THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÀ MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG

Đất nước ta đang trong giai đoạn hội nhập với nền kinh tế thế giới và phát triển một cách mạnh mẽ, bởi vậy để có thể hòa nhập được với xu thế thì cần phải có sự quản lý và định hướng đúng đắn của Nhà nước. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực tham gia vào quá trình phát triển kinh tế đất nước. Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn thư giữ chức năng và vị trí rất quan trọng, trong các cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp. Hoạt động văn thư lưu trữ đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển và đi lên của doanh nghiệp cũng như cơ quan. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức. Thấy được vai trò quan trọng đó của công tác văn thư lưu trữ, đồng thời thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành ” để nâng cao trình độ văn thư giúp các cán bộ văn thư tương lai nắm vững tâm lý để vận dụng vào thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho các sinh viên được đi thực tập tại các cơ quan.

LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta giai đoạn hội nhập với kinh tế giới phát triển cách mạnh mẽ, để hòa nhập với xu cần phải có quản lý định hướng đắn Nhà nước Điều đòi hỏi nỗ lực tham gia vào trình phát triển kinh tế đất nước Như biết, thời đại ngày phòng hành văn thư giữ chức vị trí quan trọng, quan nhà nước doanh nghiệp Hoạt động văn thư lưu trữ đóng góp phần không nhỏ vào phát triển lên doanh nghiệp quan Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan, tổ chức Thấy vai trò quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ, đồng thời thực phương châm “ Học đơi với hành ” để nâng cao trình độ văn thư giúp cán văn thư tương lai nắm vững tâm lý để vận dụng vào thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Được quan tâm nhà trường giúp đỡ từ lãnh đạo TỔNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG, em thực tập từ ngày 20/3/2017 đến ngày 16/4/2017 Trong thời gian này, thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán Công ty Thuốc Thăng long Có thể nói đợt thực tập giúp em cụ thể hóa nắm vững kiến thức mình, trưởng thành mạnh mẽ sau thực tập quan Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Công ty Thuốc Thăng long tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành xuất sắc nội dung thực tập ! PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN, CHỨC NĂNG, NHIỆM, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG I KHÁI QUÁT VÀ SỰ RA ĐỜI CỦA TỔNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG Trước năm 1954, Miền Bắc nước ta ngành cơng nghiệp sản xuất thuốc Việc trồng sản xuất thuốc trước chủ yếu hình thành cách tự phát, quy mơ nhỏ bé, sở sản xuất kinh doanh thuốc tư nhân thao túng thị trường gây nhiều khó khăn cho đời sống Trước thực tế nhà nước thấy cần phải nhanh chóng quản lý việc sản xuất kinh doanh thuốc Công ty Thuốc Thăng Long thành lập theo Quyết định số 2990 tháng năm 1955của Phủ Thủ tướng Ngày 6/1/1957 bao thuốc đời mang thương hiệu Thăng Long, ngày lấy làm ngày thành lập Nhà máy Thuốc Thăng Long Ngày 06/12/2005 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 318/2005/QĐ-TTg chuyển Nhà máy Thuốc thăng Long thành Công ty TNHH thành viên Thuốc Thăng Long (tên viết tắt Công ty Thuốc Thăng Long) Căn Luật Nhà nước, Nghị định, Quyết định Chính phủ, ngày 22/01/2016 Tổng công ty Thuốc Việt Nam ban hành Quyết định số 43/QĐ-TLVN việc phê duyệt Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH thành viên Thuốc Thăng Long Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Nhà máy Thuốc Thăng long 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Thuốc Thăng long * Vị trí chức Hội đồng thành viên Tổng Công ty thuốc Vệt Nam - Căn Quyết định số 932/QĐ-TTg ngày 23 tháng năm 2010 Thủ tướng Chính phủ việc chuyển Công ty mẹ - Tổng công ty thuốc Việt nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Nhà nươc làm chủ sở hữu Quyết định số 13692/QĐBTC ngày 14 tháng 12 năm 2015 Bộ Công Thương việc ban hành Điều lệ tổ chức hoạt động Tổng công ty Thuốc Việt Nam; - Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011; - Căn Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 - Căn Nghị định số 33/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Căn Nghị định số 01/2013/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; - Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật soạn thảo văn hành chính; - Căn Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Căn Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ Công An hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Từ nhà máy thành lập phòng Hành quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy cách cụ thể Để phù hợp với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh nhà máy chế kiện tồn cơng tác tổ chức, quản lý nhà máy Phòng Hành thực chức giúp việc ban Giám đốc tất công việc liên quan đến công tác hành cơng ty * Nhiệm vụ quyền hạn Có nhiệm vụ quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý cơng tác xây dựng hành quản trị, đời sống, y tế Tên doanh nghiệp: Tổng Công ty thuốc Thăng Long - Doanh nghiệp thuốc Thăng long doanh nghiệp Nhà nước Tổng công ty Thuốc Việt nam quản lý - Doanh nghiệp thuốc Thăng Long đơn vị sản xuất,kinh doanh thuốc điếu loại (Có đầu lọc khơng có đầu lọc) - Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức sản xuất, kinh doanh theo chế thị trường có quản lý nhà nước, nộp đúng, nộp đủ loại thuế theo quy định sở sản xuất, kinh doanh - Doanh nghiệp tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh, cân đối đảm bảo việc làm, thu nhập đời sống cho người lao động thong qua quy chế tiền lương, tiền thưởng phạm vi doanh nghiệp - Chủ tịch công ty chịu trách nhiệm Trước nhà nước toàn kết sản xuất kinh doanh, bảo tồn, phát triển sử dụng có hiệu nguồn vốn Nhà nước giao, tổ chức thực sách chế độ, chăm lo đời sống chất tinh thần CBCNV doanh nghiệp - Tổ chức bảo toàn doanh nghiệp, xây dựng phương hướng, phương án thực biện pháp phòng chống cháy nổ, úng lụt, bão bảo vệ môi trường, ngăn chặn tượng hành động tiêu cực, giữ vững an ninh, kinh tế, trị, trật tự doanh nghiệp 1.2 Cơ chế hoạt động Cơng ty thuốc Thăng long * Trưởng phòng hành chính: - Phụ trách chung trịu trách nhiệm trước Giám đốc hoạt động phòng - Chịu trách nhiệm công tác đối nội, đối ngoại công ty, theo dõi, tổng hợp thường trực Hội đồng thu đua khen thưởng nhà máy Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng phụ vụ làm việc đơn vị nhà máy, điều hành hoạt động nhà khách - Tổ chức chuẩn bị hội nghị theo yêu cầu Tổng Công ty thuốc Việt nam Nhà máy thuốc Thăng Long - Thường trực Ban phòng chống bão lụt nhà máy - Quản lý điều hành nhân phòng Hành * Phó phòng Hành chính: - Giúp trưởng phòng phần xây dựng bản, lập tồn thủ tục ban đầu cho cơng trình xây dựng bản, từ thủ tục xin cấp đất (nếu có) ký hợp đồng thi công cơng trình th ngồi - Lập kế hoạch hàng năm, q, tháng cho cơng trình xây dựng sửa chữa lớn, nhỏ trong, 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Qua thay đổi giai đoạn để phù hợp với công tác sản xuất kinh doanh, ngày 10 tháng năm 2016 Công ty ban hành Quyết định số 196/QĐ-TLTL chức năng, nhiệm vụ đơn vị Công ty + Hội đồng thành viên + Ban Giám đốc + Các phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ - Văn phòng Hội Đồng Thành Viên + Giúp Hội đồng thành viên việc xây dựng kế hoạch triển khai thực chương trình làm việc, soạn thảo Biên bản, Nghị quyết, Quyết định, Tờ trình, Thơng báo văn khác Hội đồng thành viên + Tiếp nhận, chuyển văn đến, cập nhật ý kiến đạo, thư ký họp, lưu trữ văn bản, thông báo, theo dõi, đôn đốc đơn vị triển khai thực nghị lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu Hội đồng thành viên - Ban kiểm soát nội + Giúp Hội đồng thành viên việc kiểm soát