Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1 Trình bày khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ Lấy ví dụ minh họa Khái niệm Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, n.
Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Trình bày khái niệm, đặc điểm tài liệu lưu trữ Lấy ví dụ minh họa - Khái niệm: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc thay thê hợp pháp - Đặc điểm + Chứa đựng nội dung khứ + Độ xác cao + Được quản lý thống - Ví dụ: Tồn văn tài liệu có giá trị sau giải công việc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải nộp vào tài liệu lưu trữ quan Trình bày vai trị tài liệu lưu trữ phương diện trị Lấy ví dụ minh họa - Nêu khái niệm: TLLT - Vai trò: + Bảo vệ chủ quyền + Bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội + Xây dựng chủ trương, đường lối, sách + Tố cáo âm mưu, thủ đoạn kẻ thù - Ví dụ: Giai cấp vô sản người lãnh đạo họ cách sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ để làm chứng vạch trần chất thối nát chế độ tư bản, bảo vệ lợi ích giai cấp, thức tỉnh nâng cao ý chí đấu tranh cách mạng công dân nhân dân lao động Trình bày vai trị tài liệu lưu trữ phương diện kinh tế Lấy ví dụ minh họa - Nêu khái niệm: TLLT - Vai trò: + Phục vụ việc xây dựng kế hoạch quy hoạch vùng kinh tế trọng điểm, quy hoạch giao thơng, đền bù giải phóng mặt + Phục vụ việc tìm kiếm, khai thác tài ngun, khống sản + Phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế cơng trình xây dựng + Là kho thông tin công nghệ, kinh nghiệm, bí sản xuất kinh doanh - Ví dụ: Trong việc sửa chữa cơng trình Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc sử dụng tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm thời gian Trình bày vai trị tài liệu lưu trữ phương diện khoa học Lấy ví dụ minh họa - Nêu khái niệm TLLT: - Vai trò: + Để tham khảo trình nghiên cứu khoa học/Là sở cho nhiều phát minh, sáng chế + Để lý giải vấn đề tự nhiên xã hội/Để tái lại lịch sử + Xác minh tính chân thực kiện + Để tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trình hoạt động phát triển - Ví dụ Trình bày vai trị tài liệu lưu trữ phương diện văn hóa - xã hội Lấy ví dụ minh họa - Nêu khái niệm tài liệu lưu trữ - Vai trò: + Làm sáng tỏ giá trị văn hóa + Thúc đẩy giao lưu, hội nhập + Tuyên truyền, giáo dục - Giải nhu cầu đáng quan, cá nhân - Ví dụ: Các khắc mộc triều Nguyễn ngồi giá trị mặt sử liệu, cịn có giá trị mặt nghệ thuật, kỹ thuật chế tác Vì vậy, tài liệu coi quốc bảo UNESCO công nhận di sản tư liệu giới Trình bày nội dung công tác lưu trữ - Nêu khái niệm: Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp cá nhân tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ - Nội dung: + Hoạt động quản lý + Hoạt động nghiệp vụ Trình bày khái niệm, thành phần Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam - Khái niệm: Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin, - Thành phần: + Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam tồn tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị xã hội + Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nước Trình bày điều kiện thành lập phơng lưu trữ quan Lấy ví dụ minh họa - Khái niệm: Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân - Điều kiện thành lập: + Được hình thành hoạt động pháp nhân • Cơ quan thành lập văn quan cấp có thẩm quyền; • Cơ quan có tổ chức, tiêu biên chế theo cấp phân bổ; • Cơ quan có tài khoản riêng • Cơ quan có văn thư dấu quan riêng + Tài liệu phải có giá trị + Tài liệu phải phản ánh tương đối đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quan - Ví dụ Trình bày tính mật công tác lưu trữ - Khái niệm công tác lưu trữ - Tính chất: + Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ, có ý nghĩa nhiều mặt, số tài liệu chứa đựng bí mật quốc gia => kẻ thù ln tìm cách để khám phá bí mật + Các ngun tắc, chế độ công tác lưu trữ phải thể đầy đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu + Cán lưu trữ phải ý thức cảnh giác, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ, đặt lợi ích Đảng, dân tộc lên hết 10 Trình bày tính khoa học công tác lưu trữ - Khái niệm cơng tác lưu trữ - Tính chất: + Cơng tác lưu trữ có nhiệm vụ phức tạp + Mỗi loại tài liệu lưu trữ có đặc thù riêng + Từ tính chất đặc thù đặt yêu cầu phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ phải phù hợp với đặc thù tài liệu nội dung nghiệp vụ 11 Phân tích vai trò tài liệu lưu trữ quan, tổ chức cụ thể - Nêu khái niệm tài liệu lưu trữ - Giới thiệu quan - Vai trò + Đối với hoạt động quản lý + Đối với hoạt động chuyên môn + Tuyên truyền, giáo dục truyền thống + Biên soạn lịch sử quan 12 Phân tích nội dung hoạt động quản lý công tác lưu trữ - Nêu khái niệm công tác lưu trữ - Làm rõ nội dung: + Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn công tác lưu trữ/ Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn công tác lưu trữ + Đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ/Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ quan, tổ chức + Thực chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ quan, tổ chức + Tổ chức đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác lưu trữ quan, tổ chức 13 Phân tích nội dung hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ - Nêu khái niệm công tác lưu trữ - Làm rõ nội dung: + Thu thập, bổ sung tài liệu/Phân loại tài liệu + Xác định giá trị tài liệu/Chỉnh lý tài liệu + Thống kê tài liệu lưu trữ/Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ + Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ/Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 14 Phân biệt tài liệu lưu trữ với nguồn tư liệu khác (sách, báo, tạp chí) Lấy ví dụ minh họa - Khái niệm tài liệu lưu trữ; tư liệu - Phân biệt: + Mức độ xác + Nội dung phản ánh + Mức độ phổ biến + Hình thức - Ví dụ Chương TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ Trình bày ngun tắc quản lý công tác lưu trữ - Khái niệm công tác lưu trữ - Nguyên tắc: + Tài liệu lưu trữ quản lý thống mạng lưới kho lưu trữ + Quản lý thống nghiệp vụ lưu trữ Trình bày nội dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ - Khái niệm công tác lưu trữ - Khái niệm quản lý nhà nước công tác lưu trữ - Nội dung: + Quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ + Xây dựng, ban hành, tổ chức thực văn lưu trữ + Quản lý thống tài liệu lưu trữ quốc gia/Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ + Nghiên cứu khoa học/Đào tạo, bồi dưỡng cán văn thư lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ + Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ + Hợp tác quốc tế lưu trữ Trình bày nội dung quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức - Khái niệm công tác lưu trữ - Nội dung: + Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn công tác lưu trữ + Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn công tác lưu trữ + Đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ + Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ quan, tổ chức + Thực chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ quan, tổ chức + Tổ chức đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác lưu trữ quan, tổ chức Trình bày trách nhiệm thủ trưởng quan việc thực công tác lưu trữ quan, tổ chức - Khái niệm công tác lưu trữ - Trách nhiệm: Chỉ dẫn điều Luật Lưu trữ năm 2011 + Quản lý lưu trữ + Áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ + Ban hành quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức Trình bày trách nhiệm trưởng đơn vị việc thực công tác lưu trữ quan, tổ chức - Khái niệm công tác lưu trữ - Trách nhiệm: Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, thơi việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan + Tổ chức thực việc lập hồ sơ + Tổ chức bảo quản hồ sơ đơn vị + Tổ chức nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Trình bày trách nhiệm người làm lưu trữ việc thực công tác lưu trữ quan, tổ chức - Khái niệm công tác lưu trữ - Trách nhiệm: Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức + Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu + Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ + Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Vẽ sơ đồ tổ chức máy quan, tổ chức xác định vị trí lưu trữ quan sơ đồ - Nêu tên quan, tổ chức: Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TP Hồ Chí Minh - Liệt kê đủ đơn vị, phận quan Giám đốc Phó Giám đốc Các Hội đồng tư vấn Các phịng chức 1.1 Phịng Hành - Quản trị - Tổ chức 1.2 Phòng Quản lý đào tạo Cơng tác sinh viên 1.3 Phịng Kế hoạch - Tài 1.4 Phịng Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế Thông tin thư viện 1.5 Phịng Khảo thí Đảm bảo chất lượng Các khoa chun mơn 2.1 Khoa Khoa học Chính trị học 2.2 Khoa Hành học 2.3 Khoa Pháp luật hành 2.4 Khoa Quản trị văn phịng Lưu trữ 2.5 Khoa Quản lý nhân lực xã hội Các tổ chức khoa học công nghệ dịch vụ 3.1 Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ 3.2 Trung tâm Dịch vụ công 3.3 Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng Đà Lạt Khối đoàn thể 4.1 Cơng đồn phận Phân hiệu 4.2 Đồn trường Đại học Nội vụ HN TP HCM - Sắp xếp, bố trí đơn vị tổ chức quan sơ đồ khoa học: Phịng Hành - Quản trị - Tổ chức phận thực công tác lưu trữ Phân hiệu Vẽ phân tích sơ đồ hệ thống quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ Việt Nam - Nêu tên gọi quan quản lý nhà nước lưu trữ từ TW đến địa phương - Sơ đồ hóa quan nêu - Nêu rõ chức quan Vẽ phân tích sơ đồ tổ chức mạng lưới kho lưu trữ nước ta - Nêu tên gọi kho lưu trữ từ TW đến địa phương - Sơ đồ hóa kho lưu trữ nêu - Nêu rõ chức kho lưu trữ Chương NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Trình bày mục đích, ý nghĩa việc thu thập tài liệu vào lưu trữ - Khái niệm: Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữu lịch sử - Mục đích, ý nghĩa: + Quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ + Tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ khác thực có hiệu + Nâng cao chất lượng Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Hãy xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan Liên hệ với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ - Nguồn thu thập, bổ sung: Đối với Lưu trữ quan nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu loại tài liệu sản sinh trình hoạt động theo chức nhiệm vụ quyền hạn củacơ quan (các đơn vị, phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập) Đây nguồn tài liệu quan trọng thường xuyên kho lưu trữ quan Những đơn vị, tổ chức thực chức chủ yếu quan nguồn tài liệu bổsung vào Lưu trữ quan - Thành phần thu thập, bổ sung: Toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ năm trở lên, hình thành trình hoạt động đơn vị, phận thuộc quan giải xong công việc lập thành hồ sơ; tài liệu gốc, hợp pháp; tài liệu thể vật liệu tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử vật liệu khác - Liên hệ Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội + Nguồn thu thập, bổ sung: Đối với Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nguồn thu thập bổ sung tài liệu sản sinh trình hoạt động theo chức đào tạo trình độ đại học, sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; hợp tác quốc tế dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, công vụ yêu cầu xã hội Đây nguồn tài liệu quan trọng thường xuyên kho lưu trữ quan Những đơn vị, tổ chức thực chức chủ yếu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nguồn tài liệu bổ sung vào Lưu trữ quan như: Ban giám hiệu: Hiệu trưởng hiệu phó Các phòng chức năng: P Quản lý Đào tạo đại học, P Tổ chức cán bộ, Văn phòng, Kế hoạch – Tài chính, Khảo thí đảm bảo chất lượng, quản lý đào tạo đại học,… 10 Các khoa chuyên môn: Quản trị nguồn nhân lực, Hành học, Văn thư lưu trữ, Quản trị Văn phòng, Quản lý Xã hội, Pháp luật hành chính, KH trị, tổ chức xd CQ Khối tổ chức khoa học dịch vụ: Trung tâm tin học ngoại ngữ, Trung tâm dịch vụ cơng, Trung tâm thơng tin thư viện, tạp chí Khối sở đào tạo trực thuộc: viện nghiên cứu phát triển, phân hiệu quảng nam, sở Hồ Chí Minh Khối đồn thể: Đảng bộ, cơng đồn, đồn niên, hội sinh viên + Thành phần thu thập, bổ sung: Tồn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ năm trở lên, hình thành trình hoạt động đơn vị, phận thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải xong công việc lập thành hồ sơ; tài liệu gốc, hợp pháp; tài liệu thể vật liệu tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử vật liệu khác Trình bày mục đích, ý nghĩa việc xác định giá trị tài liệu - Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị - Mục đích, ý nghĩa + Loại tài liệu hết giá trị/Tối ưu hoá phông lưu trữ + Tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu + Rút ngắn thời gian khai thác, sử dụng tài liệu Trình bày tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức cụ thể (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) - Khái niệm xác định giá trị tài liệu - Vai trò tiêu chuẩn: +Đây tiêu chuẩn quan trọng áp dụng phổ biến công tác xác định giá trị tài liệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội dung tài liệu thông tin chứa đựng tài liệu Nội dung linh hồn văn kiện, giá trị mặt tài liệu chủ yếu nội dung định 11 +Khi xác định vai trò nội dung tài liệu mối quan hệ với chức nhiệm vụ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hình thành phông (những tài liệu phản ánh mặt hoạt động chủ yếu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hình thành phơng tài liệu đạo, tổ chức máy, tiêu kế hoạch báo cáo tổng kết có giá trị cao) Tuy nhiên, có tài liệu có nội dung quan trọng khơng phản ánh hoạt động chủ yếu Trường Đại học Nội vụ nên giá trị thấp - Xác định chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức +Chức năng: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (sau gọi tắt Trường) sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức đào tạo trình độ đại học, sau đại học; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; hợp tác quốc tế dịch vụ công phục vụ ngành Nội vụ, công vụ yêu cầu xã hội Trường chịu lãnh đạo, đạo quản lý trực tiếp Bộ Nội vụ; chịu quản lý nhà nước giáo dục đào tạo Bộ Giáo dục Đào tạo +Nhiệm vụ: Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ chiến lược phát triển Trường, kế hoạch công tác dài hạn, trung hạn, năm Trường tổ chức thực sau phê duyệt Đào tạo nguồn nhân lực ngành trình độ đại học, sau đại học theo quy định; quản lý phôi cấp loại văn bằng, chứng theo quy định Phát triển chương trình đào tạo, bảo đảm liên thơng chương trình trình độ đào tạo; tổ chức thực chương trình, kế hoạch, biện pháp giáo dục quản lý người học Thực việc đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống bảo đảm chất lượng Trường; tăng cường điều kiện bảo đảm chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Trường,… - Xác định nội dung tài liệu: nội dung tài liệu không phụ thuộc vào nội dung thông tin chứa tài liệu mà phụ thuộc vào ý nghĩa hoạt động thực 12 tiễn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi áp dụng tiêu chuẩn phải ý phương diện (thông tin tài liệu yêu cầu thực tiễn) - Xem xét tài liệu mối quan hệ với quan, tổ chức: nội dung tài liệu xét cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm tài liệu chung - Xem xét tài liệu mối quan hệ với tài liệu khác: thực tế, có tài liệu thơng tin đơn giản, ngắn gọn thơng tin lại đề cập đến thời gian địa điểm, tác giả tài liệu khác có giá trị, cần giữ lại để bảo quản Trình bày tiêu chuẩn trùng lặp thơng tin tài liệu xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức cụ thể - Khái niệm xác định giá trị tài liệu - Vai trò tiêu chuẩn Trong khối tài liệu hình thành từ Trường ĐHVNHN có nhiều loại tài liệu có lặp lại thơng tin phần tồn vậy, việc vận dụng tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu cần thiết để loại bỏ tài liệu có thơng tin khơng xác tài liệu có thơng tin pháp lý bị bao hàm, tài liệu trùng thừa - Xác định chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức (như trên) - Xác định dạng trùng lặp thông tin quan, tổ chức Sự trùng lặp thông tin lặp lại nội dung thông tin tài liệu khác Do nhu cầu giải công việc, phát triển phương tiện in ngày đại nhu cầu sử dụng thông tin nên lặp lại thông tin tài liệu diễn phổ biến hoạt động Trường ĐHNV nhiều dạng: + Trùng lặp hồn tồn thơng tin: trùng lặp mang tính hình thức in, trích lục loại tài liệu tạo nên Do nhu cầu quản lý giải công việc Trường ĐHNV nên văn thành lập nhiều thành nhiều hình thức nhue y chính, lục, trích lục photocopy Trường hợp thông tin trùng lặp gọi tài liệu trùng thừa 13 + Trùng lặp phần nội dung: xuất việc tổng hợp thông tin từ loại tài liệu lập thành tài liệu u cầu cơng việc địi hỏi trường hợp thông tin trùng lặp gọi tài liệu có thơng tin bao hàm tài liệu khác Ví dụ: báo cáo tổng kết tổng hợp thông tin từ báo cáo sơ kết, báo cáo quý + Dị bản: xuất mang tính lặp lại thơng tin đã có kế thừa phát triển từ tài liệu cũ Trường hợp có văn cần phải soạn thảo nghiên cứu nhiều lần Mỗi lần soạn thảo sau có kế thừa phát triển nội dung từ trước Trường hợp gọi dị Ví dụ: Trong q trình soạn thảo quy chế hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có nhiều dự thảo khác Trình bày tiêu chuẩn tác giả tài liệu xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức cụ thể - Khái niệm xác định giá trị tài liệu - Vai trò tiêu chuẩn + Trong phơng lưu trữ thường có tác giả sau: quan cấp trên, quan hình thành phơng, quan hữu quan, quan, đơn vị trực thuộc; Đối với Trường ĐHNV Hà Nội tác giả là: Bộ NV, Trường ĐHNV Hà Nội, Bộ GD & ĐT, Phân hiệu HCM &QN +Đối với phông lưu trữ quan tài liệu quan sản sinh phản ánh chức nhiệm vụ chủ yếu đơn vị hình thành phơng có ý nghĩa quan trọng - Xác định chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức (như trên) - Xác định tác giả tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức + Tác giả quan, tổ chức cấp trên/cấp Cấp trên: Bộ Nội vụ Cấp dưới: Phân hiệu Quảng Nam, Phân hiệu TP HCM + Tác giả quan, tổ chức hữu quan: Bộ GD & Đt + Tác giả quan, tổ chức hình thành phơng: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hãy tham mưu cho Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội soạn thảo Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Bài thi tuyển sinh; thi tốt nghiệp) 14 BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số:…/QĐ-ĐHNV …,ngày…tháng…năm… QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu thi tuyển sinh; thi tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Căn Quyết định 468/QĐ-BNV ngày tháng năm 2018 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Căn Luật Lưu trữ năm 2011; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Về công tác văn thư; Xét đề nghị Chánh Văn phòng QUYẾT ĐỊNH: Điều Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu thi tuyển sinh; thi tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gồm Ơng (Bà) có tên sau: Ông: Nguyễn Văn A – Phó Hiệu trưởng: Chủ tịch Hội đồng Bà: Nguyễn Thị B – Lưu trữ viên: Thư ký Hội đồng Ông: Nguyễn Văn C – Trưởng Phịng Khảo thí Đảm bảo chất lượng: Ủy viên Ông: Nguyễn Văn D – Chuyên viên phịng Khảo thí Đảm bảo chất lượng: Ủy viên Điều Căn vào Danh mục hồ sơ hàng năm, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu có trách nhiệm phân loại, xác định tài liệu hết giá trị, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu theo quy định pháp luật Điều Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Khảo thí Đảm bảo chất lượng Ơng(Bà) có tên Điều chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - Như Điều 3; 15 - Sở Nội vụ; - Văn phòng; - Lưu: VT, Hãy xây dựng Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan Bộ - Khái niệm: Tiêu hủy tài liệu hết giá trị nội dung cần thiết phải thực công tác lưu trữ nhằm loại bỏ tài liệu hết giá trị, giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tài liệu có giá trị, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng hiệu - Quy trình: + Lập danh mục tài liệu hết giá trị viết thuyết minh/ Trình lãnh đạo Bộ hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị + Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Bộ thực việc xét huỷ tài liệu hết giá trị + Trình Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu/ Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu huỷ + Hoàn thiện hồ sơ trình lãnh đạo Bộ định tiêu huỷ/ Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị + Lập lưu hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Trình bày khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phơng lưu trữ quan - Khái niệm phân loại tài liệu phông lưu trữ quan dựa vào đặt trưng chung tài liệu phông để phân chia chúng thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ; hệ thống hóa tài liệu - Mục đích: + Tạo điều kiện để thực chức quản lý tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ quan, tổ chức + Tạo điều kiện để tổ chức xếp khoa học tài liệu + Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng tài liệu 10 Hãy chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân xã (phường, thị trấn) cụ thể (trong trường hợp tài liệu lập hồ sơ) - Khái niệm phương án phân loại tài liệu 16 - Lựa chọn phương án phân loại tài liệu - Phân chia tài liệu theo phương án chọn: + Bước 1: Phân chia tài liệu phơng thành nhóm lớn + Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa + Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ + Bước 4: Phân chia tài liệu nhóm nhỏ thành nhóm 11 Hãy chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân xã (phường, thị trấn) cụ thể (trong trường hợp tài liệu chưa lập hồ sơ) - Khái niệm phương án phân loại tài liệu - Lựa chọn phương án phân loại tài liệu - Phân chia tài liệu theo phương án chọn: + Bước 1: Phân chia tài liệu phơng thành nhóm lớn + Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa + Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ + Bước 4: Phân chia tài liệu nhóm nhỏ thành nhóm 12 Trình bày khái niệm, mục đích, việc thống kê công tác lưu trữ - Khái niệm công tác lưu trữ/thống kê công tác lưu trữ - Mục đích: + Phục vụ hoạt động quản lý + Phục vụ hoạt động nghiệp vụ 13 Trình bày yêu cầu, nguyên tắc việc thống kê công tác lưu trữ - Khái niệm công tác lưu trữ - Khái niệm thống kê công tác lưu trữ - Yêu cầu: + Cụ thể/Chính xác + Kịp thời /Toàn diện + Khoa học - Nguyên tắc: + Đảm bảo thống số liệu thống kê thực tiễn bảo quản 17 + Đảm bảo thống tồn Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam 14 Phân tích khái niệm, yêu cầu việc xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ - Khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: cần làm rõ nội dung sau: + Là phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ nhiều cấp độ khác phương pháp thủ công truyền thống tự động hóa + Trên sở phương pháp luận khoa học nghiệp vụ thống nhất/ Có liên quan tương hỗ bổ trợ lẫn tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học/Chỉ dẫn thông tin bản, địa tra cứu - Yêu cầu: + Giới thiệu xác nội dung tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ để thông tin cho người sử dụng + Mỗi loại hình cơng cụ tra cứu phải xây dựng thống hình thức nội dung + Tra tìm lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu độc giả + Kết cấu loại công cụ tra cứu tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu dễ sử dụng 15 Phân tích mục đích việc xây dựng cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ - Khái niệm công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phương tiện mô tả TLLT nhiều cấp độ khác phương pháp thủ cơng truyền thống tự động hóa, sở phương pháp luận khoa học nghiệp vụ thống nhất, có liên quan tương hỗ bổ trợ lẫn tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm nghiên cứu TLLT hiệu - Mục đích: + Tạo thuận lợi cho độc giả cán phục vụ khai thác việc tra tìm, tập hợp tài liệu + Giúp cho người nghiên cứu tài liệu tiết kiệm thời gian, cơng sức, chi phí 16 Trình bày nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ vật mang tin, chất liệu ghi tin, kỹ thuật ghi tin - Nêu khái niệm tài liệu lưu trữ - Nguyên nhân: + Vật mang tin 18 + Chất liệu ghi tin + Kỹ thuật ghi tin 17 Trình bày nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ điều kiện bảo quản sử dụng - Nêu khái niệm tài liệu lưu trữ - Nguyên nhân: + Nguyên nhân điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ + Nguyên nhân điều kiện sử dụng tài liệu lưu trữ 18 Tham mưu cho Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc xây dựng kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu phông lưu trữ Trường Tham mưu dựa cứ: - Thành phần nội dung tài liệu phơng - Các loại hình tài liệu phông - Số lượng tài liệu phông - Số lượng độc giả khai thác (số liệu lưu trữ số liệu dự báo) - Trang thiết bị, quy mơ kho lưu trữ trường 19 Phân tích mục đích, ý nghĩa cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ quan tổ chức cụ thể - Giới thiệu khái quát quan - Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu - Mục đích - Ý nghĩa 20 Phân tích cần thiết việc đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử cụ thể - Do tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ lịch sử có giá trị nhiều