2. Phần nội dung: chia làm 3 chương
1.2.1.Giới hạn phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội
Qua nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ, tổ chức và hoạt động của UBND thành phố Hà Nội từ ngày thành lập cho đến nay, đối chiếu với lý luận về phân loại và phân phông lưu trữ chúng tôi xác định:
- UBND thành phố Hà Nội kể từ ngày thành lập (1945) cho đến nay đã hoạt động liên tục, dù trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đã nhiều lần thay đổi tên gọi (Uỷ ban hành chính, Uỷ ban hành chính kháng chiến, Uỷ ban nhân dân); Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan này về cơ bản không thay đổi: cơ quan chấp hành của HĐND Thành phố, cơ quan quản lý nhà nước của Thành phố; có chức năng quản lý toàn diện các mặt hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá... của Thành phố.
Do đó phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội bao gồm tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền thành phố từ năm 1945 cho đến nay và là một phông mở. Cần lưu ý, các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Thành phố được thành lập và hoạt động trong các giai đoạn lịch sử vì có tổ chức biên chế, tài khoản và con dấu riêng nên là những đơn vị hình thành phông độc lập, tài liệu hình thành của những cơ quan này không thuộc phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội.
Phụng lưu trữ Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đang lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ Thành phố bao gồm tài liệu có thời gian hỡnh thành từ năm 1954 trở về sau. Khối tài liệu từ năm 1945 đến năm 1953 của Phông hiện được lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Hiện tại hồ sơ tài liệu trong Phông đó được chỉnh lý để khai thác sử dụng có thời gian hỡnh thành từ năm 1954 đến năm 1994. Hồ sơ tài liệu được hệ thống hóa theo phương án “Thời gian - Mặt hoạt động”. Có nghĩa là mỗi năm một hệ thống số gồm tài liệu của 6 khối: 1.Quốc hội và Hội đồng Nhân dân; 2. Tổng hợp; 3.Nội chính; 4. Kinh tế; 5.Văn xó; 6. Đô thị và Nhà đất.
- Năm 1953: 6 hồ sơ - Năm 1974: 459 hồ sơ - Năm 1954: 163 hồ sơ - Năm 1975: 452 hồ sơ - Năm 1955: 247 hồ sơ - Năm 1976: 446 hồ sơ - Năm 1956: 218 hồ sơ - Năm 1977: 607 hồ sơ - Năm 1957: 558 hồ sơ - Năm 1978: 517 hồ sơ - Năm 1958: 470 hồ sơ - Năm 1979: 465 hồ sơ - Năm 1959: 336 hồ sơ - Năm 1980: 469 hồ sơ - Năm 1960: 378 hồ sơ - Năm 1981: 486 hồ sơ - Năm 1961: 493 hồ sơ - Năm 1982: 385 hồ sơ - Năm 1962: 489 hồ sơ - Năm 1983: 385 hồ sơ - Năm 1963: 579 hồ sơ - Năm 1984: 320 hồ sơ - Năm 1964: 700 hồ sơ - Năm 1985: 397 hồ sơ - Năm 1965: 669 hồ sơ - Năm 1986: 667 hồ sơ - Năm 1966: 722 hồ sơ - Năm 1987: 399 hồ sơ - Năm 1967: 965 hồ sơ - Năm 1988: 416 hồ sơ - Năm 1968: 702 hồ sơ - Năm 1989: 815 hồ sơ - Năm 1969: 700 hồ sơ - Năm 1990: 773 hồ sơ - Năm 1970: 716 hồ sơ - Năm 1991: 1649 hồ sơ - Năm 1971: 498 hồ sơ - Năm 1992: 1804 hồ sơ - Năm 1972: 418 hồ sơ - Năm 1993: 3165 hồ sơ - Năm 1973: 332 hồ sơ - Năm 1994: 2411 hồ sơ
Thống kê số lượng này được thực hiện trực tiếp từ các kho lưu trữ đặt tại Văn phũng Ủy ban. Tuy nhiờn, số lượng hồ sơ của Phông phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có vai trũ của những người trực tiếp chỉnh lý tài liệu. Qua nghiờn cứu, chỳng tụi được biết, tài liệu của Phông đó qua nhiều đợt chỉnh lý. Sau mỗi đợt chỉnh lý tài liệu, những người trực tiếp thực hiện chỉnh lý lập hồ sơ lưu trữ sẽ loại ra khỏi Phông những tài liệu đó hết giỏ trị. Năm 1998, Văn phũng Ủy ban nhõn dõn Thành phố thực hiện đề tài khoa học về xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ. Sau đề tài này, cán bộ thực hiện chỉnh lý tài liệu đó cú cơ sở để định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài
liệu. Trước đó, việc định thời hạn bảo quản cho hồ sơ chỉ dựa vào trực giác của cán bộ chỉnh lý.
