2. Phần nội dung: chia làm 3 chương
2.3. phương án phân loại và hệ thống hoá hồ sơ
Phân loại tài liệu là một trong những nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu một phông lưu trữ. Để phân loại tài liệu được khoa học, trước hết cần chọn và xây dựng một phương án phân loại phù hợp với đặc điểm hồ sơ tài liệu của phông. Như chúng ta đã biết, có 2 cặp phương án phân loại áp dụng cho phông lưu trữ cơ quan: Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian hoặc Thời gian - Cơ cấu tổ chức và phương án Mặt hoạt động - Thời gian hoặc Thời gian - Mặt hoạt động.
Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian dược áp dụng cho đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ổn định và đã ngừng hoạt động; phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức được áp dụng cho các đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức tương đối ổn định hoặc ổn định và đang hoạt động. Còn phương án Mặt hoạt động - Thời gian thường áp dụng để phân loại tài liệu của các đơn vị hình thành phông không có cơ cấu tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức không rõ ràng, ổn định và đã ngừng hoạt động. Phương án
hình thành phông không có cơ cấu tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức không rõ ràng, ổn định và đang hoạt động.
Phương án phân loại được xây dựng để phân loại tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội là phương án Thời gian - Mặt hoạt động. Với phương án này, tài liệu trước hết được phân theo năm và trong từng năm lại được phân theo các mặt hoạt động.
Sở dĩ phân loại theo phương án Thời gian - Mặt hoạt động là vì:
- Đơn vị hình thành phông UBND thành phố không có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ngoài Phông Hành chính, các Tổ thư ký thực chất chỉ làm nhiệm vụ giúp cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch và Uỷ viên của UBND theo dõi, tổng hợp về những mặt hoạt động mà người đó phụ trách. Trong lúc đó, những mặt hoạt động thuộc chức năng nhiệm vụ quản lý của UBND thành phố lại khá cụ thể và ổn định.
- UBND thành phố là đơn vị hình thành phông đang hoạt động (phông mở).
Chúng tôi cho rằng đây là phương án tối ưu đối với phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội.
Theo phương án phân loại này, tài liệu trong một năm của UBND thành phố được chia làm 5 khối: khối Tổng hợp, khối Nội chính, khối Kinh tế, khối Văn xã, khối Quản lý đô thị và nhà đất. Trong mỗi khối, tài liệu lại được phân thành từng mặt hoạt động.
Khái quát phương án phân loại phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân Thành phố theo các năm cụ thể như sau:
Năm 1954
1. Khối Tổng hợp:
1.2. Ngoại vụ - Lễ tân 1.3. Thi đua - Khen thưởng
2. Khối Nội chính: 2.1. Vấn đề chung 2.2. Tổ chức 2.3. Quân sự 2.4. An ninh - Chính trị 2.5. Tòa án
2.6. Tiếp quản thủ đô
2.7. Thi hành hiệp định Giơnevơ
3. Khối Kinh tế: 3.1. Vấn đề chung 3.2. Tài chính 3.3. Vật giá 3.4. Ngân hàng 3.5. Thuế 3.6. Thương mại 3.7. Vật tư - Lương thực 3.8. Nông nghiệp 3.9. Lâm nghiệp 3.10. Công nghiệp 3.11. Điện 4. Khối Văn xã:
4.1. Văn hóa thông tin 4.2. Giáo dục - đào tạo 4.3. Lao động
5. Khối Quản lý đô thị Nhà đất
5.1. Nhà
5.2. Giao thông vận tải
Năm 1955, bổ sung thêm các nhóm như sau: 2. Khối Nội chính 2.8. Tôn giáo 2.9. Cải cách ruộng đất 3. Khối Kinh tế: 3.12. Hải quan 3.13. Thuỷ lợi
5. Khối Quản lý đô thị và nhà đất:
5.3. Xây dựng 5.4. Quản lý đất 5.5. Bưu điện 5.6. Nước
Năm 1956 , bổ sung thêm các nhóm như sau: 2. Khối Nội chính
2.10. Chính sách cán bộ
4. Khối Văn xã - Khoa học công nghệ - Môi trường:
4.5. Công viên cây xanh
Năm 1957, bổ sung thêm các nhóm như sau: 1. Khối Tổng hợp 1.4. Hành chính 2. Khối Nội chính 2.11. Thanh tra 4. Khối Văn xã: Thể dục thể thao
Năm 1958, bổ sung thêm các nhóm như sau: 3. Khối Kinh tế
3.14. Thủ công nghiệp
3.15. Cải tạo công thương nghiệp và tư bản tư doanh
