2. Phần nội dung: chia làm 3 chương
2.2.1. Khái quát cơ sở lý luận được vận dụng trong xác định giá trị tài liệuphông
liệuphông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội
2.2.1.1. Khái niệm:
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu (hồ sơ - tg) hình thành trong hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó chọn lựa để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam [8,92]
Như vậy, xác định giá trị tài liệu là xem xét ý nghĩa nội dung thông tin chứa đựng trong hồ sơ để từ đó định thời hạn bảo quản cụ thể cho hồ sơ tài liệu. Nội dung thông tin được xem xét dưới góc độ phục vụ nhu cầu nghiên cứu, hoạt động quản lý và các mặt của đời sống xã hội.
2.2.1.2. Các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội trước hết phải dựa vào các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đã được đúc kết từ thực tiễn. Đó là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp và các tiêu chuẩn: ý nghĩa nội dung của tài liệu, tác giả của tài liệu, ý nghĩa của cơ quan hình thành phông,
sự lặp lại thông tin trong tài liệu, thời gian và địa diểm hình thành nên tài liệu, hiệu lực pháp lý của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu...
Nguyên tắc tính đảng được thể hiện ở việc xem xét ý nghĩa của tài liệu phục vụ cho mục đích của giai cấp nắm quyền thống trị xã hội. ở Việt Nam, giai cấp công nhân là giai cấp cầm quyền, thực hiện khối liên minh công nhân- nông dân - trí thức dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam. Vận dụng nguyên tắc tính đảng trong việc xác định giá trị hồ sơ tài liệu, cán bộ lưu trữ Uỷ ban phải đứng trên lập trường của giai cấp công nhân để lựa chọn những tài liệu có giá trị phục vụ cho lợi ích của giai cấp công nhân, của nhân dân lao động phục vụ cho sự nghiệp cách mạng của Đảng.
Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, điều hành là nguyên tắc hoạt động của Nhà nước Việt Nam. Tuân theo nguyên tắc này, công tác lập hồ sơ lưu trữ và định thời hạn bảo quản cho tài liệu đã thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).
Vận dụng nguyên tắc lịch sử yêu cầu khi xác định giá trị hồ sơ tài liệu, phải đặt chúng trong điều kiện không gian, thời gian cụ thể mà chúng hình thành. Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng là di sản của một giai đoạn, thời kỳ lịch sử nhất định, mang dấu ấn của từng giai đoạn, thời kỳ hoạt động của Uỷ ban gắn với việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và với các nhà lãnh đạo cụ thể, trong mối liên hệ với các giai đoạn khác nhau. Hồ sơ tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban phải dựa trên nguyên tắc này để xem xét, đánh giá mà không dựa trên nhận thức chủ quan của cán bộ lưu trữ . Không thể xem xét và đánh giá tài liệu giai đoạn 1954-1975 như những tài liệu hiện nay về mặt thể thức của văn bản, văn phong trong văn bản, bởi theo thời gian, văn bản quản lý nhà nước ngày một hoàn thiện hơn cả về thể thức và văn phong. Nếu không tuân
Phông nhiều tài liệu có giá trị đối với nghiên cứu lịch sử cũng như đối với quản lý nhà nước. Bản thân những tài liệu trước đây, ngay về mặt thể thức, đã có giá trị đối với nghiên cứu lịch sử văn bản. Về mặt nội dung, giá trị của tài liệu lưu trữ là rất quan trọng bởi chúng là chứng cứ để ghi nhận những sự việc đã xảy ra trong quá khứ, làm thay đổi nhận thức về một vấn đề có thể là tầm quốc gia, cũng có thể là với từng cá nhân cụ thể.
Còn trong giai đoạn hiện nay, do Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ nên công tác này đã dần đi vào nề nếp, nên việc xem xét giá trị đối với những tài liệu không đảm bảo thể thức không mang nặng ý nghĩa như những giai đoạn trước.
Vận dụng nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đòi hỏi tài liệu lưu trữ phải được xem xét trên nhiều khía cạnh khác nhau bởi tính đa dạng về giá trị của chúng. Như đã phân tích ở phần trên, hồ sơ tài liệu trong Phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội có mối liên hệ với nhau theo một hệ thống nhất định. Ví dụ: Trong nhóm hồ sơ tài liệu về công nghiệp, nhóm về quản lý các khu công nghiệp (một lĩnh vực hoạt động với nhiều dự án lớn), hồ sơ được lưu theo dự án và theo nội dung vụ việc kết thúc ở một giai đoạn nhất định. “Hồ sơ về thành lập khu công nghiệp Sài Đồng” được hệ thống ở năm 1999, bởi năm này, Uỷ ban nhân dân Thành phố có Quyết định thành lập mặc dù trước đó 3 năm (tức là năm 1996) đã có các tài liệu về xin đất, xin quy hoạch khu công nghiệp. Đây là Khu công nghiệp lớn của Thành phố, hàng năm UBND Thành phố đều ra quyết định cho phép các công ty được vào đầu tư xây dựng và hoạt động trong khu công nghiệp này. Tài liệu được lập thành hồ sơ lưu trữ theo năm, theo tên công ty mà Uỷ ban ra quyết định. Nếu xét các hồ sơ theo năm Thành phố cho phép các công ty được vào khu Công nghiệp Sài đồng đầu tư thì chúng không có giá trị lâu dài. Nhưng nếu xét
trong tổng thể quản lý khu công nghiệp này của Uỷ ban Thành phố thì chúng lại rất có giá trị.
Ngoài ra, vận dụng nguyên tắc toàn diện và tổng hợp cần phải chú ý đến tính hoàn chỉnh của tài liệu trong Phông Lưu trữ. Có nghĩa là, trong trường hợp tài liệu của Phông không hoàn chỉnh, cần xem xét để giữ lại những tài liệu tuy có ý nghĩa thứ yếu nhưng có thể góp phần làm sáng tỏ hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Trong xác định giá trị tài liệu thì tiêu chuẩn là những căn cứ trực tiếp. Theo lý thuyết, trong xác định giá trị tài liệu có 9 tiêu chuẩn cần được vận dụng như đã nêu trên. Nhưng đối với Phông Lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, các tiêu chuẩn cần được chú ý vận dụng là: ý nghĩa nội dung của tài liệu; tác giả, ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông; sự lặp lại thông tin của tài liệu; thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; khối lượng tài liệu và mức độ hoàn chỉnh của Phông.
Vận dụng tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu đòi hỏi chúng ta phải căn cứ vào nội dung tài liệu để xác định giá trị cho tài liệu, bởi giá trị các mặt của tài liệu chủ yếu do nội dung của chúng quyết định. Tuy nhiên, khi xem xét ý nghĩa nội dung của tài liệu, chúng ta không thể xem xét một cách chung chung, mà phải đặt chúng trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành phông, trong mối liên hệ với các tài liệu khác trong phông hoặc trong một nhóm tài liệu trong phông. Có nghĩa là, phải xác định được ý nghĩa mọi mặt của nội dung tài liệu, vì trong thực tế có những tài liệu xét ở góc độ này thì có giá trị, nhưng xét ở một góc độ khác chúng lại chẳng có giá trị gì.
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu (cơ quan hoặc cá nhân sản sinh ra tài liệu) là một trong những tiêu chuẩn quan trọng được vận dụng phổ biến trong xác định giá trị tài liệu các phông lưu trữ.
Đối với tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố khi vận dụng tiêu chuẩn này cần chú ý mấy điểm sau:
- Cần lưu giữ đầy đủ hơn đối với tài liệu mà tác giả là UBND Thành phố, các văn bản chỉ đạo về chủ trương đường lối nhiệm vụ công tác có liên quan của Thành ủy, Chính phủ và các bộ, ngành.
