SKKN Các quy trình sử lý công văn, văn bản đi và đến trong trường học

Việc kiểm tra văn bản đến do văn thư trực tiếp đảm nhận. Trong khi kiểm tra các văn bản, cán bộ văn thư phải biết các điều sau:+ Nếu văn bản gửi sai địa chỉ thì phải gửi trả lại ngay cho bưu điện.+ Nếu văn bản là của cơ quan mình nhưng đối tượng nhận văn bản sai lệch thì phải tìm cách giải quyết và phải báo cáo ngay cho thủ trưởng cơ quan.+ Nếu sai tên không có tên thật, hoặc không có trường hợp nào có tên trong văn bản thì tiến hành lập biên bản để bóc bì, sau khi bóc bì nếu người nào nhận thì phải ký để xác minh sự việc là đúng.+ Trường hợp văn bản đến không ghi tên thật mà ghi bí danh, bút danh thì phải viết thông báo cho cơ quan mình biết. Nếu bì đựng tài liệu bị rách nát có dấu hiệu bị lộ thông tin thì phải hỏi nhân viên bưu điện hoặc người chuyển văn bản, đồng thời phải báo cáo cho cấp trên để có hướng giải quyết.

MÔ TẢ SÁNG KIẾN

1 Hoàn cảnh nảy sinh sáng kiến:

Đất nước ta sau chặng đường dài của thời kỳ đổi mới, chúng ta đã và đang đạt được nhiều thành tựu trong sự nghiệp phát triển về kinh tế- chính trị-văn hóa xã hội- an ninh quốc phòng Vấn đề giáo dục được Đảng và Nhà nước hết sức coi trọng và xã hội quan tâm Chính vì vậy hệ thống quản lý giáo dục trong trường học cũng góp một phần quan trọng trong thời kỳ đổi mới đó

Tất cả mọi người trong cơ quan đã toàn tâm, toàn ý chăm lo cho sự nghiệp nói chung Trong đó việc đổi mới công tác văn thư, văn phòng Nhờ có

xã hội hóa công tác văn thư, văn phòng mà đến nay nhà trường đã dần được nâng lên về mọi mặt Và cũng nhờ đó mà chất lượng giáo dục đã vững vàng tiến kịp với các trường trong toàn huyện Đến nay công tác văn thư lưu trữ của trường đã đi vào ổn định, được sắp xếp và bố trí gọn gàng, khoa học

Văn bản quản lý của Nhà nước và văn bản ngành GD& ĐT của ta hiện nay thực hiện theo nguyên tắc Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ, các văn bản đều xuất phát từ lợi ích chính đáng của nhân dân Phải làm cho mọi người trong trường nhận thức được tầm quan trọng của việc đổi mới công tác văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng là cần thiết Từ đó xây dựng trường THCS ngày càng vững chắc hơn, tạo điều kiện giúp đỡ nhân viên văn thư, văn phòng

2 Cở sở lý luận của vấn đề:

Trường THCS chúng tôi thành lập đến nay đã gần 50 năm, nhà trường đã trải qua bao biến cố thăng trầm cùng lịch sử của đất nước Từ một trường thô

sơ, thiếu thốn nay về mọi mặt từ cơ ở vật chất, đến chất lượng giáo viên và học sinh đến nay được nâng lên rõ rệt về cơ sở vật chất phục vụ việc dạy và học cũng như chất lượng học sinh Nhà trường là một trong nhiều trường trong

huyện được công nhận đạt chuẩn Quốc gia Trường có 1 Hiệu trưởng, 1 phó

hiệu trưởng, 21 giáo viên, 5 nhân viên và gần 300 học sinh chia làm 4 khối Trường có đầy đủ phòng làm việc cho hệ thống nhân viên như phòng: Đồ

dùng, Y tế, Thư viện, Kế toán, Văn thư Do đó việc công tác và công tác văn thư thuận tiện trong việc quản lý văn bản đi-đến trường học

Được sự giúp đỡ của thầy hiệu trưởng cùng với sự cộng tác của tập thể nhà trường, mà bản thân tôi đã tìm ra giải pháp đối với công tác văn thư trường

học Đó là lý do tôi chọn đề tài kinh nghiệm: “Các quy trình sử lý công văn, văn bản đi và đến trong trường học” Đây làm một nghiệp vụ cơ bản mà mỗi

người văn thư trong trường học đều được học trong các trường chuyên nghiệp, tuy nhiên qua quá trình công tác thực tế tôi thấy công tác này còn rất nhiều bất cập, làm sai quy trình Bằng kinh nghiệm bản thân, sự tìm tòi, học hỏi tôi đưa

ra một số phương pháp xử lý văn bản đi-đến nhanh gọn hơn nhằm giúp công việc văn phòng được giải quyết nhanh chóng, tránh mất thời gian

Vấn đề quản lý công văn là vấn đề vô cùng quan trọng phục vụ cho công tác hành chính của cơ quan Tuy nhiên để làm tốt việc quản lý quản lý công văn lại chưa thực sự được coi trọng đặc biệt trong trường học Công văn còn quản lý, phân loại vào sổ còn nhiều bất cập Để từng bước nâng cao hiệu quả của công việc quản lý công văn hiện tốt nhiệm vụ của mình, thay đổi từ cách nghĩ, cách làm, ở mọi nơi, mọi lúc

Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ những chứng cứ bằng văn bản để chứng minh những văn bản đó có hợp pháp hay không hợp pháp Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ của cơ quan Giữ gìn được bí mật của cơ quan, của Đảng và của Nhà nước

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, từ nhu cầu của công tác văn thư trong trường học hiện nay còn nhiều hạn chế bởi nhiều lý do khách quan và chủ quan Như việc cập nhật văn bản đi và đến còn chưa thường xuyên, liên tục Dẫn đến hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ chưa chuẩn xác

3 Thực trạng của vấn đề xử lý công văn, văn bản đi-đến:

3.1 Các quy trình xử lý công văn, văn bản đến:

3.1.1.Tiếp nhận văn bản đến:

- Tất cả các văn bản đến đều tập trung tại bộ phận văn phòng, đây là nơi tiếp nhận văn bản đến của cơ quan Khi tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra

tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Các văn bản có ghi mức độ khẩn thì khi tiếp nhận phải để riêng để ưu tiên giải quyết trước

- Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì phải ghi đầy đủ các thông tin có trên phiếu gửi, những yêu cầu trong phiếu gửi và chuyển lại cho bưu điện Nếu văn bản không qua đường bưu điện mà qua tay, thì cán bộ văn thư cần phải tiến hành các bước như qua đường bưu điện

- Ngoài các văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đến còn có các văn bản của các tổ chức tập thể, cá nhân gửi đến cho cơ quan mình, loại văn bản này vẫn xử

lý như các văn bản đến

3.1.2 Kiểm tra văn bản đến:

Việc kiểm tra văn bản đến do văn thư trực tiếp đảm nhận Trong khi kiểm tra các văn bản, cán bộ văn thư phải biết các điều sau:

+ Nếu văn bản gửi sai địa chỉ thì phải gửi trả lại ngay cho bưu điện + Nếu văn bản là của cơ quan mình nhưng đối tượng nhận văn bản sai lệch thì phải tìm cách giải quyết và phải báo cáo ngay cho thủ trưởng cơ quan

+ Nếu sai tên không có tên thật, hoặc không có trường hợp nào có tên trong văn bản thì tiến hành lập biên bản để bóc bì, sau khi bóc bì nếu người nào nhận thì phải ký để xác minh sự việc là đúng

+ Trường hợp văn bản đến không ghi tên thật mà ghi bí danh, bút danh thì phải viết thông báo cho cơ quan mình biết Nếu bì đựng tài liệu bị rách nát

có dấu hiệu bị lộ thông tin thì phải hỏi nhân viên bưu điện hoặc người chuyển văn bản, đồng thời phải báo cáo cho cấp trên để có hướng giải quyết

3.1.3 Phân loại văn bản đến:

Sau khi tiếp nhận văn bản thì người văn thư có nhiệm vụ phân loại tất cả các văn bản thành nhiều loại khác nhau để dễ theo dõi và xử lý

Văn bản đến cơ quan, nếu là thư riêng gửi các cá nhân thì phải chuyển thẳng đến cá nhân đó, văn thư không được phép bóc bì

Các văn bản còn lại được chia làm hai loại: Văn bản gửi chung cho cơ quan và văn bản gửi cho các đoàn thể Trong các văn bản gửi cho các đoàn thể thì văn thư chuyển tới đoàn thể đó để họ bóc bì Còn các văn bản gửi cho cơ quan cũng có hai loại Đó là loại gửi chung cho cơ quan và loại gửi chức danh

cho lãnh đạo Loại văn bản gửi cho lãnh đạo chỉ ghi vào sổ những yếu tố ở ngoài bì rồi chuyển cho lãnh đạo Loại văn bản gửi cho cơ quan, văn thư bóc bì rồi đóng dấu đến và vào sổ công văn đến

3.1.4 Bóc bì văn bản:

Việc bóc bì văn bản cán bộ văn thư chỉ ghi vào sổ, sau đó chuyển đến cho thủ trưởng cơ quan Sau khi bóc bì mà gặp trường hợp mức độ khẩn thì dừng lại và trình lên cấp trên

3.1.5 Đóng dấu đến:

Quy trình đóng dấu đến như sau:

Chọn vị trí vào khoảng giấy trắng rõ ràng, ngay ngắn phía trên góc trái phần lề văn bản dưới số và ký hiệu văn bản đó Hoặc đóng vào khoảng giữa phần trích yếu nội dung và phần nội dung văn bản Mục đích của việc đóng dấu đến là để xác minh văn bản đó đã qua bộ phận văn thư, qua dấu đến dễ dàng biết được văn bản đến lúc nào và do ai tiếp nhận

3.1.6 Đăng ký văn bản đến:

Đăng ký văn bản đến nhằm mục đích quản lý chặt chẽ các loại văn bản, giấy tờ chuyển đến cơ quan Việc đăng ký văn bản đến được thực hiện đúng nguyên tắc mà nhà nước đã quy định Đối với những văn bản mà văn thư không được bóc bì như văn bản mật, văn bản gửi đích danh, văn bản gửi cho các đơn vị thì vẫn đăng ký vào sổ chuyển giao và yêu cầu người nhận ký vào sổ

3.1.7 Tổ chức giải quyết theo dõi và đôn đốc văn bản đến:

Văn bản đến gồm có 3 phần:

+ Văn bản quy phạm pháp luật (Văn bản mật )

+ Văn bản hành chính thông thường

+ Thư công

Văn bản thường: Các đơn vị và cán bộ chuyên môn khi nghiên cứu văn bản đến phải có ý kiến đề xuất với cán bộ các đơn vị và cán bộ lãnh đạo, căn cứ vào nội dung văn bản để đề xuất hướng giải quyết thích hợp

Văn bản mật: Căn cứ vào mức độ để thực hiện việc phổ biến nội dung văn bản theo đúng phạm vi đối tượng, bất kỳ văn bản nào mang tính chất mật

đều phải giữ bí mật Người biết nội dung trong văn bản mật không được tiết lộ cho người khác biết và không đưa tài liệu mật ra khỏi cơ quan nếu chưa có ý kiến của thủ trưởng

Việc theo dõi giải quyết văn bản đến là công việc cuối cùng trong quá trình theo dõi và giải quyết văn bản đến Trong việc thực hiện chức năng quản

lý ở mỗi cơ quan, việc theo dõi văn bản đến là trách nhiệm của hiệu trưởng và văn thư

3.2 Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi:

Văn bản đi là toàn bộ các công văn giấy tờ do cơ quan gửi ra bên ngoài phát sinh từ yêu cầu của hoạt động quản lý và thông tin

3.2.1 Phân loại văn bản đi:

Sau quá trình nhận văn bản từ ngoài vào thì có quá trình trả lời thông báo hoặc phát tin ra bên ngoài bằng văn bản, những văn bản đó được gửi đi bằng các địa chỉ sau:

+ Văn bản gửi lên cấp trên, gửi cho các cơ quan quản lý Nhà nước đó là: Các báo cáo, các tờ trình

+ Văn bản gửi cho các cơ quan cấp dưới hoặc các đơn vị trực thuộc đó là: Các chỉ thị, quyết định, công văn, các loại kế hoạch

+ Văn bản gửi cho các cơ quan đơn vị bạn như giấy mời, các thông báo, các đề nghị

+ Các bản trả lời về đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân

3.2.2 Kiểm tra tính pháp lý của văn bản đi:

Một văn bản của một cơ quan ra bên ngoài cần phải có đầy đủ tính pháp

lý và tính hiệu lực, nhằm đảm bảo phát huy hiệu lực tác dụng cao nhất của nó trong công tác thông tin và trong quản lý

Nội dung các văn bản của cơ quan thông tin được giao cho các chuyên viên am hiểu về lĩnh vực chuyên môn để soạn thảo văn bản, khi soạn thảo văn bản xong sẽ được in ấn và trình hoặc người được thủ trưởng ủy quyền Đối với các văn bản thông thường nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản cho người có thẩm quyền ký

Đối với nội dung có văn bản quan trọng như đề cương, đề án và những văn bản dưới luật, khi trình cho hiệu trưởng duyệt phải kèm theo các văn bản

có liên quan như bản nháp, bản vẽ, thiết kế,… gọi là hồ sơ trình ký để người ký kiểm tra lại

3.2.3 Đánh máy và in ấn văn bản:

Nội dung các văn bản được đưa đến bộ được phân công phụ trách đánh máy thành văn bản Người đánh máy phải tuyệt đối giữ bí mật cả khi đánh máy

và khi đã đánh máy xong Để tạo điều kiện giải quyết các công việc nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo tính thống nhất, tính chính xác Trước khi đưa vào

in ấn phải kiểm tra bản thảo có bị tẩy xóa nhiều hay không, dễ đọc dễ nhìn hay không Nếu không đảm bảo độ chính xác thì yêu cầu người soạn văn bản phải soạn thảo lại cho rõ ràng, sạch sẽ

3.2.4 Trình Thủ trưởng ký văn bản:

Các văn bản sau khi đánh máy xong thì phải trình Hiệu trưởng (thủ trưởng) xem xét và ký Chữ ký của lãnh đạo là thành phần thiết yếu của một văn bản Vì nó biểu thị hiệu lực thi hành của một văn bản đó Tùy theo quy định của mỗi cơ quan mà việc trình ký có khác nhau

3.2.5 Đóng dấu văn bản đi:

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa cơ quan, các tổ chức

và công dân

Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp

lệ, tức là chữ ký của thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền Tuyệt đối không được đóng vào giấy trắng

3.2.6 Đăng ký văn bản đi:

Đăng ký văn bản đi là để ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản

đi vào một quyển sổ quản lý văn bản đi nhằm mục đích quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và phục vụ việc tra tìm văn bản được nhanh chóng Khi đăng

ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin của văn bản đó theo đúng quy định

Đối với văn bản có mức độ mật thì phải đăng ký vào một sổ riêng để dễ theo dõi và bảo quản an toàn

3.2.7 Chuyển giao văn bản đi:

Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký, đóng dấu, ký hiệu … phải gửi ngay cho các đối tượng liên quan, có thể gửi đi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện

3.2.8 Sắp xếp bản lưu, bảo quản văn bản đi:

Tất cả các văn bản đi đều phải lưu ít nhất một văn bản (bản gốc) để sau này có chứng cứ vào việc sử dụng Bản lưu phải được sắp xếp theo từng loại, từng năm khác nhau để tiện cho việc tra tìm, và sử dụng sau này Mọi yêu cầu tra cứu của lãnh đạo hoặc cán bộ công chức của cơ quan vì công việc chung nên phải được đưa ra kịp thời nhanh chóng Tất cả các cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải có trách nhiệm quản lý và giữ gìn văn bản, hồ sơ tài liệu cẩn thận, tránh mất mát và hư hỏng văn bản, hồ sơ

