VII. Bố cục của đề tài
3.1.2.3. Về hệ thống trang thiết bị
Do áp dụng quản lý văn bản bằng máy vi tính, đòi hỏi phải có sự cập nhật thường xuyên trong quy trình chuyển giao văn bản nên đã phải kéo dài thời gian và phải thực hiện nhiều khâu trung gian trong quy trình quản lý văn bản.
Cơ sở vật chất kỹ thuật được trang bị tương đối đầy đủ nhưng chưa đồng bộ, hệ thống mạng máy tính với tốc độ đường truyền còn chậm, gây mất thời gian cho công tác truyền dữ liệu, tiếp nhận, xử lý thông tin và khai thác các dữ liệu qua mạng máy tính.
Phần mềm tin học tham gia vào quá trình xử lý văn bản đến chưa hoàn thiện, còn một số lỗi như: chưa gửi tệp văn bản để xử lý trực tiếp (tức là vẫn phải nhận văn bản qua phòng hành chính); phần mềm quản lý văn bản còn lỗi khi cập nhật, lỗi chưa nhảy số tự động,… làm cho việc quản lý văn bản chậm, chưa thuận tiện cho người sử dụng; ngoài ra, phần mềm quản lý văn bản chưa tạo ra hệ thống báo cáo thu – nhận – chuyển xử lý văn bản.
Những hạn chế trên đây đặt ra đòi hỏi cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đối với công tác quản lý văn bản nói riêng và công tác văn thư lưu trữ của văn phòng nói chung. Những hạn chế một phần do sự giám sát kiểm tra hoạt động văn thư, lưu trữ chưa mang tính thường xuyên và chặt chẽ. Sự buông lỏng trong hoạt động của một số cán bộ dẫn đến tình trạng đình trệ trong việc ban hành văn bản, chuyển giao, xử lý văn bản. Đó cũng chính là hệ quả của sự đầu tư kinh phí chưa đúng mức và chậm đổi mới trang thiết bị phục vụ cho hoạt động Văn thư và Lưu trữ