Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phông lưu trữ Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội

Đại học quốc gia Hà Nội Trường đại học khoa học xã hội nhân văn - Lê Thị Thu Hương Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phơng lưu trữ ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Luận văn thạc sỹ khoa học lưu trữ học tư liệu học Hà Nội - 2005 Đại học quốc gia Hà Nội Trường đại học khoa học xã hội nhân văn - Tóm tắt luận văn thạc sỹ Đề tài: Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phơng lưu trữ ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Chuyên ngành Mã số : Lưu trữ học tư liệu học : 5.10.02 Người hướng dẫn khoa học: PGS Vương đình quyền Học viên: Lê Thị thu hương Hà Nội - 2005 MỤC LỤC Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu đề tài Phạm vi nghiên cứu 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7 Nguồn tài liệu sử dụng để thực luận văn Bố cục luận văn Phần mở đầu Phần nội dung: chia làm chương Hà Nội, tháng 12 năm 2004 10 Tác giảChương I 10 Chương I 11 Khái quát lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử 11 phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội 11 1.1 Lịch sử đơn vị hình thành phơng lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội 11 1.1.1 Giới thiệu chung Thủ đô Hà Nội 11 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội từ 1945-1994 18 Chủ tịch 26 Các Phó Chủ tịch 26 Chánh Văn phòng 26 Các Phó Văn phịng 26 1.1.3 Chế độ công tác văn thư UBND thành phố Hà Nội 27 1.2 Lịch sử phông lưu trữ ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội 28 1.2.1 Giới hạn phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội 28 1.2.2 Thành phần nội dung tài liệu phông 32 Chương II 44 Thực trạng tài liệu phông lưu trữ 44 ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội (1954 - 1994) 44 2.1 Thực trạng chất lượng lập hồ sơ 44 2.1.1 Khái niệm hồ sơ chủ yếu để đánh giá chất lượng lập hồ sơ Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội 44 2.2 Tình hình xác định giá trị hồ sơ tài liệu Phông 64 2.2.1 Khái quát sở lý luận vận dụng xác định giá trị tài liệuphông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội 64 2.2.2 Nhận xét việc xác định giá trị tài liệu phông 69 2.3 phương án phân loại hệ thống hoá hồ sơ 75 Chương III 86 Các Giải pháp nhằm tối ưu hóa phơng lưu trữ 86 ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội 86 3.1 Nội dung tối ưu hóa tài liệu Phơng lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội 86 3.1.1 Khái niệm 86 3.2 Các giải pháp nhằm tối ưu hóa phơng lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội 88 3.2.1 Đối với khối tài liệu chỉnh lý (từ 1954 - 1994) 88 Kết luận 101 Phụ lục 103 Tài liệu tham khảo 107 Mở đầu Tính cấp thiết đề tài Hà Nội - Thủ nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, trung tâm trị, kinh tế, văn hoá nước Từ kỷ XI, nơi kinh đô nhà nước phong kiến Việt Nam Năm 1945, nhà nước Việt Nam dân chủ thành lập Hà Nội chọn đặt làm thủ Đó niềm tự hào người dân Hà Nội niềm tự hào đồng bào chiến sĩ nước Với vai trò quan quản lý hành Nhà nước Thủ đô, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội trình hoạt động hình thành khối lượng lớn tài liệu phản ánh tồn diện tình hình trị, kinh tế, văn hố quốc phịng an ninh mặt khác thủ đô Hà Nội từ thành lập Giá trị lịch sử giá trị thực tiễn khối tài liệu hình thành trình hoạt động Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội to lớn Đó nguồn sử liệu trực tiếp giúp nhà sử học nghiên cứu lịch sử hoạt động Uỷ ban, giúp nhà kinh tế, văn hóa, xã hội nghiên cứu trình phát triển thủ đô Hà Nội Và đặc biệt chúng phục vụ trực tiếp cho nhà quản lý trình thực nhiệm vụ Nhận thức giá trị to lớn khối tài liệu hình thành