2. Phần nội dung: chia làm 3 chương
3.2.1. Đối với khối tài liệu đã được chỉnh lý (từ 1954 1994)
Đây là khối tài liệu đã được tổ chức khoa học, gồm tài liệu của hơn 40 năm (1954 - 1994), có khối lượng rất lớn và đã được đưa vào khai thác sử dụng từ nhiều năm nay. Với những tồn tại như đã trình bày ở chương 2 thì việc tối ưu hóa chúng là hoàn toàn cần thiết. Tuy nhiên cũng cần phải thấy rằng, đây là một công việc không đơn giản, đòi hỏi phải phải tốn nhiều công sức và thời gian và chỉ nên đề ra các yêu cầu có mức độ, chứ không thể tiến hành một cách triệt để. Theo chúng tôi, để tối ưu hóa có kết quả khối tài liệu nói trên cần tiến hành các công việc sau:
1) Thu thập, bổ sung những tài liệu còn do các đơn vị hoặc cá nhân lưu giữ. Đây là một công việc không dễ thực hiện, nhất là đối với tài liệu từ giữa thập kỷ 90 (thế kỷ 20) trở về trước, vì hầu hết cán bộ công tác ở UBND thành phố giai đoạn này đã nghỉ hưu hoặc chuyển đổi công tác. Do đó, yêu cầu đặt ra nên có mức độ, được chừng nào hay chừng ấy. Để làm tốt công tác thu thập bổ sung, cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo và hỗ trợ của UBND thành phố, xem đây là một chủ trương của Uỷ ban; mặt khác cần tuyên truyền, giáo dục làm cho các đơn vị và cá nhân ý thức được giá trị của tài liệu lưu trữ để tự giác giao nộp cho Trung tâm lưu trữ.
Cần lưu ý, thu thập bổ sung tài liệu của những năm mà hồ sơ được bảo quản ở Trung tâm còn thiếu nhiều.
Cần sử dụng các tập công văn lưu của văn thư để bổ sung cho hồ sơ tài liệu của phông. Như chương I đã đề cập, các tập công văn lưu ở Văn thư Văn phòng UBND thành phố (công văn đi) được sắp xếp theo số thứ tự của văn bản đã được nộp vào kho lưu trữ, tuy không nằm trong hệ thống hồ sơ tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố đã được tổ chức khoa học nhưng trong các tập công văn lưu này lại tập hợp đầy đủ các văn bản có giá trị do UBND thành phố ban hành, nói chung đều là bản chính. Bởi vậy, công văn lưu là một nguồn bổ sung quan trọng những tài liệu có giá trị do UBND ban hành mà trong phông còn thiếu.
2) Điều chỉnh hoặc lập lại những hồ sơ lập chưa hợp lý, lập bổ sung những hồ sơ mới.
Đối với những hồ sơ lập chưa hợp lý, như các trường hợp tài liệu bị phân tán xé lẻ, cùng một sự việc, vấn đề nhưng lập thành nhiều hồ sơ, hoặc đưa các tài liệu có giá trị khác nhau vào một hồ sơ... thì cần điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ để đảm bảo tính hợp lý.
Đối với tài liệu mới được thu thập, cần nghiên cứu để bổ sung vào hồ sơ tương ứng đã lập hoặc lập hồ sơ mới. Khi điều chỉnh, lập lại hồ sơ và lập hồ sơ mới, cần chú ý làm tốt khâu biên mục, đặc biệt đối với tiêu đề hồ sơ và mục lục văn bản trong hồ sơ - hai yếu tố thông tin chủ yếu giới thiệu thành phần, nội dung và các văn bản trong hồ sơ. Trong trường hợp cần thiết, có thể thay bìa hồ sơ.
3) Về xác định giá trị tài liệu, cần tiến hành các công việc sau:
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của các hồ sơ; nếu phát hiện thời hạn bảo quản chưa được xác định đúng thì cần phải điều chỉnh, nhất là đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài - chiếm tỷ lệ lớn trong tài liệu của phông và có khá nhiều hồ sơ cần phải nâng lên bảo quản vĩnh viễn. Trong vấn đề này, cần đặc biệt chú ý đến tài liệu của những năm mà số lượng hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn chiếm tỷ lệ thấp, như tài liệu của các năm 1975, 1976, 1979, 1981, 1982, 1983, 1984, 1985, 1986...
