1 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Document prepared by Hoang Minh Tam Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Câu 1 Khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư ? a Khái niệm Công tác văn thư Theo Nghị định 302020NĐ CP, ngày 0532020 của Chính phủ về Công tác Văn thư Công tác văn thư bao gồm Soạn thảo, ký ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN: CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Document prepared by Hoang Minh Tam Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Câu Khái niệm, nội dung, yêu cầu công tác văn thư ? a Khái niệm Công tác văn thư Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Công tác Văn thư: Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư b Nội dung công tác văn thư * Soạn thảo, ký ban hành văn (Được quy định Điều 10, nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư - Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung Văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn - Duyệt thảo văn bản: Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn duyệt cần sửa chữa bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định - Kiểm tra văn trước ký ban hành + Kiểm tra nội dung: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn + Kiểm tra thể thức: Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn ( chánh văn phịng, trưởng phịng hành người giao trách nhiệm) - Ký ban hành văn bản: + Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng + Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách + Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký + Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn + Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành + Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai + Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP * Quản lý văn bản: - Quản lý văn + Cấp số, thời gian ban hành văn + Đăng ký văn + Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn + Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn - Quản lý văn đến: + Tiếp nhận văn đến + Đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến * Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan: “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định - Lập hồ sơ * Yêu cầu - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Bước Mở hồ sơ - Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch cơng tác Hồng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair - Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành - Trường họp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Bước Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Bước Kết thúc hồ sơ - Hồ sơ kết thúc công việc giải xong - Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ - Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ - Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống - Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán - Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống - Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu phận hành - Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp - Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức * Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật: - Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định Văn thư quan có trách nhiệm - Bảo quản an toàn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức - Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải lập biên - Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn - Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật - Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định - Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử c Yêu cầu Công tác văn thư * Nhanh chóng Cần xử lý nhanh chóng để: + Xử lý nhanh chóng việc quan + Xử lý chậm dẫn đến giảm hiệu quả, chí gây ảnh hưởng tiêu cực quan, tổ chức * Chính xác - Nội dung - Thể thức - Khâu kỹ thuật nghiệp vụ * Bí mật - Người soạn thảo khơng tiết lộ nội dung cho người không liên quan biết - Việc soạn thảo phải đảm bảo quy định bảo vệ bí mật quy định tại: + Luật bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2018 + NĐ 36/2020/NĐ-CP + Thơng tư 24/2020/TT-BCA - Đảm bảo giữ bí mật từ khâu bố trí nhân làm cơng tác VTLT phải đáp ứng tiêu chuẩn thông tư 13,14/2014/TT-BNV - Đảm bảo bí mật