trình hoạt động mình, Uỷ ban nhân dân thành phố quan tâm đến việc tập trung bảo quản tổ chức sử dụng khối tài liệu Cụ thể, UBND Thành phố Hà Nội ban hành nhiều văn cụ thể hoá văn quan quản lý nhà nước hoạt động nghiệp vụ lưu trữ địa thủ đô; đầu tư kinh phí cho chỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tốt cho yêu cầu bảo quản nghiên cứu, sử dụng tài liệu Sau Điều lệ quy định chế độ chung công văn giấy tờ quan hình thành (kèm theo Nghị đinh 527-TTg ngày 2/11/1957 Thủ tướng Chính phủ), Phịng Lưu trữ Uỷ ban hành (nay Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội) thành lập Khối tài liệu hình thành hoạt động Uỷ ban nhân dân Thành phố tập trung bảo quản kho lưu trữ thuộc Phòng Lưu trữ Văn phòng Uỷ ban Các nghiệp vụ lưu trữ, như: lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu nhằm tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ tiến hành Kết tài liệu Phông từ 1954 đến 2000 tập trung bảo quản kho trụ sở Uỷ ban nhân dân Thành phố Trong tài liệu từ năm 1954 đến 1995 chỉnh lý, phục vụ cho công tác lãnh đạo đạo Uỷ ban nhân dân Thành phố Tuy nhiên công tác thu thập chưa trọng thực chức năng, đạo quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ chưa cụ thể, việc thực nghiệp vụ lưu trữ lập hồ sơ lưu trữ, hệ thống hóa hồ sơ cịn hạn chế định nên chất lượng hồ sơ chỉnh lý chưa đáp ứng yêu cầu khoa học lưu trữ yêu cầu khai thác sử dụng tài liêu Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Những hạn chế hồ sơ tài liệu Phông thể điểm sau: + Nhiều hồ sơ tài liệu chưa thu thập, bổ sung hồn chỉnh; + Cơng tác lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ nhiều điểm chưa khoa học, chưa hợp lý Những hạn chế ảnh hưởng đến việc phát huy hiệu tài liệu lưu trữ Vì vậy, tối ưu hố khối tài liệu việc làm cấp thiết Mặt khác, có nhiều cố gắng tiến hành nghiệp vụ lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Thành phố chưa có điều kiện đánh giá cách hệ thống tồn diện q trình thực chun môn nghiệp vụ, rõ hạn chế, bất cập để khắc phục, nhằm thực tốt nghiệp vụ lưu trữ khối tài liệu Do vậy, nghiên cứu, đánh giá nghiêm túc chất lượng khối tài liệu việc làm cần thiết Theo giải thích Từ điển Tiếng Việt Tối ưu “tốt nhất, đem lại hiệu tốt nhất” Như tối ưu hoá hồ sơ tài liệu làm cho hồ sơ tài liệu trở nên đầy đủ, hồn chỉnh có chất lượng tốt nhất, mang lại hiệu cao phục vụ khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ cho hoạt động quản lý, cho nghiên cứu lĩnh vực kinh tế, văn hoá, giáo dục, quốc phòng, anh ninh Để đánh giá chất lượng hồ sơ tài liệu chỉnh lý Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, sở đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa hồ sơ tài liệu Phơng, từ rút kinh nghiệm cho việc tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội giai đoạn tiếp theo, gợi ý thầy giáo hướng dẫn khuyến khích Lãnh đạo Văn phịng HĐND UBND Thành phố Hà Nội (nay Văn phòng Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội, chọn đề tài: "Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hố hồ sơ tài liệu Phơng lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội" làm luận văn thạc sỹ Mục tiêu đề tài - Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá toàn khối tài liệu chỉnh lý bảo quản kho để đưa tranh chung hồ sơ tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội (1954-1994) - Đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hoá (nâng cao chất lượng) hồ sơ tài liệu tương lai Phông lưu trữ Uỷ ban Nhân dân Thành phố Phạm vi nghiên cứu Khối tài liệu 1945 - 1953 Phông bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Hiện tại, Trung tâm Lưu trữ Thành phố Hà Nội bảo quản, quản lý 925,5m hồ sơ tài liệu thuộc Phông UBND Thành phố Hà Nội hình thành từ năm 1954 đến năm 1994 Từ thành