+Về con người: Mặc dù công nghệ, các cơ sở vật chất là những yếu tố cần thiết để
biến văn phòng trở thành một văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, yếu tố cơ bản nhất đó chính là con người.
Ở một văn phòng hiện đại, chúng ta cũng phải tự biến mình thành một con người hiện đại.
- Tác phong đi làm đúng giờ,
- Sự nhiệt huyết với công việc,
- Việc hoàn thành công việc đúng hạn định.
- Cách chúng ta không ngừng học hỏi, không ngại học tập những cái mới để có thể thu nạp thêm kiến thức cho mình.
- Một người có kỹnăng sử dụng các phần mềm, các công cụ công nghệ một cách cơ bản.
Nếu chúng ta không biết sử dụng chúng, chúng ta sẽ trở thành người lạc hậu và không thể đáp ứng một cách tối đa yêu cầu công việc.
Chính vì thế để hiện đại hóa văn phòng làm việc trước hết cần phải thay đổi tác phong làm việc, nâng cao trình độ của nhân viên. Từ đó mới đảm bảo được hiệu quả một cách tối đa hoạt động của một văn phòng hiện đại.
+Phương tiện thiết bị kỹ thuật:Áp dụng công nghệ cao vào việc vận hành là một
trong những yếu tố quan trọng.
Nó giúp cho văn phòng hoạt động hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí hoạt động của văn phòng.
Một văn phòng hiện đại là một văn phòng có hệ thống mạng internet mạnh và ổn định, được kết nối với tất cả hệ thống máy tính. Bởi lẽ hiện nay, hầu hết mọi công việc đều được xây dựng, trao đổi, cung cấp, xử lý và giải quyết dựa trên mạng internet.
Với sự phát triển của công nghệ số như hiện nay, việc set up một hệ thống mạng internet là yêu cầu đầu tiên để hoạt động một văn phòng.
+Các nghiệp vụ ứng dụng:Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và
nhiều khi mang tính quyết định của thành công.
Kỹ năng thông tin là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của chúng ta trong giao tiếp, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác. Chúng ta không cần phải nói hay như diễn giả, nhưng phải biết cách linh động trong từng vấn đề. Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình.Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống. Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,...Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc.Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục.
Biết xử lý giải quyết vấn đề không phải lúc nào cuộc sống cũng như công việc luôn thuận lợi, suôn sẻ. Sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Lúc này bắt buộc chúng ta phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà chúng ta cần phải có.
Biết lắng nghe và chấp nhận dĩ nhiên rằng ai cũng biết nghe và lắng nghe, nhưng nghe làm sao để đạt được hiểu quả thì không phải ai cũng làm được.Vì vậy muốn thành công, chúng ta phải trau dồi kỹ biết lắng nghe người khác nói.