MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 I. Lý do chọn đề tài 1 II. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 III. Lịch sử nghiên cứu 2 IV. Phương pháp nghiên cứu 2 V. Mục tiêu của đề tài 2 VI. Đóng góp của đề tài 2 VII. Bố cục của đề tài 3 NỘI DUNG ĐỀ TÀI 4 CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 1.1 Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1 Quản lý hành chính nhà nước 4 1.1.2. Cải cách hành chính. 4 1.1.3. Công tác văn thư 5 1.2. Đặc điểm vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 5 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 7 2.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 7 2.1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH 7 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH 7 2.1.2. Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 8 2.1.3. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn Phòng hành Chính 9 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Bộ lao động – Thương binh và Xã hội 11 2.2.1. Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác Văn thư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội: 11 2.2.2. Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiên công tác quản lý văn bản 13 2.2.3. Trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản 13 2.2.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản tại Bộ lao động Thương binh và Xã hội 14 2.2.4.1. Hoạt động quản lý Văn bản đến tại Bộ Lao động thương binh và Xã hội 14 2.2.4.2. Hoạt động quản lý văn bản đi tại Bộ Lao động Thương binh và Xã hội 20 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 25 3.1. Đánh giá 25 3.1.1.Những kết quả đạt được: 25 3.1.1.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức: 25 3.1.1.2. Về quy trình nghiệp vụ 26 3.1.1.3. Về trang thiết bị 27 3.1.1.4. Về phương hướng hoạt dộng của Bộ đối với công tác quản lý văn bản 27 3.1.2.Những hạn chế 28 3.1.2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức 28 3.1.2.2. Về quy trình nghiệp vụ 28 3.1.2.3. Về hệ thống trang thiết bị 29 3.2. Kiến Nghị 30 3.2.1. Đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn bản 30 3.2.2. Đối với nghiệp vụ quản lý văn bản 31 KẾT LUẬN 33 PHỤ LỤC 35
MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài II Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 III Lịch sử nghiên cứu .2 IV Phương pháp nghiên cứu V Mục tiêu đề tài .2 VI Đóng góp đề tài VII Bố cục đề tài .3 NỘI DUNG ĐỀ TÀI CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Quản lý hành nhà nước 1.1.2 Cải cách hành 1.1.3 Công tác văn thư .5 1.2 Đặc điểm vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư Chương KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 2.1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ LĐTBXH .7 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐTBXH 2.1.2 Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội .8 2.1.3 Chức nhiệm vụ, quyền hạn Phịng hành Chính 2.2 Thực trạng công tác văn thư Bộ lao động – Thương binh Xã hội 11 2.2.1 Các văn hướng dẫn, đạo công tác Văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội: 11 2.2.2 Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiên công tác quản lý văn 13 2.2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn 13 2.2.4 Nghiệp vụ quản lý văn Bộ lao động- Thương binh Xã hội 14 2.2.4.1 Hoạt động quản lý Văn đến Bộ Lao động- thương binh Xã hội .14 2.2.4.2 Hoạt động quản lý văn Bộ Lao động- Thương binh Xã hội 20 Chương 25 ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 25 3.1 Đánh giá 25 3.1.1.Những kết đạt 25 3.1.1.