- Tài liệu có bút tích hoặc mang tính chất cá nhân của các Chủ tịch, Phó chủ tịch chính quyền Thành phố (như các bài diễn văn, thư từ trao đổi, hồ sơ, lý lịch...). Trong đó có những tài liệu có giá trị đối với phông lưu trữ UBND Thành phố; có những tài liệu sẽ rất cần thiết cho việc lập phông lưu trữ cá nhân sau này, như phông lưu trữ cá nhân Chủ tịch Trần Duy Hưng, phông lưu trữ cá nhân Chủ tịch Trần Vỹ...
Nêu vấn đề này ở đây để thấy rằng những loại tài liệu nói trên nếu còn nằm rải rác ở các cá nhân hoặc ở văn thư cơ quan thì cần phải chú ý thu thập bổ sung đầy đủ và xác định đúng giá trị của chúng.
Vận dụng tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông trong xác định giá trị tài liệu chúng ta cần đặc biệt chú ý đến vai trò, vị trí của cơ quan hình thành phông trong hệ thống các cơ quan. Cơ quan càng có chức năng nhiệm vụ quan trọng trong bộ máy Nhà nước thì tài liệu càng được lưu giữ với tỷ lệ cao. UBND thành phố Hà Nội là cơ quan có chức năng nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động của thành phố - trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa của cả nước. Do đó tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban có giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn rất lớn, tài liệu cần được lưu giữ với tỷ lệ cao hơn so với các phông khác của Thành phố như phông lưu trữ của các sở, ban, ngành...
Vận dụng tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu, khi xem xét giá trị tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố, chúng ta cần chú ý đến hai loại tài liệu: loại có thông tin lặp lại hoàn toàn và loại lặp lại có mức độ do việc
tổng hợp thông tin từ các văn bản khác. Đối với loại thứ nhất, cần chú ý giữ lại bản chính; chỉ trong trường hợp không có bản chính mới lưu giữ bản sao. Đối với loại thứ hai, cần xem xét nội dung văn bản, nhưng nói chung văn bản chứa đựng thông tin tổng hợp thường có thời hạn bảo quản dài hơn. Ví dụ: các kế hoạch, báo cáo tổng kết năm của UBND thành phố có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, còn kế hoạch, báo cáo 6 tháng, 3 tháng chỉ bảo quản có thời hạn.
Đối với tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, cần được chú ý vận dụng khi xác định giá trị tài liệu hình thành ở những địa điểm và thời gian xảy ra những sự kiện có ý nghĩa lịch sử. Đối với những tài liệu này cần được lưu giữ đầy đủ và hoàn chỉnh hơn. Ví như tài liệu về cải cách ruộng đất năm 1955, tài liệu về cải tạo công thương nghiệp tư bản tư doanh, tài liệu phản ánh về cuộc chiến đấu chống chiến tranh phá hoại bằng không quân của đế quốc Mỹ của quân và dân Hà Nội từ 1964 đến 1972. Ngoài ra cần phải chú ý đến tài liệu của những giai đoạn mà công tác văn thư lưu trữ chưa đi vào nề nếp, quy củ, chế độ công tác văn thư lưu trữ chưa được chấp hành nghiêm chỉnh hoặc chưa quy định đầy đủ như giai đoạn từ 1954 đến 1962 (Nhà nước chưa ban hành văn bản quy định đầy đủ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ). Đối với tài liệu hình thành ở giai đoạn này còn cần chú ý vận dụng tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh của phông, nếu xét thấy cần thiết phải giữ lại bảo quản những tài liệu không đảm bảo thể thức và nội dung chỉ có ý nghĩa thứ yếu.
Việc hình thành các nguyên tắc, các tiêu chuẩn để xác định giá trị các tài liệu là một bước tiến quan trọng của khoa học lưu trữ. Song điều quan trọng là vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn đó sao cho hợp lý, hiệu quả nhất. Điều này tùy thuộc vào trình độ, sự tinh nhạy và kinh nghiệm thực tế của cán bộ làm công tác lưu trữ.
