QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Mã phách: ………………… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày phát triển, quan, doanh nghiệp có thêm nhiều hình thức giao tiếp, truyền đạt thông tin với hoạt động điều hành tổ chức Tuy nhiên, để đảm bảo tính xác hiệu cơng việc khơng thể khơng kể đến vai trị văn Văn đóng vai trị vơ quan trọng thiếu hoạt động quan, tổ chức Nó phương tiện truyền đạt thông tin, minh chứng cho hoạt động quan, tổ chức Trong đó, cơng tác soạn thảo ban hành văn vấn đề cốt lõi, cần quan tâm mức, giúp đám bảo cho hoạt động quan, tô chức diễn cách hệ thống, Trên thực tế, không quan nhà nước trọng, quan tâm đến công tác soạn thảo ban hành văn mà doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, tỉnh Quảng Ninh hàng ngày sản sinh lượng văn tương đối lớn đề trao đổi, giao dịch với đối tác, khách hàng, Tuy nhiên, qua trình tìm hiểu thực tế Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, tác giả nhận thấy công tác soạn thảo ban hành văn số hạn chế tồn định Nhận thấy tầm quan trọng văn công tác soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức nói chung Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thơng Intracom nói riêng, sở kiến thức trang bị giảng đường hiểu biết thơng qua tìm hiểu quan, tác giả lựa chọn đề tài “Quy trình soạn thảo han hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội” để làm tập lớn Đối tượng nghiên cứu tập lớn: Quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu sở lý thuyết sở pháp lý quy trình soạn thảo ban hành văn Thực trạng số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Đề xuất số giải pháp khắc phục lỗi nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp tư logic, phương pháp… Ngồi ra, tác giả cịn sử dụng số phương pháp khác để làm tập lớn Ý nghĩa việc nghiên cứu tập lớn: Bài tập lớn nghiên cứu nhằm đáp ứng yêu cầu thi kết thúc học phần, đồng thời thơng qua việc tìm hiểu, nghiên cứu quy trình soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội tác giả số lỗi thường phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn Đồng thời đề xuất số giải pháp khắc phục lỗi đó, góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn cơng ty Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, tác giả trình bày tâp lớn nội dung: Công tác soạn thảo ban hành văn Một số lỗi thường phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội Đề xuất số giải pháp khắc phục lỗi thường phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội PHẦN NỘI DUNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Quy trình soạn thảo văn bản” Theo Giáo trình văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có đưa ra: “Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước cần thiết xếp có khoa học nhằm đạt yêu cầu thời gian chất lượng văn bản.” [2; 83] Đây khái niệm tác giả sử dụng tập lớn 1.1.2 Khái niệm “Công tác soạn thảo ban hành văn bản” Công tác soạn thảo ban hành văn hoạt động cá nhân quan, tổ chức, chịu trách nhiệm soạn thảo văn phải tiến hành nhằm ban hành văn đạo, điều hành truyền đạt định, thông tin quản lý chủ thể ban hành theo thể thức, trình tự, thủ tục thẩm quyền luật định nhằm thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị 1.2 u cầu cơng tác soạn thảo ban hành văn hành 1.2.1 Yêu cầu thẩm quyền Yêu cầu thẩm quyền ban hành văn xem xét hai mặt thẩm quyền nội dung thẩm quyền hình thức Thẩm quyền nội dung nghĩa chủ thể quản lý phép ban hành nhũng văn để giải vấn đề, việc mà theo pháp luật chủ thể có thẩm quyền giải Nói cách khác, nội dung văn hành soạn thảo ban hành phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan ban hành văn Thẩm quyền hình thức nghĩa chủ thể quán lý phép sử dụng loại hình văn mà luật pháp quy định cho việc ban hành văn Văn ban hành thẩm quyền đảm bảo tính hợp pháp văn 1.2.2 u cầu văn phong ngơn ngữ Văn phong hành – cơng vụ dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hồn chỉnh phương tiện ngơn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp văn lĩnh vực hoạt động pháp luật hành Văn phong cần đạt yêu cầu sau: Tính xác, mạch lạc: dùng từ ngữ xác, quán; diễn đạt ý rõ ràng, mạch lạc; câu văn chặt chẽ ngữ pháp, logic nghĩa xác tả Tính khn mẫu: văn soạn thảo theo thể thức, kỹ thuật Nhà nước quy định Tính khn mẫu văn giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp cho người đọc dễ hiểu Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự: văn thể tiếng nói quyền phải ln đàm bảo nghiêm túc, trang trọng, lịch qua thể tơn trọng đối Với chủ thể thị hành Tính khách quan: văn phải trình bày thông tin cách khách quan, không thiên vị, không đưa quan điểm cá nhân vào văn bản; thơng tin trình bày văn phải với thực khách quan; không sử dụng từ biểu cảm Tính phổ thơng, đại chúng: văn phải viết ngôn ngữ dễ hiểu, ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên ngành Ngôn ngữ dùng văn hành cần đảm bảo: Chuẩn xác: đảm bảo chuẩn mực xác nghĩa từ, tả, dễ hiểu, phổ thông đại chúng, không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Cách hành văn: cách đặt câu ngữ pháp cách diễn đạt văn viết, khơng sử dụng văn nói Câu khẳng định sử dụng phổ biến văn hành chính, số trường hợp thay câu phủ định Câu chủ động sử dụng phổ biển câu bị động trường hợp cần nhấn mạnh sử dụng câu bị động 1.2.3 Yêu cầu thể thức kĩ thuật trình bày văn “Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất cá loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn” Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quy định cụ thể Khoản Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ Cơng tác văn thư Thể thức văn bán hành bao gồm thành phần chính: Quốc hiệu Tiêu ngữ; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh thời gian ban hành văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyển; Dấu, chữ ký số quan, tổ chức; Nơi nhận Ngoài thành phần quy định Khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác như: Phụ lục; Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành; Địa quan, tổ chức; thư điện tử: trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Hình thức văn phải phù hợp với loại văn bản, đảm bảo thực theo quy định hành Văn phải trình bày kỹ thuật đảm bảo phần nội dung bố trí, xếp trình bày theo quy định 1.2.4 Yêu cầu nội dung Nội dung phần quan trọng nhất, cốt lõi văn bao gồm tất vấn đề liên quan đến công việc cần ban hành văn Nội dung văn cần đảm bảo yêu cầu sau: Thứ nhất, nội dung văn phải đảm báo có tính mục đích: Văn quản lý hành nhà nước ban hành với danh nghĩa quan quan Nhà nước nhằm để chủ trương, sách hay giải vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ quan Do đó, soạn thảo tiến tới ban hành văn địi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng Thứ hai, nội dung văn phải có tính khoa học: Các thơng tin sử dụng để đưa vào văn phải xử lý đảm bảo xác, mang tính khoa học Phải viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, logíc nội dung, bố cục chặt chẽ, thể thức theo quy định Nhà nước nội dung phải quán Đảm bảo yêu cầu mặt thể thức, sử dụng tốt ngơn ngữ pháp luật hành chính, đảm bảo tính hệ thống văn Thứ ba, văn ban hành phải đảm bảo tính phổ thơng, đại chúng: Văn phải viết rõ ràng để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn nắm hiểu nội dung văn đẩy đủ Văn quản lý hành nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn băn phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tỉnh phố cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ khoa học văn Thứ tư, văn ban hành phải đàm bảo tính khả thi: Nội dung văn thi hành đẩy đủ nhanh chóng văn cần phải đủ điều kiện sau: + Nội dung phải đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phải phù hợp với trình độ lực khả vật chất chủ thể thi hành + Khi quy định quyền cho chủ thể hưởng phải kèm theo điều kiện để đảm bảo thực quyền + Phải nắm vững khả mặt đối tượng thực văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm cùa trường hợp cụ thể Thứ năm, văn phải đảm bảo tính hợp pháp: Văn ban hành phải theo thẩm quyền, nội dung văn tuân theo quy định Hiến pháp, pháp luật hành văn cấp ban hành 1.2.5 Yêu cầu bố cục Theo nghĩa khái quát nhất, bố cục văn quản lí nhà nước xếp, phân bố thành phần thuộc thể thức văn theo vị trí dưới, trước sau, phải trải nhằm đảm bảo tính hợp lí văn Hiện nay, bố cục tổng thể văn quản lí nhà nước quan nhà nước có thẩm quyền quy định cụ thể để thực thống nước Các quy định vấn đề thể tập trung Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư Do bố cục chung văn quản lí nhà nước quy định thống nghiên cứu bố cục loại văn người ta thường quan tâm đến hố cục nội dung văn Ngoài yêu cầu trên, soạn thảo văn quản lý nhà nước cần lưu ý đến yêu cầu khác yêu cần về: Quy trình soạn thảo, yêu cầu thời gian soạn thảo… 1.