ban quản lý điều hành thực Nghị quyết, Quyết định Hội đồng thành viên; + Giúp Hội đồng thành viên kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý điều hành Cơng ty - Phòng Kế hoạch vật tư + Chủ trì điều phối cơng tác kế hoạch tồn Cơng ty; Chủ trì thực cơng tác mua hàng đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh; tiếp nhận hàng hóa quản lý kho nguyên liệu, vật liệu, khí phế liệu; + Xây dựng triển khai kế hoạch sản xuất hàng tuần (trong gia cơng ngồi; chủ trì, thực xây dựng quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, thống kê tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty - Phòng thị trường + Chủ trì xây dựng thực kế hoạch thị trường - tiêu thụ, xác định phân khúc khách hàng mục tiêu (Gout, giá bao bì thị trường) + Tiếp cận, giới thiệu sản phẩm, hỗ trợ kiểm soát nhà phân phối - Phòng tiêu thụ + Chủ trì thực xây dựng kế hoạch tiêu thụ, đảm bảo thực hoá kế hoạch tiêu thụ + Quản lý kho thành phẩm - Phòng Tổ chức Nhân + Chủ trì xây dựng thực kế hoạch sử dụng lao động - tiền lương, tham gia xây dựng công tác tổ chức cán phát triển nguồn nhân lực, bảo đảm quan hệ lao động + Chủ trì, thực cơng tác ATVSLĐ - Văn phòng + Tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ quản trị văn phòng, cung cấp dịch vụ hành hậu cần + Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh mơi trường cảnh quan tồn Cơng ty + Tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật, công tác phòng chống lụt bão - Phòng An ninh Bảo vệ + Chủ trì thực cơng tác an ninh bảo vệ quốc phòng quân địa phương + Chủ trì thực cơng tác phòng chống cháy nổ phòng chống thiên tai, cứu nạn, cứu hộ - Phòng Kĩ thuật điện + Chủ trì công tác quản lý hồ sơ kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng kỹ thuật thiết bị điện, chuyển đổi, lắp đặt cơng trình điện thiết bị đo lường thử nghiệm, thực công tác mua hàng vật tư khí điện, phụ tùng máy móc thiết bị chun dụng nước - Phòng Kĩ thuật cơng nghệ + Chủ trì thực xây dựng công thức phối chế xác định nhu cầu nguyên liệu, hương liệu, xây dựng, quản lý quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn vật tư phụ liệu sản phẩm - Phòng Quản lý chất lượng + Chủ trì cơng tác kiểm soát chất lượng sản phẩm, xây dựng kế hoạch chất lượng giám sát việc tuân thủ quy trình, đảm bảo thực mục tiêu chất lượng + Chủ trì cơng tác xây dựng cải tiến quy trình - Phòng Xuất nhập + Chủ trì triển khai công tác nhập khẩu, xuất + Quản lý nhãn hiệu hàng hóa đăng ký nước ngồi phát triển sản phẩm xuất - Phòng Đầu tư + Xây dựng chiến lược kế hoạch đầu tư, quản lý thực lập báo cáo dự án đầu tư + Quản lý thực công tác xây dựng, cải tạo, sửa chữa công trình kiến trúc xây dựng - Phòng Nghiên cứu phát triển + Nghiên cứu, phân tích xu hướng xây dựng chiến lược thực kế hoạch nghiên cứu phát triển - Phòng Pháp chế + Tổ chức thực công tác Pháp chế Cơng ty + Xây dựng cải tiến quy trình chun mơn, thực nhiệm vụ chun mơn vai trò Cơng ty mẹ với Cơng ty - Phòng Tài kế tốn +Tổ chức thực cơng tác tài chính, kế tốn theo luật định quy định Công ty + Công tác công nghệ thông tin + Các phân xưởng sản xuất - Phân xưởng Cơ điện + Gia công chế tạo chi tiết phụ tùng khí, sửa chữa, bảo dưỡng, trung đại tu thiết bị thực cơng trình cơ, điện theo kế hoạch; + Phục vụ điện, hơi, nước đảm bảo yêu cầu sản xuất sinh hoạt - Phân xưởng sản xuất (Phân xưởng Sợi, Phân xưởng Bao mềm, Phân xưởng Bao cứng) + Quản lý máy móc thiết bị phân xưởng; + Tổ chức thực sản xuất theo kế hoạch * Tổng số CBCNV Công ty gồm : 1.361 người Trong : - Nam : 1.024 người - Nữ : 335 người - Trình độ thạc sĩ : 16 người - Trình độ đại học : 303 người - Trình độ cao đẳng, trung cấp, kỹ thuật : 844 người - Lao động phổ thông : 198 người * Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty Thuốc Thăng Long (xem phụ lục)  ĐỘI XE: - Quản lý phương tiện vận chuyển (ô tô loại) phục vụ công tác vận chuyển hàng hố, đưa rước CBCNV cơng tác theo quy định Công ty  ĐỘI BẢO VỆ: - Thực công tác Bảo vệ – Tự vệ – PCCC, nhằm bảo vệ tài sản, giữ gìn trật tự an ninh phục vụ sản xuất kinh doanh Công ty  TRẠM Y TẾ: - Theo dõi, quản lý sức khỏe CBCNV; thực công tác Y tế doanh nghiệp, thực công tác khám sức khỏe định kỳ theo quy định Pháp luật  NHÀ ĂN: - Phục vụ bữa ăn ca cho CBCNV Cơng ty; đảm bảo an tồn vệ sinh thực phẩm theo quy định ngành Y tế đảm bảo số lượng chất lượng dinh dưỡng tốt định mức tài giao CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÀ MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG 2.1 Cơng tác văn phòng quản trị văn phòng Văn phòng Hành Cơng ty thuốc Thăng Long 2.1.1 Mơ hình, cách thức tổ chức Văn phòng Hành Cơng ty thuốc Thăng Long Nhận thức vai trò quan trọng Văn phòng cơng tác văn phòng, từ nhiều năm quan Nhà nước tổ chức khác ý hồn thiện cơng tác này, văn phòng thực máy tham mưu tổ chức công việc quan trọng hệ thống máy điều hành quan Nhà nước cấp, giúp quan hoạt động có hiệu - Văn phòng Cơng ty thuốc Thăng long Văn phòng nước giới vài ba thập kỷ qua có nhiều thay đổi to lớn chuyển từ văn phòng cũ sang văn phòng đại (modern office) gắn liền với tượng bùng nổ thơng tin Về cấu trúc văn phòng dù kiểu cũ hay kiểu đại bao gồm yếu tố là: người làm văn phòng, nghiệp vụ hành văn phòng trang thiết bị văn phòng Cơng tác văn thư tồn q trình xác định Văn tổ chức quản lý, sử dụng loại Văn hệ thống quan Nhà nước, kết công tác Văn thư khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư tiền đề cơng tác Lưu trữ Cơng tác Văn thư thể tốt có tác dụng tồn xã hội Cơng tác Văn thư Cơng ty thuốc Thăng Long đóng vai trò quan trọng thể điểm sau: Công tác Văn thư sợi dây liên hệ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Cơng tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý Văn Công tác Văn thư xác định hoạt động , mắt xích quan trọng thiếu máy hoạt động quản lý quan Vì làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, khoa học đảm bảo bí mật Việc trang bị sở vật chất cho công tác văn thư quan việc cần thiết.Về sở hạ tầng, quan tâm Đảng Nhà nước với nỗ lực phấn đấu công tác văn thư, đến Nhà máy thuốc trang bị thiết bị làm việc tương đối đầy đủ + Căn vào nội dung văn đến Chánh Văn phòng Trưởng phòng hành - Tổ chức đơn vị ghi ý kiến xử lý chuyển giao cho người giải Đơn vị cá nhân giao văn đến có trách nhiệm nghiên cứu giải theo yêu cầu nội dung văn đến Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo Công ty/đơn vị tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị có liên quan Thời hạn xử lý văn đến phòng ban chuyên môn nghiệp vụ quy định sau: Thực yêu cầu thời hạn xử lý văn quy định văn pháp lý Nhà nước văn liên quan đến công tác phê duyệt, thẩm định hồ sơ, dự án… Đối với văn hỏa tốc, khẩn, văn có thời hạn yêu cầu giải cụ thể phòng ban phân cơng phải xử lý ngay, theo thời hạn quy định Đối với văn thuộc chức năng, nhiệm vụ phạm vi thẩm quyền trả lời phận phòng ban, thời hạn chậm (5) năm ngày làm việc phòng ban phân cơng xử lý phải hoàn thành dự thảo văn để báo cáo Lãnh đạo Công ty vị xem xét giải Trong trường hợp văn liên quan đến nhiều lĩnh vực cần nhiều phòng ban phối hợp giải quyết, Lãnh đạo Cơng ty phân cơng phòng ban chủ trì phòng ban phối hợp Phòng ban chủ trì lấy ý kiến phòng ban phối hợp Các phòng ban phối hợp phải có ý kiến (bằng văn hình thức khác) gửi cho phòng ban chủ trì thời hạn chậm (3) ba ngày làm việc, kể từ nhận văn Trong thời hạn (7) bảy ngày làm việc, phòng ban chủ trì hồn thành dự thảo văn bản, kèm theo hồ sơ trình tổng hợp ý kiến phòng ban phối hợp để trình Lãnh đạo Cơng ty xem xét phê duyệt Các phòng ban phân cơng xử lý chịu trách nhiệm tính trung thực, tính xác nội dung ý kiến liên quan văn trình Trong trường hợp lý bất khả kháng khơng thể xử lý văn thời hạn quy định, phòng ban chủ trì có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến đạo Lãnh đạo Công ty phân công phụ trách xử lý 10.Đối với văn đòi hỏi nhiều thời gian xử lý, cần tham khảo ý kiến chuyên gia, cần thảo luận tập thể Lãnh đạo….trước định, thời hạn giải thực theo thời hạn quy định cụ thể Lãnh đạo Cơng ty giao + Trường hợp bì có dấu “Chỉ người có tên bóc bì”: văn thư vào sổ tiếp nhận thư số tài liệu ghi ngồi bì chuyển phong bì đến người có tên bì * Quản lý văn mật: Việc quản lý văn chứa đựng thơng tin bí mật Công ty nhiệm vụ quan trọng thủ trưởng quan cán có trách nhiệm quan Tại Tổng Công ty chấp hành nghiêm chỉnh quy định Nhà nước bảo vệ bí mật Nhà nước Lãnh đạo công ty lãnh đạo văn phòng ln quan tâm đến cơng tác văn thư quan điều thể cụ thể việc ban hành văn lĩnh vực nhằm quy định chặt chẽ trình tự quản lý văn - đến, trình tự quản lý, xử lý văn Công ty quy định chi tiết việc xử lý văn - đến, cụ thể sau: Đối với văn đến thường, nhân viên văn thư vào sổ chuyển đến Chánh Văn phòng xử lý ngày lần (sáng chiều) Đối với văn gửi đến có đóng dấu khẩn nhân viên văn thư chuyển đến người có trách nhiệm giải theo mức độ khẩn Văn - đến ngày phải nhập vào máy tính xong ngày đó, cuối ngày phải trình lên Chánh Văn phòng xem xét giải Hàng ngày tiếp nhận tài liệu, báo chí phân chia đến cá nhân, đơn vị Kiểm tra nhận chụp thu nhỏ, phôto công văn đến để phân chia theo ý kiến xử lý Đối với bì văn đến có đóng dấu mức độ Mật: Trường hợp ngồi phong bì có dấu “Tuyệt mật”, “Tối mật”: Văn thư khơng bóc bì, đăng ký số tài liệu/số ký hiệu bên ngồi bì vào sổ tiếp nhận thư, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng người có tên bì có trách nhiệm giải Lãnh đạo Văn phòng báo cáo xin ý kiến đạo Lãnh đạo Công ty Trường hợp ngồi phong bì có dấu “Mật”: Văn thư ủy quyền bóc bì đăng ký vào sổ “Cơng văn Mật đến” Văn thư trình cơng văn mật cho Lãnh đạo Công ty phê duyệt NHẬN XÉT: So với số lượng văn ban hành số lượng văn đến có nhiều đa dạng Loại hình văn gửi đến Tổng cơng ty chủ yếu Quyết định, Quy định, Quy chế, Chỉ thị, Thơng tư,… cấp trên; Báo cáo, Tờ trình, Thông báo, Kế hoạch,… cấp số văn đối tác gửi đến có liên quan đến số công việc định 2.3.3 Quản lý sử dụng dấu: Con dấu có vai trò quan trọng việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn nhằm thể vị trí pháp lý quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực hiệu lực pháp lý văn quan, tổ chức chức danh Nhà nước khác ban hành Sở dĩ phải đặt vấn đề quản lý dấu để đề phòng kẻ xấu làm giả dấu quan, tổ chức làm giả mạo văn gây ảnh hưởng tới hoạt động quan Việc quản lý sử dụng dấu phòng Tổ chức Hành thực theo quy định hành Nhà nước Phòng Tổ chức Hành ln thường xun cập nhật văn Nhà nước quy định công tác văn thư lưu trữ Nghị định số 110/ 2004/ NĐ - CP Chính phủ công tác Văn thư *Trách nhiệm Người đứng đầu Tổng công ty/đơnvị Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị định thể thức, số lượng nội dung dấu Tổng công ty/đơn vị Lãnh đạo Tổng cơng ty/đơn vị có trách nhiệm đạo việcc quản lý sử dụng dấu theo quy định Điều lệ Tổng công ty/đơn vị quy định Nhà nước liên quan đến việc quản lý sử dụng dấu Trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng Phải chịu trách nhiêm trước Lãnh đạo Tổng công ty/đơn vị việc quản lý sử dụng dấu Tổng công ty/đơn vị Tổ chức thực việc đăng ký mẫu dấu thong báo mẫu dấu vơi quan, tổ chức có lien quan trước sử dụng dấu theo quy định -Thường xuyên kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu Tổng công ty/đơn vị, có quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Tổng công ty/đơn vị Trách nhiệm cán nhân viên văn thư Con dấu Công ty/đơn vị giao cho cán nhân viên văn thư quản lý, sử dụng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo văn phòng việc quản lý sử dụng dấu cụ thể: Con dấu phải bảo quản an tồn phòng làm biệc nhân viên văn thư trụ sở Tổng công ty ngồi làm việc 10.Phải tự tay đóng dấu vào văn Tổng công ty, không giao dấu cho người khơng có trách nhiệm, đóng dấu xong phải cất vào tủ ngồi phòng làm việc văn thư phải khoá tủ dấu 11.Trường hợp dấu bị hỏng biến dạng mòn, cán văn thư phải thông báo cho Lãnh đạo Tổng công ty/đơn vị, quan công an để thực thủ tục làm thay đổi dấu 12.Việc quản lý sử dụng dấu cách chặt chẽ, an tồn u cầu bắt buộc Tổng Cơng ty thuốc Thăng Long Việt nam góp phần bảo vệ bí mật quan Nhà nước + Đóng dấu - Con dấu Cơng ty đóng lên loại văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền phép đóng dấu - Mực in dấu phải dùng màu đỏ tươi theo quy định, khơng nhòe, bay màu - Con dấu đóng dấu lên văn phải rõ ràng, ngắn, chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Quy định việc đóng dấu treo dấu giáp lai lên văn Dấu treo: đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên đơn vị tên phụ lục Đối với phụ lục văn có 01 trang đóng dấu treo lên góc bên trái trùm lên phần tên Công ty tên phụ lục văn đính kèm Dấu giáp lai: văn có từ 02 trang trở lên, dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy Đối với lý lịch cán nhân viên, dấu giáp lai đóng vào hai trang liền kề Mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn Đối với loại văn ban hành kèm theo Quyết định Quy chế, Quy định, Điều lệ, Phụ lục, Biên bản; văn quan trọng; lý lịch cán nhân viên ngồi việc đóng dấu trực tiếp vào chữ ký người có thẩm quyền phải đóng dấu giáp lai - Chỉ đóng dấu lên văn Hội đồng, Ban định thành lập Hội đồng, Ban người đứng đầu Công ty ký quy định rõ Hội đồng, Ban phép sử dụng dấu Cơng ty Con dấu đóng văn có chữ ký Trưởng/Phó Ban Chủ tịch/ Phó Chủ tịch Hội đồng - Đối với đơn vị phép sử dụng 02 dấu có nội dung phải thực thống việc cho số văn hai nơi giữ dấu văn soạn thảo ghi địa danh Văn phòng nơi phải đóng dấu Văn phòng nơi - Những văn bản, tài liệu có chữ ký người có thẩm quyền có u cầu đóng dấu khơng lấy số Văn thư phải lập sổ theo dõi riêng - Tại Cơng ty dấu đóng lên văn có chữ ký trực tiếp Lãnh đạo Cơng ty, khơng đóng dấu lên chữ ký photocopy, văn cần thiết đóng dấu lên chữ ký photocopy phải xin ý kiến trực tiếp người có thẩm quyền ký Lãnh đạo Cơng ty 2.3.4 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Tổng Công ty thuốc Thăng long Văn phương tiện quan trọng hoạt động quản lý quan Để sử dụng tốt khối văn cần phải có giải pháp hữu hiệu nhằm tổ chức quản lý cách khoa học Lập hồ sơ để thoả mãn nhu cầu quản lý văn nói Lập hồ sơ khâu nghiệp vụ cuối không phần quan trọng công tác văn thư Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng cơng tác văn thư - kết thúc công tác văn thư đồng thời tiền đề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ nhiệm vụ thường trực cán bộ, nhân viên có sử dụng văn thực chức trách, nhiệm vụ phòng Tổ chức Hành Nhà khách Tổng liên đoàn * Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan + Lập hồ sơ công việc - Mở hồ sơ: Hàng năm, vào Danh mục hồ sơ Công ty thực tế công việc giao, cán nhân viên có trách nhiệm mở hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ để quản lý tài liệu, văn liên quan đến công việc cần giải - Trong trình lập hồ sơ giải cơng việc, cán nhân viên có trách nhiệm: thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu xếp chúng theo trình tự hợp lý có liên quan đến việc vào hồ sơ - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong kết thúc năm làm việc hồ sơ kết thúc Cán nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn bị trùng thừa, nháp, không cần để hồ sơ + Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ phòng ban, Cơng ty - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu + Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ công ty * Căn Điều 11 - Luật Lưu trữ Quốc gia, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty quy định sau: - Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính: thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn -Tại Công ty, định kỳ cuối quý I hàng năm, phòng ban tiến hành rà sốt, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu gửi Văn phòng để tổng hợp, chuẩn bị cho cơng tác chỉnh lý - Trường hợp phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu theo quy định để phục vụ cơng việc phải lập Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu giữ, có phê duyệt đồng ý Lãnh đạo Cơng ty gửi Văn phòng để phối hợp theo dõi Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu phòng ban, cá nhân khơng q 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu - Xác định nguồn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Công ty - Lập danh mục phòng ban thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Xác định thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp: tồn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản xác định từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân) Hồ sơ cá nhân giữ tự loại huỷ văn hết hiệu lực thi hành; - Hồ sơ việc, vấn đề chưa giải xong; Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo - Tại Cơ quan Công ty: Danh mục phòng ban thuộc nguồn nộp lưu thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu phòng ban quy định cụ thể Phụ lục VII đính kèm * Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu: -Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, cán nhân viên phải lập: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Phòng ban, cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 Lưu trữ Công ty/đơn vị giữ 01 Xác định giá trị tài Bộ phận văn thư Công ty thực nhiệm vụ giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động Công ty Việc xác định tài liệu bảo quản có tính số năm cụ thể, Kho lưu trữ Công ty bảo quản tài liệu có thời hạn vĩnh viễn, hồ sơ CBCNV, tài liệu có thời hạn bảo quản tính năm Bộ phận văn thư lưu trữ thống kê tài liệu loại sau chỉnh lý để thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu Chỉnh lý tài liệu Tài liệu lưu trữ Công ty sau chỉnh lý đảm bảo nguyên tắc : Không phân tán phông, tài liệu sau chỉnh lý phản ánh hoạt động Công ty Tài liệu sau chỉnh lý phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu, lập công cụ tra cứu mục lục hồ sơ Lập danh mục tài liệu hết giá trị Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ Công ty phản ánh chức năng, nhiệm vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty từ năm 1957 đến - Các tài liệu gồm : Sổ sách kế tốn, chứng từ quỹ, phiếu thu chi, hóa đơn bán hàng, bảng toán lương, hợp đồng mua bán vật tư hợp đồng sản xuất - Hồ sơ CBCNV công ty nghỉ hưu từ trước đến nay, hồ sơ CBCNV làm việc Phòng TCNS Công ty giữ - Khối lượng tài liệu lưu trữ kho gồm : + Loại tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài : 1.646 hồ sơ 111 cặp + Loại tài liệu có thời hạn bảo quản từ 05 năm đến 20 năm : gồm 582 cặp đựng 1.880 hồ sơ + Hồ sơ CBCNV : gồm 79 cặp đựng 2.208 hồ sơ - Cơng cụ tra tìm tài liệu Cơng ty sử dụng Mục lục hồ sơ, công ty bước áp dụng CNTT vào công tác lưu trữ Bảo quản tài liệu Công ty bố trí kho lưu trữ có diện tích 90 m 2, biện pháp bảo quản tài liệu quan tâm, phương tiện PCCC, giá tủ, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm Công ty trang bị Đối với tài liệu hình thành từ Cơng ty thành lập trước bảo quản chưa tốt, vận chuyển nhiều chiến tranh nên nhiều tài liệu mờ, rách, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Do cán lưu trữ quan tâm bảo quản tài liệu nhằm hạn chế hư hỏng tài liệu Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Công ty ban hành Nội quy Kho lưu trữ Các Phòng, Ban, cá nhân khai thác tài liệu phải thực quy định Tùy theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc mà tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức : nghiên cứu chỗ, chụp Trường hợp mượn tài liệu khỏi kho lưu trữ phải phê duyệt văn Lãnh đạo Công ty Việc sử dụng tài liệu lưu trữ Công ty mang lại nhiều hiệu sản xuất kinh doanh giúp CBCNV nghỉ hưu lâu đến tìm hồ sơ mình, để chứng nhận thời gian cơng tác làm chế độ cho thân Quản lý phông lưu trữ quan Kể từ thức thành lập năm 1957 đến nay, Công ty Thuốc Thăng Long có đủ điều kiện để thành lập phơng lưu trữ quan Kho lưu trữ Công