lập, năm 1945, quyền thành phố Hà Nội ý tới việc bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động Đến năm 1975, đất nước Việt Nam chấm dứt chiến tranh, thống nhất, ổn định tập trung vào hoàn thiện máy, phát triển kinh tế, xã hội Các hồ sơ lưu trữ từ có điều kiện bảo quản, quản lý tốt hơn, phản ánh đầy đủ q trình phát triển Thủ Hà Nội Các hồ sơ lưu trữ từ năm 1954 đến chứng tích chân thực hoạt động quản lý nhà nước địa bàn Thủ đô tất mặt trị, kinh tế, văn hố, giáo dục, quốc phòng, an ninh Đề tài chủ yếu nghiên cứu khối hồ sơ tài liệu từ năm 1954-1994, đặc biệt tập trung sâu nghiên cứu hồ sơ từ 1975-1994 Hiện nay, khối tài liệu bảo quản kho gồm tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội hợp thành tài liệu quyền Thành phố Trong đề tài này, chúng tơi xin giới hạn phạm vi nghiên cứu khuôn khổ hồ sơ lưu trữ Uỷ ban nhân dân Thành phố, quan hành pháp cao Thủ đô Hà Nội Khối tài liệu thuộc lưu trữ cố định Năm 1998, Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội thành lập với chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn Thủ đô, vừa làm nhiệm vụ lưu trữ lịch sử vừa làm nhiệm vụ lưu trữ hành Cơng tác lưu trữ có nhiều nghiệp vụ khác tiến hành tuân theo quy trình cụ thể Quy trình lưu trữ cố định có điểm khác với quy trình lưu trữ hành Phạm vi đề tài nghiên cứu đánh giá hồ sơ lưu trữ cố định, từ tạo sở khoa học để hồn thiện Phơng, đồng thời làm sở lý luận thực tiễn giúp cho Lưu trữ hành Uỷ ban thực nghiệp vụ ngày khoa học hợp lý Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu đề tài, tác giả tiến hành nghiên cứu nội dung sau: - Quá trình lịch sử hình thành phát triển thủ Hà Nội - Chức năng, nhiệm vụ tổ chức Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội từ ngày thành lập đến - Lịch sử Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội - Khảo sát- đánh giá tình hình tổ chức khoa học tài liệu Phơng lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội từ 1954 đến 1994 - Đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hố tài liệu Phơng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện nay, có nhiều sách, đề tài nghiên cứu đề cập đến công tác lưu trữ nói chung - Về lý luận: chưa có đề tài nghiên cứu lưu trữ cấp tỉnh, có lý luận chung phương pháp tiến hành nghiệp vụ lưu trữ - Đề tài khoa học viết: có nhiều đề tài khoa học viết tạp chí ngành Lưu trữ đề cập đến nội dung nghiệp vụ lưu trữ cấp tỉnh xác định giá trị tài liệu, nguồn tài liệu giao nộp, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu Riêng Văn phòngUỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội có 02 đề tài cấp Thành phố có liên quan là: + "Nghiên cứu luận khoa học, đề xuất giải pháp đề thực chế độ giao nộp, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước nghiên cứu khoa học quan thuộc thành phố Hà Nội giai đoạn mới"; + "Xác định thời hạn bảo quản tài liệu phông Văn phịng UBND Thành phố Hà Nội" Hai cơng trình nghiên cứu giúp Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội thực tốt chức năng, nhiệm vụ sau thành lập (năm1998) Ngồi ra, số học viên cao học, sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội lấy chủ đề tổ chức khoa học Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành phố làm luận văn khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, tối ưu hóa phơng lưu trữ nói chung phơng lưu trữ cấp tỉnh - thành phố nói riêng, đến chưa có đề tài đề cập đến Phương pháp nghiên cứu - Để thực đề tài này, vận dụng phương pháp luận Chủ nghĩa Mac-Lênin nhận thức khoa học thể chủ nghĩa vật lịch sử chủ nghĩa vật biện chứng - Để nhận thức cụ thể đánh giá tổng quát chất lượng hồ sơ lưu trữ Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, áp dụng phương pháp nghiên cứu trực tiếp gồm: điều tra, khảo sát; phân tích tổng hợp; quy nạp diễn dịch; phương pháp hệ thống, thống kê; lịch sử logic; so sánh Nguồn tài liệu sử dụng để thực luận văn Để thực yêu cầu đặt luận văn, nghiên cứu, sử dụng nguồn tài liệu sau:  Bình đồ mặt khu vực bãi vật liệu HTX Đông Ba Liên đồn Khảo sát khí tượng thủy văn - Công văn đề nghị số 1000/NN-TL ngày 10/8/2003 Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn; - Quyết đinh số 5845/QĐ-UB ngày 02/10/2003 Uỷ ban Nhân dân Thành phố cho phép sử dụng; Đây hồ sơ tác giả thu chuyên viên Tổ Nơng nghiệp Địa vào đầu năm 2004 Hồ sơ chuyên viên lập hoàn chỉnh, thời gian văn hồ sơ năm (2002-2003) Năm 2002 UBND huyện Từ Liêm gửi tới UBND Thành phố Hà Nội Công văn số 1278/UB-KH-KT ngày 32/12/2002 kèm theo Tờ trình số 16/TTr-UB ngày 9/12/2002 UBND xã Thượng Cát Vì năm 2002 UBND Thành phố chưa định quản lý vấn đề nên theo quy định, hồ sơ không thuộc danh mục thu nộp năm 2002 Đến năm 2003, Sở Nông nghiệp Phát triển Nông thôn gửi công văn số 1000/NN-TL tới UBND Thành phố đề nghị cho phép HTX Đông Ba sử dụng bãi sông làm bãi bốc xếp, trung chuyển, kinh doanh vật liệu xây dựng; HTX Đơng Ba gửi tờ trình số 07/TTr-HTX ngày 22/4/2003, kèm theo phương án mở bãi bốc xếp kinh doanh vật liệu xây dựng bãi ven sông Hồng thuộc xã Thượng Cát, huyện Từ Liêm, Hà Nội văn đánh giá ảnh hưởng bãi kinh doanh vật liệu Thượng Cát - Từ Liêm - Hà Nội đến ổn định lịng sơng cơng trình lân cận, Trường ĐH Thủy Lợi, Bình đồ mặt khu vực bãi vật liệu HTX Đông Ba Liên đồn Khảo sát khí tượng thủy văn Căn vào văn xét tình hình thực tế, Uỷ ban Thành phố ban hành định số 5845/QĐ-UB cho phép HTX Đông Ba phép sử dụng khu vực đê Hữu Hồng làm bãi chứa vật liệu Như vậy, hồ sơ thuộc danh mục hồ sơ tài liệu nộ vào lưu trữ năm 2003 nguyên tắc Bởi lẽ tài liệu thuộc hồ sơ tách riêng theo năm hình thành (năm 2002 năm 97 2003) để giao nộp gây khó khăn cho việc lập hồ sơ cán lưu trữ, dễ làm xé lẻ tài liệu củâ hồ sơ, cán lưu trữ khó xác định hồ sơ gồm văn Hiện nay, Văn phịng UBND Thành phố có chun viên thực tốt việc lập hồ sơ công việc có nhiều người khơng quan tâm đến nhiệm vụ Chẳng hạn như: văn đến để vào chỗ, văn UBND Thành phố Văn phòng ban hành lại xếp riêng chỗ khác Nhiều chuyên viên không lập hồ sơ công việc, họ xếp tài liệu theo thời gian ban hành để tài liệu lẫn lộn Tình trạng thu tài liệu bó gói, rời lẻ, khơng lập hồ sơ không thu đầy đủ làm cho cán lưu trữ nhiều thời gian, công sức tiền để chỉnh lý, để bổ sung tài liệu; đồng thời làm ảnh hưởng đến việc sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, đạo UBND Thành phố mục đích nghiên cứu khoa học Do vây, để thực có hiệu công tác thu thập, cần làm tốt công việc đây; 1) Trước tiên, cán bộ, chuyên viên thụ lý công việc phải thực cách nghiêm túc công tác lập hồ sơ công việc (lập hồ sơ hành) Từ trước tới nay, Văn phòng HĐND & UBND (nay Văn phòng UBND) thành phố Hà Nội mở nhiều lớp tập huấn công tác lập hồ sơ cho cán chuyên viên Uỷ ban Tuy nhiên lập hồ sơ hành khơng thực hiện, có số chun viên xếp kẹp tài liệu theo nội dung vụ việc, tài liệu thu thập từ cán chun viên tình trạng bó gói để cặp ba dây Để công tác lập hồ sơ chuyên viên vào nề nếp, theo chúng tôi, lãnh đạo Văn phịng phải có quy định hướng dẫn cụ thể cán bộ, chuyên viên cơng tác lập hồ 98 sơ, phải có hình thức khen thưởng hay kỷ luật thực tốt chưa thực cơng tác lập hồ sơ cơng việc thụ lý 2) Trung tâm Lưu trữ phải lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu báo cáo lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo văn phòng phải giám sát việc giao nộp hồ sơ tài liệu 3) Trung tâm Lưu trữ phải xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu cần thu thập cách đầy đủ xác Công việc không nhiều thời gian công sức nay, phần mềm quản lý văn đến thực Văn