NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Câu 1 Nêu và phân tích khái niệm văn phòng theo nghĩa rộng nghĩa hẹp, theo khái niệm tổng Cho ví dụ minh hoạ Khái niệm văn phòng Theo nghĩa hẹp Văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức và 1 nhà chức trách nhất định Ví dụ UBND tỉnh, huyện, Theo nghĩa rộng Văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo tro.
NHẬP MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Câu 1: Nêu phân tích khái niệm văn phịng theo nghĩa rộng nghĩa hẹp, theo khái niệm tổng Cho ví dụ minh hoạ Khái niệm văn phòng : Theo nghĩa hẹp : Văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội và đối ngoại của một quan, tổ chức và nhà chức trách nhất định Ví dụ : UBND tỉnh, huyện,… Theo nghĩa rộng : Văn phòng là bộ máy giúp việc được lập để thực hiện chức giúp các cấp lãnh đạo việc tổ chức, điều hành và các hoạt động chung quan tổ chức và trung tâm quản lí, xử lí thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi công tác của người lãnh đạo Ví dụ : Phòng Hành chánh – Văn phòng lập kế hoạch và bàn giao công việc cho nhân viên thông qua lịch làm việc lịch công tác Nó thay thế ban lãnh đạo điều hành các cá nhân quan tổ chức Theo nghĩa tổng : Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của quan, tổ chức; bộ phận tham mưu, tổng hợp, đảm bảo thông tin cho hoạt động tổ chức quản lí; là đơn vị giúp việc đảm bảo hậu cần phục vụ cho việc lãnh đạo,quản lí điều hành quan tở chức Câu 2: Trình bày cấu tổ chức văn phòng? Nêu mối quan hệ văn phịng với đơn vị chun mơn khác quan Cơ cấu tổ chức của văn phòng: là tổng hợp các bộ phận khác của văn phòng được bố trí để đảm nhận nhiệm vụ của công tác văn phòng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của quan mà cấu tổ chức văn phòng khác Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu cấu tổ chức văn phòng của một quan thường bao gồm: -Bộ phận hành văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản và ngoài quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư -Bộ phận tởng hợp: Gồm mợt sớ chun viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt đợng của quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết -Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả -Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động của quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của quan -Bộ phận tài vụ: ( quan khơng có bợ phận chun trách) Dự trù kinh phí cho hoạt động của quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận quan -Bộ phận tổ chức nhân ( quan khơng có bợ phận chun trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự -Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự phạm vi quan Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về việc được phấn công và giải quyết một số công việc được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng Mỗi bộ phậncủa văn phòng có một người phụ trách ( Trưởng phòng tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bợ phận đó ➢ Mối quan hệ văn phịng với đơn vị chuyên môn khác quan: Để hoạt động văn phòng vào nề nếp, cần có quy chế làm việc quan hệ công tác với nội dung: - Chế độ hội họp, giao ban của văn phòng - Phương thức tham mưu, tổng hợp các loại báo cáo thuộc trách nhiệm của văn phòng - Quy định việc giám sát, đôn đớc và kiểm tra thực hiện chương trình cơng tác ở các bộ phận - Quy định lề lỗi làm việc và quy trình phới hợp cơng tác với các bợ phận quan Câu 3: Phân tích chức tham mưu, tổng hợp văn phịng nói chung Mối quan hệ tham mưu, tổng hợp văn phòng Chức tham mưu, tổng hợp Tham mưu là hoạt đợng trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm qút định tới ưu cho quá trình quản lí để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị có thể là cá nhân, tập thể tồn taị độc lập tương đối qui trình quản lí Tham mưu là tở chức cá nhân cụ thể tham gia vào việc đề xuất thiết kế Nội dung Tham mưu của văn phòng + Tham mưu tổ chức bộ máy + Tham mưu xây dựng quy chế hoạt động của quan và văn phòng + Tham mưu tổ chức hội nghị hội họp + Tham mưu chuyến công tác + Tham mưu tổ chức xây dựng quy chế Văn thư – Lưu trữ + Tham mưu công tác hậu cần Cần hiểu chức nội dung của tham mưu, tham mưu mang tính tởng hợp giúp cho lãnh đạo điều hành chung mọi hoạt động của đơn vị tổ chức quan, làm cho bộ máy tổ chức của quan doanh nghiệpchạy đều vận hành trôi chảy, tham mưu của đơn vị tổ chức quan tham mưu chuyên sau về nội dung từng lĩnh vực Chức tổng hợp của văn phòng Tổng hợp thơng tin, tởng hợp tình hình mọi mặt hoạt đợng của tổ chức và quan nhằm phục vụ cho chức tham mưu Mối quan hệ chức tham mưu chức tổng hợp Nhờ có tổng hợp thông tin có thông tin chính xác giúp cho công tác tham mưu đầy đủ và đưa quyết định chính xác Câu 4: Phân tích chức đảm bảo hậu cần văn phòng quan nói chung Chức đảm bảo hậu cần Là đảm bảo hoạt động của quan và tổ chức Hoạt động của các quan tổ chức không thể thiếu các điều kiện vật chức nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính,… Văn phòng là bộ phận thực hiện công việc cụ thể : bố trí, sắp xếp nơi làm việc, mua sắm, quản lí thiết bị, kinh phí chăm lo phương tiện điều kiện làm việc cung ứng số dịch vụ khác Nội dung của chức đảm bảo hậu cần Đảm bảo vật chất, phương tiện, trang thiết bị làm việc - Bố trí sắp xếp ô tô - Bố trí sắp xếp phòng làm việc - Đảm bảo phòng chống cháy nổ - Đảm bảo công tác y tế, vệ sinh cảnh quan môi trường làm việc - Hội họp lễ nghi, khánh tiết - Đảm bảo an ninh trật tự khu làm việc Câu 5: Nêu nhiệm vụ văn phịng quan nói chung Nhiệm vụ quan trọng nhất? sao? Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm có 13 nhiệm vụ : - Tổ chức bộ máy văn phòng Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch cơng tác của quan và văn phòng ( quan nói chung và văn phòng nói riêng) - Tổ chức thu thập xử lí và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí’ - Tổ chức xây dưng các quy chế hoạt động của quan và văn phòng - Chủ trì phới hợp các đơn vị của quan Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế của văn phòng - Tổ chức và quản lí công tác văn thư – lưu trữ của quan - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan - Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần y tế và sức khỏe, vệ sinh môi trường và an toàn lao động quan - Tổ chức công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết - Tổ chức công tác đảm bảo an toàn trật tự, phòng chống thiên tai - Thực hiện kiểm tra , giám sát theo sự phân công các cấp lãnh đạo - Tổ chức thực hiện nhiệm vuj khác theo yêu cầu từ thủ trưởng quan Nhiệm vụ quan trọng nhất : Theo em, 14 nhiệm vụ nhiệm vụ nào quan trọng, đều góp phần xây dựng quan tổ chức trở nên hoàn thiện và phát triển Nhưng nếu buộc phải chọn một nhiệm vụ quan nhất, em chọn nhiệm vụ “Tổ chức bợ máy của văn phòng” Bởi vì, để mợt quan tổ chức làm việc một cách hiệu quả, chỉnh chu, theo đúng quy trình, thực hiện tở chức các nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả, cho hiệu śt làm việc tớt nhất tở chức bộ máy của văn phòng phải được sắp xếp, bố trí hợp lý có hệ thống rõ ràng Nhiệm vụ tổ chức bộ máy của văn phòng là nền tảng để xây dựng quan tổ chức, đồng thời nó tổng hợp các bộ phận khác của văn phòng được bố trí để đảm nhận nhiệm vụ của công tác văn phòng Câu 6: Hiện văn phịng quan nói chung hoạt động theo nguyên tắc nào? Phân tích cho ví dụ minh họa - Hiện văn phòng các quan nói chung hoạt động theo nguyên tắc: Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo Chánh văn phòng là người đứng đầu văn phòng Trong phạm vi văn phòng, Chánh văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác,… Nguyên tắc quan hệ phối hợp Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo quan, sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế độ thủ trưởng Những công việc thuộc khối này Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng Có nhiều hình thức phối hợp công tác và các cá nhân, bộ phận có thực sự được sự phối hợp, tinh thần hỗ trợ việc thực hiện nhiệm vụ được phân công hay không, đó là biểu hiện cụ thể của dân chủ quan Đề yêu cầu phối hợp công tác phải đồng thời với khuyến khích tư độc lập và đề cao trách nhiệm của cá nhân, tổ chức thuộc phạm vi chức năng, thẩm quyền được phân công nhằm đạt hiệu quả cao mọi công việc Hiệu quả là đạt được một kết quả đúng kế hoạch đã đề sử dụng ít thời gian, công sức và nguồn lực nhất Cho ví dụ: Nguyên tắc thủ trưởng lạnh đạo: Chánh văn phòng đoàn trường ĐHNV Hà Nội, Là người đứng đầu văn phòng có quyền quyết định tất cả các văn bản phạm vi quyền hạn của mình, Nhưng phải bí thư quản lý Nguyên tắc quan hệ phối hợp: trung tâm GDTX tỉnh đã quan tâm đến các hoạt động với nhiều giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công việc, đảm bảo đời sống tinh thần và vật chất cho mọi cán bộ, viên chức và người lao động; Trung tâm đã thực sự là một tập thể đoàn kết, thống nhất thực hiện nhiệm vụ, xây dựng quan văn hóa và thực hiện qui chế dân chủ tại sở Có được kết quả đó, ngoài sự lãnh chỉ đạo sát của ban Giám đốc và lãnh đạo Trung tâm, còn có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ từ các phòng chức và các cá nhân toàn thể Trung tâm Để hoàn thành các nhiệm vụ được giao, cá nhân cần nâng cao tinh thần tự giác, động sáng tạo, có kỹ phối hợp, chia sẻ thông tin tích cực, chủ động kịp thời giải quyết các công việc, tuân thủ các nguyên tắc phối hợp để đạt hiệu quả cao mọi công việc được giao Câu 7: Hiện có loại hình văn phịng nào? nêu cấu tổ chức loại hình văn phịng Các loại hình văn phòng hiện nay: (Gồm loại hình văn phòng) 1.Văn phòng các cấp Ủy đảng, các tổ chức chính trị xã hội 2.Văn phòng quan hành chính nhà nước 3.Văn phòng doanh nghiệp 4.Văn phòng quan lực lượng vũ trang 5.Văn phòng các tổ chức xã hội nghề nghiệp Cơ cấu tổ chức chung của văn phòng thường bao gồm bộ phận chủ yếu sau: - Lãnh đạo văn phòng Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) la người đứng đầu văn phòng và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan, trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của văn phòng Phó Chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công theo dõi một một số lĩnh vực công tác công tác tổng hợp, hành chính, tổ chức quản trị - tài vụ, chịu trách nhiệm về các lĩnh vực công tác được phân công và với Chánh văn phòng chịu trách nhiệm chung về cộng tác của văn phòng trước Thủ trưởng quan và trước pháp luật - Các phòng (tổ, bộ phận): có nhiệm vụ giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện các nhóm nhiệm vụ đã nêu ở gồm: + Phòng (tổ, bộ phận) nghiên cứu tổng hợp + Phòng (tổ, bộ phận) hành chính – tổ chức + Phòng (tổ, bộ phận) quản trị - tài vụ * Cơ cấu tổ chức văn phòng các cấp ủy đảng, các tổ chức chính trị xã hội: - Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tỉnh ủy Theo quy định số: 04 – QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 25 tháng 07 năm 2018 về chức nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy quan chuyên trách tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy Tổ chức bộ máy văn phòng tỉnh ủy gồm: Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy gồm: Chánh Văn phòng và 02 - 03 phó chánh Văn phòng Cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy được thành lập 05 phòng chuyên môn Mỗi phòng tối thiểu có 05 người; phòng có 10 người được bố trí trưởng phòng và 01 phó trưởng phòng; có từ 10 người trở lên được bố trí không quá 02 phó trưởng phòng Cụ thể sau: Các phòng trực thuộc: + Phòng Tổng hợp + Phòng Hành chính - Lưu trữ + Phòng Quản trị + Phòng Tài chính đảng + Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin - Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Văn phòng huyện Ủy có Chánh văn phòng không quá 02 Phó Chánh văn phòng Riêng văn phòng các quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy không quá 03 phó chánh văn phòng biên chế có từ 10 – 13 người Theo quy định 220 – QĐ/TW năm 2013 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy quan chuyên trách tham mưu giúp việc huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy ban bí thư ban hành - Cơ cấu tổ chức của văn phòng các tổ chức chính trị xã hội Các tổ chức chính trị xã hội ở nước ta hiện gồm: Mặt Trận Tổ Quốc Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam Cơ cấu tổ chức của văn phòng các tổ chức này gồm: - Lãnh đạo văn phòng: gồm Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng - Các đơn vị trực thuộc: Bộ phận tổng hợp, tổ chức, văn thư, kế toán, quản trị,… tùy theo cấp mà số lượng các đơn vị có thể ít nhiều * Cơ cấu tổ chức văn phòng quan hành chính nhà nước Văn phòng của các quan nhà nước các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước thông thường bao gồm các bộ phận sau: Bộ phận hành chính tổng hợp + Công tác tổng hợp thi đua + Công tác văn thư đánh máy + Công tác lưu trữ + Tiếp khách + Tạp vụ + Bảo vệ - Bộ phận quản trị + Quản lý nhà cửa, sở vật chất trung thiết bị + Điện nước + Phương tiện giao thông + Kế toán, tài vụ Lãnh đạo văn phòng là chính văn phòng Chính văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan về toàn bộ công tắc của văn phòng Chính văn phòng có thể có một một số cấp phố giúp việc được phân công theo dõi một số công việc của văn phòng * Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp Văn phòng của các doanh nghiệp còn có thể có thêm các bộ phận phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để thực hiện nhiệm vụ trên, mơ hình tở chức của văn phòng các doanh nghiệp có thể khác Tuy nhiên các bộ phận chung nhất thường gồm: - Bộ phận hành chính tổng hợp có nhiệm vụ: + Công tác thông tin tổng hợp + Công tác văn thư + Công tác lưu trữ + Thi đua khen thưởng + Lễ tân, khánh tiết + Bảo vệ - Bộ phận quản trị có nhiệm vụ + Công tác quản lý nhà cửa, phương tiện lại + Điện nước + Y te + Phòng cháy chữa cháy Ngoài ở các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần, văn phòng còn có thể bao gồm các phòng chuyên môn như: phòng tài chính - kể toán, phòng kế hoạch thống kê * Cơ cấu tổ chức văn phòng quan lực lượng vũ trang Theo quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13 tháng 05 năm 2008 về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn,cơ cấu tổ chức văn phòng các cấp quân đội * Cơ cấu tổ chức văn phòng các tổ chức xã hội nghề nghiệp Tổ chức xã hội nghề nghiệp là một loại pháp nhân hoạt động theo các quy định của Bộ luật Dân sự được quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập chuẩn y điều lệ và có hội viên là cá nhân, tổ chức tự nguyện đóng góp tài sản hội phí nhằm phục vụ nhu cầu chung của hội viên và mục đích của hội Các tổ chức xã hội – nghề nghiệp như: Hội Sử học, Hội Văn thư – Lưu trữ, Hội tim mạch,… ) được lập ở các cấp từ trung ương đến địa phương Tùy theo quy mô và khối lượng công việc của văn phòng mà các tổ chức xã hội nghề nghiệp tổ chức văn phòng cho phù hợp Thông thường cấu tổ chức văn phòng của các hội gồm: Chánh văn phòng trưởng phòng hành chính quản trị giúp việc cho chánh văn phòng trưởng phòng hành chính quản trị có Phó chánh văn phòng chuyên viên hành chính quản trị Câu 8: Phân biệt điểm khác chức văn phòng với chức đơn vị chuyên môn khác quan Chức văn phòng Chức đơn vị chuyên môn khác Chức tham mưu tổng hợp Đây được đánh giá là một hoạt động cần thiết Tổ chức đơn vị thuộc Sở Nội vụ cho công tác quản lý Người quản lý phải quán VD: Văn phịng Sở Nội vụ xún mọi đới tượng đơn vị và kết nối được Chức năng: các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa Là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức tham học Để làm được điều này đòi hỏi quản lý phải mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng nắm bắt được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo chương lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời trình, kế hoạch cơng tác; các cơng tác nội bộ mọi vấn đề…Những điều này vượt quá khả quan Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế; hiện thực của các nhà quản lý cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, cơng Chức giúp việc điều hành chức; bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua - khen Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho thưởng; tài chính, kế toán, quản lý tài sản và hành việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo quan chính quản trị đơn vị thông qua các cơng việc cụ thể như: Xây VD: Phịng Tổ chức, Cơng chức, Viên chức dựng chương trình kế hoạch cơng tác quý, tháng, Chức năng: tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế Là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức giúp hoạch đó Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân Chức hậu cần dân tỉnh quản lý nhà nước về: Tở chức bợ máy hành Trong quá trình hoạt động, quan, đơn vị chính, sự nghiệp công lập; biên chế công chức, số không thể thiếu các điều kiện vật chất nhà lượng người làm việc các đơn vị sự nghiệp cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là công lập; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; cán bộ, bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện công chức, viên chức; vị trí việc làm, cấu chức thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu danh công chức, viên chức; cải cách chế độ công vụ, quả Đó là chức hậu cần của văn phòng công chức; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền lương và các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập Câu 9: So sánh giống khác văn phịng doanh nghiệp với quan hành nhà nước? *Sự giống nhau: - Chức tham mưu, tổng hợp: + Tham mưu tổ chức bộ máy → Sắp sếp, bố trí, quản lý nhân sự ( thiết lập đơn vị, bố trí thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một quan) + Tham mưu xây dựng quy chế hoạt động của quan văn phòng → Bất cứ tham mưu xây dựng đơn vị về quy chế hoạt đợng đơn vị chủ trì quy chế hoạt động đó là quan văn phòng + Tham mưu tổ chức hội nghị , hội họp → Văn phòng là đơn vị tham mưu cho quan văn phòng + Tham mưu tổ chức chuyến công tác → Cơ quan văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị các tài liêu, kinh phí và lên kế hoạch cho các chuyên công tác + Tham mưu tổ chức xây dựng quy chế văn thư lưu trữ → Văn thư lưu trữ thuộc nhiệm vụ văn phòng - Chức đảm bảo, hậu cần: + Đảm bảo sở vật chất phương tiện, trang thiết bị làm việc → Cơ quan văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra các trang thiết bị ở các bộ phận nhằm tránh khỏi các trang thiết bị, phương tiện làm việc bị hư hỏng làm ảnh hưởng đến công việc chung của quan, tổ chức + Bố trí sắp xếp xe ô tô + Đảm bảo phòng chống cháy, nổ → Cơ quan văn phòng có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra các khu vực đặt bình chữa cháy chuẩn bị các cơng tác đề phòng cháy nổ cho quan + Đảm bảo các công tác y tế, vệ sinh cảnh quan và môi trường làm việc + Bố trí sắp xếp nơi làm việc → Việc bố trí, tổ chức nơi làm việc văn phòng giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc và kịp thời khắc phục, xử lý các tình trạng ngoài dự kiến + Đảm bảo an ninh trật tự và xung quanh khu vực làm việc + Hội họp lễ nghi, khánh tiết Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của quan, doanh nghiệp; có trình đợ chun mơn nghiệp vụ, có kỹ làm việc, nhất là kỹ xử lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ giao tiếp - ứng xử, v.v Câu 31: Phân tích yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến xuất lao động văn phòng Những yếu tố tự nhiên làm ảnh hưởng đến suất lao động văn phòng: Ánh sáng tối thiểu 300 lux: Ánh sáng là một thành tố hàng đầu tác động lên hiệu suất làm việc của các nhân viên văn phòng Việc đầu tiên bạn cần phải kiểm tra setup phòng, đó chính là xác định mức độ tiếp nhận ánh sáng tự nhiên của phòng, làm việc không gian văn phòng với cửa sổ và ánh sáng tự nhiên.Một nghiên cứu liên quan tới tâm thần học đã chỉ rằng: Một phòng cung cấp đầy đủ ánh sáng khiến cho nhân viên làm việc đó trở nên vui vẻ hơn, giảm bớt mọi sự phiền muộn và bất an tâm trí nhân viên Đó là chưa kể, việc cung cấp đủ ánh sáng còn giúp giảm đáng kể tác đợng xấu về sức khỏe của màn hình vi tính lên thị lực của người Vậy nên, lựa chọn văn phòng làm việc, các nhà quản trị văn phòng nên lưu ý thiết kế bố cục phòng nhiều cửa sổ Nếu gặp khó khăn việc đón ánh sáng tự nhiên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng loại bóng đèn led nhuộm màu xanh để nâng cao suất lao động của nhân lực công ty Âm phù hợp 20- 40 db: Sự im lặng có thể có tác động không tốt lên hiệu suất lao động, một điều chắc chắn, tiếng ồn chắc chắn ảnh hưởng tiêu cực tới suất làm việc của nhân lực, việc tạo tiếng động có âm lượng đều có thể giúp người tập trung vào công việc nhiều Ngoài ra, việc bố trí văn phòng dạng đóng, ốp các vách ngăn có thể giúp nhân viên không bị nhãng bởi tiếng ồn bên ngoài Đảm bảo mức âm văn phòng không quá ồn: Tại nơi làm việc, có thể bố trí lại khu vực sử dụng máy in, máy copy, máy fax cách đặt chúng ở khu vực Đồng thời, bố trí bộphận cần yên tĩnh xa bộ phận sale, chăm sóc khách hàng Nhiệt đợ thích hợp 22°c: Mợt nghiên cứu quan sát tác động của nhiệt độ xung quanh hiệu quả công việc, cách theo dõi hoạt động của các thư ký một văn phòng công ty bảo hiểm Môi trường ấm thích hợp cho suy nghĩ sáng tạo, môi trường làm việc mát là giúp mọi người tỉnh táo làm các nhiệm vụ đơn điệu lặp lặp lại Trên thực tế, nhiệt độ lý tưởng của văn phòng phụ thuộc nhiều vào cảm giác của nhân viên làm việc chính văn phòng ấy Có thể với người này, 22 độ là quá lạnh, với thể trạng của người khác, nhiệt độ chừng ấy lại quá nóng bực Nhiệt độ làm việc văn phòng nào là phù hợp.Thật khó để đưa mức nhiệt độ chuẩn, nếu không thử nghiệm thực tế Điều này bắt buộc các nhà quản trị phải có sự điều chỉnh thích hợp để chiều lòng đại bộ phận nhân viên làm việc văn phòng Màu sắc ( chọn gam màu xanh lam vàng be ): Màu sắc là một yếu tố gây nhiều tranh cãi, dù nhiều bài nghiên cứu đã chỉ rằng: sắc màu khác có thể tác động trực tiếp tới suất làm việc và đạo đức nghề nghiệp của các nhân viên văn phòng Thiết kế văn phòng đẹp với mục đích công ty Độ ẩm phù hợp: Môi trường văn phòng dùng điều hòa để làm mát suốt mùa hè và làm ấm vào mùa đông làm cho không khí bị khô, thậm chí rất khô không được tiếp thêm độ ẩm Việc tiếp xúc lâu dài với không khí khô ảnh hưởng đến sức khoẻ của nhân viên, tăng nguy vắng mặt của nhânviên và giảm suất lao động Các xét nghiệm đã chỉ sự lây lan vi rút qua không khí, ví dụ cúm, trở nên rộng đợ ẩm thấp Duy trì đợ ẩm tới ưu làm giảm sự lan truyền qua không khí văn phòngvà làm giảm nguy vắng mặt của nhân viên Độ ẩm ảnh hưởng đến cách chúng ta cảm nhận nhiệt độ Nếu không khí quá ẩm, nó có thể ảnh hưởng đến khả tiết mồ hôi của người, có thể dẫn đến kiệt sức nhiệt Kích thước bàn ghế phù hợp với đặc điểm người lao động ( bàn ghế không cao thấp ): Kích thước bàn làm việc là yếu tố quan trọng hàng đầu chọn mua một chiếc bàn làm việc, cần chọn lựa cho mợt chiếc bàn làm việc có kích thước phù hợp, hài hòa với không gian để cân diện tích phòng, không nên quá lớn không được quá nhỏ Kích thước mặt bàn không thể thay đổi được, nên chân bàn cần linh động láo lắp để tiện lợi và dễ dàng việc di chuyển cần thiết Điều chỉnh chỗ ngồi làm việc cho nhân viên thoải mái nhất Theo đó, có thể cân nhắc việc di chuyển, điều chỉnh chỗ ngồi, thay đổi ghế ngồi với độ cao phù hợp Điều này giúp nhân viên giảm căng thẳng, mệt mỏi, đau mắt, đau lưng Câu 32: Phân tích yêu cầu đại hóa văn phịng Trong u cầu u cầu quan trọng sao? Yêu cầu của hiện đại hoá văn phòng gồm: - Đảm bảo tính thống tính đồng +Về người: Mặc dù công nghệ, các sở vật chất là yếu tố cần thiết để biến văn phòng trở thành một văn phòng hiện đại Tuy nhiên, yếu tố bản nhất đó chính là người Ở một văn phòng hiện đại, chúng ta phải tự biến thành mợt người hiện đại - Tác phong làm đúng giờ, - Sự nhiệt huyết với công việc, - Việc hoàn thành công việc đúng hạn định - Cách chúng ta không ngừng học hỏi, không ngại học tập cái để có thể thu nạp thêm kiến thức cho - Mợt người có kỹnăng sử dụng các phần mềm, các công cụ công nghệ một cách bản Nếu chúng ta không biết sử dụng chúng, chúng ta trở thành người lạc hậu và không thể đáp ứng một cách tối đa yêu cầu cơng việc Chính để đại hóa văn phòng làm việc trước hết cần phải thay đởi tác phong làm việc, nâng cao trình đợ của nhân viên Từ đảm bảo hiệu một cách tối đa hoạt động của một văn phòng đại +Phương tiện thiết bị kỹ thuật:Áp dụng công nghệ cao vào việc vận hành là một yếu tố quan trọng Nó giúp cho văn phòng hoạt động hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí hoạt động của văn phòng Một văn phòng hiện đại là một văn phòng có hệ thống mạng internet mạnh và ổn định, được kết nối với tất cả hệ thống máy tính Bởi lẽ hiện nay, hầu hết mọi công việc đều được xây dựng, trao đổi, cung cấp, xử lý và giải quyết dựa mạng internet Với sự phát triển của công nghệ số hiện nay, việc set up một hệ thống mạng internet là yêu cầu đầu tiên để hoạt động một văn phòng +Các nghiệp vụ ứng dụng:Giao tiếp đóng vai trò quan trọng kinh doanh và nhiều mang tính quyết định của thành công Kỹ thông tin là khả giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của chúng ta giao tiếp, giấy tờ và qua điện thoại Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác Chúng ta không cần phải nói hay diễn giả, phải biết cách linh động vấn đề Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình.Tinh ý, thơng minh, biết tiếp thu lời khun thích hợp mọi tình h́ng Có khả nhớ chính xác các thông tin cần thiết về cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu, Có khả sử dụng ngôn ngữ cần thiết công việc.Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục Biết xử lý giải quyết vấn đề không phải lúc nào cuộc sống công việc thuận lợi, suôn sẻ Sẽ có vấn đề phát sinh không thể lường trước được Lúc này bắt buộc chúng ta phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ giải quyết vấn đề mà chúng ta cần phải có Biết lắng nghe và chấp nhận dĩ nhiên biết nghe và lắng nghe, nghe làm để đạt được hiểu quả khơng phải làm được.Vì vậy ḿn thành cơng, chúng ta phải trau dồi kỹ biết lắng nghe người khác nói - Đảm bảo tính đại +Xã hợi càng phát triển càng nẩy sinh nhiều thay đổi về tính chất lẫn phương thức làm việc ở công sở Ví dụ, mợt ý tưởng đặc sắc xuất hiện các trao đổi phi chính thức các nhân viên giờ nghỉ trưa, khơng gian giải lao đó phải có khả trở thành một nơi nhóm họp tự phát với các thiết bị hỗ trợ thuận tiện nhất +Xu hướng làm việc hiện ngày càng tách dần khỏi không gian làm việc cá nhân và chuyển sang không gian làm việc tập thể +Trong khu vực thành thị với mức dân số ngày càng gia tăng, việc tạo không gian thông thoáng là điều vô cần thiết để nâng cao sức khoẻ tinh thần của nhân viên +Cân công việc và nhu cầu cá nhân là vấn đề đáng quan tâm Ngoài ra, không gian thư giãn, trò chuyện có thể mang đến nhiều cảm hứng sáng tạo có ích công việc +Ánh sáng là một yếu tố thiết kế bản vô quan trọng đối với văn phòng hiện đại Tuy vậy, ánh sáng lại cần thay đổi theo công của không gian Do đó, thiết kế ánh sáng cho không gian đa chức là bài toán tương đối phức tạp, cần được cân nhắc kỹ Câu 33: Phân tích yếu tố dẫn đến đời văn phònghiện đại? Trong yếu tố trên, yếu tố tác động mạnh đến đời văn phòng đại Văn phòng hiện đại là văn phòng có cấu tổ chức tinh gọn, hiệu quả, ở đó mọi nguồn lực, quy trình nghiệp vụ đều mang đậm chất thời đại và bắt kịp với sự tiến bộ khoa học – kỹ thuật đương thời Để đời văn phòng hiện đại cần có các yếu tố sau: - Sự phát triển của khoa học công nghệ: Khoa học công nghệ là một các yếu tố quan trọng vừa phát triển được nền kinh tế, vừa giúp cho đời sống trở nên nhanh chóng và tiện lợi Nó đem lại cho ta công nghệ để áp dụng vào đời sống, đó có cả công việc văn phòng - Sự bùng nổ của thông tin: Đối với các tổ chức, thông tin chính là phương tiện để quản lý, điều phối, định hướng để đưa các quyết định cải tiến mục tiêu, chiến lược, kế hoạch cho công việc Do đó, thông tin là một công cụ vô đặc biệt đối với văn phòng Trong thời đại công nghệ hiện sự bùng nở thơng tin đã đem đến một làn gió cho hoạt động của các thành viên văn phòng Có thể thấy được điều đó rõ nhất qua người xung quanh mà thông tin bùng nổ, nhiều trang mạng xã hội trở nên hiện hành Facebook, Instagram, Zalo, Bên cạnh việc giải trí, mạng xã hội còn giúp cho chúng ta trao đổi thông tin một cách nhanh chóng Nếu ngày trước, chúng ta phải gửi một văn bản qua đường bưu điện phải mất ít nhất 1-2 ngày đến được nơi nhận, nhờ vào các phần mềm trùn thơng Facebook, Zalo, Gmail, chỉ cần vài giây là đã nhận được văn bản Do đó, sự bùng nổ của thông tin đã giúp cho văn phòng trở nên nổ hơn, hoạt động nhanh chóng đem đến nhiều tư để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất - Sự hội nhập kinh tế quốc tế Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại giới WTO: Là một nước phát triển, việc gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO đã đem đến thay đổi cho nền kinh tế tại Việt Nam Vì nước ta đã hợi nhập với nước khác nên đã tiếp thu, học tập điều mẻ để bù lại khiếm khuyết của bản thân, dễ thấy nhất là sự thay đổi ở tổ chức văn phòng - Nhu cầu công việc: Thế giới đổi ngày, từ toàn nhà gỗ thay đổi thành tòa nhà xi măng cao trọc trời Công nghệ thông tin phát triển mạnh dẫn theo đó là nhu cầu về các yếu tố khác tăng cao, đặc biệt là nhu cầu công việc Để tồn tại và phát triển, người cần phải làm việc Các hình thức cơng việc trở nên đa dạng và nếu được tạo điều kiện để cải thiện đáp ứng được nhu cầu cơng việc hiện này đòi hỏi Có thể thấy, công việc hiện vô nhiều, đa dạng hóa các ngành nghề Do đó, để đáp ứng được nhu cầu ấy, ta cần một nơi làm việc được tinh gọn, mẻ, động đem lại hiệu quả cao nhất cho công việc Chẳng hạn đạt được trình đợ cao, nhiều ứng viên mong ḿn mợt mơi trường làm việc tốt văn phòng có đầy đủ các thiết bị, phần mềm tốt để phục vụ công việc, sở vật chất đẹp và đầy đủ Không khí làm việc chuyên nghiệp, động, đánh thức được niềm đam mê của họ tạo điều kiện để họ phát triển bản thân Từ đó mà hiệu suất làm việc được tăng cao, ứng viên này đáp ứng được yêu cầu mà công ty, tổ chức đã đặt Trong yếu tố trên, yếu tố tác động mạnh nhất đến sự đời của văn phòng hiện đại là yếu tố nhu cầu cơng việc Vì có nhu cầu cơng việc công việc bước sang giai đoạn mới, từ đó mà tìm được cách thức làm việc hiệu quả Ví dụ ngày trước ḿn tạo mợt văn bản người ghi phải ghi mợt cách sạch sẽ, tỉ mỉ, canh chỉnh theo đúng quy trình Bây giờ, nhu cầu công việc cần tiết kiệm thời gian mà ghi được nhiều văn bản mợt ngày nhiều thiết bị hiện đại đời để thực hiện nhu cầu đó Hay nhu cầu công việc muốn nhiều sản phẩm sáng tạo, mẻ để giới thiệu với xã hợi các nhân viên phải tăng cường làm việc, và điều đó được giải quyết các nhà lãnh đạo quản lý thay đổi sang văn phòng hiện đại, nơi mà có các thiết bị công nghệ tốt môi trường làm việc động thoải mái, nhờ đó mà nhân viên có điều kiện tốt để phát huy được khả của Như vậy có thể thấy, có nhu cầu cơng việc sinh được nhu cầu để hình thành nên văn phòng hiện đại Câu 34: Phân tích nội dung đại hố văn phịng Khái niệm: Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nhằm giảm thiểu sức lao động của người,tiết kiệm được thời gian, trì được suất lao động, phát huy hiệu quả của văn phòng Nội dung: Hiện nay, với thành tựu của công nghệ tin học và công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng đã có nhiều thay đổi bản Dường như, các công việc của công tác văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và các phương tiện hiện đại khác Mục tiêu Của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạođiều hành quản lý hoạt động của quan có hiệu quả cao nhất Để đạt được mục tiêu bảnđó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác văn phòng theo hướng hiện đạihóa Hiện đại hóa văn phòng được thể hiện qua nội dung sau: Con người làm việc văn phòng — Con người làm văn phòng là nhân vật trung tâm, chủ thể của văn phòng Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao đợng giấy tờ, hành chính th̀n túy sự vụ, giản đơn Vì vậy, người làm văn phòng thường ít được đào tạo việc bố trí, sử dụng lao động còn tùy tiện, chắp vá Trong văn phòng hiện đại, nhân tố người được coi là lao động thông tin và tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng cao — Để thực hiện các chức quản trị, các quản trị viên văn phòng phải có và vận dụng các kỹ quản trị: Kỹ nghiệp vụ - kỹ thuật: Trình đợ chun nghiệp vụ của các nhà quản trị ở lĩnh vực khác Kỹ này có được nhờ đào tạo ở các chuyên ngành khác Kỹ giao tiếp Là khả thuyết phụ người khác, xây dựng không khí hợp tác giữ mọi người hoàn thành nhiệm vụ Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng — Văn phòng hiện đại là mợt bộ máy thực hiện các chức tham mưu và tổng hợp thông tin nhằm phục vụ cho việc điều hành của quan, tổ chức Không thế, văn phòng hiện đại còn đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả — Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng và là một các yếu tố quan trọng để bảo đảm suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tớt nhiệm vụ của Với sự phát triển kinh tế hiện và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị máy móc, đồ dùng cần thiết khác Có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng theo nhóm sau: Các đồ dùng văn phịng gồm loại thơng dụng sau: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ mắc áo Các thiết bị dùng cho công tác thu thập thông tin xử lý thông tin: Máy vi tính, máy photo copy, máy in, máy Scan, máy điện thoại, máy ghi âm, thiết bị hội nghị — Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo văn phòng còn quan tâm việc cập nhật phần mềm ứng dụng hiện đại để quản lý một số nghiệp vụ văn phòng Với ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm cho hoạt động của văn phòng được khoa học và tối ưu hoá Tất cả các công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện chức tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy vi tính các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ, xử lý Các hoạt động đều được thực hiện theo quy trình cần thiết Phương pháp thực kỹ nghiệp vụ — Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày được xây dựng các quy trình làm việc và tở chức thực hiện nghiệp vụ văn phòng, thơng qua các quy trình này để cải thiện hiệu quả công việc bên cạnh đó có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính thống nhất, hợp lý Có trang thiết bị hiện đại, có người làm việc văn phòng được đào tạo đạt trình đợ cao là lãng phí các văn phòng không có được quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao — Tóm lại, đổi nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao chất lượng của văn phòng, hiệu quả hoạt động của văn phòng là một việc làm rất cần thiết với xu hướng của thời đại, đáp ứng được đòi hỏi của công cuộc cải cách hành chính Bên cạnh đấy, phải đưa các quy định nghiệp vụ đúng đắn, quy trình tở chức thực hiện hợp lý để thống nhất các kỹ nghiệp vụ hoạt động văn phòng một cách khoa học Bài trí cơng sở theo hướng đại — Bài trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cơng tác văn phòng Vì vậy, nó đòi hỏi bớ trí các bộ phận của văn phòng phải mang tính khoa học, hiện đại Căn cứ vào nội dung tính chất công việc của quan, tổ chức cụ thể để từ đó có cách bài trí công sở — Một số cách bài trí văn phòng hiện như: Văn phòng bài trí kín, văn phòng mở, văn phòng bài trí theo hướng phân tán, văn phòng bài trí theo hướng tập trung Ngoài ra, các nhà quản trị cần chú ý tới môi trường xung quanh như: không khí, âm thanh, ánh sáng, màu sắc, nhiệt độ, độ ẩm Do vậy, tùy theo tính chất, nội dung công việc và hoàn cảnh cụ thể của đơn vị mà bài trí chỗ làm việc cho hợp lý — Bài trí văn phòng theo hướng hiện đại mang tính tích hợp cao Bên cạnh đó, bài trí văn phòng vậy giúp cho quan tiết kiệm được một khoảng chi phí gắn liền với xây dựng, tiện ích diện tích và thiết bị văn phòng.Có một không gian làm việc nhất có thể tiết kiệm chi phí thiết bị máy lạnh và đèn điện nhờ vào việc sử dụng chung ánh sáng và luồng không khí Ngoài ra, không gian mở còn cung cấp tính linh hoạt phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự Với việc đổi bài trí công sở phần nào đó thúc đẩy sự hiện đại cách thiết kế để tối ưu hoa về mơi trường cơng sở Câu 35: Phân tích bối cảnh xu đại hóa văn phịng • Bối cảnh: Sự nghiệp đởi mới, cơng nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Đảng cộng sản Việt Nam lãnh đạo 15 năm qua đã đạt được thành tựu quan trọng về nhiều mặt Bước vào thế kỷ XXI, trước yêu cầu to lớn của đất nước đòi hỏi, xu hướng phát triển tất yếu của thời đại toàn cầu hoá, phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn điện tư í- tin học, tiến tới hình thành mợt nền kinh tế tri thức ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội không ngừng đổi và hiện đại hoá Văn phòng các quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội ở bối cảnh chung đó và cần được chuyển nhanh sang Văn phòng kiểu mới, hiện đại Cách mạng khoa học- công nghệ phát triển vũ bão, tạo nên một hệ quả hết sức quan trọng, một nhân tố hàng đầu cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội là rút ngắn chu kỳ đổi cơng nghệ Hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại phạm vi toàn cầu đã buộc nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng quốc tế Để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh quy mô toàn cầu, chính phủ các nước đều phải sức tăng cường quản lý nhà nước công cuộc phát triển kinh tế - xã hội nước và quan hệ kinh tế với thế giới Trong thời đại mới, vai trò người được nâng cao bao giờ hết, phản ánh tính nhân bản nền sản xuất hiện đại đồng thời phản ánh sự giác ngộ cao của xã hội loài người và các vấn đề liên quan đến người và xã hội Cuộc cách mạng thông tin với thành tựu về công nghệ thông tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin của chúng ta • Xu đại hóa văn phịng Đởi đại hố tồn diện Văn phòng a Về trang thiết bị kỹ thuật Trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng là thành phần” cách mạng” nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi công tác Văn phòng tạo khả năng, thuận lợi rất to lớn các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thớng hoá và tra tìm các liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản telex, fax và cao là Internet các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thông thường Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp Trang thiết bị môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật hoạt động Văn phòng Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường thích hợp Mặt Văn phòng được cải tiến từ phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc Văn phòng mặt mở có nhiều ưu điểm tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin các khâu xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đại Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc Văn phòng người lãnh đạo Văn phòng có sáng kiến v.v b Con người làm Văn phòng Con người làm việc Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao đợng giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn Vì vậy, người làm Văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí,sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố người được coi trọng bao giờ hết Lao động Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình đợ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ giao tiếp - ứng xử Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng yêu cầu cao hơn, phù hợp với đòi hỏi ngày càng cao và biến động hàng ngày của thị trường sức lao động Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v giúp người lao động có khả khẳng định vị trí của cợng đồng, ê kíp làm việc để từ đó tạo động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp c Các nghiệp vụ hành Văn phòng Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thơng śt theo quy tắc, quy trình thớng nhất, hợp lý Có trang thiết bị hiện đại, có người làm việc Văn phòng được đào tạo đạt trình đợ cao là lãng phí các Văn phòng không có được quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao Mỗi công việc Văn phòng xây dựng chương trình cơng tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v đều phải đưa quy định nghiệp vụ đúng đắn, quy trình tở chức thực hiện hợp lý Câu 36: Đánh giá tác động việc đại hóa văn phịng quan nay? Hiện đại hóa văn phòng có nghĩa là thay đổi văn phòng để nó phù hợp với xu thế phát triển chung của thời để đáp ứng nhu cầu về mọi mặt của văn phòng Việc hiện đại hóa văn phòng quan tác động không nhỏ đến sự phát triển của quan, tổ chức Bao gồm nhiều yếu tớ khác như: • Tư Việc hiện đại hóa văn phòng thay đổi cách tư làm việc người, làm việc thông minh nhờ áp dụng thành tựu của khoa học kĩ thuât, khiến công việc trở nên dễ dàng và thuận tiện Ngoài văn phòng hiện đại kích thích sự phát triển tư người, tạo điều kiện thuận lợi cho người sáng tạo công việc, không bị gò vào mợt khn mẫu nhất định • Tác phong làm việc Làm việc môi trường hiện đại, chuyên nghiệp đòi hỏi người làm việc môi trường đó phải thay đổi để phù hợp và thích nghi với môi trường Trong môi trường động sáng tạo, nhân viên làm việc chuyên nghiệp vừa thể hiện giá trị của bản thân đồng thời nâng cao hình ảnh của tổ chức, quan mắt người khác Vì vậy tác phong chun nghiệp đóng vai trò khơng nhỏ vào sự ổn định và nề nếp của tổ chức Góp phần tạo nên nền văn hóa tổ chức mạnh và đẹp • Kỹ phương pháp Để đáp ứng với xu thế của sự phát triển, người làm việc văn phòng phải có thay đổi, nâng cấp bản thân để đáp ứng nhu cầu của quan, tổ chức Một số kỹ cần thiết cần phải có của nhân viên văn phòng - Kỹ giao tiếp: là kĩ quan trọng và mang tính quyết định sự thành công Việc giao tiếp hiệu quả thúc đẩy hiệu suất công việc và xây dựng niềm tin và sự tôn trọng của người khác - Kỹ làm việc nhóm: Làm việc theo nhóm tập trung được khả của nhiều người, giúp họ bổ sung các khiếm khuyết cho để hoàn thành công việc tốt Đây là kỹ không thể thiếu của nhân viên văn phòng - Kỹ lập kế hoạch: Lập kế hoạch cá nhân giúp định hướng được công việc cần làm, không bị bỏ sót, lập kế hoạch giúp tư hệ thống về công việc cần làm, giúp rút ngắn thời gian làm việc, sắp xếp khoảng trống để nghỉ ngơi, đặc biệt giúp đúng hẹn và có khả xử lý các tình h́ng bất ngờ xảy • Hiệu công việc Việc hiện đại hóa văn phòng mang lại nhiều tác động tích cực đến quan, tổ chức như: - Tăng giá trị thẩm mỹ: so với văn phòng truyền thống, văn phòng hiện đại được trang trí, thiết kế ấn tượng rất nhiều Trước đây, văn phòng truyền thống chỉ có sản phẩm nội thất để phục vụ cho công việc văn phòng hiện đại ngoài đồ nội thất còn một số vật dụng trang trí khác, điều đó giúp cho không gian làm việc trở nên sinh động, xóa tan vẽ đơn điệu và nhàm chán của văn phòng - Nâng cao hiệu suất lao động: văn phòng được thiết kế ấn tượng giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu Giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng, áp lực công việc Với không gian làm việc hiện đại, nhân viên có được nguồn lượng tích cực, kích thích sự sáng tạo làm việc Nhờ vậy, hiệu suất lao động tăng lên Ngược lại, nếu làm việc văn phòng tù túng, đơn điệu nhanh chóng mệt mỏi, căng thẳng Ảnh hưởng trực tiếp đến suất lao đợng • Quy trình cơng việc Ngày nay, các phần mềm quản trị công tác quản lý của các doanh nghiệp ngày càng phát triển Nhiều quan tổ chức đã áp dụng biện pháp này để nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng nhu cầu của sự phát triển của thế giới Sử dụng công cụ quản lý quy trình cơng việc được các nhà quản lý ngày tin dùng Việc này tiết kiệm thời gian và đem lại nhiều lợi ích như: - Nắm bắt tiến độ công việc: nhà quản lý có thể nắm rõ tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, từ lúc bắt đầu thực hiện cho đến thực hiện ở mức nào và hoàn thành khoảng thời gian Từ đó có nhắc nhở kịp thời đến với nhân viên - Bao quát vấn đề diễn quy trình làm việc: chuỗi cơng việc được liên tục được thực hiện cho đến hoàn thành Nếu không có công cụ quản lý rõ ràng, có mợt cơng việc quy trình quản lý bị chậm, sai hướng, nhà quản lý không kịp thời nắm bắt và sửa chữa - Tiết kiệm thời gian, chi phí, cơng sức: có cơng cụ, máy móc hỗ trợ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức so với trước đó Các vấn đề được giải qút diện rợng => Vì vậy, có thể nói văn phòng quan, tở chức nguồn gốc, nền tảng phát triển của doanh nghiệp Yêu cầu xây dựng văn phòng theo xu hướng đại nhằm đáp ứng yêu cầu của nghiệp đởi mới, cơng nghiệp hố, đại hố quan trọng Câu 37: Nhận xét, đánh giá ưu nhược điểm mơ hình văn phịng đại mơ hình văn phịng truyền thống Mơ hình văn phịng đại: Mơ hình văn phòng hiện đại được tạo với thiết kế sáng tạo, có tính linh hoạt và được thiết kế phục vụ các doanh nghiệp hiện đại song hành với sự phát triển Mơ hình được bớ trí theo phong cách mở, không chia không gian quá nhiều, và thường tập trung màu sắc, phong cách làm việc gần đều thể hiện rõ mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp • Ưu điểm: - Tiết kiệm sở vật chất, diện tích phòng làm việc, lãnh đạo có thể bao quát được toàn bộ công việc - Văn phòng hiện đại thường là nơi hướng tới không gian mở, thông thoáng và thân thiện tạo hội tiếp thu, học hỏi không ngừng - Môi trường làm việc tại các văn phòng hiện đại cho phép nhân viên được giao tiếp, trao đổi nhiều công việc Ngoài việc sử dụng nhiều thiết bị, đồ dùng hiện đại góp phần giúp cho công việc tại các quan này được xử lý dễ dàng • Nhược điểm: - Không tập trung đối với công việc mang tính chất nghiêng cứu - Các loại hình văn phòng hiện đại thường thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa là doanh nghiệp quy mơ lớn Mơ hình văn phịng truyền thống Mơ hình văn phòng truyền thống là văn phòng công ty trả tiền thuê theo tháng, quý, hay một thời gian nhất định nào đó một đơn vị diện tích nhất định mà doanh nghiệp đó mong muốn Đây là nơi nhân viên làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, theo quy định về giờ giấc tại khu vực làm việc • Ưu diểm: - Tập trung, yên tĩnh, độc lập - Văn phòng truyền thống được đánh giá cao bởi các đặc điểm về chi phí lâu dài, khả thay đởi • Nhược điểm: - Chiếm nhiều diện tích và không gian làm việc, lãng phí về sở vật chất, trang thiết bị - Mô hình văn phòng trùn thớng thường được thiết kế cớ định và phân chia rõ ràng các phòng ban Điều này tạo nên bất cập muốn đổi không gian làm việc, khó khăn việc mở rộng hay thu hẹp một bộ phận nào đó cần - Nhân viên làm việc môi trường văn phòng truyền thống thường bị gò bó bởi không gian làm việc thiếu linh hoạt, ít sự giao tiếp, trao đổi Câu 38 : Vẽ mơ hình văn phịng đại Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến văn phịng đại Câu 39: Đối với văn phòng đại, yếu tố nhân có tác động đến hiệu làm Lao động Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng Do đó, nhân sự Văn phòng được đào tạo đạt đến trình đợ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, tư duy, tác phong,kỹ thuật, kỹ giao tiếp - ứng xử Tư duy: Cần thay đổi tư cũ để phù hợp với nhu cầu của công việc Biết cách điều hòa, tự đổi và thay đổi với môi trường hiện đại, phải ln tìm mọi cách trang bị thêm cho kiến thức cần thiết Tác phong: “Chuyên nghiệp” -Giúp đỡ đồng nghiệp, và làm nhiều mô tả công việc tối thiểu Trau dồi kiến thức kỹ chuyên môn -Thể hiện thái độ nghiêm túc công việc, lịch sự giao tiếp và trang phục -Làm việc phải chính xác, rõ ràng, tỉ mỉ, nhanh chóng kịp thời để đáp ứng nhu cầu công việc với lãnh đạo và phải thực hiện đúng thời gian với đối tác -Chuyên tâm với công việc, tận lực, tận tâm có trách nhiệm với công việc, xem lại kết quả làm việc Kỹ năng: -Kỹ logic, phải biết cách vận dụng tri thức, kỹ năng, vận dụng kinh nghiệm của bản thân để suy luận, phân tích cuối cho kết quả tốt nhất -Tự ý thức rèn luyện kỹ cho bản thân trở nên tốt hơn, kỹ tin học và ngoại ngữ để phù hợp với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế Cách tở chức trí, xếp: -Văn phòng được tổ chức dạng mở, bố trí nhiều không gian thư giãn làm cho người lao động cảm thấy thoải mái và tự nhiên nhất thực hiện công việc -Sử dụng các trang thiết bị điện tử cá nhân người lao động có thể làm việc và trao đổi thông tin ở bất cứ nơi đâu và thời gian nào.Văn phòng đó không còn bị giới hạn bởi “bốn bức tường” mà có thể là “văn phòng siêu không gian” -Thiết bị văn phòng thông minh mang trí tuệ nhân tạo với công nghệ cảm biến tự động Hệ thống chiếu sáng, nhiệt độ nắm bắt được nhu cầu sử dụng của người có người vào phòng và tự động đáp ứng cho có lợi nhất cho người sử dụng.thiết bị văn phòng thông minh mang trí tuệ nhân tạo với công nghệ cảm biến tự đợng Trình đợ chun mơn: Với xu thế phát triển hiện đại trình đợ lực chuyên môn của nhân viên văn phòng phải được nâng cao, Phải được đào tạo, bồi dưỡng, đúng với chuyên môn nghiệp vụ, phải hiểu biết nhiều, kiến thức phải sâu rợng Tóm lại: -Cơng việc thiếu suất và không đem lại hiệu quả của nhân viên có thể là yếu tố khách quan nhân viên thiếu thời gian, chi phí, công cụ hỗ trợ làm việc Thiếu nguồn lực hỗ trợ cơng việc cần thiết dù nhân viên có muốn hay không không thể đạt kết quả tốt được -Không có mục tiêu cụ thể Làm việc cần phải có mục tiêu cụ thể rõ ràng, đặc biệt là cấp giao việc cho nhân viên Nếu bạn giao việc mà không nói rõ yêu cầu cụ thể, mục tiêu mong muốn có thể dẫn tới việc nhân viên hiểu sai ý, triển khai công việc không đem lại kết quả cấp mong đợi Câu 40: Nguyên nhân gây cản trở hiệu làm việc văn phòng đại Có rất nhiều nguyên nhân có thể gây cản trở cho hiệu quả của công việc vănphòng hiện đại Nhưng nhìn chung thường có các nguyên nhân sau: - Tư hạn chế - Thói quen ngại thay đổi - Tác phong chậm chạp - Thiếu kỹ - Trình đợ hạn chế Trong mơi trường làm việc hiện đại, mọi thứ người làm đều có thể dựa vào công nghệ để thực hiện công việc của mợt cách hiệu quả và chính xác Tuy nhiên, sự dựa dẫm này khiến cho sự sáng tạo của bị hạn chế Việc quá dựa dẫm vào các tài liệu có sẵn và công nghệ hiện đại có thể khiến cho người bị mất khả sáng tạo công việc Công việc văn phòng đòi hỏi sự sáng tạo để tìm được cách làm việc hiệu quả nên tư hạn chế là một hạn chế lớn cản trở hiệu quả làm việc của văn phòng hiện đại Thói quen ngại thay đổi chính là một trở ngại lớn đối với người, không chỉ riêng công việc Thay đổi bản thân để trở thành một người tốt là điều cần thiết đối với người Đặc biệt môi trường làm việc của văn phòng hiện đại, người lại càng phải thay đổi để thích nghi với môi trường làm việc hiện đại Tác phong làm việc ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ công việc Các nhà tuyển dụng muốn tuyển người có khả đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của họ Văn phòng là công việc đòi hỏi người làm việc phải có nhiều kỹ làm việc để phục vụ cho công việc Ví dụ kỹ giao tiếp, làm việc nhóm để có thể điều hành được nhân viên; kỹ xử lý tình h́ng để nhả quản lý có thể xử lý tình h́ng khó khăn, tình huống bất ngờ xảy ra; kỹ tin học để thực hiện công việc hiệu quả, nhanh chóng Mỗi cơng việc đều có chun mơn riêng của nó vậy người cơng việc, đều phải có trình đợ chun mơn riêng đới với cơng việc của Ví dụ một văn phòng phải có người chuyên về đề mục soạn thảo văn bản; một người chuyên về dịch văn bản, hợp đồng từ nước ngoài; có người chuyên về thống kê, tính toán; người chuyên về kiểm tra, sửa lỗi văn bản ... Câu 10: Phân tích khái niệm Quản trị văn phịng, nhà quản trị văn phịng Cho ví dụ * Phân tích khái niệm Quản trị văn phòng, - Có nhiều cách hiểu khác về quản trị văn phòng - Thứ nhất:... tổ chức quản trị văn phòng (NỘI DUNG NHƯ CÂU 16) Câu 18: Phân tích khái niệm nội dung chức quản trị nhân văn phòng Khái niệm quản trị nhân sự: - Quản trị nguồn nhân lực quản trị văn phòng... tở chức Ví dụ: Văn phòng công ty, văn phòng đơn vị, văn phòng Ủy Ban Nhân Dân, văn phòng Chính phủ, văn phòng tỉnh ủy Câu 11: Phân tích vai trị nhà quản trị văn phòng? Vai trò quan