Tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử tỉnh bắc giang

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Dƣơng Quế Hƣơng TỐI ƢU HÓA PHÔNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Hà Nội, 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Dƣơng Quế Hƣơng TỐI ƢU HĨA PHƠNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Cam Anh Tuấn XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học TS Cam Anh Tuấn PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội, 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các thơng tin đề cập luận văn khách quan, trung thực Một số nội dung đề cập luận văn công bố viết đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam hội thảo khoa học chuyên ngành Các văn tập hợp, trích dẫn sử dụng luận văn có dẫn nguồn gốc rõ ràng TÁC GIẢ Dƣơng Quế Hƣơng LỜI CẢM ƠN Lời luận văn này, xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội nhiệt tình giảng dạy, bảo, giúp đỡ tạo điều kiện cho tơi hồn thành khóa học Với lịng tri ân sâu sắc, tơi xin chân thành cảm ơn TS Cam Anh Tuấn hướng dẫn, khích lệ giúp đỡ tơi hồn thành cơng trình nghiên cứu Xin chân cảm ơn gia đình, Lãnh đạo đồng nghiệp Chi cục VTLT, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang, bạn bè ủng hộ, giúp đỡ tơi mặt để tơi hồn thành luận văn Trong trình thực đề tài, thân tơi gặp khơng khó khăn nội dung đề tài chưa có nhiều người nghiên cứu, nguồn tài liệu tham khảo lực hạn chế… Do vậy, luận văn không tránh khỏi hạn chế định Tác giả mong nhận đóng góp ý kiến nhà nghiên cứu, quý thầy cô bạn đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện TÁC GIẢ Dƣơng Quế Hƣơng MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ đề tài Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Phương pháp nghiên cứu 13 Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo 14 Dự kiến cấu trúc đề tài 15 10 Đóng góp đề tài 16 CHƢƠNG SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỐI ƢU HĨA PHƠNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG 18 1.1 Khái quát chung Chi cục Văn thư Lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 18 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Chi cục Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 18 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 18 1.2 Khái quát khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh 21 1.2.1 Khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ 21 1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh 30 1.3 Ý nghĩa việc tối ưu hóa Phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 33 1.3.1 Một số quan niệm tối ưu hóa 33 1.3.2 Một số nội dung thực tối ưu hóa phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 38 1.3.3 Vai trò tối ưu hóa phơng lưu trữ đóng Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh 40 CHƢƠNG CƠNG TÁC TỐI ƢU HĨA PHƠNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG 50 2.1 Thực trạng việc tối ưu hóa phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 50 Quan điểm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang tối ưu hóa phơng lưu trữ đóng Lưu trữ lịch sử 50 2.1.2 Các bước tiến hành tối ưu hóa phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 51 2.2 Kết tổng qt cơng tác tối ưu hóa Phơng lưu trữ đóng Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 72 CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC TỐI ƢU HĨA PHƠNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ 76 3.1 Đánh giá kết tối ưu hóa 76 3.1.1 Ưu điểm 76 3.1.2 Tồn 80 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu việc tối ưu hóa phơng lưu trữ đóng Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang 84 3.2.1 Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tối ưu hóa phơng lưu trữ đóng Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh 85 3.2.2 Giải pháp chế sách 88 3.2.3 Giải pháp công tác tổ chức máy, tổ chức nhân làm công tác lưu trữ địa phương 89 3.2.4 Giải pháp sở vật chất, trang thiết bị, tài cơng tác lưu trữ 91 3.3 Khuyến nghị 92 KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân LTLS Lưu trữ lịch sử THBQ Thời hạn bảo quản UBHC Ủy ban hành UBKCHC Ủy ban kháng chiến hành UBND Ủy ban nhân dân VTLT Văn thư lưu trữ XĐGT Xác định giá trị MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Tài liệu lưu trữ kho tàng thơng tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao, ngày tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng công cụ thiếu việc xây dựng, triển khai sách quản lý, nghiên cứu hay đời sống m i cá nhân Trong k XXI, tài liệu lưu trữ kh ng định vai trị, vị trí cơng xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng quốc gia tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc Cũng lí mà ngày Đảng, Nhà nước quan chun mơn có liên quan ngày có quan tâm, đạo, hướng dẫn quản lý nhà nước việc thực hoạt động lưu trữ Đích đến cuối nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích Nhà nước xã hội Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mà đạt được, khơng khó khăn, vướng mắc, tồn cần khắc phục để quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ có giá trị cách hiệu quả, phù hợp đáp ứng yêu cầu với xu thời đại Đồng thời, với mục đích khác đòi hỏi cách thức tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu khác Đặc biệt Phông Lưu trữ quan ngừng hoạt động (Phơng Lưu trữ đóng) Đây khối tài liệu thực hoạt động thu thập tài liệu để tiến hành bổ sung vào phông quan ngừng hoạt động từ lâu Hồ sơ, tài liệu Phông Lưu trữ đóng có giá trị lớn mặt lịch sử, phản ánh đầy đủ, rõ nét giai đoạn lịch sử, trình hình thành phát triển ngành, lĩnh vực địa phương định Chính vậy, cơng tác bảo quản tổ chức khai thác sử dụng, cần phải có biện pháp phù hợp để vừa bảo quản an toàn, đầy đủ loại tài liệu này, vừa phục vụ, đáp ứng nhiều nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Những điều đặt tốn không đơn giản cho nhà quản lý trực tiếp khối tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử Một số yêu cầu cấp bách đặt công tác quản lý tài liệu lưu trữ, là: phải lưu giữ tài liệu có giá trị cao kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, lịch sử; tổ chức khoa học tài liệu khối tài liệu, phông lưu trữ, đặc biệt phông lưu trữ quan ngừng hoạt động lưu trữ lịch sử; thực biện pháp theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn ngành lưu trữ để lưu giữ đầy đủ thành phần, loại hình tài liệu có giá trị, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển quan, tổ chức hình thành phơng; đặc biệt phải đảm bảo tính thống nhất, khoa học tinh gọn phơng lưu trữ nói chung phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động nói riêng … Đó vấn đề đặt cho nhà nghiên cứu, nhà quản lý công tác lưu trữ từ trung ương đến địa phương Thực tế nay, để giải vấn đề việc làm phức tạp khó khăn Bởi lẽ, thứ mặt lý luận, Việt Nam lĩnh vực lưu trữ, có hệ thống lý luận chung tương đối đầy đủ chưa đề cập cụ thể đến vấn đề thực tối ưu hóa phơng lưu trữ bảo quản kho lưu trữ lịch sử, bao gồm phông lưu trữ quan ngừng hoạt động Thứ hai, mặt quản lý quan chuyên môn, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến việc thực nâng cấp phông lưu trữ, nhiên chưa xây dựng hệ thống văn quy định, hướng dẫn riêng thực nâng cấp, tối ưu hóa Phơng Lưu trữ đóng Thứ ba, từ Luật Lưu trữ đời quy định lưu trữ lịch sử lưu giữ toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, thực tế Lưu trữ lịch sử tỉnh, thời hạn bảo quản, thành phần tài liệu Phông đóng khơng có thời hạn vĩnh viễn mà cịn có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời, hay có khối tài liệu bổ sung Đặc biệt, Lưu trữ lịch sử tỉnh, tình trạng Phơng lưu trữ đóng chưa tổ chức khoa học tài liệu, tồn loại thời hạn bảo quản khác nhau, giá trị hồ sơ, tài liệu khơng đồng cịn tồn khơng ít, loại tài liệu chiếm khơng diện tích bảo quản, gây tốn kém, lãng phí khơng cần thiết việc đảm bảo kho tàng, sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang Lưu trữ lịch sử tỉnh, có chức thu thập, bảo quản thực hoạt động lưu trữ khác địa bàn tỉnh Bắc Giang Do điều kiện làm việc bị hạn chế, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng độc lập, cịn bố trí chung với nơi làm việc nên chật chội, việc thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn Tại bảo quản 37 phơng Lưu trữ, có 25 Phơng đóng 12 Phơng mở, với tổng số 997 mét giá tài liệu Hàng năm không thực việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử khơng có diện tích sử dụng Bên cạnh diện tích bảo quản chật chội, cịn tồn vấn đề phức tạp Phơng Lưu trữ đóng chỉnh lý hoàn thiện theo bước nghiệp vụ lưu trữ, góp phần phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử tỉnh Tuy nhiên, thực tế cho thấy Phơng lưu trữ đóng đó, thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị khơng đồng đều, khơng thống nhất, chất lượng hồ sơ lập chưa cao Tất tồn cho thấy chưa khoa học, thống tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Từ cơng tác bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp khó khăn hơn, đặc biệt điều kiện làm việc khó khăn, kho tàng chật hẹp Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang số 18-NQ/TW “về số vấn đề tiếp tục đổi mới, xếp tổ chức máy hệ thống trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả” Nghị số 19-NQ/TW “về tiếp tục đổi hệ thống tổ chức quản lý, nâng cao chất lượng hiệu hoạt động đơn vị nghiệp công lập” Theo tinh thần Nghị TW VI khóa XII BCH TW Đảng, coi đổi mới, xếp tổ chức máy hệ thống trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu nhiệm vụ cấp bách, có ý nghĩa quan trọng hàng đầu Tổ chức máy ngành văn thư lưu trữ có xu hướng tinh gọn lại tổ chức từ trung ương đến địa phương Dự kiến địa phương không xếp mơ hình Chi cục Văn thư -Lưu trữ nay, phòng quản lý nghiệp vụ văn thư lưu trữ tách trở thành phịng chun mơn trực thuộc Văn phòng Sở, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trở thành đơn vị nghiệp trực thuộc Sở Nếu bố trí mơ hình tổ chức giúp cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử có vai trị vị cao cơng tác thu thập, quản lý, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn tỉnh Việc tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ địa bàn tỉnh gặp nhiều thuận lợi hơn, Trung tâm chủ động trình thực nhiệm vụ Vấn đề ổn định tổ chức máy điều kiện vô quan trọng để quản lý cơng tác lưu trữ nói chung quản lý tài liệu lưu trữ nói riêng thực thống nhất, khoa học theo quy định pháp luật Về mặt tổ chức nhân sự, cần trọng đến công tác tuyển dụng, xếp, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức vai trò giá trị tài liệu lưu trữ Việc xếp, bố trí cơng chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo đề án vị trí việc làm nhiệm vụ cần thiết lẽ có xếp phát huy lực, nghiệp vụ chuyên môn m i người Thực chế độ, sách để phát huy hết khả công chức, viên chức đào tạo 90 chuyên ngành Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, cần có chủ trương, kế hoạch phân công sử dụng cán hợp lý, khoa học, phù hợp với đối tượng nhiệm vụ cụ thể Có phát huy sức mạnh m i cá nhân, tạo đòn bẩy để hồn thành nhiệm vụ trị quan Đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ khơng chun ngành, cần phải có sách đào tạo, bồi dưỡng cấp chứng nghiệp vụ chun mơn để bước hồn chỉnh đội ngũ cơng chức, viên chức làm văn thư lưu trữ đảm bảo đủ trình độ chun mơn, đáp ứng u cầu địi hỏi thực tế Đối với cơng tác tối ưu hóa phơng lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh, cần phải phân công, hướng dẫn nhiệm vụ, bước nghiệp vụ cụ thể, người, việc để đảm bảo cho việc thực nhiệm vụ cách nghiêm túc, khoa học, chất lượng hiệu Tránh tình trạng bỏ lửng, khơng phân cơng, khơng giám sát trình thực nhiệm vụ giao 3.2.4 Giải pháp sở vật chất, trang thiết bị, tài cơng tác lưu trữ Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn hoàn thiện, dự kiến đến 2019 hoàn thành Như tỉnh Bắc Giang có kho lưu trữ chuyên dụng để tiến hành thu thập, bổ sung, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách độc lập hiệu Đồng thời, Lưu trữ lịch sử tỉnh có đủ điều kiện để tiến hành thu tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định Đối với phông thu sau, cần phải xem xét cụ thể thực thu theo quy định Luật Lưu trữ, thu tồn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử, hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 70 năm lưu giữ lưu trữ quan, tổ chức Về sở vật chất, trang thiết bị đầu tư cho Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh cịn chưa quan tâm đầu tư Vì vậy, cần phải bổ sung, mua sắm, sửa 91 chữa trang thiết bị đảm bảo đầy đủ phục vụ công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đồng thời, đầu tư kinh phí mua sắm hệ thống máy tính đảm bảo yêu cầu phục vụ cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh Tại Khoản 1, 2, Điều Luật Lưu trữ quy định sách Nhà nước lưu trữ "Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam"; "tập trung đại hóa sở vật chất, kỹ thuât ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ" Tuy nhiên, việc bố trí cấp kinh phí tỉnh cho công tác lưu trữ quan, tổ chức nói chung hoạt động nghiệp lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hạn chế Đây nguyên nhân để Lưu trữ lịch sử tỉnh thực đồng bộ, hiệu hoạt động tối ưu hóa, xác định lại giá trị tài liệu phông Kho Lưu trữ tỉnh 3.3 Khuyến nghị Qua trình nghiên cứu lý luận công tác lưu trữ tình hình thực tế khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài bảo quản Kho Lưu trữ lịch sử, mạnh dạn đưa số phương án giải nhằm vừa bảo đảm thực quy định Luật Lưu trữ năm 2011, vừa đảm bảo tuân thủ theo nguyên tắc, phương pháp Lưu trữ học phù hợp với điều kiện nhân lực, vật lực tình hình thực tế tài liệu Kho Các phương án là: Phương án thứ nhất, đánh giá lại hồ sơ thời hạn bảo quản lâu dài thời hạn bảo quản cụ thể, tách hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn bảo quản riêng với khối tài liệu vĩnh viễn phông khác Kho Lưu trữ lịch sử Phương án có ưu điểm đảm bảo thực triệt để quy định Luật Lưu trữ năm 2011 thời hạn bảo quản thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; đảm bảo nguyên tắc tối 92 ưu hóa thành phần tài liệu bên Lưu trữ lịch sử, tiến tới tinh gọn máy, tinh giản biên chế, thực cải cách hành nhà nước; đảm bảo thực nguyên tắc xác định giá trị tài lieu, loại hủy tài liệu hết giá trị, giữ lại tài liệu thực có giá trị nhằm tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản, nhân lực, vật lực Tuy nhiên, phương án không tránh khỏi hạn chế định, tạo nhiều việc phải làm Kho Lưu trữ lịch sử như: rà soát, đánh giá lại tồn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để giữ lại; tốn công sức việc tách hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản cụ thể đưa bảo quản riêng khỏi phông, để bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng riêng Kho Lưu trữ lịch sử Phương án thứ hai, đánh giá lại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giữ lại bảo quản Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, chuyển khối hồ sơ, tài liệu thời hạn bảo quản quan, tổ chức nguồn nộp lưu trước Ưu điểm phương án đảm bảo thực triệt để quy định Luật Lưu trữ năm 2011 thời hạn bảo quản thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; đảm bảo nguyên tắc tối ưu hóa thành phần tài liệu Lưu trữ lịch sử, đảm bảo tinh gọn máy, tinh giản biên chế, thực cải cách hành nhà nước; đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống quản lý phông lưu trữ Lưu trữ lịch sử quan nguồn nộp lưu; đảm bảo nguyên tắc xác định giá trị tài liệu, loại hủy tài liệu hết giá trị, giữ lại tài liệu thực có giá trị, nhằm tiết kiệm kho tàng, nhân lực vật lực Bên cạnh ưu điểm trên, phương án tồn số hạn chế như: tạo nhiều việc phải làm Kho Lưu trữ lịch sử rà soát, đánh giá lại tồn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài , giữ lại tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; tạo nhiều việc phải làm quan nguồn nộp lưu tiếp nhận lại khối tài liệu có thời hạn bảo 93 quản, bố trí kho tàng bảo quản lưu trữ, bổ sung vào khối tài liệu bảo quản lưu trữ quan; tốn công sức việc tách hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản cụ thể đưa bảo quản riêng khỏi phông, để tổ chức khai thác, sử dụng riêng Lưu trữ lịch sử; tốn kinh phí vào việc vận chuyển tài liệu từ Lưu trữ lịch sử quan, tổ chức nguồn nộp lưu Như vậy, hai phương án đưa ra, vào mục tiêu chung mục tiêu cụ thể đề ra, cho phương án thứ tối ưu lý sau: tối ưu hóa, đánh giá lại hồ sơ thời hạn bảo quản lâu dài thời hạn bảo quản cụ thể; đưa tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn bảo quản riêng với khối tài liệu khác Lưu trữ lịch sử Phương án chia tồn tài liệu phơng lưu trữ bảo quản Lưu trữ lịch sử thành hai khối tài liệu bản: Khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn khối tài liệu bảo quản có thời hạn Khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có mục lục hồ sơ riêng, tiếp tục bổ sung hàng năm từ đơn vị hình thành phơng nguồn nộp lưu Khối tài liệu có chế độ bảo quản riêng biệt, xây dựng sở liệu để phục vụ cho nhu cầu sử dụng lâu dài sau, lập bảo hiểm tài liệu xác định đặc biệt quý Khối tài liệu bảo quản có thời hạn 70 năm, 50 năm, 30 năm, 20 năm … bảo quản riêng biệt, có mục lục hồ sơ, sở liệu phục vụ tra tìm (nếu tần suất khai thác sử dụng cao) Khối tài liệu xem xét, đánh giá thường xuyên để loại bỏ, tiêu hủy hồ sơ hết hạn bảo quản Những hồ sơ xác định lại bảo quản có thời hạn có thay đổi trị, kinh tế, văn hóa quan điểm quản lý, bổ sung trở lại khối “vĩnh viễn” trình xử lý nghiệp vụ hàng năm Đây phương án có tính khả thi cao, thực cơng chức,viên chức có Lưu trữ lịch sử, không ảnh hưởng đến lưu trữ quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Phương án 94 có hai hạn chế tốn công sức, thời gian Tuy nhiên với quan tâm đầu tư nhà nước nguồn lực Lưu trữ lịch sử nay, hai hạn chế chấp nhận * Vấn đề đặt cho hồ sơ, tài liệu xác định giá trị tài liệu có thời hạn phông mở Trong năm vừa qua, Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang thực công tác tối ưu hóa, xác định lại giá trị tài liệu lưu trữ phơng đóng Như vậy, hồ sơ, tài liệu phơng đóng phần thực tối ưu hóa, vừa tinh gọn thành phần hồ sơ, tài liệu phông vừa đảm bảo lưu giữ nhiều thông tin tài liệu lưu trữ phơng Tuy nhiên, vấn đề đặt phông mở bảo quản Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh cịn nhiều, chưa kể đến phơng lưu trữ quan chưa thu Lưu trữ lịch sử Thành phần, nội dung, chất lượng hồ sơ, tài liệu phơng có tồn tương tự phơng đóng Đồng thời, thời gian tài liệu phơng trước có Luật Lưu trữ Vấn đề đặt thực xác định lại giá trị tài liệu, nâng cấp phông phơng cần thực nào? Thiết nghĩ, phông mở, khơng thể thực giống phơng đóng nâng tồn hồ sơ, tài liệu có giá trị lên mức bảo quản vĩnh viễn lẽ, hồ sơ phơng cịn tiếp tục thu thập, bổ sung vào phông Nếu thực phương pháp ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng tài liệu giữ lại tài liệu đề nghị tiêu hủy Nên chăng, với đặc thù này, phải thực đánh giá lại sở thực tế tài liệu thu được, xác định lại giá trị hồ sơ, tài liệu để 02 mức thời hạn bảo quản vĩnh viễn có thời hạn Hai mức thời hạn bảo quản tách riêng thành hai hệ thống số, hai hệ thống sổ để quản lý, theo dõi Những hồ sơ, tài liệu xác định THBQ 95 vĩnh viễn sau không xem xét phần tài liệu xác định THBQ có thời hạn sau m i giai đoạn mức thời hạn bảo quản đó, Lưu trữ lịch sử phải tiến hành rà soát lại, đánh giá, xác định lại giá trị tài liệu để định tiếp tục giữ lại hay đề nghị tiêu hủy Một vấn đề đặt cho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang nói riêng Lưu trữ lịch sử nói chung giải khối tài liệu xác định giá trị có thời hạn lưu trữ quan Đây vấn đề thực khó khăn cho địa phương thực quy định Luật Lưu trữ Đó vấn đề Lưu trữ lịch sử lưu giữ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, Lưu trữ quan phải lưu giữ toàn hồ sơ, tài liệu có thời hạn (dưới 70 năm) Như biết, hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn quan, tổ chức chiếm 20-30% tổng số hồ sơ, tài liệu mà quan sản sinh Việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu có thời hạn quan sản sinh tài liệu thuận lợi không nhỏ cho quan thực công tác tham mưu, chủ động nghiên cứu tài liệu phục vụ công tác chuyên môn Tuy nhiên, việc bố trí phịng làm kho lưu trữ riêng, nhân lực chun trách làm văn thư, lưu trữ cho quan gặp nhiều khó khăn Diện tích kho điều kiện vật chất, trang thiết bị đầu tư cho kho lưu trữ quan nhỏ, tài liệu hàng năm tiếp tục sản sinh ra, sức chứa kho lưu trữ có hạn, tài liệu chưa đến hạn đánh giá xem xét lại để tiếp tục giữ lại tiêu hủy tài liệu khác sản sinh Trong đó, cơng chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử chủ yếu kiêm nhiệm, khơng có chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, thời gian đầu tư cho nhiệm vụ không nhiều, thay đổi nhân thường xuyên… Những điều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ quan Tại tỉnh Bắc Giang, Kho Lưu trữ lịch sử chuyên dụng tỉnh xây dựng đưa vào sử dụng, có đủ diện tích, điều kiện bảo quản 96 quan, tổ chức thuê địa điểm bảo quản tài liệu, vấn đề kinh phí để đảm bảo ký gửi bảo quản an toàn điều thực khó khăn Đối với quan, tổ chức hành nhà nước, kinh phí đầu tư từ nguồn ngân sách nhà nước, việc bố trí kinh phí thường xun cho cơng tác lưu trữ quan thực khó khăn Có số doanh nghiệp nhà nước, tư nhân, tổ chức kinh tế chủ động việc bố trí kinh phí đầu tư cho cơng tác lưu trữ Trong đó, Lưu trữ lịch sử tỉnh khơng đủ điều kiện tài lẫn nhân lực để bảo quản phát huy giá trị tài liệu loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn nhà nước khơng có quy định rõ ràng nhà nước bố trí kinh phí biên chế Vấn đề đặt nên có phương án để giảm tải gánh nặng cho lưu trữ quan cấp tỉnh, cấp huyện việc lưu giữ bảo quản tài liệu lưu trữ có thời hạn? Kết luận chƣơng 3: Đánh giá kết thu từ trình thực tối ưu hóa phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang cho thấy ưu điểm, hạn chế trình thực Ưu điểm chủ yếu từ góc độ quản lý cơng tác tối ưu hóa UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục VTLT có chủ trương, kế hoạch để xây dựng nhiệm vụ cụ thể trước thực Về góc độ nghiệp vụ cụ thể, thể khâu nghiệp vụ lập hồ sơ; phân loại, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu phông; xác định giá trị tài liệu; bảo quản khai thác sử dụng, số hóa có hiệu tài liệu lưu trữ Bên cạnh ưu điểm đạt được, qua thực tế đánh giá cho thấy công tác tối ưu hóa phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử số tồn cần sớm khắc phục, là: góc độ quản lý cơng tác tối ưu hóa, chưa có đầy đủ hệ thống văn quy định, 97 hướng dẫn trung ương địa phương quy trình, thủ tục, phương pháp… thực nhiệm vụ này, gây khó khăn khơng nhỏ q trình tổ chức thực hiện; đội ngũ cơng chức, viên chức làm công tác lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh cịn hạn chế trình độ chuyên môn; số nghiệp vụ chưa thực đầy đủ cơng tác lập, hồn thiên hồ sơ thiếu thống nhất, xác định giá trị tài liệu gặp nhiều khó khăn khơng có sở để áp dụng, mang tính chủ quan cá nhân đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ; điều kiện sở vật chất, trang thiết bị bảo quản… Từ đánh giá đó, số đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác tối ưu hóa phơng lưu trữ đóng nói riêng phông lưu trữ bảo quản Lưu trữ lịch sử nói chung đưa Cụ thể nhóm giải pháp chế sách; cơng tác tổ chức máy, tổ chức cán bộ; sở vật chất, trang thiết bị, ngân sách; giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tối ưu hóa Trong nhóm giải pháp này, nhóm giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tối ưu hóa phơng lưu trữ nhóm giải pháp quan trọng mang tính thực tế, số vấn đề đưa là: cần ban hành hệ thống văn quy định, hướng dẫn tối ưu hóa từ trung ương đến địa phương để tạo thống quản lý triển khai thực hiện; trình thực cần xây dựng kế hoạch, dự trù chi tiết bước tiến hành, thời gian, nhân lực, ngân sách, ; hoạt động nghiệp vụ chuyên môn xác định giá trị, lập hồn thiện hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu phông lưu trữ cần phải thực đầy đủ, nghiêm túc bước nghiệp vụ này, đảm bảo thống hoàn thiện chất lượng phông cách tốt nhất, nhằm mục địch lưu giữ khối lượng tài liệu lưu giữ nhiều thông tin tài liệu lưu trữ phông lưu trữ Trên sở hệ thống lý luận, quy định Luật Lưu trữ thực tế tài liệu, tác giả mạnh dạn đưa phương án giải nhằm vừa bảo đảm thực quy định Luật Lưu trữ, vừa đảm bảo tuân thủ theo 98 nguyên tắc, phương pháp Lưu trữ học phù hợp với điều kiện nhân lực, vật lực tình hình thực tế tài liệu Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Đó đánh giá lại hồ sơ thời hạn bảo quản lâu dài thời hạn bảo quản cụ thể, tách hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn bảo quản riêng với khối tài liệu vĩnh viễn phông khác Kho Lưu trữ lịch sử Đồng thời, từ phông lưu trữ quan ngừng hoạt động, tiếp tục đặt toán cần sớm giải vấn đề đặt cho hồ sơ, tài liệu xác định giá trị tài liệu có thời hạn phông mở Đây vấn đề cần nghiêm túc nghiên cứu có quy định, hướng dẫn cụ thể nhằm quản lý tổ chức khai thác sử dụng có hiệu khối tài liệu thực tế 99 KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ hình thành đồng thời với kiện, tượng lịch sử, chứa đựng thông tin cấp một, chứng khách quan kiện diễn khứ, có giá trị đặc biệt phương diện xây dựng, bảo vệ kiến thiết quốc gia phục vụ nghiên cứu khoa học Trong trình hoạt động phát triển, quan, quốc gia cần có thơng tin khứ chân thực xác mà tài liệu lưu trữ chứa đựng Vì vậy, nhiệm vụ quan, tổ chức lưu trữ phải tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhằm tạo điều kiện cho người tiếp cận khai thác triệt để nguồn thông tin quý giá tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cơng tác lưu trữ bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Vậy, để khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ địi hỏi nhiều yếu tố, chất lượng phông lưu trữ yếu tố quan trọng Thực chất, Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, chưa tiến hành tối ưu hóa, xác định lại giá trị tài liệu phơng, phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu tổ chức, cá nhân Tuy nhiên, tốn công sức, thời gian nhân lực thường xun phải tìm kiếm “mở rộng” để phục vụ nhu cầu độc giả Tối ưu hóa Phơng lưu trữ đóng bảo quản Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố nói chung nhiệm vụ thực cấp bách cần thiết Những tồn Lưu trữ lịch sử tồn chung bị chi phối hệ thống văn quy phạm pháp luật chung Những văn văn quy định, hướng dẫn trước Luật, đến Luật Lưu trữ đời quy định cách rõ ràng việc lưu giữ tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Vì vậy, Lưu trữ lịch sử gặp vấn đề việc triển khai nhiệm vụ tối ưu hóa 100 phơng lưu trữ Cho đến nay, chưa có đủ hệ thống cơng cụ để thực tối ưu hóa theo quy trình thống nhất, khoa học Chúng ta vừa làm vừa học hỏi, rút kinh nghiệm để đảm bảo mục tiêu hồn thiện phơng lưu trữ cách tốt nhất, hiệu nhất, chất lượng nhất, đáp ứng tiêu chí lưu giữ tối thiểu tài liệu lưu trữ đạt tối đa thông tin tài liệu lưu trữ Mặc dù cịn nhiều khó khăn, với bước đi, phương pháp thực nay, với đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tối ưu hóa, xác định lại giá trị tài liệu cho phông lưu trữ, cho việc Lưu trữ lịch sử thực tối ưu hóa phơng lưu trữ đóng phơng lưu trữ mở đắn, hợp lý Nếu thực tốt giải pháp nêu trên, công tác tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ lịch sử vào nề nếp, góp phần nâng cao chất lượng nguồn thông tin lưu giữ tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu phát triển tỉnh Bắc Giang nói riêng nước nói chung Đồng thời góp phần thực tốt mục tiêu cuối cơng tác lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội; Nguyễn Cảnh Đương, Hồng Văn Thanh (2013), Tìm hiểu tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11; Hoàng Thị Hương Giang (2014), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học địa chất khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; PGS Nguyễn Văn Hàm, TS Đào Đức Thuận (2015), Xác định giá trị tài liệu khoa học lưu trữ - nghiên cứu lý luận việc vận dụng vào thực tế công tác lưu trữ nước ta, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr19-24 TS Nguyễn Liên Hương (2011), Xác định giá trị tài liệu - Nhiệm vụ khó khăn lưu trữ nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10, tr13-15; Lê Thị Thu Hương, Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa Phơng Lưu trữ Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; Trịnh Thị Hương (2009), Tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Đảng ủy khối trực thuộc Trung ương Kho Lưu trữ TW Đảng, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; Dương Văn Khảm (1994), Những vấn đề lý luận sở pháp lý xác định giá trị tài liệu, Hội nghị khoa học xác định giá trị tài liệu, Hà Nội; 102 Dương Văn Khảm (2005), Bảng thời hạn bảo quản việc lựa chọn nguồn sử liệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 02; 10 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội; 11 K yếu hội thảo khoa học (2017), Phương hướng xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài Lưu trữ lịch sử; 12 Trần Thị Loan (2004), Xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động Trường Trung học chuyên nghiệp, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; 13 Luật Lưu trữ năm 2011, www.chinhphu.vn 14 Thanh Mai (2011), Bàn vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành hoạt động quan, tổ chức, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 05; 15 Thanh Mai (2014), Bàn thời hạn nơi bảo quản hồ sơ nhân quan, tổ chức, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 07; 16 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 17 Nguyễn Lệ Nhung (2006), Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan quản lý nhà nước, Trung tâm Khoa học công nghệ văn thư lưu trữ - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội 18 Hoàng Tùng Phong (2011), Xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở Nội vụ, Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng 19 Nguyễn Ngọc Quý (2008), Xác định nguồn thành phần tài liệu quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ huyện ủy, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng; 103 20 Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; 21 Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 22 ThS Nguyễn Anh Thư (2012), Công tác xác định giá trị tài liệu Việt Nam số đề xuất, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, tr.6-10; 23 Hồ Anh Tú (2008), Tổ chức khoa học tài liệu Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; 24 Nguyễn Nghĩa Văn (1998), Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn quản lý nhà nước cấp huyện, Luận văn thạc sỹ khoa học Lưu trữ học tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng 104 ... Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang tối ưu hóa phơng lưu trữ đóng Lưu trữ lịch sử 50 2.1.2 Các bước tiến hành tối ưu hóa phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang ... tối ưu hóa Phông lưu trữ ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bước đầu tìm hiểu thực trạng Phơng lưu trữ đóng ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đặt nhu cầu cần phải thực tối ưu hóa. .. biện pháp áp dụng để tối ưu hóa Phơng Lưu trữ đóng Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang; - Đề xuất biện pháp tối ưu hóa Phơng lưu trữ quan ngừng hoạt động Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Đối tƣợng nghiên