4. Khối Văn xã:
4.7. Môi trường
Năm 1959, bổ sung thêm các nhóm như sau: 4. Khối Văn xã - Khoa học công nghệ - Môi trường
4.8. Dân số - Kế hoạch hoá gia đình 4.9. Khoa học công nghệ
Năm 1960, bổ sung thêm các nhóm như sau: 3. Khối Kinh tế
3.16. Hợp đồng kinh tế hai chiều
4. Khối Văn xã - Khoa học công nghệ - Môi trường
4.10. Bảo vệ chăm sóc bà mẹ trẻ em
Năm 1961, bổ sung thêm các nhóm như sau: 2. Khối Nội chính
2.12. Kiểm sát
3. Khối Kinh tế
3.17. Trọng tài kinh tế
Năm 1963, bổ sung thêm các nhóm như sau:
4. Khối Văn xã - Khoa học công nghệ - Môi trường
4.11. Lợi ích công cộng
2. Khối Nội chính
2.13. Phòng không sơ tán
3. Khối Kinh tế
3.18. Thuỷ sản 3.19. Kinh tế mới
3.20. Khí tượng thuỷ văn
4. Khối Văn xã - Khoa học công nghệ - Môi trường
4.12. Bảo hiểm xã hội
Năm 1968, bổ sung thêm các nhóm như sau:
4. Khối Văn xã - Khoa học công nghệ - Môi trường
4.13. Các hội, tổ chức đoàn thể 4.14. Điều tra tội ác chiến tranh
5. Khối Quản lý đô thị
5.7. Vật liệu xây dựng
Năm 1972, bổ sung thêm các nhóm như sau: 3. Khối Kinh tế
3.21. Đê điều
3.22. Phòng chống lụt bão
Năm 1974, bổ sung thêm các nhóm như sau: 3. Khối Kinh tế
3.23. Kinh tế mới
Năm 1975, bổ sung thêm các nhóm như sau: 3. Khối Kinh tế
3.24. Kinh tế đối ngoại
Năm 1981, bổ sung thêm các nhóm như sau: 2. Khối Nội chính
2.14. Ban 79
Năm 1983, bổ sung thêm các nhóm như sau: 2. Khối Nội chính
2.15. Bắt buộc lao động - Z30
Năm 1985, bổ sung thêm các nhóm như sau: 3. Khối Kinh tế
3.26. Bù giá vào lương
3.27. Liên kết kinh tế với các tỉnh
Năm 1986, bổ sung thêm các nhóm như sau: 3. Khối Kinh tế
3.28. Xử phạt hành chính 3.29. Tín dụng tiền tệ 3.30. Du lịch
Năm 1989, bổ sung thêm các nhóm như sau: 5. Khối Quản lý đô thị
5.8. Liên doanh xây dựng
Nhìn chung, việc sắp xếp các nhóm tài liệu của phương án phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo phương án đã đảm bảo được tính hợp lý, theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới theo trình tự thời giai.
Hạn chế chủ yếu của phương án phân loại phông lưu trữ UBND Thành phố là:
2.1. Chính quyền 2.2. Tổ chức bộ máy
2.3. Tổ chức cán bộ
Việc đặt tên “chính quyền” ở nhóm 2.1 nên sửa lại là “Công tác chính quyền”, còn “Tổ chức bộ máy” thông thường nằm trong “Tổ chức cán bộ” cho nên có thể bỏ. Vì tổ chức cán bộ gồm có 2 mảng công việc: tổ chức bộ máy và công tác cán bộ.
2) Sắp xếp thứ tự các nhóm có những trường hợp chưa hợp lý. Ví dụ trong khối Kinh tế, nhóm “Công nghiệp” được đặt sau nhóm “Nông nghiệp”, “Lâm nghiệp”, “Thủy sản”, “Thủy lợi” là không hợp lý. Đối với Thủ đô Hà Nội, công nghiệp có vai trò quan trọng hơn nhiều so với nông nghiệp.
3) Sắp xếp hồ sơ trong các nhóm chưa theo một trình tự hợp lý. Lấy hồ sơ của khối Tổng hợp năm 1981 làm ví dụ: Trong nhóm Vấn đề chung của khối này, đáng lẽ các hồ sơ liên quan đến việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm 1981 của Thành phố phải được sắp xếp ở những vị trí đầu tiên nhưng trong mục lục tra cứu lại được sắp xếp sau các hồ sơ về kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch của UBND các quận huyện.
4) Hiện nay trong phông còn một số năm các nhóm tài liệu chưa được hệ thống hóa theo khối. Cụ thể là các năm 1970, 1976, 1977, 1979.
2.4. tính hoàn chỉnh của tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội
Qua khảo sát thực tế và các biểu thống kê số lượng hồ sơ của các năm nêu trên, chúng tôi có một số nhận xét về tính hoàn chỉnh của hồ sơ tài liệu UBND thành phố như sau:
1) Nhìn tổng thể, tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố ngày càng hoàn chỉnh, khối lượng tài liệu tăng dần theo năm. Có nghĩa là hồ sơ năm sau nhiều hơn năm trước. Đặc biệt từ năm 1988 đến năm 1994 có sự tăng đột
biến. Nếu như năm 1987 chỉ có 427 hồ sơ bảo quan vĩnh viễn và lâu dài, thì năm 1989 có tới 815, năm 1990 là 773, năm 1991 là 1626, năm 1992 là 700 và năm 1994 là 2494.
Sự tăng trưởng về số lượng hồ sơ tài liệu hàng năm theo chúng tôi có 2 nguyên nhân chính sau đây:
Thứ nhất, do tổ chức bộ máy nhà nước của Thành phố ngày càng được hoàn thiện, một số cơ quan mới được thành lập; chức năng nhiệm vụ của nhiều cơ quan được mở rộng, nội dung hoạt động phong phú và đa dạng hơn; Bởi vậy khối lượng văn bản hình thành cũng ngày càng lớn hơn. Thứ hai, do công tác thu thập bổ sung tài liệu nói riêng, công tác lưu trữ nói chung ngày càng được làm tốt hơn, tài liệu thu về đầy đủ hơn trước.
Chính nguyên nhân thứ hai đã góp phần làm cho tài liệu trong phông lưu trữ UBND Thành phố ngày càng được hoàn chỉnh hơn.
2) Tài liệu có giá trị của nhiều năm chưa được thu thập và bảo quản đầy đủ. Không chỉ những năm đầu sau khi tiếp quản Thủ đô (1954, 1955), mà hầu như tất cả các năm của thập niên 80, tài liệu của phông cũng không hoàn chỉnh.
Ví dụ: Trong hồ sơ năm 1981, không có kế hoạch và báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch của UBND các quận Đống Đa, Hai Bà Trưng, UBND các huyện Đông Anh, Thanh Trì, Từ Liêm.
Hơn thế, có những năm không có kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của UBND thành phố. Chính vì vậy nhiều hồ sơ được lập không phản ánh trọn vẹn về một vấn đề, sự việc mà yêu cầu về lập hồ sơ đặt ra. Đó cũng là nguyên nhân dẫn đến một số hồ sơ được lập nhưng các văn bản bên trong không có giá trị giống nhau vì phải nâng giá trị của những văn bản có giá trị
2.5. Nhận xét chung
2.5.1. Ưu điểm
1) Việc tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội đã thể thiện được quan điểm chính trị, quan điểm lịch sử, quan điểm toàn diện và tổng hợp.
Các quan điểm (nguyên tắc) mang tính phương pháp luận nói trên đã được vận dụng trong công tác thu thập, lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu.
2) Phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội (1954 - 1994) đã được tổ chức theo một phương pháp khoa học, các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như lập hồ sơ, xác định giá trị, xây dựng phương án phân loại và hệ thống hóa hồ sơ tài liệu nhìn chung được thực hiện tốt. Có thể nói, so với tài liệu trong phông lưu trữ của UBND nhiều tỉnh, thành phố khác, thì tài liệu phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội (1954 - 1994) thuộc vào loại được tổ chức khoa học tốt nhất.
2.5.2. Hạn chế
1) Tài liệu của phông nhìn chung chưa được hoàn chỉnh. Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ được lập cũng như việc nghiên cứu sử dụng tài liệu của phông.
2) Một số hồ sơ lập chưa hợp lý và chưa được biên mục chính xác. 3) Nhiều hồ sơ thời hạn bảo quản chưa được xác định chính xác. Không ít hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản nhưng chưa được xem xét đánh giá lại để loại hủy.
4) Một số nhóm tài liệu của phương án phân loại chưa được đặt tên và sắp xếp hợp lý.
1) Công tác lưu trữ rất được lãnh đạo chính quyền Thành phố quan tâm chỉ đạo và tạo điều kiện thuận lợi.
2) Phòng lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND thành phố được thành lập sớm với một đội ngũ cán bộ nắm hiểu về chuyên môn nghiệp vụ. Do đó, sớm đưa công tác lưu trữ của UBND thành phố vào nề nếp; các nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ được tiến hành trên cơ sở khoa học.
3) Lưu trữ UBND thành phố đã có sự hợp tác chặt chẽ với các cơ quan đào tạo cán bộ lưu trữ và cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu. Trong khối tài liệu từ 1954 - 1994, có dấu ấn khá rõ nét của cán bộ giảng dạy và sinh viên ngành lưu trữ của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội trước đây và Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội hiện nay.
4) UBND thành phố chưa làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu. Đây cũng chính là nguyên nhân làm cho tài liệu trong phông không hoàn chỉnh và gây khó khăn cho công tác tổ chức khoa học tài liệu.
5) Về mặt nghiệp vụ, chưa có các văn bản quy định đầy đủ và thống nhất của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, như: quy định và hướng dẫn về lập hồ sơ, quy định và hướng dẫn về phân loại và hệ thống hóa tài liệu, quy định và hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu...
Chương III
Các Giải pháp nhằm tối ưu hóa phông lưu trữ ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội