TÌM HIỂU về KPI MINHTAM1805QTNB

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC NỘI DUNG TÌM HIỂU VỀ KPI Giảng viên hướng dẫn Th s Đỗ Thị Hải Hà Nhóm thực hiện Nhóm 1 Hà Nội, tháng 4 năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Nhóm 1 xin cam đoan đây chính là bài tập lớn của nhóm 1, dựa trên tinh thần và nỗ lực của cả nhóm đã nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát thực tế , tiếp cận trưc tiếp với công việc và qua các số liệu thưc tế mà nhóm 1 thu thập được trong quá trình nghiên cứu Hà Nội.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC NỘI DUNG: TÌM HIỂU VỀ KPI Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đỗ Thị Hải Hà Nhóm thực hiện: Nhóm Hà Nội, tháng năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Nhóm xin cam đoan tập lớn nhóm 1, dựa tinh thần nỗ lực nhóm nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát thực tế , tiếp cận trưc tiếp với công việc qua số liệu thưc tế mà nhóm thu thập trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 13 tháng năm 2020 TM NHĨM THỰC HIỆN NHĨM TRƯỞNG Hồng Minh Tâm LỜI CẢM ƠN Trong thời gian làm tập lớn Nhóm nhận giúp đỡ, hướng dẫn bảo tận tình giảng viên, Th.s Đỗ Thị Hải Hà Nhóm xin bày tỏ cảm ơn điều Nhóm mong nhận tham gia , đóng góp ý kiến giảng viên-Th.s Đỗ Thị Thu Huyền bạn để báo cáo nhóm hồn thiện Nhóm xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC Stt Nội dung Phần thứ nhất: Trình bày phương pháp đánh giá thực công việc KPI Giới thiệu phương pháp đánh giá KPI Mục đích sử dụng đánh giá KPI Mục tiêu xây dựng KPI Ưu điểm phương pháp KPI Hạn chế phương pháp KPI Chỉ số KPI gồm ? Quy trình xây dựng KPI Phần thứ hai: Liên hệ thực tiễn phương pháp KPI tổ chức đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu tổ chức áp dụng KPI Trang 7 10 12 13 14 15 19 PHẦN THỨ NHẤT Trình bày phương pháp đánh giá thực cơng việc KPI Đánh giá nguồn nhân lực đánh giá có hệ thống thức tình hình thực công việc nguồn nhân lực so với tiêu chuẩn xây dựng từ trước có thảo luận đánh giá người đánh giá Mục đích đánh giá nguồn nhân lực nhằm cải tiến thực hành công việc người lao động, giúp cho người quản lý đưa định nhân đắn: Đào tạo Phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật Bên cạnh giúp người quản lý đánh giá hiệu làm việc nguồn nhân lực tổ chức so với yêu cầu công việc nâng cao hiệu làm việc họ tương lai, xác định nhu cầu phát triển đào tạo cho nguồn nhân lực tổ chức đồng thời giúp người lao động điều chỉnh, sửa chữa sai lầm trình làm việc, kích thích, động viên người lao động thơng qua điều khoản đánh giá, ghi nhận hỗ trợ Cung cấp thông tin làm sở cho công tác đào tạo trả lượng khen thưởng thuyên chuyển, bổ nhiệm nguồn nhân lực, cải tiến cấu tổ chức nhận phản hồi nguồn nhân lực phương pháp sách quản trị nhân lực tổ chức Hiện có nhiều phương pháp đánh giá thực cơng việc có phương pháp truyền thống phương pháp đại Một phương pháp đại sử dụng phổ biến rộng rãi phương pháp KPI Giới thiệu phương pháp đánh giá KPI KPI (Key Performance Indicator) số đánh giá hiệu công việc, công cụ đo lường, đánh giá hiệu công việc thể qua số liệu, tỉ lệ, tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu hoạt động tổ chức phận chức công ty hay doanh nghiệp cá nhân Mỗi phận cơng ty có số KPI khác để đánh giá hiệu làm việc cách khách quan phận KPI số áp dụng phổ biến giới Việt Nam số KPI sử dụng ngày rộng rãi doanh nghiệp, cá nhân KPI công cụ đại giúp cho nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành mục tiêu quản lý chương trình hành động cụ thể cho phận, lĩnh vực (về nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, suất nguồn nhân lực, an toàn lao động, làm việc, lương, đánh giá công việc, hoạt động cải tiến, lịng trung thành…; tài chính, sản xuất chất lượng, quảng cáo…) cá nhân Thông thường chức danh có mơ tả cơng việc kế hoạch làm việc hàng tháng Nhà quản lý áp dụng số để đánh giá hiệu chức danh Dựa việc hồn thành KPI, cơng ty có chế độ thưởng phạt cho cá nhân