+ Hoàn thành báo cáo: Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của hội nghị, lập báo
cáo tổng kết.
+ Rút kinh nghiệm tổ chức
+ Quyết đoán kinh phí: Thanh toán các chi phí, nhanh chóng nhận biết tình huống
phát sinh.
Xác định mức độ ảnh hưởng phát sinh.Tập trung giải quyết tình huống phát sinh.
+ Lập hồ sơ hội nghị: Thu thập đầy đủ các thông tin,Tập hợp các tài liệu có liên quan
đến công việc hội nghị
+ Viết thư cảm ơn: Cảm ơn đại biểu khách mời đến tham dự cuộc họp
Câu 26: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác.
Cụ thể Kế họach chuyến đi bao gồm các họat động sau đây:
1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi
- Số lượng người tham gia
- Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
- Phương tiện đi lại
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm...
Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai lọai:
+Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
=> việc xây dựng đủ các yếu tố trên sẽ góp phần :
+ giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác. + giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức
+ sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động.
+ giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra.
+ lịch trình, giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra
2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ
Giáy tờ đầy đủ sẽ giúp cho quá trình công tác chuyến đi thuận tiện hơn, không bị động trước các vấn đề phát sinh, đảm bảo cho cán bộ an tâm có thể đi công tác đầy đủ, không bị thiếu sót
Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
- Giấy giới thiệu đi công tác - Giấy đi đường
- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngòai - Chứng minh nhân dân (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...
3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đòan
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm văn phòng phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đòan đến công tác như:
- Bảng giờ đi đến của từng lọai phương tiện - Giá vé
- Độ dài quãng đường
- Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng.
điều này làm cho quá trình đi công tác của cán bộ diễn ra suôn sẻ, không bị trễ trong các cuộc hẹn ,
4 Liên hệ với nơi đòan đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ và làm việc cho đòan
- Văn phòng phải điện thọai đến các nơi đòan đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở.
+ Đối với các đợt đi công tác nước ngòai:
- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó.
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngọai giao, chưa có đại sứ quán tại Việt nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.
Sau khi đã thỏa thuận về các chuyến đi công tác, trước thời gian đi cần phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về thời điểm đến, danh sách người đến và đăng ký chỗ ở bằng fax hoặc Email, có xin xác nhận.
+ giúp cho việc đảm bảo điều kiện tốt nhất cho chuyến đi của cán bộ nhằm mang lại hiệu quả tối ưu cho chuyến đi
-Điều quan trọng nhất khi có chuyến đi công tác chính là nhất định phải ngủ đủ giấc.
5 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
Các tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn. Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.
Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD-ROM và mang theo máy vi tính xách tay.
Nếu có thể được, nên mang theo điện thọai di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi fax, Email, truy cập internet, chat, hội thọai với các bộ phận cần liên hệ, hoặc nhận và xử lý thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến.
6 Chuẩn bị kinh phí
Dựa vào kế họach công tác của đòan, thư ký lập dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cần có các khỏan chi phí cơ bản sau đây:
Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô...
Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi Tiền lệ phí khi giải quýêt các thủ tục hành chánh
Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)
Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng...
7 Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà
-Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.
Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.
Những việc khác cần phải thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt... việc làm này gips cho thủ trưởng cảm tháy an tâm trong quá trình đi công tác của mình, đây là điều kiện giúp cho quá trình đi công tác tốt hơn, được an tâm hoàn thành công việc
8 Kiểm tra chuyến đi phút chót (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Vé máy bay, tàu thủy.
- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ. - Passport, Visa (nếu đi công tác nước ngòai).
- Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng.
- Giấy giới thiệu.
- Tính cách những người quan trọng cần gặp. - Các lọai bảo hiểm.
- Sổ tay địa chỉ. Danh sách các nhà cung cấp.
- Giấy phép lái xe quốc tế (nếu đi công tác nước ngòai). - Thông tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác. - Toa thuốc.
- Mắt kính, mắt kính sơ cua và toa tròng kính. - Phong bì có địa chỉ.
- Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết. - Lộ trình chuyến đi. Bản đồ đi đường.
- Các hướng dẫn của khách sạn. - Các tài liệu để đọc.
- Lộ trình chuyến đi.
Tất cả các hoạt động nhằm giúp cho chuyến đi công tác đạt được kết quả tôt nhất cho chuyến đi của thủ trưởng
Câu 27: Phân tích vai trò, nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.