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn Trong sách Lý luận phương pháp công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền đề cập “Quy trình soạn thảo văn khải niệm dùng đê chi trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo vãn đê ban hành” [19; tr 165] Quy trình soạn thảo văn cho phép định hướng từ đầu cách họp lý quan, đơn vị, loại văn soạn thảo Quy trình soạn thảo ký ban hành văn hành theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư với quy trình cụ thể: 1.3.1 Soạn thảo văn - Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thâm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn tháo văn - Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực cơng việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thào; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thào văn hình thức, thể thức kỳ thuật trình bày - Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyên thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết - Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn - Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao 1.3.2 Duyệt thảo - Bản thảo vãn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt - Trường hợp thảo văn đà phê duyệt cần sửa chừa, bơ sung phải trình người có thâm quyền ký xem xét, định 1.3.3 Kiểm tra văn trước ký ban hành - Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn - Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bảy văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn 1.3.4 Ký ban hành văn Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thåm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu an, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn minh ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Tóm lại, cơng đoạn trình tự ban hành văn cụ thể có chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung văn cụ thể Thực bước quy trình soạn thảo, giúp cho người soạn thảo đảm bảo nội dung văn thực mục đích đề ban hành văn 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến soạn thảo ban hành văn 1.4.1 Yếu tố người Thứ nhất, muốn công tác soạn thảo ban hành văn đạt hiệu cao trước hết đội ngũ nhân phải nhận thức tầm quan trọng công tác soạn thảo ban hành văn Khi nhận thức tầm quan trọng cơng tác 10 tham mưu - tổng hợp hậu cần Văn phòng giúp việc trực tiếp cho Ban Giám đốc, tham mưu ý kiến cho Ban Giám đốc điều hành công việc hàng ngày: Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty to chức máy hoạt động công tác tổ chức cán Công ty Thực chế độ sách cho người lao động lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật cán truyền thơng, hành chín, văn thư, lưu trữ, lễ tân Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đến phận cá nhân ngược lại.Là cầu nối xây dựng, ban hành, hướng dẫn kiểm tra đơn đốc việc thực sách Công ty thu thập phản hồi cách kịp thời xác Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị vãn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng trì phát triền mơi trường làm việc văn minh thân thiện chuyên nghiệp Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật hướng dần giải đáp việc áp dụng văn pháp luật liên quan đến hoạt động sàn xuất kinh doanh Công ty; Định kỳ kiêm tra đánh giá việc vận dụng quy định pháp luật Phịng (Ban) q trình thực nhiệm vụ giao Giải khiếu nại, tranh chấp phát sinh nội Công ty, Công ty với tô chức cá nhân bên ngồi Cơng ty 2.1.2 Nhiệm vụ Nhiệm vụ trực tiếp tham mưu thực lĩnh vực: công tác tổ chức cán bộ, công tác lao động tiền lương, cơng tác quản trị hành chính, cơng tác pháp lý, công tác ISO, công tác truyền thông Cụ thể có nhiệm vụ sau: Xây dựng chương trình cơng tác kế hoạch dự tốn chi tiêu hàng năm, hàng tháng Công ty, đồng thời đôn đốc, theo dõi việc thực kế hoạch Thu thập thông tin xử lý thông tin, chuẩn bị văn đề định quản lý theo phân công Ban Lãnh đạo Công ty Quản lý văn đến văn Công ty Quản lý sử dụng dấu Công ty theo chế độ điều lệ văn thư lưu trừ Đảm bảo nhu cầu hậu cần, mua sắm quản lý tài sản phục vụ hoạt động quản lý Trực tiếp quản lý hợp đồng lao động chế độ sách với cán công nhân viên tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Quản lý công nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo, tuyển dụng công nhân viên Cơ cấu tổ chức Văn phịng Cơng ty bao gồm: 12 CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG Bộ phận Hành Bộ phân nhân Bộ phận IT Bộ phận lễ tân Bộ phận lái xe Sơ đồ Cơ cấu tổ chức văn phịng Cơng ty Hiện nay, nhân thuộc Văn phịng Cơng ty bao gồm 09 nhân sự: 01 Chánh Văn phịng, 01 Phó Chánh văn phịng, 01 Nhân viên hành chính, 01 nhân viên nhân sự, 01 nhân viên IT, 01 nhân viên lề tân 03 lái xe Mồi người có chức năng, nhiệm vụ riêng lĩnh vực khác nhau, nhằm đảm bảo thực chức năng, nhiệm vụ chung Văn phịng Cơng ty hoạt động 2.2 Thực trạng số lỗi thường phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội Quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội thực bảo đảm tuân thủ theo quy định pháp luật, cụ thể Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác Văn thư Tuy nhiên, quy trình soạn thảo ban hành văn bản, nhiên trình soạn thảo ban hành văn phát sinh số lỗi quy trình soạn thảo ban hành văn bản, cụ thể: 2.2.1 Chuẩn bị soạn thảo Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Ban lành đạo Cơng ty trưởng phịng (ban) giao cho đơn vị có chức nhân viên soạn thảo chủ trì soạn thảo Từ đơn vị nhân viên giao chủ trì soạn thảo văn phải thực công việc sau: Xác định hình thức, nội dung độ mật, khẩn nơi nhận văn công ty thực cách nghiêm túc, có hiệu quả, nội dung văn xác định cách xác, phù hợp Việc phân cơng soạn thảo thực đối tượng, chức năng, nhiệm vụ 13 Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan có hiệu quả, xử lý thơng tin phù hợp với việc soạn thảo ban hành văn Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, việc phân công soạn thảo có thời điểm phân cơng tổ chức, cá nhân soạn thảo văn chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, chun mơn nghiệp vụ Ngồi ra, việc thu thập số thơng tin q trình soạn thảo ban hành văn chưa kịp thời, đầy đủ, nguồn thơng tin đơi cịn thiếu, chưa khách quan dẫn đến việc phải kiểm chứng thông tin, xác minh lại thông tin nên thời gian soạn thảo ban hành văn bị kéo dài Đây lỗi phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn 2.2.2 Soạn thảo văn Sau đà hoàn tất bước chuẩn bị soạn thảo văn cá nhân đơn vị có thẩm quyền tiến hành soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết đề xuất với ban lãnh đạo Cơng ty trưởng phịng (ban) tham khảo ý kiến đơn vị cá nhân có liên quan nhằm mục đích tiếp thu hồn thiện thảo Theo mục III Quy định soạn thảo thể thức văn bản, quy định việc lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo sau: [13; tr 2] Văn phải lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo bao gồm: Nội quy,quy định, quy chế quản lý nội bộ, phân cấp quản lý lĩnh vực, bảo cáo tồng kết Các đơn vị, cá nhân u cầu đóng góp ý kiến: Văn Cơng ty ban hành mang tính chất quản lý nội bộ: Các cá nhân, đơn vị yêu cầu đóng góp ý kiến là: Giám đốc, Phó Giám đốc, phịng nghiệp vụ Công ty Văn Công ty ban hành có liên quan trực tiếp đến đơn vị trực thuộc đơn vị trực thuộc u cầu đóng góp ý kiến Văn Cơng ty ban hành có liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ cán bộ, cơng nhân viên chức Cơng đồn u cầu đóng góp ý kiến Đơn vị, cá nhân yêu cầu đóng góp ý kiến phải có trách nhiệm trà lời văn thời hạn mà đơn vị soạn thảo văn yêu cầu (kể trường hợp khơng có ỷ kiến đóng góp bổ sung) 14 Đơn vị, cá nhân giao soạn thảo văn có trách nhiệm tiếp thu, tông hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, chỉnh lý dự thảo sở tiếp thu ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Nếu ý kiến tham gia xây dựng dự tháo khơng tiếp thu đơn vị, cá nhân giao soạn thảo phải thơng báo, giải thích cho đơn vị, cá nhân đà tham gia ý kiến không tiếp thu Trường hợp có vấn đề vướng mắc, khó giải phải kịp thời xin ý kiến lành đạo Trong trình soạn thảo văn bản, số lỗi phát sinh trình soạn thảo chủ yếu lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể: - Viết thảo: Trong trình viết thảo, phát sinh số lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể: Nhiều văn bị sai thể thức thành phần cấu tạo nên văn như: Số, ký hiệu văn bản; Địa danh , ngày , tháng , năm ban hành văn ; Tên loại trích yếu nội dung văn ; Nội dung văn ; Chức vụ , họ tên chữ ký người có thẩm quyền; Dấu quan, tổ chức; Nơi nhận; số thành phần khác Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến văn Trích yếu dài , trích yếu khơng phản ánh nội dung văn + Lỗi phần Quốc hiệu Tiêu ngữ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Quốc hiệu “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm phía cùng, bên phải trang văn Tiêu ngữ “Độc lập - Tự - Hạnh phúc”: Được trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm canh Quốc hiệu; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ Hai dòng chữ Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày cách dịng đơn Theo Quy định Phụ lục 01, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Quốc hiệu Tiêu ngữ có quy định Tuy nhiên, thực tế tìm hiểu quy trình soạn thảo văn số văn chưa cách dòng đơn, tiêu ngữ cụm từ có chưa có dấu gạch nối (-) mà có dấu 15 gạch dài(–) có cách chữ; phía chưa có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ mà chủ yếu sử dụng lệnh chữ gạch chân - Số, ký hiệu văn Phần số kí hiệu trình bày đầy đủ văn theo quy định hành Tuy nhiên, tác giả nhận thấy số văn lỗi sai “dấu cách”; “dấu hai chấm” phần số, ký hiệu văn Đặc biệt nội dung soạn thảo cơng văn Ví dụ: Quyết định Số : 1668/QĐ – CT Thông báo Số:22/TB- VP - Địa danh ngày, tháng năm ban hành văn Địa danh ngày, tháng năm ban hành văn trình bày số dịng với số ký hiệu văn bản, giữa, Quốc hiệu, tiêu ngữ; sử dụng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13, sau địa danh có dấu phẩy Đa phần địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày theo quy định Tuy nhiên, số văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn chưa Vẫn mắc phải số lỗi phải, ngày nhỏ 10, tháng nhỏ khơng có số “0” đằng trước Ví dụ: Hà Nội, ngày tháng 11 năm 2021 Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2021 - Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại văn đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; trích yếu nội dung văn canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định hướng dẫn thể thức soạn thảo văn Tuy nhiên, số văn tên công văn thiếu dòng kẻ ngang dòng kẻ ngang dài Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy định hướng dẫn thể thức soạn thảo văn 16 Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số ký hiệu, cỡ chữ 1213 in thường, đứng; canh số ký hiệu Tuy nhiên số công văn sử dụng sai cỡ chữ khoảng cách số, ký hiệu tên công văn xa gần Đây lỗi hay mắc phải quy trình soạn thảo văn công ty - Nội dung văn Cách sử dụng ngôn ngữ văn phong văn có ý nghĩa quan trọng việc truyền đạt thơng tin hoạt động Cơng ty, góp phần tạo nên chất lượng văn ban hành Vì Công ty hoạt động nhiều lĩnh vực đầu tư xây dựng bất động sản, lượng sạch, vật liệu xây dựng, thi công xây lắp, lĩnh vực y tế có thê mở rộng lĩnh vực hoạt động nửa nên đối tượng tiếp xúc với văn thực định quản lý bao gồm nhiều đối tượng, tầng lớp trình độ dân trí khác Văn ban hành Công ty sử dụng câu từ xác, cách diễn đạt logic, hạn chế hiểu nhầm Đồng thời, văn khơng mang tính cá nhân, nghiêm túc sử dụng ngơn ngữ hành chính, thống Các loại văn mẫu hóa, thuận tiện cho việc trình bày không yếu tố thức mà kết cấu nội dung, lời văn văn Ngồi ra, ngơn ngữ sử dụng văn hành Cơng ty đảm bảo thể trang trọng, lễ độ lịch Tuy nhiên số văn văn phịng cơng ty số lỗi nội dung, cụ thể: văn có tính khoa học chưa cao, tính khả thi thấp - Nơi nhận Nơi nhận văn gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn Phần nơi nhận số 9a: Từ “Kính gửi” tên quan cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:) Nếu văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng, tên quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) 17 Phần nơi nhận số 9b: Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng ( ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký ” sát lề trái ), sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thưởng, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan , tổ chức , đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng , đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;) , dòng cuối bao gồm chữ “ Lưu ” sau có dấu hai chấm , chữ viết tắt “ VT” , dấu phẩy (,) , chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu , cuối dấu chấm (.) Một số văn Văn phòng ban hành mắc lỗi phần “Nơi nhận”, khơng có “dấu hai chấm” lỗi kiểu chữ Ví dụ: “Nơi nhận:” “Lưu VT./.” - Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho thảo: Việc tổ chức lấy ý kiến góp ý cho thảo Văn phòng diễn chưa đầy đủ thường xuyên, số văn soạn thảo bỏ qua việc lấy ý kiến cho bản thảo hoản chỉnh ln, hồn chỉnh mà nhận phản hồi điều chỉnh Điều dẫn đến chất lượng việc soạn thảo bị ảnh hưởng, hiệu chưa cao Mặt khác thời gian lấy ý kiến lâu, không thống dẫn đến thời gian ban hành văn bị ảnh hưởng Đồng thời, chưa tạo thống giá trị văn - Về ngôn ngữ, văn phong văn Nội dung số văn sơ sải, chưa thể chí mà lãnh đạo muốn truyền tải , có loại văn làm cho có, thực tế nội dung văn chưa đáp ứng yêu cầu Có số văn diễn đạt q dài dịng, khó hiểu, nội dung lan man khiến cho người đọc không nắm đủ rõ thông tin Còn tồn lỗi sai chủ yếu thuộc lỗi - Header Footer Trong tất văn soạn thảo ban hành Công ty bắt buộc phải có yếu tố header footer quy định Trừ Quyết định ban hành theo mẫu định đính kèm Ở phần bên phải header thể tất thông tin cần thiết Công ty như: Tên Công ty chủ quản: Tổng Công ty Đầu tư Phát triển Nhà Hà Nội 18 Tên đầy đủ Công ty: Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng & Giao thơng Địa Văn phịng giao dịch: Tầng 24, tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội Số điện thoại liên hệ: (024) 37914111 Số fax: (024)37914112 Email: Vpintracom.com.vn Website: intracom.com.vn Tuy nhiên số văn ban hành thiếu nội dung dẫn đến văn công ty khơng tạo thống 2.2.3 Trình duyệt văn Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan có ý kiến đề xuất người soạn thảo, đơn vị soạn thảo ý kiến xừ lý lãnh đạo Công ty Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bán phải kiêm tra chịu trách nhiệm tính pháp lý, độ xác nội dung văn bản, thề thức ký nháy tắt cuối nội dung văn trước trình lành đạo Sau văn dự thảo văn duyệt nội dung hình thức kỹ thuật trình bày trình lành đạo có thẩm quyền ký ban hành - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng phó) duyệt nội dung thảo Sau người có thẩm quyền duyệt nội dung văn thường ký nháy vào văn đề xác nhận văn xét duyệt nội dung Tuy nhiên thực tế, số văn chưa ký nháy phần duyệt nội dung, số văn khác chưa duyệt nội dung trình ký, dẫn đến bị trả lại, thời gian soạn thảo văn ban hành văn không bảo đảm - Sau văn kiểm duyệt nội dung duyệt nội dung chuyển thảo hoàn chỉnh cho Chánh Văn phịng (cơ quan có Văn phịng) trưởng/phó phịng hành duyệt thể thức thủ tục pháp lí Một số lỗi phát sinh bước duyệt hình thức việc duyệt thể thức văn chưa bảo đảm, duyệt sơ sài dẫn đến văn không duyệt - Lãnh đạo quan (thủ trưởng phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt ký ban hành Nếu văn quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký(Các văn để minh chứng cho dự thảo làm sở để người có thẩm quyền ký phê duyệt Sau có chữ ký thủ 19 trưởng quan, người có thẩm quyền ban hành văn văn lúc gọi gốc Bản gốc chuyển xuống quan văn thư đóng dấu cấp số ban hành văn 2.2.4 Làm thủ tục phát hành Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến lành đạo (nếu có); Nhân viên hành ghi số văn bán, ngày tháng năm ban hành; Nhân theo số lượng quy định; Đóng dấu; Làm thủ tục phát hành Như vậy, quy trình soạn thảo ban hành văn Cơng ty thực theo trình tự bước nêu So với Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Cơng tác văn thư, quy trình soạn thảo ban hành văn Intracom có điềm khác tên bước Song, nội dung đảm bảo thực đủ quy trình soạn thảo ban hành văn bán hành Sau có chữ kí người có thầm quyền, cán văn thư hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành, cụ thể: + Kiểm tra lần cuối thể thức văn bản: Nội dung kiểm tra theo Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác Văn thư Sau văn đáp ứng đầy đủ yêu cầu thể thức cán Văn thư tiến hành thực ghi số ban hành văn bản, ngày tháng năm ban hành văn + Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Việc ghi số mắc phải số lỗi việc ghi số, số ngày nhỏ 9, tháng nhỏ ghi số vào đằng trước + Nhân theo số lượng nơi gửi, nơi nhận: Lỗi phát sinh q trình nhân số lượng việc nhân q nhiều dẫn đến lãng phí, khơng phù hợp + Phát hành văn bản: Văn đóng dấu phát hành đến quan, tổ chức, phận có liên quan để thực Tuy nhiên thực tế, việc đóng dấu Văn phịng có văn đóng dấu lệch, khơng theo quy định, có văn đóng dấu khơng vị trí, đóng nhầm, dẫn đến phải trình ký lại văn 20 2.3 Nguyên nhân dẫn đến phát sinh số lỗi quy trình soạn thảo