Để xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp nên bắt đầu với yếu tố hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp gì? ; Làm để đạt chúng? Ai thực dựa thơng tin này? Đó phải q trình lặp lặp lại, bao gồm phản hồi từ nhà phân tích, trưởng phịng quản lý Cùng với nhiệm vụ tìm hiểu thơng tin này, doanh nghiệp có hiểu biết rõ ràng quy trình kinh doanh nên đánh giá với Hệ thống KPI chia sẻ thơng tin Mục đích sử dụng phương pháp đánh giá KPI 2.1 Đo lường mục tiêu - Mặc dù KPI dễ dàng bị nhầm lẫn mục tiêu chung công ty, chúng phương pháp đo lường mục tiêu tiêu Dùng đo lường, đánh giá hiệu làm việc hiệu kinh doanh, mục tiêu kinh doanh Ví dụ: Nếu mục tiêu cơng ty bạn thu số tiền định từ việc bán mặt hàng đắt tiền tháng, KPI bạn cho bạn cách nhanh hay chậm để bạn đạt mục tiêu Một hệ thống KPI trường hợp đội ngũ bán hàng bạn tạo 20% doanh số kỳ vọng mà công ty bạn thiết lập tiêu chuẩn  Với vai trò người quản lý tình này, bạn phải giúp đội ngũ bán hàng bạn nhận thức rõ tiến triển lý không đạt doanh số mong muốn.Khi bạn để đo lường mục tiêu bạn theo cách sử dụng KPI này, mang lại cho bạn hội để nhìn thấy bạn đâu, sai đâu Sau giúp bạn đưa định đạt mục tiêu bạn nhanh Đây cho lý quan trọng KPI nên sử dụng hay nói cách khác cách sử dụng quan trọng KPI 2.2 Tạo mơi trường hồn hảo Theo nghiên cứu Root Cause, liệu tạo cách đo lường số KPI tạo nhiều hội thoại quan trọng nơi làm việc Từ việc sử dụng KPI tạo bầu khơng khí học tập cơng ty bạn Khi bạn nhận thấy điểm không thuận lợi KPI, bạn có hội để nói chuyện với cá nhân nhóm cụ thể liên quan tới KPI Đây hội tuyệt vời để bạn giảng giải cho nhân viên làm để làm việc khác thực tốt để đạt mục tiêu đề Ngồi ra, bạn phân tích xem thiết lập KPI đo lường hiệu quả, ngược lại, sửa đổi cần thiết nhân viên cảm thấy mục tiêu không thực tế để đáp ứng 2.3 Tiếp nhận thông tin quan trọng KPI cung cấp ảnh tổng quan trực tiếp hiệu suất tổng thể công ty bạn Khi bạn thị trường cạnh tranh cao, thơng tin đóng vai trị quan trọng nỗ lực bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh bạn Một vài công ty sử dụng KPI để đo lường họ đạt tiêu chuẩn định khơng tác động trực tiếp đến kinh doanh lợi nhuận họ Ví dụ, bảo vệ mơi trường ưu tiên cho doanh nghiệp bạn điều giúp nâng cao uy tín cơng ty bạn thời buổi áp lực trị ngày gia tăng => Để cho thấy bạn xem vấn đề nghiêm trọng, bạn cơng bố KPI lên trang web bạn, giống cơng ty dược phẩm tồn cầu làm, Pfizer Trên trang web thức mình, Pfizer tuyên bố họ cam kết tăng cường an tồn bảo vệ mơi trường, minh bạch thơng qua báo cáo Pfizer nói thực điều cách đo hiệu nó, thiết lập mục tiêu tiến độ, công khai tiết lộ nỗ lực Họ kết luận rằng:“Chúng tơi sử dụng KPI để đo lường báo cáo tính hiệu tồn cầu chúng tơi bên ngồi Sự tập trung mạnh mẽ liệu đo lường giám sát EHS (môi trường, sức khỏe an tồn) hiệu suất cho phép chúng tơi để làm bật thành cơng xác định chương trình cải tiến liên tục.” Ở bạn thấy việc giám sát KPI giúp cho Pfizer có thông tin quan trọng giúp họ đánh giá tiến nội 2.4 Khuyến khích tinh thần trách nhiệm Bạn gặp phải tình huống, định chưa xác từ đánh giá q trình làm việc nhân viên Bạn tìm ngun nhân đem đến hiệu làm việc nhân viên n trễ, thiếu kinh nghiệm hay chưa có gắn kết thành viên công ty Nhưng bạn lại khơng có lý giải đủ thuyết phục xác khách quan => KPI giúp bạn điều Ngược lại, nhân viên hiệu khó chối cãi trường hợp họ, thống kê KPI họ cho thấy không thuận lợi Về bản, KPI khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho người lao động (nếu họ không thực hiện) người sử dụng lao động (nếu KPI coi truy cập) 2.5 Nâng cao tinh thần làm việc, khả teamwork Tất nhiên doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả, phát triển văn hóa cơng ty nhuệ khí nhân viên nâng cao Mà doanh nghiệp muốn hoạt động tốt đâu, KPI hồn thành, người hồn thành nhân viên Nói cách khác KPI thúc đẩy nhân viên, phịng ban làm việc, đem lại lợi ích cho cơng ty Một ví dụ KPI giúp nưng cao nhuệ khí Hãng phát triển phần mềm Viewpoint Construction Software Đại điện hãng đưa thông tin củng cố thêm quan điểm cách nhấn mạnh tầm quan trọng chiến lược hiệu KPI hướng phía hài lịng nhân viên Họ nói rằng: “ Nếu bạn có khảo sát cách chuyên nghiệp ngành phù hợp với tiêu chuẩn ngành cho nhân viên công ty bạn, bạn thấy hầu hết quản lý sử dụng khoảng 60% khả nhóm” Đó số liệu trích nặng nè nhà lãnh đạo có tính tạo động lực Một hệ thống KPI tốt cải thiện kết thống kê cân vai trò lãnh đạo bạn với hiệu suất nhóm Họ sử dụng thơng tin để theo dõi công việc tiến nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thơng tin phản hồi, cuối tăng hài lịng cơng việc mục tiêu tới cần đáp ứng Mặc dù KPI quan trọng để đạt mục tiêu công ty (và hiển nhiên tăng trưởng) cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, bạn phải đảm bảo mục tiêu giúp bạn hành động cách tiềm dựa tiêu chí KPI Mục tiêu xây dựng KPI KPI mục tiêu công việc mà tổ chức/ phịng ban/tổ nhóm/cá nhân cần đạt để đáp ứng yêu cầu chung KPI cho thấy hiệu kinh doanh doanh nghiệp/tổ chức để đánh giá xem người thực thi công việc có đạt mục tiêu hay khơng KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược tính chiến thuật doanh nghiệp * Mục tiêu xây dựng KPI nhằm: - Xác định rõ ràng mức độ thường xuyên tầm quan trọng nhiệm vụ/ kết cần đạt - Xác định lực cần có để thực nhiệm vụ - Xác định yêu cầu chủ yếu thực công việc - Phân loại mức độ thỏa mãn yêu cầu thực công việc - Đánh giá tổng hợp mức dộ hồn thành hay lực thực cơng việc nhân viên KPI công cụ dung đánh giá thực công việc, nên xây dựng hệ thống KPIs nhà quản lý cố gắng hướng đến để bảo đảm tiêu chí SMART đồng thời vận dụng tối đa chiến lược SWOT 3.1 Nguyên tắc SMART xây dựng tiêu KPI Trong việc hoạch định kế hoạch thiết lập tiêu cho nhân sự, SMART phương pháp đánh giá chuẩn thông dụng giúp doanh nghiệp xác định tiêu chí đo lường hiệu Các tiêu cần xây dựng nguyên tắc thực hiện, cụ thể rõ ràng Mỗi tiêu cần phải gắn với mục tiêu cụ thể S – Specipic: Mục tiêu cụ thể: Các số xây dựng cần phải giải thích khía cạnh: ý nghĩa, lý lựa chọn phương pháp đo lường Chỉ số KPI rõ ràng, nhân viên dễ dàng biết phải làm làm để đạt hiệu công việc mong muốn M – Measurable: Mục tiêu đo lường được: Luôn số đo lường cơng việc Các tiêu thành tích thiết yếu kỳ vọng bao gồm: Số lượng, chất lượng, chi phí thời gian A – Achiveable: Mục tiêu đạt được: Mục tiêu đạt thường số doanh thu đích hướng đến nhân lực doanh nghiệp R – Realistic: Mục tiêu thực tế: Xác định thực tế thân làm mục đích đề T – Timebound: Mục tiêu có thời gian cụ thể: Để kiểm sốt cơng việc thân nhằm đạt KPIs cao mục tiêu thời gian yếu tố thiếu Hiện nay, số quan điểm nguyên tắc SMART phát triển thành SMARTER, đó: E – Engagement: Liên kết: Cơng ty phải liên kết lợi ích cơng ty lợi ích chủ thể khác Nếu khơng có chế độ này, việc triển khai KPI khó có hiệu R –Ralevant: Thích đáng: Chỉ tiêu có hữu ích phận phận khác lại thờ Như vậy, số KPIs phải thích đáng, công với tất phận Theo cách đơn giản hóa nguyên tắc doanh nghiệp cần trả lời cho câu hỏi: - Mục tiêu đề có cụ thể khơng? - Doanh nghiệp đánh giá tiến trình đạt mục tiêu đặt mức độ nào? - Mục tiêu có tính thực tế thực hay khơng? - Mục tiêu có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp hay không? - Mất để đạt mục tiêu đề ra? SMART xem tiêu chí để đánh giá có khả đáp ứng mục đích nhà quản lý hay khơng Trong đó, sử dụng số KPIs phải có góc nhìn chiến lược tổ chức quán tính thống hệ thống quản trị chung công tác, hoạt động doanh nghiệp 3.2 Nguyên tắc SWOT - S : Strenghs: Là điểm mạnh, ưu - W: Weakness: Là điểm yếu, điểm khiếm khuyết - O: Opportunities: Là hội, thời - T: Threats: Là thách thức, mối đe dọa Chiến lược phát triển SO: nhằm sử dụng sức mạnh bên để tận dụng hội bên Chiến lược ST: nhằm sử dụng sức mạnh bên để giảm thiểu ảnh hưởng rủi ro bên Chiến lược chuyển hướng WO: chiến lược nhằm khắc phục điểm yếu bên cách tận dụng thuận lợi bên hội bên ngồi Chiến lược phịng thủ WT: nhằm mục tiêu