TÌM HIỂU VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9000 Ở VIỆT NAM HIỆN NA

Đối với các cơ quan hành chính nhà nước thì công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Trong công tác văn thư, lưu trữ có nhiểu quy trình nghiệp vụ từ soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu vào lưu trữ; xác địch giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Ngoài ra, trong công tác văn thư, lưu trữ còn có quy trình quản lý hồ sơ mà đặc biệt hơn là quy trình, nghiệp vụ quản lý hồ sơ công việc. Đây là một loại hồ sơ quan trọng được hình thành phổ phiến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức. Bởi trong quá trình hoạt động các cơ quan tổ chức đều sản sinh ra hồ sơ, tài liệu. Các hồ sơ này chính là minh chứng cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, các hồ sơ công việc còn cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý hồ sơ sao cho đầy đủ, khoa học đang là một yêu cầu cấp thiết. Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp trong quá trình hoạt động thực thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đã sản sinh ra rất nhiều loại hồ sơ, tài liệu khác nhau như: Hồ sơ Văn phòng HĐND – UBND; Hồ sơ ngành Nông nghiệp – Môi trường,.. Những hồ sơ này minh chứng cho các hoạt động hành chính nhà nước tại đây. Việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp cũng được lãnh đạo quan tâm và đã dần đi vào nề nếp việc thực hiện cũng dần được đồng bộ, có hiệu. Tuy nhiên, công tác này tại đây vẫn còn xuất hiện một số bất cập khi thực hiện, xuất phát từ tình hình thực tế của UBND Phường 7, quận Gò Vấp việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý hồ sơ công việc, tác giả quyết định chọn đề tài :“Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác quản lý hồ sơ công việc tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp” để làm bài tiểu luận kết thúc học phần.

PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀ TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9000 Ở VIỆT NAM HIỆN NAY TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng Mã phách: …………………… TP HỒ CHÍ MINH – 2023 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tiểu luận này, tơi xin chân thành cảm ơn ThS Đinh Thị Hải Yến người trực tiếp giảng dạy, truyền đạt kiến thức học phần:” Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 quản trị văn phịng” để tơi có nhìn bao quát, kiến thức để thực tiểu luận Bên cạnh đó, tơi xin cảm ơn Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng tạo điều kiện để thực tiểu luận kết thức học phần này, với quý thầy/ giáo có góp ý quan trọng để đề tài: “Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9000 tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 Việt Nam nay” hoàn thiện Do thời gian làm gấp rút, hạn chế lực, điều kiện làm nên đề tài tránh số thiếu sót Vì vậy, mong nhận đóng góp q báu thầy/ giáo để đề tài hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận học phần: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phịng” tơi tơi tự nghiên cứu hồn thiện thời gian vừa qua với chủ đề: “Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9000 tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 Việt Nam nay” Nếu làm có vấn đề khơng trung thực, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vị nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Giới thiệu tổ chức ISO 1.2 Khát quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu ISO 9000 1.2.2 Nguyên tắc tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.3 Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 1.3 Khát quát tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.3.1 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.3.2 Lợi ích áp dụng ISO 9001:2015 1.3.