PHÂN TÍCH và SO SÁNH 5s của 2 văn PHÒNG ( văn PHÒNG BAN TRUYỀN THÔNG và QUAN hệ CÔNG CHÚNG TRƯỜNG đại học tôn đức THẮNG vàvới văn PHÒNG CÔNG TY LUẬT CENTA)

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG ĐỀ BÀI: PHÂN TÍCH VÀ SO SÁNH 5S CỦA VĂN PHÒNG ( VĂN PHÒNG BAN TRUYỀN THÔNG VÀ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG VÀVỚI VĂN PHỊNG CƠNG TY LUẬT CENTA) Giảng viên hướng dẫn: HOÀNG THỊ THU HÀ Sinh viên thực hiện: NHÓM 01 Ngành: QUẢN TRỊ MARKETING Khoa: QUẢN TRỊ KINH DOANH Khóa: 2018 - 2022 TP.HCM, THÁNG 11 NĂM 2020 DANH MỤC ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 01 STT Họ tên MSSV Phân công Hồ Thị Trúc Ly 71801816 - Phân chia cơng việc - Thuyết trình - Phân tích nội dung: + So sánh văn phòng + Tổng hợp nội dung Ngô Tuấn Kiệt 71801794 - Chụp quay clip văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ cơng chúng trường Đại học Tôn Đức Thắng - Phân tích nội dung: + Phân tích văn phịng Trường + Phân tích ưu nhược điểm văn phịng Trường Nguyễn Hồi 71801939 -Phân tích nội dung: Khải Văn + Phân tích văn phịng Luật + Phân tích ưu nhược điểm văn phòng Luật Nguyễn Quang 71802010 -Chụp quay clip Huy văn phòng luật CENTA - Phân tích nội dung: + Giới thiệu văn 20% Tỉ lệ hoàn thành 100% 20% 100% 20% 100% 20% 100% Tỉ lệ đóng góp Ghi Nhóm trưởng Lâm Thùy Dung phịng Luật 71800228 -Làm PowerPoint - Phân tích nội dung: + Giới thiệu văn phòng Trường 20% 100% NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN … MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Khái niệm 5S: 1.1.Khái niệm: 1.2.Ý nghĩa: 2.Giới thiệu phân tích tổng thể 5S văn phòng: 2.1.Văn phịng Cơng ty Luật CENTA: 2.1.1.Giới thiệu văn phịng Cơng ty Luật CENTA: 2.1.2.Phân tích tổng thể 5S văn phịng Cơng ty Luật CENTA: 2.1.3.Ưu nhược điểm văn phịng Cơng ty Luật CENTA: .9 2.2 Văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ cơng chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 2.2.1.Giới thiệu văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 2.2.2.Phân tích tổng thể 5S văn phịng Ban truyền thông Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 10 2.2.3.Ưu nhược điểm văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: .12 3.So sánh văn phòng: 13 4.Lợi ích 5S: 14 LỜI MỞ ĐẦU Các doanh nghiệp Nhật Bản đạt nhiều thành công lĩnh vực kinh doanh riêng họ thông qua cách bố trí xếp văn phịng làm việc cách khoa học hợp lý Ở Nhật Bản, họ khéo léo áp dụng triết lý Kaizen nguyên tắc 5S vào lao động thông minh Lấy tảng triết lý Kaizen nguyên tắc 5S mơn Quản trị văn phịng giúp sinh viên có nhìn rõ ràng, cụ thể đầy đủ triết lý nguyên tắc Bài báo cáo lần đúc kết sinh viên thơng qua việc tìm hiểu so sánh khác biệt hai văn phịng Cơng ty Luật CENTA văn phịng phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng ĐH Tôn Đức Thắng Mỗi văn phịng có cách xếp khác nhau, tùy vào lĩnh vực cơng dụng văn phịng nhìn chung, hai có cách bố trí vật dụng, thiết bị cách gọn gàng, khoa học để tối đa hóa suất làm việc chuyên nghiệp hóa Từ đó, ta thấy việc xếp văn phòng phải theo nguyên tắc định để thu lợi ích cao công việc Đồng thời, tầm quan trọng việc giữ văn phòng cách để tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên văn phòng ý thức giữ gìn vệ sinh chung, tăng khả sáng tạo tạo mơi trường làm việc văn 1.Khái niệm 5S: 1.1.Khái niệm: - 5S phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu người, thực dễ dàng chi phí thực tốn - 5S giúp cho công ty nâng cao chất lượng hoạt động mà giúp người nâng cao khả để đem lại phát triển cho công ty làm giảm lãng phí cho doanh nghiệp 1.2.Ý nghĩa: 2.Giới thiệu phân tích tổng thể 5S văn phịng: 2.1.Văn phịng Cơng ty Luật CENTA: 2.1.1.Giới thiệu văn phịng Cơng ty Luật CENTA: Cơng ty Centa Luật & Văn phòng luật sư Trần Hải Đức liên kết đội ngũ thành viên luật sư dày dặn kinh nghiệm, luật gia, chuyên gia pháp luật cố vấn uy tín cơng tác lĩnh vực pháp lý Trong suốt trình hoạt động, Centa không ngừng nổ lực để đem đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ pháp lý tốt Với phương châm làm việc “tất quyền lợi khách hàng”, qua nhiều năm hoạt động, công ty gầy dựng uy tín lịng khách hàng sử dụng dịch vụ Với mạnh kỹ hành nghề, đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, Centa cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp phạm vi toàn quốc “Tại Centalaw, tự hào chất lượng dịch vụ chăm sóc tận tình mà dành cho khách hàng Chúng tự tin giải tất nhu cầu pháp lý bạn cung cấp cho bạn giải pháp đắn, hợp lý nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi ích hợp pháp bạn.” Hình 1: Hình ảnh logo văn phịng Luật CENTA 2.1.2.Phân tích tổng thể 5S văn phịng Cơng ty Luật CENTA: - Sàng lọc: Khơng có đồ vật gây nguy hiểm tính mạng, có trang bị nước rửa tay để ngăn ngừa Covid – 19, hệ thống điện lắp âm tường không gây nguy hiểm điện - Sắp xếp: + Mọi thứ xếp gọn gàng từ bàn ghế, vật trang trí, hồ sơ, tài liệu đựng tủ kính dễ tìm kiếm, dễ lấy, dễ xếp sử dụng xong, bàn ứng với vị trí làm việc có đầy đủ thiết bị để phục vụ cho công việc vị trí + Máy móc máy vi tính giữ khoảng cách với nhân viên để tránh tình trạng gây bệnh khúc xạ cho nhân viên, máy nước nóng/ lạnh đặt phịng làm việc để nhân viên sử dụng cần thiết lúc làm việc mệt mỏi, lịch đặt bàn để nhân viên dễ nằm bắt ngày tháng, nước rửa tay đặt gần nơi làm việc nhân viên để vệ sinh tay thường xuyên, điện thoại bàn đặt vừa tầm để nhân viên kịp thời trả lời gọi khách hàng cách nhanh chóng, bàn sofa tiếp khách xếp hợp lí để khách hàng ngồi chờ quản lí quan sát trình làm việc nhân viên - Sạch sẽ: Nơi làm việc sẽ, ngăn nắp Bàn làm việc, ghế làm việc, sofa,… tất vệ sinh ngày để tránh bụi làm hư hỏng làm vẻ chuyện nghiệp văn phòng - Săn sóc: Máy móc, thiết bị máy vi tính, máy điều hịa, máy nước nóng/ lạnh, điện thoại bàn, đèn,… bảo dưỡng định kì để tránh tình trạng hư hỏng, đảm bảo cơng suất làm việc Ngồi việc vệ sinh, bảo dưỡng định kì khiến nơi làm việc khiến nhân viên tự hào nơi làm việc, có tinh thần làm việc hơn, khơng có vật dụng thừa bàn - Sẵn sàng: Nhân viên tự giác chủ động giữ vệ sinh dọn dẹp ngăn nắp bàn làm việc cá nhân, góp phần giữ mơi trường làm việc chung thống đãng, sẽ, chuyên nghiệp Hình 2: Hình ảnh tổng quát văn phòngLuật CENTA 2.1.3.Ưu nhược điểm văn phịng Cơng ty Luật CENTA: -Ưu điểm: + Khoảng cách chỗ ngồi gần nên tiện cho việc trao đổi thơng tin vị trí khiến cơng việc diễn suôn sẻ hơn, thông tin cập nhật kịp thời nhanh chóng + Hồ sơ xếp gọn gàng tủ đựng hồ sơ thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu tài liệu, khơng cần lãng phí thời gian việc tìm kiếm tài liệu + Văn phòng sẽ, gọn gàng, ngăn nắp khiến nhân viên tự hào, suất làm việc cao + Khơng có q nhiều đồ dùng, nội thất dư thừa nhờ phịng làm việc nhìn vào thấy khoa học, tinh tế cách xếp bày trí + Các thiết bị săn sóc, bảo quản thường xun nên khơng có tình trạng hỏng hóc + Sàn nhà, đèn làm việc ln lau chùi nên không ảnh hưởng sức khỏe -Nhược điểm: + Do khoảng cách gần nên việc bảo mật thơng tin vấn đề khó khăn, dễ bị kẻ gian lợi dụng + Khơng có cửa sổ khiến khơng khí làm việc đơi trở nên ngột ngạt, thiếu ánh sáng tự nhiên 2.2 Văn phòng Ban truyền thông Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 2.2.1.Giới thiệu văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: - Vị trí cũ Phịng A0006, Tịa nhà A dời qua tầng Nhà Thi Đấu - Nhiệm vụ, chức năng: Tổ chức thực hiê ̣n và kiểm tra, báo cáo việc thực nhiệm vụ - Hoạt động website: + Đầu mối tổ chức xây dựng, nâng cấp phát triển hệ thống website ứng dụng website Trường Đại học Tôn Đức Thắng + Quản lý hệ thống trang chủ, website Trường + Quảng bá website Trường phương tiện truyền thông khác + Xác nhận việc đăng thông tin luận án website cho nghiên cứu sinh Trường 10 + Triển khai dịch vụ kèm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Trường giai đoạn phát triển - Hoạt động truyền thông: + Đầu mối tổ chức hoạt động truyền thông nội truyền thông đối ngoại; + Tổ chức xuất ấn phẩm truyền thông Trường gồm: phim tài liệu, clip, video + Đầu mối tổ chức họp báo; liên hệ mời quan báo chí, truyền thông tham dự đưa tin hoạt động Trường; tiếp nhận yêu cầu phóng viên báo chí đến làm việc với Trường + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền thông cho cán bộ, sinh viên Trường Đại học Tơn Đức Thắng Hình 3: Hình văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ cơng chúng Đại học Tơn Đức Thắng 2.2.2.Phân tích tổng thể 5S văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 11 - Sàng lọc: Các vật dụng, thiết bị không cịn giá trị sử dụng, lưu trữ q lâu khơng dùng đến bị hư hỏng kiểm tra, xét duyệt, phân chia chọn lọc để loại bỏ Đảm bảo tính hiệu gọn gàng khơng gian làm việc - Sắp xếp: Các đồ dùng văn phòng, thiết bị điện tử, vật dụng thường ngày, xếp gọn gàng, vị trí theo quy định theo thói quen sử dụng Các tài liệu, cơng văn, sách báo, phân chia xếp theo nhóm, đặt tủ kính đảm bảo dễ dàng lưu trữ, sử dụng an toàn theo thời gian Hệ thống dây điện, ổ điện bao bọc kĩ càng, xếp khoa học để tránh tình nguy hiểm an toàn cho người - Sạch sẽ: Khu vực làm việc, khơng gian văn phịng lau dọn định kỳ xếp gọn gàng, văn phịng ln trì ngăn nắp, - Săn sóc: Theo định kỳ năm lần, văn phịng Ban Truyền thơng Quan hệ cơng chúng tái thiết lập vị trí bố cục màu sơn tổng vệ sinh toàn Ban để tạo mẻ không gian làm việc, ngồi cịn để khắc phục nhược điểm mà cách bố trí trước cịn tồn đọng - Sẵn sàng: Đội ngũ nhân viên cấp tự giác, chủ động thực 4S có vấn đề phát sinh phân chia nhiệm vụ, công việc theo thứ tự tuần để đảm bảo văn phòng ln đảm bảo tính 5S 12 Hình Hình ảnh tổng qt văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng 2.2.3.