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức 25 3.1.1.2 Về quy trình nghiệp vụ 26 3.1.1.3 Về trang thiết bị 27 3.1.1.4 Về phương hướng hoạt dộng Bộ công tác quản lý văn 27 3.1.2.Những hạn chế .28 3.1.2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức 28 3.1.2.2 Về quy trình nghiệp vụ 28 3.1.2.3 Về hệ thống trang thiết bị 29 3.2 Kiến Nghị 30 3.2.1 Đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn .30 3.2.2 Đối với nghiệp vụ quản lý văn 31 KẾT LUẬN 33 PHỤ LỤC 35 PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài Sự phát triển mạnh mẽ kinh tế xã hội với công nghệ đại tiên tiến khoa học, đòi hỏi thân người phải tự đại hố để thích nghi phát triển Giữa lý luận thực tiễn tồn khoảng cách Để thu hẹp dần khoảng cách ấy, để sinh viên trường không bỡ ngỡ, mơ hồ chuyên ngành học, nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên tham gia làm tiểu luận, tập nhóm Bởi yêu cầu thiếu sinh viên chuẩn bị cho hành trang kiến thức mà giúp rèn luyện kỹ nghiệp vụ thành thạo Trong năm gần đây, Việt nam ngày hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới Để đáp ứng nhu cầu hội nhập, toàn cầu hoá, để thu hút đầu tư nước ngồi vào Việt nam, địi hỏi kinh nước ta phải nhanh chóng đổi theo hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu nhằm tạo tính cạnh tranh Để cải cách hành chính, địi hỏi phận hành phải có đổi nhanh chóng, phù hợp, bắt kịp với xu thời đại Công tác Văn thư nhà nước quan tâm có đầu tư định sở vật chất trình độ chun mơn cán ngày nâng cao Tuy nhiên thực tế cho thấy, mức độ quan tâm, đầu tư cán quan cịn chưa xứng với vị trí, vai trị cơng tác văn thư Thậm chí quan trung ương, công tác văn thư chưa quan tâm mức khiến cho công tác văn thư chưa đựơc phát huy hết vai trị, hiệu việc đóng góp vào nâng cao suất chất lượng công việc Là chuyên viên làm việc Bộ lao động – Thương binh Xã hội, trăn trở với Công tác văn thư, cơng việc ngày mà tơi phải giải quyết, mong muốn đóng góp phần công sức nâng cao suất chất lượng hiệu cơng tác văn thư Chính tơi chọn đề tài “Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” làm đề tài cho tập kết thúc học phần mơn: Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư - Lưu trữ II Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiện cứu - Các văn quy định Nhà nước, Bộ quy trình thủ tục hành chính, kỹ nghiệp vụ hành cần có cho hoạt động văn phịng Bộ tiến trình cải cách hành chung Bộ - Thực trạng cơng tác văn thư Phịng Hành Phạm vi nghiên cứu Các sở lý luận công tác văn thư Bộ Thực trạng triển khai nghiệp vụ thực trạng quản lý công tác văn thư Bộ LĐTBXH đề xuất số giải pháp khắc phục III Lịch sử nghiên cứu - Tham khảo luận văn “ Quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ Bộ tài nguyên Môi trường” năm 2007 Đỗ Hồng Lan IV Phương pháp nghiên cứu Phương pháp kế thừa nguồn tài liệu nước nước liên quan đến cải cách hành hoạt động Văn phòng Bộ Tiếp cận nguồn tư liệu, văn pháp lý: văn nhà nước liên quan đến hoạt động cải cách hành chính, văn Bộ liên quan đến cải cách hành quan Bộ Phương pháp tổng hợp, phân tích hệ thống so sánh để trình bày báo cáo V Mục tiêu đề tài Khảo sát – phân tích thực trạng triển khai nghiệp vụ cơng tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Tìm điểm mạnh, điểm yếu đồng thời đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao suất hiệu cơng việc VI Đóng góp đề tài Đề tài đưa số giải pháp nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Bộ VII Bố cục đề tài Chương I: Lý luận chung quản lý nhà nước công tác văn thư Chương II: Khảo sát công tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Chương III Đánh giá kiến nghị nhằm nâng cao hiệu làm việc công tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh xã hội NỘI DUNG ĐỀ TÀI CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Quản lý hành nhà nước Trong quản lý nhà nước, hoạt động quản lý hành hoạt động trung tâm, phổ biến, chủ yếu hoạt động quản lý hành hoạt động chấp hành điều hành quản lý toàn xã hội Tuy nhiên, quản lý hành nhà nước có phạm vi hẹp so với quản lý nhà nước Thứ nhất, quản lý hành nhà nước hoạt động thực thi quyền hành pháp nhà nước tức hoạt động chấp hành điều hành Thứ hai, chủ thể quản lý hành nhà nước quan, cán bộ, cơng chức hành nhà nước hệ thống Chính phủ từ Trung ương đến sở Do đó, quản lý hành nhà nước hoạt động thực thi quyền hành pháp Nhà nước, hoạt động chấp hành điều hành hệ thống hành (Chính phủ) quản lý xã hội theo khn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, trì ổn định phát triển xã hội 1.1.2 Cải cách hành Ngày nay, cải cách hành nhà nước tiến trình tất yếu diễn trình hoạt động nhà nước hầu giới Nhiều quốc gia coi cải cách hành phương thức tất yếu để nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động hệ thống hành nhà nước nhân tố quan trọng để thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội Tuy nhiên, tùy điều kiện phát triển quốc gia mà việc cải cách hành tập trung vào khâu, phận định Do đó, mà phạm vi nội dung cải cách hành quốc gia khác khác Theo tài liệu Liên hợp quốc (1971) thì: cải cách hành nổ lực có chủ định nhằm tạo nên thay đổi hệ thống hành nhà nước thơng qua cải cách có hệ thống phương thức để cải tiến yếu tố cấu thành hành cơng: thể chế, cấu tổ chức nhân tiến trình Cải cách hành Việt nam trình thay đổi có chủ định nhằm hồn thiện phận: thể chế hành chính, cải cách thủ tục hành bước đột pháp; tổ chức máy hành chính; đội ngũ cán bộ, cơng chức hành chính; tài cơng để nâng cao lực, hiệu lực hiệu hoạt động cảu hành cơng hoạt động máy nhà nước phục vụ nhân dân 1.1.3 Công tác văn thư Cơng tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, sách, pháp luật Đảng nhà nước; báo cáo, liên hệ quan, tổ chức, ngành, cấp trình hoạt động quan, tổ chức Một số thuật ngữ liên quan tới công tác văn thư: - Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan tổ chức cá nhân - Văn đi: Tất văn , bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn - Văn đến: Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến 1.2 Đặc điểm vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư Bản chất quản lý văn quan Nhà nước tiếp nhận, phân loại chuyển văn đến đơn vị, cá nhân có thẩm quyền, trách nhiệm giải Thực tế cho thấy hoạt động quan HCNN, công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: Văn phương tiện ghi nhận, truyền đạt thông tin, định tổ chức, cá nhân bên quan Nhà nước Nên quản lý tốt văn có nghĩa đảm bảo mối liên hệ quan với bên việc thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn đến, quan Nhà nước có số lượng lớn, nội dung đa dạng, đó, việc quản lý văn bản, trước hết công đoạn phân loại văn gửi văn tới đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quan đảm bảo cho việc giải văn rõ ràng, khoa học, không bị nhầm lẫn chức nhiệm vụ Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải công việc Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan cần thiết Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chúng vấn đề (trên sở văn bản, tài liệu kiểm tra, tập hợp…) Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát cơng việc cách có hệ thống, theo góp phần thực tốt mục tiêu quản lý Góp phần giữ gìn cứ, chứng quan trọng, thơng tin bí mật hoạt động quan Đồng thời công tác quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Chương KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Lao động – Thương binh Xã hội 2.1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ LĐTBXH 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐTBXH a) Chức Tại Nghị định 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh Xã hội có quy định: Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực, lao động - tiền lương, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, an toàn – vệ sinh lao động, người có cơng, bảo trợ xã hội, trẻ em, bình đẳng giới, phịng chống tệ nạn xã hội phạm vi nước, quản lý nhà nước dịch vụ nghiệp công ngày, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước b) Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Lao động – Thương binh Xã hội có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn Nghị định số 123/2016/NĐ – CP ngày 01/09/2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ quyền hạn cụ thể ( Phụ lục đính kèm) c) Cơ cấu tổ chức nhân - Cơ cấu tổ chức Tại Nghị định số 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 có quy định cấu tổ chức Bộ sau: 17 đơn vị hành giúp Bộ trưởng thức quản lý nhà nước ( gồm 06 Vụ, 08 Cục, 01 Tổng cục Thanh tra, Văn phòng) 06 đơn vị nghiệp phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ ( gồm Viện khoa học lao động xã hội, Trung tâm thơng tin, Tạp chí lao động xã hội, Tạp chí Gia đình Trẻ em, Báo lao động Xã hội, Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động xã hội) - Nhân sự: Hiện tình hình số thứ trưởng nghỉ hưu nên tổ chức nhân cịn khuyết số vị trí, thứ trưởng đương nhiệm phải kiêm nhiệm thêm số lĩnh vực công việc Lãnh đạo Bộ gồm có: Bộ Trưởng: Đào Ngọc Dung Thứ Trưởng: Nguyễn Trọng Đàm Thứ trưởng: Doãn Mậu Diệp Thứ trưởng: Đào Hồng Lan [Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Lao động – Thương binh xã hội tr.35] 2.1.2 Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Căn Quyết định số 199/QĐ – LĐTBXH ngày 30/1/2008 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội a)Chức Văn phòng Bộ Lao động, Thương binh Xã hội (gọi tắt Văn phòng Bộ) đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc tổ chức, quan, đơn vị thực chương trình, kế hoạch cơng tác Bộ; thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động Bộ b) Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phịng Bộ LĐTBXH có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng; đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết thực chương trình, kế hoạch cơng tác Bộ; - Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức hoạt động phối hợp với Bộ, ngành, Văn thư Kiểm tra lần cuối thể thức văn Văn thư Ghi số ngày tháng, ký hiệu Văn thư Trình lãnh đạo Bộ ký Văn thư Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật Văn thư Đăng ký văn Văn thư Làm thủ thục chuyển, phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư Lưu văn Phần mềm Emolisa Phần mềm Emolisa • Diễn giải sơ đồ quy trình xử lý văn Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng năm văn Căn quy định pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn trước thực thủ tục để phát hành văn Sau Văn thư làm công tác ghi số ngày tháng năm ban hành văn theo quy định pháp luật theo số thứ tự đăng ký văn Văn phịng Bộ quy định Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật Văn sau kiểm tra thể thức nội dung, có chữ ký lãnh đạo chuyên viên, phận làm cơng tác văn thư đóng dấu quan, đóng dấu độ khẩn, mật theo quy định pháp luật - Đóng dấu quan: Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn 22 thực theo quy định khoản 3, Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định khoản 4, Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy - Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu có độ khẩn, hỏa tốc (kể hỏa tốc hẹn giờ), thượng khẩn khẩn, văn thực theo quy định Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Việc đóng dấu độ mật, tuyệt mật, tối mật mật, dấu tài liệu thu hồi văn thực theo quy định khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA Vị trí đóng dấu độ khẩn, độ mật dấu tài liệu thu hồi văn thực theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đăng ký văn Việc đăng ký văn Bộ thực phần mềm MOLISA “Chương trình quản lý văn bản- hồ sơ công việc Bộ” Việc dăng ký văn phần mềm cần điền đầy đủ thông tin sau: khối phát hành văn bản, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận văn bản, số lượng bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, người soạn thảo… Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau đóng dấu, đăng ký vào phần mềm quản lý văn Bộ, cán văn thư làm thủ tục phát hành phátvăn Văn phải chuyển phát ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; văn khẩn phải chuyển phát sau ký ban hành Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển 23 cho nơi nhận fax chuyển quan mạng, sau phải