Đây là việc thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy công tác văn thư, nhằm thực hiện những nhiệm vụ đề ra. Việc tổ chức bộ máy của công tác văn thư cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống.
Cơ cấu tổ chức bộ máy công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không chồng chéo, mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt và có hiệu quả, các mối quan hệ phải được xác định rõ ràng.
-“Xây dựng chức năng nhiệm vụ”
Văn phòng là bộ phận quản lý công tác văn thư– lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, công tác này có vị trí quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thông tin ra – vào cơ quan.
Văn phòng bộ tham mưu trong việc xử lý, phân phối văn bản đến của bộ cho các đơn vị, cá nhân trong bộ, đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản đến.
Tham mưu trong việc xây dựng ban hành, tổ chức hướng dẫn thực hiện quy chế về công tác – văn thư. Tham mưu trong việc chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ.
Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đưa công tác văn thư đi vào nề nếp và phát huy được giá trị (trong việc ban hành và đôn đốc thực hiện quy chế văn thư lưu trữ, tuyển dụng nhân sự, cơ sở vật chất và tổ chức tập huấn nghiệp vụ, kiểm tra đôn đốc,..)
Quy chế được ban hành giúp hoạt động về công tác văn thư đi vào nề nếp và phù hợp với sứ mệnh mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả.
Văn phòng là đơn vị chủ trì xây dựng các quy chế hành chính, trong đó có quy chế văn thư lưu trữ. Trong quá trình triển khai các quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, văn phòng là đơn vị giúp lãnh đạo hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra thực hiện.
Quy trình của công tác văn thư bao gồm :
+ Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
Quy trình của công tác lưu trữ bao gồm:
+ Thu thập, bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ + Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê. + Bảo quản tài liệu.
-“Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các quy trình”
+ Công tác văn thư:
Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến cần thực hiện các quy trình như sau:
Khi tiếp nhận văn bản đến của một cơ quan tổ chức khác, người cán bộ cần phân loại, bóc bì và đánh dấu đến cho văn bản. Sau đó trình văn bản đến, đăng ký cho văn bản mới đến, cuối cùng chuyển giao văn bản đến cho người có thẩm quyền. Đồng thời giúp chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến.
Đối với việc giải quyết văn bản đi: Cần xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng,
đóng dấu văn bản đi. Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi, sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng văn bản lưu. Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, lâp và bảo quản sổ đăng lý văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản
Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu: Phải bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của
cơ quan. Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan, đơn vị
+ Công tác lưu trữ:
-Tăng cường công tác kiểm tra tài liệu lưu trữ và kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ; phòng chống các nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu
lưu trữ lịch sử như: mối mọt, ẩm mốc ...; định kỳ vệ sinh, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử;
-Tiếp tục xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu và hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
-Tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử, đáp ứng các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định.