Quy trình luân chuyển văn bản đi đến tại công ty CP sơn nam

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN “ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN ” TẠI CÔNG TYCP SƠN NAM Hoàn thiện các quy trình tác nghiệp trong doanh nghiệp là yêu cầu của cải cách hành chính, là nếp sống văn hóa của đơn vị

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN “ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN ” TẠI CÔNG TY

CP SƠN NAM

Hoàn thiện các quy trình tác nghiệp trong doanh nghiệp là yêu cầu của cải cách hành chính, là nếp sống văn hóa của đơn vị và có ý nghĩa rất quan trọng,không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh.Trong đó công tác văn thư cũng là một tác nghiệp ngày càng cần chú trọng , là thông tin hai chiều “ vào – ra” của DN Bằng bút tích giấy tờ chứng cớ có tính pháp lý cao và được lưu giữ lâu dài, thậm trí

có loại văn bản quan trọng hơn cả những lời nói ,tin truyền qua công cụ truyền thông hiện nay

Vì vậy tại DN của mình tôi chọn hoạt động “ văn thư đi, đến ” để bước đầu vận dụng kiến thức lý luận môn học vào trong thực tiễn của DN nơi tôi đang làm việc, nhằm nghiên cứu ,phân tích thực trạng quy trình “ văn thư” Tìm ra những tồn tại , yếu kém và xin đề xuất một số giải pháp hoàn thiện trong tương lai

2 Thông tin chung

Công ty CP Sơn Nam - Tỉnh Nam Định tiền thân là nhà khách Tỉnh Ủy - Thuộc Tỉnh ủy Nam Định ,Công ty kế thừa tài sản ,tiền vốn của Doanh nghiệp nhà nước đã hoạt động từ năm 1993

Chức năng , nhiệm vụ chính là : Kinh doanh dịch vụ Khách sạn du lịch , Kinh doanh hàng tiêu dùng và xây dựng công trình …

Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây ngày càng tăng trưởng Doanh số tăng nhanh , Nộp ngân sách cao hơn năm trước , Thu nhập của người lao động ngày một nâng lên rõ dệt Công ty đã có nguồn tích lũy và lợi tức tương đối ổn định

- Vốn điều lệ : 56 tỷ đồng VN ( Năm sáu tỷ đồng Việt Nam )

- Cơ cấu vốn

TT DANH MỤC Số lượng cổ phần Tỷ lệ nắm giữ

2 Cổ đông là người lao động và

các nhà đầu tư khác

- Cơ cấu tổ chức của công ty

3 Quy trình luân chuyển “ văn bản đi, đến ” tại công ty CP Sơn Nam

Mục đích là hướng dẫn, điều hành cán bộ công nhân viên trong công ty các bước thực hiện của quy trình thống nhất luân chuyển văn bản chứng từ Từ khâu lễ tân là khâu tiếp nhận ban đầu tiếp đến các bộ phận trực thuộc tại công ty.Từ đó tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp,khoa học,nhất quán, cập nhật thông tin một cách

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN GIÁM ĐỐC

BAN KIỂM SOÁT

P Tổ chức

Hành chính P Kế toán Tài vụ Khu khách

sạn 3 sao

Phòng chăm sóc khách hàng Phòng xây

dựng P Thị trường Lữ hành

chính xác và lưu trữ văn bản cẩn trọng, lâu dài theo đúng quy trình để xử lý mọi công việc trong hoạt động của DN được tốt hơn

Hoạt động “văn thư đi,đến ”liên quan đến toàn thể hoạt động trong Cty nên phạm vi áp dụng rộng khắp bao trùm toàn DN Với quy trình luân chuyển chứng từ

cụ thể như sau :

*/ Khâu tiếp nhận thông tin ban đ ầ u : Khi bộ phận lễ tân tiếp nhận văn bản được chuyển từ các nơi khác đến, nhân viên lễ tân tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra về số lượng, tình trạng phong bì, nơi nhận, dấu niêm phong Đối với văn bản được chuyển đến qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên lễ tân cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, trang văn bản Trong trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cấp trên xem xét, giải quyết