Ưu nhược điểm văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: - Ưu điểm: + Khơng gian mở giúp tăng tính tương tác người với nhau, giúp người giao tiếp, góp ý hỗ trợ lẫn công việc + Tăng thân thiết người với nhau, giúp người trò chuyện nhiều hơn, gần gũi Từ cải thiện mối quan hệ đồng nghiệp, cấp cấp + Tăng hiệu làm việc nhóm, nhân viên cần xoay sang trao đổi, góp ý, bàn bạc với + Khơng gian rộng rãi, mở, giúp người dễ dàng di chuyển mà không bị rào chắn vướng víu + Do văn phịng mở nên nhân viên lựa chọn cho vị trí, khơng gian cách bố trí khác giúp tối ưu hóa lực cá nhân hiệu cơng việc + Nhân viên tiếp xúc với nguồn ánh sáng tự nhiên nhiều hơn, giảm thiểu bệnh văn phịng + Ngồi khơng gian mở giúp dễ dàng việc tái cấu trúc văn phòng, nâng cấp mở rộng - Nhược điểm: + Giảm tập trung người bị ảnh hưởng, phân tâm gọi, tranh luận hay trò chuyện người khác + Thiếu thoải mái hình, hội thoại hay thơng tin cá nhân dễ dang bị nhìn thấy + Và khơng gian chung nên dễ dàng lây nhiễm lẫn bệnh dễ lây lan qua đường hơ hấp 13 Hình Hình ảnh vật dụng, thiết bị văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng 3.So sánh văn phòng: Giống Khác  Sàng lọc:  Sàng lọc: + Đều loại bỏ thiết bị, vật dụng + Văn phịng Luật CENTA: Có hệ thống khơng cần thiết, khơng an tồn điện lắp âm tường + Văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng ĐH Tôn Đức Thắng: Không có hệ thống điện lắp âm tường  Sắp xếp:  Sắp xếp: + Các tài liệu, công văn, sách báo, + Văn phịng Luật CENTA: Có bố trí phân chia xếp theo nhóm, thêm vật dụng văn phịng khác đặt tủ kính đảm bảo dễ dàng lưu điện thoại bàn, dung dịch nước rửa trữ, sử dụng an toàn theo thời gian tay, lịch bàn, bàn ghế sofa tiếp khách + Đồ dùng thiết bị điện tử đặt Mỗi bàn ứng với vị trí làm việc khoa học, hợp lý, vị trí + Văn phịng Ban truyền thông Quan hệ công chúng ĐH Tôn Đức Thắng: Hệ thống dây điện, ổ điện bao bọc kĩ càng, xếp khoa học 14  Sạch sẽ: + Nơi làm việc sẽ, ngăn nắp  Sạch sẽ: + Khơng có  Săn sóc:  Săn sóc: + Văn phịng ln vệ sinh bảo + Văn phịng Luật CENTA: Khơng dưỡng định kì tái thiết lập lại văn phịng + Văn phịng Ban truyền thông Quan hệ công chúng ĐH Tôn Đức Thắng: Được tái thiết lập lại năm, thay đổi màu sơn, bố cục văn phòng  Sẵn sàng:  Sẵn sàng: + Đội ngũ nhân viên tự giác chủ động + Văn phịng Luật CENTA: Chưa có giữ vệ sinh dọn dẹp ngăn nắp bàn làm phân chia trách nhiệm dọn dẹp việc cá nhân + Văn phịng Ban truyền thơng Quan + Có ý thức giữ gìn mơi trường làm việc hệ cơng chúng ĐH Tôn Đức Thắng: chung Phân chia nhiệm vụ, công việc theo thứ tự tuần để đảm bảo văn phịng ln đảm bảo tính 5S 4.Lợi ích 5S: - Loại bỏ thứ không cần thiết, thu dọn khơng gian gọn gàng, thống đãng - Những vật dụng đặt vào nơi, chỗ, thuận tiện cho công việc - Máy móc, thiết bị làm truyền thơng nhờ mà bền bỉ lau chùi bảo quản tốt - Nơi làm việc thoải mái khiến cho người phát triển thêm nhiều sáng kiến tăng hiệu công việc - Tất thứ vị trí sẵn sàng phục vụ cho cơng tác tác nghiệp truyền thông tức thời - Xây dựng hình ảnh phịng ban chun nghiệp, sáng tạo 15 ... Đại học Tôn Đức Thắng: 2. 2.1.Giới thiệu văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 2. 2 .2 .Phân tích tổng thể 5S văn phịng Ban truyền thông Quan. .. truyền thông Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: 10 2. 2.3.Ưu nhược điểm văn phòng Ban truyền thông Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: . 12 3 .So sánh văn phòng: ... thiếu ánh sáng tự nhiên 2. 2 Văn phòng Ban truyền thông Quan hệ công chúng Đại học Tơn Đức Thắng: 2. 2.1.Giới thiệu văn phịng Ban truyền thơng Quan hệ công chúng Đại học Tôn Đức Thắng: - Vị trí cũ Phịng