4 Các giải pháp, biện pháp thực hiện:

Để làm tốt công tác trên cần:

+ Nhân viên văn thư phải được tào tạo chính quy trong các trường học chuyên nghiệp

+ Tuyệt đối tuân thủ các bước xử lý quy trình của công văn, văn bản đi

và đến trong cơ quan, trường học

+ Thường xuyên cập nhập các công văn, văn bản của cấp trên gửi xuống cũng như cơ quan gửi đi

+ Không ngừng học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp trường bạn, học các hướng dẫn cấp trên ban hành và không ngừng sáng tạo sao cho phù hợp

5 Kết quả đạt được:

Sáng kiến đã nêu cao nhận thức cho mọi người trong trường học nói riêng hiểu được phần nào về các văn bản và công tác quản lý văn bản đi và đến

là một công việc hết sức quan trọng trong công tác hành chính Nêu cao được tính pháp lý của các văn bản của Nhà nước và văn bản ngành GD& ĐT đều chứa đựng các nội dung quy phạm pháp luật và hiệu lực pháp lý cụ thể

- Kết quả đạt được:

+ Các văn bản, công văn đi và đến tại trường THCS chúng tôi đã được

xử lý đúng quy trình từ khâu nhận, phân loại rồi vào sổ một cách khoa học

+ Việc tra cứu, tìm các công văn đi và đến nhanh chóng.

6 Điều kiện để sáng kiến được nhân rộng:

- Đối tượng áp dụng sáng kiến: Là cán bộ văn phòng tại các công sở đặc biệt hữu ích đối với nhân viên văn thư trường học

- Trang thiết bị: Cần có phòng làm việc riêng, có máy tính kết nối Internet, có sổ theo dõi công văn đi và đến, có kỹ năng soạn thảo văn bản,

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 1.Kết luận:

- Hiện nay công tác văn phòng nói chung, công tác văn thư trong trường học nói riêng hiện nay còn gặp nhiều vấn đề bất cập đó làm tình trạng công văn giấy tờ nhiều, việc xử lý công văn, văn bản trong trường học còn nhiều bất cập Vì vậy vấn đề như đổi mới công tác văn thư, văn phòng đó cần được đổi mới, đặc biệt là trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

- Bản kinh nghiệm này tôi viết từ thực tế của trường THCS chúng tôi và kinh nghiệm này có thể được áp dụng với các trường bạn Do điều kiện và thời gian có hạn, năng lực còn hạn chế, còn nhiều thiếu sót Rất mong được sự đóng góp ý kiến, sự giúp đỡ của các đồng chí, đồng nghiệp để tôi được hoàn thiện hơn trong công việc của mình Nhằm phục vụ lâu dài có ích, có hiệu quả hơn

2 Khuyến nghị:

Rất mong BGH nhà trường quan tâm hơn nữa đến công tác quản lý văn bản đi-đến Bên cạnh đó tôi cũng rất mong đoàn thể trong trường cùng toàn thể giáo viên góp ý về vấn đề quản lý văn bản đi-đến trong nhà trường có những bất cập để bản thân tôi sẽ rút kinh nghiệm và ngày càng hoàn thiện hơn công tác văn thư trong trường học hơn nữa và bổ sung cho sáng kiến của tôi để sáng kiến được áp dụng trong trường học

Tôi chân thành cảm ơn.

- Điều kiện: Là một văn thư làm trong trường học 10 năm, bản thân đã được học tại trường, học hỏi đồng nghiệp, tự tìm tòi và đúc rút kinh nghiệm trong quá trình công tác thực tế

- Thời gian: Sáng kiến áp dụng trong mọi thời điểm của công sở, trường học, các cơ quan đơn vị vì đây là việc làm hàng ngày, thường xuyên của bộ phận văn phòng, văn thư

- Đối tượng áp dụng sáng kiến: Là cán bộ văn phòng tại các công sở đặc biệt hữu ích đối với nhân viên văn thư trường học

MỤC LỤC

01 01 01 01 02 02