- Loại khỏi phông những hồ sơ không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND Thành phố và hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản.
Đối với hồ sơ không phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND Thành phố như đã nêu ở chương 2 thì loại khỏi phông, còn đối với hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản quy định (gồm hồ sơ bảo quản lâu dài và hồ sơ bảo quản tạm thời) thì cần đánh giá lại để loại khỏi phông những hồ sơ không còn giá trị sử dụng. Đối với hồ sơ từ năm 1981 đến năm 1994, đối tượng xét loại hủy trước hết là hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (trong phông lưu trữ không còn hồ sơ bảo quản tạm thời của các năm từ 1983 trở về trước). Vì theo quy định (không chính thức) thời hạn bảo quản tạm thời tối đa là 10 năm, như vậy hồ sơ bảo quản tạm thời nêu trên đều đã đến hạn tiêu hủy. Do chưa quy định được niên hạn cụ thể cho hồ sơ bảo quản lâu dài và tạm thời, cho nên việc loại hủy những hồ sơ này cần được xem xét và cân nhắc một cách thận trọng. Trong quá trình tiến hành, cần vận dụng đúng đắn các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Trong các tiêu chuẩn, ngoài tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu, cần lưu ý vận dụng các tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông (UBND thành phố Hà Nội là cơ quan có chức năng quan trọng nhất trong hệ thống tổ chức bộ máy của Thành phố), sự lặp lại thông tin của tài liệu, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu và mức độ hoàn chỉnh của phông. Vận dụng đúng đắn các tiêu chuẩn này, rất nhiều hồ sơ vốn đã xác định bảo quản lâu dài sẽ được nâng lên bảo quản vĩnh viễn. Ví như các hồ sơ gồm các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, các bộ, ngành đối với các lĩnh vực công tác của địa phương, các hồ sơ về chương trình kế hoạch năm, báo cáo tổng kết công tác năm của chính quyền các khu phố, quận, huyện vốn được xác định có thời hạn bảo quản lâu dài (vì vận dụng tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin của tài liệu) thì nay phải điều chỉnh lại là bảo quản vĩnh
viễn. Bởi vì sự lặp lại thông tin của các tài liệu nói trên không thuộc phạm vi một kho hay một trung tâm lưu trữ mà là sự lặp lại thông tin khi được xem xét dưới góc độ là phông lưu trữ quốc gia. Phông lưu trữ của Chính phủ, các bộ, ngành được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; phông lưu trữ của các cơ quan chính quyền khu phố (trước đây), quận, huyện sẽ được bảo quản ở lưu trữ cố định của các quận huyện; còn phông lưu trữ UBND thành phố thì bảo quản tại Trung tâm lưu trữ của Thành phố. Vì lẽ đó, bảo quản vĩnh viễn tài liệu liên quan có giá trị của Chính phủ, các bộ, ngành và của chính quyền cấp quận huyện trong phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội là rất cần thiết; đảm bảo tính hoàn chỉnh của phông, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng.
4) Về phân loại, hệ thống hóa hồ sơ của phông
Như đã trình bày ở chương 2, phương án phân loại thời gian - mặt hoạt động được xây dựng cho phông lưu trữ UBND thành phố về cơ bản là hợp lý, do đó đã tạo thuận lợi cho việc hệ thống hóa hồ sơ. Mặc dù còn một số hạn chế trong việc đặt tên các mặt hoạt động và sắp xếp thứ tự các nhóm, nhưng theo chúng tôi, nói chung không nên điều chỉnh mà vẫn giữ nguyên các nhóm và trật tự sắp xếp đã xác định, ngoại trừ trường hợp quá bất hợp lý. Bởi vì nếu điều chỉnh việc phân chia mặt hoạt động và trật tự sắp xếp chúng sẽ gây nên xáo trộn lớn, có thể phải đánh số lại toàn bộ hồ sơ của cả một năm.
