MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5.Cấu trúc đề tài 2 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 3 1. Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc . 3 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng của UBND xã Vĩnh Phúc 3 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc: 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.2.3 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND Xã Vĩnh Phúc 8 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC,HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ. 9 2.1.1.1. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ. 9 2.1.1.2. Văn bản của UBND xã Vĩnh Phúc ban hành. 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ. 11 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 11 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Công tác văn thư 12 2.2.1.1 Công tác soạn thảo văn bản 12 2.2 .1.2 Quản lý văn bản. 15 2.2.1.3Quản lý và sử dụng con dấu: 20 2.2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành 20 2 .2.2. Công tác lưu trữ 21 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 21 2.2.2.2. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ VĨNH PHÚC, HUYỆN BẮC QUANG,TỈNH HÀ GIANG 25 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25 2. Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 25 3. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 25 4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư Lưu trữ : 27 5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưutrữ. 27 C.KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31
LỜI NÓI ĐẦU Xã hội ngày phát triển, nhu cầu thông tin người ngày cao Việc trao đổi thông tin hàng ngày diễn nhiều với nhiều hình thức trao đổi khác nhau, nhiên trao đổi thông tin văn phổ biến Nguồn thông tin văn nguồn tin đáng đầy đủ đáng tin cậy Đây phương tiện thiếu hoạt động quản lý quan tổ chức, mà phận trực tiếp lưu giữ văn phận văn thư quan Cơng tác Văn thư đóng vai trị quan trọng quan, tổ chức từ thành lập Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước nói chung quan đơn vị nói riêng Làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác đảm bảo giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội phạm vi nước Công tác văn thư Bộ có vị trí vai trị quan trọng hoạt động toàn quan: đầu mối thông tin ngành Lao động - Thương binh Xã hội; có trách nhiệm đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị trực thuộc, đơn vị nghiệp PHẦN I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ 1.1.1 Sự đời Bộ Lao động- TB XH thành lập sở sáp nhập quan là: Bộ Lao động Bộ Thương binh – Xã hội trước * Bộ Lao động: Bộ Lao động có tiền thân Nha lao động TW thuộc Bộ xã hội, quan quản lý lao động Nhà nước Việt Nam DCCH, thành lập dựa Sắc lệnh số 64 ngày 8/5/1946 Sau Nha lao động TW giải thể theo Sắc lệnh số 215 ngày 20/11/1946 Đến ngày 28/11/1946 Chính phủ Sắc lệnh số 266-SL thức thành lập Bộ Lao động Để kiện toàn tổ chức Bộ Lao động, ngày 26/10/1961 Hội đồng Chính phủ Nghị định số 172-CP quy định nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Lao động Đến năm 1963, Hội đồng CP lại ban hành Nghị định số 187- CP ngày 20/12/1963 để tiếp tục kiện toàn tổ chức Bộ Lao động * Bộ thương binh xã hội: Theo đề nghị Hội đồng CP ngày 6/6/1975, kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khoá V, ngày 8/7/1975 Uỷ ban thường vụ Quốc hội Quyết định số 1960/QH-HC thành lập Bộ thương binh Xã hội sở phận làm công tác thương binh liệt sỹ Bộ Nội vụ cũ Để kiện toàn tổ chức Bộ thương binh Xã hội, ngày 25/9/1979 Hội đồng CP Nghị định số 351/CP ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Thương binh Xã hội Ngày 16/02/1987 thực Nghị Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đổi chế quản lý, tinh giảm nâng cao hiệu lực máy nhà nước, Hội đồng nhà nước Quyết định số 782/HĐNN hợp hai Bộ: Bộ Lao động Bộ Thương binh Xã hội thành Bộ Lao động- Thương binh Xã hội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ 1.1.2.1 Chức Tại Nghị định 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội có quy định: Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực, lao động - tiền lương, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, an tồn – vệ sinh lao động, người có cơng, bảo trợ xã hội, trẻ em, bình đẳng giới, phịng chống tệ nạn xã hội phạm vi nước, quản lý nhà nước dịch vụ nghiệp công ngày, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Lao động – Thương binh Xã hội có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn Nghị định số 123/2016/NĐ – CP ngày 01/09/2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ quyền hạn cụ thể Trình Chính phủ dự án luật, pháp lệnh; dự thảo nghị quyết, Nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt, dự án đề án văn quy phạm pháp luật khác theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, năm năm chương trình mục tiêu quốc gia, cơng trình, dự án quan trọng lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước Bộ; dự thảo Quyết định, Chỉ thị văn thuộc thẩm quyền đạo điều hành Thủ Tướng Chính phủ Ban hành Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; phê duyệt đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền định Bộ; hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực văn quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Chỉ đạo tổ chức thực công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; + Về lĩnh vực lao động, việc làm: + Về an toàn lao động: + Về dạy nghề: + Về công tác thương binh liệt sỹ + Về Bảo trợ Xã hội + Về phòng, chống tệ nạn xã hội - Thực hợp tác Quốc tế lĩnh vực lao động - Tổ chức thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực Lao động - Thương binh Xã hội - Quyết định biện pháp, chủ trương cụ thể đạo thực chế hoạt động tổ chức nghiệp, dịch vụ công lĩnh vực Lao đông – Thương binh Xã hội theo quy định pháp luật, quản lý đạo đơn vị trực thuộc Bộ - Thực nhiệm vụ, quyền hạn,cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu cực xử lývi phạm theo thẩm quyền Lao động – Thương binh xã hội - Quyết định đạo việc thực chương trình cải cách hành Bộ theo nội dung mục tiêu chương trình cải cách hành Nhà nước Thủ Tướng Chính phủ phê duyệt - Quản lý tổ chức máy, biên chế, đạo thực chế độ tiền lương sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, tổ chức công tác đào tạo bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước Lao động – Thương binh xã hội địa phương - Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Bộ Tại Nghị định số 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 có quy định cấu tổ chức Bộ sau: - Có 17 đơn vị hành giúp Bộ trưởng thức quản lý nhà nước (gồm 06 Vụ, 08 Cục, 01 Tổng cục Thanh tra, Văn phòng) - Có 06 đơn vị nghiệp phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ ( gồm Viện khoa học lao động xã hội, Trung tâm thông tin, Tạp chí lao động xã hội, Tạp chí Gia đình Trẻ em, Báo lao động Xã hội, Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động xã hội) - Lãnh đạo Bộ gồm có: Bộ Trưởng: Thứ Trưởng: Thứ trưởng: Thứ trưởng: Đào Ngọc Dung Nguyễn Trọng Đàm Doãn Mậu Diệp Đào Hồng Lan 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Bộ Căn Quyết định 199/QĐ-LĐTBXH ngày 30/01/2008 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ sau: 1.2.1 Chức Văn phòng Bộ Lao động Thương binh Xã hội (gọi tắt Văn phòng Bộ) đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đơn đốc tổ chức, quan đơn vị thực chương trình kế hoạch cơng tác Bộ Thực cơng tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ, quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động Bộ 1.2.2 Nhiệm vụ Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng tháng hàng tuần Bộ đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ duyệt Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức hoạt động phối hợp với Bộ, Nghành, tổ chức trị - xã hội Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định Chính phủ Thực chế độ báo cáo tháng, quý hoạt động đạo điều hành theo quy định Thực nhiệm vụ thuộc chức Quản trị Hành chính, phục vụ hoạt động đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày lãnh đạo Bộ Tổ chức đạo thực công tác hành chính, Văn thư – Lưu trữ hồ sơ, quy định bảo vệ bí mật Nhà nước quan Bộ đơn vị thuộc Bộ, kiểm tra thể thức việc trình lãnh đạo Bộ ký duyệt ban hành văn pháp luật, văn hành theo quy định nhà nước, quản lý tổ chức hoạt động thư viện Bộ Đảm bảo trật tự kỷ cương theo nội quy quan: quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt hội nghị Bộ theo quy định nhà nước Bộ Tổ chức thực cơng tác phịng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt, phòng chống dịch bệnh công tác Y tế quan Bộ, tổ chức công tác dân quân tự vệ, theo quy định nhà nước Bộ Quản lý sử dụng sở vật chất kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc quan Bộ theo quy định Về thi đua – Khen thưởng, trình Bộ tổ chức thực thi đua khen thưởng, xét tặng kỷ niệm chương nghiệp lao động, xét tặng danh hiệu thi đua, khen thưởng đơn vị cá nhân thuộc Bộ trình Bộ xét đề nghị Bộ, Nghành cấp có thẩm quyền tặng danh hiệu thi đua, khen thưởng cá nhân đơn vị thuộc Bộ ( kể khen thưởng thành tích kháng chiến) Thực nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - khen thưởng Bộ quan ngang Bộ Phối hợp với cơng đồn chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, cơng chức quan Bộ theo chế độ, sách nhà nước Bộ Thực nhiệm vụ khác Bộ phân công 1.3 Chức năng, nhiệm vụ Phịng Hành Căn Quyết định số 68/QĐ-VP ngày 04/4/2008 Chánh Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức Phịng Hành sau: 1.3.1.Chức Phịng Hành phịng chun mơn nghiệp vụ thuộc Văn phịng, có trách nhiệm giúp Chánh Văn phịng thực cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định Nhà nước quan 1.3.2 Nhiệm vụ Tiếp nhận, quản lý đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn đi, đến (công văn, tài liệu, điện tín, thư, đơn, báo chí loại văn hành khác), theo quy định Nhà nước quan; Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn theo quy định Pháp luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo đề xuất với lãnh đạo Văn phịng trường hợp sai xót cần điều chỉnh, bổ sung; Quản lý dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định Nhà nước quan; Thực đánh máy, in, chụp văn theo quy định quan; Thực nhiệm vụ lưu trữ, giúp Văn phòng thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Bộ đơn vị thuộc Bộ quản lý; lập giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định nhà nước công tác lưu trữ cho đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu Lãnh đạo Bộ, đơn vị thuộc Bộ tổ chức, công dân có yêu cầu; Quản lý tổ chức hoạt động Thư viện; Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị quan giao; Thực nhiệm vụ khác Chánh Văn phòng giao Phịng Hành có Trưởng phịng, Phó trưởng phịng số công chức, nhân viên Căn vào nhiệm vụ giao quy chế làm việc Văn phịng, Trưởng phịng Hành phân cơng nhiệm vụ cho Phó trưởng phịng, cơng chức, nhân viên phịng xây dựng quy chế làm việc cho phòng PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Các văn hướng dẫn nghiệp vụ - Quyết định 1468/QĐ – LĐTBXH ngày 3/10/2013 Bộ LĐTBXH ban hành quy chế văn thư lưu trữ - Thông tư số 07/2007/TT – LĐTBXH ngày 26/07/2007 Bộ Lao động – Thương binh Xã hội hướng dẫn lập quản lý hồ sơ thực chế độ ưu đãi người có công với cách mạng - Công văn số 1487/LĐTBXH – VP ngày 04/05/2007 Bộ lao động – Thương binh Xã hội hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư lưu trữ năm 2006 - Thông tư số 03/2013//QLLĐNN - TTLĐ – BLĐTBXH ngày 19/2/2013 cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành Lao động – Thương binh Xã hội 2.2 Tình hình cán làm cơng tác Văn thư Được quan tâm lãnh đạo Bộ Biên chế Văn thư, Lưu trữ bổ sung đảm bảo hồn thành nhiệm vụ chun mơn Cán Văn thư, Lưu trữ có trình độ chun mơn cao, Trên 70% tốt nghiệp Đại học Đại học chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, đảm bảo tốt tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức theo quy định Nhà nước Hiện có 03 cán làm cơng tác Văn thư: 01 đồng chí chun đóng dấu, 01 đồng chí chuyên nhập văn - đến, 01 đồng chí làm công việc khác Cán Văn thư, yêu nghề có ý thức học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, trình độ lý luận trị 01 đồng chí tốt nghiệp Khoa Lưu trữ Quản trị Văn phòng - Đại học khoa học Xã hội Nhân văn, 01 đồng chí theo học Thạc sỹ Học viện Hành (Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh) Cán văn thư người sử dụng dấu đồng thời người quản lý văn tiếp nhận văn đến quan Mọi văn đến nhập vào phần mềm quản lý nhằm tạo điều kiện cho công tác tra tìm quản lý cách xác, nhanh chóng mang tính bảo mật cao 2.3 Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 2.3.1 Soạn thảo ban hành văn Thể thức văn thực theo Thông tư 01/2011/TT- BNV Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Việc soạn thảo cần vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo để có hướng dẫn soạn thảo Việc soạn thảo văn cán chun mơn soạn thảo nên ln đảm bảo tính xác mặt nội dung văn bản, Ngồi thủ trưởng đơn vị ký nháy vào phần nội dung đảm bảo văn nội dung văn trước chuyển văn xuống văn thư đóng dấu 2.3.2 Quản lý văn đi: 2.3.2.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn ghi số ngày, tháng cho văn * Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực hiễn công việc để ban hành văn cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải * Ghi số ngày, tháng văn bản: Việc ghi số, ngày, tháng văn thực theo Thông tư 01/2011/TT- BNV Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 2.3.2.3 Đăng ký văn + Lập sổ đăng ký văn đi: Căn vào tổng số số lượng loại văn hàng năm quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Cụ thể xem hướng trình bày phần Đối với quan Bộ ban hành 2000 văn năm có loại sổ sau: • Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật định, thị ( loại thường, cá biệt) • Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường) • Sổ đăng ký cơng văn (loại thường) • Sổ đăng ký văn mật + Đăng ký văn đi: Mẫu sổ việc đăng ký văn đi, kể sao, kể văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục VII - công văn 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Bìa sổ: BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm…… Từ số ………… đến số………… Từ ngày …… đến ngày……… Quyển số:…… 10 Nội dung bên trong: Ngày Số Tên loại Người Nơi Đơn vị Số lượng Ghi tháng ký trích yếu ký văn nhận nhận bản văn hiệu nội dung bản văn lưu 2.3.2.4 Đóng dấu văn bản: Sau trình ký có chữ ký thủ trưởng quan, cán Văn thư tiến hành nhân đóng dấu lên tài liệu: - Đóng dấu quan: Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản 3, Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định khoản 4, Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy - Đóng loại dấu mức độ mật, khẩn… 2.2.3.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Các văn sau đăng ký đóng dấu, cán Văn thư tiến hành làm thủ tục chuyển giao văn Văn chuyển qua nhiều hình thức: - Chuyển giao trực tếp cho quan, tổ chức khác - Chuyển phát văn qua Bưu điện - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng… 11 2.2.3.5 Lưu văn Việc lưu văn cán Văn thư Bộ thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền ( gốc) 2.3.3 Quản lý giải văn đến Văn đến Bộ chủ yếu đơn, thư cá nhân gửi đến, đơn vị cấp gửi lên Đối với văn đến, tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau • Tiếp nhận văn đến Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến Loại khơng bóc bì: bì văn gửi cho tổ chức Đảng Bộ, đoàn thể Bộ, bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi • nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung Bộ cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư - • • • • • - để đăng ký Đóng dấu “ĐẾN” , ghi số ngày đến Đăng ký văn đến Văn đến Văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn đến đăng ký sở liệu máy tính Sổ đăng ký văn bán để chia ra, gồm có: Sổ đăng ký văn đến Chính phủ, quan cấp Sổ đăng ký Bộ, quan ngang Bộ, quan Trung ương Sổ đăng ký quan địa phương Sổ đăng ký văn mật đến Sổ đăng ký đơn thư, khiếu nại, tố cáo Trình chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi tiến độ giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhận có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn quy định cụ thể Bộ, văn đến có dấu độ khẩn phải giải khẩn trương, không chậm trễ Khi trình Bộ trưởng Thứ trưởng cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm 12 theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình Bộ trưởng xem xét định đơn vị cá nhân trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Chánh Văn phịng có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định Cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến báo cáo Chánh Văn phòng theo tháng, quý, năm có yêu cầu, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải quyết… Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Hiện tại, Bộ có loại dấu: Dấu quan, Văn phòng, chức danh dấu, mức độ mật - khẩn…Văn phịng Bộ có trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu ( trực tiếp Phịng Hành chính) Cán Văn thư thực nghiêm túc việc bảo quản sử dụng dấu, dấu đóng lên văn đầy đủ thể thức có chữ ký lãnh đạo quan Dấu đóng lên văn chiều trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Dấu cán văn thư giữ gìn cẩn thận, hết làm việc để dấu vào tủ bảo mật khoá lại 2.2.5 Lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hiện tại, việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Bộ Lao động – Thương binh Xã hội thực theo mục Nghị định110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 công tác văn thư 13 2.2.6 Nhận xét đánh giá thực trạng công tác Văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Qua trình khảo sát cơng tác Văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội em thấy thực tế tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động quan Nhìn chung, công tác Văn thư Bộ thực tốt cán Văn thư người có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, đào tạo chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, có tinh thần cao công việc bước đưa công tác Văn thư – Lưu trữ ngày phát triển 2.6.1 Ưu điểm: - Công tác văn thư tiến hành cách nhanh chóng, ngun tắc, xác đạt hiệu cao Công tác soạn thảo ban hành văn củng cố theo - hướng ngày hoàn thiện Trong khâu giải văn tiếp nhận văn đến thực - trình tự văn đảm bảo xác kịp thời bí mật Văn phịng Bộ áp dụng phần mềm quản lý văn đem lại hiệu cao công việc 2.6.2 Hạn chế - Việc ban hành văn chun mơn cịn chậm ảnh hưởng lớn đến công tác - đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị Việc thực cơng tác Văn phịng chưa quan tâm mức từ khâu tổ chức máy, ứng dụng công nghệ thông tin, trang bị sở vật chất đến việc - thực kỹ năng, nghiệp vụ Hành Kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư lưu trữ hạn hẹp, chưa đáp ứng - yêu cầu sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác Văn thư Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa tiến hành thường xuyên chất lượng hồ sơ hành đơn vị chưa thực tốt gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu nộp lưu khâu nghiệp vụ khác 14 PHẦN THỨ BA ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Từ hạn chế công tác Văn thư Bộ Lao động – Thương binh xã hội, em có vài đề xuất để cải thiện nâng cao chất lượng công tác Văn thư Bộ sau: - Về văn hướng dẫn, đạo: Bộ cần xây dựng văn đạo riêng công tác Văn thư – Lưu trữ, để qua cán làm cơng tác Văn thư nói riêng cán bộ, công chức, viên chức quan nói chung ý thức tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động quan Tăng cường đạo, kiểm tra, đôn đốc đơn vị trực thuộc Bộ thực quy định công tác Văn thư, đặc biệt trọng đến việc lập Hồ sơ hành cán bộ, công chức, viên chức liên quan công văn giấy tờ thực - việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành theo quy đinh Về tổ chức cán bộ: Hiện nay, cán làm cơng tác Văn thư văn phịng hầu hết có trình độ chun mơn, nhiên khối lượng công việc nhiều mà nhân lực lại ít, nên tình trạng q tải cơng việc cịn diễn Vì Bộ cần bổ sung thêm cán làm công tác Văn thư để giảm tải bớt lượng công việc cá nhân, đảm bảo cho chất lượng công tác Văn thư Ngồi ra, Bộ bố trí Văn thư quan thành phịng riêng để có không gian làm việc đảm bảo cho khâu nghiệp vụ thực tốt hơn, - đảm bảo bí mật tài liệu Cơ sở vật chất: Cần trọng đầu tư sở vật chất cho phòng văn thư, 15 trang bị thiết bị quản lý văn bản, tài liệu tốt hơn, đảm bảo cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng Ngồi cần tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt văn Quy phạm pháp luật công tác Văn thư đến cán bộ, công chức viên chức; định kỳ tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, giải pháp khác phục tồn tại, thường xuyên mở lớp tập huấn,, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán Văn thư KẾT LUẬN Trong hoạt động Bộ, công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan trọng gồm nội dung: hoạt động văn thư hoạt động lưu trữ Hai hoạt động diễn đồng thời, liên tục quan tổ chức Công tác văn thư lưu trữ Bộ Lao động – Thương binh Xã hội dần hồn thiện với quy trình làm việc khoa học, thuận tiện giúp cho hoạt động Bộ diễn thông suốt Tuy nhiên, công tác Văn thư Lưu trữ ngày đòi hỏi độ chuyên nghiệp cao, đồng nhất, khoa học, tăng khả ứng dụng khoa học cơng nghệ nên cần có quan tâm, đầu tư cấp lãnh đạo cán viên chức phải tự nâng cao lực thân 16 ... giá thực trạng công tác Văn thư Bộ Lao động – Thư? ?ng binh Xã hội Qua q trình khảo sát cơng tác Văn thư Bộ Lao động – Thư? ?ng binh Xã hội em thấy thực tế tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động. .. LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Từ hạn chế công tác Văn thư Bộ Lao động – Thư? ?ng binh xã hội, em có vài đề xuất để cải thiện nâng cao chất lượng công tác Văn thư Bộ. .. THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ 1.1.1 Sự đời Bộ Lao động- TB XH thành lập sở sáp nhập quan là: Bộ Lao động Bộ Thư? ?ng binh – Xã hội