ty bảo quản 02 phông lưu trữ : - Phông lưu trữ Nhà máy Cơ khí Thuốc (phơng đóng): Năm 2001, Nhà máy Cơ khí Thuốc sáp nhập vào Nhà máy Thuốc Thăng Long, toàn tài liệu Nhà máy Thuốc Thăng Long chỉnh lý bảo quản - Phông lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long (phông mở) Nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN công tác văn thư, lưu trữ Cùng với phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Việc tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động văn thư lưu trữ việc cần thiết Văn phòng Cơng ty tham mưu cho Lãnh đạo Công ty đạo triển khai ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ việc xử lý công văn đến, phát hành công văn đi, gửi nhận văn mạng nội bộ, sau triển khai đáp ứng yêu cầu, phần mềm quản lý văn đi, văn đến, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Quản lý văn với phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn …Bằng phương pháp quản lý mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan kết nối, tiết kiệm lao động, giấy tờ CHƯƠNG III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NỘI DUNG KIẾN TẬP Một lần em xin cảm ơn đến Công ty thuốc Thăng Long tạo điều kiện cho em thực tập Công ty thuốc Thăng Long đươc dẫn công việc từ cán chuyên trách hướng dẫn cho em thực tập văn phòng Văn thư lưu trữ Cơng ty thuốc Thăng Long Việc kết hợp lý luận với thực tiễn, vận dụng kiến thức học nhà trường để nghiên cứu sâu rộng tình hình thực tiễn cơng tác văn phòng, cơng tác Văn thư phòng Tổ chức Hành cơng ty liên giúp cho than sinh viên em có nhìn đầy đủ hơn, tồn diện hơn, có nhìn tổng quan quy trình quản lý hành chính, quy trình quản lý công tác công văn giấy tờ, đồng thời hội tốt để vận dụng kiến thức lý thuyết học nhà trường vào thực tiễn Ưu điểm: * Công tác Văn thư: + Tổ chức biên chế Văn thư chuyên trách: Nhận thức vai trò quan trọng công tác Văn thư hoạt động quan nên lãnh đạo Văn phòng lãnh đạo quan quan tâm đến vấn đề Do vậy, đội ngũ cán đơn vị bố trí đủ số lượng, có chun mơn nghiệp vụ công tác Văn thư Tiêu chuẩn cán phải đào tạo qua trường, lớp nghiệp vụ Văn thư Bên cạnh đó, hàng năm cán Văn thư đào tạo tập huấn lớp học ngắn hạn để nâng cao trình độ chun mơn Đội ngũ cán Văn thư bên cạnh có trình độ chun mơn, nhiều cán có nhiều năm kinh nghiệm, có lòng nhiệt huyết với nghề, có ý thức tổ chức kỷ luật cao, ln ln có ý thức, tinh thần trách nhiệm cao công việc Đồng thời tổ chức Văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam quy củ, chặt chẽ theo hướng ngày gọn nhẹ, chun mơn hố cao + Sự đạo quan công tác Văn thư: Trong năm qua, cơng tác Văn phòng Cơng ty thuốc Thăng Long Việt Nam thực thống khoa học theo quy định chung Nhà nước quy định Công ty thuốc Thăng Long Công tác Văn thư - Lưu trữ nhận quan tâm lớn đội ngũ lãnh đạo Viện toàn thể cán Viện Thể qua việc lãnh đạo Viện lãnh đạo Văn phòng bước thể chế hoá quy chế văn quy định công tác Nhược điểm: Trên thực tế việc lập hồ sơ Công ty thuốc Thăng Long nhiều tồn Nguyên nhân tồn trước hết xuất phát từ nghiệp vụ chuyên môn nhân viên làm công tác Văn thư- Lưu trữ đơn vị hạn chế qua trường lớp văn thư gặp khơng khó khăn việc triển khai thực việc lập hồ sơ đơn vị Công ty thuốc Thăng long phòng ban tồn cơng ty chưa xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu thành phần nội dung văn tài liệu hồ sơ đơn vị cần giao nộp vào lưu trữ quan dẫn đến số phòng ban nộp tất tài liệu, số phòng ban lại khơng giao nộp vào lưu trữ quan đến thời hạn nộp Từ việc không ban hành danh mục hồ sơ, khơng có danh mục tài liệu phải nộp cán lưu trữ không biết, khơng kiểm tra tài liệu giao nộp bao gồm loại văn tài liệu kiểm tra tài liệu khối lượng tài liệu đủ chưa thiếu loại tài liệu Hiện nay, cơng tác lập hồ sơ Công ty thuốc Thăng long ngày quan tâm lãnh đạo công ty, lãnh đạo Văn phòng nhiều tài liệu bó gói đưa chỉnh lý, phân loại thu thập, bổ sung tín hiệu đáng mừng cơng tác lập hồ sơ Công ty thuốc Thăng long PHỤ LỤC