bố trí phịng làm việc cán văn thư * Hiện đại + Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý văn bản, đồng thời đưa trang thiết bị đại vào công tác văn thư + Cần trang bị kiến thức, nâng cao trình độ cho cán cơng chức, viên chức nói chung, cán văn thư nói riêng, có phong cách làm việc phù hợp với xu đại * Ý nghĩa công tác văn thư - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý - Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán công chức, viên chức Giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair - Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ - Kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, doanh nghiệp Câu Trách nhiệm thủ trưởng quan cán chuyên môn công tác văn thư ? a Trách nhiệm thủ trưởng quan * Trách nhiệm chung - Thủ trưởng quan người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc - Công tác văn thư quan có làm tốt hay khơng, trước hết thuộc trách nhiệm thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, thủ trưởng quan giao cho Chánh văn phịng Trưởng phịng hành tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi trách nhiệm * Trách nhiệm cụ thể - Chỉ đạo giải kịp thời xác văn đến quan - Ký ban hành văn + Chỉ đạo soạn thảo văn + Chỉ đạo giải văn + Chỉ đạo việc lập hồ sơ + Quản lý dấu * Chánh văn phòng/Trưởng phịng hành chính: - Là người trực tiếp giúp thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh văn phịng Trưởng phịng hành phải trực tiếp làm công việc sau: - Ban hành quy chế việc thực công tác văn thư - Tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan quản lý công tác văn thư, kiểm tra đạo việc thực công tác văn thư đơn vị trực thuộc - Kiểm tra thể thức văn - Chỉ đạo với soạn thảo văn thuộc phạm vi đơn vị; việc giải văn đến (nếu phân công) - Chỉ đạo kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị quan đơn vị trực thuộc - Trường hợp văn thư vắng mặt bàn giao cho Chánh văn phòng * Trưởng đơn vị: - Chỉ đạo soạn thảo văn thuộc phạm vi đơn vị - Kiểm tra nội dung văn đơn vị trước phát hành Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair - Căn ý kiến thủ trưởng quan giải nội dung văn đến - Chỉ đạo việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ đơn vị vào lưu trữ theo quy định * Cán chuyên môn: - Soạn thảo văn - Giải văn đến theo đạo trưởng quan – đơn vị - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ - Giữ gìn bí mật thơng tin văn TL * Văn thư: - Tham mưu cho thủ trưởng quan Chánh văn phịng thực cơng tác văn thư - Thực quy trình nghiệp vụ quản lý văn đi: + Cấp số, thời gian bna hành văn + Đăng kí văn + Nhân bản, đóng dấu + Làm thủ tục phát hành + Theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn - Đối với văn đến: + Tiếp nhận văn + Đăng kí văn + Trình, chuyển giao văn + Theo dõi việc giải văn - Đối với lập hồ sơ: + Hướng dẫn cán bố chuyên môn phương pháp lập hồ sơ + Lập hồ sơ cơng việc phụ trách + Giúp thủ trưởng ban hành danh mục hồ sơ + Lập lưu văn + Phối hợp hướng dẫn đơn vị làm thủ tục giao nộp hồ sơ lưu trữ - Quản lý, sử dụng dấu: + Giúp thủ trưởng quan giữ dấu đóng dấu + Bảo quản dấu Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ Câu Khái quát sơ đồ quy trình quản lý văn Trình bày việc ghi số, ngày, tháng văn bản, cho ví dụ ? a Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn - Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng - Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Đăng ký văn - Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn - Văn đăng ký sổ Hệ thống - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) - Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy - Ký số quan, tổ chức văn điện tử Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận - Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa - Thu hồi văn + Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận + Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Lưu văn Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair - Lưu văn giấy + Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký + Bản văn lưu hồ sơ cơng việc - Lưu văn điện tử + Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b Trình bày việc ghi số, thời gian ban hành văn Kiểm tra nội dung, thể thức: - Tất văn trước phát hành văn có sai sót phải trình bày người có thẩm quyền xem xét giải Làm tốt khâu nghiệp vụ giúp đảm bảo tính hợp pháp, chân thực, tính thẩm mỹ, thống thảo Đồng thời tạo thuận lợi việc thực bước (cấp số ngày tháng, đăng kí, ) - Kiểm tra nội dung: Các thành phần thể thức (font chữ, size chữ, kiểu chữ, lề, cách trình bày) - Căn kiểm tra: Căn văn hành quy định thể thức văn (văn hành NĐ 30) Cấp số ban hành văn bản: - Tất văn tập trung văn thư để lấy số theo hệ thống chung văn thư quản lý thống trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số kí hiệu cho văn đảm bảo quản lý thống nhất, tạo điều kiện cho trích dẫn, thống kê, tra cứu văn - Là yêu cầu bắt buộc tất văn - Nhìn vào số văn ta biết văn hành chính, văn QPPL hay văn Đảng - Điều 15 NĐ 30 Thời gian ban hành: - Văn ban hành phải ghi ngày/tháng/năm, ngày tháng nhỏ 10 phải thêm chữ số vào trước - Ngày/tháng/năm Quốc hội, UB Thường vụ Quốc hội, HĐND ban hành ngày/tháng/năm văn thông qua - Ngày/tháng/năm văn QPPL khác văn hành ngày/tháng/năm văn kí ban hành Điều 15, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống c Ví dụ Câu Khái quát sơ đồ quy trình quản lý văn đến Trình bày trách nhiệm theo dõi tốc độ quản lý văn đến ? a Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến - Đối với văn giấy + Văn thư quan kiểm tra văn Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn - Đối với văn điện tử + Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp Đăng ký văn đến - Bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký - Đăng ký văn đến sổ: Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến - Đăng ký văn đến Hệ thống: Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Trình, chuyển giao văn đến - Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý 10 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair - Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải b Trách nhiệm theo dõi tốc độ quản lý văn đến - Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định Đối với văn điện tử a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống - Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan 11 Hồng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước - Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống 12 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Câu Phân tích khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ ? Kể tên loại hồ sơ cho ví dụ ? “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định - Các loại hồ sơ: + Hồ sơ công việc: tập văn TL có liên quan với vấn đề, việc có điểm chung tên loại, tác giả, thời gian, hình thành trình theo dõi giải công việc thuộc phạm vi chức nhiệm vụ quan, tổ chức VD: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm UBND tỉnh X + Hồ sơ nguyên tắc: tập văn QPPL văn hướng dẫn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định lĩnh vực nghiệp vụ công tác định dùng làm tra cứu giải công việc hàng ngày VD: Hồ sơ nguyên tắc CTVTLT +Hồ sơ nhân sự: Là tập văn TL có liên quan với cá nhân cụ thể VD: Hồ sơ Đảng viên; Hồ sơ HS – SV; Câu Trình bày quy trình lập hồ sơ cơng việc So sánh lập hồ sơ công việc hồ sơ nguyên tắc? Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức 13 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc a Quy trình lập hồ sơ cơng việc Bước Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành - Trường hợp hồ sơ có danh mục hồ sơ: Vào đầu năm cán bộ, nhân viên, vào danh mục hồ sơ xem giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi hồ sơ, ký hiệu tiêu đề vào bìa Trong q trình giải cơng việc có việc đột xuất lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ bổ sung thêm tên hồ sơ Trường họp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Bước Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu, hội nghị, hội thảo…đảm bảo toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Bước Kết thúc hồ sơ Hồ sơ kết thúc công việc giải xong Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống b So sánh lập hồ sơ cơng việc hồ sơ ngun tắc 14 Hồng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair * Giống - Hồ sơ công việc lập nhằm mục đích để thực công việc, lưu trữ, bảo quản tài liệu - Quy trình lập hồ sơ gồm bước: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ - Các tài liệu hồ sơ liên quan đến vấn đề, việc đối tượng cụ thể - Hồ sơ hồn thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức * Khác Tiêu chí so sánh Hồ sơ công việc Hồ sơ nguyên tắc Là văn bản, tài liệu có liên Là tập hợp văn quy quan với vấn phạm pháp luật, văn hướng đề, việc có dẫn mặt công tác đặc trưng như: tên loại, Khái niệm nghiệp vụ định dùng làm tác giả… hình thành pháp lý giải q trình giải cơng cơng việc quan, tổ chức, việc thuộc chức năng, nhiệm cá nhân vụ quan đơn vị Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ giao, Trong hồ sơ công việc cần tùy theo mặt nghiệp vụ bảo đảm có tài liệu khởi đầu cơng tác mình, phụ trách Cách lập cơng việc, văn mà thu thập văn quy kết thúc công việc phạm pháp luật để thành lập hồ sơ, nguyên tắc để phục vụ giải công việc hàng ngày - Hồ sơ hội nghị quốc tế quan chủ trì, thời hạn bảo quản: - Tài liệu hành chính: Sau 10 năm 01 năm, kể từ ngày công - Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ việc kết thúc lớn, kiện quan trọng Thời hạn bảo quản - Tài liệu xây dựng bản: quan chủ trì tổ chức, thời hạn Sau 03 tháng kể từ công bảo quản: Vĩnh viễn trình tốn - Hồ sơ tổ chức thực chủ trương Đảng, Pháp luật Nhà nước, thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn Câu Trình bày thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan ? Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 15 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Câu Trình bày thành phần nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan ? Những hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ năm trở lên Những loại hồ sơ nộp vào lưu trữ quan là: + Hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân,được cá nhân giữ tự loại hủy hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ phối hợp giải công việc(trong trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì giải quyết) + Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, tham khảo + Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải xong chưa nộp lưu, hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu phải làm thủ tục mượn lại Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu phận hành a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức 16 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair a) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan d) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức 17 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Câu Trình bày khái niệm tài liệu lưu trữ ? Theo khoản 3, Điều 2, Luật lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp” Câu 10 Trình bày khái niệm phơng lưu trữ quan ? Điều kiện thành lập phông lưu trữ quan ? Cho ví dụ ? a Khái niệm Theo khoản 6, Điều 2, Luật lưu trữ 2011: “Phông lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân” Phông lưu trữ quan tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức lựa chọn bảo quản kho lưu trữ VD: Phông Lưu trữ trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Đối với việc xác định tên phông: Tên phông tên quan, tổ chức trình hoạt động hinh thành nên khối tài liệu định Đối với quan ngừng hoạt động tên phơng tên gọi thức cuối quan b Điều kiện thành lập phông lưu trữ: - Cơ quan, tổ chức phải có tư cách pháp nhân gồm: + Cơ quan, tổ chức phải thành lập văn pháp quy quan cấp có thẩm quyền – điều kiện quan trọng khẳng định tính pháp lý + Cơ quan, tổ chức quyền mở tài khoản giao dịch kho bạc nhà nước + Có biên chế riêng + Có văn thư dấu riêng - Tài liệu hình thành trình hình thành phát triển quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh tương đối hồn chỉnh q trình hình thành phát triển quan, tổ chức - Tài liệu quan, tổ chức phải có giá trị cần bổ sung vào phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam Ví dụ: Phơng Lưu trữ Chính Phủ, Phơng lưu trữ Bộ Nội vụ 18 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Câu 11 Trình bày khái niệm thu thập tài liệu lưu trữ, nguồn nộp lưu, thành phần nộp lưu, liên hệ trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử - Nguồn tài liệu cần thu thập: + Các đơn vị phận thuộc cấu tổ chức quan (các đơn vị phận khơng đủ điều kiện thành lập Phông Lưu trữ độc lập) + Những đơn vị thực chức chủ yếu quan nguồn bổ sung TL vào lưu trữ quan + Để xác định nguồn thu thập bổ sung TL vào lưu trữ quan, tổ chức cần xác định xác chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức đơn vị cấu thành thông qua văn quy định chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức - Thành phần tài liệu cần thu thập: Toàn TL có giá trị bảo quản năm hình thành trình hoạt động đơn vị, phận quan Cơng việc liên quan đến hồ sơ TL giải xong gốc, hợp pháp TL thể mặt vật liệu (giấy, điện tử, băng đĩa, CD, ghi âm, ) * Liên hệ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quyết định số 486/QĐ-BNV, ngày 03/4/2018 Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phòng Quản lý đào tạo Đại học: Chức nhiệm vụ Phịng….nộp lưu cơng văn đào tạo, chương trình đào tạo… - Phịng Cơng tác sinh viên: Chức nhiệm vụ Phòng…… - Phòng Kế hoạch – Tài chính: Chức nhiệm vụ…… Câu 12 Khái niệm phân loại tài liệu Kể tên phương án phân loại tài liệu ? a Khái niệm phân loại tài liệu ? Phân loại tài liệu trình phân tích tài liệu nhằm xây dựng nội dung chủ yếu thể nội dung kí hiệu khung phân loại cụ thể b Kể tên phương án phân loại tài liệu - Thời gian – Cơ cấu tổ chức: Áp dụng cho quan có cấu tổ chức rõ ràng không ổn định; quan hoạt động thực tiễn Theo phương án tài liệu phông chia theo thời gian Sau thời gian chia tài liệu theo cấu tổ chức 19 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair - Cơ cấu tổ chức –Thời gian: Áp dụng cho quan có cấu tổ chức rõ ràng, ổn định; quan ngừng hoạt động Theo phương án này, TL chia theo cấu tổ chức sau chia theo thời gian - Thời gian – Mặt hoạt động: Áp dụng cho quan có cấu tổ chức không rõ ràng thay đổi, quan hoạt động Theo phương án tài liệu chia theo thời gian sau chia thời gian tài liệu theo mặt hoạt động - Mặt hoạt động – Thời gian: Áp dụng cho quan tổ chức có cấu tổ chức khơng rõ ràng, thay đổi, quan ngừng hoạt động Theo phương án tài liệu Phông trước hết chia theo mặt hoạt động sau chia theo thời gian Ví dụ Phân loại tài liệu UBND phường Xuân La nhiệm kỳ 2015-2020 theo thời gian – Cơ cấu tổ chức Bước Phần chia tài liệu theo nhóm lớn: + Theo thời gian: Nhiệm kỳ 2015-2020 + Vấn đề: Hội nghị, Họp thường kỳ… + Mảng lĩnh vực: Văn hóa – Xã hội, Tư pháp… Bước Chia theo cấu tổ chức + Văn phòng + Tư pháp + Văn hóa – Xã hội… Bước Chia theo hồ sơ đơn vị bảo quản => Việc lựa chọn phương án phân loại tài liệu phải dựa sở lịch sử đơn vị hình thành Phơng, lịch sử Phơng, thực tế khối tài liệu đưa chỉnh lý - Hướng dẫn phân loại hồ sơ, TL: + Trường hợp tài liệu lập hồ sơ: đối tượng phân loại hồ sơ Việc phân loại nhằm đưa hồ sơ nhóm theo đặc trưng khác (thời gian, cấu tổ chức, mặt hoạt động, ) tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại định giúp cho việc tra cứu sau xác Bước 1: Hướng dẫn phân chia toàn hồ sơ đợt chỉnh lý thành nhóm lớn (Mỗi nhóm tương ứng với hồ sơ hình thành nhiệm kì, năm, đơn vị tổ chức, mặt hoạt động, ) Việc phân chia hồ sơ bước thực dựa sở sử dụng đặc trưng thứ phương án phân loại để phân chia Bước 2: Hướng dẫn phân chia hồ sơ nhóm lớn thành thành nhóm vừa Ở bước sở phương án lựa chọn, đặc trưng thứ hai phương án này, sử dụng để phân loại hồ sơ Bước 3: Hướng dẫn phân chia hồ sơ nhóm vừa thành nhóm nhỏ, nhóm nhỏ tương ứng lĩnh vực hoạt động loại nhiệm vụ đơn vị tổ chức 20 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair Bước 4: Sắp xếp hồ sơ phạm vi nhỏ theo thứ tự công việc giải năm Ví dụ: Phơng lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( 2015-2020) Phòng Quản lý đào tạo Đại học 1.1 2015 1.1.1 Văn quy định quy chế đào tạo theo học chế tín 1.1.2 Nhóm tài liệu tổng hợp Văn phịng 2.1 2015 2.1.1 Nhóm tài liệu tổng hợp 2.1.2 Tài liệu hội thảo … - Việc hướng dẫn phân loại nhiều hay bước phụ thuộc vào khối lượng, thành phần hình thành Phơng - Trường hợp chưa lập hồ sơ (TL rời lẻ, bó gói): Đối với trường hợp trước hết cần biên soạn nội dung, hướng dẫn khôi phục hồ sơ Sau phần Hướng dẫn khôi phục hồ sơ Hướng dẫn phân loại hồ sơ - Hướng dẫn khôi phục hồ sơ: giúp cho cán chỉnh lý có khơi phục hồ sơ chưa lập từ cán chuyên môn đơn vị phịng ban Vì phần Hướng dẫn phải thể bước phân loại TL thành nhóm lớn – vừa – nhỏ Cuối nhóm nhỏ tương đương với hồ sơ khôi phục - Lưu ý: Đối với TL rời lẻ, bó gói chưa lập hồ sơ dù lựa chọn phương án phân loại bước không Hướng dẫn chia tài liệu theo thời gian Bởi phân chia theo thời gian khó khơi phục hồ sơ tài liệu liên quan đến nhiều năm Bước 1: Hướng dẫn phân chia toàn tài liệu đợt chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm tương ứng với tài liệu