Nhu cầu công việc:

Thế giới đổi mới mỗi ngày, từ những toàn nhà bằng gỗ thay đổi thành những tòa nhà bằng xi măng cao trọc trời. Công nghệ thông tin phát triển mạnh dẫn theo đó là nhu cầu về các yếu tố khác tăng cao, đặc biệt là nhu cầu công việc. Để tồn tại và phát triển, con người cần phải làm việc. Các hình thức công việc trở nên đa dạng hơn và nếu được tạo điều kiện để cải thiện thì sẽ đáp ứng được nhu cầu công việc hiện này đòi hỏi. Có thể thấy, công việc hiện nay vô cùng nhiều, đa dạng hóa các ngành nghề.

Do đó, để đáp ứng được những nhu cầu ấy, ta cần một nơi làm việc được tinh gọn, mới mẻ, năng động nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao nhất cho công việc. Chẳng hạn khi đạt được trình độ cao, nhiều ứng viên mong muốn một môi trường làm việc tốt như văn phòng có đầy đủ các thiết bị, phần mềm tốt để phục vụ công việc, cơ sở vật chất đẹp và đầy đủ. Không khí làm việc chuyên nghiệp, năng động, đánh thức được niềm đam mê của họ cũng như tạo điều kiện để họ phát triển bản thân. Từ đó mà hiệu suất làm việc được

tăng cao, những ứng viên này cũng sẽ đáp ứng được những yêu cầu mà công ty, tổ chức đã đặt ra.

Trong những yếu tố trên, yếu tố tác động mạnh nhất đến sự ra đời của văn phòng hiện đại là yếu tố nhu cầu công việc. Vì có nhu cầu công việc thì công việc mới bước sang giai đoạn mới, từ đó mà tìm ra được những cách thức làm việc hiệu quả hơn.

Ví dụ ngày trước khi muốn tạo ra một văn bản thì người ghi phải ghi một cách sạch sẽ,

tỉ mỉ, canh chỉnh theo đúng quy trình. Bây giờ, do nhu cầu công việc cần tiết kiệm thời gian mà vẫn ghi được nhiều văn bản hơn trong một ngày thì nhiều thiết bị hiện đại ra đời để thực hiện nhu cầu đó. Hay nhu cầu công việc muốn nhiều sản phẩm sáng tạo, mới mẻ để giới thiệu với xã hội thì các nhân viên phải tăng cường làm việc, và điều đó sẽ được giải quyết khi các nhà lãnh đạo hoặc quản lý thay đổi sang văn phòng hiện đại, nơi mà có các thiết bị công nghệ tốt cũng như môi trường làm việc năng động thoải mái, nhờ đó mà nhân viên có điều kiện tốt để phát huy được khả năng của mình. Như vậy có thể thấy, có nhu cầu công việc thì mới sinh ra được nhu cầu để hình thành nên văn phòng hiện đại.

Câu 34: Phân tích nội dung của hiện đại hoá văn phòng.

Khái niệm:

Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nhằm giảm thiểu sức lao động của con người,tiết kiệm được thời gian, duy trì được năng suất lao động, phát huy hiệu quả của văn phòng.

Nội dung:

Hiện nay, với những thành tựu của công nghệ tin học và công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng đã có nhiều thay đổi căn bản. Dường như, các công việc của công tác văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và các phương tiện hiện đại khác.

Mục tiêu

Của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạođiều hành quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Để đạt được mục tiêu cơ bảnđó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác văn phòng theo hướng hiện đạihóa. Hiện đại hóa văn phòng được thể hiện qua 4 nội dung sau:

 Con người làm việc văn phòng

— Con người làm văn phòng là nhân vật trung tâm, chủ thể của văn phòng. Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần túy sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm văn phòng thường ít được đào tạo việc bố trí, sử dụng lao động còn tùy tiện, chắp vá. Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi là lao động thông tin và tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng cao.

— Để thực hiện các chức năng quản trị, các quản trị viên văn phòng phải có và vận dụng các kỹ năng quản trị:

 Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật:

Trình độ chuyên nghiệp vụ của các nhà quản trị ở từng lĩnh vực khác nhau. Kỹ năng này có được nhờ đào tạo ở các chuyên ngành khác nhau.

 Kỹ năng giao tiếp

Là khả năng thuyết phụ người khác, xây dựng không khí hợp tác giữ mọi người cùng hoàn thành nhiệm vụ.

 Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

— Văn phòng hiện đại là một bộ máy thực hiện các chức năng tham mưu và tổng hợp thông tin nhằm phục vụ cho việc điều hành của cơ quan, tổ chức. Không những thế, văn phòng hiện đại còn đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.

— Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng và cũng là một trong các yếu tố quan trọng để bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Với sự phát triển kinh tế hiện nay và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng theo từng nhóm như sau:

 Các đồ dùng văn phòng gồm các loại thông dụng sau:

Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ hoặc mắc áo..

 Các thiết bị dùng cho công tác thu thập thông tin và xử lý thông tin:

Máy vi tính, máy photo copy, máy in, máy Scan, máy điện thoại, máy ghi âm, thiết bị hội nghị.

— Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo văn phòng còn quan tâm việc cập nhật phần mềm ứng dụng hiện đại để quản lý một số nghiệp vụ văn phòng. Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm cho hoạt động của văn phòng được khoa học và tối ưu hoá.

Tất cả các công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ, xử lý. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình cần thiết.

 Phương pháp thực hiện các kỹ năng nghiệp vụ

— Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng các quy trình làm việc và tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn phòng, thông qua các quy trình này để cải thiện hiệu quả công việc bên cạnh đó có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong văn

phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao.

— Tóm lại, đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao chất lượng của văn phòng, hiệu quả hoạt động của văn phòng là một việc làm rất cần thiết với xu hướng của thời đại, đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc cải cách hành chính. Bên cạnh đấy, phải đưa ra những các quy định nghiệp vụ đúng đắn, quy trình tổ chức thực hiện hợp lý để thống nhất các kỹ năng nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng một cách khoa học.

 Bài trí công sở theo hướng hiện đại

— Bài trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác văn phòng. Vì vậy, nó đòi hỏi bố trí các bộ phận của văn phòng phải mang tính khoa học, hiện đại. Căn cứ vào nội dung cũng như tính chất công việc của từng cơ quan, tổ chức cụ thể để từ đó có cách bài trí công sở.

— Một số cách bài trí văn phòng hiện nay như: Văn phòng bài trí kín, văn phòng mở, văn phòng bài trí theo hướng phân tán, văn phòng bài trí theo hướng tập trung. Ngoài ra, các nhà quản trị cũng cần chú ý tới môi trường xung quanh như: không khí, âm thanh, ánh sáng, màu sắc, nhiệt độ, độ ẩm. Do vậy, tùy theo tính chất, nội dung công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi đơn vị mà bài trí chỗ làm việc sao cho hợp lý.

— Bài trí văn phòng theo hướng hiện đại mang tính tích hợp cao. Bên cạnh đó, khi bài trí văn phòng như vậy giúp cho cơ quan tiết kiệm được một khoảng chi phí gắn liền với xây dựng, tiện ích diện tích và thiết bị văn phòng.Có một không gian làm việc duy nhất có thể tiết kiệm chi phí thiết bị máy lạnh và đèn điện nhờ vào việc sử dụng chung ánh sáng và luồng không khí. Ngoài ra, không gian mở còn cung cấp tính linh hoạt phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự. Với việc đổi mới khi bài trí công sở phần nào đó thúc đẩy sự hiện đại trong cách thiết kế để tối ưu hoa về môi trường công sở.

Câu 35: Phân tích về bối cảnh và xu thế hiện đại hóa văn phòng hiện nay.

• Bối cảnh:

Sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước do Đảng cộng sản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 15 năm qua đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như những đòi hỏi, những xu hướng phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hoá, phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn điện tư í- tin học, tiến tới hình thành một nền kinh tế tri thức...thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới và hiện đại hoá. Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội...cũng ở trong bối cảnh chung đó và cần được chuyển nhanh sang Văn phòng kiểu mới, hiện đại

1. Cách mạng khoa học- công nghệ phát triển như vũ bão, tạo nên một hệ quả hết sức quan trọng, một nhân tố hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ.

2. Hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại trong phạm vi toàn cầu đã buộc mỗi nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường thế giới và cộng đồng quốc tế.

3. Để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh trên quy mô toàn cầu, chính phủ các nước đều phải ra sức tăng cường quản lý nhà nước trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội trong nước và quan hệ kinh tế với thế giới.

4. Trong thời đại mới, vai trò con người được nâng cao hơn bao giờ hết, phản ánh tính nhân bản trong nền sản xuất hiện đại đồng thời cũng phản ánh sự giác ngộ cao hơn của xã hội loài người và các vấn đề liên quan đến con người và xã hội.

5. Cuộc cách mạng thông tin với những thành tựu về công nghệ thông tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin của chúng ta.

• Xu thế hiện đại hóa văn phòng hiện nay.

Đổi mới và hiện đại hoá toàn diện Văn phòng.

a. Về trang thiết bị kỹ thuật.

Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần” cách mạng” nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ.

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao.

Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi.

Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.

Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt động Văn phòng.

Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược

điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc.

Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đại Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn phòng có những sáng kiến mới v.v...

b. Con người làm Văn phòng.

Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí,sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá.

Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử.

Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động. Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v...giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp.

c. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng.

5 Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý.

Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao.

Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.

“Thi đua khen thưởng, kỷ kuật”