Qua nghiên cứu hồ sơ tài liệu của phông, chúng tôi có một số nhận xét ban đầu về việc xác định giá trị tài liệu.
1) Trong xác định giá trị tài liệu, cán bộ tham gia chỉnh lý đã chú ý vận dụng tổng hợp các nguyên tắc và tiêu chuẩn. Cụ thể là:
- Đã giữ lại được những tài liệu phản ánh toàn diện hoạt động của Uỷ ban nhân dân Thành phố trong từng giai đoạn lịch sử, bao gồm tài liêu có giá trị lịch sử và tài liệu có giá trị thực tiễn.
- Nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đã được vận dụng khi quyết định giữ lại một số tài liệu không đảm bảo đầy đủ thể thức văn bản và cả với những khối tài liệu không hoàn chỉnh.
- Nói chung, những hồ sơ tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ chủ yếu của UBND thành phố và có giá trị lịch sử đều có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, như các hồ sơ phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND thành phố về các mặt công tác, các hồ sơ phản ánh tình hình thực hiện các mặt công tác năm của UBND thành phố, UBND các quận, huyện, các sở, ban, ngành (báo cáo tổng hợp, báo cáo chuyên đề)...
- Có sự phân biệt về giá trị giữa tài liệu tổng hợp với tài liệu có thông tin đã được tổng hợp. Tài liệu chứa đựng thông tin tổng hợp thường có giá trị cao hơn tài liệu có thông tin đã được tổng hợp. Ví dụ: Kế hoạch năm, báo cáo tổng kết năm của UBND thành phố thường được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn; kế hoạch báo cáo 6 tháng, 9 tháng cùng loại được bảo quản lâu dài; kế hoạch, báo cáo tháng, quý được bảo quản tạm thời.
- Đã chú ý giữ lại bảo quản vĩnh viễn những tài liệu hình thành ở những thời điểm lịch sử, những mốc thời gian có ý nghĩa đặc biệt đối với Thủ đô Hà Nội. Ví như tài liệu về “trận Điện Biên Phủ trên không”. Đây là nguồn sử liệu trực tiếp phản ánh tinh thần chiến đấu ngoan cường, bất khuất của quân dân Thủ đô chống cuộc tập kích chiến lược bằng không quân của
đế quốc Mỹ tháng 12 năm 1972. Hầu như tất cả tài liệu có liên quan đến sự kiện này đều được lưu giữ vĩnh viễn.
Dưới đây là bảng tổng hợp thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu theo từng năm của phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội:
Năm Số HS có giá trị bảo quản Vĩnh viễn Số HS có giá trị bảo quản Lâu dài Số HS có giá trị bảo quản Tạm thời 1953 4 2 0 1954 104 58 0 1955 76 171 0 1956 86 132 0 1957 227 332 0 1958 131 339 0 1959 174 180 0 1960 180 194 0 1961 280 214 0 1962 324 165 0 1963 201 352 0 1964 458 242 0 1965 443 226 0 1966 561 161 0 1967 645 320 0 1968 423 279 0 1969 258 443 0
1970 78 709 1 1971 59 440 0 1972 95 311 16 1973 74 258 0 1974 101 449 0 1975 28 424 0 1976 16 338 0 1977 46 562 0 1978 88 427 0 1979 36 535 0 1980 85 278 6 1981 15 471 26 1982 1 384 105 1983 8 377 122 1984 20 293 100 1985 12 383 145 1986 25 531 1 1987 14 333 169 1988 23 404 1989 192 623 365 1990 227 546 442 1991 137 1489 189 1992 7 633 1164 1993 0 1629 1536
1994 120 2374
Tuy nhiên, việc định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ của Phông cũng có những vấn đề cần xem xét:
Thứ nhất: nhiều hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản cao hơn giá trị đích thực của chúng. Có không ít hồ sơ không phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Uỷ ban nhân dân Thành phố lẽ ra chỉ cần bảo quản tạm thời