giảm thiểu điểm yếu bên tránh nguy đe dọa từ bên Việc xây dựng số KPI cho nhân viên tuân theo nguyên tắc SMART thông minh theo chiến lược SWOT giúp doanh nghiệp có nhìn trực quan việc đánh giá lực làm việc nhân kết mà họ đạt được, đồng thời giúp cho doanh nghiệp/tổ chức nắm vững định hướng cho người lao động theo mục tiêu lớn mà doanh nghiệp/tổ chức đề Ưu điểm phương pháp đánh giá KPI Chỉ số KPI phịng ban tự xây dựng cho phận có tính khả thi cao thể rõ nét chức phận Phương pháp đánh giá KPI giúp cho việc thiết lập đạt mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng mục tiêu cụ thể Các nhà quản lý theo dõi số trọng yếu để đánh giá hiệu làm việc nhóm có đạt mục tiêu kinh doanh chí chi tiết hiệu tăng – giảm So sánh hiệu nhân viên, nhóm công ty với Đặc biệt, phận công ty thiết lập số KPI để hỗ trợ đạt mục tiêu chung công ty Dữ liệu mức độ hiệu phận tổng hợp từ hình thành nên mức độ hiệu hồn thành KPI cơng ty Tùy vào mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp áp dụng nhiều số KPI cho lĩnh vực hoạt động Các số liên quan đến hiệu 10 tài chính, thị trường cạnh tranh, liên quan đến quản lý nhân chất lượng văn hóa mơi trường làm việc KPI mang lại nhìn nhanh chóng mục tiêu cụ thể dự án hay hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn làm việc hiệu phải có mục tiêu, chiến lược rõ ràng Như họ có tiêu để phấn đấu Nếu làm việc mà khơng biết đích chẳng khác “ngựa cương, thuyền lái”, hiệu đạt không mong muốn Chỉ số KPI giúp doanh nghiệp dễ dàng việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu cách rõ ràng Để từ nhà quản lý dễ dàng bắt kịp tiến độ nhân viên giai đoạn hoàn thành mục tiêu, đưa cải thiện để tăng hiệu suất lợi nhuận cho doanh nghiệp Gắn kết liên kết, cá nhân, phịng ban, đội nhóm cơng việc KPI thường định dạng số cụ thể, định lượng, kèm liệu, giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu định định hướng hành động Nếu tiến độ thực công việc chậm so với mục tiêu đề nhà quản lý có hướng thay đổi nhanh chóng để cải thiện tiến độ KPI giúp thành tích cá nhân tập thể trở nên khách quan Theo đó, phận nhân dễ dàng triển khai chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, để động viên, nâng cao tinh thần làm việc nhân viên Nếu trước theo cách làm việc truyền thống, có nhiều trường hợp ỉ lại, không phấn đấu làm việc, dẫn đến tình trạng người gánh việc cho người Nhưng nay, tập thể dựa vào số KPI đề để cố gắng phấn đấu, khơng có đố kỵ, mâu thuẫn làm việc Vì tính đa dạng KPI nên doanh nghiệp tùy vào mục tiêu chiến lược để áp dụng nhiều số KPI cho lĩnh vực hoạt động như: kinh doanh, tài chính, quản lý dự án,… Hạn chế phương pháp đánh giá KPI Trưởng phận quản lý xây dựng hệ thống KPI cần có kiểm định, đánh giá nhà chun mơn có hiểu biết cơng việc phận, phòng ban Bộ phận chuyên trách nhà chuyên môn: Với phận chuyên trách nguồn nhân lực, nhà chun mơn phải đảm bảo tính khách quan, khoa học Xây dựng số KPI không theo nguyên tắc SMART gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống hệ thống quản trị KPI xây dựng không cụ thể (Specific), thiếu xác “phi thực tế” trở thành số mơ hồ, gây tâm lý nghi ngờ chán nản nhân viên Đây tình nguy hiểm, dễ đẩy doanh nghiệp vào tình trạng đánh nguồn nhân lực then chốt trình hoạt động 11 Thiếu hạn định cụ thể( khơng quy định thời gian hồn thành): Điều khiến người lao động gặp khó khăn thực công việc phải làm thời gian hay phải hoàn thành Mơ hồ thời đoạn đích đến thời gian tạo ta tâm lí chán nản giản tinh thần làm việc nhân viên Không phát huy hiệu tối đa sử dụng thời gian dài: KPI địi hỏi doanh nghiệp phải ln thay đổi linh hoạt số, mục cho phù hợp mục tiêu thời đoạn phát triển khác Chỉ số KPI bao gồm ? 6.1 Mục đích việc sử dụng số KPI các tiêu chí đánh giá KPI Mục đích việc sử dụng số KPI đánh giá thực công việc nhằm đảm bảo cho người lao động thực trách nhiệm bảng mô tả công việc vị trí chức danh cụ thể, điều góp phần cho việc đánh giá thực cơng việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công hiệu hơn, nâng cao hiệu đánh giá thực cơng việc số KPI mang tính định lượng cao, đo lường cụ thể Chỉ số KPI bao gồm: Đo lường hiệu tài chính: Lợi nhuận rịng; lợi nhuận biên rịng; lợi nhuận biên gộp; lợi nhuận biên hoạt động; lợi nhuận trước thuế, lãi vay khấu hao; tỷ lệ tăng trưởng doanh thu; số tổng lợi nhuận đem lại cho cổ đông; giá trị kinh tế gia tăng; tỷ lệ hoàn vốn đầu tư, tỷ lệ thu nhập vốn đầu tư; tỷ số lợi nhuận tài sản;… Hiểu khách hàng: Chỉ số khách hàng thiện cảm; tỷ lệ trì khách hàng; số hài lịng khách hàng; điểm lợi nhuận khách hàng; giá trị vòng đời khách hàng; tỷ lệ doanh thu khách hàng; tỷ lệ gắn bó với khách hàng; tỷ lệ khiếu nại khách hàng Đánh giá thị trường nỗ lực marketing:Tỷ lệ tăng trưởng thị trường; thị phần; tài sản thương hiệu; toán theo lượt đăng ký; tỷ lệ chuyển đổi; tỉ lệ nhấp chuột số lượt thị quảng cáo; số lượt truy cập tỷ lệ bỏ trang; mức độ gắn kết online với khách hàng; tỷ lệ phần trăm nhãn hiệu/thương hiệu sản phẩm so với nhãn hiệu khác loại Đo lường hiệu suất hoạt động: tỷ lệ cơng suất sử dụng; thời gian hồn thiện chu trình đơn hàng; tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho; đo lường giá trị thu được; lợi tức đầu tư vào đổi mới; số chất lượng Hiểu nhân viên ghi nhận thành họ: Giá trị gia tăng nguồn vốn người; tỷ lệ doanh thu nhân viên; số hài lòng nhân viên; mức độ cam kết nhân viên; điểm số động viên/ủng hộ nhân viên tích cực; tỷ lệ nhân viên việc 12 Đo lường tác động lên môi trường xã hội: Dấu chân Carbon; dấu chân nước; mức tiêu thụ lượng; mức độ tiết kiệm nhờ nỗ lực trì cải tiến; tỷ lệ giảm thiểu chất thải; tỷ lệ tái chế chất thải; tỷ lệ tái chế sản phẩm Ví dụ: cơng ty Vina Giay sau áp dụng số KPI gồm yếu tố lợi nhuận, tỷ lệ trì khách hàng, khách hàng hài lòng với sản phẩm tháng đầu năm 2019, nhận thấy Công ty sản xuất giày da ( Vina giày) phải gặp số khó khăn: + Lợi nhuận cơng ty thấp 10 tỷ so với kế hoạch đề + Tỷ lệ khách hàng quay lại với sản phẩm chiếm 50% + Tỷ lệ khách hàng hài lòng sản phầm chiếm 70% Sau áp dụng số KPI, công ty Vina giày lên kế hoạch để có hướng khác thúc đẩy lợi nhuận tỷ lệ khác 6.2 Phân loại số KPI Có nhiều loại số KPI sử dụng phát triển doanh nghiệp, tổ chức Tùy theo trang tổ chức mà KPI hình thành, đa dạng phong phú phục vụ mục đính tổ chức doanh nghiệp Số lượng KPI tăng nhiều với phát triển kinh tế xã hội Vì khó mà nói có số KPI Tuy nhiên phân chia KPI thành nhóm lớn sau: Nhóm thứ nhất: Các số KPI dùng ngành kinh tế lớn Để đo lường thành công hiệu nhà quản trị thường xây dựng số định thống để so sánh doanh nghiệp với Ví dụ: Trong ngành tài ngân hàng dùng số số lượng máy ATM toàn quốc đánh giá so sánh dịch vụ ATM ngân hàng hay tể lệ lãi suất cho vay ngân hàng áp dụng Nhóm thứ hai: nhóm số KPI đánh giá trình hoạt động tổ chức Mỗi tổ chức để xây dựng, hoạt động phát triển ln cần có máy tổ chức với hoạt động diễn liên tục không ngừng thay đổi với việc đạt mục tiêu doanh nghiệp Bên cạnh KPI số thường xuyên theo dõi giúp tổ chức nhanh chóng kịp thời sửa chữa thay đối yếu cải thiện tổ chức theo hướng tích cực Nhóm thứ ba: nhóm số KPI xây dựng theo khung chương trình Mỗi ngành hoạt động bao gồm nhiều q trình nhiều hạng mục cơng việc ngành Mỗi q trình hạng mục đánh giá số KPI định Chúng tập hợp lại với thành khung chương trình đánh giá mang tính chuẩn mực tương đối, phục vụ cho mục quản lý khác nhà quản trị Quy trình xây dựng hệ thống đánh giá KPI 13 Mỗi doanh nghiệp có hệ thống KPI riêng biệt, phụ thuộc vào kế hoạch mục tiêu riêng doanh nghiệp Tuy nhiên có điểm khung quy trình chung để nhà quản lý dựa theo mà phát triển thành hệ thống KPI phù hợp với đơn vị Bước 1: Xây dựng đồ chiến lược Những số hiệu suất hiệu số liên kết trực tiếp đến chiến lược cơng ty Vì vậy, bước hợp lý đầui tiên phải xác định chiến lược gì, xây dựng chiến lược cơng ty Tùy thuộc vào tun bố giá trị, cơng ty lập chiến lược kinh doanh xác định hạng mục Cấp độ (tác nhân thúc đẩy giá trị) quan trọng Ví dụ, cơng ty theo tuyên bố giá trị “vận hành xuất sắc” phải đặt ưu tiên hàng đầu lên hoạt động nội bộ, lập chiến lược kinh doanh cần nhấn mạnh “hiệu làm việc nội bộ” có thêm nhiều số KPI cho khía cạnh Bước 2: Xác định phận/người xây dựng KPIs Các phận/phịng/ban tự xây dựng KPIs: phận/phòng/ban chức trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho vị trí chức danh phận/phịng/ban dựa hướng dẫn, trợ giúp mặt phương pháp người có chun mơn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, nhà chuyên môn) Người xây dựng KPIs thường Trưởng phận/phòng/ban – người hiểu rõ tổng quan nhiệm vụ, yêu cầu vị trí chức danh phận Trong trường hợp phận/phịng/ban q lớn việc xây dựng KPIs nên đảm nhận quản lý cấp thấp Ưu điểm phương pháp này: số KPIs phận/phòng/ban tự xây dựng cho phận có tính khả thi cao mang thể rõ nét chức năng, nhiệm vụ phận Nhược điểm phương pháp này: dẫn đến việc thiếu khách quan việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt mục tiêu thấp Do đó, xây dựng KPIs theo phương pháp cần có kiểm định, đánh giá hội đồng nhà chuyên môn, am hiểu cơng việc phận/phịng/ban Bộ phận chun trách nguồn nhân lực, nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp đảm bảo tính khách quan, khoa học phương pháp Tuy nhiên số KPIs đưa khơng thực tế, khơng thể chức năng, nhiệm vụ phận/phòng/ban Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau xây dựng cần có góp ý, thẩm định, đánh giá phận chức Bước 3: Xây dựng câu hỏi hiệu suất (Key Performance Question – KPQ) 14 Để thu hẹp danh sách số đo lường xuống đến mức súc tích có ý nghĩa nhất, đặt KPQ giải pháp Nói cách khác, để có câu trả lời, bạn cần phải bắt đầu câu hỏi Nếu khơng có câu hỏi cần phải trả lời khơng cần phép đo lường Khi đề KPQ cần lưu ý: - Đảm bảo chúng liên quan mật thiết đến doanh nghiệp - Kết nối nhiều người tốt - Đảm bảo tính xác KPQ - Sử dụng câu hỏi mở - Tập trung vào tương lai: KPQ nên dẫn dắt đến tương lai để bắt đầu cải thiện Việc hỏi câu hỏi “Chúng ta làm việc XYZ chưa?” tự vào ngõ cụt Thay vào đó, KPQ nên “Chúng ta thực việc XYZ tốt đến đâu?” - Sàng lọc KPQ trình sử dụng Bước 4: Xác định KRAs (Keys Result Area) phận (các chức năng/nhiệm vụ Phịng) Mỗi phận tổ chức có chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho phận/phòng/ban hệ thống KPIs xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ phận Bước 5: Xác định vị trí chức danh trách nhiệm vị trí chức danh Với vị trí chức danh người xây dựng KPIs cần số trách nhiệm mà người đảm nhận vị trí cơng việc phải thực (mơ tả cơng việc) Các trách nhiệm sở để xây dựng hệ thống số KPIs đó, trách nhiệm nêu phải rõ ràng, cụ thể thực Bước 6: Xác định số KPIs (chỉ số đánh giá) thu thập liệu Đây khía cạnh mang tính kỹ thuật việc xây dựng số KPI Các doanh nghiệp cần phải đánh giá cách cẩn thận mạnh điểm yếu loại công cụ đo lường khác chọn loại thích hợp Các khía cần phải xem xét gồm: Phương thức thu thập liệu, nguồn liệu, công thức/thang điểm/phương pháp đánh giá, tần suất Bước 7: Xác định mức độ điểm số cho kết đạt ngưỡng mục tiêu/hiệu kinh doanh Thông thường điểm số chia thành – mức độ điểm số tương ứng với mức độ hồn thành cơng việc theo kết Càng nhiều mức độ điểm số việc đánh giá khách quan Tuy nhiên, chia nhỏ mức độ điểm số 15 việc đánh giá cuối xác định tổng điểm cuối gặp khó khăn việc xác định điểm số Lý quan trọng đằng sau tồn KPI chúng dẫn dắt doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh đề Do đó, bạn khơng thể đơn giản xác định bạn muốn đo lường đo nào, làm để thu thập số hiệu suất mà không nói đến nơi mà bạn muốn đến Đây bước mà bạn mục tiêu kinh doanh mà bạn mong muốn đạt khoảng thời gian cố định Một mục tiêu tốt sẽ: Cụ thể có giới hạn thời gian, mang tính tham vọng đạt được, dựa vào thơng tin chất lượng Các mục tiêu thiết lập cách tuyệt đối (ví dụ, tăng lên đến 100), thiết lập theo tỉ lệ (như tăng lên 20%), gắn liền với điểm chuẩn (ví dụ lọt vào top 100 lĩnh vực), liên quan đến chi phí/ngân sách (như giảm 10% ngân sách) Khi thiết lập mục tiêu cần: Đánh giá liệu lịch sử xu hướng; Cân nhắc biến động hiệu suất, ví dụ đỉnh, đoạn trũng, thời vụ; Cân nhắc mối quan hệ nhân-quả; Xem xét lệ thuộc vào yếu tố khác Khi KPI đạt hay không đạt mục tiêu đề ra, chúng thị sử dụngcác màu sắc, gọi “tín hiệu đèn giao thông” để mức độ hiệu kinhdoanh Do vậy, nhà thiết kế KPI xác định rõ ngưỡng cho hiệu suất thấp (Đỏ), hiệu suất trung bình (Vàng), hiệu suất tốt (Xanh lá) chí đạttrên tiêu hiệu suất (Xanh dương) Bước 8: Liên hệ kết đánh giá KPIs lương, thưởng Với khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPIs xác định liên hệ kết đánh giá mức đãi ngộ cụ thể Tùy thuộc vào phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà nhà quản lý thực việc xây dựng KPIs linh hoạt bước nên thuê chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên Cơng ty để tiêu đưa đưa vào sử dụng phát huy hiệu cao phù hợp với mục tiêu quản lý chung Công ty, đặc biệt mục tiêu quản lý nhân Lưu ý: Với số KPI, cần phải có: - Số nhận diện KPI : Số nhận dạng độc giúp theo dõi số tạo điều kiện dễ dàng cho hệ thống tự động hóa - Tên số : Đây tên gọi ngắn giải thích rõ ý số - Chủ sở hữu KPI : Xác định người/bộ phận có trách nhiệm việc thực hiệu kinh doanh 16 PHẦN THỨ HAI Liên hệ thực tiễn phương pháp KPI tổ chức đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu tổ chức áp dụng KPI Phương pháp đánh giá KPI Công ty cổ phần Traphaco Traphaco doanh nghiệp số lực nghiên cứu, sở hữu tri thức địa nguyên liệu Việt, sản xuất dược phẩm có nguồn gốc thiên nhiên Traphaco sở hữu nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP- WHO Tân dược Đông dược, nhà máy chiết xuất đại vùng trồng nguồn dược liệu đạt chuẩn GACPWHO nhiều địa phương toàn quốc Nhờ vào việc áp dụng phương thức sản xuất đại nguồn nguyên liệu thiên nhiên đạt chuẩn, Traphaco tạo sản phẩm thuốc, thực phẩm chức có hiệu điều trị cao, góp phần chăm sóc bảo vệ sức khỏe người Traphaco áp dụng phương pháp đánh giá KPI vào quản lý điều hành công ty từ năm 2015 Với việc triển khai KPI công ty, Traphaco đề mục tiêu giúp cho công ty triển khai mục tiêu chiến lược cách quán, thời gian hoàn thành mục tiêu cụ thể kết hoạt động thể rõ ràng thông qua số thực tế Việc triển khai KPI Traphaco Dự án KPI TRAPHACO xây dựng dựa tảng mối quan hệ sâu sắc với mơ hình quản lý BSC Thẻ điểm cân KPI Khi bắt đầu áp dụng KPI, công ty ưu tiên tổ chức buổi đào tạo đào tạo cần thiết theo kế hoạch dự án cho lãnh đạo, trưởng phận nhân viên công ty để đảm bảo cung cấp đủ nhận thức, kiến thức vấn đề thực hành cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, áp dụng KPI; xây dựng hệ thống đánh giá, cải tiến trì hệ thống số đánh giá hoạt động Tiếp theo đó, cơng ty thành lập Ban đạo dự án phân công nhiệm vụ cụ thể để thực triển khai dự án KPI Trách nhiệm phòng ban, cá nhân phân công cách rõ ràng, cụ thể Trong đó, trách nhiệm lãnh đạo cơng ty phê duyệt KPI phòng ban, công ty; đưa đạo liệt để phận hoàn thiện xây dựng KPI họp giao ban hàng tháng; đạo giải vướng mắc nội thực KPI; dự họp với ban KPI để có ý kiến đạo vào kỳ họp tổng kết, đánh giá giai đoạn Còn phận: Các trưởng phận có trách nhiệm trực tiếp tham gia vào dự án để triển khai, đánh giá có hiệu quả; hồn thành KPI cho vị trí làm việc theo yêu cầu; phổ biến KPI xây dựng cho tất nhân viên để có ủng hộ tích cực Trong đó, ban dự án có vai trị đầu mối với trách nhiệm là: Làm việc với phận để thống mẫu, hệ thống đánh giá, đảm bảo 17 phù hợp cho vị trí cơng việc; Hướng dẫn cách thức đánh giá hiệu công việc cho phận; đơn đốc phịng thực theo tiến độ Sau xây dựng đồ chiến lược mục tiêu, Ban dự án phòng ban liên quan xây dựng hệ thống KPI để kiểm sốt q trình theo bước sau: Xác định yếu tố thành công then chốt (CSF): Thiết lập CSF quan trọng để đạt mục tiêu chiến lược Thiết lập số đo hiệu quả: Trên sở CSFs, xác định KPI lựa chọn từ 8-10 KPI cốt lõi để kiểm soát theo tháng - Xây dựng sở liệu cho hệ thống KPI - Thiết lập hệ thống báo cáo KPI KPIs định kỳ (tháng, quý, năm) - Phương