Quản lý văn bản là một trong những công việc thường xuyên và quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Để có thể làm tốt công việc này, bạn đọc phải phân loại, sắp xếp và tổ chức một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự các văn bản để dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ và tránh được những rủi ro, thiếu sót văn bản của đơn vị.
Trong bài viết dưới đây, 123doc đã tổng hợp top 10 tài liệu tham khảo về chủ đề quản lý văn bản hay, đúng chuẩn và chi tiết, cụ thể nhất. Xin mời quý bạn đọc cùng tìm hiểu và nghiên cứu.
I. 10 bài viết về chủ đề Quản lý văn bản
1. Mẫu quy định quản lý văn bản đi – đến
Mẫu quy định quản lý văn bản đến và đi sau đây được áp dụng tại công ty ABCD và do ban ISO tiến hành biên soạn và kiểm soát. Có thể nói rằng đây là một trong những mẫu quy định đầy đủ và đúng chuẩn dành cho những ai đang có nhu cầu tham khảo về lĩnh vực. Bạn đọc hãy cùng truy cập và tải ngay nguồn tài liệu này về để nghiên cứu và vận dụng nhé!
2. Quản lý văn bản đi trong môi trường mạng
Trong môi trường mạng thì quản lý văn bản đi cũng đóng một vai trò rất quan trọng mà bạn đọc cần phải quan tâm, chú trọng thực hiện. Mẫu tài liệu mà 123doc chia sẻ ngay sau đây sẽ đem đến cho quý bạn đọc những thông tin đầy đủ và chính xác nhất về chủ đề này như việc lưu mô tả văn bản đi hay các công việc chi tiết và cụ thể khác mà bạn đọc cần phải thực hiện.
3. Quản lý văn bản đến trong môi trường mạng
Tương tự như việc quản lý văn bản đi thì quản lý văn bản đến cũng cần phải được thực hiện theo một trình tự nhất định để đạt được kết quả tốt nhất. Vậy trong môi trường mạng thì việc quản lý văn bản đến sẽ được thực hiện như thế nào? Tài liệu tham khảo dưới đây sẽ giúp quý bạn đọc trả lời cho câu hỏi đó! Xin mời quý bạn đọc cùng tìm hiểu và nghiên cứu.
4. Chương trình quản lý văn bản bằng Excel
Để có thể quản lý tốt văn bản và công văn của mình một cách chuyên nghiệp mà vẫn nhanh chóng, các bạn có thể mua một phần mềm để đáp ứng nhu cầu đó hoặc các bạn cũng có thể tự thiết kế chương trình để quản lý các văn bản đến và đi bằng Excel. Sau đây 123doc xin chia sẻ tới bạn đọc các bước để có thể tự tạo lập một chương trình quản lý văn bản đúng chuẩn.
5. Báo cáo kết quả thực tập công tác quản lý văn bản đi của cơ quan
Dưới đây là Báo cáo tốt nghiệp với đề tài Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan. Nội dung của báo cáo được tác giả biên soạn và thực hiện với 3 chương chính đó là:
- Chương 1: Khái quát chung về huyện Sóc Sơn
- Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư tại văn phòng huyện ủy
- Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư của huyện Sóc Sơn
6. Thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của Ủy ban nhân dân huyện Từ Liêm, Hà Nội
Chuyên đề báo cáo thực tập về Thực trạng quản lý văn bản hành chính đến và đi tại Ủy ban nhân dân huyện Từ Liêm, TP Hà Nội nhằm tìm hiểu về thực trạng quản lý văn bản hành chính tại đơn vị. Qua đó tìm ra những giải pháp và kiến nghị phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý văn bản hành chính đến và văn bản đi của đơn vị.
7. Sáng kiến kinh nghiệm công tác văn thư và giải pháp quản lý văn bản đi đến ở trường tiểu học Trường Xuân 2 bằng thư điện tử
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là một việc làm rất cần thiết và không thể tách rời đối với những ai đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho các cán bộ văn thư có thể cập nhập các văn bản đã được lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác và đem lại hiệu quả cao trong công việc.
8. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại phòng Thanh tra pháp chế trường Đại học Hải Dương
Hiện nay cùng với sự phát triển của bộ máy Nhà nước thì công tác quản lý văn bản trong Nhà trường cũng được củng cố, mở rộng và từng bước nâng cao về mọi mặt. Tuy nhiên bên cạnh những thành công đã đạt được thì công tác quản lý văn bản tại trường Đại học Hải Dương vẫn còn tồn tại những hạn chế.
Chính vì vậy, tác giả đã tiến hành nghiên cứu đề tài này nhằm đề xuất và kiến nghị những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác này.
9. Bài giảng tổ chức quản lý văn bản và con dấu trong các cơ quan tổ chức
Sau đây là tài liệu tham khảo dưới dạng slide powerpoint với chủ đề Tổ chức quản lý văn bản và các con dấu có trong các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng việc quản lý văn bản trong các cơ quan tổ chức đóng vai trò rất quan trọng nhằm quản lý chặt chẽ, thống nhất và tránh tình trạng thất thoát và làm lộ bí mật của các cơ quan.
Để có thể hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này, xin mời bạn đọc cùng 123doc tham khảo tài liệu dưới đây.
10. Đề tài SKKN Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong quản lý văn bản
Hiện nay việc quản lý văn bản tại các khoa, phòng và trạm y tế tại các xã, thị trấn ở Huyện Quốc Oai vẫn đang được thực hiện một cách thủ công, truyền thống, chưa được khoa học và gây khó khăn cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin. Vậy nên việc nâng cao chất lượng trong quản lý văn bản tại đơn vị là rất quan trọng và cần thiết. Đây cũng là đề tài Cấn Thị Thúy đã lựa chọn cho sáng kiến kinh nghiệm của mình.
100+ Tài liệu về Quản lý văn bản hay
Đọc thêm:
Top 10 lời mở đầu luận văn hay nhất
10+ Đồ án tốt nghiệp xây dựng website tốt nhất
II. Quản lý văn bản và những điều bạn đọc cần biết
1. Một số khái niệm liên quan
– Quản lý văn bản là việc quản lý hệ thống văn bản đến cũng như văn bản đi của các cơ quan, đơn vị theo một nguyên tắc và trình tự nhất định.
– Văn bản đi bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, hành chính hay văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành.
– Văn bản đến là các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, hành chính và văn bản chuyên ngành. Ngoài ra còn bao gồm đơn, thư gửi đến các cơ quan, tổ chức.
– Văn thư cơ quan: Là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiệm vụ về hoạt động văn thư của các cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật
– Văn thư đơn vị: Là cá nhân được người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức, giao nhiệm vụ thực hiện các công việc về văn thư trước khi lưu trữ vào cơ quan.như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị.
– Đăng ký văn bản: được hiểu là công việc ghi chép hay cập nhật những thông tin cần thiết có trong văn bản về số, ký hiệu; thời gian ban hành; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký của cơ quan, đơn vị hoặc cơ sở dữ liệu trên máy vi tính để có thể quản lý và tìm văn bản.
2. Vai trò của việc quản lý văn bản
– Giúp cho cơ quan, đơn vị hay doanh nghiệp có thể tạo lập được một quy trình quản lý văn bản chặt chẽ, kịp thời. Từ đó các văn bản đến và đi nhanh chóng được chuyển đến các đơn vị và phòng ban chuyên môn khác chịu trách nhiệm xử lý đúng thời gian quy định.
– Bên cạnh đó, không gian lưu trữ của văn bản sẽ được phân loại và sắp xếp một cách khoa học, có hệ thống và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm soát và tra cứu khi cần.
– Giảm thiểu và hạn chế tối đa việc thiếu sót, mất mát hay thất lạc các văn bản.
– Từ đó, đơn vị có thể đổi mới và cải tiến quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả xử lý văn bản.
3. Nguyên tắc trong quản lý văn bản
– Thứ nhất, tất cả các văn bản phải được quản lý tập trung tại Văn thư của cơ quan, đơn vị để tiến hành làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Ngoại trừ các loại văn bản đã được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Các văn bản đến không đăng ký tại Văn thư hay các đơn vị và cá nhân không có trách nhiệm và quyền hạn giải quyết,
– Thứ hai, những văn bản đến và đi thuộc ngày nào thì phải được đăng ký, phát hành và chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đến phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được nếu có đóng dấu như Hỏa tốc, Thượng khẩn hay Khẩn. Ngoài ra, Văn bản khẩn đi cũng cần phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
– Thứ ba, nếu các văn bản và tài liệu mang bí mật của nhà nước thì phải được đăng ký và quản lý theo quy định của pháp luật.
– Cuối cùng, tất cả các văn bản, hồ sơ, tài liệu đến và đi phải được lưu giữ, bảo vệ và bảo quản an toàn, nguyên vẹn cũng như sử dụng đúng mục đích trong suốt quá trình tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết công việc.
4. Quy trình quản lý văn bản đến- văn bản đi
3.1. Văn bản đến
– Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến và thực hiện xử lý văn bản
– Bước 2: Tiến hành đăng ký cho văn bản đến
– Bước 3: Trình và luân chuyển văn bản đến
– Bước 4: Theo dõi và thúc đẩy để giải quyết các văn bản đến.
3.2. Văn bản đi
– Bước 1: Thực hiện kiểm tra về thể thức, cách trình bày của văn bản; tiến hành ghi số, ngày, tháng, năm.
– Bước 2: Tiến hành đăng ký văn bản đi
– Bước 3: Sao lưu, đóng dấu của cơ quan và dấu về mức độ khẩn cấp, mật
– Bước 4: Làm thủ tục để phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát của văn bản.
– Bước 5: Lưu văn bản đi.
Hy vọng những thông tin ở trên mà 123doc chia sẻ đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức cần có để phục vụ cho quá trình học tập và làm việc một cách đầy đủ nhất. Bên cạnh đó quý bạn đọc cũng đừng quên theo dõi chúng mình để cập nhập những nội dung khác nhau một cách nhanh chóng và chính xác nhé. Chúc các bạn thành công!
