2. Phần nội dung: chia làm 3 chương
1.1.3. Chế độ công tác văn thư của UBND thành phố Hà Nội
- Phân công soạn thảo văn bản: các tổ thư ký (nay là các tổ chuyên viên) trực tiếp giúp việc cho các đồng chí lãnh đạo Thành phố (Chủ tịch và các phó chủ tịch). Nhiệm vụ chính của chuyên viên là phát hiện và đề xuất các biện pháp xử lý các vấn đề cụ thể, giúp UBND Thành phố chỉ đạo, đôn đốc các sở, ngành, quận, huyện thực hiện tốt các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Nhà nước và Thành phố, đồng thời chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản của UBND Thành phố và lãnh đạo Văn phòng theo chuyên môn phụ trách.
- Ký ban hành văn bản: Chủ tịch và các phó chủ tịch thường trực ký các văn bản pháp quy. Các phó chủ tịch khác ký các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
- Quy trình xử lý văn bản đến: Văn bản đến được chuyển tất cả về Phòng Hành chính - Tổ chức để lấy dấu đến, số đến, phiếu xử lý văn bản (theo mẫu). Sau đó văn bản được chuyển đến Phòng Tổng hợp để xác định nhiệm vụ giải quyết văn bản thuộc về ai (ghi trên phiếu giải quyết văn bản) và được chuyển trở lại Phòng Hành chính - Tổ chức để chuyên viên vào phần mềm máy tính theo dõi. Tiếp đó cán bộ Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển văn bản về các ô tủ (có ghi rõ tên của từng người) theo địa chỉ ghi trên phiếu để chuyên viên xuống lấy về phòng mình xử lý tiếp.
- Đối với văn bản đi: hiện nay có hai nguồn soạn thảo văn bản do Lãnh đạo Thành phố ban hành. Thứ nhất: văn bản do chuyên viên trong cơ quan văn phòng soạn thảo, thứ hai do các sở ngành soạn thảo. Cả hai nguồn này sau khi được lãnh đạo Uỷ ban ký, trở lại phòng Hành chính - Tổ chức lấy số, dấu văn bản và được vào phần mềm máy tính để theo dõi và tổng hợp. Văn bản phát hành được lưu bản gốc ở văn thư trước khi giao nộp vào lưu trữ.
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội rất quan tâm đến công tác công văn giấy tờ. Cụ thể, ngày 8/5/1993 UBND Thành phố đã ban hành Quyết định số 1890/QĐ-UB Quy định về công tác công văn giấy tờ. Quy định gồm 15 điều về công tác ban hành, quản lý văn bản đi và đến.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: cũng trong Quyết định số 1890/QĐ-UB ban hành ngày 8/5/1993 có quy định công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu. Quy định nêu rõ: “Công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu (kể cả thư viết tay có liên quan đến công tác) do các đồng chí lãnh đạo, các chuyên viên quản lý, sắp xếp trật tự, ngăn nắp, để tiện tra cứu, theo dõi, giải quyết, không để thất lạc, mất mát, gây chậm trễ, bỏ sót việc, làm lộ bí mật, tạo điều kiện thu hồi đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết để đưa vào lưu trữ phục vụ cho nghiên cứu khai thác. . Khi giải quyết xong công việc, chuyên viên phải bổ sung đầy đủ hồ sơ và bảo quản, đến hạn nộp đầy đủ hồ sơ cho phòng Lưu trữ. Chuyên viên, cán bộ giúp việc chỉ được lưu giữ các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến công việc đang giải quyết, đang theo dõi. Các hồ sơ các việc hoặc các vấn đề đã giải quyết xong, chờ nộp lưu phải đựng vào cặp”[72,3]. Tiếp đó, ngày 16/3/2001 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội ban hành công văn số 152 CV/VP về việc thực hiện chế độ lập và giao nộp hồ sơ công việc của cán bộ, công chức cơ quan. Công văn nêu rõ nhiệm vụ của phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Tổng hợp - Kiểm tra, các chuyên viên Văn phòng, Trung tâm Lưu trữ Thành phố trong việc lập và giao nộp hồ sơ về Trung tâm Lưu trữ để quản lý và bảo quản.