cải tiến quy trình quản lý văn bản đi, đến nhằm:

- Hướng dẫn và quy định trách nhiệm cho việc ban hành văn bản được thống nhất để đảm bảo mọi văn bản được ban hành đúng với thẩm quyền, nội dung, thể thức và quy định;

- Quy định cách thức thống nhất trong việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, phân phối văn bản

- Quy định thống nhất việc xử lý văn bản đến và cách thức thiết lập, lưu trữ, tra cứu các văn bản đến;

Quy định việc quản lý trên mạng máy tính của HT QLCL DV HCC và quản

lý hành chính nhà nước, quản lý Password của mạng máy tính với mục tiêu cung cấp tài liệu và dữ liệu cho các phòng, cá nhân có quyền hạn và nhu cầu

sử dụng

UỶ BAN NHÂN DÂN

2.1- Phạm vi áp dụng

- Quy trình ban hành và quản lý văn bản đi được áp dụng cho tất cả cán bộ công chức Sở Khoa học và Công nghệ có liên quan đến việc tham gia thiết lập văn bản, tài liệu của HT QLCL DV HCC và quản lý hành chính nhà nước;

- Quy trình xử lý, quản lý văn bản đến được áp dụng với toàn thể

CBCCVC của Sở Khoa học và Công nghệ và dùng cho hệ thống tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài

2 Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm và quyền hạn

UỶ BAN NHÂN DÂN

2.2- Trách nhiệm và quyền hạn

2.2.1 Đối với văn bản đi

- Chuyên viên: Dự thảo văn bản đi về lĩnh vực của phòng phụ trách;

- Lãnh đạo phòng: Xem xét, xử lý, duyệt dự thảo; hoặc trực tiếp

dự thảo văn bản đi, ký nháy vào văn bản;

- Chánh Văn phòng: Sửa về thể thức văn bản; trình LĐ có thẩm quyền ký phê duyệt;

- Lãnh đạo Sở: Xét duyệt, sửa hoặc yêu cầu Phòng đã dự thảo sửa đổi đúng nội dung, thể thức, để đạt được mục đích của văn bản.

- Văn thư: Vào sổ, gửi văn bản và lưu văn bản theo quy định

UỶ BAN NHÂN DÂN

2.2.2 Đối với văn bản đến

- Thẩm quyền

+ Văn thư: được bóc toàn bộ công văn gửi đến Sở (trừ những công văn, đơn thư ngoài phong bì ghi đích danh cá nhân thì không được bóc), sau đó đóng dấu đến, vào sổ, kẹp phiếu xử lý công văn, đơn thư trình Giám đốc phê duyệt cho ý kiến chuyển giao văn bản tới các Phó Giám đốc, các phòng nghiệp vụ, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu;

+ Giám đốc Sở: được biết toàn bộ văn bản đến;

+ Các Phó giám đốc: được biết toàn bộ văn bản đến khi Giám đốc đồng ý;

+ Chánh Văn phòng: phân luồng toàn bộ văn bản đến trình Giám đốc ngoài ra

có quyền và trách nhiệm như lãnh đạo phòng;

+ Lãnh đạo phòng: có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, nghiên cứu báo cáo kế hoạch xử lý văn bản đến với Giám đốc hoặc Lãnh đạo Sở được giao phụ trách, lưu sổ văn bản đến của phòng;

+ Chuyên viên: được biết các văn bản có liên quan và trong phạm vi thẩm quyền;

- Trách nhiệm

Toàn thể lãnh đạo, CBCC có trách nhiệm đảm bảo an ninh, bảo mật đối với toàn

bộ hồ sơ trong phạm vi thẩm quyền quản lý.

UỶ BAN NHÂN DÂN

3 Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt

UỶ BAN NHÂN DÂN

UỶ BAN NHÂN DÂN

4 Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo

- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005;

- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư;

- Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về quản

lý văn bản đi, văn bản đến;

- Công văn số : 260/ VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 về quy chế văn thư lưu trữ;

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.1 Quy trình xử lý, quản lý văn bản đi

5.1.1 Quy định chung Quy trình ban hành và quản lý văn bản được tiến hành theo các bước sau:

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi

số và ngày, tháng của văn bản.

a Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện thấy có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.Thể thức văn bản được thực hiện theo Thông tư liên tịch số: 55/2005/ TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.

