Lýdochọnđềtài
Công nghệ thông tin (CNTT) đã mang lại nhiều lợi ích cho con người và xã hội, không chỉ trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế và xã hội mà còn tạo ra giá trị tinh thần trong đời sống Việc áp dụng CNTT trong công tác văn phòng là cần thiết, vì nó liên quan đến việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin Các thiết bị hiện đại đã thay đổi đáng kể cách làm việc, thay thế các phương pháp thủ công lạc hậu, giúp công việc văn phòng trở nên nhẹ nhàng hơn và giảm khối lượng lao động thủ công Đội ngũ cán bộ văn phòng ngày càng gọn nhẹ và có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng các yêu cầu khắt khe trong hội nhập kinh tế quốc tế.
Văn phòng đóng vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, trong đó công tác văn phòng bao gồm việc tổ chức các yếu tố vật chất để tối ưu hóa hoạt động Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn phòng không chỉ mang lại lợi ích đáng kể mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển và đổi mới phương pháp điều hành trong ngành Hải quan Sự tồn tại và phát triển của tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó vị trí trụ sở, khả năng phân tích và xử lý thông tin để đưa ra dự báo chính xác là rất quan trọng Đối với ngành Hải quan, ứng dụng CNTT một cách toàn diện là yêu cầu cấp thiết, giúp giảm nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn và tiết kiệm thời gian, chi phí, từ đó thúc đẩy công việc hiệu quả hơn Nhận thức được tầm quan trọng này, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại văn phòng.”
Lịchsử nghiêncứuvấnđề
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay là xu thế tất yếu trong mọi ngành nghề, tạo ra sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc Nó không chỉ giúp giải phóng sức lao động mà còn nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng đã được thực hiện nghiêm túc từ lâu, với nhiều tác giả tìm hiểu và đề xuất các công trình nghiên cứu liên quan.
Nguyễn Hữu Thân (2007) trong cuốn sách "Quản trị hành chánh Văn phòng" do NXB Thống kê xuất bản tại Hà Nội, đã tổng hợp và khái quát các khía cạnh quan trọng của quản trị hành chính văn phòng Tác phẩm này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các khái niệm liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng, đồng thời trình bày các phương pháp quản trị hành chính khoa học và thực hiện các nghiệp vụ quản trị văn phòng Qua đó, độc giả có thể hiểu rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức.
Nghiêm Kỳ Hồng (2014) trong cuốn sách "Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học" đã trình bày những kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đổi mới và hiện đại hóa văn phòng Tác giả cũng đề cập đến những đóng góp của văn phòng trong công cuộc cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác lưu trữ, nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Cuốn sách nêu bật thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội.
Cuốn sách "Quản trị hành chính văn phòng" của Vương Thị Kim Thanh (2009), xuất bản bởi NXB Thống kê tại Hà Nội, tổng hợp kiến thức và kinh nghiệm quý báu, đồng thời cập nhật các quy định mới Tác phẩm này nhằm giúp độc giả hiểu rõ hơn về những thách thức trong công tác quản trị hành chính văn phòng.
Vũ Đình Quyền (2005) trong tác phẩm "Quản trị hành chính văn phòng" của NXB Thống kê, Hà Nội, đã trình bày chi tiết về nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết trong công tác hành chính văn phòng Ông nhấn mạnh vai trò của thư ký trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý và giao tiếp hành chính Bên cạnh đó, tác phẩm cũng đề cập đến tổ chức hội nghị, công tác văn thư và lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý văn phòng.
Giáo trình Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính của Thạc sĩ Nguyễn Đăng Khoa, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội, cung cấp cái nhìn tổng quan về quản lý hành chính, tổ chức văn phòng và ứng dụng tin học trong lĩnh vực này Cuốn sách giúp người đọc hiểu rõ hơn về quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn phòng và các cơ quan, doanh nghiệp, từ đó áp dụng hiệu quả vào công việc Đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lưu trữ của Nguyễn Đình Phiên, cán bộ văn phòng Tổng cục Hải quan, nêu rõ lợi ích của việc sử dụng phần mềm điện tử trong công tác lưu trữ, đồng thời đưa ra giải pháp giải quyết những bất cập hiện tại Ngoài ra, đề tài xây dựng mô hình hệ thống CNTT thực hiện thủ tục hải quan điện tử của Nguyễn Công Bình cũng mang đến kiến thức mới về tính năng của hệ thống và các bước xây dựng, tổ chức thực hiện mô hình tại cơ quan, đơn vị.
Tạp chí Lưu Trữ Việt Nam đã đề cập đến việc quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính phủ Một số điểm cần lưu ý khi ứng dụng tin học vào lưu trữ là quy trình xử lý văn bản hành chính sẽ tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Luận văn cử nhân của Trần Hoàng Minh (2014) tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại văn phòng UBND quận Hải Châu, Đà Nẵng Đề tài đã chỉ ra những hiệu quả và bất cập trong quá trình ứng dụng các phần mềm văn phòng điện tử ở cơ quan, tổ chức Từ đó, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm giải quyết các bất cập và thúc đẩy quá trình ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử tại các cơ quan, tổ chức.
Khóa luận tốt nghiệp KL389.2002 của Nguyễn Thị Mai nghiên cứu vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác lưu trữ, nhấn mạnh sự cần thiết phải hiện đại hóa mô hình lưu trữ, đồng thời đánh giá các ưu điểm, hạn chế và bất cập trong công tác này Từ đó, đề xuất các biện pháp nhằm thúc đẩy xây dựng mô hình hiện đại hóa lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tại cơ quan Khóa luận KL157.2004 của Nguyễn Thị Út Trang tập trung vào ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, phân tích những lợi ích và thách thức khi áp dụng phần mềm, đồng thời đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả ứng dụng CNTT trong lĩnh vực lưu trữ tại cơ quan này.
Các tài liệu hiện có đều đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn phòng, nhưng chưa có nghiên cứu nào toàn diện về chủ đề này, đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng Tổng cục Hải quan Do đó, tôi đã chọn đề tài này cho luận văn tốt nghiệp của mình.
- Tìm hiểu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cụcHảiquanViệtNam.
Đánh giá ưu nhược điểm trong ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng cơ quan là cần thiết để cải thiện hiệu quả công việc Việc nhận diện những hạn chế hiện có sẽ giúp đề xuất các giải pháp lý luận và thực tiễn nhằm khắc phục tình trạng này Những giải pháp mới cần được áp dụng để nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc trong cơ quan.
Nhiệmvụnghiêncứu
- Tìm hiểu về thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ của vănphòngTổngcục Hảiquan.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác có nhiều ưu điểm như nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện quy trình quản lý Tuy nhiên, cũng tồn tại một số nhược điểm như thiếu hụt kỹ năng số và hạ tầng CNTT chưa đồng bộ Để khắc phục những vấn đề này, cần xác định nguyên nhân gốc rễ và đề xuất giải pháp như đào tạo nhân lực, đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng và tăng cường chính sách hỗ trợ Những nỗ lực này sẽ góp phần hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT, giúp cơ quan nhà nước đạt được các mục tiêu cải cách hành chính mà họ đang hướng đến.
Đốitượng vàphạmvinghiêncứu
Về đối tượng nghiên cứu là ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tạiVănphòngTổngcục Hảiquan
Đề tài nghiên cứu tập trung vào ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn phòng, với mục tiêu nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại Tổng cục Hải quan Các giải pháp được đề xuất không chỉ áp dụng cho Tổng cục mà còn có thể áp dụng chung cho các cục và chi cục hải quan tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng cục Hải quan.
Giảthuyếtnghiêncứu
Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng một cách khoa học và hợp lý sẽ nâng cao chất lượng làm việc của Văn phòng Tổng cục Hải quan và cải thiện hiệu quả hoạt động chung của Tổng cục Hải quan Việt Nam.
Những phát hiện về ưu nhược điểm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại bộ phận văn phòng của Tổng cục Hải quan sẽ giúp cơ quan có cái nhìn mới mẻ, từ đó xây dựng hệ thống các giải pháp tối ưu nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại.
Phươngphápnghiêncứu
Phương pháp tổng hợp đề tài thu thập và thống kê số liệu về công tác văn phòng, bao gồm chế độ thông tin, báo cáo, và công tác văn thư - lưu trữ Việc này nhằm rà soát các chương trình CNTT hiện đang được sử dụng tại cơ quan Tổng cục, từ đó làm cơ sở xây dựng các kiến nghị tinh gọn cho văn phòng hiệu quả.
Phương pháp so sánh và phân tích được áp dụng để đánh giá thực trạng công tác tin học hóa Văn phòng hiện nay Bằng cách sử dụng số liệu tổng hợp, bài viết sẽ so sánh các yếu tố hiện tại và đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác này trong tương lai gần.
Phương pháp chuyên gia được áp dụng nhằm phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý, từ đó đưa ra yêu cầu cải tiến cho việc triển khai mạng nội bộ tại các Bộ, ban, ngành Mục tiêu là thúc đẩy quá trình tin học hóa tại Tổng cục Hải quan, đồng thời thu thập ý kiến từ các chuyên gia để hoàn thiện đề tài.
Đề tài sử dụng đồng bộ các phương pháp như thống kê và thu thập tài liệu để kết hợp lý luận với thực tiễn, gắn nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Nghiên cứu bám sát quan điểm, đường lối đổi mới của Đảng và Nhà nước, đồng thời tham khảo có chọn lọc các công trình khoa học liên quan Việc áp dụng các phương pháp này giúp đánh giá khách quan, đưa ra các giải pháp khả thi và phù hợp với đặc thù của ngành.
Kếtcấucủa khóaluận
Chương2 : Thựctrạngứngdụng CNTTtrongcôngtácvănphòngtạiVăn phòngT ổ n g cục Hảiquan.
Chương3 : M ộ t s ố g i ả i p h á p n â n g c a o h i ệ u q u ả v ề v i ệ c ứ n g d ụ n g C N T T trongcôngt ác vănphòngtạiTổngcục Hảiquan
LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TINTRONGCÔNGTÁCVĂNPHÒNG
Lýluậnchungvềvănphòng
1.1.1 Kháiniệmvănphòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải cócông tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phânphối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạothực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảmtráchcác hoạtđộngnóitrênđược gọilàvănphòng.
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc điều hành một cơ quan hoặc đơn vị Ở các cơ quan có quy mô lớn như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ hay Văn phòng Tổng công ty, văn phòng được thành lập để đảm bảo hoạt động hiệu quả Trong khi đó, tại các cơ quan nhỏ hơn, văn phòng thường đóng vai trò là phòng hành chính tổng hợp.
-Nghĩa hẹp:“Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địađiểmgiaotiếp đốinộivàđốingoạicủacơ quanđơnvịđó.”[8;6]
Mặc dùvănphòngcóthể hiểu theo nhữngcách khácnhaunhưngđ ề u c ó điểmchungđólà:
Văn phòng cần được tổ chức phù hợp với đặc điểm riêng của từng cơ quan Đối với các cơ quan lớn, bộ máy văn phòng sẽ bao gồm nhiều bộ phận và cán bộ cần thiết để thực hiện đầy đủ các hoạt động Trong khi đó, các cơ quan nhỏ hơn với tính chất công việc đơn giản có thể tổ chức văn phòng gọn nhẹ, đáp ứng ở mức tối thiểu.
+ Văn phòngphải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhấtđịnh Vănphòngthực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho toàn cơ quan, là trungtâmcungcấpvàtrungchuyểnthôngtintronghoạtđộngquảnlýđếncácbộphậ n.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác này cần được thực hiện một cách hiệu quảnhất,hiểuđược ýnghĩavàvaitròcủa thôngtinđốivớihoạtđộngcủacơquan.
Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạtđộngcủa côngtác vănphòng.
Văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là trung tâm hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định thông qua các bộ phận tham mưu chuyên sâu Các lĩnh vực như công nghệ, tiếp thị, tài chính và kế toán đều đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và tư vấn cho lãnh đạo Do đó, văn phòng cần có những chức năng cụ thể để đảm bảo công tác văn phòng hiệu quả và đáp ứng nhu cầu quản lý.
Tham mưu là hoạt động thiết yếu trong công tác quản lý, giúp người quản lý kết nối và điều phối các hoạt động trong đơn vị một cách khoa học Để đạt được điều này, người quản lý cần có kiến thức đa lĩnh vực và khả năng ra quyết định kịp thời, tuy nhiên, điều này thường vượt quá khả năng thực tế của họ Do đó, việc thành lập lực lượng tham mưu tổng hợp là cần thiết để hỗ trợ quản lý Tham mưu có thể là cá nhân hoặc tập thể, hoạt động độc lập nhưng vẫn gắn kết với chủ thể quản lý Các đơn vị thường thiết lập bộ phận tham mưu tại văn phòng để tối ưu hóa công tác này, yêu cầu văn phòng phải tổng hợp, phân tích và quản lý thông tin từ cả bên trong và bên ngoài theo những nguyên tắc nhất định.
Cácht hứ c t ổ c hứ c n à y giúp tối ưu hóa khả năng của các chuyên gia trong từng lĩnh vực chuyên môn, nhưng đôi khi cũng gây ra sự phân tán trong nội dung tham mưu, làm khó khăn cho việc xây dựng phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạng này, văn phòng sẽ là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, tập hợp thành một hệ thống thống nhất để trình bày hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, dựa trên các phương án riêng biệt của từng bộ phận Như vậy, văn phòng không chỉ thực hiện công tác tham mưu mà còn là nơi thu thập, tiếp nhận và tổng hợp ý kiến từ các bộ phận khác để cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo quản lý cơ quan thông qua việc xây dựng và triển khai các chương trình kế hoạch công tác theo quý, tháng, tuần và ngày Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác và tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị cần các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện và thiết bị Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp, bố trí và quản lý các phương tiện này để đảm bảo hiệu quả sử dụng Chức năng hậu cần của văn phòng phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của từng cơ quan Mục tiêu của công tác văn phòng là đạt chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất Tóm lại, văn phòng là đầu mối hỗ trợ lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng, vừa độc lập vừa bổ sung cho nhau, khẳng định sự cần thiết của văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, cơ quan cần xây dựng chương trình công tác chi tiết và đôn đốc thực hiện chương trình đó Việc bố trí và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần, quý, tháng và năm sẽ giúp cơ quan hoạt động một cách có tổ chức và đạt được các mục tiêu đề ra.
- Thuthập,xửlý,quảnlývàtổchứcsửdụngthôngtinđểtừđótổnghợp,báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện,phụcvụsựchỉđạo,điềuhànhcủathủtrưởng.
- Tưv ấ n v ă n bản c h o t h ủ t r ư ở n g , c h i ụ t r á c h n h i ệ m phá pl ý , k ỹ thuậtso ạ n thảovănbảncủa cơquanbanhành.
- Thựchiệncôngtácvănthư-lưutrữ,giảiquyếtcácvănthưtờtrìnhcủacác đơnvịvàcánhântheoquychếcủacơquan;tổchứctheodõiviệcgiảiquyếtcácvănthư,tờtrình đó.
Tổ chức giao tiếp nội bộ và ngoại giao là nhiệm vụ quan trọng giúp cơ quan, tổ chức quản lý công tác thư từ và tiếp khách Vai trò của tổ chức này là tạo ra một cầu nối hiệu quả giữa cơ quan của mình và các cơ quan, tổ chức khác, từ đó nâng cao sự phối hợp và giao lưu thông tin.
Lập kế hoạch tài chính hàng năm và quý là rất quan trọng để đảm bảo việc phân bổ hạn mức kinh phí hợp lý Việc dự toán kinh phí và báo cáo kế toán cần được thực hiện thường xuyên để cân đối tài chính theo quý và năm Ngoài ra, việc chi trả tiền lương, thưởng và các nghiệp vụ khác cũng phải được quản lý chặt chẽ để duy trì sự ổn định tài chính.
Mua sắm trang thiết bị cho cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa và quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, cùng phương tiện làm việc là cần thiết để đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
Tổ chức và thực hiện công tác y tế nhằm bảo vệ sức khỏe, đồng thời đảm bảo trật tự an toàn cho cơ quan Ngoài ra, việc tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết cũng rất quan trọng, bao gồm thực hiện công tác lễ tân và tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
Thường xuyên cải tiến bộ máy và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên trong văn phòng là yếu tố quan trọng để hiện đại hóa công tác hành chính - văn phòng Đồng thời, việc chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn cũng cần được thực hiện khi cần thiết.
Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào là yếu tố thiết yếu trong việc đảm bảo hiệu quả và chất lượng hoạt động Nó không chỉ là bộ phận đầu não mà còn là bộ mặt đại diện, nơi tiếp nhận và phát tán thông tin kịp thời cho lãnh đạo Điều này giúp đảm bảo công việc được thực hiện suôn sẻ, phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan và nâng cao hiệu quả làm việc.
Côngn g h ệ t h ô n g tintrongcôngtácvănphòng
Cuộc cách mạng công nghệ thông tin hiện nay đang phát triển mạnh mẽ và ảnh hưởng sâu sắc đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới Sự chuyển mình này đánh dấu một thời kỳ phát triển mới, từ văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh trí tuệ Cơ sở cho sự phát triển này là sự chuyển đổi từ nền công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức.
Công nghệ thông tin là sự kết hợp giữa các phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính và mạng viễn thông, nhằm cung cấp giải pháp toàn diện để tổ chức và khai thác hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Trong bối cảnh phát triển kinh tế - xã hội hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò trung tâm quyết định vị thế của các quốc gia và tổ chức trên thị trường quốc tế Đặc biệt, các nước đang phát triển, bao gồm Việt Nam, đã thực hiện nhiều chính sách mạnh mẽ để phát triển CNTT, đạt được những thành tựu đáng kể trong những năm gần đây Chính phủ Việt Nam đã ban hành Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg về chiến lược phát triển CNTT và truyền thông đến năm 2010, định hướng đến năm 2020, cùng với việc triển khai một chương trình quốc gia về CNTT.
Sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay giúp các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp xem xét toàn bộ hoạt động văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ, nhằm ứng dụng CNTT ở nhiều mức độ khác nhau Tin học hóa hoạt động văn phòng trở thành nhu cầu cấp thiết và không thể thiếu, do những lý do quan trọng sau đây.
Trong điều kiện xây dựng nhà nước của dân, do dân và vì dân, việc người dân tham gia vào hoạt động quản lý nhà nước ngày càng trở nên quan trọng Các tổ chức xã hội và doanh nghiệp cần đối xử với người dân như khách hàng, mang tính phục vụ cộng đồng Để phục vụ người dân tốt nhất, các cơ quan cần đảm bảo cung cấp dịch vụ hành chính hiệu quả Thực tế cho thấy, cán bộ văn phòng phải xử lý khối lượng công việc lớn với yêu cầu nhanh chóng, kịp thời và chính xác, nhằm kết nối các bộ phận và công việc khác nhau Điều này tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng, nâng cao năng suất và chất lượng công việc Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý của cơ quan là rất cần thiết để đạt hiệu quả tối ưu.
Sự phát triển của khoa học và công nghệ đã làm thay đổi cách thức hoạt động của văn phòng Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã đưa nhân loại vào kỷ nguyên tự động hóa, nơi mà lao động sản xuất và các hoạt động thực tiễn khác ngày càng phụ thuộc vào máy móc và thiết bị Việc điều hành công việc văn phòng hiện nay chủ yếu thông qua hệ thống điều khiển tự động, khiến tin học hóa trở thành yếu tố thiết yếu trong quản trị văn phòng và mọi lĩnh vực hoạt động xã hội.
Công việc văn phòng là một khối lượng lớn, bao gồm nhiều nội dung công tác khác nhau có liên hệ chặt chẽ và kết nối thành những quy trình Để hoàn thành khối lượng công việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả, việc tin học hóa hoạt động văn phòng là rất cần thiết Ứng dụng công nghệ thông tin giúp tự động hóa nhiều khâu trong công tác văn thư như soạn thảo, ban hành văn bản, và tìm kiếm thông tin.
“làmột yều cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính vănphòng”[8;193]
1.2.2.2 Điều kiện cần thiết để tin học hóa và phát huy vai trò của CNTT trongcôngtác vănphòng. Để thực hiện tin học hóa văn phòng và phát huy vai trò của CNTT trong lĩnhvực hoạt động văn phòng, dưới góc độ tin học hóa cần thực hiện và phát triển đồngbộbayếutốlà:
Để tin học hóa công tác văn phòng, vấn đề nhân lực cần được chú trọng, yêu cầu người lao động phải có trình độ tin học cao, thành thạo trong việc sử dụng máy vi tính và các phần mềm ứng dụng, cùng với kiến thức cơ bản về mạng máy tính và internet.
- Vấn đề trang thiết bị tin học: để thực thin h ữ n g n h i ệ m v ụ t i n h ọ c t r o n g trongcôngtácvănphòng,cầnphảicónhữngtrangthiếtbịtinhọcnhư:
+ Hệ thống các trang thiết bị tin học như máy vi tính, máy in, máy scan cókết nốimạng Internet.Đây là phần không thểthiếu trong công táctin họcv ă n phòng.
Hệ thống cơ sở hạ tầng mạng, bao gồm đường truyền, sever và các thiết bị mạng, được ví như giao thông trong lĩnh vực tin học Việc quy hoạch và phát triển hệ thống này không chỉ nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phải chuẩn bị cho tương lai Nó thường được liên kết chặt chẽ với công tác xây dựng cơ bản của các cơ quan, tổ chức, giúp việc cải tạo, nâng cấp và thay thế trở nên đơn giản và tiết kiệm hơn.
Bản chất phần mềm là tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằngmộth oặc nh iều n g ô n n g ữ l ậ p t r ì n h th eo mộ t t r ậ n t ự xá c đ ị n h n hằm tựđ ộ n g t hự c hiệnmộtsốnhiệmvụ,chứcnănghoặcgiảiquyếtmộtvấnđềcụthể nàođó.
Để tin học hóa công tác văn phòng hiệu quả, cần xây dựng những phần mềm chuyên biệt phù hợp với nhu cầu và đặc thù công việc của từng đơn vị, tổ chức Các phần mềm hiện có thường không đáp ứng được các yêu cầu cụ thể, do đó việc phát triển giải pháp phần mềm riêng là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc trong văn phòng.
Để xây dựng phần mềm hiệu quả cho các cơ quan, tổ chức, cần xác định rõ điều kiện cụ thể của từng đơn vị Xu hướng hiện nay là sử dụng chung một kho dữ liệu với sự phân cấp và phân quyền cho từng bộ phận, nhằm tối ưu hóa hiệu quả Các phần mềm cần được tích hợp để người dùng có thể truy cập thông qua một cổng thông tin điện tử duy nhất, tránh tình trạng lãng phí và không hiệu quả khi sử dụng nhiều website và phần mềm khác nhau Việc xây dựng và sử dụng phần mềm cần được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả.
Mô tả chi tiết các thao tác, quá trình, kết quả thực hiện của từng công việc cụthểtronghoạtđộngcủacơquan,tổchức.
Trong các công việc và thao tác, việc xác định mối liên hệ giữa các kết quả thực hiện là rất quan trọng Các mối liên hệ này có thể là hữu hình hoặc tiềm ẩn, bao gồm cả những mối liên hệ chính và phụ Cần phân tích các phương thức liên hệ như độc lập, phụ thuộc hay đồng cấp để hiểu rõ hơn về cách thức các yếu tố tương tác với nhau.
Phần mềm tốt cần tích hợp nhiều yếu tố quan trọng, bao gồm khả năng giải quyết các nghiệp vụ phát sinh một cách chính xác mà không có bất kỳ lỗ hổng nào Ngoài ra, phần mềm cần có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, tính bảo mật cao, và dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác Sự dễ sử dụng, khả năng truy cập linh hoạt và giá cả hợp lý cũng là những tiêu chí quan trọng để đánh giá một phần mềm tốt.
Vềsửdụngphầnmềm. Đểđảmbảosửdụngphần mềmhiệuquả,cần chúý mộtsốvấn đề:
- Tổ chức tập huấn để ngưới sử dụng nắm rõ chức năng, nhiệm vụ và thao táccủaphầnmềm.
1.2.3 Các nguyên tắc, nội dung ứng dụng CNTT xử lý, giải quyết công viêcvănphòng Điều 24 Luật CNTT quy định nguyên tắc ứng dụng CNTT trong hoạt độngcủacơquanhànhchínhnhà nước.
1 Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải được ưutiên,b ả o đ ả m t í n h c ô n g k h a i , m i n h b ạ c h n h ằ m n â n g c a o h i ệ u l ự c , h i ệ u q u ả h o ạ t động của cơ quan nhà nước; tạo điều kiện để nhân dân thực hiện tốt quyền và nghĩavụcôngdân.
2 Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải thúc đẩychươngt r ì n h đ ổ i m ớ i h o ạ t đ ộ n g c ủ a c ơ q u a n n h à n ư ớ c v à c h ư ơ n g t r ì n h c ả i c á c h hànhchính.
3 Việc cung cấp, trao đổi thông tin phải bảo đảm chính xác và phù hợp vớimụcđíchsửdụng.
5 Sử dụng thống nhất tiêu chuẩn, bảo đảm tính tương thích về công nghệtrongtoànbộhệthốngthôngtincủacác cơquannhànước.
7 Người đứng đầu cơ quan nhà nước phải chịu trách nhiệm về việc ứng dụngCNTTthuộc thẩmquyềnquảnlýcủamình. Điều2 5 L u ậ t C N T T q u y đ ị n h n ộ i d u n g q u ả n l ý n h à n ư ớ c v ề ứ n g d ụ n g CNTTtronghoạtđộngcủa cơquanhànhchínhnhà nước.
1 Xâydựngvàsửdụngcơsởhạtầngthôngtinphụcvụchohoạtđộngcủacơ quan nhà nước và hoạt động trao đổi, cung cấp thông tin giữa cơ quan nhà nướcvớitổchức,cánhân.
2 Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động của cơquanvàphục vụlợiíchcôngcộng.
3 Xây dựng các biểu mẫu phục vụ cho việc trao đổi, cung cấp thông tin vàlấyýkiếngópýcủatổchức,cánhântrênmôitrườngmạng.
4 Thiết lập trang thông tin điện tử phù hợp với quy định tại Điều 23 và Điều28của Luậtnày.
7 Xâydựng,thựchiệnkếhoạchđàotạo,nângcaonhậnthứcvàtrìnhđộứngdụngCN TTcủa cánbộ,côngchức.
TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TINTRONGCÔNGTÁCVĂNPHÒNGTẠIVĂNPHÒNGTỔNGCỤCHẢIQUAN
TổngquanvềTổngcụcHảiquanvàvănphòngTổngcụcHảiquan
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Hải quan được quy định cụthể tại Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính
Chicục Văn Cácđơn Phòng Phòng Phòng Phòng CácPhòng
Hảiquan phòng vịtham Tàivụ Tổng Hành Tổnghợp nghiệpvụ
(Đội quảntrị hợp chính hợp) kiểm soát, Phòng nghiệp vụ…)
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng được quy định tại Quyết định số 1066/QĐ-BTC, theo đó Văn phòng thuộc Tổng cục Hải quan có những nhiệm vụ cụ thể và quyền hạn nhất định Thông tin chi tiết có thể tham khảo trong phụ lục 2 của quyết định này.
Văn phòng Tổng cục Hải quan và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tạiThành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng,đ ư ợ c m ở t à i K h o ả n t ạ i K h o b ạ c
Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan đã quy định rõ nhiệm vụ và quyền hạn của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh Quy định này được nêu chi tiết trong phụ lục 3 của Quyết định 2386/QĐ-TCHQ.
Vào ngày 28/7/2016, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan đã ban hành TCHQ, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh.
ThựctrạngứngdụngCNTTtạiVănphòngTổngcụcHảiquan
2.2.1 Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bảnchỉđạocông ứng dụng CNTTtrong vănphòng
Trong giai đoạn hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã nhận được sự quan tâm đặc biệt từ Đảng, Nhà nước và các cơ quan tổ chức Sự quan tâm này được thể hiện qua việc ban hành nhiều văn bản quy định cụ thể nhằm thúc đẩy và triển khai hiệu quả CNTT trong các lĩnh vực khác nhau.
Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, được Quốc hội thông qua vào ngày 29/11/2005, quy định tại điểm 4 Điều 40 rằng các cơ quan nhà nước cần xác định một lộ trình hợp lý để sử dụng phương tiện điện tử trong các giao dịch Điều này dựa trên điều kiện phát triển kinh tế - xã hội và tình hình cụ thể, nhằm đảm bảo việc thực hiện giao dịch điện tử hiệu quả.
Theo điểm 3 Điều 40 của Luật này, cơ quan nhà nước có quyền thực hiện các giao dịch trong nội bộ hoặc với các cơ quan khác của Nhà nước thông qua phương tiện điện tử, trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
Cácloạigiaodịch điệntửcủacáccơquannhànước(quyđịnhtạiđiều39củaLuậtnày)ba ogồm:
3 Giao dịch điện tử giữa cơ quan nhànước với cơ quan, tổ chức, cá nhân”.“Thôngđiệpdữliệulàthôngtinđượctạora,gửiđi,đượcnhậnvàlưu trữ bằngphương tiệnđiệntử”
Giao dịch điện tử sử dụng thông điệp dữ liệu và được công nhận giá trị pháp lý theo luật Cụ thể, thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng điện tử (điều 11) Nếu pháp luật yêu cầu thông tin phải bằng văn bản, thông điệp dữ liệu vẫn đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin có thể truy cập và sử dụng khi cần thiết (điều 12) Luật cũng khẳng định rằng thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc (điều 13) và có thể được sử dụng làm chứng cứ, với độ tin cậy xác định dựa trên các phương thức tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu, cùng với các yếu tố đảm bảo tính toàn vẹn và xác định người khởi tạo (điều 14).
Trên cơ sở công nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu luật pháp cũng đãđưar a v ấ n đ ề g h i n h ậ n g i á t r ị p h á p l ý c ủ a t à i l i ệ u l ư u t r ữ đ i ệ n t ử t ạ i Đ i ề u 1 5
Theo quy định pháp luật, khi yêu cầu lưu trữ chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin, chúng có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu Giá trị pháp lý, độ tin cậy và tính bảo mật của tài liệu điện tử phụ thuộc vào chữ ký điện tử (CKĐT) CKĐT được định nghĩa là dạng ký hiệu, chữ số hoặc hình thức khác được tạo ra bằng phương tiện điện tử, liên kết logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận danh tính người ký và sự chấp thuận của họ đối với nội dung của thông điệp dữ liệu đã ký (Điều 21).
Luật lưu trữ mới đánh dấu một bước ngoặt quan trọng cho công tác lưu trữ tại Việt Nam, với việc chính thức có cơ sở pháp lý cao nhất Tuy nhiên, quy định về lưu trữ tài liệu điện tử chỉ được đề cập một cách hạn chế trong Điều 13, nêu rõ rằng tài liệu lưu trữ điện tử là dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, và phải đáp ứng các tiêu chuẩn về tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập Luật cũng nhấn mạnh rằng tài liệu số hóa cần được bảo quản và sử dụng theo các phương pháp chuyên môn riêng biệt.
“Tài liệu được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vậtmangtinkhác khôngcógiátrịthaythế tàiliệuđãđượcsốhoá”
+ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của chính phủ về ứng dụngcôngnghệ thôngtintronghoạtđộngcủa cơquannhà nước.
+ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính Phủ vềviệctăngcườngsửdụnghệthốngđiệntử tronghoạtđộngcủacơquannhànước.
+ Quyết định số 43/2008/QĐ-TTgngày 24/3/2008 của Thủ tướng Chính phủ phêduyệtkếhoạchứngdụngcôngnghệthôngtintronghoạtđộngcủacơquannhànước.
+ Quyết định sô 1065/QĐ-TTgngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính Phủ vềviệcphêduyệtchươngtrìnhquốcgiavềứngdụngcôngnghệthôngtintronghoạt độngcủacơquannhànướcgiaiđoạn2011-2015.
+ Thông tư số 78/2008/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 15/09/2008hướngdẫnthịhànhmộtsốnộidungcủaNghịđịnhsố27/2007/NĐ-
+ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày06/10/2005 về việc phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyềnthôngViệtNamđếnnăm2010vàđịnhhướngđếnnăm2020.
+ Công văn số 7017/VPCP-HC ngày 07/9/2013 của Văn phòng Chính phủ vềviệcgửifile điệntửhồsơtrìnhChínhphủ,ThủtướngChínhphủ
Quyết định số 1766/QĐ-BTC ngày 26/7/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành tài chính giai đoạn 2011-2015 Công văn số 608/LTNN cũng liên quan đến kế hoạch này, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính thông qua việc áp dụng công nghệ hiện đại.
T T T H n g à y 0 4 / 3 / 2 0 0 9 c ủ a C ụ c V ă n t h ư v à Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơtrongmôitrườngmạng.
Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học lưu trữ Mục tiêu là hợp thức hóa và đồng bộ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng của cơ quan Để thực hiện điều này, Tổng cục Hải quan đã ban hành các văn bản quy định về một số vấn đề liên quan.
+ Quyết định số 1073/QĐ-TCHQ ngày 29/4/2008 của Tổng cục trưởng Tổngcục Hải quan phê duyệt đề án ứng dụng công nghệ thông tin cải tiến công tác vănphòngtrongngànhHảiquan.
+ Công văn số 3058/TCHQ-VP ngày 27/06/2011 Về việc sử dụng mạngNetOffice5.0.
Tổng cục Hải quan đã thực hiện các nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, đồng thời phát triển và đồng bộ hóa cơ sở vật chất cùng trang thiết bị văn phòng để đáp ứng nhu cầu tin học hóa Ngoài ra, công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức cũng được triển khai nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Văn phòng được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho công việc, bao gồm bàn làm việc, tủ cá nhân, máy vi tính và máy điện thoại Ngoài ra, còn có các trang thiết bị sử dụng chung như máy photocopy để hỗ trợ hiệu quả công việc của cán bộ, công chức.
Theo số liệu tổng hợp từ năm 2014 đến 2016, đầu tư xây dựng hạ tầng kỹthuậtchoVănphòngTổngcụcbaogồmmộtsốtrangthiếtbịCNTTchủyếunhư:
Số máy vi tính đang sử dụng tại Văn phòng Tổng cục là 105 máy Ngoài racòncó15máytínhxáchtayđểphục vụchocác chuyếncôngtác xa,dàingày.
Bên cạnh đó còn có 22 máy quét (scanner), máy in 25 chiếc, máy sao chụp(photocopy)12chiếc,máyFax24chiếc,máyhủytàiliệu11chiếc.
E c u s t o m s C á c serverthuộcsự quảnlícủa Cục CNTTthuộc Tổngcục Hảiquan. Đường truyền sử dụng là đường truyền tốc độ cao ADSL Tất cả máy tính cơquanđềuđượckếtnôimạngnộibộLAN.
Việc trang bị đầy đủ thiết bị và cơ sở vật chất tin học cho Văn phòng Tổng cục là rất quan trọng để đảm bảo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Tuy nhiên, yếu tố quyết định còn lại là nâng cao trình độ ứng dụng và quản trị hệ thống.
Mặc dù đã có sự đầu tư đáng kể vào cơ sở vật chất cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, nhưng vẫn chưa hoàn chỉnh Chính phủ và Bộ Tài chính đã cung cấp nhiều trang thiết bị hiện đại cho ngành Hải quan, phục vụ cho công tác quản lý Tuy nhiên, việc sử dụng và vận hành các thiết bị này đòi hỏi phải có đào tạo và sắp xếp hệ thống hợp lý, cùng với kế hoạch cụ thể Hiện nay, cơ quan đã sử dụng máy tính để kết nối mạng, nhưng hệ thống thông tin vẫn chưa đảm bảo, dẫn đến việc không thể điều hành hoàn toàn bằng tin học mà vẫn phải duy trì song song với việc quản lý bằng giấy tờ và văn bản.
Trangt h i ế t b ị h i ệ n đ ạ i , p h ù h ợ p l à y ê u c ầ u c ấ p t h i ế t đ ể đ ả m b ả o p h ụ c v ụ côngtác chỉđạo,điềuhànhcủa lãnhđạongànhHảiquan.
Trong bối cảnh khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ hiện nay, các tiến bộ công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng Việc hiện đại hóa quy trình làm việc đã góp phần nâng cao hiệu quả lao động, giúp tăng năng suất và cải thiện chất lượng công việc.
- Trong công tác lưu trữ việc giữ gìn và đảm bảo cho tài liệu được an toànđãđượcq ua n t â m Hệ t h ố n g bả oq u ả n tà il i ệ u đượch i ệ n đạ i hóa v ớ i nhiều trangthiếtbịhiệnđạiđápứngđượcyêucầutrongcôngtáclưutrữ.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật, văn phòng hiện đại đòi hỏi nhân viên không chỉ có kỹ năng chuyên môn mà còn cần liên tục cập nhật và nâng cao kỹ năng công nghệ thông tin Việc sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại để phân tích và xử lý thông tin một cách khoa học trở thành yếu tố quan trọng Do đó, công tác tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ nhân viên văn phòng ở các cơ quan, đơn vị cần được chú trọng để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
2.2.3 TổchứcứngdụngCNTTtrongcôngtácvănphòng Đối với công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan hiện nay, mặc dù có chủtrươngứngCNTTvàohoạtđộngvănphòngnhưngcũngmớichỉcómộtsốnhiệmvụvănphòngđãứn gdụngthànhcôngthànhtựucủakhoahọccôngnghệ.Cụthểnhư:
Trong Văn phòng Tổng cục Hải quan, phòng tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho lãnh đạo Nhiệm vụ của phòng tổng hợp là thu thập, xử lý và phân tích thông tin để đưa ra các phương án phù hợp Những phương án này sẽ được lãnh đạo xem xét và lựa chọn để thực hiện hiệu quả nhất.
Đánh giá chung về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cụcHảiquan
Trong quá trình thực tập tại cơ quan, tôi nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Tổng cục đã mang lại hiệu quả cao, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung của ngành Công tác văn phòng đã có nhiều chuyển biến tích cực và từng bước hiện đại hóa, đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính hiện nay.
Chất lượng tham mưu và tổng hợp đã được cải thiện; việc thực hiện Quy chế làm việc có những tiến bộ rõ rệt Thông tin báo cáo được thực hiện một cách nền nếp, trong khi hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin và công tác tuyên truyền nhận được sự quan tâm đặc biệt Công tác văn thư-lưu trữ, bảo mật và nghiệp vụ hành chính cũng được chú trọng, cùng với công tác hậu cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu nhiệm vụ đề ra.
Cán bộ, công chức cần thực hiện các thao tác công việc trên mạng để chuẩn bị cho các bước tiếp theo, nhằm thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước Việc này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Cơ sở vật chất và hạ tầng hiện đại bao gồm trụ sở, phòng làm việc, hệ thống thang máy, khu vực để xe và nhà vệ sinh, cùng với các thiết bị thiết yếu như máy tính, bàn ghế làm việc và hệ thống điều hòa Tất cả đều được xây dựng và trang bị đầy đủ nhằm đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng của cán bộ và nhân viên.
Các loại máy móc và trang thiết bị hiện đại như máy vi tính, máy in, máy scan, máy photocopy, máy Fax và điện thoại bàn được trang bị đầy đủ, đáp ứng tốt nhu cầu công việc của cán bộ văn phòng Lãnh đạo cũng rất quan tâm đến việc đầu tư mua sắm trang thiết bị mới.
Tổng cục Hải quan thường xuyên thực hiện bảo trì và bảo hành các thiết bị chuyên dụng cho các Cục và Vụ trong cơ quan Đồng thời, cơ quan cũng tiến hành mua sắm và nâng cấp mạng LAN cho các đơn vị Hải quan.
Thứba,về côngtác vănthư,lưutrữ.
Công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng cục Hải quan đã được cải tiến đáng kể nhờ ứng dụng tin học hóa, nâng cấp chương trình quản lý văn bản đi - đến Việc gửi và nhận các văn bản như báo cáo, lấy ý kiến dự thảo qua hộp thư điện tử đã giúp giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy, tiết kiệm thời gian và chi phí Điều này không chỉ tạo thuận lợi trong việc giảm bớt công văn, giấy tờ mà còn giúp công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu trở nên gọn nhẹ và khoa học hơn.
Hàng năm, Tổng cục Hải quan tổ chức từ 1 đến 2 lớp tập huấn về công tác văn phòng và văn thư, lưu trữ Mục tiêu của các lớp tập huấn này là bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, đồng thời cập nhật và phổ biến các văn bản mới cho cán bộ lãnh đạo văn phòng và cán bộ văn thư, lưu trữ trong toàn ngành.
Phần mềm quản lý văn bản giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu bằng cách đáp ứng nhu cầu cập nhật văn bản đi và đến Chương trình cho phép tra cứu văn bản nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và hỗ trợ nhiều người dùng tham gia vào quá trình tìm kiếm thông tin qua môi trường mạng Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, xử lý và sử dụng tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin.
- Hoạt động kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụđược đẩy mạnh, hàngn ă m
Bộ Tài Chính đã tổ chức các đoàn kiểm tra chéo về công tác văn thư lưu trữ giữa các đơn vị trong ngành Tài chính, trong đó có sự tham gia của cán bộ từ Tổng cục Hải quan Bên cạnh đó, Tổng cục Hải quan cũng đã thực hiện tự kiểm tra đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc.
-Mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng đều có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tàisảnmà cơquangiaochovà tàisảnchungcủacơquan.
Mỗi 6 tháng, phòng quản trị tài vụ tiến hành bảo dưỡng định kỳ các trang thiết bị Vào cuối năm, tài sản văn phòng được tổng hợp theo số lượng và tình trạng hoạt động của thiết bị, từ đó lập báo cáo thống kê Dựa trên thông tin này, phòng sẽ xây dựng và đề xuất các kế hoạch mua sắm trang thiết bị mới.
Văn phòng Tổng cục, phối hợp với Cục CNTT, thường xuyên tổ chức kiểm tra ra vào cơ quan thông qua mã vạch tích hợp trên thẻ cán bộ và nhân viên Bên cạnh đó, hệ thống quẹt thẻ bằng vân tay cũng được kiểm tra định kỳ để đảm bảo an ninh.
Hệ thống toàn nhà thông minh tích hợp camera giám sát an ninh và quản lý ra vào bằng thẻ từ, mang lại sự thuận lợi trong công tác an ninh và bảo vệ.
Đảm bảo an ninh cho cơ quan là nhiệm vụ quan trọng mà mọi cán bộ, nhân viên cần thực hiện nghiêm túc Mỗi cá nhân có trách nhiệm kiểm soát an toàn và giám sát các đối tượng ra vào khu vực được phân công.
Theo báo cáo đánh giá triển khai ứng dụng CNTT năm 2016, nhiều phần mềm chuyên ngành đã được sử dụng tại các cơ quan, mang lại hiệu quả cao trong việc giải quyết công việc Các hệ thống đáng chú ý bao gồm VNACC/VCIS và hệ thống CNTT tập trung ngành Hải quan, cùng với các ứng dụng nghiệp vụ khác.
- Hiện nay cơ sỡ hạ tầng CNTT đang từng bước được hoàn thiện nhằm phụcvụtốtchocôngviệc.manglạihiểuquảtốiưu.Tiếtkiệmđượccôngsứccũngn hưchiphí.
U Ả V Ề V I Ệ C Ứ N G DỤNGCNTTTRO NGCÔNGTÁCVĂNPHÒNGTẠIVĂNPHÒNGTỔNGCỤCHẢIQUAN
Nâng cao nhận thức về công tác văn phòng và việc áp dụng CNTT vào hoạt độngvănphòng
Văn phòng nói chung và hệ thống văn phòng của ngành Hải quan nói riêng thường chỉ phục vụ công việc đơn thuần Do đó, việc lựa chọn nhân sự cho các vị trí này chưa được chú trọng nhiều về năng lực tổng hợp và tham mưu.
Kể từ khi áp dụng Luật Hải quan và thực hiện cải cách thủ tục hành chính, chức năng và nhiệm vụ tại Văn phòng đã thay đổi để phù hợp với mô hình hải quan hiện đại và hội nhập quốc tế Công việc phục vụ và tham mưu tổng hợp trở thành trọng tâm, thay thế cho các nhiệm vụ đơn thuần trước đây Các cán bộ văn phòng cần đáp ứng yêu cầu cao về nghiệp vụ, tính chuyên nghiệp và tinh thần phục vụ trong từng vị trí công việc.
Cần thay đổi cách nhìn nhận văn phòng từ những đơn vị chức năng, nhằm tư vấn cho lãnh đạo Tổng cục Hải quan và cải thiện nội bộ của văn phòng.
- Văn phòng cũng là đơn vị tham mưu giúp việc trong đó có công tác thammưulàmộttrongnhữngnhiệmvụchínhcủavănphòngcụthểlàthammưuvềtấtcảcáclĩnhvựcnghi ệpvụ,hiệnđạihóa,tổchức.
Trách nhiệm về nhận thức và quan niệm cần được thống nhất từ trên xuống và từ trong ra, nhằm tạo ra vị thế và cách suy nghĩ, hành động đúng đắn cho từng cá nhân Điều này sẽ góp phần thiết thực cho sự phát triển đúng hướng của văn phòng Mỗi cá nhân cần có nhận thức đúng đắn về công việc và yêu cầu phát triển, từ đó tự ý thức nâng cao trình độ tư duy công việc, phấn đấu bổ sung những kiến thức còn thiếu và chưa đáp ứng đủ.
Cần nâng cao nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn phòng Đối với lãnh đạo cơ quan, việc hiểu rõ vai trò của CNTT trong quản lý và điều hành văn phòng là rất quan trọng Lãnh đạo văn phòng cũng cần nhận thức về tầm quan trọng của CNTT trong việc đào tạo cán bộ, công chức và viên chức nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng hiệu quả hơn Đối với cán bộ, công chức, viên chức, việc nâng cao nhận thức về tác dụng của CNTT sẽ góp phần tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Để đảm bảo thông tin được trao đổi hiệu quả trong công tác văn phòng, cần có các điều kiện kỹ thuật, công nghệ và con người phù hợp Việc đầu tư đúng mức vào trang thiết bị và công nghệ thông tin là rất quan trọng Trước tiên, lãnh đạo cần thay đổi nhận thức về vai trò của đầu tư trang thiết bị trong ứng dụng công nghệ thông tin Đồng thời, văn phòng cần thống kê tình hình sử dụng máy móc để lãnh đạo có thể đưa ra các chỉ đạo và chính sách cho việc mua sắm trang thiết bị hợp lý.
Để triển khai hiệu quả, cần có sự quan tâm của lãnh đạo và ý thức của cán bộ, nhân viên trong việc bảo quản và bảo vệ tài sản, tài liệu lưu trữ Việc xây dựng quy chế quản lý tài liệu điện tử và phân cấp trách nhiệm rõ ràng là rất quan trọng Các tài liệu điện tử cần được lập hồ sơ rõ ràng với sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng Chất lượng và hiệu quả trong ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử phụ thuộc vào sự hợp tác chặt chẽ của cán bộ tin học.
Đẩy mạnh hoạt động đào tạo cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệthôngtin
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, nhân viên văn phòng không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn phải nắm vững các kỹ năng tin học cơ bản Việc ứng dụng phần mềm vào quản lý công việc, trao đổi thông tin và cải thiện kỹ năng làm việc với máy tính là rất quan trọng Đồng thời, người quản trị văn phòng hiện đại cũng phải phụ thuộc vào công nghệ và môi trường làm việc mà họ sử dụng.
Với văn phòng hiện đại, cách tổ chức và quản lý cán bộ, nhân viên sẽ có nhiều thay đổi, đặc biệt trong việc sử dụng công nghệ thông tin Việc trao đổi thông tin qua máy tính, fax, email và website ngày càng trở nên phổ biến Để nâng cao trình độ tin học cho cán bộ nhân viên, lãnh đạo Tổng cục cần tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn về tin học Tổng cục Hải quan cũng nên mời các chuyên viên CNTT để thảo luận về ứng dụng công nghệ trong công tác văn phòng Ngoài ra, việc tổ chức các cuộc thi nhỏ về tin học sẽ khuyến khích nhân viên tìm hiểu và áp dụng công nghệ thông tin vào công việc và đời sống Những lĩnh vực CNTT mà cán bộ văn phòng có thể nghiên cứu sẽ giúp họ đóng góp tích cực vào sự phát triển của cơ quan.
Các cán bộ nhân viên trong phòng cần phải có tinh thần say mê học hỏi và nghiên cứu công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng của nó trong công tác văn phòng và chuyên môn Việc khám phá những điều chưa biết sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và phát triển kỹ năng cá nhân.
Cán bộ nhân viên của Văn phòng Tổng cục cần chú trọng hơn đến việc học ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, do sự hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng của Việt Nam Việc nắm vững ngoại ngữ không chỉ giúp giao tiếp hiệu quả với các đối tác nước ngoài mà còn cần thiết để sử dụng hệ thống phần mềm máy tính, chủ yếu bằng tiếng Anh, tại Tổng cục Hải quan Kiến thức tiếng Anh sẽ nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ văn phòng và chuyên môn, giúp họ khai thác thông tin và tài nguyên một cách tốt nhất.
Sau khi hoàn tất quá trình đào tạo, việc đánh giá hiệu quả là cần thiết để đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp Cần có chính sách thưởng cho những cán bộ công chức áp dụng hiệu quả kiến thức đã học vào công việc Đồng thời, cũng cần thiết phải có biện pháp xử phạt đối với những cán bộ không có tiến bộ sau đào tạo.
Bồidưỡngvềchuyênmônnghiệpvụ
Với sự tiến bộ của cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công nghệ văn phòng ngày càng trở nên gắn bó chặt chẽ với công nghệ này.
Các khâu này giúp văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng họp và hậu cần Công nghệ văn phòng, với sự hỗ trợ của CNTT, sẽ giúp cán bộ văn phòng thực hiện hiệu quả các chức năng và nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành bốn khâu đã nêu.
Cán bộ văn phòng cần nắm vững nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ, do đó, việc tự bồi dưỡng kiến thức chuyên môn là rất quan trọng, đặc biệt trong soạn thảo văn bản Phòng hành chính quản trị nên tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao khả năng phân tích và xử lý thông tin, giúp cán bộ tham mưu hiệu quả cho lãnh đạo Những cán bộ được đào tạo sẽ áp dụng kiến thức lý luận vào công việc, từ đó chọn lọc và thực hiện công việc văn phòng một cách hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị.
Để trở thành một cán bộ văn phòng hiện đại, việc trang bị kiến thức chuyên môn đầy đủ và toàn diện là rất quan trọng Do đó, đào tạo cán bộ Văn phòng Tổng cục hiện nay trở nên cần thiết và phải đáp ứng các tiêu chí về nghiệp vụ văn phòng.
Người cán bộ làm công tác văn phòng cần nắm vững và thực hiện tốt các yêu cầu từ lãnh đạo, từ việc thu thập, phân tích đến xử lý thông tin, nhằm hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác Nhiệm vụ này rất quan trọng, ảnh hưởng đến uy tín của tập thể Do đó, cán bộ văn phòng cần tự trau dồi kiến thức về công tác văn phòng để theo kịp sự phát triển xã hội, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế và công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ Để có chuyên môn vững vàng, họ không chỉ cần kiến thức chuyên ngành mà còn phải rèn luyện bản lĩnh chính trị và hiểu biết xã hội Hơn nữa, cán bộ văn phòng cần có cái nhìn tổng thể về sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước, từ đó nghiên cứu và dự đoán để thích ứng với những biến động mới và dám đối mặt với thách thức.
Trong thời đại CNTT hiện nay, cán bộ văn phòng cần có tác phong làm việc mới, phù hợp với thực tiễn xã hội Trước đây, lề lối làm việc thủ công và rườm rà đã cản trở nền kinh tế, nhưng từ khi mở cửa, chúng ta đã có những tiến bộ đáng kể Chính phủ đã thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa", đánh dấu bước đột phá trong việc cải cách lề lối làm việc Để thành công trong công tác này, cán bộ văn phòng cần có chuyên môn vững vàng và sử dụng thành thạo trang thiết bị hiện đại Họ cũng cần biết sắp xếp công việc hợp lý và đặt hiệu quả lên hàng đầu, đồng thời cần có sự sáng tạo trong suy nghĩ để nâng cao hiệu quả công việc.
Một trong những yếu tố quan trọng mà cán bộ văn phòng cần có là tinh thần làm việc say mê và nhiệt tình Họ cũng cần có tinh thần học hỏi, tìm tòi để sáng tạo ra những phương pháp làm việc hiệu quả hơn Để có được tác phong làm việc mới, cần phải trải qua quá trình rèn luyện và tu dưỡng bản thân Tuy không dễ dàng, nhưng điều này hoàn toàn khả thi và cần thiết Đây là xu thế của thời đại mới, một mục tiêu mà mỗi cá nhân và tổ chức đang phấn đấu để hội nhập với khu vực và thế giới.
Trangbịphươngtiệnkỹthuậtcôngnghệ thôngtin,cơsởvậtchất
Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, đang diễn ra với tốc độ nhanh chóng Văn phòng tương lai sẽ hướng tới "Văn phòng tự động hóa" và "Văn phòng hiện đại hóa" Việc trang bị các thiết bị kỹ thuật hiện đại như máy tính, máy in, máy scan, máy fax và máy photocopy sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị Đồng thời, hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thông tin quốc gia và toàn cầu sẽ giúp thu thập, phân tích, xử lý và truyền tải thông tin một cách thông suốt, kịp thời và chính xác, từ đó giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết để đảm bảo tính đồng bộ, hiệu quả và kinh tế trong sử dụng Để áp dụng công nghệ thông tin mới vào quản lý, cần trang bị máy móc và thiết bị phù hợp Công nghệ thông tin chỉ là công cụ, và việc vận hành hiệu quả công nghệ là điều quan trọng để cải thiện hoạt động hành chính Điều này yêu cầu nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên để họ có thể sử dụng thiết bị phục vụ cho công việc.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Tổng cục, việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng là cần thiết, nhưng không thể bỏ qua việc đào tạo nhân sự Yếu tố con người luôn là trung tâm trong quản lý, và nếu thiếu nhân lực, thiết bị hiện đại sẽ trở nên vô nghĩa Đầu tư vào công tác đào tạo sẽ kích thích sự sáng tạo, phát huy tối đa năng lực của nhân viên và mở ra cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp Mục tiêu lâu dài mà Văn phòng Tổng cục cần hướng tới chính là phát triển nguồn nhân lực chất lượng.
Phòng hành chính thực hiện quét (scan) văn bản đến và cập nhật toàn bộ thông tin quản lý văn bản qua chương trình eDocTC Các văn bản đến, bao gồm văn bản mật và báo cáo nghiêm trọng, sẽ không được quét và gửi qua chương trình Văn phòng chỉ chuyển bản chính văn bản giấy cho đơn vị chủ trì và không gửi bản sao cho các đơn vị liên quan để xử lý.
PhòngTổnghợpcó trách nhiệm cậpnhậtđầy đủthôngtinluânc h u y ể n phiếu trình văn bản đến và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo vào chương trình eDocTCtrướckhichuyểnvề các đơnvịliênquanđể xửlý.
Quản lý văn bản đến tại các đơn vị thuộc Tổng cục Hải quan.ĐốivớiđơnvịsửdụngchươngtrìnheDocTC.
Cán bộ văn thư tiếp nhận thông tin quản lý văn bản từ tuyến trên qua chương trình, sau đó ghi chép vào sổ theo dõi và thực hiện luân chuyển xử lý trong đơn vị thông qua hệ thống này.
Đối với văn bản đến từ bên ngoài, đơn vị nhận trực tiếp sẽ thực hiện quét và cập nhật thông tin cần thiết về văn bản, sau đó luân chuyển đến người có trách nhiệm xử lý.
Lãnh đạo cấp phòng và chuyên viên có trách nhiệm hàng ngày đăng nhập vào hệ thống để phê duyệt, tiếp nhận thông tin và xử lý văn bản trong quy trình làm việc.
Trước khi hồ sơ được gửi đến Văn phòng Tổng cục, các đơn vị cần thực hiện cấp số tờ trình và chuyển hồ sơ điện tử qua chương trình eDocTC.
+ Phòng tổng hợp thực hiện tiếp nhận hồ sơ trình lãnh đạo(bản giấy) khi Hồsơđócósốtờtrìnhvàđượctrìnhbảnđiệntử.Trườnghợpdoyêucầugấp,thưkýBộsẽthựchiệntrình,đồn gthờiđềnghịđơnvịbổsunghồsơđiệntử.
Trong quá trình duyệt hồ sơ, cán bộ thư ký cần cập nhật liên tục quá trình luân chuyển tờ trình và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo vào chương trình eDocTC trước khi chuyển trả đơn vị.
Văn phòng thực hiện cấp số văn bản đi điện tử cho các văn bản do các đơn vị thuộc Tông cục soạn thảo Trước khi nhận số tại phòng hành chính, cán bộ soạn thảo và văn thư cần chuyển tải văn bản điện tử đã được lãnh đạo ký duyệt lên chương trình eDocTC Việc liên kết văn bản với tờ trình đã phê duyệt và thông tin trong phần nơinhận là bắt buộc.
+Nhữngloạitàiliệusauđâyđượcvănphòngpháthànhvănbảnđiđiêntử có áp dụng chữ ký số thay cho việc gửi văn bản giấy gồm:Giấymờihọp.
Văn bản giới thiệu chữ ký.Văn bản phổ biến thông tin.Văn bản quy phạm pháp luật.Đốivớicácvănbảnkhác.
Lãnh đạo thư ký có trách nhiệm cập nhật lịch làm việc tuần kế tiếp vào chương trình eDocTc trước chiều thứ 6 hàng tuần Trong trường hợp có phát sinh hoặc thay đổi lịch, thư ký cần điều chỉnh kịp thời để đảm bảo theo dõi và điều phối lịch công tác của lãnh đạo.
+ Các đơn vị thực hiện đăng ký nhu cầu sử dụng xe ô tô công thông quachươngtrìnheDocTCthaychoviệcđăngkýbằngvănbảnhiệnnay.
+ Đoàn xe chỉ tiếp nhận thông tin xử lý các đăng ký nhu cầu sử dụng xe ô tôquachươngtrìnheDocTC(trừtrườnghợp độtxuất,cấpbách).
Hiện nay, Tổng cục Hải quan vẫn gặp nhiều hạn chế trong việc ứng dụng CNTT cho công tác lưu trữ, đặc biệt là chưa có phần mềm quản lý tài liệu và nhiều tài liệu vẫn chưa được số hóa, dẫn đến việc lưu trữ vẫn còn thủ công Để khắc phục tình trạng này, Tổng cục Hải quan đang tìm kiếm giải pháp CNTT nhằm hiện đại hóa quản lý hồ sơ, tài liệu Việc điện tử hóa sẽ giúp lưu trữ và sắp xếp tài liệu khoa học, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn, đồng thời cải thiện khả năng tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác Để đạt được hiệu quả trong lập hồ sơ điện tử, cần có hành lang pháp lý cho tài liệu, dữ liệu điện tử và sự đồng bộ giữa các cơ quan quản lý nhà nước, trong đó yếu tố quyết định thành công là con người, tư duy đổi mới và sự hợp tác của từng cán bộ công chức trong cơ quan.
Có rất nhiều giải pháp để số hóa tài liệu trong đó có thể nhắc đến giải phápquảnlýtàiliệubằngClouoffice-phầnmềmquảnlýtàiliệuchuyênnghiệp.
Phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hồ sơ và văn bản Giải pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian cho đội ngũ văn thư mà còn giảm thiểu không gian lưu trữ nhờ vào việc số hóa và sắp xếp hồ sơ một cách khoa học trên các máy tính chuyên dụng, đảm bảo an toàn và bảo mật.
Phần mềm CloudOffice giúp người quản lý phân loại hồ sơ và tài liệu theo chủ đề và lĩnh vực quản lý, định nghĩa các thuộc tính cho từng loại tài liệu, từ đó tạo điều kiện cho việc quản lý tài liệu một cách đa dạng và linh hoạt Hồ sơ được tổ chức theo từng năm, cho phép dễ dàng tìm kiếm các sự kiện theo năm và trạng thái, như hồ sơ đang được theo dõi hiện tại hoặc hồ sơ đã đóng trong quá khứ.
Phần mềm CloudOffice cho phép lưu trữ hồ sơ và tài liệu dùng chung cho các đơn vị hoặc nhóm người dùng Tài liệu được lưu trữ bao gồm phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, và các tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video Chức năng này rất hữu ích khi cơ quan quyết định thành lập tổ thực hiện nhiệm vụ, giúp tổ trưởng khởi tạo một kho tài liệu để các thành viên chia sẻ thông tin với nhau Ngoài ra, trong trường hợp cơ quan triển khai nhiệm vụ, tài liệu liên quan có thể được chia sẻ với những người có liên quan để thuận tiện cho việc truy cập.
TổchứccáccuộcthisángtạocáckỹnăngsửdụngCNTTvàocôngviệc
Sự sáng tạo là vô hạn và mỗi cá nhân có những phương pháp làm việc riêng Do đó, tổ chức các cuộc thi sáng tạo cho cán bộ công chức trong Cục không chỉ giúp chia sẻ những cách làm hay mà còn tạo cơ hội để mọi người học hỏi lẫn nhau Đây là một phương pháp học hỏi nhanh chóng và hiệu quả, đang được nhiều cơ quan tổ chức áp dụng để thúc đẩy sự phát triển chung.
Song song với đó có thể đánh giá được năng lực, trình độ và khả năng sángtạo,họchỏicủatừngcánbộcôngchứcđểđưaracácchínhsáchsửdụng,đềbạtbộ nhiệmhợp lý.
Sau các cuộc thi nên có những phần thưởng khích lệ, động viên các cán bộcôngchứccónhữngcảitiếnsángkiếntrongviệcápdụngCNTTvàocôngviệc.
Dưới đây là một số giải pháp mà tôi đề xuất nhằm cải thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Tổng cục Hải quan, dựa trên việc tìm hiểu, đánh giá và phân tích thực trạng ứng dụng CNTT tại cơ quan này.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan sẽ góp phần cải thiện thể chế quản lý ngành và nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức Tôi hy vọng rằng những giải pháp đã được trình bày sẽ được lãnh đạo Văn phòng Tổng cục quan tâm, xem xét và sớm triển khai vào thực tiễn, nhằm khắc phục những hạn chế hiện tại và góp phần hiện đại hóa công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan.
Công cuộc đổi mới và hiện đại hóa đất nước đang thu hút sự quan tâm lớn từ Đảng, Nhà nước và toàn xã hội Gần đây, sự phát triển của khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác hành chính, đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực Do đó, việc ứng dụng CNTT trong bộ phận văn phòng, nơi đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính của các cơ quan, là điều hết sức cần thiết.
Dựa trên kiến thức được trang bị trong quá trình học tập và thời gian thực tập, tôi đã tiến hành khảo sát về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) tại Văn phòng Tổng cục Hải quan Qua đó, tôi nhận thức rõ thực trạng ứng dụng CNTT và hiểu được vị trí cũng như tầm quan trọng của công tác này trong việc nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc tại cơ quan.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hiệu quả sẽ hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động của Ban lãnh đạo và các Cục/Vụ thuộc Tổng cục Để đạt được hiệu quả trong công tác văn phòng, cán bộ nhân viên cần linh hoạt và sáng tạo trong việc áp dụng CNTT, nhằm phù hợp với thực tiễn của cơ quan.
Trong bài khái luận của tôi, tôi đã trình bày thực trạng và những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong những năm tới Bài khái luận vẫn còn nhiều thiếu sót, vì vậy tôi rất mong nhận được những nhận xét từ Hội đồng đánh giá để giúp tôi hoàn thiện tốt hơn.
1 Tạ Hữu Ánh (2002), Công tác hành chính - Văn phòng trong cơ quan Nhànước,Nhà xuấtbảnChínhtrịQuốc gia,HàNội.
2 Lê văn Duy, Khả năng ứng dụng CNTT trong công tác thống kê, NXB ViệnKhoahọc Thốngkê.
3 Nguyễn Thị Thu Hương, (2013), Đề tài “Ứng dụng CNTT trong công tác vănthưtạiVănphòngBộLao động-
ThươngbinhvàXãhội”,trườngĐạihọcKhoahọcxã hộivà nhânvăn,Đạihọc quốc giaHàNội.
4 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015),Giáo trình Quản trị vănphòng,NXBĐạihọcQuốcgia thànhphốHồChíMinh.
5 Luật số67/2006/HQ11LuậtCNTT ngày29/6/2006
6 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 (được Quốc hội thông qua ngày29/11/2005)
CPngày10tháng4năm2007củaChínhphủvềứngdụngCNTTtronghoạtđộngcủa cơquanNhà nước
9 NguyễnĐăngKhoa(2008),Tinhọcứngdụngtrongquảnlýhànhchính,NXBKh oahọc và Kỹthuật,HàNội
HọcviệnHànhchínhQuốcgia,TinhọcứngdụngtrongQuảnlíhànhchính,Nhà xuấtbảnKhoa họcvà kỹthuật,HàNội.
13 NguyễnHữuThân(2007)Quản trịhànhchánhVănphòng,NXBThốngkê,HàNội.
Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực hải quan và đảm bảo thực hiện các chính sách thuế, bảo vệ quyền lợi của nhà nước và doanh nghiệp.
Phụ lục 3 của Quyết định 2386/QĐ-TCHQ ban hành ngày 28/7/2016 bởi Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan.
Phụlục4.CôngvănvềviệcxửlývănbảntrênmạngNetOffice5.0ngày12tháng8năm2011.