phòng dễ dàng cho danh mục văn chuyên viên soạn thảo, xếp thứ tự theo thời gian Lưu ý rằng, cơng việc cần có thống cán thu thập chuyên viên thụ lý công việc việc xếp hồ sơ Chuyên viên thụ lý công việc người soạn thảo văn chịu trách nhiệm thể thức nội dung văn trước trình lãnh đạo thành phố, lãnh đạo văn phòng ký ban hành Nếu thống việc xếp hồ sơ công việc chuyên viên theo thời gian ban hành văn hay theo lĩnh vực tiết kiệm thời gian cho công tác thu thập, nay, phần mềm tin học rõ danh mục văn chuyên viên theo thời gian ban hành 4) Trung tâm Lưu trữ gửi danh mục hồ sơ tài liệu mà cán chuyên viên cần nộp lưu kèm theo kế hoạch thu thập tới tổ chuyên viên khoảng thời gian định tạo điều kiện để chuyên viên biết lịch xếp hồ sơ tài liệu trước cán lưu trữ tới thu Đồng thời vào danh mục, chuyên viên xem xét, hồ sơ thụ lý, giải năm chưa xong mà kéo dài sang năm sau họ ghi lại vào danh mục hồ sơ giữ lại Như vậy, thu thập, cán lưu trữ 99 chuyên viên biết số lượng nội dung hồ sơ giữ lại để giải Đây để lên danh mục thu thập bổ xung vào năm sau Khi thu tài liệu phải lập biên để quy trách nhiệm hai bên việc tìm kiếm cung cấp tài liệu sau nhiệm vụ cần lưu ý thực đầy đủ Chuẩn bị kho tàng trang thiết bị khác tiếp nhận hồ sơ tài liệu từ cán chuyên viên nội dung công việc mà Trung tâm Lưu trữ phải lưu ý thực 5) Sau đợt thu thập, Trung tâm lưu trữ phải có báo cáo gửi lãnh đạo văn phịng tình hình thực nhiệm vụ đề xuất biện pháp năm tới 6) Lãnh đạo văn phịng cần có hình thức biểu dương khen thưởng hình thức kỷ luật cán thực tốt không thực công tác lập hồ sơ công việc Trên sở tài liệu thu từ cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố lập hồ sơ hành, việc tổ chức khoa học tài liệu nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu Phơng chắn gặp nhiều thuận lợi Cùng với phát triển khoa học lưu trữ hoàn thiện bước hoạt động quản lý, công tác lưu trữ cần phải cải biến để đáp ứng yêu cầu ngày cao thực tiễn Những giải pháp nhằm tối ưu hóa Phơng Lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội trình bày luận văn nhằm đáp ứng yêu cầu khách quan Nếu giải pháp nêu áp dụng, chắn Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố ngày hoàn thiện phát huy tốt vai trị cơng xây dựng, phát triển thủ đô giàu đẹp, văn minh, đại 100 Kết luận UBND thành phố Hà Nội có vị trí quan trọng hệ thống tổ chức máy Nhà nước nước CHXHCN Việt Nam, quan quản lý hành nhà nước Thủ đơ, trái tim nước Bởi vậy, phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội Phông quan trọng với khối lượng tài liệu lớn, có giá trị nhiều mặt, cần tổ chức khoa học bảo quản chu đáo, phục vụ tốt nhu cầu nghiên cứu sử dụng UBND thành phố Hà Nội ý thức vấn đề quan tâm đạo công tác lưu trữ Thành phố Hà Nội nói chung, với Phơng lưu trữ UBND thành phố Hà Nội nói riêng Do tài liệu Phơng lưu trữ UBND Thành phố từ 1954 - 1994 tổ chức khoa học như: phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, xếp theo phương án phân loại Tuy nhiên, nhìn tổng thể, việc tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cịn có hạn chế định thể việc thu thập, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa bổ sung tài liệu Để phục vụ có hiệu cho nghiên cứu khoa học quản lý Nhà nước, tối ưu hóa hồ sơ tài liệu Phơng lưu trữ UBND thành phố Hà Nội việc làm cần thiết Những đề xuất luận văn nhằm tối ưu hóa chia làm loại: tài liệu tổ chức khoa học, tài liệu thu chưa tổ chức khoa học tài liệu hình thành thời gian tới Tài liệu chỉnh lý tổ chức khoa học nên tối ưu hóa khối hồ sơ tài liệu phải dựa kết công việc thực nhiều năm Cơng tác thu thập từ trước tới có nhiều bất cập khách quan chủ quan nên việc hồn thiện thành phần tài liệu phơng có khó khăn định Đối với khối tài liệu thu chưa chỉnh lý cần rút kinh nghiệm từ khối lượng hồ sơ tài liệu tổ chức khoa học 101 để có kế hoạch thu thập đầy đủ trước tiến hành chỉnh lý trình chỉnh lý Đối với tài liệu chưa thu thập cần yêu cầu cán chuyên viên thực tốt công tác lập hồ sơ hành Có vậy, hồ sơ tài liệu đảm bảo hoàn chỉnh việc thực tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ Cán lưu trữ trình thực chỉnh lý tài liệu phải thực yêu nghề, cẩn trọng nắm vững chuyên môn nghiệp vụ Đây yêu cầu cán làm nhiệm vụ chỉnh lý nhằm đảm bảo chất lượng hồ sơ tài liệu phông lưu trữ 102 Phụ lục Danh sách chủ tịch, phó chủ tịch, uỷ viên thư ký UBHC, UBND Thành phố nhiệm kỳ: Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ viên Thư ký Khố I (1957-1961) Ơng Trần Duy Hưng Ơng Trần Văn Lai Ơng Trần Danh Tun Khố II (1961-1965) Ơng Trần Duy Hưng Ông Vũ Đại Ông Nguyễn Trần Châu Ông Nguyễn Minh Cân Ông Trần Minh Việt (đến 3/1963) Ông Trần Vĩ (từ 3/1963) Ông Trần Duy Dương (từ 7/1963) Ơng Nguyễn Đức Tiến Khố III (1965-1968) Ơng Trần Duy Hưng Ông Trần Vĩ Ông Nguyễn Tiến Đức Ông Nguyễn Đức Lạc (PCT kiêm đến 2/1967) Ông Trần Duy Dương Ơng Hồng Huy Giao Ơng Nguyễn Đức Lạc Ơng Nguyễn Tn Ơng Nguyễn Trung Mai (từ 2/1967) Khố IV (1968-1971) Ông Trần Duy Hưng Ông Trần Vĩ Ông Nguyễn Trung Mai 103 Ơng Hồng Huy Giao Ơng Trần Duy Dương Ông Nguyễn Đức Tiến Bà Nguyễn Thị Bảo (Thái Bảo) Khố V (1971-1974) Ơng Trần Duy Hưng Ơng Trần Vĩ Ơng Hồng Huy Giao Ơng Trần Duy Dương Bà Nguyễn Thị Bảo (Thái Bảo) Ông Nguyễn Trung Mai Ông Nguyễn Đức Lạc Ơng Vũ Định Khố VI (1974-1977) Ơng Trần Duy Hưng Ông Trần Vĩ Ông Lê Hoa Ông Trần Duy Dương Bà Nguyễn Thị Bảo (Thái Bảo) Ông Hồng Huy Giao Ơng Nguyễn Đình Hiệp Ơng Nguyễn Đức Lạc Ơng Nguyễn Trung Mai (từ 3/1976) Khố VII (1977-1981) Ông Trần Vĩ Ông Trần Duy Dương Ông Nguyễn Trung Mai Ơng Nguyễn Đình Hiệp Ơng Ngơ Quốc Hạnh Ơng Hồng Huy Giao Ơng Nguyễn Đơng (từ 104 Ơng Nguyễn Bắc 12/1978) Ông Nguyễn Văn Định (Minh Đạt -từ 6/1979) Khố VIII ( 1981- 1985) Ơng Trần Vĩ Ơng Trần Tấn Ơng Bùi Xn lộc Ơng Nguyễn Đơng Ơng Dương Nhượng Danh (đến Ông Dương Nhượng Danh Ông Nguyễn Văn Định Ông Phạm Sĩ Liêm Ông Đặng Đức Lộc Ông Nguyễn Đình Hiệp Bà Nghiêm Châu Chưởng Ơng Lê ất Hợi (từ 3/1984) Ông Nguyễn Tiến Đức (từ 3/1985) Ông Nguyễn Cơng Tạn (từ 3/1985) Khố IX (1985-1989) Ơng Trần Vĩ (đến Ông Trần 1/1987) 1/1987) Ông Trần 1/1987) Tấn Tấn (từ Ơng Lê ất Hợi Ơng Nguyễn Cơng Tường Ông Nguyễn Công Tạn Ông Phạm Sĩ Liêm Ông Nguyễn Tiến Đức Bà Nghiêm Châu Chưởng Ông Trương Tùng Ông Nguyễn Mại Ơng Lê Sinh Tặng 105 Khố X ( 1989-1994) Ông Lê ất Hợi Bà Trần Thị Tâm Đan Ông Đinh Hạnh Ông Nguyễn Ngọc Lê Ông Lê Sinh Tặng Ông Trương Tùng Ông Vũ Mạnh Kha (từ 1/1993) Ơng Lương Ngọc Cừ Khố XI ( 1994-1999) Ơng Hồng Nghiên Văn Ông Đinh Hạnh Ông Lương Ngọc Cừ Ông Đồng Minh Sơn Ơng Nguyễn Triệu Hải Ơng Đỗ Hồng Ân (từ 10/1996) Ông Lưu Minh Trị (từ 7/1997) 106 Tài liệu tham khảo -1 Công văn số 152/CV-VP ngày 16/3/2001 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực chế độ lập giao nộp hồ sơ công việc cán bộ, công chức quan Công văn số 975/CV-VP ngày 30/5/1994 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội trách nhiệm lập hồ sơ, nộp tài liệu lưu trữ cán chuyên viên Văn phòng Chỉ thị số 16/2003/CT-UB ngày 19/5/2003 UBND thành phố Hà Nội việc tăng cường tổ chức, đạo, quản lý công tác lưu trữ Chỉ thị số 18/CT-UB ngày 23/5/1995 UBND thành phố Hà Nội việc tăng cường công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Cục Lưu trữ Nhà nước: Tài liệu hội nghị Serbica đánh giá loại hủy tài liệu Hà Nội, 1995 Cục Lưu trữ Nhà nước: Từ điển Lưu trữ Việt Nam Hà Nội, 1992 Hoàng Minh Cường, Nguyễn Đăng Khải : Về việc xây dựng phương án hệ thống hóa hồ sơ tài liệu phơng UBND tỉnh Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1993 Nguyễn Văn Hàm: Vai trị mơn