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015 CHƯƠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 10 2.1 Tình hình chung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam 10 2.1.1 Trong quan hành nhà nước 10 2.1.2 Trong doanh nghiệp Việt Nam 13 2.2 Nhận xét chung 14 2.2.1 Ưu điểm 14 2.2.2 Nhược điểm 14 2.2.3 Nguyên nhân 14 CHƯƠNG GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 16 3.1 Đối với quản lý nhà nước 16 3.2 Đối với quan, tổ chức ứng dụng ISO 16 3.3 Đối với quan, tổ chức tư vấn chứng nhận ISO 17 KẾT LUẬN 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, với phát triển công nghệ thông tin q trình hội nhập kinh tế tồn cầu mang lại sức ép cạnh tranh to lớn giữ doanh nghiệp ngồi nước, địi hỏi quan, doanh nghiệp cần phải tiếp tục nghiên cứu đề giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu hoạt động quan, doanh nghiệp Một giải pháp nâng cao chất lượng khơng thể thiếu áp dụng hệ thống quản lý mà việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 quan, tổ chức nước quốc tế triển khai áp dụng Ở nước ta, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế đa số quan tổ chức nhận thức tầm quan trọng công tác áp dụng ISO 9000 triển khai áp dụng thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh công tác quản lý đem lại hiệu cho quan tổ chức Là sinh viên năm thứ tư ngành Quản trị văn phòng việc tìm hiểu nghiên cứu Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 tình hình ứng dụng Việt Nam nhiệm vụ vô quan trọng, giúp thân trang bị thêm kiến thức Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 từ nâng cao kiến thức áp dụng vào công việc chuyên môn sau Nhận thấy tầm quan trọng vấn đề đó, em chọn đề tài “Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9000 tình hình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn Việt Nam nay” để viết tiểu luận kết thúc học phần Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu: Nâng cao hiệu việc triển khai ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Thứ nhất, tìm hiểu khát quát tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn ISO 9001:2015; + Thứ hai, tìm hiểu tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam + Thứ ba, đề xuất giải pháp triển khai hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO Việt Nam Đối tượng phạm vị nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và việc triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Thời gian: từ trước + Khơng gian: Một số dịch vụ hành Việt Nam Cấu trúc đề tài Ngoài phần lời cảm ơn, lời cam đoan, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài cịn có ba chương sau: Chương Khát quát chung Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Chương Tình hình triển khai ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam Chương Giải pháp triển khai hiệu việc ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Giới thiệu tổ chức ISO ISO tên viết tắt Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng Anh International Organization for Standardization Đây tổ chức phi phủ thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sỹ ISO có khoảng 200 ban kỹ thuật ban hành 20.000 tiêu chuẩn bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn quản lý Mục đích ISO thúc đẩy phát triển tiêu chuẩn hóa cơng việc có liên quan đến q trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động trao đổi hàng hóa dịch vụ quốc gia khác giới thông qua việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn sản xuất, thương mại thông tin Tất tiêu chuẩn ISO đặt có tính chất tự nguyện ISO ví cầu nối khu vực công khu vực tư nhân cầu nối lĩnh vực khác thông qua tiêu chuẩn ISO có khoảng 180 Ủy ban kỹ thuật (Technical Committee) chuyên dự thảo tiêu chuẩn lĩnh vực Các nước thành viên ISO lập nhóm tư vấn kỹ thuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho Ủy ban kỹ thuật phần q trình xây dựng