văn Thứ nhất, nhận thức đội ngũ nhân viên văn phòng chưa đầy đủ vai trị cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, đặc biệt chưa nắm đầy đủ quy trình soạn thảo ban hành văn theo quy định công ty nhà nước công tác văn thư nên chất lượng, hiệu chưa cao Thứ hai, việc xây dựng ban hành văn hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn cơng ty cịn chưa cụ thể, chưa truyền tải kịp thời đến phận cơng ty, chưa có thống Thứ ba, lực nhân viên Văn phịng cơng ty cịn hạn chế trình độ, chun mơn, đặc biệt cơng tác văn thư chưa hướng dẫn mà chủ yếu dựa việc tự học, tự rút kinh nghiệm Chính dẫn đến chất lượng soạn thảo ban hành văn chưa cao, phát sinh nhiều lỗi trình soạn thảo ban hành văn Thư tư, cơng ty cịn chưa trọng đến việc kiểm tra chất lượng soạn thảo ban hành văn phận Đặc biệt chưa có thống quy trình soạn thảo văn dẫn đến nhiều văn ban hành theo kiểu vắn tắt chưa kiểm duyệt nội dung hình thức trình ký dẫn đến văn khơng phê duyệt, thời gian làm lại văn dài, tốn nhiều thời gian để ban hành văn ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC CÁC LỖI THƯỜNG PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Nâng cao nhận thức ban lãnh đạo công ty công tác soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo ban hành văn công tác vô quan trọng thiếu quan, tổ chức nói chung Cơng ty ỉntracom nói riêng Vì văn bán sợi dây liên lạc hoạt động quàn trị doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Công ty, phương tiện truyền tải thông tin Công ty cấp trên, cấp, cấp đối tác Vì cơng tác soạn thảo ban hành quan tâm trọng mức sè góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý 21 Muốn công tác soạn thảo ban hành văn nâng cao chất lượng trước hết Ban lành đạo Cơng ty cần nâng cao nhận thức cơng tác Nó khơng giúp Ban lành đạo có nhìn sâu sắc công tác soạn thảo ban hành văn mà cịn giúp định hướng cơng tác soạn thảo ban hành văn Công ty Khi lãnh đạo nhận thức rõ tầm quan trọng cơng tác vấn đề hạn chế khắc phục: ban hành quy trình soạn thảo ban hành văn bản, lỗi sai thê thức văn bản, yếu tố sở vật chất, ngân sách phục vụ công tác soạn thảo văn trang bị kịp thời vai trị nhân viên hành Cơng ty nâng cao 3.2 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao chất lượng máy nhân Để bước nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn bản, Ban lành đạo cần xem xét thực số nhiệm vụ cụ thê sau: Tuyển dụng nhân có chuyên môn công tác soạn thảo ban hành văn vào vị trí nhân viên hành Cơng ty, giúp Công ty kiểm tra giám sát công tác soạn thảo ban hành văn Hàng năm, Công ty nên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác soạn thảo ban hành văn cho nhân Công ty để nâng cao trình độ nghiệp vụ soạn thảo văn Thường xuyên cập nhật văn quy định nhà nước cơng tác văn thư nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn bàn nói riêng Ngồi ra, Ban lãnh đạo Cơng ty nên bố trí thêm nhân làm cơng tác hành Cơng ty số lượng văn ban hành ngày nhiều, lình vực hoạt động ngày lớn nên việc bổ sung thêm vị trí nhân hành góp phần nâng cao hiệu cơng tác soạn thảo ban hành văn 3.3 Tăng cường công tác kiểm tra rà soát thường xuyên văn ban hành Muốn nâng cao hiệu công tác soạn tháo ban hành văn bản, Ban lành đạo Cơng ty cần có biện pháp kiểm tra giám sát kịp thời công tác Công tác kiêm tra giám sát phải thực thường xuyên, liên tục nhằm biểu dương, khen thường cá nhân, đơn vị có thành tích tốt cơng 22 tác soạn thảo ban hành văn bản, đồng thời phát kịp thời lỗi sai, phê bình cá nhân, đơn vị vi phạm đưa phương hướng khắc phục lồi Trong lĩnh vực, công tác tổ chức kiểm tra giám sát thực song song, công cụ giúp nhà quản lý tong kết ưu điểm hạn chế lĩnh vực đó, từ đưa giải pháp thích hợp 3.4 Nâng cao ý thức tự học, tự rèn luyện cho cán bộ, công chức, làm công tác soạn thảo văn Mỗi cá nhân làm công tác soạn thảo có ý nghĩa đặc biệt quan trọng chất lượng văn soạn thảo Đây người trực tiếp làm công tác soạn thảo, chất lượng soạn thảo có tốt hay khơng phụ thuộc vào người làm cơng tác soạn thảo Chính mà cán bộ, cơng chức cần tự ý thức học tập, rèn luyện, nâng cao lực cho thân mình, góp phần làm tốt công tác soạn thảo, nâng cao chất lượng soạn thảo văn 3.5 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo ban hành văn Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, cơng nghệ thơng