học “Lịch sử tổ chức quan Nhà nước” cán làm công tác lưu trữ Tạp chí Văn thư Lưu trữ số + 4, 1981 10 Vũ Dương Hoan chủ biên: Công tác lưu trữ Việt Nam Nxb KHXH Hà Nội, 1987 11 Hiến pháp Việt Nam năm 1946, 1959, 1980, 1992, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1998 12 Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội chặng đường lịch sử Nxb Hà Nội, 2004 13 Nghiêm Kỳ Hồng: Mấy suy nghĩ định hướng hồn thiện đổi cơng tác lưu trữ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, 1996 14 Hà Văn Huề: Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh cho hợp lý Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1995 15 Kỷ yếu Hội nghị khoa học vấn đề nghiệp vụ Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh Cục Lưu trữ Nhà nước, 2000 107 16 Kỷ yếu Hội nghị khoa học kho lưu trữ cố định Cục Lưu trữ Nhà nước, 1997 17 Dương Văn Khảm: Vài nét quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ Tổ chức Nhà nước, số 8, 2002 18 Lịch sử Đảng Thành phố Hà Nội, Tập I, Nxb Hà Nội, 2001 19 Lịch sử Đảng Thành phố Hà Nội, Tập II, Nxb Hà Nội, 2001 20 Luật tổ chức HĐND UBND, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2003 21 Văn Lưu: Bàn nguyên tắc đánh giá Tạp chí Văn thư - Lưu trữ; số 21975 22 Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ - Trường Đại học Lưu trữ lịch sử Matxcơva, 1980 (bản dịch tiếng Việt) 23 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1954 24 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1955 25 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1956 26 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1957 27 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1958 28 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1959 29 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1960 30 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1961 31 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1962 32 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1963 33 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1964 34 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1965 35 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1966 36 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1967 37 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1968 38 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1969 39 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1970 40 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1971 41 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1972 42 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1973 43 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1974 108 44 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1975 45 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1976 46 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1977 47 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1978 48 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1979 49 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1980 50 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1981 51 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1982 52 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1983 53 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1984 54 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1985 55 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1986 56 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm 1987 57 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm1988 58 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm1989 59 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm1990 60 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm1991 61 