Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm nghiên cứu cơ sở lý luận về văn bản, văn bản quản lý nhà nước; Đánh giá thực trạng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Nhà nước tại Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang; Đề xuất một số giải pháp chủ yếu hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND huyện Hàm Yên.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN NGỌC LINH QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÀM YÊN - TỈNH TUYÊN QUANG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG HÀ NỘI, NĂM 2018 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS LẠI ĐỨC VƯỢNG Phản biện 1: TS Trịnh Thanh Hà - Học viện Hành Quốc gia Phản biện 2: TS Ngơ Sỹ Trung - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp 6B, Nhà 11 tầng - Học viện Hành Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội Thời gian: Vào hồi 14 00, ngày 15 tháng 11 năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng tác soạn thảo ban hành văn đóng vai trị vơ quan trọng hoạt động cơng vụ quan quản lý nhà nước; văn vừa nguồn pháp luật bản, vừa công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho hoạt động điều hành quan, tổ chức Do vậy, quy trình hoạt động, quan tổ chức ý thức vai trò, tầm quan trọng quan tâm mực đến cơng tác văn việc thực thi nhiệm vụ quan, tổ chức ln thu kết tốt đẹp, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý hành nhà nước Trong năm qua, hoạt động soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước cấp quyền, quan nhà nước nói chung cấp sở nói riêng Đảng Nhà nước quan tâm Với Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 Quốc hội Nghị định quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính,…đã thể rõ điều Các văn pháp lý nêu hình thành quy trình tương đối đồng thủ tục, trình tự soạn thảo văn quy phạm pháp luật Tuy nhiên, văn hành tùy theo đặc điểm hoạt động quan mà có quy trình ban hành tương ứng Trong thực tế năm qua văn quyền cấp sở địa bàn tỉnh Tuyên Quang thực nghiêm túc Hàng năm, Ủy ban nhân dân tỉnh Sở Tư pháp tổ chức đợt kiểm tra, rà soát văn cấp huyện ban hành Việc gửi văn để quan có thẩm quyền thẩm định trước ban hành thực nghiêm túc Chính vậy, cơng tác soạn thảo ban hành văn quan hành nhà nước đạt kết đáng kể, đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên, nhìn nhận cách khách quan, bên cạnh kết đạt được, công tác tồn hạn chế, bất cập cần phải khắc phục Những bất cập là: văn ban hành trái thẩm quyền; văn sai t hể thức; văn có nội dung trái pháp luật; văn thiếu tính khả thi, văn thiếu mạch lạc, logic Những hạn chế, bất cập cơng tác văn nhiều làm ảnh hưởng đến q trình thực thi cơng vụ quan, tổ chức, làm ảnh hưởng đến uy tín tính uy nghiêm quan cơng quyền Nhận thấy vai trò tầm quan trọng công tác xây dựng ban hành văn quan quản lý nhà nước, nên tác giả lựa chọn đề tài “Quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên - tỉnh Tuyên Quang” làm Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Văn đề tài thu hút quan tâm nhà khoa học, chuyên gia lĩnh vực Ở Việt Nam năm gần việc tìm kiếm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn nói chung chất lượng soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân cấp sở nói riêng thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học, nhà quản lý khác học viên phạm vi mức độ khác nhau, cụ thể: Cuốn sách “Quản lý văn quản lý hành nhà nước” tác giả TS lưu kiếm Thanh, Nxb nhà xuất thống kê, Hà Nội giới thiệu vấn đề chung văn văn bản, quản lý nhà nước văn quản lý nhà nước, vai trò văn quản lý nhà nước, kỹ soạn thảo số văn quản lý nhà nước bước quy trình soạn thảo văn cụ thể Ngồi có nhiều giáo trình, sách đề cập đến việc soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước như: “Tìm hiểu thẩm quyền ban hành Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân” nhà xuất Lao động; Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản” (đào tạo Đại học Hành chính) biên soạn GS TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Lưu Kiếm Thanh; Cuốn sách “Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước” tác giả Nguyễn Văn Thâm - Nhà xuất Chính trị quốc gia; Hướng dẫn soạn thảo văn quy lập quy TS Lưu Kiếm Thanh, nhà xuất thống kê Như vậy, nói số lượng cơng trình nghiên cứu văn quản lý nhà nước lớn nhiều cơng trình đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước mức độ phạm vi khác Song, chưa có cơng trình sâu nghiên cứu quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước cấp huyện nói chung Tuy nhiên cơng trình tác giả nêu nguồn tư liệu tham khảo quan trọng quý báu trình nghiên cứu viết luận văn tác giả Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích: Luận văn đánh giá quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang, từ đề xuất số giải pháp chủ yếu hồn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang 3.2 Nhiệm vụ: - Nghiên cứu sở lý luận văn bản, văn quản lý nhà nước - Đánh giá thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý Nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang - Đề xuất số giải pháp chủ yếu hồn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu luận văn xác định văn quản lý nhà nước cấp huyện địa bàn huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang; Quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang 4.2 Phạm vi: - Về không gian: Trên địa bàn huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang - Về thời gian: Từ năm 2015 đến năm 2017 - Nội dung: Tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật loại văn bản: Quyết định UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang; Quy trình soạn thảo ban hành văn hành hai loại văn tiêu biểu: Công văn, Báo cáo UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang Vì hai loại văn nói tần suất ban hành tương đối nhiều UBND huyện Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận: Đề tài tiến hành dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử C.Mac Nhà nước Pháp luật; hệ thống quan điểm đạo, định hướng Đảng Nhà nước nghiệp đổi mới; đồng thời xuất phát từ thực tiễn tình hình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang 5.2 Phương pháp nghiên cứu: Nhằm đạt mục tiêu nghiên cứu, Luận văn tập trung sử dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp phân tích, tổng hợp; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp so sánh; - Phương pháp khảo sát thực tế Đóng góp khoa học luận văn Luận văn nguyên nhân hạn chế, bất cập quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung Ủy ban nhân dân huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang nói riêng; đề xuất giải pháp chủ yếu hồn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang Ngoài ra, kết nghiên cứu luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho việc nghiên cứu giảng dạy học tập nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước nói chung cho học viên, giảng viên Trung tâm bồi dưỡng Chính trị huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang nói riêng Kết cấu Luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục, Luận văn bao gồm chương: Chương Cơ sở lý luận Quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý Nhà nước Chương Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý Nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang Chương Giải pháp chủ yếu hoàn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1 Khái quát chung văn quản lý nhà nước 1.1.1 Khái niệm văn Văn hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp thực từ buổi đầu xã hội loài người Với đời chữ viết, người thưc không gian cách biệt qua nhiều hệ Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ luôn thực qua q trình phát nhận ngơn 1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước (VBQLNN) thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội Nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân 1.1.2.1 Đặc điểm văn quản lý nhà nước Chủ thể ban hành quan nhà nước, tập thể cá nhân Thẩm quyền ban hành văn quản lý nhà nước theo Luật định theo quy chế hoạt động quan Trình tự, thủ tục, thể thức pháp luật quy định Tính chất áp dụng mang tính cơng quyền nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác 1.1.2.2 Phân loại văn quản lý nhà nước - Phân loại theo tác giả (chủ thể ban hành), tên loại, mục đích ban hành, lĩnh vực hoạt động chun mơn, kỹ thuật chế tác, tính chất hiệu lực pháp lý… 1.1.2.3 Các yêu cầu kỹ thuật soạn thảo VBQLNN - Yêu cầu nội dung: Tính mục đích văn bản, Tính cơng quyền, Tính khoa học văn bản, Tính đại chúng văn bản, Tính khả thi văn bản, Tính pháp lý văn - Yêu cầu thể thức văn bản: Thể thức văn tập hợp thành phần (yếu tố) cấu thành văn thiết lập, trình bày thành phần theo quy đ ịnh pháp luật hành [18, tr 30] Yếu tố thể thức văn đóng vai trò quan trọng việc tạo nên giá trị pháp lí tính cơng quyền văn Hiện nay, văn quy định thể thức văn hành Thơng t 01/2011/TT-BNV Thể thức trình bày văn hành quy định Thông tư từ điều đến điều 14 - Yêu cầu ngôn ngữ: Phong cách ngôn ngữ u cầu sử dụng ngơn ngữ VBQLNN Từ góc độ nghiên cứu soạn thảo văn bản, văn quản lý nhà nước (VBQLNN) phân thành 04 loại Đó văn quy phạm pháp luật (VBQPPL), văn hành cá biệt (VBHCCB) văn hành thông thường (VBHCTT) văn chuyên môn, kĩ thuật (VBCMKT) + Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật (VBQPPL) văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội Nhà nước đảm bảo thực + Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt định quản lý hành thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, cơng chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm đưa quy tắc xử riêng áp dụng lần một nhóm đối tượng cụ thể, rõ + Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường (VBHCTT) văn có nội dung chứa đựng thơng tin mang tính điều hành, tác nghiệp quan, tổ chức như: triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết hoạt động; trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân…VBHCTT không chứa quy phạm pháp luật văn quy phạm pháp luật văn hành cá biệt + Văn chuyên môn - Kỹ thuật Văn kỹ thuật văn hình thành số lĩnh vực kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thuỷ văn Đó vẽ phê duyệt, nghiệm thu đưa vào áp dụng thực tế đời sống xã hội Các văn có giá trị pháp lý để quản lý hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật Văn chuyên môn (VBCM) loại văn quan Nhà nước quản lý lĩnh vực định, nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý lĩnh vực điều hành máy Nhà nước Loại văn mang tính chất đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành riêng quan Nhà nước theo quy định pháp luật Văn kỹ thuật (VBKT) văn hình thành số lĩnh vực như: Kiến trúc, xây dựng, địa chất, vẽ thiết kế, luận chứng kinh tế phê duyệt… Trên hệ thống phân loại VBQLNN Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu đề tài nên Luận văn tập trung tìm hiểu văn quy phạm pháp luật văn hành thơng thường; Quy trình xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành thơng thường 1.1.3 Khái niệm văn quy phạm pháp luật Quy định Điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 Quốc hội ngày 22/6/2015 1.1.3.1 Các loại văn quy phạm pháp luật Hệ thống văn quy phạm pháp luật quy định Điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật Quộc hội số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 1.1.3.2 Đặc điểm văn quy phạm pháp luật Vì có chứa quy phạm pháp luật nên văn quy phạm pháp luật có đầy đủ đặc điểm quy phạm pháp luật: - Được áp dụng nhiều lần đời sống, áp dụng trường hợp có kiện pháp lí xảy - Tên gọi, nội dung trình tự ban hành loại văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể pháp luật - Là văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành bảo đảm thực 1.1.4 Các khái niệm văn hành thơng thường Khái niệm dẫn sau:“Văn hành thơng thường văn dùng để chuyển đạt thông tin hoạt động quản lý Nhà nước như: công bố thông báo chủ chương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thơng tin giao dịch thức c quan, tổ chức với Nhà nước với tổ chức cơng dân Văn hành thơng thường không đưa định quản lý, khơng dùng để thay cho văn quy phạm pháp luật văn cá biệt.” 1.1.4.1 Vai trị văn hành thơng thường VBHCTT sử dụng tất quan, tổ chức ban hành theo nhu cầu, tính chất cơng việc quan, tổ chức Vì thế, loại văn dùng nhiều hoạt động công vụ quan nhà nước, hoạt động quản lý tổ chức trị, trị xã hội…VBHCTT khơng quy định thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật 1.1.4.2 Đặc điểm văn hành thơng thường - Văn hành thơng thường thơng tin chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động quan; - Đưa lời đề nghị yêu cầu giải công việc phối hợp công việc; - Thông tin, trao đổi, giao dịch quan với nội quan; - Thông tin kết đạt q trình quản lý… - Thơng tin phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ quan, đơn vị; Cũng yêu cầu văn quản lý khác, văn hành thơng thường phải đảm bảo tính xác, tính kịp thời tính thống 1.1.5 Một số văn thuộc thẩm quyền cấp Huyện ban hành Một số văn thuộc thẩm quyền cấp Huyện ban hành: a) Văn quy phạm pháp luật: Nghị quyết, Quyết định b) Văn hành cá biệt: Chỉ thị, Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, c) Văn hành thơng thường: Cơng văn, thơng cáo, thơng báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, dự án, đề án, kế hoạch, chương trình, diễn văn, cơng điện, loại giấy (giấy mời, giấy giới thiệu…), loại phiếu (Phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) 1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước 1.2.1 Khái niệm Quy trình xây dựng ban hành văn trình tự bước thủ tục mà quan, tổ chức phải tiến hành trình soạn thảo, ban hành văn nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu sử dụng văn ban hành 1.2.2 Quy trình ISO soạn thảo ban hành văn Bước 1: Soạn thảo, ban hành lấy ý kiến thẩm định Bước 2: Trình ký văn Bước 3: Kiểm tra thể thức văn bản, kiểm duyệt thủ tục trình ký Bước 4: Ký duyệt văn Bước 5: Kiểm duyệt văn Bước 6: Ký ban hành/ký phê duyệt văn Bước 7: Đăng ký, ban hành văn Bước 8: Lưu văn 1.2.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật Bước 1: Chuẩn bị dự thảo văn Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Bước 3: Thẩm định dự thảo Bước 4: Xem xét, thông qua Bước 5: Công bố Bước 6: Gửi lưu trữ văn 1.2.4 Quy trình soạn thảo ban hành VBHCTT Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn Bước 2: Dự thảo văn Bước 3: Duyệt, ký văn Bước 4: Nhân bản, phát hành Bước 5: Lưu trữ văn 1.2.5 Một số nguyên tắc, đặc điểm soạn thảo ban hành loại văn cấp Huyện - Để đảm bảo cho văn ban hành có chất lượng phải nắm vững nội dung vấn đề cần văn hố - Các thơng tin sử dụng đưa vào văn phải cụ thể đảm bảo xác Khơng nên viết văn với thông tin chung lặp lại từ văn khác - Đảm bảo cho văn ban hành thể thức Thể thức nói toàn thành phần cấu tạo nên văn Chúng đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trước mắt lâu dài hoạt động quản lý quan Một văn đầy đủ thể thức yêu cầu phải có thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên quan, đơn vị ban hành; số ký hiệu; tên loại trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký người có thẩm quyền; dấu hợp thức quan; địa điểm nơi văn gửi đến (nơi nhận), v.v - Sử dụng thuật ngữ văn phong thích hợp Nếu thuật ngữ văn phong khơng lựa chọn thích hợp cho loại văn soạn thảo việc truyền đạt thơng tin qua văn thiếu xác Điều tất nhiên ảnh hưởng đến nội dung văn - Văn phải thích hợp với mục đích sử dụng Ví dụ, khơng dùng thị thay cho thơng báo ngược lại u cầu địi hỏi phải có phân biệt rõ ràng loại văn trước lựa chọn Có thể nói soạn thảo ban hành văn có vị trí quan trọng quan, đơn vị tổ chức Một quan, đơn vị hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ điều kiện phương tiện đại cơng việc chạy đều, quản lý hành thơng suốt Tiểu kết chương Tóm lại, văn quản lý nhà nước có vai trò lớn hoạt động quản lý nhà nước, giúp cho máy hoạt động cách nhịp nhàng khoa học Đồng thời giúp cho việc quản lý, điều chỉnh quan hệ xã hội cách xác, tuân thủ theo quy định nhà nước Trên sở vấn đề lý luận văn bản, văn quản lý nhà nước quy trình chung soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước (VBQPPL, VBHCCB VBHCTT), Luận văn tập trung nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng quy trình soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành thơng thường Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang xã hội, Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục Đào tạo, Phòng Nội vụ, Phòng Kinh tế - Hạ tầng, Thanh tra huyện, Phịng Văn hóa - Thơng tin, Phịng Y tế, Phịng Dân tộc - Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Hàm Yên - Tuyên Quang: CHỦ TỊCH Nguồn: Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hàm Yên PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC UBND (Khối Văn hóa – Xã hội) (Khối Nơng – Lâm nghiệp) (Khối kinh tế - xây dựng) Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Phịng Giáo dục Đào tạo Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn Phịng Nội vụ Phịng Kinh tế - Hạ tầng Phịng Tài – Kế hoạch Thanh tra huyện Phịng Tài ngun Mơi trường Phịng Văn hóa thơng tin Phịng Lao động thương binh Xã hội Phòng Y tế Phòng Tư pháp Phòng Dân tộc Nguồn: Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hàm Yên - Chú thích sơ đồ: Quan hệ trực tiếp Quan hệ trực thuộc Quan hệ phối hợp 10 2.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang Các văn UBND huyện ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hành cá biệt văn hành thơng thường,… Tuy nhiên, giới hạn thời gian phạm vi nghiên cứu nên Luận văn tập trung tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật UBND huyện Hàm Yên với loại văn cụ thể là: Quyết định; quy trình soạn thảo, ban hành văn hành thơng thường UBND huyện Hàm Yên với hai loại văn cụ thể là: báo cáo, công văn 2.3.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang Luật tổ Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 không quy định cụ thể quy trình soạn thảo định Ủy ban nhân dân mà quy định dự thảo định Ủy ban nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân phân công trực tiếp đạo quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân soạn thảo Cơ quan soạn thảo có trách nhiệm xây dựng dự thảo tờ trình dự thảo định, thị (Mục 2, Điều 28) Do vậy, quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang theo bước sau: Bước 1: Soạn thảo Bước 2: Lấy ý kiến vào dự thảo định Ủy ban nhân dân Bước 3: Ủy ban nhân dân xem xét, thông qua dự thảo định Bước 4: Cơng bố văn Bước 5: Ký thức văn Bước 6: Phô tô, in ấn Bước 7: Đóng dấu văn Bước 8: Phát hành lưu hồ sơ 2.3.2 Quy trình soạn thảo ban hành VBQPPL (Quyết định) UBND huyện Hàm Yên 2.3.2.1 Một số nội dung Quyết định a) Khái niệm Quyết định loại hình văn dùng để quy định hay định chế độ, sách (quyết định quy phạm pháp luật) áp dụng chế độ sách lần cho đối tượng cụ thể (quyết định cá biệt) b) Thẩm quyền ban hành Thẩm quyền ban hành định quy phạm pháp luật quy định cụ thể Hiến pháp năm 2013 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 Đối với định cá biệt, thẩm quyền ban hành theo tư cách pháp nhân quan, doanh nghiệp phạm vi, chức vụ quyền hạn chủ thể pháp nhân nhà nước quy định 11 c) Cấu trúc định Cấu trúc định gồm hai phần: phần ban hành định nội dung điều chỉnh d) Quy trình soạn thảo định UBND huyện Hàm Yên Bước 1: Soạn thảo định Bước 2: Thẩm định dự thảo định Bước 3: Xem xét, thông qua dự thảo định Bước 4: Ký định Bước 5: Phơ tơ, in ấn Bước 6: Đóng dấu định Bước 7: Phát hành lưu hồ sơ 2.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành thơng thường UBND huyện Hàm n, tỉnh Tun Quang 2.4.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành thơng thường UBND huyện Hàm n, tỉnh Tuyên Quang Quy trình soạn thảo ban hành văn hành thơng thường UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang sau: Bước 1: Nghiên cứu dự thảo văn Bước 2: Kiểm tra, trình ký Bước 3: Duyệt, ký văn Bước 4: Phô tơ, in ấn văn Bước 5: Đóng dấu văn Bước 6: Ban hành văn Bước 7: Lưu văn 2.4.2 Quy trình soạn thảo ban hành số loại VBHCTT cụ thể (báo cáo, công văn) huyện Hàm Yên 2.4.2.1 Quy trình soạn thảo báo cáo a) Khái niệm Báo cáo văn dùng để phản ánh tình hình, việc, vụ việc, trình hoạt động quan, đơn vị, cá nhân khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo đề xuất chủ trương cho thích hợp b) Yêu cầu báo cáo - Báo cáo phải trung thực, khách quan, xác; - Báo cáo cụ thể, trọng tâm; - Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng 12 c) Phân loại báo cáo Căn vào nội dung, báo cáo chia thành loại sau: Báo cáo công tác: Báo cáo chuyên đề, báo cáo chuyên môn, báo cáo chung, báo cáo thực tế d) Phương pháp soạn thảo Báo cáo khơng có mẫu trình bày hay bố cục định Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định quan, đơn vị người soạn thảo cần thu thập liệu điền vào chỗ quy định Nếu báo cáo khơng có mẫu phải tiến hành bước sau: Bước chuẩn bị: - Xác minh mục đích báo cáo - Thu thập liệu cần báo cáo - Sắp xếp, tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo - Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp Bước viết báo cáo: Báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết e) Cấu trúc báo cáo - Mở đầu, phần nội dung, phần kêt thúc Với báo cáo quan trọng, người soạn thảo cần dựa để viết thành dự thảo báo cáo, sau tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh trình lãnh đạo phê duyệt f) Quy trình soạn thảo ban hành báo cáo Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Bước 2: Soạn thảo báo cáo Bước 3: Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bước 4: Duyệt, ký báo cáo Bước 5: Phô tơ, in ấn Bước 6: Đóng dấu báo cáo Bước 7: Ban hành lưu hồ sơ 2.4.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành công văn a) Khái niệm Công văn loại VBHCTT dùng để trao đổi công tác, giải công vụ quan, tổ chức với với cá nhân công dân b) Đặc điểm cơng văn hành - Chủ thể ban hành công văn quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp có pháp thân, cán bộ, cơng chức nhà nước có thẩm quyền, - Cơng văn hành phải tuân thủ quy định thể thức, nội dung nhà nước quy định; 13 - Cơng văn hành phải thể đặc trưng phong cách hành cơng vụ, nghĩa phải thể tính khách quan, trang trọng, uy nghiêm lịch sự, lễ độ; - Công văn cần viết ngắn gọn, rõ ràng c) Phương pháp soạn thảo công văn hành Bố cục thơng thường cơng văn hành gồm phần: Phần mở đầu, phần nội dung phần kết thúc d) Nội dung cụ thể loại cơng văn hành Có nhiều loại công văn như: Công văn mời họp, Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị, công văn trả lời, cơng văn hướng dẫn, đạo, giải thích, đơn đốc, nhắc nhở, Cơng văn hướng dẫn, giải thích… Đây loại văn có tần suất xuất nhiều hoạt động điều hành quan, tổ chức Do vậy, công văn đánh giá loại VBHCTT đặc biệt Đặc biệt sử dụng nhiều hoạt động cơng vụ hoạt động quản lý nói chung, đặc biệt là loại văn khơng có tên loại, gọi cơng văn trình bày lại không ghi tên loại văn khác (tờ trình, thơng báo, báo cáo, biên bản, ) e) Một vài khác biệt công văn văn có tên loại (1) Phần số kí hiệu (2) Trích yếu (3) Tên loại (4) Phần kính gửi (5) Nơi nhận (6) Cách diễn đạt (lời văn): f) Quy trình soạn thảo cơng văn Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Bước 2: Soạn thảo cơng văn Bước 3: Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bước 4: Kiểm tra công văn trước ký ban hành Bước 5: Ký thức cơng văn Bước 6: Phơ tơ, in ấn Bước 7: Đóng dấu cơng văn Bước 8: Ban hành lưu hồ sơ Có thể nói, quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang tuân thủ theo quy định nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày Một số loại văn ban hành thường xun như: Cơng văn, báo cáo, định có quy trình riêng, chặt chẽ Tuy nhiên, tính chất loại văn nên số khâu (bước) quy trình có giống định đảm 14 bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn 2.5 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang (từ năm 2015 đến năm 2017) Theo báo cáo đánh giá kết công tác năm từ 2015 đến năm 2017 số 206/BC UBND ban hành tháng 12 năm 2017 UBND huyện Hàm Yên công bố số lượng văn ban hành sau: Bảng 2.5.1: Bảng thống kê số lượng văn quản lý nhà nước ban hành từ năm 2015 đến năm 2017 UBND huyện Hàm Yên Năm Tổng số VBQLNN ban hành Ghi 2015 8096 Số liệu thức 2016 8493 Số liệu thức 2017 6262 Số liệu điều tra sơ Năm 2015, UBND huyện Hàm Yên ban hành 8096 Năm 2016, số văn ban hành 8493 Đến năm 2017, số văn ban hành 6262 Trong năm qua, cán bộ, công chức UBND huyện Hàm Yên cố gắng, nỗ lực công tác soạn thảo ban hành văn nói chung văn quản lý nhà nước nói riêng Tuy nhiên, cơng tác tồn số hạn chế như: văn ban hành sai thể thức, sai nội dung…Tính từ năm 2015 đến năm 2017, số văn ban hành UBND huyện Hàm Yên khoảng 20000 (hai mươi nghìn) văn loại Do hạn chế mặt thời gian phạm vi nghiên cứu nên luận văn tiến hành khảo sát số l ượng văn định (khoảng 100 VBQLNN) Kết khảo sát sau: Bảng 2.5.2: Tỷ lệ phần trăm (%) văn UBND huyện Hàm Yên ban hành có sai xót lỗi Tổng số Số văn khảo sát Số văn sai Tỉ lệ (%) 100 Công văn Báo cáo Quyết định 69 21 10 12 17 14 10 15 Nhìn vào bảng số liệu ta thấy, văn mắc lỗi sai thể thức nội dung số không nhiều so với lượng văn khảo sát Các lỗi sai chủ yếuthường gặp thể loại công văn, loại văn soạn thảo ban hành nhiều UBND huyện Hàm Yên, chiếm tỉ lệ sai nhiều Bảng 2.5.3: Tỷ lệ phần trăm (%) số văn ban hành sai thể thức nội dung (Từ năm 2015 đến năm 2017) UBND huyện Hàm Yên Tỷ lệ (%) Số lượng Sai thể thức Công văn 32 24 Báo cáo Quyết định Tổng số Văn Sai nội dung Sai thể thức Sai nội dung 75 25 66,7 33,3 3 100 41 31 10 75,6 24,4 Nhìn vào bảng số liệu thấy cịn có văn sai thể thức nội dung Số văn sai nội dung số văn sai thức chiếm đến 24,4% tổng số văn tiến hành khảo sát Điều cho thấy quy trình soạn thảo ban hành văn cần phải trọng Do đó, yêu cầu đặt quy trình soạn thảo ban hành văn cần phải xác định rõ nội dung soạn thảo phải đảm bảo xác nội dung, thẩm quyền ban hành Làm tốt điều cơng tác soạn thảo ban hành văn QLNN UBND huyện Hàm Yên đạt kết tốt đẹp 2.5.1 Những kết đạt quy trình soạn thảo ban hành VBQLNN huyện Hàm Yên Thứ nhất, việc soạn thảo văn UBND huyện Hàm Yên phản ánh đắn chủ trương, sách Đảng Nhà nước, quan cấp Thứ hai, việc xác định loại văn soạn thảo giúp cho việc thể nội dung xác, logic phù hợp với yêu cầu loại văn Thứ ba, loại VBQLNN UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang soạn thảo ban hành ngày hồn thiện thể thức, tính pháp lý đảm bảo, khơng cịn tình trạng văn thiếu chữ ký, bỏ sót dấu, thiếu ngày, tháng, năm ban hành… Thứ tư, việc sử dụng ngôn ngữ văn hành đặc biệt trọng, số lượng văn mắc lỗi sai ngôn ngữ gặp Thứ năm, cán làm cơng tác soạn thảo văn UBND huyện Hàm Yên có ý thức cập nhật thơng tin văn quy phạm pháp luật có liên quan đến cơng tác văn nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp văn 16 Thứ sáu, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin q trình soạn thảo văn đặc biệt trọng Lãnh đạo huyện quan tâm trang bị cho phịng, ban hệ thống máy tính, máy in, máy scan, máy photo nhằm hỗ trợ tốt cho cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn 2.5.2 Những hạn chế, bất cập quy trình soạn thảo ban hành VBQLNN huyện Hàm Yên 2.5.2.1 Về nội dung văn Kết khảo sát văn cho thấy: Chất lượng văn ban hành đạt yêu cầu nội dung Tuy nhiên, qua trình khảo sát tồn số văn trình bày cịn rườm rà, mâu thuẫn nội dung, bố cục nội dung cịn lộn xộn, khơng thống Rất nhiều văn như: thông báo, công văn viện dẫn nội dung văn quy phạm pháp luật để làm ban hành văn việc cần thiết phải ghi rõ số ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản… Tuy nhiên, số văn khảo sát cho thấy việc chưa làm tốt Nhiều văn dạng công văn, thông báo ban hành không ghi đầy đủ số, ký hiệu VBQPPL dẫn Việc làm ảnh hưởng không nhỏ đến nội dung văn bản, làm cho nội dung văn thiếu tính pháp lý, thiếu tính xác cần có văn 2.5.2.2 Về thể thức văn Các văn soạn thảo mắc lỗi sai chủ yếu thể thức phần, số, ký hiệu văn bản, phần trích yếu văn bản; kỹ thuật trình bày phơng chữ, kiểu chữ, định lề trang văn thiếu thống Nhiều văn mắc lỗi sai cách thức trình bày không tuân thủ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cách viết hoa văn tùy tiện, nhiều văn cịn khơng trình bày phần chữ in đậm, trang trí văn theo ngẫu hứng Chẳng hạn văn mắc lỗi trình bày như: khơng có đường kẻ chân phần trích yếu nội dung 2.5.2.3 Về ngơn ngữ văn Công tác soạn thảo văn Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên cán cơng chức chun viên phịng, ban đảm nhiệm Nội dung văn ban hành phụ thuộc vào nhiệm vụ tình hình thực tế đơn vị Trong trình soạn thảo,do văn phịng, ban phịng, ban soạn thảo, việc mắc lỗi thường xuyên xảy lỗi việc sử dụng ngôn ngữ Việc dùng văn nói, dùng thừa từ, lặp từ, dùng từ khơng phong cách, không khả kết hợp, dùng từ địa phương, lỗi viết hoa, viết tắt, lỗi sử dụng dấu câu tồn nhiều văn ban hành 2.5.2.4 Về quy trình ban hành Thứ nhất, cán bộ, cơng chức, chuyên viên giao nhiệm vụ làm công tác soạn thảo ban hành văn chưa thực nghiêm túc trình nghiên cứu xếp nội dung, cách thức trình bày văn Thứ hai, khâu kiểm tra trình ký văn chưa thực cách kỹ Do đó, việc rà soát mặt nội dung thể thức văn chưa trọng mức 17 Thứ ba, văn ký, phơ tơ đóng dấu, ban hành việc thực khâu chưa đồng bộ, nhịp nhàng * Nguyên nhân hạn chế - Nguyên nhân chủ quan: Công tác đào tạo cán bộ, công chức - người đảm nhiệm công việc soạn thảo văn chưa trọng Có nhiều cán bộ, công chức đảm nhiệm công việc chưa đào tạo cách kỹ thuật soạn thảo văn Vì họ thường làm theo thói quen, theo kinh nghiệm mà quan tâm đến việc phải làm theo quy định Đội ngũ cán bộ, công chức, chuyên viên làm công tác phịng, ban cịn Việc bố trí chưa hợp lý cán công chức, chuyên viên làm công tác soạn thảo văn gây bất cập, hạn chế nói Tâm lý ngại thay đổi phận cán bộ, công chức chuyên viên làm công tác soạn thảo ban hành văn Có nhiều văn người soạn thảo đáp ứng yêu cầu nội dung, thể thức - Nguyên nhân khách quan: Nhìn chung, lãnh đạo UBND huyện Hàm Yên quan tâm, trọng vào việc trang bị sở vật chất cần thiết cho cán bộ, cơng chức, chun viên phịng, ban làm việc mơi trường tốt Tuy nhiên, việc đầu tư chưa thể đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng phù hợp với xu hướng chung xã hội Đối với cơng tác soạn thảo ban hành văn cần phải trang bị máy móc trang thiết bị đại nhằm hỗ trợ tốt cho cán làm công tác Nhưng kinh phí hạn hẹp nên việc trang bị máy móc như: Máy tính, máy in, máy phơ tơ, máy fax,…cũng dừng mức độ tương đối Tiểu kết chương Văn QLNN công cụ quan trọng thiếu để đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục quan, tổ chức nói chung UBND huyện Hàm Yên nói riêng Thực tốt quy trình soạn thảo ban hành văn theo quy định pháp luật động lực thúc đẩy hoạt động quản lý nhà nước theo hướng hiệu lực hiệu Nhận thức tầm quan trọng quy trình soạn thảo ban hành văn UBND huyện Hàm Yên quan tâm, đầu tư, tạo điều kiện để ban hành văn đóng góp lớn vào q trình phát triển kinh tế - xã hội địa phương Bên cạnh đó, cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Hàm n cịn sai sót thể thức, nội dung, ngôn ngữ, Để nâng cao chất lượng văn UBND huyện Hàm Yên thời gian tới cầm phải nghiên cứu sở lý luận, tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng, tìm giải pháp nhằm hồn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND Huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang 18 Chương GIẢI PHÁP CHỦ YẾU HỒN THIỆN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÀM YÊN - TỈNH TUYÊN QUANG 3.1 Định hướng triển khai thực quy định soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Tiếp tục định hướng quán triệt tổ chức nghiêm việc hướng dẫn, thực Luật Lưu trữ năm 2011, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử quy định pháp luật văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm cơng chức, viên chức vai trị, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ Bố trí cơng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tổng biên chế giao, đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ; thực chế độ tiền lương, phụ cấp độc hại công chức, viên chức ngành lưu trữ theo quy định Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ, đảm bảo cho tất cán bộ, công chức, viên chức xử lý công việc phải thực kỹ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan để quản lý theo quy định Quán triệt Nghị số 48-NQ/TW ngày 24 tháng chiến lược xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020 nhằm nâng cao chất lượng ban hành văn địa phương với mục tiêu góp phần tạo văn QLNN tốt, kịp thời, mang tính khả thi cao, thúc đẩy phát triển xã hội; xây dựng quy trình ban hành văn QLNN khoa học, xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm quan, tổ chức xây dựng ban hành văn QLNN 3.2 Xây dựng ban hành quy chế quản lý văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu Xây dựng ban hành quy chế xác định trách nhiệm cá nhân người đứng đầu UBND cấp huyện cán bộ, công chức tham gia soạn thảo văn bản, quy định cách cụ thể, chi tiết vị trí cơng tác, chức danh chun mơn Bên cạnh đó, quy định chế phối hợp phận, tránh tình trạng phận có trách nhiệm cuối khơng phận chịu trách nhiệm Vì vậy, UBND cấp huyện cần xây dựng quy chế làm việc, quy chế văn thư, lưu trữ đạp ứng yêu cầu để công tác ban hành văn rõ ràng, thống Để nâng cao tính trách nhiệm cá nhân thủ tục ban hành văn hành quan nhà nước nay, thiết nghĩ quan nhà nước có thẩm quyền cần nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức quan, đơn vị công tác văn thư việc tuân thủ quy trình, trình tự soạn thảo văn hành chính, tập huấn nâng cao kiến thức, kỹ 19 soạn thảo văn bản, có thái độ nghiêm túc cơng tác Có vậy, cơng tác soạn thảo văn nói chung cơng tác soạn thảo văn hành nói riêng thể tính mục đích, cơng quyền, khả thi, trang trọng lịch sự, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động cơng vụ quản lý hành nhà nước 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức trực tiếp tham gia vào quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang 3.3.1 Tăng cường giáo dục, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức công tác soạn thảo ban hành văn Cán bộ, công chức UBND huyện, đặc biệt cán bộ, công chức phụ trách công tác văn cần liên tục cập nhật thông tin văn để phổ biến, hướng dẫn kịp thời đến phịng, ban giúp cho cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Hàm Yên tránh sai sót, đặc biệt sai sót không cập nhật thông tin quy định đất nước Thể chế hóa trách nhiệm kỷ luật thực thi quy định quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn cán bộ, công chức, viên chức vi phạm quy định Nếu làm điều này, cán bộ, công chức, viên chức tăng dần trách nhiệm làm nhiệm vụ thực quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý nhà nước Xây dựng kế hoạch định kỳ tiến hành rà soát văn ban hành có lỗi sau quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn để có biện pháp xử lý kịp thời rút học kinh nghiệm thực xem tiêu chí để xét thi đua khen thưởng cuối năm cán bộ, công chức, viên chức 3.3.2 Tuyển dụng CBCC qua đào tạo cơng tác văn Có thể thấy, khơng riêng số CBCC huyện Hàm Yên mà nhiều quan, tổ chức khác cịn có nhiều CBCC giao nhiệm vụ làm công tác văn lại chưa đào tạo văn Đây thực tế, bản, số CBCC đáp ứng tốt yêu cầu công việc soạn thảo văn Tuy nhiên, không đào tạo nên giao nhiệm vụ này, họ phải vất vả để tìm tịi học hỏi, nhiều thời gian hiểu thực tốt Cũng có nhiều CBCC khơng tiếp cận tốt yêu cầu soạn thảo văn nên việc tồn nhiều văn sai thể thức, sai nội dung, sai thẩm quyền điều dễ hiểu Thực tế đòi hỏi lãnh đạo UBND huyện Hàm Yên cần sớm có giải pháp việc tuyển dụng CBCC có trình độ chun mơn phù hợp, đào tạo kỹ thuật soạn thảo văn để họ đảm nhận nhiệm vụ công tác soạn thảo văn đạt kết tốt 3.3.3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/204/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 cơng tác văn thư cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng 20 dấu công tác văn thư Như vậy, người thực công tác văn thư tất người làm cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ khơng có cán văn thư chun trách Chính vậy, để nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên việc tất yếu phải làm tổ chức cho cán bộ, cơng chức, viên chức học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ hành chính, đặc biệt công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý nhà nước theo nhiều hình thức khác từ quy tập trung đến bồi dưỡng theo chuyên đề, Đối tượng trực tiếp liên quan đến công tác soạn thảo văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên tham gia vào quy trình soạn thảo văn quản lý nhà nước cơng chức, viên chức cơng tác Phịng Hành - Tổ chức UBND huyện Hàm Yên, cơng chức, viên chức thực tế khơng tham gia trực tiếp vào quy trình ban hành văn quản lý nhà nước bước kiểm tra thể thức, lỗi tả trước phát hành, quản lý văn bản, nhân bản, đóng dấu gửi Ngồi việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành quản lý văn bản, cán bộ, công chức công tác UBND huyện Hàm Yên cần rèn luyện nhiều kỹ khác kỹ văn phòng đại, kỹ giao tiếp, ứng xử, kỹ sử dụng phương tiện đại thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy scan; nữa, công chức, viên chức cần rèn luyện phẩm chất đạo đức trị, nhanh nhẹn, cẩn thận, xác, có trách nhiệm cao cơng việc; thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật mới, văn liên quan tới công tác chuyên mơn quy định pháp luật khác có liên quan tới cơng tác văn hành Kiểm tra, rà sốt bước quy trình soạn thảo văn bản: Để quy trình soạn thảo ban hành văn thực cách có chất lượng việc kiểm tra rà sốt, bước quy trình việc vơ quan trọng Các CBCC giao thực bước quy trình soạn thảo cần ý thức sâu sắc nhiệm vụ để làm việc cách trách nhiệm hiệu Để làm điều này, CBCC giao nhiệm vụ soạn thảo cần rà soát, kiểm tra văn thật kĩ để tránh lỗi sai sót khơng đáng có Đối với lãnh đạo phịng ban cần ý thức rõ trọng trách kiểm tra, rà sốt văn trước kí nháy, kí thức trình lên lãnh đạo cấp Mỗi CBCC, chuyên viên giao nhiệm vụ soạn thảo văn mà ý thức tốt điều khó tồn văn khơng đạt u cầu 3.