tin áp dụng vào nhiều lình vực làm tăng hiệu hoạt động Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo ban hành văn hồ trợ đắc lực cho việc lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, công tác soạn thảo ban hành văn từ thủ công sang tự động hóa, góp phần tăng thời gian xử lý soạn thảo ban hành văn bản, khâu chuyển giao, lưu văn thực cách nhanh chóng Ngồi ra, Cơng ty có thê mua phần mềm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý văn bán E-office Elimosa Những phần mềm sè giúp đom vị soạn thảo văn bán thực xác có hiệu hơn, nhanh chóng xin ý kiến ban hành văn Các biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo ban hành văn phải thực đồng bộ, thống từ Ban lành đạo phòng (ban) đến cá nhân trực tiếp soạn thảo văn bán Có vậy, cơng tác soạn thảo ban hành văn vào hoạt động tốt nâng cao hiệu hoạt động 23 3.6 Nhà nước cần ban hành văn hướng dẫn soạn tháo han hành vãn hành quan, doanh nghiệp Tính đến nay, chưa có văn nhà nước quy định cụ thể hướng dẫn thể thức, kỳ thuật trình bày văn bán hành quan doanh nghiệp Trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phú Cơng tác văn thư, đối tượng áp dụng văn bán chi bao gồm: quan, tô chức nhà nước doanh nghiệp nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tồ chức xà hội - nghề nghiệp Như vậy, Nhà nước cần bổ sung, quy định rõ thê thức kỳ thuật trình bày văn tổ chức kinh tế Từ đó, làm sở giúp cơng tác soạn thảo ban hành văn bán Cơng ty, doanh nghiệp có tính khn mầu hoàn thiện 24 KẾT LUẬN Trong thời buổi đại hóa, cơng nghiệp hóa phát triển mạnh mẽ kinh tế đòi hỏi người cần tự nâng cao tinh thần tự học hỏi, trau dồi kiến thức cá nhân phù hợp lĩnh vực Đặc biệt nhân viên hành văn phòng, việc nâng cao kỹ thuật soạn thảo ban hành văn quan trọng Nó góp phần tạo nên chất lượng văn bản, từ tạo nên chất lượng hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong tập lớn, tác giả tiến hành tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội.Nhìn chung, quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội đáp ứng bảo đảm đảm đầy đủ theo quy định hành Tuy nhiên bên cạnh đó, q trình soạn thảo phát sinh số lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, lỗi ngôn ngữ, nội dung, đặc biệt tính khoa học, tính mục đích việc ban hành văn Nguyên nhân lỗi phát sinh chủ yếu lực đội ngũ nhân viên cơng ty cịn hạn chế chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, chưa chủ động cập nhật quy định kịp thời trang thiết bị phục vụ cơng tác soạn thảo văn cịn chưa đầy đủ Với phạm vi nghiên cứu tập lớn, tác giả đề xuất số giải pháp khắc phục số lỗi quy trình soạn thảo văn cách nâng cao lực cho đội ngũ, cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn Đồng thời tăng cường việc nâng cao nhận thức, ý thức học tập, đầu tư trang thiết bị máy móc phục vụ soạn thảo cho đội ngũ làm công tác soạn thảo, tăng cường công tác kiểm tra, rà soát đánh giá chất lượng soạn thảo văn Tóm lại, cơng tác soạn thảo ban hành văn có ý nghĩa vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức Chính thế, quan tổ chức cần có nhận thức đắn, trọng đến công tác này, đặc biệt quy trình soạn thảo ban hành văn để nâng cao hiệu cơng tác văn thư nói chung, cơng tác soạn thảo ban hành văn nói riêng, góp phần vào thành công phát triển quan, tổ chức 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh(2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, Nxb Lao động Triệu Văn Cường(2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Cơng tác Văn thư Học viện hành (2008), Giảo trình kĩ thuật xây dựng ban hành văn bản, NXB Khoa học kỳ thuật, Hà Nội Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo ban hành văn hành chỉnh thông thường Bộ Nội vụ, Hà Nội Vương Đình Quyền(2011), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 26 ... hành tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội. Nhìn chung, quy trình soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư. .. SOẠN THẢO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Nâng cao nhận thức ban lãnh đạo công ty công tác soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo ban. .. ? ?Quy trình soạn thảo han hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom, thành phố Hà Nội? ?? để làm tập lớn Đối tư? ??ng nghiên cứu tập lớn: Quy trình soạn thảo ban hành văn Công