Thực trạng công tác Kế toán các khoản nợ phải trả tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long

Thực trạng công tác Kế toán các khoản nợ phải trả tại Nhà máy Thuốc lá Thăng Long

Chơng 1

Lý luận chung về tổ chức kế toán các khoản nợ phải trả trong doanh nhgiệp1.1Sự cần thiết phải tổ chức kế toán các khoản nợ phải trả.

1.1.1 Nội dung các khoản nợ phải trả.

Nợ phải trả xác định nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp khi doanh

nghiệp nhận về một tài sản, tham gia một cam kết hoặc phát sinh các nghĩa vụpháp lý

Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua nh mua hànghoá cha trả tiền, sử dụng dịch vụ cha thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hànhhàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phảitrả khác…

- Vay ngắn hạn:Vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn trảtrong vòng một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thờng hoặc trong vòng mộtnăm kể từ ngày nhận tiền vay

- Nợ dài hạn đến hạn trả: Là các khoản nợ vay dài hạn, nợ dài hạn

sẽ phải trả cho chủ nợ trong niên độ kế toán hiện hành

- Phải trả cho ngời bán: Là các khoản phải trả của doanh nghiệpcho ngời cung cấp vật t hàng hoá , ngời cung cấp dịch vụ, ngời nhận thầu xâylắp chính phụ … theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Thuế và các khoản phải nộp NSNN: Là các khoản thuế GTGT,thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế tài nguyên, mà doanh nghiệp phảinộp cho nhà nớc

- Phải trả công nhân viên: Là các khoản thu nhập doanh nghiệpphải trả công nhân viên nh tiền lơng, tiền thởng, BHXH, và các khoản khác

- Chi phí phải trả: Là khoản chi phí đợc thừa nhận là chi phí hoạt

động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhng thực tế cha phát sinh, để đảm bảo chochi phí khi phát sinh không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh.Thuộc loại chi phí phải trả bao gồm các khoản trích trớc tiền lơng nghỉ phépcủa công nhân sản xuất chính, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí trong thờigian ngừng sản xuất theo mùa vụcó thể xây dựng đợc kế hoạch ngừng sản

- Phải trả nội bộ: Là những khoản phát sinh trong quan hệ thanhtoán giữa cấp trên, cấp dới hay các đơn vị thành viên khác nh các khoản phảitrả, phải nộp, phải cấp hoặc đã chi, đã thu hộ nhau.

- Phải trả phải nộp khác: Là những khoản phải trả phải nộp ngoàinhững nội dung đã nêu gồm:

+ Giá trị tài sản thừa

+ Tình hình trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ

+ Các khoản khấu trừ vào tiền lơng của CNV

+ Các khoản phải trả cho các đơn vị bên ngoài do nhận ký quỹ, ký cợcngắn hạn

+ Các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh, cổ tức phảitrả cho các cổ đông

+ Các khoản đi vay, đi mợn vật t, tiền vốn có tính chất tạm thời

+ Số tiền thu trớc của khách hàng trong nhiều kỳ kế toán về cho thuê tàisản, cơ sở hạ tầng

+Các khoản phải trả phải nộp khác

- Vay dài hạn: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp vay có thời hạnhoàn trả trên một năm

- Nợ dài hạn:Là khoản tiền mà DN nợ các đơn vị, các tổ chức kinh

tế, các cá nhân có thời hạn trên một năm nh nợ thuê TSCĐthuê tài chính hoặccác khoản nợ dài hạn khác

- Nhận ký quỹ ký cợc dài hạn: Là khoản tiền mà đơn vị nhận kýquĩ ký cợc của các đơn vị cá nhân bên ngoài với thời hạn trả từ một năm trởlên, để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

đợc thực hiện đúng nh hợp đồng kinh tế đã ký kết

1.1.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản nợ phải trả.

1.1.2.1 Yêu cầu quản lý các khoản nợ phải trả

Do tính chất, phạm vi và thời hạn của các khoản nợ phải trả khác nhau,

mặt khác trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp, các khoản nợ

phải trả luôn biến động, do đó cần phải quản lý một cách chặt chẽ,sử dụng

đúng mục đích,có hiệu quả

Cuối niên độ kế toán trớc (hoặc đầu niên độ kế toán hiện hành),phảiphân loại các khoản nợ phải trả thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn , căn cứ vàothời hạn thanh toán của từng khoản nợ phỉa trả, đảm bảo thanh toán đúng thờihạn ,chính xác, an toàn và nâng cao uy tín của doanh nghiệp với bạn hàng

Các khoản nợ phải trả phải đợc theo dõi chi tiết số nợ phải trả, số nợ đãtrả cho, số nợ còn phải trả cho từng chủ nợ

1.1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản nợ phải trả.

Để đáp ứng đợc yêu cầu đó, kế toán các khoản nợ phải trả cần hoànthành những nhiệm vụ sau:

- Theo dõi một cách chi tiết số phải trả, số đã trả trong kỳ,số tăng thêmtrong kỳ và số còn phải thanh toán với từng chủ nợ ,nhằm tránh sự nhầm lẫntrong thanh toán các khoản nợ và tránh tồn đọng các khoản nợ quá hạn

- Kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ ,bao gồm các khoản nợ đã phátsinh,các khoản nợ đã thanh toán và số nợ còn lại phải thanh toán có xác nhận

cụ thể của từng chủ nợ

- Lập các báo cáo,sổ sách tổng hợp, chi tiết nhằm phân tích đánh giá tìnhhình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp ,từ đó xây dựng vàthực hiện kế hoạch nhằm nâng cao khả năng tài chính cũng nh khả năngthanh toán của doanh nghiệp

1.2 Tổ chức kế toán các khoản nợ phải trả.

1.2.1 Nguyên tắc chung hạch toán kế toán các khoản nợ phải trả

Hạch toán các khoản nợ phải trả cần tôn trọng những nguyên tắc sau đây:

- Mọi khoản nợ cuả doanh nghiệp phải đợc theo dõi chi tiết số nợphải trả số nợ đã trả cho từng chủ nợ Tổng số nợ phải trả của của mỗi khoản

nợ bằng tổng số nợ phải trả của các khoản nợ cùng chủ nợ

- Các khoản nợ phải trả của các doanh nghiệp phải đợc phân loạithành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từngkhoản nợ phải trả

- Nợ phải trả bằng vàng bạc kim khí đá quí đợc kế toán chi tiết chotừng chủ nợ, theo chỉ tiêu số lợng giá trị theo giá qui định

- Các khoản nợ, vay bằng ngoại tệ hoặc trả bằng ngoại tệ phải theodõi chi tiết gốc ngoại tệ riêng và qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giágiao dịch bình quân trên thị trờng liên ngân hàng do NHNNVN công bố tạithời điểm phát sinh nghiệp vụ vay và trả nợ vay để ghi sổ kế toán Bên nợ TK311(vay ngắn hạn) hoặc TK 341(vay dài hạn) đợc đổi ngoại tệ ra đồng VNtheo tỷ giá trên sổ kế toán Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thanhtoán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền

tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính sẽ đợc hạch toán vào thu nhập hoăc chiphí trong năm tài chính

- Những chủ nợ mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch thờngxuyên hoặc có số d nợ phải trả lớn, bộ phận kế toán phải kiểm tra đối chiếu vềtình hình công nợ đã phát sinh với từng khách hàng và định kỳ phải có xácnhận bằng văn bàn với các chủ nợ

1.2.2 Chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán các khoản nợ phải trả

Trong hạch toán kế toán các khoản vay, các chứng từ liên quan gồmcó:hợp đồng vay, khế ớc vay, đơn xin vay, …

Trong hạch toán kế toán các khoẳn phải trả ngời bán, các chứng từ gồmcó: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, hợp đồng,phiếu kiểm tra chất lợng, …Trong hạch toán kế toán các khoản thuế và các khoản phải nộp vàoNSNN các chứng từ gồm có: giấy nộp tiền vào NSNN, thông báo thuế, …Trong hạch toán kế toán các khoản phải trả CNV các chứng từ gồm có:bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, BHXH…

Các chứng từ khác liên quan: phiếu thu,phiếu chi, giấy báo nợ , giấy báocó,UNC, biên bản giao nhận, các thông báo, quyết định của cấp trên…

1.2.3 TK sử dụng trong kế toán các khoản nợ phải trả

- TK 311 ‘Vay ngắn hạn’ phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn vàtình hình trả nợ tiền vay của doanh nghiệp bao gồm các khoản tiền vay ngânhàng, vay của các tổ chức , cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp

- TK 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả” phản ánh các khoản nợ dài hạn đã

đến hạn trả trong kỳ kế toán và tình hình thanh toán các khoản nợ đó

- TK 331 ‘Phải trả ngời bán’ phản ánh tình hình thanh toán về các khoản

nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp dịch

vụ theo hợp đồng đã ký kết, hoặc phản ánh tình hình thanh toán về các khoản

nợ phải trả cho ngời nhận thầu xây lắp chính, phụ

- TK 333 ‘Thuế và các khoản phải nộp NSNN’ TK này dùng để phản

ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà nớc về các khoản thuế, phí, lệ phí vàcác khoản phải nộp khác, phản ánh nghĩa vụ và tình hình thanh toán củadoanh nghiệp với nhà nớc trong kỳ

- TK 333 có 9 TK cấp hai từ TK 3331 đến TK 3339 phản ánh chi tiếttừng loại thuế, phí, lệ phí nh thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế XNK, thu trên vốn,thuế tài nguyên, thuế nhà đất, các loại thuế , phí lệ phí khác

- TK 334’Phải trả CNV’ phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanhtoán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền thởngBHXH, và các khoản khác thuộc về thu nhập của CNV và lao động thuê ngoài

- TK 335’Chi phí phải trả’ phản ánh các khoản đợc ghi nhận là chiphí hoạt động SX,KD trong kỳ nhng thực tế cha phát sinh mà sẽ phát sinhtrong kỳ kế toán sau

- TK 336’Phải trả nội bộ’ phản ánh tình hình thanh toán các khoảnphải trả giữa doanh nghiệp độc lập với các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc trongmột doanh nghiệp độc lập về các khoản phải trả phải nộp phải cấp, về cáckhoản mà các đơn vị trogn doanh nghiệp độc lập đã chi đã thu hộ cấp trên, cấpdới hoặc đơn vị thành viên khác

- TK 338’Phải trả phải nộp khác’ phản ánh tình hình thanh toán vềcác khoản phải trả phải nộp khác ngoài những nội dung đã phản ánh ở những

TK khác TK này cũng phản ánh doanh thu cha thực hiện về các dịch vụ đãcung cấp cho khách hàng.

TK 338 có 6 TK cấp 2 phản ánh các khoản tài sản thừa chờ xử lý,KPCĐ,BHXH,BHYT,doanh thu cha thực hiện và các khoản phải trả phải nộpkhác

- TK 341’Vay dài hạn’ Phản ánh các khoản tiền vay dài hạn và tìnhhình thanh toán các khoản tiền vay dài hạn của doanh nghiệp (những khoảntiền vay có thời hạn trả trên một năm)

- TK 342’Nợ dài hạn’ Phản ánh các khoản nợ dài hạn nh nợ thuêtài chính TSCĐ, hoặc các khoản nợ dài hạn khác có thời hạn trả trên 1 năm

- TK 344’Nhận ký quĩ ký cợc dài hạn’Phản ánh các khoản tiền mà

đơn vị nhận ký quĩ ký cợc của các đơn vị, cá nhân bên ngoài với thời hạn từ 1năm trở lên để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh đợc thực hiện đúng nh hợp đồng kinh tế đã ký kết Các trờng hợp nhận

ký quĩ ký cợc dài hạn bằng hiện vật đợc theo dõi ở TK ngoài bảng CĐKT

1.2.4 Trình tự kế toán các khoản nợ phải trả

1.2.4.1 Trình tự kế toán khoản vay ngắn hạn Sơ đồ 1

TK 111,112 TK 311 TK 111,112 Thanh toán tiền vay Vay ngắn hạn bằng TM,TG

TK 635

TK 515 TK 315, 331,333, Chênh lệch TG lúc

Thanh toán tăng Vay ngắn hạn để trả nợ ngời

bán trả nợ tiền vay trớc đó

Chênh lệch TG lúc TT giảm

TK 311 TK 151,152,153 Vay ngắn hạn để TT các khoản vay mua vật liệu,CCDC,…

Vay ngắn hạn

TK 133

TK 121,128,131 thuế VAT TK 121,128 đầu vào

TT tiền vay bằng CK, bù trừ vay đầu t CK ngắn hạn

TK 515 TK 635 Chênh lệch tỷ giá giảm Chênh lệch TG tăng

cuối niên độ cuối niên độ

1.2.4.2 Trình tự kế toán khoản nợ dài hạn đến hạn trả : Sơ đồ 2

TK 111,112 TK 315 TK 341,342 Thanh toán khoản nợ dài hạn Xác định số nợ dài hạn

Thanh toán bằng tiền mặt, tiền đặt trớc hoặc trả thừa

Tiền gửi, tiền vay… đợc ngờibán trả lại

TK 511

TK 151,152,…

TK 3331 TT bằng sản phẩm Giá trị NVL, CCDC, mua chịu

hàng hoá,DV (cha có thuếGTGT)

Giảm gía hàng mua Thuế GTGT đầu vào

hàng mua trả lại đợc khấu trừ

TK 133 TK 621,627,641,

Thuế GTGT đầu vào

tơng ứng

Dịch vụ mua chịu sử dụng

cho sản xuất kinh doanh

1.2.4.4 Trình tự kế toán thuế,phí, lệ phí và các khoản phải nộp NSNN

nộp thuế vào NSNN TK 211,152,153 thuế GTGT hàng NK

(PPTT)

TK 632,711,511 TK 511,512

Số thuế đợc hoàn lại,trừ vào Thuế GTGT(PPTT),

số thuế phải nộp thuế TTĐB, thuế XK

nộp bổ sung

TK 5114 TK 211,627,6425 Trợ cấp trợ giá đợc NN thuế trớc bạ, thuế TN

duyệt trong kỳ thuế nhà đất, thuế môn bài

TK 334 Thuế TNCN phải nộp

TK 111, 112 Trợ cấp trợ giá đợc NN duyệt đã nhận

1.2.4.5 Trình tự kế toán khoản phải trả CNV Sơ đồ 5

TK 141,138 TK 334 TK 622,627… Các khoản khấu trừ vào Phần trích vào chi phí SXKD

TK 111,112 Nộp KPCĐ,BHXH, BHYT

Cho cơ quan quản lý số KPCĐ,BHXH

đợc hoàn trả

1.2.4.6 Trình tự kế toán khoản chi phí phải trả Sơ đồ 6

TK 334 TK 335 TK 622 tiền lơng nghỉ phép thực tế Trích trớc tiền lơng nghỉ phép

Chi phí bảo hành hàng hoá nếu TK 635

DNkhông có bộ phận BH độc lập Trích trớc lãi tiền vay vốn dài hạn

TK 711

Trích bổ sung K/C chênh lệch chi phí trích thừa

1.2.4.7 Trình tự kế toán khoản phải trả nội bộ

Quan hệ thanh toán Kế toán tại cấp trên hay

đơn vị đợc thu hộ trả hộ

Kế toán tại cấp dới hay

đơn vị thu hộ trả hộ1.Cấp dới phải nộp cấp

cho cấp dới về quĩ xí

nghiệp ,về LN

Nợ TK 414,

415 ,416 ,431 , 451,421…

6.Khấu hao đã nộp cấp

trên (nếu có hoàn lại)

giữ hộ thu hộ nhau

1.2.4.8.Trình tự kế toán khoản phải trả phải nộp khác

1.2.4.8.1 Trình tự kế toán tài sản thừa chỡ xử lý

Sơ đồ 8

TK 111 TK 3381 TK 211 Giá trị chênh lệch của TSCĐ

số tiền mặt thừa trả lại khách hàng thừa chờ xử lý

Mua tiếp số hàng Số tiền mặt thừa chờ xử lý

ngời bán giao thừa

cho cơ quan quản lý quĩ TK 111,112

Chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH,KPCĐ đợc hoàn trả

1.2.4.8.3 Trình tự kế toán doanh thu cha thực hiện Sơ đồ 10

TK 515 TK 3387 TK 111,112,131 K/C doanh thu tiền lãi bán hàng

khác bằng tiền mặt,tiền gửi ngắn hạn của đối tác

Số tiền vay tạm thời của

lại chấp nhận cho khách hàng

nhận ký quĩ ký cợc ngắn hạn

hoặc không ai đòi(tăng TN # Số thu nhập đợc chia cho các đối tác tham gia góp vốn liên doanh

1.2.4.9 Trình tự kế toán khoản vay dài hạn

Vay dài hạn để đầu t TC dài hạn

, ký quĩ, góp vốn liên doanh

TK 635

Tỷ giá ngoại tệ tăng cuối niên độ

1.2.4.10 Trình tự kế toán khoản nợ dài hạn

Sơ đồ 13

TK 111,112 TK 342 TK 212 Trả nợ tiền vay dài hạn Nợ dài hạn thuê TSCĐ tài chính

TK 635

CL tỷ giá tăng

Thuế GTGT Lãi tiền thuê phải đầu vào néu có

vào tiền ký quĩ ký cợc

1.2.5 Sổ kế toán sử dụng trong kế toán các khoản nợ phải trả

Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán cáckhoản nợ phải trả đợc phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp Trong hình thứcNKCT(hình thức mà NMTLTL áp dụng), kế toán các khoản nợ phải trả sửdụng những sổ kế toán sau:

1… …… B¶ng kª sè

1, sè 2…

sæ kÓ to¸n chi tiÕt TK 311,331,315,333,334,336,338 …

Chơng 2 Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải trả

Tại Nhà máy thuốc lá thăng long

2.1 Tổng quan về Nhà máy Thuốc lá Thăng Long

Cuộc sống của nhân dân có biết bao nhu cầu, trong đó nhu cầu thuốc lá

là nhu cầu thiết yếu, thờng ngày Song trên thực tế việc trồng và sản xuấtthuốc lá ổ miền Bắc chủ yếu đợc hình thành tự phát, tồn tại trong thế khép kín,hạn hẹp không đủ cung cấp cho nhu cầu tiêu thụ ngày càng tăng của nhân dân.Bên cạnh đó một số nhà sản xuất thuốc t nhân lại nắm độc quyền sản xuất,kinh doanh tự ý thao túng thị trờng, gây không ít khó khăn cho đời sống củanhân dân

Để giải quyết những vấn đề bất cập đó cũng nh đáp ứng nhu cầu của

ng-ời tiêu dùng, vào cuối năm 1955, theo quyết định 2990/QĐ của Thủ tớngChính Phủ, một số cán bộ đợc cử ra để khảo sát tình hình, lập hồ sơ nghiêncứu để nhanh chóng xây dựng một nhà máy thuốc lá quốc doanh Nhóm khảosát nhanh chóng bắt tay vào công việc, vừa tìm địa điểm sản xuất vừa nghiêncứu quy trình sản xuất thuốc lá

Sau một thời gian tìm kiếm cơ sở, nhà máy Diêm cũ (số 139 đ ờng Bà Triệu,nay là nhà máy Cơ Khí Trần Hng Đạo) đợc chọn làm địa điểm sản xuất thử.Tại đây việc sản xuất thử thuốc lá diễn ra theo cách thủ công, cha có máy móchiện đại: từ việc cắt lá thuốc đến việc cuốn điếu Tuy vậy chính trong thời gianthử nghiệm này cán bộ nhà máy đã có những hình dung cơ bản về quy trìnhsản xuất thuốc lá Bằng niềm say mê, sự khéo léo và tinh thần trách nhiệm,

một đội ngũ kỹ thuật viên đã đợc hình thành, những điếu thuốc đầu tiên đã ra

đời

Cuối năm 1957 Bộ Công Nghiệp quyết định lấy địa điểm Thợng Đìnhxây dựng khu công nghiệp, trong đó nhà máy thuốc lá Thăng Long đợc giànhmột phần đất bên đờng quốc lộ Hà Nội - Hà Đông để xây dựng nhà máy.Ngày 22 tháng 12 năm 1958 lễ khởi công xây dựng nhà máy đã đợc tổ chứcmột cách trọng thể Thời gian từ 1958 - 1959 là thời gian công nhân nhà máyvừa hăng say sản xuất, vừa tiếp tục xây dựng nhà máy mới ở phờng Thợng

Đình Tháng 1 năm 1960, Thăng Long chính thức đi vào hoạt động ở địa điểmmới 235 đờng Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

Trải qua 47 năm xây dựng và trởng thành đến nay nhà máy đã có một cơ

sở hạ tầng khang trang với lực lợng công nhân và cán bộ hùng mạnh

2.1.1.2 Xu hớng phát triển của NMTLTL

Trong những năm qua nhờ sự cố gắng nỗ lực không ngừng ấy mà thànhtình hình của nhà máy luôn có chiều hớng tăng dần, tăng qui mô sảnxuất,doanh thu, lợi nhuận đều tăng nhờ đó mà thu nhập bình quân của toàncán bộ CNV Nhà máy đều tăng

Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Nhà máy :

ơng tiện thông tin đại chúng Ngoài ra, NMTLTL là một doanh nghiệp nhà

n-ớc, trong thời đại này cũng không tránh khỏi những vớng mắc thờng thấy ởmột đất nớc đang chuyển mình,phát triển

Dù phải đối mặt với những thách thức ấy nhng toàn thể CBCNV Nhàmáy luôn giữ vững và phát huy tinh thần hăng hái sản xuất, hoàn thành nhữngmục tiêu đề ra

Một số mục tiêu chất lợng của Nhà máy :

Tỷ lệ thuốc lá mốc sau bảo quản dới 2%

Tỷ lệ sản phẩm mới thu hồi về dới 0.2%

Định mức tiêu hao vật t giảm 0.1%so với năm 2002

Số sáng kiến cải tiến tăng 5% so với năm 2002

Thời gian ngừng máy để sửa chữa giảm 5% so với năm 2003

Doanh thu so với năm 2002 tăng ít nhất 3%

Sơ đồ 15: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh

Phó giám đốc phụ trách kinh doanh

PX sợi PX bao

mềm PX bao cứng DunhillPX PX Cơ điện PX 4 Đội bốc xếp Đội bảo vệ Đội xe

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở Nhà máy

Nhà máy tổ chức sản xuất theo phân xởng dới phân xởng là các tổ Mỗiphân xởng đảm nhiệm một chức năng riên

- Phân xởng sợi : Có nhiệm vụ sản xuất ra sợi thuốc lá cung cấp cho cả

3 phân xởng , PX bao mềm , PX bao cứng , PX Dunhill Quy trình công nghệcủa phân xởng sợi bắt đầu từ khi nguyên liệu là thuốc lá lá đến khi chế biếnthành sợi thuốc lá

- Phân xởng bao mềm, phân xởng bao cứng, phân xởng Dunhill là các

phân xởng cuốn điếu, đóng bao Nhiệm vụ của các phân xởng này là từ sợithuốc lá cuốn thành các điếu thuốc lá có đầu lọc và không có đầu lọc Sau đó

đóng thành các bao thuốc, tút thuốc, kiện thuốc Phân xởng bao mềm cho rasản phẩm là các bao thuốc lá vỏ mềm Phân xởng bao cứng cho ra sản phẩm làcác bao thuốc lá vỏ cứng Riêng phân xởng Dunhill là phân xởng hợp tác giữanhà máy với hãng Rothman của Singapo để sản xuất thuốc Dunhill Toàn bộmáy móc, nguyên liệu lá mua từ Singapore thông qua Công ty XNK Thuốc lá

Và sản phẩm thuốc lá cũng đợc xuất khẩu đi thông qua công ty này

- Phân xởng cơ điện: Có nhiệm vụ cung cấp chi tiết, phụ tùng, điện, hơicho sản xuất

- Phăn xởng 4: Có nhiệm vụ cung cấp vật t phụ liệu

Ngoài ra còn có các đôị xe, đội bảo về, độibốc xếp phục vụ sản xuất và tiêuthụ thuốc lá

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh

Đứng đầu Nhà máy là Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọihoạt động ,là ngời đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Nhà máy trớc phápluật và cơ quan chủ quản

Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó Giám đốc và các phòng ban chức năng

- Phó Giám đốc phụ trách quản lý đảm nhận khâu kỹ thuật , chất ợng sản phẩm ,lập kế hoạch sử dụng vật t Các phòng ban chức năng trựcthuộc sự quản lý của phó giám đốc phụ trách quản lý gồm:

l-+ Phòng KHVT có trách nhiệm lập kế hoạch thu mua vật t đápứng yêu cầu sản xuất trong từng thời kỳ.

+ Phòng kỹ thuật cơ điện: quản lý toàn bộ thiết bị cơ khí của Nhàmáy , quản lý lò hơi quản lý kỹ thuật , lập kế hoạch cho phân xởng , theo dõi

và quản lý điện nớc cho toàn Nhà máy

+ Phòng KCS giám sát toàn bộ quá trình công nghệ sản xuất sảnphẩm của Nhà máy theo yêu cầu kỹ thuật,quản lý giám sát các loại vật t ,nguyên liệu theo yêu cầu chất lợng ,phát hiện những vi phạm trong quá trìnhsản xuất , cung cấp vật t nguyên liệu của Nhà máy

+ Phòng kỹ thuật công nghệ quản lý các quy trình công nghệ củatoàn Nhà máy ,nghiên cứu thiết kế những sản phẩm mới , cải tiến mẫu mã ,baobì, nhãn thuốc nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trờng

- Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh phụ trách khâu thị trờng vàtiêu thụ của Nhà máy , chịu trách nhiệm quản lý phòng tiêu thụ và phòng thịtrờng

+ Phòng thị trờng nghiên cứu , tìm hiểu về nhu cầu thị trờng điềutra ý kiến khách hàng , tham mu cho ban Giám đốc về các biện pháp làm tăngkhối lợng bán ,đa sản phẩm đến tận tay ngời tiêu dùng

+ Phòng tiêu thụ : quản lý thành phẩm , ký kết các hợp đồng tiêuthụ với khách hàng Cung cấp thông tin cho phòng KHVT để lên kế hoạchsản xuất cho sát với nhu cầu thị trờng

- Các phòng ban khác chịu sự quản lý của Giám đốc gồm:

+ Phòng tài vụ : quản lý toàn bộ hoạt động tài chính kế toán ,quản

lý vốn ,theo dõi giá thành sản phẩm, chi trả lơng ,thởng cho cán bộ công nhânviên và các khoản chi trả của Nhà máy

+ Phòng tổ chức lao động tiền lơng quản lý toàn bộ lao động củaNhà máy , thực hiện các chính sách đối với ngời lao động Quản lý hồ sơ nhâ

sự , an toàn lao động, bảo hiểm thân thể,

+ Phòng nguyên liệu đầu t và thu mua nguyên liệu, tổ chức bảoquản nguyên liệu

+ Phòng hành chính chịu trách nhiệm chăm lo đời sống cho CNVthực hiện đối nội đối ngoại ,tổng hợp thi đua khen thởng của nhà máy, phụtrách văn th , quản lý thông tin liên lạc…

- Giám đốc chỉ đạo trực tiếp đối với các phân xởng sản xuất và các độiphục vụ sản xuất

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy

2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán

Tại phòng tài vụ có 14 cán bộ kế toán với sự phân công phân nhiệm nh sau:

- Trởng phòng kế toán : phụ trách chung, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc

về mọi hoạt đông của phòng cũng nh các hoạt động khác có liên quan, tổ chứccông tác kế toán – thống kê trong Nhà máy phù hợp với chế độ quản lý tàichính của Nhà nớc , kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng, tổ chức công táckiểm kê định kỳ theo quy định , trực tiếp kiểm tra giám sát cán bộ thống kê -

kế toán ,thực hiện kế toán tổng hợp, quản lý các quỹ

- Phó phòng kế toán giúp việc cho Trởng phòng , thay mặt Trởng phònggiải quyết các công việc khi Trởng phòng đi vắng ,chịu trách nhiệm với Trởngphòng về các công việc đợc giao đảm nhiệm công tác tập hợp chi phí và tínhgiá thành, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, thanh toán vớingân sách, trích nộp quỹ Tổng Công ty

- Kế toán thanh toán với ngời bán và XDCB: kiểm tra tính hợp pháp củachứng từ khi mua hàng, thanh toán, kết chuyển số liệu của kế toán NVL, kếtoán thanh toán , in các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan, theo dõi các khoảncông nợ với ngời bán ,kiểm tra các khoản thanh quyết toán các công trình vàhạng mục công trình về XDCB

- Kế toán thanh toán với ngời mua : kiểm tra tính đúng đắn của hoá đơnbán hàng, kết chuyển số liệu của phòng tiêu thụ khi bán hàng, kết chuyển sốliệu của kế toán tiền mặt, tiền gửi, theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về sốlợng hàng, giá trị tiền cũng nh thời gian thanh toán công nợ với từng kháchhàng, in ra các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan

- Kế toán NVL đợc chia thành:

+Kế toán nguyên liệu chính có trách nhiêm theo dõi về số lợng giá cảNVL thuốc lá lá qua các hợp đồng,theo dõi tình hình công nợ với ngời bánnguyên liệu, theo dõi tình hình N.X.T kho nguyên liệu và hạch toán theo quy

định

+ Kế toán vật t : theo dõi việc N.X.T các loạivật t thuộc kho vật liệu,kho Dunhill, kho vật liệu xây dựng ,kho cơ khí

- Kế toán TSCĐ,thanh toán các khoản tạm ứng, kế toán các khoản phảithu phải trả khác

- Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: có nhiệm vụ thanhtoán tiền lơng thởng,các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám

đốc lập bảng phân bổ tiền lơng , hạch toán lơng theo đúng quy định

- Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ : kiểm tra tính hợp pháp củachứng từ trớc khi lập phiếu thu chi Cùng với thủ quỹ kiểm tra số d tồn quỹgiữa sổ sách và thực tế

- Cán bộ theo dõi đôn đốc các khoản công nợ trả chậm khó đòi

- Kế toán TGNH có nhiệm vụ thực hiện các giao dịch với ngân hàng vềcác khoản vay hay thanh toán qua ngân hàng

- Thủ quỹ : chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹcủa Nhà máy Quản lý hồ sơ gốc của tài sản thế chấp ,bảo lãnh, các giấy tờ cógiá trị nh tiền, các khoản ký quỹ

- Kỹ s tin học : chịu trách nhiệm xây dựng và bảo trì các hệ thống quản lýtrên các thiết bị tin học trong toàn Nhà máy Cài đặt hớng dẫn vận hành cácphần mềm ứng dụng phù hợp với từng công việc Theo dõi quá trình sử dụngcác thiết bị của máy tính ở tất cả các đơn vị của Nhà máy Soạn thảo quy định

và kiểm tra việc sử dụng máy vi tính , bảo mật dữ liệu

2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

công tác kế toántại nhà máy đợc tổ chức theo hình thức kế toán tậptrung.Nhà máy chỉ có một bộ máy kế toán duy nhất, mở một bộ sổ kế toán,thực hiện toàn bộ các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kếtoán trung tâm của Nhà máy thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận,ghi sổ, xử lý lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị ở dới phân xởng chỉ cónhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép, nhập liệu ban đầu, cuối tháng gửi

về phòng kế toán để xử lý

2.1.4.3 Về phần mềm kế toán Thăng Long

Phần mềm kế toán Thăng Long đợc thiết kế riêng cho Nhà máy để phùhợp với đặc điểm đặc thù tại Nhà máy Chứng từ đợc kế toán đa vào máy rấtthuận tiện cho viẹc xem xét đối chiếu một cách tổng hợp đồng thời kế toáncũng lu lại chứng từ đó ở ngoài để có cơ sở pháp lý cho các số liệu chứng từtrên máy

Ngoài các đặc điểm chung so với các phần mềm kế toán khác, phầnmềm Thăng Long có những đặc điểm riêng sau:

Việc mã hoá cho các đối tợng:

Các danh mục trong phần mềm đợc thiết kế phù hợp để có thể quản lý

đợc các hoạt động của Nhà máy các danh mục đã đợc thiết kế trong máy làdanh mục TSCĐ, danh mục vật t sản phẩm hàng hoá, danh sách các CBCNV

.Danh mục sản phẩm : Danh mục SP đợc quản lý trên các đặc tính phục

vụ cho mục đích liên quan đến thuế TTĐB, tiền lơng trích vào giá thành…

Danh mục khách hàng : Phần mềm này không có một danh mục khách

hàng chung nh các phần mềm khác mỗi KTV sẽ quản lý danh mục khách hàng riêng tơng ứng với mục đích quản lý của từng phần hành

… … … … …

Danh mục khách hàng của kế toán tiêu thụ:

Dạnh mục khách hàng của kế toán phải trả ngời bán:

tố bắt buộc, cần thiết theo đúng chế độ yêu cầu

Hệ thống TK kế toán

Ngoài việc sử dụng các TK cấp 1 cấp 2 theo đúng nội dung phơng phápghi chép đã đợc qui định, Nhà máy còn mở thêm TK chi tiết cấp 3 cấp 4 chophù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp, quản lý vật t, TSCĐ…

Hệ thống sổ kế toán

Nhà máy áp dụng hình thức kế toán NKCT Do đó hệ thống sổ kếtoán,trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán diễn ra theo đúng nguyên tắc trình

tự hình thức NKCT của kế toán thủ công Tuy nhiên qui trình xem , in các sổ

kế toán đợc tự động hoá,không hoàn toàn phù hợp với qui trình ghi sổ kế toánthủ công mà chế độ kế toán đã qui định

Hệ thống sổ sử dụng trong Nhà máy gồm có:

- Sổ cái các TK

….Các mẫu sổ kế toán của Nhà máy đợc áp dụng đúng mẫu của vụchế độ kế toán có sửa đổi điều chỉnh phù hợp với các nghiệp vụ và tình hìnhphát sinh tại Nhà máy ‘

Sơ đồ kế toán theo hình thức NKCT trên máy:

Trình bày và cung cấp thông tin

Với phần mềm này, ngời sử dụng có thể dễ dàng lọc từ chơng trình đểlấy ra các báo cáo kế toán, các sổ sách kế toán

Ngoài các báo cáo theo qui định của BTC Nhà máy phải báo cáo một sốchỉ tiêu cho tổng công ty theo mẫu biểu sau:

Biểu số B01- TCKT- ‘Báo cáo tiêu thụ lãi lỗ từng mặt hàng’

Biểu số B02- TCKT- ‘Báo cáo giá thành đơn vị chủ yếu’

Biểu số B03- TCKT- ‘Báo cáo tình hình công nợ’

Biểu số B04- TCKT- ‘Báo cáo tình hình đầu t XDCB’

Chứng từ gốc

Nhập dữ liệu vào máy vi tính

Chứng từ t ơng ứng trên máy

Máy xử lý và các thao tác trên máy

Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính liên quan

Biểu số B05- TCKT- ‘Báo cáo thanh toán với tổng công ty ‘

Biểu số B06- TCKT- ‘Báo cáo tăng giảm TSCĐ và nguồn vốn CSH’Biểu số B07- TCKT- ‘Báo cáo N-X-T kho nguyên liệu ’

Quản trị ngời dùng

Với cơ cấu bộ máy kế toán gồm các nhân viên chịu trách nhiệm về cácphàn hành khác nhau, phần mềm TL đợc thiết kế đảm bảo tính bảo mật dữliệu cao Công việc đợc chuyên môn hoá, phân quyền nhập liệu cũng nhquyền in ra sổ sách báo cáo kế toán cho từng nhân viên kế toán

Việc cài đặt hệ thống password cho từng KTV đảm bảo thông tin kếtoán mà KTV phụ trách không bị xem, sửa nếu không đợc phép

Tổ chức bộ máy kế toán

Nhà máy thực hiện nối mạng nội bộ Các phòng ban có chức năng hoạt

động liên quan đến nhau đều đợc nối mạng Do đó việc xử lý theo dõi kếtchuyển đợc dễ dàng,tránh hiện tợng trùng lắp hay bỏ xót khi xử lý thông tin,tiết kiệm đợc thời gian và nâng cao tính khoa học cho công tác kế toán

2.2 Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải trả tại Nhà máy Thuốc Lá Thăng Long.

Nhà máy TLTL là một doanh nghiệp hoạt động khá tự chủ, quay vòngvốn nhanh nên trong quá trình sản xuất kinh doanh không phát sinh các khoảnvay dài hạn, nợ dài hạn

Tại Nhà máy, công nhân sản xuất hởng lơng theo sản phẩm, do đó Nhàmáy không phải trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất chính.Các chi phí khác phát sinh khá đều đặn , do vậy không phát sinh khoản chi phíphải trả

Qua kết quả kiểm kê hàng tồn kho trong kỳ, hoặc kiểm tra đối chiếu sốliệu tiền măt, tiền gửi, nếu thấy phát hiện số liệu không thống nhất giữa thực

tế với số liệu trên sổ kế toán các bộ phận đợc phép xử lý ngay nên không phátsinh khoản tài sản thừa chờ xử lý

Nhà máy không cho thuê TSCĐ thuê tài chính , hoặc bán hàng trả góphay những hoạt động tơng tự nên doanh thu không đợc hạch toán vào TK3387-doanh thu cha thực hiện

Nhà máy không đi thuê TSCĐ thuê tài chính Số TSCĐ trang bị trongNhà máy là do Ngân sách NN cấp hoặc tự trang bị,do đó không phát sinhkhoản nợ dài hạn

Trong quá trình hợp tác với các đối tác kinh doanh, Nhà máy chủ trơngcoi trọng chữ tín, việc trao đổi kinh doanh khá thuận lợi do đó không phát sinhcác khoản nhận ký quĩ ký cợc dài hạn

Do đó , tại Nhà máy chỉ phát sinh những khoản nợ phải trả sau:

2.2.1 Kế toán khoản vay ngắn hạn

2.2.1.1 Đặc điểm đặc thù

Nhà máy thờng xuyên có quan hệ giao dịch với ngân hàng Nông nghiệp

Hà nội –Số hiệu TK 431101-000003 và Ngân hàng Công thơng Thanh

Xuân-số hiệu TK 710A-00235

Do có quan hệ lâu dài và thờng xuyên nên khi phát sinh khoản vay, Nhàmáy không phải thế chấp tài sản mà chỉ vay tín chấp, lãi suất theo giá thị tr-ờng.Hợp đồng vay ngắn hạn của Nhà máy thờng chỉ là1 đến 3 tháng và Nhàmáy thờng trả nợ trớc hạn theo hợp đồng Nếu qua hạn Nhà máy sẽ chịu lãisuất phạt

Ngân hàng chỉ cho vay trong trờng hợp Nhà máy có hợp đồng muahàng cấn phải thanh toán và ngân hàng trực tiếp kiểm tra hợp đồng này Nhàmáy không đợc phép vay ngân hàng với mục đích trả thuế, hoặc rút tiền mặt

về quĩ hoặc các mục đích khác

Để phản ánh nghiệp vụ vay ngắn hạn, kế toán sử dụng TK 311-vay ngắnhạn Các TK chi tiết nh sau:

2.2.1.2 Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ

Khi có nhu cầu vay ngắn hạn ngân hàng, khi đợc phép, bộ phận kế toántiền gửi ngân hàng sẽ làm hồ sơ vay trình KTT, GĐ duyệt , hồ sơ gồm có cácchứng từ sau:

-Đơn xin vay

Khi số d TK tiền gửi của Nhà máy đủ để thanh toán tiền vay, đợc sự

đồng ý của KTT,GĐ, kế toán tiền gửi sẽ thông báo cho ngân hàng số tiền trả

nợ vay Ngân hàng sẽ tự động rút số tiền gửi của Nhà máy tại ngân hàng đểthanh toán số nợ , bao gồm cả lãi

Cuối ngày, ngân hàng sẽ viết giấy báo số d TK cho Nhà máy đồng thờiviết giấy thanh toán liên ngân hàng gửi cho Nhà máy làm cơ sở nhập liệu và

lu chứng từ

Căn cứ vào số tiền trả và chứng từ của ngân hàng, kế toán tiền gửi sẽnhập dữ liệu vào máy theo đúng chứng từ tơng ứng (UNC, giấy thanh toán liênngân hàng)

Cuối tháng kế toán tiền gửi sẽ in ra các sổ sách kế toán liên quan

2.2.1.3 Qui trình nhập liệu và hệ thống sổ kế toán liên quan

Căn cứ vào số tiền vay , kế toán tiền gửi viết UNC

Chọn : ‘Số liệu’/ ‘viết UNC’ , xuất hiện màn hình nhập liệu: (biểu 1)Khi nhận đợc giấy báo số d khách hàng, kế toán TGNH sẽ nhập liệu.Chọn : “ Số liệu “/ chọn “ Nhập chứng từ ngân hàng”, xuất hiện màn hìnhnhập liệu : ( biểu số 2) Số liệu này sẽ tự động chuyển vào bên nợ TK 331 ,

có TK 311 của NKCT và bảng kê số 4 Bộ phận kế toán thanh toán với ngờibán sẽ kết chuyển số liệu này để theo dõi phần thanh toán của mình

Khi trả tiền vay cho ngân hàng, kế toán căn cứ vào giấy thanh toán liênngân hàng do ngân hàng gửi đến gồm cả số tiền vay, lãi trả để nhập dữ liệuvào máy Màn hình nhập liệu tơng tự biểu số 2 với :

‘Loại chứng từ ‘ : ‘ Giấy thanh toán liên ngân hàng’

TK nợ :311, TK có: 1121

Số liệu này sẽ tự động chuyển vào bên nợ TK 3111, có TK 112 trênNKCT và bảng kê số 4 (số tiền lãi sẽ đợc phản ánh trên sổ kế toán khác) Muốn in ra Nhật ký chứng từ và bảng kê số 4 ( biểu số 3), kế toánTGNH vào phần hành của mình chọn:

‘Báo cáo’/’nhật ký chứng từ và bảng kê số 4’/ Máy sẽ hỏi :”Có muốn inkhông C/K” nhấn “C” xuất hiện hộp thoại: (chọn “Tổng hợp”)

Muốn in ra sổ cái TK 311 ( biểu số 5 ), kế toán chọn “ Tổng hợp”/ chọn “ in

sổ cái” / Chọn “ sổ cái TK 311” / chọn Tháng 10 ( hoặc cả năm)