gửi văn văn có giá trị lưu trữ Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Mỗi văn phát hành phải lưu 02 bản: gốc lưu văn thư Bộ, lưu hồ sơ đơn vị cá nhân soạn thảo văn Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số chung xếp chung Những văn đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu có độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 24 Chương ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 3.1 Đánh giá Trong thời gian thực tập Phịng Hành chính- Văn phòng Bộ Lao độngThương binh Xã hội, quan sát thực tế phân công thực số cơng việc cụ thể quy trình quản lý văn quan, em rút số nhận xét sau: 3.1.1.Những kết đạt Trong năm gần đây, quan tâm đạo trực tiếp đồng chí lãnh đạo Văn phòng, phối hợp tạo điều kiện đơn vị chức cố gắng cán Văn phịng, cơng tác văn thư Văn phòng Bộ đạt kết khả quan, không ngừng nâng cao Bộ phận Văn thư thuộc Phịng Hành – Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, tuân thủ quy định nhà nước nên công việc giải nhanh chóng, hiệu Đặc biệt đạo trưởng phịng hành chính, người giàu kinh nghiệm cơng tác, có trình độ chun mơn cao nên khâu giải cơng việc hồn thiện, kịp thời xác Điều thể mặt hoạt động sau: 3.1.1.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức Các cán văn thư đáp ứng nhu cầu công tác chuyên môn, phần lớn cán công chức tốt nghiệp đại học đào tạo chuyên ngành, đảm bảo tót tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức theo quy định nhà nước, đồng thời họ ln có ý thức học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn, trình độ lý luận trị Hơn nữa, cán làm công tác văn thư ln nêu cao tinh thần, trách nhiệm mình, biết xếp thời gian phục vụ kịp thời có u cầu đồng chí lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo văn phòng đơn vị chức (ngồi giờ, ngày nghỉ lễ, tết) Vì mà hiệu suất công việc nâng lên rõ rệt, đồng thời 25 chất lượng công việc nâng cao 3.1.1.2 Về quy trình nghiệp vụ Tại Văn phịng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, việc quản lý văn đi, đến nhìn chung thực theo quy định Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trong trình thực chức kiểm tra lần cuối thể thức văn quan trước phát hành, cán văn thư thường xuyên kiểm tra, rà soát văn quan ban hành chặt chẽ, đảm bảo thể thức, thẩm quyền ký, kỹ thuật trình bày văn bản… theo hướng dẫn thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ, kiên trả lại văn thức, kỹ thuật trình bày để đơn vị chỉnh sửa, đoàn kiểm tra đánh giá cao Khối lượng văn quan nhà nước quan Bộ ngày tăng Trong biên chế khơng tăng thêm, với nỗ lực cố gắng cán văn thư, nhiệm vụ quản lý văn đi, đến bảo đảm chặt chẽ, kịp thời, xác…Văn đến với số lượng lớn phần lớn trình, chuyển giao kịp thời, địa chỉ, khơng để sai sót, đặc biệt văn có độ MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT đảm bảo an tồn, xác, khơng để lộ thơng tin bí mật Văn quan ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, yêu cầu nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày Bộ đánh giá quan thực tốt quy định thể thức kỹ thuật bày Mơ hình tổ chức cơng tác Văn thư mở, theo hình thức tập trung Tất văn đến quan phải qua Văn thư giúp cho quan quản lý tập trung, thống toàn văn quan Việc theo dõi đôn đốc, 26 hướng dẫn việc giải văn thực thuận lợi hơn, công việc giải nhanh chóng hơn, đồng thời với việc quản lý văn tập trung việc hạn chế việc mát hư hỏng tài liệu quan, góp phần quan trọng việc đảm bảo thơng tin hoạt động quản lý, điều hành công việc Lãnh đạo Bộ 3.1.1.3 Về trang thiết bị Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác văn thư ngày đại hóa, lãnh đạo Bộ quan tâm đầu tư Số lượng máy vi tính máy/ người, máy scan, máy fax máy in, máy photocopy Trang thiết bị hầu hết có chất lượng tốt, trạng đảm bảo phục vụ tốt cho công việc xử lý văn đến, số máy móc thay để nâng cao hiệu sử dụng Đặc biệt, với việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn Emolisa vào tháng năm 2008 làm tạo bước ngoặt cơng tác Văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng, tạo nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn Đồng thời, với việc sử dụng phần mềm việc theo dõi tình hình đăng ký văn bản, giải văn tìm kiếm văn thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian thông qua mạng nội ( LAN) Hơn Văn phòng Bộ kết nối với mạng tin học diện rộng Chính Phủ, cho phép trao đổi thư tính điện tử, tra cứu văn quy phạm pháp luật cập nhận kịp thời thông tin phục vụ cho hoạt động Văn phòng tiến hành thuận lợi, phù hợp, quy định 3.1.1.4 Về phương hướng hoạt dộng Bộ công tác quản lý văn Trong năm tiếp theo, Lãnh đạo Bộ quan tâm đề phương hướng hoạt động cụ thể cho cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Cụ thể phương hướng hoạt động năm 2012: + Phát huy thành tích đạt thời gian qua, đồng thời khắc phục hạn chế, tồn 27 + Hoàn thiện hệ thống văn pháp luật đạo công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quy chế phát hành văn năm 2012 + Trong năm, phận Văn thư, chủ động xây dựng kế hoạch hoạt động từ tháng đầu năm để triển khai thực + Phối hợp với đơn vị có liên quan rà sốt lại quy định độ MẬT, TUYỆT MẬT để đề xuất lãnh đạo trình Bộ Cơng an, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình + Tích cực triển khai cơng tác cải cách hành theo chế cửa nhằm đảm bảo hiệu công việc thời gian chất lượng công việc + Tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư lưu trữ đơn vị thuộc trực thuộc Bộ, đặc biệt cán tuyển dụng + Thống hoạt động từ xuống tạo thành thể thống nhất, đảm bảo liên tục trao đổi thông tin cấp bên cạnh phát huy tinh thần chủ động tích cực, sáng tạo công việc + Phấn đấu 100% cán bộ, nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 3.1.2.Những hạn chế Bên cạnh kết đạt được, công tác quản lý văn Bộ Lao động- Thương binh Xã hội thời gian qua tồn hạn chế định: 3.1.2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức Đội ngũ cán bộ, công chức văn phịng cơng tác văn thư có sức trẻ, có tinh thần trách nhiệm cao, khơng ngừng đào tạo, nâng cao trình độ, lực, phẩm chất đạo đức, khối lượng công việc nhiều, số lượng văn đi, đến mà văn phòng tiếp nhận giải lớn, cán lãnh đạo Phịng lại kiêm nhiệm nhiều chức danh, gây khó khăn mặt nhân sự, dẫn đến tồn đọng công việc chưa giải kịp thời theo hạn định 3.1.2.2 Về quy trình nghiệp vụ Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan quản lý cấp Trung ương Bộ chưa ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ, hoạt động công tác văn thư lưu trữ nói chung cơng tác quản lý văn 28 nói riêng chưa thống nhất, cán cịn gặp nhiều khó khăn q trình thực cơng việc Sử dụng mơ hình văn thư tập trung với quan cấp Bộ, chức năng, nhiệm vụ phức tạp số lượng văn đến quan lớn gây tình trạng tải cho cán văn thư chuyên trách Đồng thời việc quản lý văn tập trung phịng Hành gây mât thời gian lại số đơn vị không nằm khuôn viên Bộ mà khu vực khác như: Trường Đại học Lao động, Nhà Xuất …Có văn gấp khơng chuyển kịp thời, làm cho việc giải công việc bị chậm trễ, ảnh hưởng đến chất lượng công việc Mọi văn đến chưa tập trung hồn tồn vào đầu mối Tình trạng văn chưa qua văn thư để đăng ký xảy Nhiều sở, ban, ngành, mang văn đến gặp trực tiếp, trình lãnh đạo chuyên viên giải mà không qua phận văn thư Văn phịng Bộ, Văn phịng khơng quản lý hết đầu vào văn Công tác giao nộp hồ sơ nhiều trường hợp không giao quy định đối tượng Điều ảnh hưởng trước hết đến hoạt động cán chuyên môn: việc tra tìm tài liệu khó khăn, từ làm chậm q trình giải cơng việc Cơng tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa tiến hành thường xuyên chất lượng hồ sơ hành đơn vị chưa thực tốt gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu nộp lưu khâu nghiệp vụ khác 3.1.2.3 Về hệ thống trang thiết bị Do áp dụng quản lý văn máy vi tính, địi hỏi phải có cập nhật thường xuyên quy trình chuyển giao văn nên phải kéo dài thời gian phải thực nhiều khâu trung gian quy trình quản lý văn Cơ sở vật chất kỹ thuật trang bị tương đối đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống mạng máy tính với tốc độ đường truyền cịn chậm, gây thời gian cho cơng tác truyền liệu, tiếp nhận, xử lý thông tin khai thác liệu qua mạng máy tính 29 Phần mềm tin học tham gia vào trình xử lý văn đến chưa hồn thiện, cịn số lỗi như: chưa gửi tệp văn để xử lý trực tiếp (tức phải nhận văn qua phòng hành chính); phần mềm quản lý văn cịn lỗi cập nhật, lỗi chưa nhảy số tự động,… làm cho việc quản lý văn chậm, chưa thuận tiện cho người sử dụng; ra, phần mềm quản lý văn chưa tạo hệ thống báo cáo thu – nhận – chuyển xử lý văn Những hạn chế đặt đòi hỏi cần phải quan tâm nhiều công tác quản lý văn nói riêng cơng tác văn thư lưu trữ văn phịng nói chung Những hạn chế phần giám sát kiểm tra hoạt động văn thư, lưu trữ chưa mang tính thường xuyên chặt chẽ Sự buông lỏng hoạt động số cán dẫn đến tình trạng đình trệ việc ban hành văn bản, chuyển giao, xử lý văn Đó hệ đầu tư kinh phí chưa mức chậm đổi trang thiết bị phục vụ cho hoạt động Văn thư Lưu trữ 3.2 Kiến Nghị Để phát huy kết đạt khắc phục tồn tại, nhằm làm cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng ngày hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư, công cụ phục vụ đắc lực cho hoạt động điều hành Bộ Lao động- Thương binh Xã hội, em xin kiến nghị số giải pháp sau: 3.2.1 Đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần cán bộ, công chức, viên chức quan nói chung Cán làm cơng tác Văn thư nói riêng Xây dựng cụ thể, rõ ràng quy chế khen thưởng, kỷ luật cán cơng chức q trình thực hện nhiệm vụ mình, từ nêu cao tinh thần trách nhiệm cán công chức cơng việc Phối hợp chặt chẽ với quan việc nâng cao kỹ nghề nghiệp cán bộ, công chức thông qua đợt tập huấn nhằm tăng cường học hỏi, trao đổi kinh nghiệm Chủ động cử cán đến hỗ trợ chuyên môn, giúp 30 quan thực xác khâu nghiệp vụ quản lý văn nói riêng nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ nói chung, nhằm nâng cao chất lượng công tác 3.2.2 Đối với nghiệp vụ quản lý văn Rà soát xây dựng văn hướng dẫn, đạo việc thực quy định công tác văn thư Ban hành quy chế chuẩn áp dụng chung cho tồn quan cơng tác văn thư sở Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/ 5/ 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt văn Quy phạm pháp luật công tác Văn thư đến cán bộ, công chức viên chức; định kỳ tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, giải pháp khác phục tồn tại, thường xuyên mở lớp tập huấn,, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán Văn thư Tăng cường đạo, kiểm tra, đôn đốc đơn vị trực thuộc Bộ thực quy định công tác Văn thư, đặc biệt trọng đến việc lập Hồ sơ hành cán bộ, công chức, viên chức liên quan công văn giấy tờ thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành theo quy đinh Điều Nghị định số 111/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Luôn đảm bảo phối hợp liên tục Bộ quan khác dựa hệ thống văn pháp luật để phát huy hiệu cơng việc Đầu tư kinh phí hàng năm để đại hóa trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quản lý văn để phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý văn nói riêng, hoạt động hành nói chung Bộ Hằng năm cần tiến hành rà soát, kiểm kê trang thiết bị điều kiện phục vụ cho cán để kịp thời phát thiết bị hỏng hóc cần sửa chữa, hay thiết bị thiếu cần bổ sung…Việc giao cho phịng ban văn phòng tự thống kê Lãnh đạo Bộ Văn phòng kiểm tra lại, xem xét phải có biện pháp áp dụng phù hợp sữa chữa, mua mới, … Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn 31 bản, mua sắm văn phịng phẩm phục vụ cơng tác Văn thư đảm bảo công việc thuận tiện, nhanh chóng, xác Cần phải hồn thiện hệ thống phần mềm toàn Bộ, hoàn chỉnh phần mềm quản lý văn bản, nhằm làm cho quy trình quản lý văn có tính tự động cao, hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý văn Văn phòng 32 KẾT LUẬN Bộ Lao động – Thương binh Xã hội nói riêng quan nhà nước nói chung khơng thể hoạt động hiệu không quản lý tốt công tác Văn thư – Lưu trữ Với vị trí quan trọng hệ thống quan hành Nhà nước, Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan tâm đến vai trị cơng tác văn thư – Lưu trữ, giúp cho việc triển khai chủ trương sách Đảng, Chính phủ lĩnh vực liên quan đến ngành Lao động – người có cơng Xã hội diễn cách thuận lợi có hiệu Đi sâu vào tìm hiểu cơng tác quản lý văn Bộ, nhận thấy hoạt động Bộ Lao động – Thương binh Xã hội nói riêng quan nhà nước nói chung khơng thể hoạt động hiệu không quản lý tốt văn Việc quản lý tốt văn giống việc tạo kênh giao tiếp quan, tổ chức, cá nhân bên với Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, đảm bảo cho Bộ thực tốt chức năng, nhiệm vụ Quy trình xử lý văn đi, đến Bộ Lao động – Thương binh Xã hội có chuyển biến tích cực, theo hướng làm gọn nhẹ, loại bỏ bước khơng cần thiết, góp phần thực thắng lợi chương trình cải cách thủ tục hành nước ta Tuy nhiên, việc quản lý văn Bộ khó tránh khỏi tồn tại, hạn chế Bởi vậy, vấn đề hồn thiện, đơn giản hóa, nâng cao hiệu quy trình xử lý văn đến nói riêng vấn đề cải cách thủ tục hành nói chung đã, cần quan tâm sát trung ương, quan quản lý hành nhà nước cấp, với quan tâm, góp ý nhân dân Hơn 03 năm qua, với cương vị nhân viên làm việc Bộ Lao động – thương binh Xã hội, tác nghiệp hầu hết khâu nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Dù cơng việc gì, nhiệm vụ tơi cố gắng hồn thành tốt, coi hiệu công việc, phát triển quan mục tiêu để thân phấn đấu Từ đó, tơi vừa nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ mình, vừa có thêm kinh nghiệm để khắc phục khó khăn, thử thách đã, xảy công việc sống 33 Để hoàn thành tiểu luận Một lần cho tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới giáo mơn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư - Lưu trữ Ban Lãnh đạo với anh chị đồng nghiệp phịng Hành - Văn phòng Bộ Lao động Thương binh xã hội tạo điều kiện cho tơi sâu vào tìm hiểu nghiệp vụ cơng tác văn thư để hồn thiện tiểu luận 34 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy Bộ Lao động – Thương binh Xã hội BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước Vụ Lao động - Tiền lương Vụ Bảo hiểm xã hội Các đơn vị nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Các Sở LĐTBXH Viện Khoa học Lao động Xã hội Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Bình đẳng giới Vụ Kế hoạch – Tài Vụ Pháp chế Vụ Tổ chức cán Thanh tra Phòng LĐTB quận Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức Trung tâm Thơng tin ụ Cán Lao động xã Tạp chí Lao động Xã hội Văn phòng Báo Lao động Xã hội Tổng cục Dạy nghề Cục bảo vệ, chăm sóc trẻ em Cục Quản lý Lao động ngồi nước Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động – xã hội Cục An toàn lao động Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam Cục Người có cơng Cục phịng chống tệ nạn xã hội Cục Việc làm Cục Bảo trợ xã hội Các Ban Quản lý lao động nước 35 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lao động -Thương binh Xã hội VĂN PHÒNG Chánh Văn Phòng Phòng Thư ký - Tổng hợp Quản lý xe Phịng Hành Nhà khách Bộ Phịng Quản trị Nhà khách người có cơng Phịng Kế tốn – Tài Đại diện Văn phịng Bộ Tp Hồ Chí Minh Phòng Thi đua - Khen thưởng Phòng Quốc phòng – An ninh Phịng Truyền thơng 36 ... văn thư Bộ lao động – Thư? ?ng binh Xã hội 2.2.1 Các văn hướng dẫn, đạo công tác Văn thư Bộ Lao động – Thư? ?ng binh Xã hội: Trong q trình khảo sát tình hình thực tế cơng tác Văn thư, Lưu trữ Bộ LĐ-... hoạt động quan Đồng thời công tác quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Chương KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Giới thiệu khái quát Bộ Lao động. .. xem xét, giải 2.2.4.2 Hoạt động quản lý văn Bộ Lao động- Thư? ?ng binh Xã hội a Tình hình tiếp nhận văn Bộ Lao động- Thư? ?ng binh Xã hội Công tác quản lý văn Văn phịng Bộ giao cho đồng chí Phùng