pháp nhận biết vấn đề hành động khắc phục dựa theo dõi số KPI: Hướng dẫn công cụ nhận biết giải vấn đề Bên cạnh việc triển khai KPI cấp Cơng ty cấp phịng ban, TRAPHACO ứng dụng số vào đánh giá hiệu cơng việc Q trình triển khai gồm bước sau: - Hoàn chỉnh tài liệu làm sở xây dựng KPI gồm Bộ tài liệu mô tả công việc yêu cầu lực hoàn chỉnh cho vị trí - Thiết lập KPI cho vị trí (tiêu chí hồn thành cơng việc): Bộ KPI cho vị trí làm việc phê duyệt - Thiết lập hệ thống đánh giá lực hiệu công việc: Mẫu đánh giá, phương pháp đánh giá, hướng dẫn đánh giá - Ứng dụng số hiệu công việc KPI lực nhân viên hệ thống lương, thưởng: Hệ thống thù lao dựa kết hoàn thành KPI Kết Dự án KPI TRAPHACO Hệ thống đánh giá KPI áp dụng công ty cổ phần Traphaco đem đến kết thiết thực, đáng kể cho công ty không kết doanh thu mà thể đặc biệt việc cải thiện môi trường làm việc công ty Nhờ vào số KPI báo cáo định kì hàng tháng, hàng quý mà nhà lãnh đạo cơng ty đưa định cách nhanh chóng, xác Đồng thời KPI giúp cho khâu quản lý nhận biết hiệu làm việc phòng, ban, nhân viên để có hướng khuyến khích, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt Cùng với thơng qua hệ thống KPI, chiến lược chung cơng ty phân chia thành mục tiêu quản lý chương trình hành động cụ thể cho phận, nhân viên;đo lường đóng góp cụ thể cá nhân, phận thành hoạt động tồn cơng ty; tạo chế khen thưởng cơng nhận thành tích đến cá nhân, phận.Từ tạo mơi trường làm việc 18 minh bạch, rõ ràng công bằng; nhân viên hưởng mức đãi ngộ xứng đáng với kết làm Nhờ mà tạo động lực làm việc, cải thiện tinh thần, thái độ làm việc cá nhân làm việc nhóm cá nhân Như KPI tạo phương thức làm việc chuyên nghiệp cho cơng ty, hoạt động kiểm sốt để đạt hiệu Mặc dù trình thực áp dụng thực KPI, Traphaco gặp khơng khó khăn ban lãnh đạo cơng ty khắc phục, cố gắng đưa giải pháp tối ưu để nhờ KPI Traphaco thể hiệu mà mang đến cho cơng ty Trên ví dụ thực tế mà nhóm nghiên cứu, tìm hiểu Khơng phải doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá KPI thành cơng, nhóm xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đánh giá phương pháp KPI sau: Thứ nhất: Phương pháp thiết kế cần phù hợp với tình hình thực tế tổ chức: KPI phải xây dựng từ chiến lược Triển khai hệ thống tiêu KPI phải bám sát Bản đồ chiến lược yếu tố thành công then chốt (CSF – Critical Success Factors) Nếu không đảm bảo điều kiện này, tiêu thiết kế mục tiêu mang tính vận hành, nhằm đạt mục tiêu chức Nhiều tiêu KPI thiết kế rời rạc, không lý giải ảnh hưởng trực chiều dọc chiều ngang hoàn thành tốt chưa tốt Nhiều doanh nghiệp mô tả hệ thống tiêu đánh giá lượng hóa hệ thống tiêu KPI mà không lý giải phương pháp thiết kế sử dụng tiêu kết quả, hiệu hoạt động gắn tên KPI Thậm chí tiêu chí khơng mang tính chủ chốt để đánh giá chức mục tiêu quan trọng doanh nghiệp, phận hay cá nhân gọi tiêu KPI Điều tạo nên cách hiểu sai lệch số đông nhà quản lý chất hệ thống số KPI điều hành doanh nghiệp Thứ hai: Cần có phương pháp triển khai phù hợp: Cần có “nhạc trưởng” cho phương pháp luận để bảo đảm lộ trình triển khai thành công; Cần xác định mục tiêu lộ trình phù hợp; Cần phát triển lịch sử liệu tìm chuẩn so sánh; Vận hành hệ thống KPI cần gắn với biện pháp tạo động lực Thứ ba: Cần có ứng dụng theo dõi, phân tích báo cáo Thứ tư: Sử dụng KPI chưa phù hợp với chức hệ thống Thứ năm: Cần áp dụng KPI trình thay đổi liên tục 19 ... công việc KPI Giới thiệu phương pháp đánh giá KPI Mục đích sử dụng đánh giá KPI Mục tiêu xây dựng KPI Ưu điểm phương pháp KPI Hạn chế phương pháp KPI Chỉ số KPI gồm ? Quy trình xây dựng KPI Phần... với nhiệm vụ tìm hiểu thơng tin này, doanh nghiệp có hiểu biết rõ ràng quy trình kinh doanh nên đánh giá với Hệ thống KPI chia sẻ thơng tin Mục đích sử dụng phương pháp đánh giá KPI 2.1 Đo lường... Mỗi phận công ty có số KPI khác để đánh giá hiệu làm việc cách khách quan phận KPI số áp dụng phổ biến giới Việt Nam số KPI sử dụng ngày rộng rãi doanh nghiệp, cá nhân KPI công cụ đại giúp cho