tiêu chuẩn ISO tiếp nhận tư liệu đầu vào từ phủ ngành bên liên quan trước ban hành tiêu chuẩn Sau tiêu chuẩn dự thảo nước thành viên chấp thuận, cơng bố tiêu chuẩn quốc tế Sau nước lại chấp nhận phiên tiêu chuẩn làm tiêu chuẩn quốc gia Mức độ tham gia xây dựng tiêu chuẩn ISO nước khác Tổ chức ISO có ba hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thành viên thông tấn; thành viên đăng ký Tính đến ngày 03/02/2015, ISO có 178 thành viên Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 thành viên thứ 72 tổ chức 1.2 Khát quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu vào năm 1987, sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000 năm 2008 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn cho sản phẩm Và áp dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với quy mô khác ISO 9000 gia đình tiêu chuẩn hệ thống quản trị chất lượng tổ chức ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo quy định chung nhằm giúp trình trao đổi thương mại dễ dàng giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng nhiều tới vấn đề kỹ thuật Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - sở từ vựng ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Hiện có thêm phiên ISO năm 2015 Phương châm gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 “Nếu tổ chức có hệ thống quản trị chất lượng tốt sản phẩm mà tổ chức sản xuất dịch vụ mà tổ chức cung ứng có chất lượng tốt nhất” ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức, lĩnh vực Kể từ ban hành nay, gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 qua bốn lần sốt xét từ năm 1994, 2000, 2008, 2015 Mỗi lần soát xét lại xuất phiên tương đương với năm ISO tổ chức soát xét 1.2.2 Nguyên tắc tiêu chuẩn ISO 9000 - Thứ nhất, quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng: Mọi tổ chức phụ thuộc vào khách hàng, chất lượng sản phẩm dịch vụ lại khách hàng xem xét định Vì làm cho khách hàng thỏa mãn phải công việc trọng tâm hệ thống quản lý Muốn cần thấu hiểu nhu cầu tương lai khách hàng, cần đáp ứng yêu cầu khách hàng nỗ lực vượt cao mong đợi họ - Thứ hai, coi trọng người quản lý chất lượng Con người giữ vị trí quan trọng hàng đầu trình hình thành, đảm bảo, nâng cao chất lượng sản phẩm Vì vậy, công tác quản trị chất lượng cần áp dụng biện pháp phương pháp thích hợp để huy động hết nguồn lực, tài người cấp, ngành vào việc đảm bảo nâng cao chất lượng - Thứ ba, quản lý chất lượng phải thực đồng bộ, toàn diện: Chất lượng sản phẩm kết tổng hợp lĩnh vực kinh tế, tổ chức, kỹ thuật, xã hội liên quan đến hoạt động nghiên cứu thị trường, xây dựng sách chất lượng, thiết kế, chế tạo, kiểm tra, dịch vụ sau bán Nó kết cố gắng, nỗ lực chung ngành, cấp địa phương người Do vậy, địi hỏi phải đảm bảo tính tồn diện đồng mặt hoạt động liên quan đến đảm bảo nâng cao chất lượng - Thứ tư, quản lý chất lượng phải thực đồng thời với yêu cầu đảm bảo cải tiến chất lượng: Đảm bảo cải tiến chất lượng phát triển liên tục, không ngừng công tác quản lý chất lượng Đảm bảo chất lượng bao hàm việc trì cải tiến để đáp ứng nhu cầu khách hàng Cải tiến chất lượng bao hàm việc đảm bảo chất lượng nâng cao hiệu quả, hiệu suất chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng Muốn tồn phát triển cạnh tranh, doanh nghiệp phải đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng không ngừng - Thứ năm, quản lý chất lượng phải đảm bảo tính q trình: “Trên thực tế, doanh nghiệp áp dụng hai cách quản trị thịnh hành giới: Quản trị theo trình (MBP): Quản trị chất lượng khâu liên quan tới việc hình thành chất lượng Đó khâu nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng Quản trị theo mục tiêu (MBO): Doanh nghiệp trọng tới kết cuối cần phải đạt” Vì vậy, cần thực quản lý chất lượng theo q trình để phịng ngừa chính, ngăn chặn kịp thời nguyên nhân để chất lượng kém, giảm đáng kể chi phí kiểm tra, sai sót kiểm tra, phát huy nguồn lực sẵn có doanh nghiệp - Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra Kiểm tra khâu quan trọng hệ thống quản lý Khơng có kiểm tra khơng có hồn thiện, khơng có lên Trong quản lý chất lượng vậy, kiểm tra nhằm mục đích hạn chế, ngăn chặn sai sót, tìm biện pháp khắc phục khâu yếu, phát huy mạnh để đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm ngày hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu thị trường - Thứ bảy, nguyên tắc cải tiến liên tục Nguyên tắc cải tiến liên tục trình áp dụng tiêu chuẩn ISO điều vô quan trọng, nguyên tắc đảm bảo cho việc không ngừng nâng cao chất lượng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO Những nguyên tắc nêu coi kim nam cho quản lý chất lượng để quan, tổ chức áp dụng cách đắn nhất, đạt hiệu tốt áp dụng phương pháp quản lý chất lượng 1.2.3 Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 mang lại số lợi ích cho tổ chức Một số lợi ích bao gồm: Cải thiện quản lý chất lượng: Việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cho phép tổ chức cải tiến quy trình quản lý chất lượng họ điều mang đến chất lượng hàng hoá dịch vụ cao hơn, cải thiện hài lòng khách hàng, giảm thiểu chi phí sai sót Tăng hiệu suất: Bằng cách xây dựng quy trình dịch vụ thống không lặp lại, tổ chức trở nên hiệu giảm thiểu rủi ro liên quan đến làm lại sai sót Lợi kinh doanh: Chứng nhận ISO 9000 chấp nhận toàn cầu giúp đem lại cho tổ chức lợi cạnh tranh so với tổ chức khác không sử dụng tiêu chuẩn Nâng cao danh tiếng: Chứng nhận ISO 9000 giúp nâng cao danh tiếng tổ chức thông qua việc thể cam kết tổ chức với tiêu chuẩn chất lượng đổi thường xuyên Mối quan hệ với nhà cung cấp tốt hơn: Những nhà cung cấp thích cộng tác với tổ chức triển khai thành cơng tiêu chuẩn ISO 9000 điều chứng tỏ họ tuân thủ tiêu chuẩn thông số kỹ thuật chất lượng họ Tiếp cận thị trường mới: Nhiều ngành sử dụng tiêu chuẩn ISO 9000 điều kiện bắt buộc kinh doanh việc sử dụng tiêu chuẩn tạo tiếp cận thị trường Nhìn chung, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 giúp tổ chức thiết lập văn hóa chất lượng, cải thiện hiệu kinh doanh đạt lợi cạnh tranh thị trường 1.3 Khát quát tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.3.1 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ISO 9001 tiêu chuẩn quy định cụ thể yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức, doanh nghiệp Tiêu chuẩn dùng để xây dựng đánh giá, cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho hàng triệu tổ chức, doanh nghiệp Được ban hành lần vào năm 1987, tiêu chuẩn qua kỳ sửa đổi vào năm 1994, 2000, 2009 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định cách khát quát để áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp, khơng phân biệt loại hình, quy mơ sản phẩm, dịch vụ cung cấp 1.3.2 Lợi ích áp dụng ISO 9001:2015 - Giúp tổ chức, doanh nghiệp xâu dựng quy trình chuẩn để thực kiểm sốt cơng việc - Phịng ngừa sai lầm, giảm thiểu cơng việc làm lại từ nâng cao suất, hiệu làm việc - Phân định rõ trách nhiệm quyền hạn tổ chức - Hệ thống văn chất lượng phương tiện đào tạo, chia kiến thức, kinh nghiệm - Giúp cải thiện thường xuyên chất lượng trình sản phẩm - Tạo tảng để xây dựng môi trường làm việc chun nghiệp, hiệu quả, nâng cao uy tín hình ảnh tổ chức, doanh nghiệp… 1.3.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thuộc tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tỏ lực việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn khách hàng Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015 gồm nhóm sau: - Nhóm Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng gồm: + Các yêu cầu chung + Các yêu cầu hệ thống tài liệu - Nhóm Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo gồm: + Cam kết lãnh đạo + Hướng vào khách hàng + Chính sách chất lượng + Hoạch định + Trách nhiệm quyền hạn trao đổi thông tin + Xem xét lãnh đạo - Nhóm Yêu cầu quản lý nguồn lực gồm: + Cung cấp nguồn lực + Nguồn nhân lực + Cơ sở hạ tầng + Môi trường làm việc - Nhóm Yêu cầu tạo sản phẩm gồm: + Hoạch định việc tạo sản phẩm + Các trình có liên quan đến khách hàng + Thiết kế phát triển + Mua hàng + Sản xuất cung cấp dịch vụ + Kiểm soát phương tiện theo dõi đo lường - Nhóm Yêu cầu đo lường giám sát cải tiến gồm: + Các yêu cầu chung + Theo dõi đo lường + Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp + Phân tích liệu + Cải tiến CHƯƠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 2.1 Tình hình chung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam Tại Việt Nam, việc triển khai ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bắt đầu vào thực từ năm 1995 Nhờ việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 hoạt động quan doanh nghiệp mà thời điểm tại, ISO 9000 đóng góp phần khơng nhỏ làm thay đổi lãnh đạo quản lý tổ chức, doanh nghiệp, thay đổi tư quản lý, kinh doanh nhiều chủ doanh nghiệp, họ có tầm nhìn chiến lược kinh doanh Tuy nhiên, thời điểm tại, việc ứng dụng ISO 9000 cho quản lý chất lượng lĩnh vực số quan doanh nghiệp Việt Nam Chính vậy, để ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 quan đơn vị chưa địi hỏi phải làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan hệ thống hành 2.1.1 Trong quan hành nhà nước Thực 06 nội dung cải cách hành Việt Nam - Cải cách thể chế; - Cải cách thủ tục hành chính; - Cải cách tổ chức máy hành nhà nước; - Xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; - Cải cách tài cơng; - Hiện đại hóa hành Chương trình cải cách hành công việc xếp lại chức nhiệm vụ đơn vị máy hành chính, đổi hệ thống thể chế hành chính, đổi cơng tác quản lý cán công chức Ngày 17/9/2001 Thủ tướng Chính phủ định 136/2001/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001-2010 Mục tiêu chung chương trình là: - Xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên 10 nghiệp đại hoá, hoạt động có hiệu lực hiệu theo nguyên tắc nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, - Đến năm 2010 hệ thống hành cải cách phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế thị trường định hướng XHCN - Xây dựng đội ngũ cán cơng chức có phẩm chất lực đáp ứng yêu cầu công xây dựng chủ nghĩa xã hội - Một trọng tâm cải cách hành tiến hành cải cách thủ tục hành theo hướng cơng khai đơn giản thuận lợi cho người dân Ngày 12/8/2003 Thủ tướng định định số 169/2003/QĐ-TTg phê duyệt đề án ''Đổi phương thức điều hành đại hố cơng sở hệ thống hành Nhà nước, đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hội nhập quốc tế, bước đại hố cơng sở, trang thiết bị phương tiện cần thiết Đề án 169 chia thành tiêu đề án nhỏ có tiêu đề ''thí điểm triển khai áp dụng HTQLCL vào hoạt động quan hành nhà nước'' Mục tiêu dự án thiết lập quy trình giải cơng việc quan hành nhà nước cách đơn giản hợp lý, tạo sở để người đứng đầu quan hành nhà nước giám sát q trình cơng việc nội quan hành chính, qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý nhà nước công tác dịch vụ hành Tiếp thị số 09/2005/CT-TTg đánh giá nhấn mạnh yêu cầu tiếp tục cải cách hành Ngày 20/06/2006 Thủ tướng phủ định số QĐ 144/2006 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan quản lý nhà nước Quyết định số 144 bao gồm 17 điều khoản quy định việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quan hành nhà nước liên quan đến việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng , thực đánh giá, cấp chứng nhận quan hành Nhà nước, hướng dẫn việc áp dụng ISO 9000 quy định việc tổ chức thực nhiệm vụ Ngày 30/9/2009 Thủ tướng Chính Phủ Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg 11 Thủ tướng Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 