mặt - Do nhu cầu phong phú, đa dạng đối tượng khai thác - Do hạn chế hình thức tổ chức khai thác, sử dụng - Để khẳng định vai trò lưu trữ lịch sử xã hội 19 - Để tồn phát triển 21 Phân tích cần thiết việc đại hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử cụ thể - Do tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ quan có giá trị nhiều mặt - Do nhu cầu phong phú, đa dạng đối tượng khai thác - Do hạn chế hình thức tổ chức khai thác, sử dụng truyền thống - Do phát triển không ngừng công nghệ thông tin - Để hội nhập phát triển 22 Phân tích ưu điểm hạn chế hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phịng đọc Trình bày trách nhiệm cán phụ trách phòng đọc - Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân - Ưu điểm - Hạn chế - Trách nhiệm cán phụ trách phòng đọc 23 Phân tích ưu điểm hạn chế hình thức tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Trình bày tóm tắt quy trình triển lãm tài liệu lưu trữ - Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Ưu điểm - Hạn chế - Tóm tắt quy trình triển lãm tài liệu lưu trữ 24 Phân biệt trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ Lấy ví dụ minh họa - Khái niệm trưng bày tài liệu lưu trữ bày TLLT nơi trang trọng để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ - Khái niệm triển lãm tài liệu lưu trữ trưng bày tài liệu lưu trữ theo chủ đề định khoảng thời gian định - Phân biệt: 20 + Quy mô, chủ đề + Thời gian + Khơng gian - Ví dụ minh họa 25 Trình bày cụ thể quy trình cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ trình bày cụ thể quy trình cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ - Khái niệm tài liệu lưu trữ - Khái niệm chứng thực lưu trữ - Quy trình cấp tài liệu lưu trữ Theo Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11 tháng năm 2015 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) cơng bố thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Bộ Nội vụ quy định sau: Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu tài liệu Bước 2: Sau độc giả điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu cần tài liệu, viên chức Phòng đọc trình hồ sơ cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu tài liệu tiến hành thực tài liệu - Quy trình cấp chứng thực lưu trữ Theo Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11 tháng năm 2015 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) cơng bố thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý Bộ Nội vụ quy định sau: Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực Bước 2: Sau độc giả điền đầy đủ thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phịng đọc xác nhận thơng tin nguồn gốc, địa lưu trữ tài liệu bảo quản Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực 21 đăng ký Sổ chứng thực Các thông tin chứng thực tài liệu thể Dấu chứng thực Bước 3: Viên chức Phịng đọc điền đầy đủ thơng tin vào Dấu chứng thực đóng sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ký xác nhận đóng dấu Trung tâm Lưu trữ quốc gia 26 Phân tích ưu điểm hạn chế hình thức xuất ấn phẩm lưu trữ Nêu tên xuất phẩm lưu trữ gần mà em biết - Khái niệm xuất phẩm lưu trữ - Ưu điểm - Hạn chế - Nêu tên xuất phẩm lưu trữ 27 Phân tích ưu điểm hạn chế hình thức thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ Trình bày tóm tắt quy trình thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ - Khái niệm thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ - Ưu điểm - Hạn chế - Tóm tắt quy trình 22 ... chức thực văn công tác lưu trữ/ Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn công tác lưu trữ + Đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ/ Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ quan, tổ chức... việc thực văn công tác lưu trữ + Đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ + Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ quan, tổ chức + Thực chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ quan, tổ... luật lưu trữ + Hợp tác quốc tế lưu trữ Trình bày nội dung quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức - Khái niệm công tác lưu trữ - Nội dung: + Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn công tác lưu trữ