Với hợp đồng vay số 10, trả tiền hàng cho côngty nguyên liệu bắc ,số tiền

3000 000 000 Kế toán TGNH nhập tiến hành viết UNC

Biểu số:1 Viết UNC

In báo cáo theo tháng : 10 năm 2002Tổng hợp Chi tiết NH:

B¶ng kª chi tiÕt TK 1121- Ng©n hµng N«ng nghiÖp

Céng PS to¸n liªn NHGiÊy thanh NNHNNH tiÒn vayTr¶ nî 3111 2 000 000 000

Ngµy 17/10/200217/10/02 GiÊy thanh

to¸n liªn NH NNHNNH tiÒn vayTr¶ nî 3111 1 000 000 000

biểu số: 5

NMTL TL

Phòng Tài Vụ

Sổ Cái TK 311 Tháng 10/2002

Số d đầu năm

4 000 000 000Ghi có các TK đối ứng nợ với TK 311 Tháng 10

-2.2.2 Kế toán các khoản phải trả ngời bán

2.2.2.1 Đặc điểm đặc thù các khoản phải trả ngời bán

Sản phẩm của Nhà máy là các loại thuốclá, là mặt hàng chịu thuế TTĐB(trừ sản phẩm cơ khí) Do đó các loại vật t hàng hoá mua về không đợc khấutrừ thuế GTGT đầu vào,giá mua trên hoá đơn là tổng giá thanh toán

Các khoản phải trả ngời bán của Nhà máy theo hợp đồng thờng đợcthanh toán sau 30 ngày Nhà máy thờng thanh toán đúng thời hạn trên hợp

đồng

Nhà máy có quan hệ trao đổi hàng đổi hàng với nhiều đối tác Quan hệtrao đổi đợc phản ánh thông qua 2 TK 131 và TK 331

TK 331 còn đợc dùng để phản ánh các quan hệ phát sinh với một số đơn

vị thành viên khác trực thuộc Tổng công ty thuốc lá VN nh Công ty XNKthuốc lá, nhà máy in bao bì và phụ liệu thuốc lá

TK sử dụng: 331, TK chi tiết nh sau:

TK 3311 khoản phải trả ngời bán

TK 33111 ngời bán trong nớc

TK 33112 Ngời bán nớc ngoài

TK 33113 ngời bán là thành viên của Tổng công ty

TK 3312 khoản phải trả cho nhà cung cấp lao vụ dịch vụ

TK 33121 Nhà cung cấp trong nớc

TK 33122 Nhà cung cấp nớc ngoài

TK 33123 Nhà cung cấp là thành viên Tổng công ty

TK 3313 khoản phải trả cho nhà thầu về XDCB

TK 33131 Nhà thầu trong nớc

TK 33132 Nhà thầu nớc ngoài

2.2.2.2 Chứng từ và qui trình luân chuyển chứng từ

Các chứng từ liên quan và là cơ sở để kế toán phải trả ngời bán nhậpliệu là: -Phiếu kiểm tra chất lợng

- Hoá đơn bán hàng

- Hợp đồng mua bán

- Hoá đơn GTGT

Khi vật t, hàng hoá mua về, ban kiểm nghiệm sẽ lập phiếu kiểm tra chấtlợng về số vật t hàng hoá mua về, phòng kế hoạch vật t viết phiếu nhập kho,

đa cho bộ phận kho ghi vào chỉ tiêu số thực nhập

Hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu kiểm tra chất lợng, hợp đồng… ợc đchuyển lên cho kế toán NVL

Kế toán nguyên liệu căn cứ vào phiếu nhập kho sẽ nhập dữ liệu vào máy

Do đợc nối mạng nội bộ nên bộ phận kế toán phải trả ngời bán sẽ kếtchuyển phần nhập của kế toán NVL và căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơnGTGT) bổ sung thêm phần thiếu

Khi thanh toán, kế toán tiền mặt, tiền gửi sẽ nhập chứng từ chi tiền vàomáy(phiếu chi, UNC…) Kế toán phải trả ngời bán sẽ kết chuyển số liệu này,máy sẽ tự động xử lý để chuyền vào các sổ kế toán liên quan khi có lệnh

2.2 2.3 Qui trình nhập liệu và hệ thống sổ kế toán

đó sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu: (biểu số: 7)

Để in ra sổ chi tiết 331 ( biểu số 8), kế toán chọn ‘ Chi tiết từng đơnvị’/chọn Mã đơn vị’.máy sẽ hỏi ‘ có muốn in không C/K? ‘, nhấn ‘C’

Muốn in ‘bảng phát sinh chi tiết 331‘ ( biểu số 9) và ‘Bảng chi tiết 331’(biểu

số 10), chọn ‘tổng hợp các đơn vị ‘,muốn in NKCT số 5 (biểu số 11), chọn ‘NKCT 5’, thao tác in tơng tự

Muốn in sổ cái TK 331 (biểu số 12), quay ra phần ‘tổng hợp ‘trên giao diệnchọn ‘ in sổ cái’ chọn ‘sổ cái 331’/ chọn tháng10 ( hoặc toàn bộ)

Biểu số 6

Mẫu số 01 GTGT –3 LL

LQ/ 01- N

NO 080573 Hoá đơn GTGT

Liên 2 ( Giao khách hàng) Ngày 30/10/2002 Số 2689

Đơn vị bán hàng : Nhà máy in và VHP Phúc Yên………

Điện thoại : ……… Mã số 01- 00125621-1………

Họ tên ngời mua hàng : Trần Văn Chiến………

Đơn vị: Nhà máy Thuốc lá Thăng Long………

Địa chỉ : 235 Nguyễn trãi – Thanh Xuân – Hà

Thuế suất GTGT 10% ; Tiền thuế GTGT 2 127 360 Tổng cộng tiền thanh toán 2 400 960

Số tiền viết bằng chữ : hai triệu bốn trăm chín moi sáu đồng chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Sau khi nhập xong nhấn ‘ Ctrl+ W’ để thoát

Hệ thống sổ kế toán phản ánh khoản phải trả ngời bán đợc thiết kế dựa trên nguyên tắc sau :

Chơng trình quản lý thanh toán với ngời bán

Số phiếu nhập: 107Ngày 30/10/2002Kho vật liệu

Số hoá đơn : 2689 Ngày hoá đơn : 30/10

Số lợng hoá đơn : 300 000 Tiền hoá đơn : 10 800 900