hình thành hoạt động đơn vị tổ chức mặt hoạt động quan, tổ chức Bước 2: Hướng dẫn phân chia tài liệu nhóm vừa hình thành nhóm nhỏ tương ứng với chức năng, nhiệm vụ tổ chức Bước 3: Hướng dẫn phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ Mỗi nhóm tương ứng với công việc lĩnh vực hoạt động cụ thể quan, tổ chức Bước 4: Phân chia tài liệu nhóm theo đặc trưng thời gian Sau xong Bước 3, thấy tài liệu nhóm có nội dung phản ánh vấn đề việc lại có thời gian liên quan đến nhiều năm cần linh hoạt chọn mốc thời gian để phân chia tài liệu nhằm đảm bảo tài liệu nhóm nhỏ phản ánh đầy đủ q trình theo dõi, giải vấn đề, việc thuộc chức năng, nhiệm vụ tổ chức 21 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair Câu 13 Khái niệm khai thác sử dụng tài liệu? Kể tên hình thức khai thác sử dụng tài liệu ? Trình bày hình thức sử dụng tài liệu phòng đọc ? a Khái niệm Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải pháp nhiệm vụ hành quan, tổ chức, cá nhân - Mục đích, ý nghĩa: + Là mục tiêu cuối CTLT nhằm đưa TLLT phục vụ hoạt động quan, tổ chức nhu cầu đáng cơng dân + Nhằm biến thông tin khứ TLLT thành thơng tư, tư liệu bổ ích phụ vụ u cầu nghiên cứu, xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, KH – KT nghiên cứu lịch sử b Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu * Hình thức truyền thống -Tổ chức sử dụng TLLT phịng đọc (phục vụ chỗ ) - Thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ - Cấp chứng thực lưu trữ - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo - Công bố tài liệu lưu trữ - Cho mượn tài liệu lưu trữ - Biên soạn khách chuyên khảo - Xây dựng phim, tập ảnh chuyên đề - Tổ chức tham quan quan lưu trữ * Hình thức đại - Cung cấp thơng tin lưu trữ qua hợp đồng - Cung cấp thông tin lưu trữ qua mạng nội mạng toàn cầu c Hình thức sử dụng tài liệu phịng đọc - Hình thức sử dụng tài liệu phịng đọc hình thức chủ yếu áp dụng phổ biến tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ quan Ở lưu trữ quan, đối tượng phục vụ chủ yếu cán bộ, công chức quan Đối với lưu trữ lịch sử, đối tượng phục vụ rộng rãi gồm độc giả nước, nước quần chúng nhân dân - Hướng tới đối tượng có nhiều thời gian cần khai thác tài liệu theo chủ đề - Ưu điểm: + Được sử dụng nhiều tài liệu lúc + Được bổ sung kịp thời tài liệu trình nghiên cứu thấy phát sinh + Được tra cứu, tham khảo tư liệu bổ trợ 22 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair + Được quan lưu trữ giải đáp thắc mắc, HD nguồn tư liệu nghiên cứu + Tổ chức tốt phịng đọc, lưu trữ có điều kiện bảo vệ an toàn TLLT tránh mát hư hỏng tài liệu + Phòng đọc tiếp xúc nhiều độc giả trực tiếp thu nhận nhu cầu nghiên cứu độc giả ý kiến góp ý, đóng góp khác để cải thiện cơng tác phục vụ độc giả - Cơ quan cần thực số nội dung sau: + Bố trí phịng đọc quy mơ phịng đọc phụ thuộc vào quy mơ kho lưu trữ đặc điểm tài liệu kho lưu trữ + Về đặc điểm: Đặt nơi yên tĩnh, thống mát đủ điều kiện ánh sáng thích hợp Phịng đọc phịng có trang thiết bị tốt + Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu, micro, flim… phịng đọc ohair có máy đọc TL Ngồi phải có TL nghiên cứu bổ trợ TL kinh điển văn kiện quan trọng Đảng Nhà nước; cơng báo; tạp chí; từ điển + Xác định nội dung: Hướng dẫn độc giả thực tốt quy định Nhà nước bảo quản TLLT, nội dung quy định cần làm rõ thủ tục bắt đầu độc giả đến KTSD TLLT phòng đọc, quy định bảo vệ an toàn bảo mật TLLT, quyền lợi nghĩa vụ độc giả + Phân cơng cán phụ trách phịng đọc lưu trữ quan, phòng đọc cán Lưu trữ kiêm nhiệm phụ trách Nắm vững thành phần, nội dung tài liệu kho Lưu trữ, giải đáp yêu cầu độc giả Sử dụng thành thạo thiết bị phòng đọc, cấp phát cho độc giả sao, trích TLLT 23 Hồng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resource Management HaNoi University of Home Affair ... - Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ - Cấp chứng thực lưu trữ - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo - Công bố tài liệu lưu trữ - Cho mượn tài liệu lưu trữ. .. quản lý công tác văn thư, kiểm tra đạo việc thực công tác văn thư đơn vị trực thuộc - Kiểm tra thể thức văn - Chỉ đạo với soạn thảo văn thuộc phạm vi đơn vị; việc giải văn đến (nếu phân công) -... người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc - Cơng tác văn thư quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm