Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân thị xã điện bàn

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TÊN ĐỀ TÀI: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CƠNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Ứng dụng tiêu chuẩn iso 9000 cơng tác văn phịng Mã phách:.…………………………………… Hà Nội – 2023 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài………………………………………………………… …….1 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu…………………………………………… ….2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu……………………………………………… …2 Phương pháp nghiên cứu……………………………………….……………… Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài…………………………………………… NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000…………… 1.1 Khái niệm tiêu chuẩn ISO 9000…………………………………………….4 1.2 Vai trò tiêu chuẩn ISO 9000……………………………………………4 1.3 Quy trình thực tiêu chuẩn ISO 9000………………………………… 1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000…………… 1.5 Nội dung tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9000……………………….7 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN…………………………………………… ………………… 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn………………………………….8 2.1.1 Giới thiệu chung…………………………………………… 2.1.2 Cơ cấu tổ chức…………………………………………… 2.2 Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn iso 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn………………………………………… 2.2.1 Quy định kiểm soát tài liệu nội bộ……………………………………… a Lưu đồ…………………………………………… ………………………… b Phân tích chi tiết…………………………………………… .10 c Trách nhiệm biên soạn, xem xét, kiểm tra phê duyệt tài liệu……………… 11 2.2.2 Quy định định dạng tài liệu nội …………………………………… 12 2.2.3 Hình thức tài liệu…………………………………………… .12 2.2.4 Hệ thống ký mã hiệu…………………………………………… .13 2.2.5 Dấu hiệu kiểm soát…………………………………………… 14 2.2.6 Nội dung tài liệu…………………………………………… 15 a Sổ tay chất lượng bao gồm nội dung sau……………………15 b Quy trình trình bày thống gồm nội dung theo trình tự sau…… 15 c Hướng dẫn công việc…………………………………………… 16 d Các tài liệu nội khác…………………………………………… 16 2.2.7 Thay đổi, cập nhật tài liệu…………………………………………… 16 2.2.8 Quy định kiểm sốt tài liệu bên ngồi………………………………… 17 a Các loại tài liệu bên ngoài…………………………………………… 17 b Tiếp nhận quản lý tài liệu bên ngoài……………………………………… 17 2.2.9 Quy định kiểm soát hồ sơ …………………………………………… 18 a Lưu đồ…………………………………………… ………………………… 18 b Xác định Phân loại hồ sơ chất lượng……………………………………… 18 c Quy định nhận biết cách xếp hồ sơ chất lượng………………………….19 d Truy cập, sử dụng hồ sơ chất lượng…………………………………………….19 e Lưu trữ bảo quản hồ sơ chất lượng………………………………………… 19 f Xử lý hồ sơ chất lượng…………………………………………… ………… 19 2.3 Các biểu mẫu…………………………………………… ………………….20 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ ĐIỆN BÀN……………………23 3.1 Nhận xét, đánh giá…………………………………………… .23 3.1.1 Ưu điểm…………………………………………… 23 3.3.2 Nhược điểm…………………………………………… 24 3.2 Đề xuất số giải pháp…………………………………………… .25 KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Để đổi quản lý chất lượng, Việt Nam việc xây dựng hệ thống chất lượng ISO 9000 doanh nghiệp vấn đề cần thiết Hệ thống chất lượng làm thay đổi nhiều cách nghĩ cách làm cũ, tạo phong cách, mặt cho hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh quan, doanh nghiệp Ngoài hệ thống chất lượng ISO 9000 cịn "chìa khố" để Việt Nam mở cửa vào thị trường giới Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 giúp quan, doanh nghiệp thiết lập quy trình chuẩn để kiểm sốt hoạt động, đồng thời phân định rõ việc, rõ người quản lý, điều hành công việc Hệ thống quản lý chất lượng giúp cán nhân viên thực công việc từ đầu thường xuyên cải tiến công việc thông qua hoạt động theo dõi giám sát Một hệ thống quản lý chất lượng tốt giúp nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động thỏa mãn khách hàng giúp đào tạo cho nhân viên tiếp cận cơng việc nhanh chóng Trước thực tiễn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, thấy điều quan trọng quan, doanh nghiệp áp dụng phải nhận thức thực phát huy hiệu hệ thống Làm việc đó, cần cam kết hết lịng lãnh đạo; có hình thức khuyến khích thành viên tham gia xây dựng, không ngừng cải tiến, cập nhật hệ thống Đồng thời, cần trọng đào tạo cán nhân viên, tạo môi trường chia sẻ tri thức Điều cốt lõi xây dựng hệ thống linh hoạt, động, có chế mở để thành viên dễ dàng đóng góp ý tưởng sáng tạo Chỉ đó, hệ thống chất lượng không gánh nặng mà thực trở thành tảng vững cho phát triển quan, tổ chức Chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo ISO coi yêu cầu cấp thiết quan, tổ chức Các tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9000 áp dụng rộng rãi, có lĩnh vực hành chính, điển hình cơng tác văn thư, lưu trữ Hiểu tầm quan trọng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 quan, doanh nghiệp nên em chọn đề tài “Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn” Thông qua đề tài, luận giải vấn đề lý luận, thực tiễn tiêu chuẩn ISO 9000 hiểu sâu Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, doanh nghiệp, từ đưa nhận xét, đánh giá giải pháp nâng cao Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu tổng quan tiêu chuẩn ISO 9000 - Tìm hiểu thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn - Nhận xét, đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận tiêu chuẩn ISO 9000 - Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn - Ưu điểm, nhược điểm giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn * Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn - Về thời gian: Thực nghiên cứu từ ngày 12/05/2023 đến ngày 19/05/2023 Phương pháp nghiên cứu - Tiến hành cứu thông qua nguồn tài liệu giáo trình, slide giảng tiêu chuẩn ISO 9000 - Tìm hiểu thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn - Các phương pháp khác sử dụng như: Phân loại, phân tích tổng hợp thích hợp với nội dung để phục vụ cho trình nghiên cứu Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài - Ý nghĩa lý luận: Đưa khái niệm, vai trò, quy trình, nguyên tắc… tiêu chuẩn ISO 9000 - Ý nghĩa thực tiễn: Tìm hiểu, đánh giá đưa giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái niệm tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quốc tế xây dựng nhằm trợ giúp tổ chức, thuộc loại hình quy mô việc xây dựng, áp dụng vận hành hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực ISO 9000 ban hành lần đầu vào năm 1987 trì tổ chức Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) 1.2 Vai trị tiêu chuẩn ISO 9000 ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quốc tế Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành với mục tiêu thiết lập Hệ thống chất lượng hợp lý sở tạo hàng hóa dịch vụ có chất lượng cao, thỏa mãn nhu cầu khách hàng, nhân dân Đối tượng áp dụng ISO 9000 không doanh nghiệp sản xuất kinh doanh - dịch vụ thơng thưởng mà cịn bao gồm lĩnh vực dịch vụ cơng cộng, dịch vụ hành Nó cần thiết áp dụng hoạt động kinh tế - xã hội quản lý, dịch vụ hành thực qua hệ thống tổ chức quan nhà nước ngày trở thành quan trọng 1.3 Quy trình thực tiêu chuẩn ISO 9000 * Giai đoạn 1: Cam kết Cam kết nhà lãnh đạo cao tổ chức điều kiện quan trọng để xây dựng thực có hiệu Cam kết lãnh đạo thể hiện: Hiểu rõ yêu cầu tầm quan trọng việc áp dụng ISO 9000 Đảm bảo điều kiện thuận lợi, xác định phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho hoạt động Lập văn giải thích mục đích dự án * Giai đoạn 2: Lập kế hoạch tổ chức Thiết lập cấu, hướng dẫn đạo trình thực hiệu về: mục tiêu, cấu dự án, trách nhiệm liên quan, đánh giá trạng, kế hoạch thi công, nhu cầu nguồn lực cần thiết Việc áp dụng ISO 9000 dự án lớn, cần có ban đạo ISO 9000 quan, doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo đại diện phận phạm vi áp dụng ISO 9000 Cần bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo chất lượng để thay lãnh đạo việc đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 chịu trách nhiệm trước lãnh đạo hoạt động chất lượng * Giai đoạn 3: Xác định phân tích trình Đánh giá thực trạng quan, doanh nghiệp so sánh với tiêu chuẩn Cần rà sốt hoạt động theo định hướng q trình, xem xét yêu cầu không áp dụng mức độ đáp ứng hoạt động quan, doanh nghiệp Việc đánh giá làm sở để xác định hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ xây dựng kế hoạch thực chi tiết, từ xác định lập biểu đồ quy trình sử dụng để sản xuất phân phối sản phẩm * Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch chất lượng Tạo ra, ghi lại quan điểm chung, thống phòng ban cách thức kết hợp thứ tự công việc Thiết kế hệ thống lập văn hệ thống chất lượng Hệ thống tài liệu phải xây dựng hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn yêu cầu điều hành quan, doanh nghiệp bao gồm: Sổ tay chất lượng Các qui trình thủ tục liên quan Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết * Giai đoạn 5: Lập bước Áp dụng hệ thống chất lượng theo bước: Phổ biến để nhân viên nhận thức đúng, đủ ISO 9000 Hướng dẫn nhân viên thực theo quy trình, hướng dẫn xây dựng Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến trình, quy trình cụ thể * Giai đoạn 6: Lập tài liệu bước hệ thống chất lượng Đánh giá nội chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm: Tổ chức đánh giá nội để xác định phù hợp hệ thống tiến hành hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Cơ quan, doanh nghiệp có quyền lựa chọn tổ chức Chứng nhận để đánh giá cấp chứng chứng ISO 9000 có giá trị khơng phân biệt tổ chức tiến hành cấp Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện sẵn sàng hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận Hoạt động thường tổ chức Chứng nhận thực * Giai đoạn 7: Thực bước hệ thống chất lượng Tổ chCơ quan, doanh nghiệp cần triển khai theo kế hoạch, đảm bảo phù hợp liên tục, chứng minh tính hiệu việc áp dụng hệ thống * Giai đoạn 8: Công nhận phương án thực Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận Sau khắc phục vấn đề tồn phát qua đánh giá chứng nhận, quan, doanh nghiệp cần tiếp tục trì cải tiến hoạt động đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quản lý 1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 xây dựng dựa nguyên tắc là: - Định hướng tới thỏa mãn yêu cầu mong đợi khách hàng - Đề cao vai trò lãnh đạo việc xác định mục đích, biện pháp, dẫn tạo môi trường làm việc thuận lợi người tham gia cách đầy đủ công việc thực mục tiêu tổ chức - Khuyến khích tham gia đầy đủ người lao động lợi ích chung tổ chức - Phương pháp tiếp cận theo trình nhằm đạt hiệu cao công việc: cơng việc có đầu vào kết đầu cụ thể - Phương pháp quản lý cách có hệ thống: hoạt động quản lý thực theo vòng tròn Deming: Lập kế hoạch - Thực - Kiểm tra - Hành động - Cải tiến liên tục trình hoạt động sản phẩm dịch vụ 2.2.6 Nội dung tài liệu a Sổ tay chất lượng bao gồm nội dung sau - Giới thiệu sổ tay chất lượng phạm vi áp dụng hệ thống chất lượng, kể ngoại lệ - Giới thiệu khái quát Ủy ban nhân dân Thị xã Điện Bàn - Mơ tả tương tác q trình hệ thống quản lý chất lượng - Bảng đối chiếu hệ thống tài liệu với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 b Quy trình trình bày thống gồm nội dung theo trình tự sau - Mục đích: Nêu lên mục đích áp dụng quy trình - Phạm vi đối tượng áp dụng: Nêu lên phạm vi và/hoặc đối tượng áp dụng quy trình - Tài liệu liên quan: Những tài liệu có viện dẫn đến để sử dụng quy trình 16