Đối với công tác thi đua khen thưởng nhằm giúp cán bộ, công chức hoạt động tích cực và đạt hiệu quả cao, khen thưởng những thành tích cá nhân đạt được trong công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra cần kỷ luật đối với các thành phần không thực hiện nghiêm chỉnh quy chế, quy định được đề ra trong việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ.
- “Đào tạo bôi dưỡng, hợp tác, trao đổi”
Việc sử dụng và khai thác luôn gắn liền với việc đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực trong tổ chức công tác văn thư lưu trữ.
Nhằm có được những người cán bộ, công chức có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ giúp văn phòng thực hiện được công tác văn thư, lưu trữ. Tránh tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực. Có sự trao đổi và hợp tác với nhau thì quá trình giải quyết công việc mới nhanh chóng và hiệu quả.
Câu 28: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc xây dựng chương trình công
*Vai trò
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức. Bởi các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đế các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như Cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức bởi vì thông tin đến hoặc đi đều quan bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thơng tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kiểu thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ.
- Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo.
- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành, là cầu nối giữa chủ thể quản lý và các đối tượng trong và ngoài tổ chức.
* Nhiệm vụ
-Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo. Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
-Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin, hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác.
-Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.
-Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan.
-Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc. Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng
-Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ quan không có bộ phận tài chính chuyên trách). Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước.
-Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Phối hợp với công đoàn, tổ chức công
tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp
Câu 29: Phân tích vai trò của văn phòng trong việc tổ chức công tác hậu cần Câu 30: Anh/ chị hiểu thế nào là cấu trúc 3 mặt của văn phòng. Phân tích cấu trúc 3 mặt của văn phòng.
Cấu trúc 3 mặt cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, con người làm Văn
phòng và các nghiệp vụ hành chính Văn phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt
chẽ, có tác động qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và do vậy cần được phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên Văn phòng hiện đại, ba mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho Văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin.
Đó chính là cấu trúc 3 mặt cơ bản của văn phòng hiện đại:
a) Về trang thiết bị văn phòng
- Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại như phương tiện làm văn bản, sao nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như internet,... cùng các thiết bị viễn thông;
- Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO,...
- Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công việc văn phòng như CNTT, kỹ thuật viễn thông; công thái học (ergonomics), công nghệ 5S của Nhật Bản,...
b) Về nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng chương trình công tác; soạn thảo, ban hành một văn bản; tổ chức một cuộc hội nghị; phân loại một khối hồ sơ tài liệu,... được thiết lập với những quy trình chặt chẽ, hoàn chỉnh theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật và với sự hỗ trợ đắc lực của các trang thiết bị văn phòng hiện đại đã làm cho hoạt động hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao.
Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử, v.v..
Câu 31: Phân tích các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến năng xuất lao động trong văn phòng
Những yếu tố tự nhiên làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong văn phòng:
Ánh sáng tối thiểu 300 lux:
Ánh sáng là một trong những thành tố hàng đầu tác động lên hiệu suất làm việc của các nhân viên văn phòng.
Việc đầu tiên bạn cần phải kiểm tra khi setup phòng, đó chính là xác định mức độ tiếp nhận ánh sáng tự nhiên của căn phòng, làm việc trong không gian văn phòng với cửa sổ và ánh sáng tự nhiên.Một nghiên cứu liên quan tới tâm thần học đã chỉ ra rằng: Một căn phòng cung cấp đầy đủ ánh sáng sẽ khiến cho nhân viên làm việc trong đó trở nên vui vẻ hơn, giảm bớt mọi sự phiền muộn và bất an trong tâm trí nhân viên. Đó là chưa kể, việc cung cấp đủ ánh sáng còn giúp giảm đi đáng kể những tác động xấu về sức khỏe của màn hình vi tính lên thị lực của con người.
Vậy nên, khi lựa chọn văn phòng làm việc, các nhà quản trị văn phòng nên lưu ý thiết kế bố cục căn phòng nhiều cửa sổ. Nếu gặp khó khăn trong việc đón ánh sáng tự nhiên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng loại bóng đèn led nhuộm màu xanh để nâng cao năng suất lao động của nhân lực trong công ty.
Âm thanh phù hợp 20- 40 db:
Sự im lặng có thể có tác động không tốt lên hiệu suất lao động, nhưng một điều chắc chắn, tiếng ồn chắc chắn ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất làm việc của nhân lực, việc tạo ra những tiếng động có âm lượng đều có thể giúp con người tập trung vào công việc nhiều hơn. Ngoài ra, việc bố trí văn phòng dạng đóng, hoặc ốp các vách ngăn có thể giúp nhân viên không bị sao nhãng bởi tiếng ồn bên ngoài.
Đảm bảo mức âm thanh văn phòng không quá ồn: Tại nơi làm việc, có thể bố trí lại khu vực sử dụng máy in, máy copy, máy fax bằng cách đặt chúng ở cùng khu vực. Đồng thời, bố trí bộphận cần yên tĩnh xa bộ phận sale, chăm sóc khách hàng...
Nhiệt độ thích hợp 22°c:
Một nghiên cứu quan sát tác động của nhiệt độ xung quanh trên hiệu quả công việc, bằng cách theo dõi hoạt động của các thư ký trong một văn phòng công ty bảo hiểm. Môi trường ấm thích hợp cho suy nghĩ sáng tạo, trong khi môi trường làm việc mát hơn là giúp mọi người tỉnh táo hơn khi làm các nhiệm vụ đơn điệu lặp đi lặp lại.
Trên thực tế, nhiệt độ lý tưởng của văn phòng phụ thuộc nhiều vào cảm giác của nhân viên làm việc trong chính văn phòng ấy. Có thể với người này, 22 độ là quá lạnh, nhưng với thể trạng của người khác, nhiệt độ chừng ấy lại quá nóng bực.
Nhiệt độ làm việc văn phòng như nào là phù hợp.Thật khó để đưa ra mức nhiệt độ chuẩn, nếu như không thử nghiệm trong thực tế. Điều này bắt buộc các nhà quản trị phải có những sự điều chỉnh thích hợp để chiều lòng đại bộ phận nhân viên làm việc trong văn phòng.
Màu sắc ( chọn những gam màu xanh lam vàng be ):
Màu sắc là một trong những yếu tố gây nhiều tranh cãi, dù nhiều bài nghiên cứu đã chỉ ra rằng: những sắc màu khác nhau có thể tác động trực tiếp tới năng suất làm việc và đạo đức nghề nghiệp của các nhân viên trong văn phòng.
Thiết kế văn phòng đẹp với mục đích từng công ty
Độ ẩm phù hợp:
Môi trường văn phòng dùng điều hòa để làm mát suốt mùa hè và làm ấm vào mùa đông sẽ làm cho không khí bị khô, thậm chí rất khô do không được tiếp thêm độ ẩm. Việc tiếp xúc lâu dài với không khí khô sẽ ảnh hưởng đến sức khoẻ của nhân viên, tăng nguy cơ vắng mặt của nhânviên và giảm năng suất lao động.
Các xét nghiệm đã chỉ ra rằng sự lây lan vi rút qua không khí, ví dụ như cúm, trở nên rộng hơn khi độ ẩm thấp. Duy trì độ ẩm tối ưu sẽ làm giảm sự lan truyền qua không khí trong văn phòngvà làm giảm nguy cơ vắng mặt của nhân viên.
Độ ẩm ảnh hưởng đến cách chúng ta cảm nhận nhiệt độ . Nếu không khí quá ẩm, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng tiết mồ hôi của con người, có thể dẫn đến kiệt sức vì nhiệt.
Kích thước bàn ghế phù hợp với đặc điểm người lao động ( bàn ghế không quá cao hoặc thấp ):
Kích thước bàn làm việc là yếu tố quan trọng hàng đầu khi chọn mua một chiếc bàn làm việc, cần chọn lựa cho mình một chiếc bàn làm việc có kích thước phù hợp, hài hòa với không gian để cân bằng diện tích căn phòng, không nên quá lớn cũng không được quá nhỏ.
Kích thước mặt bàn không thể thay đổi được, nên chân bàn cần linh động láo lắp để tiện lợi và dễ dàng hơn trong việc di chuyển khi cần thiết.
Điều chỉnh chỗ ngồi làm việc sao cho nhân viên thoải mái nhất. Theo đó, có thể cân nhắc việc di chuyển, điều chỉnh chỗ ngồi, thay đổi ghế ngồi với độ cao phù hợp...Điều này sẽ giúp nhân viên giảm căng thẳng, mệt mỏi, đau mắt, đau lưng...
Câu 32: Phân tích các yêu cầu của hiện đại hóa văn phòng. Trong các yêu cầu trên yêu cầu nào là quan trọng nhất vì sao?