quy định việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Tiếp theo ngày 05/03/2014 Thủ tướng Chính phủ lại ban hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Việc Chính phủ ban hành văn sử dụng Bộ tiêu chuẩn ISO cho thấy Chính phủ Việt Nam nhận thức tầm quan trọng quản lý chất lượng dịch vụ công xây dựng tiêu chuẩn quốc gia dựa nguyên tắc ISO 9000 để cải cách hành Việc thực tiêu chuẩn ISO 9000 giúp nâng cao hiệu hiệu lực hoạt động hành quan nhà nước cách thiết lập khuôn khổ cho quy trình qn tiêu chuẩn hóa Điều dẫn đến chất lượng dịch vụ cải thiện tăng hài lòng khách hàng người dân doanh nghiệp Ngoài ra, chứng nhận ISO 9000 giúp quan nhà nước nâng cao uy tín tín nhiệm họ với bên liên quan, bao gồm người dân, doanh nghiệp quan phủ khác nước quốc tế Tại Việt Nam, số quan nhà nước sử dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cho hoạt động quản trị Ví dụ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quan nhà nước phê chuẩn ISO 9001 áp dụng tiêu chuẩn cho hoạt động từ năm 2004 Các quan nhà nước khác áp dụng theo, ví dụ Văn phịng Kiểm toán Nhà nước Việt Nam Bộ Khoa học Cơng nghệ Đây coi điều tích cực cho cơng tác nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 thu hút ý quan hành để ngày nâng cao hiệu công việc công tác quản lý nhà nước kỹ xử lý công việc từ thực tiễn đáp ứng kịp nhu cầu đổi phát triển tiên tiến Bên cạnh thành cơng đó, cịn thách thức việc triển 12 khai tiêu chuẩn ISO 9000 hoạt động hành quan nhà nước Chúng bao gồm nguồn lực hạn chế để đào tạo thực hiện, chống lại thay đổi khó khăn việc thích ứng với yêu cầu tiêu chuẩn Nhìn chung, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 hoạt động hành quan nhà nước Việt Nam giúp nâng cao hiệu quả, hiệu dịch vụ cơng góp phần vào phát triển không ngừng đất nước 2.1.2 Trong doanh nghiệp Việt Nam Đối với doanh nghiệp, Việt Nam đạt bước tiến quan trọng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Chính phủ Việt Nam nhận thấy vai trị then chốt cơng tác đảm bảo chất lượng việc nâng cao lực cạnh tranh kinh tế Việt Nam tích cực thúc đẩy doanh nghiệp thực tiêu chuẩn ISO 9000 Theo đánh giá Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) , Việt Nam đứng thứ 12 toàn cầu số lượng chứng ISO 9001 đến năm 2020 Tính đến tháng 12/2020, có 10.000 tổ chức Việt Nam trao chứng ISO 9001 Việc sử dụng tiêu chuẩn ISO 9000 mang tới nhiều hội cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam Chúng bao gồm tăng cường hiệu suất, cải tiến quy trình dịch vụ, nâng cao mức độ hài lòng khách hàng kết nối tốt với khách hàng giới Ngoài ra, chứng nhận ISO 9000 giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh uy tín với đối tác, khách hàng người quan tâm khác Bên cạnh thành cơng đó, cịn thách thức mà doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt việc thực tiêu chuẩn ISO 9000 Chúng bao gồm việc thiếu nhận thức lợi ích chứng nhận, nguồn lực hạn chế để đào tạo thực hiện, khó khăn việc thích ứng với u cầu tiêu chuẩn Nhìn chung, Việt Nam đạt tiến đáng kể việc thực tiêu chuẩn ISO 9000, nhiều điểm cần cải thiện Bằng cách tiếp tục khuyến khích áp dụng tiêu chuẩn cung cấp hỗ trợ nguồn lực cho doanh nghiệp, Việt Nam nâng cao khả cạnh tranh kinh tế 13 đóng góp vào phát triển khơng ngừng 2.2 Nhận xét chung 2.2.1 Ưu điểm Việc quan, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào hoạt động quan mang lại nhiều thành hiệu cao công việc: Giúp quan, doanh nghiệp xác định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm người quan đơn vị từ cấp xuống cấp Nhờ việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào quan hành nhà nước mà giúp cho quy trình thủ tục giảm thiểu tối đa, rút ngắn thời gian phê duyệt, giải nhu cầu cho người dân gọn lẹ mau chóng Việc xếp, thu thập lưu trữ loại hồ sơ, tài liệu thực cách dễ dàng theo quy trình chặt chẽ qua giúp cho việc tra tìm tài liệu trở nên nhanh chóng Thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, thành viên quan, đơn vị đào tạo thêm, nâng cao tinh thần trách nhiệm thân công việc 2.2.2 Nhược điểm Để ứng dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9000 đòi hỏi tốn nhiều thời gian để học tập, đào tạo bồi dưỡng yêu cầu cách thực Khơng khách quan đánh giá thực trạng so sánh với yêu cầu tiêu chuẩn đặt Mất nhiều thời gian việc mày mị tìm hướng tiến hành bước thực hiện, áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 Trong số trường hợp thiếu linh hoạt: ISO 9000 yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thủ tục thiết lập, điều hạn chế đổi sáng tạo quan doanh nghiệp 2.2.3 Nguyên nhân Lãnh đạo cao quan hành Nhà nước chưa nhận thức rõ ràng cần phải áp dụng cách quản lý để cải cách hành điều kiện cần thiết để xây dựng áp dụng hệ thống quản lý để cải cách hành điều 14 kiện cần thiết để xây dựng áp dụng quản lý hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 Các cán bộ, cơng nhân viên có liên quan quan chưa đào tạo bản, đào tạo, bồi dưỡng kỹ sử dụng tiêu chuẩn công việc Hệ thống văn bản, quy trình quan chưa rà soát, bổ sung thường xuyên qua thực tế áp dụng kết đánh giá nội cho phù hợp với Một số ngành đặc thù số doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn khơng phù hợp với tiêu chuẩn ngành 15 CHƯƠNG GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 Để nâng cao hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam, đề xuất số giải pháp sau: 3.1 Đối với quản lý nhà nước Nâng cao nhận thức giáo dục: Một thách thức q trình thực tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam tăng cường nhận thức giáo dục lợi ích quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Nhà nước nên đẩy mạnh chiến dịch nâng cao nhận thức cung cấp thông tin giáo dục cho cộng đồng doanh nghiệp tiêu chuẩn Đơn giản hoá tiêu chuẩn: ISO 9000 mơ hồ khó hiểu với số tổ chức Cơ quan quản lý nhà nước nên làm việc với cộng đồng doanh nghiệp nhằm cải thiện tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp vừa nhỏ dễ dàng tiếp cận Cung cấp nguồn lực hỗ trợ tổ chức sử dụng ISO: Nhiều tổ chức Việt Nam khơng có nguồn lực hỗ trợ tài để thực tiêu chuẩn ISO 9000 Chính phủ nên cung cấp nguồn lực tài cần thiết để tổ chức thực tiêu chuẩn cách hiệu Xây dựng Bộ tiêu chuẩn dành riêng cho ngành: Một số ngành Việt Nam có quy trình đặc thù chun biệt không phù hợp với khuôn khổ tiêu chuẩn ISO 9000 Do vậy, quan nhà nước trao đổi làm việc với hiệp hội ngành để phát triển tiêu chuẩn dành riêng cho ngành phù hợp với nguyên tắc ISO 9000 phù hợp với nhu cầu ngành Kiểm tra giám sát đánh giá việc triển khai thực hiện: Để việc triển khai ISO 9000 có hiệu lực hiệu quả, Nhà nước cần có biện pháp kiểm tra, giám sát đánh giá trình triển khai, xác định yếu điểm, đồng thời phản hồi hỗ trợ cho tổ chức cần thiết 3.2 Đối với quan, tổ chức ứng dụng ISO Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng: Các quan tổ chức áp dụng ISO nên thường xuyên đào tạo bồi dưỡng đầy đủ nguyên tắc yêu cầu tiêu chuẩn 16 cho nhân viên, ban quản lý bên liên quan khác tham gia vào trình thực Khuyến khích tham gia thành viên quan: Sự thành công việc triển khai ISO 9000 phụ thuộc vào tham gia gắn kết tất bên liên quan, bao gồm nhân viên, ban quản lý, nhà cung cấp khách hàng Các quan tổ chức áp dụng ISO nên khuyến khích tham gia bên liên quan thu hút phản hồi suốt trình thực Thúc đẩy cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục nguyên tắc tiêu chuẩn ISO 9000 Các quan tổ chức áp dụng ISO nên tập trung vào việc xác định hội cải tiến, tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ thực hành động khắc phục để ngăn ngừa cố tái diễn Hợp lý hóa quy trình: Cơng nghệ sử dụng để hợp lý hóa quy trình giúp việc triển khai ISO 9000 hiệu Các quan tổ chức ứng dụng ISO nên cân nhắc sử dụng công cụ phần mềm để quản lý tài liệu, lập đồ quy trình, phân tích liệu báo cáo Tiến hành đánh giá nội thường xuyên: Đánh giá nội điều cần thiết để giám sát việc tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9000 xác định hội cải tiến Các quan tổ chức áp dụng ISO nên tiến hành đánh giá nội thường xuyên sử dụng kết để thúc đẩy cải tiến liên tục 3.3 Đối với quan, tổ chức tư vấn chứng nhận ISO Thực việc chuyển giao công nghệ đại việc chuyển giao cần phải có chuyên gia giúp đỡ cơng việc vận hành máy móc dây chuyền, nhập thiết bị máy móc, đổi phương tiện làm việc Cung cấp đầy đủ thông tin: Các quan tổ chức tư vấn chứng nhận ISO cần cung cấp đầy đủ thông tin ISO 9000, tiêu chuẩn liên quan lợi ích việc áp dụng cho tổ chức Hỗ trợ đào tạo: Các quan tổ chức tư vấn chứng nhận ISO cần hỗ trợ đào tạo để giúp tổ chức áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 hiệu nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ 17 Nâng cao chất lượng dịch vụ: Các quan tổ chức tư vấn chứng nhận ISO cần tăng cường chất lượng dịch vụ để đảm bảo khách hàng họ hỗ trợ tốt trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 Bằng việc áp dụng giải pháp này, Việt Nam đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh lực cạnh tranh, đồng thời đóng góp vào phát triển kinh tế đất nước 18 KẾT LUẬN Bằng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 mà quan, doanh nghiệp giúp tổ chức tăng cường chất lượng sản phẩm dịch vụ, nâng cao hài lòng người dân khách hàng, giảm chi phí sản xuất tăng tính cạnh tranh thị trường Chính nhờ ưu điểm tiêu chuẩn mang lại mà ISO 9000 xem giải pháp tối ưu, cần thiết để nâng cao lực máy quản lý.Tuy nhiên, bên cạnh áp dụng tiêu chuẩn này, quan doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức Để nâng cao hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn này, cần tăng cường giáo dục tuyên truyền, hỗ trợ doanh nghiệp quan phủ nhỏ vừa, đưa giải pháp phù hợp để đảm bảo ISO 9000 áp dụng hiệu mang lại lợi ích cho tổ chức khách hàng Qua ba chương, đề tài thực nghiên cứu vấn đề sau: Về sở lý luận, tác giả trình bày số vấn đề khái niệm, nội dung, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn ISO 9001:2015…Và lấy tiền đề cho nghiên cứu chương Về thực trạng, đề tài đánh giá tình hình triển khai ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 với quan nhà nước doanh nghiệp Qua đó, đưa nhận xét chung ưu nhược điểm nguyên nhân hạn chế Căn từ nội dung chương 2, dựa vào hạn chế triển khai ứng dụng ISO Việt Nam, đề tài đưa số giải pháp cụ thể nhằm góp phần triển khai hiệu ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Việt Nam Mặc dù cố gắng để hoàn thành đề tài học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp Tuy nhiên, kiến thức trình độ thân cịn nhiều điểm thiết xót nên khơng tránh khỏi sai xót làm Do đó, em xin ghi nhận ý kiến thầy để hồn thiện đề tài Em xin chân thành cảm ơn ! 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ, Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp GCN theo TCVN ISO 9001 Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình quản trị chất lượng, Nxb Đại học kinh tế quốc dân Nguyễn Lệ Ân, Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9000 Đánh giá thực trạng tình hình ứng dụng tiêu chuẩn Việt Nam, https://123docz.net/document/4813765-tim-hieu-ve-bo-tieu-chuan-iso-9000danh-gia-thuc-trang-tinh-hinh-ung-dung-cua-bo-tieu-chuan-nay-o-vietnam.htm, [ Truy cập ngày 10 tháng năm 2023] Nguyễn Trung Trực, (2003), ISO dịch vụ hành chính, Nxb Trẻ, TP Hồ Chí Minh Nguyễn Văn Cơng Thành, (2017), Khóa luận tốt nghiệp, ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng văn phòng Bộ Lao động thương binh xã hội, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 20