*/ Sau khi tiếp nhận, văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại thư riêng : Bao gồm các phong bì văn bản gửi cho Ban Giám đốc, các phong bì văn bản gửi đích danh

- Loại gửi chung về công ty và cả các loại phong bì còn lại, trừ những phong bì

có đóng dẫu ký hiệu các mức độ bảo mật

-Loại văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì nhân viên lễ tân nhận sẽ đối chiếu phong bì với phiếu gửi Khi nhận xong ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi đã gửi văn bản

Khi văn bản đến được nhận nhân viên lễ tân đăng ký tập trung tại phòng hành chính trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định khác của cơ quan như chứng từ kế toán, các hóa đơn Và tất cả văn bản đến được đăng ký vào sổ công văn đến và ngày đến, sau đó phòng hành chính chuyển cho từng phòng ban liên quan hoặc cá nhân được ghi đích danh theo dõi, giải quyết

Khi đăng ký văn bản đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết những từ, cụm từ không thông dụng

*/ Khâu quản lý và chuyển văn bản đi

Trong công ty các văn bản cần soạn thảo/đánh máy của từng bộ phận, phòng ban do bộ phận, phòng ban đó trực tiếp làm

Riêng văn bản của Ban Giám đốc sẽ do từng phòng ban mà Giám đốc, hoặc Phó giám đốc được phân công phụ trách quản lý trực tiếp làm hoặc giao cho phòng

Tổ chức Hành chính soạn thảo / đánh máy

Các văn bản đánh máy yêu cầu đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và đảm bảo đúng số lượng quy định.Đồng thời được giữ bí mật nội dung văn bản.tiếp theo phô tô và đóng dấu theo đúng quy định

Khi văn bản chuyển đi phải có chữ ký của Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách từng phòng ban đã được phân công và dấu chức danh, dấu của công ty

Tất cả các văn bản chuyển đi phải được đăng ký vào sổ theo dõi công văn đi của phòng Tổ chức hành chính

Toàn bộ công văn đi ,đến được phòng hành chính xắp xếp theo thứ tự ngày tháng và theo số công văn, riêng bản Fax lưu giữ cuống Hàng năm phòng hành chính đóng thành từng quyển có số thứ tự lưu giữ theo quy định hiện hành

Tóm lại : Lộ trình văn bản đi- đến công ty đã và đang theo đúng quy định nhưng

không theo quy trình “ một kênh, một cửa ,một người chịu trách nhiệm”

4 Đánh giá về ưu nhược điểm của quy trình

* Ưu điểm:

Các bước tiến hành về lộ trình văn bản đi – đến công ty đã đảm bảo theo một dòng thông suốt từ khâu lễ tân tiếp nhận ban dầu sau lưu lại một địa chỉ chung là phòng hành chính

* Nhược điểm:

Việc thực hiện tiếp nhận công văn đến còn qua nhiều công đoạn : Từ khâu lễ tân sau chuyển đến phòng hành chính tiếp đến cá nhân hoặc các phòng ban được nhận Như vậy sẽ tốn nhiều thời gian ,nhiều công đoạn và đôi khi còn dẫn đến thất thoát hoặc chậm chuyển đến cá nhân hoặc các phòng ban

Khi sảy ra sơ xuất do chủ quan thì khó quy trách nhiệm đến từng cá nhân : Do chuyển qua từ 2 -> 3 khâu tiếp nhận chuyển giao văn bản

Khâu kiểm tra việc thực hiện văn bản thiếu chặt chẽ ,thiếu thường xuyên có trường hợp thiếu hồi âm…

Khâu xử lý công văn ,hồ sơ ,dự án hợp đồng kinh tế chưa đảm bảo công khai nên hạn chế tính hiệu quả

Khâu lưu trữ văn bản chưa khoa học và mang tính ngắn hạn vì chưa có kho lưu trữ chứng từ , Những văn bản lưu giữ lâu dài khi sử lý hủy chưa đáp ứng đúng quy định hiện hành

Hiệu quả của quy trình quản lý tác nghiệp văn thư trong cty chưa nhiều , chưa rõ nét , mang đậm tính thủ công

5 Đề xuất một số giải pháp cụ thể như sau :

Phát huy kết quả đã và đang đạt được về quy trình tác nghệp văn thư lưu trữ tại công ty Từ đó công ty nên xây dựng theo mô hình : một kênh một cửa một người chịu trách nhiệm Đồng thời cần đào tạo tuyển chọn một nhân viên văn thư có chuyên môn có trách nhiệm để đảm nhiệm đầu mối trọng tâm tiếp nhận thông tin văn bản đến – đi có chất lượng ,đúng thể chế , kịp thời , hiệu quả

Đối với những thông tin văn bản đến của công ty có nội dung về sản xuất kinh doanh thì ban giám đốc cần trú trọng cả 3 hệ thống : JIT , PN , và LEAN để đồng thời phát huy tính hiệu quả ,kịp thời ….Đó mới chính là mục đích và phương pháp tiến hành truyền thông ,đường đi của thông tin hai chiều, gắn kết nhịp nhàng ,đạt hiệu quả cao trong tương lai

Cần lưu ý khâu phân tích – sử lý thông tin trong văn bản đi và đến để có hồi âm ngày càng hữu ích trong sản xuất kinh doanh , mở rộng quan hệ hiệu quả

Phải trú trọng hơn khâu lưu trữ văn bản : Thiết lập hệ thống tủ ,cặp chống cháy ,chống mối để bảo quản chứng từ lâu dài đồng thời có kho lưu trữ chứng từ văn bản và đi đôi với việc giao trách nhiệm cá nhân cụ thể sẽ giao nhiệm vụ rõ ràng trong việc theo dõi danh mục văn bản hồ sơ ,phân loại chứng từ cụ thể

Trong thời đại khoa học tiến bộ ,mạng internet phổ biến công ty nên xây dựng phần mềm quản lý văn bản tạo kho dữ liệu trong máy tính để linh hoạt hơn trong việc tra cứu cũng như bảo mật chứng từ văn bản

Khâu lưu trữ văn bản nếu xuất dùng hoặc xuất hủy phải được tiến hành theo đúng quy trình quy định của nhà nước

Tới đây chúng ta đã nhận biết rõ hơn tác dụng của tác nghiệp văn thư Nếu

người lãnh đạo biết làm và làm với một phương pháp khoa học,sáng tạo thì sẽ làm cho những câu chữ ,hoặc con số trong văn bản đi và đến đều “ biết nói” làm gắn kết lòng người đồng thời nhân lên sức mạnh tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

anh/chị, doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào trong 7 loại lãng phí được liệt

kê theo mô hình LEAN? Loại bỏ những loại lãng phí đó bằng cách nào?

BÀI LÀM CÂU 2

Công ty CP Sơn Nam là nơi tôi đang công tác Với đặc điểm tình hình sản xuất – kinh doanh - dịch vụ của công ty đã được khái quát ở phần câu 1, tuy hiện nay đang có xu hướng phát triển Song khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp vẫn đang có những lãng phí trong 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN, làm ảnh hưởng đến

doanh thu, tăng thêm chi phí, giảm lợi nhuận và hạn chế bước tăng trưởng của đơn vị Công ty thực sự cần tìm ra được những giải pháp hữu hiệu để khắc phục kịp thời những lãng phí đang tồn tại

Vận dụng những kiến thức đã học trong môn “Quản trị SX và tác nghiiệp” vào công

ty Tôi xin góp phần xây dựng đơn vị ngày càng vững mạnh và phục vụ kinh doanh ngày càng tốt hơn

I - Một số điểm trong lý thuyết môn học “ Quản trị SX và tác nghiiệp ”

A/ Khái niệm về lãng phí :

1- Lãng phí: Là bất kể những gì không mang lại gía trị gia tăng cho sản xuất và dịch vụ

2- Bảy loại lãng phí theo Obno là :

4 Lưu kho

3- Các giải pháp để loại bỏ được những lãng phí bằng cách :

a) Tiết kiệm tiêu hao về năng lượng điện, nước, khí ga dùng trong phục vụ khách sạn Trong xây dựng cần tiết kiệm vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ trong quá trình sản xuất

Vì :*/ Trong nghành dịch vụ khách sạn những chi phí điện, nước, khí ga chiếm tỷ

trọng trong chi phí rất lớn, mà trong thực tế quản lý những khoản mục chi phí trên rất khó, ngoài ý thức sử dụng của khách hàng còn một phần rất lớn chủ yếu do ý thức của người lao động trong công ty Vậy nên cần tăng cường phổ biến hơn nữa tới toàn thể người lao động với tinh thần một đồng tiết kiệm một đồng lãng phí thì người lao động sẽ thu lợi về một đồng mà không cần bỏ công sức ra phục vụ

*/ Trong khâu xây dựng cần tiết kiệm vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất ở mức tối đa thì người lao động cũng sẽ được hưởng thu nhập cao hơn trong

cả những phần chi phí không bị lãng phí

b) Giảm thiểu chi phí đầu vào như nguyên vật liệu sản xuất, sản phẩm gia công, sản phẩm hỏng và những sản phẩm chế biến sẵn hoặc tự SXKD

Muốn vậy cần hiểu rõ chương trình Jiut-In-Time Nghĩa là phải chú trọng ngay đến việc giải quyết các vấn đề lãng phí trong sản xuất, cải tiến kỹ thuật, đổi mới công nghệ , đầu tư công cụ thiết bị làm tăng năng xuất đồng thời nghiên cứu hoàn chỉnh quản lý SXKD để sản phẩm làm ra so với chi phí có giá thành thấp hơn, rẻ hơn và tốt hơn Chính là cơ sở để giảm năng lượng điện, nguyên vật liệu, nước, khí ga cho một đơn vị sản phẩm

Tăng năng suất lao động, tăng công suất thiết bị là yếu tố quyết định của phát triển sản xuất kinh doanh dịch vụ

Tăng cường hiệu lực “quản trị sản xuất - tác nghiệp” giữ vai trò quan trọng Nếu tính lượng hóa thì Quản lý chiếm 52% còn yếu tố con người chỉ chiếm 48% hiệu quả

Đồng thời cũng cần phải vận dụng hệ thống TPS : Là tập trung vào quá trình đào tạo, học hỏi của các nhân viên và trao quyền trong hệ thống sản xuất kinh doanh, dịch vụ cho họ

Cuối cùng là hệ thống LEAN : Là tập trung vào việc tìm hiểu và đáp ứng đầy

đủ, kịp thời mọi mong muốn của khách hàng

Ba hệ thống nêu trên, từng chương trình độc lập, phát huy tác dụng trong quản

lý tác nghiệp sản xuất kinh doanh dịch vụ, có sức mạnh, vị trí, quy mô khác nhau

và được vận dụng vào từng ngành, nghề thích hợp Vừa tiết kiệm, chống lãng phí cần chủ động, sáng tạo, vận dụng phối hợp cả 3 hệ thống: JIT –TPS và LEAN, tạo nên sức mạnh tổng hợp, mang tính cộng hưởng để đưa sản xuất kinh doanh

dịch vụ phát triển bền vững trên thương trường Nhất là thương trường hội nhập kinh tế quốc tế ở nước ta hiện nay

Cũng có thế loại bỏ lãng phí bằng cách giám sát truyền thống, chuyển sang 7S (7 chữ tiếng Anh đều bắt đầu vần S) cụ thể là:

1.Sort (Sàng lọc): Những gì không dùng đến thì bỏ đi hoặc chuyển sang nơi khác

2.Simplyfy (sắp xếp): Các công cụ, dụng cụ được bố trí chuẩn bị trước trong dây truyền sản xuất kinh doanh dịch vụ theo phương pháp khoa học (tiết kiệm trên 20% thời gian)

3.Shine (Sạch sẽ): làm sạch môi trường hàng ngày

4.Standardize (sẵn sàng): loại bỏ các biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh dịch vụ

5.Sustain (Sâu sát): Duy trì công việc đã được thực hiện và nhận diện sự phát triển

6.Safety (An toàn): Tạo dựng các hoạt động thực hành hiệu quả

7.Support (Hỗ trợ): Giảm sự biến động và tốn thời gian do không có kế hoạch

Bảy phương pháp khắc phục nêu trên để loại bỏ 7 lãng phí Mỗi giải pháp:”Chữ S” này đều có tác dụng tổng hợp loại bỏ các lãng phí Song riêng vận dụng hệ thống LEAN thì phức tạp nhất và khó hơn cả Vì LEAN là hệ thống hướng thêm ra bên ngoài, tập trung vào khách hàng

Bắt đầu từ tìm hiểu khách hàng muốn gì Sau là tối ưu hóa quá trình sản xuất kinh doanh dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Xây dựng tổ chức hệ thống LEAN là xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp Đào tạo nhà cung cấp, loai bỏ những hoạt động lãng phí không mang lại giá trị, phát triển nhân viên Liên tục cải tiến cả kỹ năng rất linh hoạt Cả 6 nội dung trên đều là những yếu tố

cơ bản để làm tốt theo hệ thống LEAN: vừa loại bỏ lãng phí, phát triển sản xuất kinh doanh dịch vụ và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm đầu ra, mua nguyên phụ liệu đầu vào của đơn vị

II Vận dụng lý luận “Quản trị sản xuất tác nghiệp” vào thực tế Công ty

cổ phần Sơn Nam.

1 Đối với Công ty : Bảy lãng phí được liệt kê nêu trên phần lý thuyết đều có biểu hiện trong quá trình hoạt động – tác nghiệp sản xuất kinh doanh, dịch vụ Nhất là trong những tác nghiệp của khách sạn như:

Buồng: khách đến không đồng đều, tính bình quân khai thác phòng ở, giường nằm chỉ khoảng 70% Như vậy công suất phòng thừa 30% luôn phải chờ đợi khách

Bàn: ăn uống: cũng có thừa món ăn quen thuộc, thiếu món ăn, uống đặc sản, thao tác phục vụ chậm Đôi khi nhân viên còn chưa nhanh nhẹn, niềm nở, nhã nhặn Vận chuyển tủ bếp lên bàn, buồng còn chưa ăn khớp, nhịp nhành Làm lưu kho nguyên liệu, sản phẩm hỏng vẫn có lúc xảy ra…

1 Như vậy cả 5B: Buồng, bàn, bếp, Ba, Bar đều còn lãng phí, chưa có nhiều khả năng tăng năng suất, hạ chi phí và đưa lại lợi nhuận cao Ở giữa trung tâm thành phố, trước cửa có 2 hồ lớn, công viên xanh tươi, quanh năm tỏa mát trong lành

có mặt bằng rộng rãi, đẹp đẽ khang trang,Công ty có tiềm năng và thuận tiện rất lớn Cần phải vận dụng các lý luận khoa học nêu trên vào thực tiễn của công ty, nhằm khắc phục kịp thời những yếu kém trong sản xuất kinh doanh dịch vụ Trên cơ sở đó

mà loại bỏ lãng phí đưa hiệu quả sản xuất kinh doanh dịch vụ tăng lên không ngừng

2 Đối với Công ty : vận dụng hệ thống LEAN vào quá trình sản xuất kinh doanh và dịch vụ khách sạn lấy dịch vụ là chính Nên cần luôn tìm hiểu nhu cầu khách hàng Lấy sự hài lòng của khách hàng làm niềm vui của chính mình và làm mục đích để kinh doanh dịch vụ Chăm sóc khách hàng từng chu đáo tận tình, vui