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm1992 62 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm1993 63 Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND Thành phố năm1994 64 Nghị định số 142 - CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ cơng tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ 65 Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 10/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Công báo số 09 ngày 17/4/2004 66 Nghiên cứu luận khoa học, đề xuất giải pháp để thực chế độ giao nộp, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước nghiên cứu khoa học quan thuộc thành phố Hà Nội giai đoạn Đề tài khoa học cấp thành phố Vp HĐDN&UBND thành phố Hà Nội, mã số 01X-07/04-2000-2 67 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà nội, năm 2001 109 68 Nguyễn Minh Phương: Tìm hiểu lý luận xác định giá trị tiêu hủy tài liệu Lưu trữ Autralia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1975 69 Hà Quảng: Bàn lưu trữ cấp tỉnh Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 1994 70 Vương Đình Quyền: ý nghĩa, mục đích đánh giá giá trị tài liệu chỉnh lý Tập san Công tác lưu trữ, số 4, 1968 71 Quyết định số 1521/QĐ-UB ngày 7/4/1988 UBND thành phố Hà Nội chế độ làm việc Thường trực UBND thành phố Hà Nội Văn Pháp quy, Sở Tư pháp xuất bản, năm 1988 72 Quyết định số 1890/QĐ-UB ngày 8/5/1993 UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định công tác công văn giấy tờ 73 Quyết định số 07/QĐ-UB ngày 28/1/1995 UBND thành phố Hà Nội phân công công tác thành viên UBND thành phố Hà Nội nhiệm kỳ 1994 - 1999 74 Quyết định số 86/QĐ-VP ngày 27/12/2001 Chánh văn phòng HĐND UBND thành phố Hà Nội phân công trách nhiệm chuyên viên Văn phòng 75 Sắc lệnh số 63/SL ngày 22/11/1945 Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tổ chức HĐND UBHC Công báo số 11 năm 1945 76 Sắc lệnh số 77/SL ngày 21/12/1945 Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hịa tổ chứcchính quyền thị xã thành phố Công báo số 16, năm 1945 77 Sắc lệnh số 004/SL ngày 20/7/1957 Chủ tịch nước bầu cử HĐND UBHC cấp Công báo số 8, năm 1957 78 Nguyễn Văn Thâm: Các nguyên tắc phương pháp luận xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số + 4, năm 1985 79 Nguyễn Văn Thâm: Về vấn đề đánh giá tài liệu lưu trữ Việt Nam 20 năm qua nhiệm vụ cấp thiết Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số + 3, năm 1982 80 Thông tư số 33 - BT ngày 10/12/1993 Văn phịng Chính phủ ban hành văn 81 Từ điển Lưu trữ Việt Nam Cục Lưu trữ Nhà nước, 1992 82 Từ điển Tiếng việt Nxb Khoa học Xã hội, 1982 83 Triết học Mác-Lênin, tập Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội 1998 110 84 Triết học Mác-Lênin, tập 3, Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội 1998 85 Triết học Mác-Lênin, tập 4, Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội 1998 86 Triết học Mác-Lênin, Tập 5, Nxb Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội 1998 87 Văn pháp luật tổ chức hoạt động HĐND UBND cấp Nxb Chính trị quốc gia - Sự thật, Hà Nội, 2001 111 ... Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội Chương II: thực trạng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Chương III: Các giải pháp nhằm tối ưu hố phơng lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà. .. UBND thành phố Hà Nội 27 1.2 Lịch sử phông lưu trữ ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội 28 1.2.1 Giới hạn phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội 28 1.2.2 Thành phần nội dung tài liệu phông. .. đơn vị hình thành phơng độc lập, tài liệu hình thành quan không thuộc phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội Phụng lưu trữ Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội lưu giữ Trung tâm Lưu trữ Thành phố bao gồm