5) Lập lại mục lục hồ sơ tài liệu của phông. Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu cơ bản của phông lưu trữ. Đối với phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội, vì chưa xây dựng được các bộ thẻ hệ thống, thẻ chuyên đề, nên mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu duy nhất để phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu... Mỗi khi tài liệu trong phông đã được điều chỉnh bổ sung, viết lại tiêu đề, thay đổi thời hạn bảo quản... thì lập lại mục lục hồ sơ để thay cho
lời nói đầu (quyển đầu), bản tra cứu chữ viết tắt và tờ mục lục để hướng dẫn tra tìm; các yếu tố thông tin cần được ghi đúng như ở bìa hồ sơ.
6) ứng dụng công nghệ thông tin để tự động hóa việc tìm hiểu thông tin chứa đựng trong tài liệu của phông. Ngày nay, CNTT giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. CNTT được ứng dụng trong công tác lưu trữ sẽ giúp cho việc tìm tài liệu, tìm thông tin chứa đựng trong hồ sơ tài liệu nhanh và hiệu quả hơn so với thủ công tìm tay trên các công cụ tra cứu phổ thông.
Trên đây là những nội dung chủ yếu của việc tối ưu hóa khối hồ sơ tài liệu từ 1954 - 1994 của phông Lưu trữ UBND thành phố Hà Nội. Để công việc được thuận lợi và đạt kết quả tốt, theo chúng tôi, trước khi tiến hành, Trung tâm Lưu trữ thành phố cần nghiên cứu khảo sát để đánh giá đúng thực trạng tài liệu của phông. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch (hoặc đề án) tối ưu hóa, dự trù kinh phí, bố trí nhân lực và thời gian tiến hành. Trong quá trình thực hiện cần có sự hướng dẫn và chỉ đạo sát sao về chuyên môn nghiệp vụ.
3.2.2. Đối với khối tài liệu đã thu về nhưng chưa chỉnh lý (từ năm 1995 đến 2003)
Đặc điểm của khối tài liệu này: còn trong tình trạng rời lẻ, chưa được lập hồ sơ, đã được phân theo năm.
- Nhiệm vụ đặt ra cho Trung tâm lưu trữ là phải tiến hành chỉnh lý để tổ chức khoa học chúng. Để việc chỉnh lý khối tài liệu này đạt được mục đích tối ưu, theo chúng tôi cần phải làm tốt các công việc chủ yếu sau đây:
1) Trước khi tiến hành chỉnh lý cần thu thập đầy đủ tài liệu của các năm. Bởi vì tài liệu của Phông có thu thập được đầy đủ thì mới đảm bảo được tính hoàn chỉnh của phông, tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ, xác định giá trị và phân loại tài liệu. Có thể xem đây là điều kiện tiên quyết để tối ưu
hóa một phông lưu trữ. Tuy nhiên, cần hiểu rằng, với tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành như hiện nay, thì việc thu thập đầy đủ tài liệu là một việc làm không đơn giản.
2) Về lập hồ sơ: là một nội dung quan trong và chiếm nhiều thời gian nhất trong chỉnh lý. Chất lượng lập hồ sơ là thước đo quan trọng của việc tối ưu hóa. Bởi lập hồ sơ liên quan chặt chẽ với phân loại, xác định giá trị và giới thiệu thành phần nội dung tài liệu của phông. Do đó, việc lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu như phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị giống nhau, phải đảm bảo thể thức, hồ sơ bảo quan vĩnh viễn và lâu dài phải được biên mục. Thực tế cho thấy, để nghiên cứu sử dụng tài liệu trong phông được thuận lợi, nói chung tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND thành phố cần lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề (đặc trưng chủ yếu).
3) Về xác định giá trị tài liệu cần kết hợp chặt chẽ với quá trình lập hồ sơ: loại bỏ những tài liệu có thông tin lặp lại hoàn toàn, những tài liệu không còn giá trị sử dụng; đưa vào hồ sơ những tài liệu có giá trị giống nhau.