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn để rút ngắn thời gian thực quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn UBND huyện Hàm Yên Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ yêu cầu tổ chức, quan, đơn vị phải có giái pháp như: - Quan tâm cán làm công văn thư hệ thống cơng đồn, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT 21 - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật - Phối hợp quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an tồn điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến sở - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp môi trường mạng cho cán chuyên trách công đồn nói chung cán làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng - Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng CNTT cán chuyên trách cơng đồn tồn tỉnh - Mẫu hóa văn đưa vào sở liệu mạng nội bộ, hướng dẫn cho tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức sử dụng thống toàn quan, đơn vị - Trong phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc áp dụng UBND huyện Hàm Yên chuyển dự thảo văn cho Lãnh đạo UBND huyện xem, duyệt dự thảo, sau chuyển lại chun viên hồn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo sửa trực tiếp dự thảo) Sau chuyển lại chun viên phịng hồn thiện lại, tiếp tục bước trình ký theo quy định Như vậy, mẫu hóa văn phần mềm hoàn thiện lại quy trình, áp dụng vào phần mềm quản lý văn quy định rút ngắn, văn mẫu hóa phần mềm giúp chun viên phịng, ban soạn thảo dễ dàng, nhanh chóng, tránh sai sót thể thức, đem lại hiệu cao công việc 3.5 Áp dụng hệ thống quản lý theo chất lượng ISO 9001:2015 Việc áp dụng quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác soạn thảo ban hành văn quan tổ chức thực cách phổ biến Đây quy trình quản lý hiệu hoạt động quan, tổ chức Để công tác soạn thảo văn quy trình UBND huyện Hàm Yên thực cách khoa học việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 việc cần phải tiến hành sớm Giải pháp thực nhằm giải công việc cách khoa học, hiệu quả, tạo điều kiện cho lãnh đạo thực kiểm soát cách dễ dàng, thuận tiện trình thực nhiệm vụ CBCC UBND huyện thuộc phạm vi thẩm quyền lãnh đạo, qua nâng cao hiệu cơng tác quản lý, tạo điều kiện tốt để cán bộ, cơng chức hồn thành nhiệm vụ giao 22 Tiểu kết chương Công tác soạn thảo ban hành văn QLNN UBND cấp huyện có vai trị quan trọng q trình thực nhiệm vụ QLNN quyền địa phương Văn ban hành có chất lượng góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lý nhà nước đạt hiệu lực, hiệu Vì vậy, nâng cao chất lượng cơng tác xây dựng ban hành văn quyền cấp huyện đòi hỏi tất yếu, khách quan quản lý nhà nước Để nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn đòi hỏi phải có giải pháp sau: - Quán triệt triển khai thực quy định quy phạm pháp luật soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước - Xây dựng ban hành quy chế quản lý văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu - Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn để rút ngắn thời gian thực quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn UBND huyện Hàm Yên - Áp dụng hệ thống quản lý theo chất lượng ISO 9001:2015 Các giải pháp cần tiến hành đồng ln có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động đến để hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước 23 KẾT LUẬN Cơng tác văn có vai trị vơ quan trọng công tác quản lý điều hành quan, tổ chức Đối với UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang, công tác thu kết đáng kể, góp phần khơng nhỏ vào cơng cải cách hành tồn hệ thống quan hành nhà nước Việc soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên dần vào quy củ, ban hành ngày chất lượng hơn, phù hợp đáp ứng với yêu cầu công tác quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước có vai trị quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước, loại văn sử dụng để truyền đạt định, thông tin hoạt động quản lý Xác định rõ vai trị tầm quan trọng cơng tác văn vai trị thiết thực nhóm văn nên cán bộ, công chức, chuyên viên làm công tác soạn thảo văn UBND huyện Hàm Yên nỗ lực để nâng cao chất lượng văn ban hành Do vậy, năm qua, đặc biệt giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017, văn UBND huyện Hàm Yên ban hành đạt tiêu chí, u cầu cơng tác văn Các văn soạn thảo ban hành qua bước chặt chẽ, thống nhất, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành l ãnh đạo UBND huyện Chất lượng văn nâng lên, số lượng văn soạn thảo ban hành nhiều số lượng văn bị mắc lỗi sai Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt cơng tác văn cịn có hạn chế, bất cập cần phải thực giải pháp như: cần nâng cao ý thức CBCC công tác soạn thảo văn bản, cần có chiến lược việc tuyển dụng CBCC đào tạo công tác văn bản, cần kiểm tra rà sốt kỹ bước quy trình soạn thảo văn bản, đẩy mạnh công nghệ thông tin hệ thống quản lý chất l ượng ISO 9001: 2015 cơng tác văn Có vậy, cơng tác soạn thảo văn ngày chất lượng, đáp ứng tốt yêu cầu cải cách hành chính, quản l ý nhà nước phương diện./ 24 ... THIỆN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÀM YÊN - TỈNH TUYÊN QUANG 3.1 Định hướng triển khai thực quy định soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước. .. luận văn xác định văn quản lý nhà nước cấp huyện địa bàn huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang; Quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang 4.2 Phạm vi: -. .. Luận văn bao gồm chương: Chương Cơ sở lý luận Quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý Nhà nước Chương Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý Nhà nước Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên,