MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN , TỔ CHỨC 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 5 1.1.1. Giai đoạn năm 1975 1994 5 1.1.2. Giai đoạn từ năm1994 – 1995 5 1.1.3. Giai đoạn từ năm 1995 2008 5 1.1.4. Giai đoạn 2008 đến nay 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư cơ quan, lưu trữ cơ quan, tổ chức. 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, 20 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20 3.2. Để xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư – lưu trữ ) của cơ quan, tổ chức 23 3.3. Một số khuyến nghị 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 28 D. PHỤ LỤC 31
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ MỤC LỤC SVTH: Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ A LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta sống kỉ XXI, kỉ văn minh, đại Nơi diễn thường xuyên bước ngoặt lịch sử, bước nhảy vọt khoa học công nghệ thông tin Sự phát triển kéo theo đòi hỏi xúc trình độ tương ứng người Do máy móc thay người mục tiêu đào tạo người có đầy đủ đạo đức, lực, chuyên môn nghiệp vụ mục tiêu quan trọng mà Đảng Nhà nước đề Trong mục tiêu đào tạo người nói chung, cán công – nhân viên chức (gọi chung quan) cho công ty, doanh nghiệp, quan, đơn vị nghiệp đóng vai trò thiết yếu Thực mục tiêu chung tàn đất nước Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội góp phần đào tạo lượng cán đông đảo với ngành học như: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực… Lưu trữ văn tài liệu hoạt động từ xưa Nhà nước phong kiến Việt Nam quan tâm phát triển qua nhiều thời kỳ khác Ngày lưu trữ ngành quan trọng quan tâm lãnh đạo Đảng quản lý thống Nhà nước Cùng với phát triển chung ngành, lĩnh vực nước, ngành lưu trữ Việt Nam có thay đổi đáng kể Công tác lưu trữ ngày tác động mạnh mẽ đến tất ngành, tổ chức, thành phần kinh tế có ý nghĩa quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc.Công tác văn thư lưu trữ toàn công việc liên quan đến hình thành văn tổ chức quản lý văn quan Nhà nước Công tác quan, tổ chức coi trọng phạm vi nghiên cứu lý luận mặt thể chế hóa pháp luật hoạt động thực tiễn Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội như: kinh tế, trị, văn hoá, xã hội… Nó chứa đựng thông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt đời sống xã hội Và đặc biệt tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn nghiệp phát triển mặt đất nước Nhận thức giá trị to lớn nên nhiều SVTH:Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ quốc gia giới coi tài liệu lưu trữ thứ vũ khí sắc bén, thứ tài sản vô quý giá nghiệp phát triển đất nước Từ công tác lưu trữ họ đời phát triển sớm như: Trung Quốc, Nhật Bản, Pháp… Do nhận thức tầm quan trọng ý nghĩa tài liệu lưu trữ mà 60 năm qua kể từ Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 01C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 đến nay, Nhà nước ban hành nhiều văn quy định công tác lưu trữ, phải kể đến văn có tính pháp lý cao Pháp Lệnh bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ Quốc Gia Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 11 tháng 12 năm 1982 hoàn thiện Pháp Lệnh lưu trữ Quốc Gia Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày tháng năm 2001 Đặc biệt từ Luật lưu trữ đời, văn pháp lý cao đưa ngành lưu trữ lên tầm cao ngang tầm với ngành khác thành ngành độc lập có hiệu lực từ ngày 01 tháng năm 2012 Xuất phát từ thực tế theo chương trình, kế hoạch đào tạo Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội, sau học tập hoàn thành đầy đủ chương trình đào tạo giáo trình nhà trường khoá học, nhà trường tổ chức cho sinh viên đợt thực tập thực tế quan theo nội dung lý thuyết học Đây khoảng thời gian quan trọng giúp cho sinh viên chúng em có điều kiện thực tập thực tế, rèn luyện kỹ nghiệp vụ, kết hợp lý luận với thực tiễn Đồng thời dịp để sinh viên trau dồi rèn luyện ý thức đạo đức tác phong nghề nghiệp người công chức, viên chức sau tốt nghiệp trường Xác định phương châm: “Học đôi với hành” phương châm đào tạo nhiều sở cấp, đặc biệt với Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, việc áp dụng đào tạo giảng đường kết hợp với chương trình thực tập thực tế có ý nghĩa quan trọng Trong trình đổi phương pháp dạy, hoạt động thực tập thực tế ý gắn chặt với việc thực kỹ nghề nghiệp sinh viên sau trường Có thể thấy rõ hoạt động thực tập thực tế có nhiều ý nghĩa việc học tập rèn SVTH:Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ luyện sinh viên Việc tạo điều kiện cho sinh viên thực tập thực tế trường phần quan trọng thiếu trình đào tạo sinh viên Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em tiếp cận với thực tế đợt thực tập kéo dài 10 tuần quan, tổ chức, doanh nghiệp ( từ ngày 04/01 đến ngày 19/03/2016) để giúp cho sinh viên chúng em có hội trực tiếp quan sát, làm việc, học hỏi thu thập kỹ năng, kinh nghiệm quý báu công tác văn thư – lưu trữ theo chuyên ngành chúng em học Qua trình thực tập, sinh viên chúng em không tiếp thu thêm kiến thức mà chủ động áp dụng kiến thức kỹ học vào môi trường làm việc thực tế quan, tổ chức, doanh nghiệp; đồng thời tạo mối quan hệ mới, biết cách ứng xử làm việc tập thể đa dạng, yếu tố “Quan hệ người với người trân trọng.” Được giới thiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý tiếp nhận sinh viên đến thực tập Phòng Lao Động - Thương Binh &Xã Hội huyện Nho Quan Qua thời gian thực tập Phòng LĐTB&XH huyện Nho Quan em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình bác Bùi Văn Đỉnh – Trưởng phòng , Trần Xuân Đề - Phó trưởng phòng, cô Nguyễn Thị Phương Thiệu – Phó trưởng, đặc biệt chị Nguyễn Thị Bẩy người tận tình bảo, trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ em suốt thời gian em thực tập quan toàn thể cán công nhân viên văn phòng tạo cho em cảm nhận môi trường học hỏi làm việc thân thiện, đầy tính chuyên nghiệp chuyên môn cao, tạo điều kiện tốt giúp em hoàn thành đợt thực tập này, giúp cho em bước đầu hình dung công việc cụ thể tương lai Sau tháng tiếp xúc với công việc hướng dẫn nhiệt tình cô, bác, anh, chị Phòng Lao Động Thương Binh Xã Hội huyện Nho Quan em mở mang hiểu thêm nhiều vấn đề Đặc biệt đề SVTH:Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ em thiếu sót chưa hiểu em tận tình bảo giúp đỡ Tuy nhiên thời gian thực tập tháng chưa đủ để em vỡ nhiều điều, em tin với kiến thức với công việc ban lãnh đạo cán quan tin tưởng giao cho em thực thời gian thực tập kiến thức vô quý báu làm hành trang cho công việc tương lai em sau Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị tạo điều kiện tốt cho sinh viên năm thứ chúng em thực tập thực tế quan, tổ chức tạo tảng thực tế cho công việc mai sau Chính thầy cô nhân tố quan trọng giúp cho chúng em có đầy đủ hành trang kiến thức vững vàng cho trình thực tập Một lần em xin chân thành cảm ơn / Ninh Bình,ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Hoàng Huy Sáu SVTH:Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN , TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức *Lịch sử hình thành: - Tên đơn vị: Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Nho Quan - Địa chỉ: Thị trấn Nho Quan, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Quá trình hình thành phát triển Phòng LĐ - TB&XH huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình chia thành giai đoạn, sau: 1.1.1 Giai đoạn năm 1975 - 1994 Thời kỳ huyện Nho Quan thuộc tỉnh Hà Nam Ninh Ngày 27/4/1977, hợp với huyện Gia Viễn thành huyện Hoàng Long Ngày 9/4/1981, tách huyện Gia Viễn khỏi huyện Hoàng Long Ngày 23/11/1993, đổi tên huyện Hoàng Long thành huyện Nho Quan Giai đoạn Phòng LĐ - TB& XH huyện nho quan gọi Phòng Tổ chức Lao động với chức nhiệm vụ tham mưu cho UBND huyện vấn đề thuộc ngành quản lý 1.1.2 Giai đoạn từ năm1994 – 1995 Sát nhập: Theo định số 210/UB-QĐ UBND huyện Nho Quan việc sát nhập Ban Tổ chức Chính quyền, Phòng Lao động - TB&XH thành phòng gọi Phòng Nội Vụ Lao Động Xã Hội Nho Quan 1.1.3 Giai đoạn từ năm 1995 - 2008 Tách phòng: Theo định số 654 /QĐ-UBND việc tổ chức lại quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, gồm 14 phòng chuyên môn trực thuộc UBND huyện gồm: - Phòng Lao động – Thương Binh & Xã hội - Phòng Nôi Vụ - Phòng Tư Pháp - Phòng Thanh Tra SVTH:Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ - Đài Phát Truyền hình Huyện - Trung tâm vệ sinh môi trường - Phòng Tài Nguyên Môi Trường - Phòng Văn Hóa – Thông Tin - Phòng Giáo Dục Đào Tạo - Phòng Nông Nghiệp Phát triển Nông thôn - Phòng Công Thương - Phòng Tài Chính – Kế hoạch - Phòng Y Tế - Văn phòng HĐND, UBND 1.1.4 Giai đoạn 2008 đến Giai đoạn hoạt động Phòng nói chung phòng ban chức nói riêng vào ổn định đạt kết tốt trước Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, nhân viên đơn vị nâng cao đáp ứng yêu cầu thực tiễn công việc Trong thời gian với phát triển vượt bậc khoa học kỹ thuật công nghệ, kinh tế đất nước có nhiều khởi sắc Tuy nhiên, tình trạng thất nghiệp ngày gia tăng nước, vấn đề giải việc làm ngày phải quan tâm nhiều Với khối lượng công việc tương đối lớn mà đội ngũ cán lại nên việc thực giải công việc hạn chế Nhìn chung, trình hình thành phát triển Phòng LĐ TB&XH huyện Nho Quan từ ngày thành thành lập đến có nhiều bước cải tiến việc quản lý thực công việc giao *Chức cấu tổ chức : Phòng Lao động - Thương binh Xã hội huyện Nho Quan quan chuyên môn thuộc UBND huyện Nho Quan, giúp UBND huyện thực chức Quản lý nhà nước lĩnh vực: Lao động, người có công xã hội Về dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước Phòng thực SVTH:Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền Uỷ ban nhân huyện theo quy định pháp luật Phòng LĐ - TB&XH huyện Nho Quan có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế phân công uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chịu đạo, kiếm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Lao động - Thương binh Xã hội Đơn vị chịu quản lý phòng : Cán văn hoá xã hội; Cán lao động Có thể khái quát chức năng, nhiệm vụ sơ đồ máy Phòng LĐ -TB&XH huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình theo sơ đồ sau: TRƯỞNG PHÒNG Bộ phận Lao đông, việc làm,dạy nghề Bộ phận Kế toán, Hành – Văn thư Bộ phận Chính sách, người có công Bộ phận Bảo trợ xã hội Bộ phận Phòng chống tệ nạn xã hội Bộ phận Giáo dục, chăm sóc trẻ em PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Sơ Đồ: Cấu trúc máy Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình * Chức Phòng : + Trợ giúp UBND huyện thực nhiệm vụ công tác lao động, thương binh, xã hội Tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản SVTH:Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ lý nhà nước lĩnh vực: Lao động, việc làm, dạy nghề, tiền lương, tiền công BHXH, BH thất nghiệp, ATLĐ, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ, chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội, bình đẳng giới… + Triển khai, bám sát tiêu, kế hoạch giao, phối hợp chặt chẽ với ngành dọc, cấp trên, cấp uỷ, chình quyền, đoàn thể địa phương để thực kế hoạch giao + Thực số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo uỷ quyền UBND huyện theo quy định Pháp luật *Nhiệm Vụ, quyền hạn : + Trình UBND huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm, hàng năm; đề án, chương trình lĩnh vực lao đông, người có công xã hội; cải cách hành chính, xã hội hoá + Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án chương, trình lĩnh vực lao động, người có công xã hội địa bàn huyện sau phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực lao động, người có công xã hội giao + Giúp UBND huyện quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn kiểm tra hoạt động hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn huyện + Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ UBND cấp xã, thị trấn việc thực nhiệm vụ, quyền hạn lĩnh vực lao động, người có công xã hội + Phối hợp với ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm sóc, giúp đỡ người có công, đối tượng sách + Giải khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, tiêu cực, chống lãng phí hoạt động lao động, người có công xã hội theo quy định Nhà nước + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật SVTH:Hoàng Huy Sáu Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ sở bảo trợ xã hội, dạy nghề, giới thiệu việc làm, sở giáo dục lao động xã hội, sở trợ giúp trẻ em địa bàn huyện theo phân cấp, uỷ quyền + Hướng dẫn, tổ chức thực việc quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng niệm, công trình ghi công liệt sỹ + Quản lý, tổ chức máy, biên chế, thực chế độ sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công chức, viên chức, cán người lao động thuộc phạm vi quản lý Phòng + Quản lý tài chính, tài sản cố định pháp luật, luật ngân sách nhà nước, chế độ kế toán tài nghiệp hành phân cấp UBND huyện, ngành dọc cấp + Thực nhiệm vụ khác UBND huyện giao theo quy định Pháp luật 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư quan, lưu trữ quan, tổ chức * Chức năng: - Do Phòng LĐTB&XH huyện Nho Quan không tách riêng phận văn thư – lưu trữ phận văn thư – lưu trữ phòng tập trung gộp vào phận Hành văn thư quan; - Bộ phận hành văn thư – lưu trữ phòng Lao động thương binh xã hội huyện Nho Quan có chức giúp Phó phòng tham mưu cho Trưởng phòng quản lý tổ chức thực công tác văn thư – lưu trữ Phòng * Nhiệm vụ quyền hạn: - Giúp Phó phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Trưởng phòng Trưởng phòng trình lãnh đạo Sở để tổ chức thực kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư – lưu trữ Phòng; - Giúp Phó phòng xây dựng kế hoạch trìnhTrưởng phòng lãnh đạo Sở SVTH:Hoàng Huy Sáu 10 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ • - xét đánh giá mức độ hoàn thành công việc phận Giải pháp sở vật chất Tuy quan bố trí máy móc thiết yếu phục vụ cho hoạt động phận văn thư – lưu trữ quan ban lãnh đạo cần chủ trương đầu tư đổi trang thiết bị, máy móc máy Fax, máy in, máy photo để đáp ứng yêu cầu số lượng công việc hàng ngày, tránh ùn tắc công việc, để hoạt động phòng ban quan tiến hành cách nhanh - chóng , kịp thời, đáp ứng đủ số lượng chất lượng; Ban lãnh đạo cần xem xét mở rộng, cơi nới thêm diện tích phòng làm việc cho phận văn thư – lưu trữ quan, đầu tư bổ sung thêm hệ thống phòng chữa cháy, máy hút bụi để giúp cho việc bảo quản vệ sinh hồ sơ tài liệu • - cán dễ dàng thuận lợi Giải pháp người Để thực tốt khâu nghiệp vụ, ứng dụng tốt công nghệ thông vào công tác văn thư – lưu trữ việc nâng cao lực chuyên môn việc nhận thức cho cán văn thư – lưu trữ điều cần thiết Mỗi cán phải không ngừng học - hỏi để nâng cao chuyên môn Làm tốt phần việc có ý thức cao công tác văn thư, chứng tỏ tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ, kiến thức kỹ giúp cán lãnh đạo quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ Quan tâm, - hỗ trợ cán khác hoàn thành nhiệm vụ giao Cần có biện pháp thích hợp trình đánh giá, khen thưởng, kỷ luật đề giải pháp nhằm tạo điều kiện vật chất, tinh thần cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ để họ yên tâm có trách nhiệm cao công việc Ngoài ban lãnh đạo cần đặt tiêu chí cụ thể cho hoạt động khen thưởng, kỷ luật, có văn cụ thể quy định cho hoạt động - này; Cần có thêm sách, biện pháp nhằm đầu tư cho việc bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho hoạt động văn thư – lưu trữ nhằm giúp cho hoạt động tiến hành cách hiệu Đặc biệt cần trọng nâng cao khả áp dụng phần mềm vào hoạt SVTH:Hoàng Huy Sáu 24 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ • - động văn thư – lưu trữ Giải pháp kinh tế - Kỹ thuật Lãnh đạo Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan cần quan tâm giải cấp kinh phí nhanh để thực hoạt động công tác văn thư – lưu trữ quan kinh phí để nua giấy in, mực in, trang bị thêm giá, kệ, tủ đựng tài liệu .tạo thuận lợi để công việc tiến hành cách thường xuyên, liên tục Có sách khen thưởng thích đáng vật chất tinh thần đối - với phận, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan cần bước tin học hóa trình hoạt động phận quan, cần trang bị thêm máy móc đại, tập huấn nâng cao khả sử dụng phần mềm quản lý cho cán văn thư – lưu trữ để cán sử dụng thành thạo hiệu phần mềm khắc phục cố xảy trình sử dụng làm việc 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với quan, tổ chức Tuy thời gian em thực tập thực tế Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Nho Quan dài em nhận hướng dẫn bảo nhiệt tình cán văn thư -lưu trữ giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Qua cho em có điều kiện học hỏi, làm việc, bổ sung thêm kiến thức kinh nghiệm mà trình học lý thuyết giảng đường em chưa biết đến Cũng nhận giúp đỡ tận tình mà em quan sát thực tế cách làm việc cán văn thư – lưu trữ đây, tạo cho em tác phong làm việc chuyên nghiệp Dù thân sinh viên năm cuối chưa có kinh nghiệm với thầy cô trường trang bị qua em quan sát quan em muốn nêu vài ý kiến thân công tác văn thư – lưu trữ quan sau: - Trong công tác văn thư -lưu trữ lãnh đạo quan quan tâm trọng Tuy nhiên điều kiện sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ hạn chế, chưa xây dựng phòng, kho lưu trữ để bảo SVTH:Hoàng Huy Sáu 25 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ quản an toàn tài liệu, việc áp dụng công nghệ thông tin chưa rộng rãi Và công tác văn thư - lưu trữ chưa tổ chức quản lý thống theo quy định chung Nhà nước Do mà ban lãnh đạo Phòng LĐ-TB&XH huyện Nho Quan nên tận dụng phòng làm việc bỏ trống quan để cải tạo thành kho lưu trữ, tạo điều kiện quản lý bảo quản tài liệu cách hiệu tránh tình trạng tài liệu bị thất lạc, côn trùng gặm nhấm, tích đống tài liệu, để phục vụ cho việc tra - cứu sử dụng tài liệu cách nhanh chóng thuận tiện Công tác văn thư quan cán văn thư phận Hành văn thư bảo quản phần mềm máy tính Tuy nhiên với việc bảo quản phần mềm máy tính chưa an toàn tốt gây rủi ro từ công nghệ khoa học, tài liệu bị ăn cắp thông tin từ hackco mà quan đối phương muốn lấy, tài liệu bị virut xâm nhập làm hết thông tin tài liệu Do mà cán văn thư nên trọng việc bảo quản văn tài liệu mềm máy tính tránh tình trạng - bị mát rò rỉ thông tin tài liệu Hàng năm, quan nên tạo điều kiện tiếp nhận sinh viên thực tập sinh viên thấy giống khác lý thuyết với thực tế, hiểu tầm quan trọng văn bản, tài liệu * Đối với môn văn thư - lưu trữ, khoa, trường Kết thúc đợt thực tập sau tháng Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Nho Quan, thân em tiếp xúc trực tiếp với công việc liên quan đến chuyên ngành văn thư – lưu trữ mà em theo học em nhận thấy thân nhận bảo, hướng dẫn nhiệt tình cán quan thân em tiếp cận với công việc thực tế quan bên cạnh nhiều hạn chế khâu nghiệp vụ lẽ đợt thực tập bước đệm chuẩn bị cho công việc sau em tốt nghiệp trường Qua thời gian trải nghiệm với công việc thực tế thân em có đề xuất khuyến nghị môn văn thư, môn lưu trữ, SVTH:Hoàng Huy Sáu 26 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ khoa, trường số ý kiến riêng thân em việc trang bị cho sinh viên kiến thức lý luận nghiệp vụ, Nhà trường, khoa thầy cô tổ chức cho chúng em kiến tập tháng quan, tổ chức, tiếp xúc, quan sát với công việc tài liệu Tuy nhiên trình truyền đạt kiến thức nhiều hạn chế số lý thuyết chưa sát với thực tế, điều khiến cho sinh viên trình thực tập chúng em bước đầu gặp phải khó khăn, hạn chế thao tác chậm trình làm việc lý thuyết giảng đường thực tế công việc lại hoàn toàn khác Chính vậy, sinh viên năm cuối sau trải nghiệm em mong muốn Nhà trường, khoa, thầy cô tạo thêm điều kiện tổ chức cho em sinh viên khóa sau trình học tập khảo sát thực tế nhiều nữa, tiếp xúc với công việc có liên quan đến chuyên ngành mà em theo học Qua đợt thực tế tạo cho sinh viên có thêm hội hoàn thiện kiến thức, đúc rút thêm kinh nghiệm quý báu, nhận điểm yếu để có biện pháp khắc phục hoàn thiện thân chuyên môn nghiệp vụ cách tốt C PHẦN KẾT LUẬN Trên toàn nội dung công tác văn thư – lưu trữ em thực thời gian thực tập tháng Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Nho Quan ( từ ngày 11/1 – 19/3/2016 ) Từ nhìn tổng quan chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Nho Quan, em tìm hiểu thực hành công tác văn thư – lưu trữ quan Qua nhận định phần thực trạng hoạt động thực tế tự đúc rút thêm kinh nghiệm hoàn thiện SVTH:Hoàng Huy Sáu 27 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ cho thân việc vận dụng lý luận với thực tiễn nghiệp vụ chuyên ngành đào tạo Được thực tập trực tiếp quan sát, làm việc, học hỏi kỹ kinh nghiệm thực tế công tác văn thư – lưu trữ Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Nho Quan, em nhận bảo, giúp đỡ tận tình ban lãnh đạo, cô, chú, anh, chị văn phòng em có hội thực hành sâu tiếp thu kinh nghiệm qua việc hoàn thành nhiệm vụ giao Bên cạnh với trang bị, hướng dẫn bảo thầy cô trước chúng em thực tập với kiến thức học giảng đường nỗ lực cố gắng tìm hiểu học hỏi thân, em hoàn thành tốt trình thực tập tích lũy, trau dồi cho thân nhiều học kinh nghiệm bổ ích từ thực tế công việc, trau dồi củng cố thêm kiến thức học, nắm vững kỹ nghiệp vụ, rèn luyện kỹ để phục vụ cho trình làm việc sau tốt nghiệp trường, tảng quan trọng hành trang giúp em sau Qua em hiểu phần quan trọng công việc mà tương lai em làm gắn bó Qua việc áp dụng lý thuyết học với thực tế công việc quan thực tập,bản thân em rút kinh nghiệm sau đợt thực tập sau: - Thực tập giai đoạn chuyển tiếp môi trường học tập với môi trường xã hội thực tiễn tạo điều kiện cho em có hội cọ sát với thực tế gắn kết lý - thuyết học trường với môi trường thực tiễn bên Đợt thực tập thách thức cho thân em, chương trình thực tập rèn luyện cho em khả độc lập tư công việc Nội dung chương trình thực tập giúp cho em tự khẳng định ,vận dụng kiến thức - học cách có khoa học sáng tạo vào sống Hoàn thành đợt thực tập bước khởi đầu tiền đề cho công việc làm sau này.Và tiền đề cho hành trang vào đời mình.Bước chuẩn bị giúp cho em tự tin sau trường em làm quan, tổ chức hay doanh nghiệp chứng tỏ với quan tiếp nhận SVTH:Hoàng Huy Sáu 28 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ - lực thân Đợt thực tập giúp cho em có hội để nâng cao kiến thức hoạt động văn thư - lưu trữ quan tìm hiểu vị trí công việc tương lai.Tìm hiểu thêm yêu cầu kĩ chuyên môn kỹ - mềm để hoàn thành tốt công việc Qua đợt thực tập giúp em có nhận thức tốt công việc sau định hướng rõ ràng nghề nghiệp.Từ có động lực học tập tốt - Rèn luyện khả đối diện rắc rối công việc giải - vấn đề có hiệu Đợt thực tập cho em hiểu tác phong làm việc, tiếp cận thực tiễn để hiểu sâu công tác nghiệp vụ tích lũy nhiều kinh nghiệm,không bị ngỡ ngàng công việc sau trường, củng cố lập trường,nâng cao ý thức công việc Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám hiệu, quý thầy cô Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đặc biệt lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ hướng dẫn, trang bị cho em kiến thức quý báu, tạo cho em tảng tốt để hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn Ban lãnh đạo, cán Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Nho Quan tạo điều kiện thuận lợi dành thời gian hướng dẫn, bảo tận tình giúp em hoàn thành trình thực tập Trong trình thực tập thực làm báo cáo em tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận nhận xét cụ thể đóng góp ý kiến thầy cô để em rút kinh nghiệm hoàn thiện thân công việc tương lai Em xin chân thành cảm ơn./ Ninh Bình, ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên SVTH:Hoàng Huy Sáu 29 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ Hoàng Huy Sáu SVTH:Hoàng Huy Sáu 30 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ D PHỤ LỤC Một số văn bản, hình ảnh công tác văn thư – lưu trữ Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Nho Quan: SVTH:Hoàng Huy Sáu 31 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ SVTH:Hoàng Huy Sáu 32 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ SVTH:Hoàng Huy Sáu 33 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ • Phòng làm việc phận văn thư – lưu trữ quan - Một số hồ sơ tài liệu chưa - xếp phân loại tình trạng bó gói, tích đống Cán lưu trữ tiến hành công tác phân loại tài liệu SVTH:Hoàng Huy Sáu 34 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ • Một số trang thiết bị phục vụ công tác văn thư – lưu trữ quan: Máy FAX SVTH:Hoàng Huy Sáu 35 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ Máy SCAN Máy in SVTH:Hoàng Huy Sáu 36 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ Máy photo Tủ đựng tài liệu SVTH:Hoàng Huy Sáu 37 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Văn thư Lưu trữ • Giá đựng hồ sơ, tài liệu phận Hành văn thư quan SVTH:Hoàng Huy Sáu 38 Lớp Lưu trữ học K1A