- Xác định đúng đắn thời hạn bảo quan của hồ sơ. Theo quy định của Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia thì thời hạn bảo quản đối với hồ sơ bảo quản có thời hạn cần được tính bằng năm, chứ không xác định “lâu dài” và “tạm thời” như trước đây. Theo chúng tôi, muốn làm tốt phải căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu do UBND thành phố ban hành (có xác định niên hạn bảo quản tính bằng năm). Trong lúc các cơ quan hữu quan chưa ban hành được bảng thời hạn bảo quản này thì đối với hồ sơ tài liệu bảo quản có thời hạn, tạm xác định theo 2 mức “lâu dài” và “tạm thời” như cũ.
4) Xây dựng phương án phân loại và hệ thống hóa tài liệu.
Về phương án phân loại phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội vẫn thống nhất theo phương án phân loại để xác định là Thời gian - Mặt hoạt động. Về trật tự sắp xếp các nhóm lớn nhóm nhỏ trong phương án theo nguyên tắc: từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ quan trọng đến ít quan trọng hơn, từ trên xuống dưới, theo trình tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hoặc logic. Các hồ sơ trong mỗi nhóm nhỏ nhất cũng phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Có thể sắp xếp theo tầm quan trọng của nội dung tài liệu, theo vấn đề, theo trình tự thời gian, theo tác giả, theo đơn vị hành chính, theo vần chữ cái. Ví dụ:
Đối với lĩnh vực giải phóng mặt bằng của các dự án xây dựng, trước hết hồ sơ được phân theo loại hình dự án, sau đó sắp xếp theo đơn vị hành chính nội thành và ngoại thành. Cụ thể như sau:
Bước 1:
- Sắp xếp theo loại dự án: + Dự án xây dựng các khu công nghiệp + Dự án xây dựng nhà máy, xí nghiệp
+ Dự án xây dựng nhà ở, khu đô thị + Dự án xây dựng trụ sở
+ Dự án xây dựng trường học + Dự án xây dựng bệnh viện + Dự án đường giao thông + Dự án xây dựng trạm biến áp + Dự án xây dựng trạm bơm
Bước 2: Sắp xếp các dự án theo thứ tự các quận, huyện, phường, xã. Ví dụ: dự án xây dựng trường học sắp xếp theo đơn vị hành chính, thứ tự A, B, C... như sau:
2. Quận Cầu Giấy 3. Quận Đống Đa 4. Quận Hai Bà Trưng 5. Quận Hoàn Kiếm
6. Quận Hoàng Mai (quận thành lập năm 2004) 7. Quận Long Biên (quận thành lập năm 2004) 8. Quận Tây Hồ
9. Quận Thanh Xuân 10. Huyện Đông Anh 11. Huyện Gia Lâm 12. Huyện Sóc Sơn. 13. Huyện Thanh Trì 14. Huyện Từ Liêm
Trong mỗi quận, các dự án tiếp tục được sắp xếp theo thứ tự A,B,C... phường, xã, phố, xóm...
Nhìn chung, đối với khối tài liệu này, hồ sơ tài liệu sau khi được phân thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ sẽ phải sắp xếp theo thứ tự quận, huyện, xã, phường.
3.2.3. Đối với tài liệu chưa thu về và tài liệu sẽ hình thành
Trước tiên phải thực hiện thật tốt công tác thu thập hồ sơ công việc. Hiện nay, công tác thu thập tài liệu tại Trung tâm lưu trữ diễn ra rất thụ động. Khi cán bộ, chuyên viên yêu cầu thì cán bộ lưu trữ mới đến để thu nhận. Tài liệu được giao nộp theo từng bó, gói, cặp và tính số lượng (mét tài liệu) theo các cặp. Tài liệu để lẫn lộn, không có sự sắp xếp theo thời gian hay nội dung công việc chứ chưa nói đến việc thống kê theo từng hồ sơ, đơn vị bảo quản. Hậu quả là, người nộp tài liệu không biết đã giao những gì và
muốn xem lại hồ sơ mình đã xử lý thì xảy ra tình trạng không biết tài liệu hiện đang ở đâu, mình đang giữ lại hay đã nộp vào lưu trữ. Do vậy chuyên viên đó cũng như cán bộ lưu trữ mất rất nhiều thời gian và công sức để tìm tài liệu. Sự việc này không thể quy trách nhiệm cho ai nếu cả hai bên đều