Tỡm hiểu Phụng lưu trữ Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chúng tôi nhận thấy rằng, ngoài hệ thống hồ sơ tài liệu được chỉnh lý phục vụ khai thỏc cũn một hệ thống cụng văn lưu được sắp xếp theo ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản, loại hỡnh văn bản và tác giả văn bản. Cụ thể là: Văn bản được xếp theo năm. Trong mỗi năm, văn bản được tách ra hai hệ thống là văn bản do Ủy ban Nhân dân Thành phố ban hành và văn bản do Văn phũng HDND và UBND Thành phố ban hành. Trong mỗi hệ thống văn bản được xếp theo tên gọi: Quyết định, Thông báo, Chỉ thị, Công văn... Tổng hợp trên sơ đồ như sau:
Nguồn của hệ thống văn bản này là các tài liệu từ phũng Hành chớnh, nơi đóng dấu và phát hành văn bản. Nếu chỉ xét riêng văn bản do Ủy ban Nhân dân thành phố và Văn phũng Ủy ban ban hành thỡ hệ thống này là đầy
CV lưu UBND Thành phố Văn phũng HĐND và UBND Thành phố Năm 195 4 Năm 200 4Nă m 200 4 Năm 195 5 Năm 1994 ... . ... ... ... ... Chỉ thị Thụng bỏo
đủ nhất. Tra tỡm những văn bản khi đó cú số và ký hiệu thỡ hệ thống này sẽ cung cấp rất nhanh chúng. Nhược điểm của hệ thống cụng văn lưu này là không thể cung cấp một hoặc một tập hợp các văn bản về một vấn đề, một vụ việc cụ thể khi muốn tỡm hiểu quỏ trỡnh giải quyết vụ việc đó.
Hồ sơ tài liệu trong Phông đã qua các đợt chỉnh lý sau:
Lần thứ nhất: Vào năm 1970, tài liệu từ năm 1954 đến 1970 được phân loại, hệ thống hóa và đưa vào bảo quản khai thác sử dụng. Đợt chỉnh lý này đã lập được 5.665 hồ sơ.
Lần thứ hai: Vào năm 1990, tài liệu từ năm 1971 đến năm 1990. Đợt chỉnh lý này đã lập được 8.790 hồ sơ.
Lần thứ ba: Vào năm 1996, tài liệu từ năm 1991 đến 1994. Đợt chỉnh lý này đã lập được 4.520 hồ sơ.
Lần thứ tư: Vào năm 1998, chỉnh lý bổ sung tài liệu từ năm 1954 đến 1994. Đợt chỉnh lý này đã bổ xung vào Phông 18.975 hồ sơ và lập thêm 12.976 hồ sơ mới.
Lần thứ năm: Vào năm 2002-2003, chỉnh lý tài liệu từ năm 1995 đến 2000. Đợt làm này đến nay chưa hoàn chỉnh. Vì vậy, hồ sơ tài liệu của những năm này chúng tôi không có điều kiện khảo sát và nghiên cứu nhiều.