Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tiễn”, nhằm giúp cho sinh viên nắm vững kiến thức đã học và vận dụng vào thực tế, trường Học viện Hành chính Quốc gia phân hiệu tại Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho sinh viên thực tập tại các Ủy ban nhân dân trong địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nhằm tìm hiểu sâu hơn và áp dụng những kiến thức đã được học trên giảng đường vào thực tế cuộc sống. Sau hai tháng thực tập tại Ủy ban nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh, với sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị tại Ủy ban cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo em đã hoàn thành báo cáo thực tập một cách thuận lợi. Em xin chân thành cảm ơn đến: Lãnh đạo UBND phường 16 quận Gò Vấp, các anh chị là công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đặc biệt là anh Ngô Anh Thuận và chị Phan Thị Ngọc Truyền đã tạo điều kiện, tận tình chỉ bảo cũng như cung cấp những số liệu cần thiết để em có thể hoàn thành thật tốt kỳ thực tập và báo cáo thực tập của mình. Cô Nguyễn Thị Bình đã có những lời khuyên rất cần thiết cho em trước khi bắt đầu quá trình thực tập cũng như sự hướng dẫn, giúp đỡ của cô trong thời gian em thực hiện báo cáo thực tập của mình. Mặc dù đã có nhiều sự cố gắng tìm hiểu và nghiên cứu, song cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía cơ quan, quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh nhất.
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: VÒNG BẠCH YẾN BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ (2019 – 2023) CHUYÊN ĐỀ: NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GỊ VẤP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Tên quan: Ủy ban Nhân dân Phường 16 quận Gò Vấp Địa chỉ: 328 Đường Thống Nhất, Phường 16, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Phan Thị Ngọc Truyền Giảng viên phụ trách: Nguyễn Thị Bình TP Hồ Chí Minh – 2023 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: VÒNG BẠCH YẾN BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ (2019 – 2023) CHUYÊN ĐỀ: NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GỊ VẤP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Tên quan: Ủy ban Nhân dân Phường 16 quận Gò Vấp Địa chỉ: 328 Đường Thống Nhất, Phường 16, Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Phan Thị Ngọc Truyền Giảng viên phụ trách: Nguyễn Thị Bình TP Hồ Chí Minh – 2023 LỜI CẢM ƠN Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tiễn”, nhằm giúp cho sinh viên nắm vững kiến thức học vận dụng vào thực tế, trường Học viện Hành Quốc gia phân hiệu Thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho sinh viên thực tập Ủy ban nhân dân địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nhằm tìm hiểu sâu áp dụng kiến thức học giảng đường vào thực tế sống Sau hai tháng thực tập Ủy ban nhân dân phường 16, quận Gị Vấp, thành phố Hồ Chí Minh, với giúp đỡ cô chú, anh chị Ủy ban với hướng dẫn tận tình thầy giáo em hồn thành báo cáo thực tập cách thuận lợi Em xin chân thành cảm ơn đến: Lãnh đạo UBND phường 16 quận Gị Vấp, anh chị cơng chức Bộ phận tiếp nhận trả kết quả, đặc biệt anh Ngô Anh Thuận chị Phan Thị Ngọc Truyền tạo điều kiện, tận tình bảo cung cấp số liệu cần thiết để em hồn thành thật tốt tập báo cáo thực tập Cơ Nguyễn Thị Bình có lời khun cần thiết cho em trước bắt đầu trình thực tập hướng dẫn, giúp đỡ cô thời gian em thực báo cáo thực tập Mặc dù có nhiều cố gắng tìm hiểu nghiên cứu, song tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em kính mong nhận ý kiến đóng góp từ phía quan, q thầy để báo cáo em hồn chỉnh Thành phố Hồ Chí Minh – 2023 Người làm báo cáo Vịng Bạch Yến MỤC LỤC TRANG BÌA CHÍNH TRANG BÌA PHỤ MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ đề tài .1 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Cấu trúc đề tài .2 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung Văn phòng 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Chức nhiệm vụ Văn phòng 1.2 Một số lý luận chung liên quan đến đề tài 1.2.1 Khái niệm quản lý 1.2.2 Các chức quản lý 1.3 Lý luận sở vật chất Văn phòng UBND 1.3.1 Khái niệm 1.3.2 Kế hoạch hóa việc quản lý sở vật chất hệ thống 10 1.3.3 Tổ chức đạo thực việc quản