UỶ BAN NHÂN DÂN

b Ghi số ngày, tháng văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đều đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số: 55/2005/ TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số: 55/2005/ TTLT-BNV-VPCP

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản: Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

UỶ BAN NHÂN DÂN

c Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản1 Điều 8 của nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3 năm

2002 của Chính phủ quy định chi riết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

UỶ BAN NHÂN DÂN

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư.

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, chùm lên 1 phần các tờ giấy

UỶ BAN NHÂN DÂN

b Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu độ khẩn ("Hoả tốc"( kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ ),

"Thượng khẩn" và Khẩn") trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/200/TTLT-BNV-VPCP

Việc đóng dấu các độ mật ("Tuyệt mật", "Tối mật" và "Mật"), dấu " Tài liệu thu hồi" trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

Vị trí đóng dấu độ khẩn, độ mật và dấu "Tài liệu thu hồi" trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoả 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.1.2 Nội dung các bước

Bước 1: Xác định nhu cầu văn bản

Lãnh đạo, các phòng xác định nhu cầu có và đề nghị Giám đốc cho ban hành văn bản đi, Giám đốc xem xét và cho phép ban hành văn bản khi thấy cần thiết.

Bước 2: Dự thảo văn bản đi

- LĐ hoặc các phòng dự thảo văn bản đi;

- Nếu văn bản bắt đầu từ chuyên viên thì sau đó chuyển LĐ phòng.

- LĐ phòng xem xét, chỉnh sửa cả về nội dung và thể thức văn bản, trình LĐ Sở thông qua Chánh Văn phòng.

- Chánh Văn phòng xem xét lại về thể thức và kỹ thuật VB,…

và trình Giám đốc Sở cho ban hành.

UỶ BAN NHÂN DÂN

Bước 3: Duyệt văn bản

Giám đốc Sở xét duyệt Có hai trường hợp xảy ra:

- Văn bản đạt yêu cầu về nội dung và thể thức, chuyển sang bước 4;

-Văn bản chưa đạt yêu cầu, Giám đốc chuyển văn bản về phòng chuyên môn thông qua Chánh Văn phòng để chỉnh sửa (quay lại bước 2)

Bước 4: Ban hành, lưu văn bản

Giám đốc Sở chuyển văn bản cho ban hành đến Văn thư qua Chánh Văn phòng Văn thư có trách nhiệm trình LĐ Sở ký, vào sổ, đóng dấu, gửi văn bản theo đúng nơi nhận và lưu trữ văn bản theo quy định

UỶ BAN NHÂN DÂN

UỶ BAN NHÂN DÂN

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.2 Quy trình xử lý, quản lý văn bản đến

3 Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

4.Văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:

4.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

4.2 Trình, chuyển văn bản đến;

4.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.2.2 Nội dung các bước

Bước 1: Tiếp nhận văn bản

1 Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Cán bộ văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào

sổ, đăng ký số văn bản đến Những văn bản không đăng ký tại văn thư, các đơn vị

và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.

2 Đối với bản fax, chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến.

3 Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan

có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Giám đốc Sở hoặc Chánh Văn phòng

Sở (đối với các văn bản đến Sở) để xử lý.

4 Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

5 Văn bản đến được lưu tại tủ hồ sơ.

UỶ BAN NHÂN DÂN

Bước 2: Đề xuất phương án xử lý và duyệt phương án xử lý

1 Sau khi làm thủ tục đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư

Sở có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Chánh Văn phòng dự kiến cho đơn vị hay cá nhân sẽ xử lý văn bản và trình Giám đốc Sở ký vào phía dưới dấu đến

2 Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề

rõ "Chỉ người có tên mới được bóc bì", cán bộ văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên cả bì cho đơn vị hay cá nhân

3 Đối với văn bản mật, sau khi Chánh Văn phòng xem xét, văn thư Sở trực tiếp trình Giám đốc Sở cho ý kiến giải quyết Đơn vị hay cá nhân nhận được văn bản, sau khi xem và xử lý công việc chuyển trả lại Văn phòng để lưu và bảo quản theo chế độ lưu trữ văn bản mật

4 Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời

UỶ BAN NHÂN DÂN

UỶ BAN NHÂN DÂN

6 Lưu hồ sơ: Tất cả các hồ sơ liên quan được lưu theo quy định

7 Biểu mẫu:

7.1 Biểu mẫu quản lý văn bản đi

Sổ lưu văn bản đi, của Văn thư và của Phòng chuyên môn.

7.2 Biểu mẫu quản lý văn bản đến

Sổ lưu văn bản đến của Văn thư và các Phòng chuyên môn.