lý sở vật chất 11 1.3.4 Kiểm tra đánh giá việc quản lý sở vật chất 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 16, QUẬN GÒ VẤP, TP HCM .13 2.1 Giới thiệu sơ lược quan Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP HCM 13 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP HCM .13 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 14 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 15 2.1.4 Văn phòng UBND phường 16 .20 2.2 Thực trạng sở vật chất Văn phòng UBND phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh 22 2.2.1 Cơ sở vật chất Ủy ban nhân dân phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh 22 2.2.2 Tình hình bảo quản sở vật chất Văn phòng Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh 23 2.2.3 Đánh giá thực trạng sở vật chất Văn phòng Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh 25 2.3 Thực trạng quản lý sở vật chất Văn phòng UBND phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh 27 2.3.1 Thực trạng kế hoạch hóa cơng tác quản lý sở vật chất Văn phòng UBND, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh .27 2.3.2 Thực trạng công tác tổ chức đạo thực kế hoạch quản lý sở vật chất Văn phòng UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 28 2.3.3 Thực trạng kiểm tra việc thực công tác quản lý sở vật chất Văn phòng UBND phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh .31 2.3.4 Đánh giá thực trạng quản lý sở vật chất Văn phòng UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 34 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 16, QUẬN GÒ VẤP, TP HCM 36 3.1 Chọn cử máy cán quản lý sở vật chất có phẩm chất đạo đức trình độ chun mơn 36 3.2 Thường xuyên định kỳ đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán quản lý sở vật chất Văn phòng UBND phường 16 36 3.3 Nâng cao nhận thức bảo quản sử dụng sở vật chất cho cán quản lý cán nhân viên .38 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT 10 11 Từ viết tắt UBND TP HCM QL CBQL & CBNV XD TB SD BQ CSVC ĐTB NXB Từ đầy đủ Ủy ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh Quản lý Cán quản lý & cán nhân viên Xây dựng Trang bị Sử dụng Bảo quản Cơ sở vật chất Điểm trung bình Nhà xuất DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Chức quản lý sở vật chất UBND phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh 10 Bảng 2.1 Thống kê cán Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 23 Bảng 2.3 Tình hình bảo quản sở vật chất Văn phòng Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh 24 Bảng 2.4 Kết xây dựng kế hoạch quản lý sở vật chất 27 Bảng 2.5 Kết tổ chức đạo thực kế hoạch .29 Bảng 2.6 Kết kiểm tra thực kế hoạch quản lý sở vật chất Văn phòng UBND phường 16 32 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức máy UBND phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh 15 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thực đánh giá chất lượng, hiệu văn phòng người ta vào nhiều yếu tố có hệ thống trang thiết bị quan, văn phịng thật đại cần có thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu cơng việc cách tốt Một văn phịng đại trang thiết bị yêu cầu quan trọng góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng, giảm bớt gánh nặng cho cán nhân viên Qua hai tháng thực tập Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, tơi tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức nơi với việc giao nhiệm vụ quan sát thực số thủ tục nhập thông tin hộ dân cư xếp tài liệu văn phịng Từ đó, khẳng định sở vật văn phòng điều kiện quan trọng góp phần bảo đảm chất lượng cho việc cung cấp đầy đủ cho cán bộ, công chức hoạt động Nhận thức tầm quan trọng CSVC việc quản lý CSVC, chọn chuyên đề: “Nâng cao công tác quản lý sở vật chất văn phòng ủy ban nhân dân quận gò vấp thành phố Hồ Chí Minh” để nghiên cứu cho báo cáo thực tập Mục đích nhiệm vụ đề tài Mục đích nghiên cứu Khảo sát cơng tác quản lý CSVC, từ đề biện pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý CSVC văn phòng Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP HCM Nhiệm vụ nghiên cứu Hệ thống hóa sở lý luận CSVC quản lý CSVC văn phòng UBND phường 16, quận Gò Vấp Phân tích đánh giá thực trạng CSVC quản lý CSVC văn phòng UBND phường 16, quận Gị Vấp, TP Hồ Chí Minh