Hoạt động tham mưu của văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn về công tác văn thư lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THÖY NGỌC HOẠT ĐỘNG THAM MƢU CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng HÀ NỘI - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THÖY NGỌC HOẠT ĐỘNG THAM MƢU CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng Mã số: Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Đức Thuận HÀ NỘI - 2018 MỤC LỤC Lời nói đầu………………………………… ………………… Chƣơng 1: Cơ sở lý luận Văn phịng, hoạt động tham mƣ cơng tác văn thƣ - lƣu trữ……………………………………… 1.1 Một số thuật ngữ có liên quan……………………………… 1.1.1 Khái niệm văn phòng………………………………… 1.1.2 Khái niệm hoạt động tham mƣu……………………… 1.1.3 Đối tƣợng tham mƣu……………………………………… 1.1.4 Vai trò, tầm quan trọng tham mƣu…………………… 1.1.5 Nội dung tham mƣu……………………………………… 24 1.1.6 Nguyên tắc tham mƣu…………………………………… 26 1.1.7 Yêu cầu tham mƣu…………………………………… 29 1.1.8 Hình thức tham mƣu………………………………… …… 33 1.1.9 Cách thức quy trình tham mƣu……………………… …… 35 10 1.1.10 Khái niệm Công tác văn thƣ……………………….………… 37 11 1.1.11 Khái niệm Công tác lƣu trữ ………………………… ……….38 1.2 Tham mƣu công tác văn thƣ - lƣu trữ ……… 12 1.2.1 Vai trị cơng tác văn thƣ - lƣu trữ ……………… 13 1.2.2 Nội dung công tác văn thƣ - lƣu trữ ………………… 14 1.2.3 Nội dung quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ Bộ … 15 1.2.4 Nội dung tham mƣu công tác văn thƣ - lƣu trữ Chƣơng 2: Thực trạng hoạt động tham mƣu Văn ph công tác văn thƣ - lƣu trữ quan Bộ Nông nghiệp v 16 2.1 Khái quát Bộ Nông nghiệp PTNT……………………… 45 17 2.2 Khái quát Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT………… 18 2.3 Thực trạng tham mƣu quản lý công tác VT-LT 19 2.3.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thƣ - lƣu trữ 20 2.3.2 Công tác tổ chức - nhân 53 21 2.3.3 Tham mƣu tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nhân làm công tác văn thƣ - lƣu trữ 22 52 55 2.3.4 Tham mƣu thực sách thi đua khen thƣởng công tác văn thƣ - lƣu trữ 23 48 57 2.3.5 Tham mƣu ban hành văn quản lý, hƣớng dẫn công tác văn thƣ - lƣu trữ 58 24 2.3.6 Tham mƣu kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ 60 25 2.3.7 Tham mƣu đảm bảo sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ lƣu trữ 26 60 2.3.8 Tham mƣu ứng dụng tiến Khoa học công nghệ vào công tác văn thƣ - lƣu trữ 61 27 2.4 Thực trạng tham mƣu nghiệp vụ công tác văn th 28 2.4.1 Quản lý văn đi, đến 29 2.4.2 Lập hồ sơ hành nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu 30 2.4.3 Thu thập quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ 31 2.4.4 Phân loại, xác định giá trị, loại hủy hồ sơ, tài liệu lịch sử 32 2.5 Hình thức tham mƣu 33 2.6 Cách thức quy trình tham mƣu Chƣơng 3: Các giải pháp tham mƣu Văn phòng Bộ nghiệp PTNT công tác văn thƣ - lƣu trữ ………… 3.1 Đánh giá chung cơng tác tham mƣu Văn phịng Bộ công tác văn thƣ - lƣu trữ …………………………………….…… 34 3.1.1 Ƣu điểm…………………….……………………………… … 35 3.1.2 Hạn chế ………………………………… …………………….89 36 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế ………………………………………… 87 90 3.2 Các nhóm giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động tham mƣu Văn phòng Bộ ………………………………… ………… 37 3.2.1 Nhóm giải pháp thể chế ……………………………………… 92 38 3.2.2 Nhóm giải pháp nghiệp vụ, kỹ thuật ………………………… 96 39 3.3.3 Nhóm giải pháp tổ chức, nhân sự, thi đua khen thƣởng, kỷ luật 102 40 3.3.4 Nhóm giải pháp hỗ trợ 104 41 KẾT LUẬN………………………………………………… ……… 106 42 Tài liệu tham khảo…………………………………………………… 108 Phụ lục I: Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp PTNT Phụ lục II: Cơ cấu tổ chức Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT Phụ lục III: Thống kê tổ chức nhân làm công tác văn thƣ - lƣu trữ Cơ quan Bộ Nông nghiệp PTNT Phụ lục IV: Phiếu điều tra, khảo sát LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn đề tài nghiên cứu riêng tơi, luận văn tơi có tham khảo nội dung nghiên cứu tác giả khác thông tin có văn quy phạm pháp luật, văn hành quan Nhà nƣớc song có thích cụ thể viện dẫn Kết luận văn trung thực chƣa đƣợc cơng bố cơng trình nghiên cứu nào./ HỌC VIÊN Tạ Thị Thúy Ngọc VT-LT VT LT CNTT DMHS XĐGT TLLT LĐVP QLVB Bộ Nông nghiệp PTNT LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận cấu thành thiếu cấu tổ chức quan, tổ chức Là đơn vị có chức tham mƣu, giúp việc cho thủ trƣởng quan, văn phịng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin; tổ chức điều phối công việc hoạt động chung; đảm bảo điều kiện vật chất phƣơng tiện làm việc cho quan; đồng thời trung tâm, đầu mối thực hoạt động giao dịch liên lạc, góp phần trì phát triển mối quan hệ ngồi quan Tham mƣu Văn phịng chủ yếu lĩnh vực nhƣ: Tổ chức điều hành công việc quan; đề tổ chức thực định quản lý; đề xuất xây dựng trực tiếp xây dựng quy chế quy định quản lý điều hành lĩnh vực hoạt động quan; tổ chức, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực quy chế, quy định; quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ (sau xin đƣợc viết tắt là: VT-LT); tổ chức khoa học quản trị công sở đảm bảo sở vật chất cho hoạt động quan Trong đó, tham mƣu tổ chức thực cơng tác VT-LT nhiệm vụ quan trọng, giữ vị trí trọng yếu Văn phịng Nếu cơng tác VT-LT quan, tổ chức đƣợc làm tốt bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lƣợng cơng tác quan, đơn vị phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong năm qua, công tác VT-LT đƣợc Lãnh đạo Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT quan tâm nhƣ: tham mƣu cho Lãnh đạo Bộ đạo đơn vị thuộc Bộ tổ chức thực tốt quy định Nhà nƣớc công tác VT-LT; đồng thời vận dụng sáng tạo văn quy định Nhà nƣớc để đáp ứng tốt yêu cầu quản lý công tác VT-LT Bộ Tuy nhiên, nhƣ số quan nhà nƣớc khác, công tác VT-LT Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn (sau xin đƣợc viết tắt là: Bộ Nơng nghiệp PTNT) cịn tồn Một số tồn mang tính chất hệ thống, cần phải tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng quy định nhà nƣớc đòi hỏi nâng cao chất lƣợng tham mƣu quản lý công tác VT-LT nhằm phục vụ ngày tốt hoạt động đạo điều hành Lãnh đạo Bộ giai đoạn Điều địi hỏi ngƣời làm cơng tác tham mƣu, quản lý công tác VT-LT Văn phòng Bộ phải xác định rõ trách nhiệm thƣờng xuyên đổi công tác tham mƣu Hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT cơng tác VT-LT cần thiết lý sau: - Đa phần lãnh đạo đơn vị chƣa nhận thức đầy đủ vị trí vai trị cơng tác VT-LT quan, đơn vị, chƣa có đầu tƣ thích đáng; - Việc tham mƣu ban hành văn quản lý hƣớng dẫn tổ chức thực công tác VT-LT Bộ Nơng nghiệp PTNT cịn nhiều vƣớng mắc, bất cập, chƣa đồng bộ, kịp thời; hiệu chƣa cao; - Việc áp dụng Công nghệ thông tin công tác VT-LT chƣa đồng bộ, văn giấy tờ nhiều; - Công tác lập hồ sơ hành chƣa thực đƣợc quan tâm vào nếp, tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ hoàn chỉnh nộp lƣu theo quy định; - Việc xây dựng, bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu đầu tƣ kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác VT-LT cịn nhiều hạn chế, hiệu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ chƣa cao Với lý nhận thức trên, việc chọn đề tài: "Hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn công tác văn thƣ - lƣu trữ” làm Luận văn Thạc sỹ thể cần thiết, trách nhiệm công chức công tác Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT, muốn hồn thiện thể chế cơng tác VT-LT, đóng góp phần nhỏ vào phát triển chung ngành Nơng nghiệp PTNT Mục tiêu phạm vi nghiên cứu 2.1 Mục tiêu Khi thực đề tài này, mong muốn hƣớng tới mục tiêu sau: Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động tham mƣu Văn phòng - Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn công tác VT-LT; Hai là, hạn chế việc thực hoạt động tham mƣu - Văn phòng Bộ Nông nghiệp PTNT công tác VT-LT; Ba là, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động tham mƣu - Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT công tác VT-LT 2.2 Phạm vi nghiên cứu Công tác VT-LT lĩnh vực quản lý bao gồm nhiều hoạt động quy trình nghiệp vụ cụ thể, quy trình địi hỏi có tham gia nhiều tổ chức cá nhân có liên quan Do đó, đề tài khơng sâu phân tích nghiệp vụ cơng tác VT-LT mà tập trung nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT cơng tác VT-LT, từ đề xuất số giải pháp trƣớc mắt nhƣ lâu dài để góp phần thực hoạt động tham mƣu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT cơng tác VT-LT ngày tốt hơn, đáp ứng yêu cầu ngày cao Lãnh đạo Bộ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tham mƣu tổ chức thực công tác VT-LT Văn phịng Bộ đóng vai trị quan trọng hoạt động có tác động đến hiệu chất lƣợng đạo điều hành Lãnh đạo Bộ 3.1 Về công tác tham mưu Văn phịng Có thể kể đến số viết, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học nhƣ: - Bài viết PGS.TS, nguyên Thứ trƣởng Bộ Nội vụ Văn Tất Thu “Vị trí, vai trị, u cầu ngun tắc cơng tác tham mưu Văn phịng bộ, 10 114 Phụ lục II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHÕNG PHĨ P TỔNG P TRUYỀN P VĂN THƢ- HỢP THÔNG LƢU TRỮ Phụ lục III: THỐNG KÊ TỔ CHỨC, NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC BỘ T Tên quan T I CÁC VỤ Văn phòng Bộ Vụ Kế hoạch Vụ Khoa học Công nghệ MT Vụ Hợp tác Quốc tế Vụ Pháp chế Vụ Tổ chức cán Vụ Quản lý Doanh nghiệp Thanh tra Bộ II CÁC TỔNG CỤC, CỤC Tổng cục Lâm nghiệp 10 Tổng cục Thủy sản 11 Tổng cục Thủy lợi 12 Tổng cục Phòng chống thiên tai 13 Cục Trồng trọt 14 Cục Bảo vệ thực vật 15 Cục Chăn nuôi 16 Cục Thú y 17 Cục Quản lý xây dựng cơng trình 18 Cục Kinh tế hợp tác PTNT 19 Cục QL chất lượng nông lâm sản TS Cục CB phát triển thị trường Nông 20 sản 21 Văn phịng ĐP CTMTQG XDNTM III CÁC TT, TẠP CHÍ, BÁO, NXB,BV 22 Trung tâm Tin học Thống kê 23 Trung tâm Khuyến nông QG 24 TT Quốc gia nước &VSMT 25 Báo Nông nghiệp Việt Nam 26 Công ty TNHH MTV Nhà xuất NN 27 Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp IV CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN Ban Quản lý Dự án Nông nghiệp 21 Ban Quản lý Dự án Lâm nghiệp 22 Ban Quản lý Dự án Thủy lợi 23 Ban Quản lý đầu tư XDTL2 24 Ban Quản lý đầu tư XDTL4 117 25 Ban Quản lý đầu tư XDTL6 26 Ban Quản lý đầu tư XDTL10 V CÁC VIỆN 27 Viện Cơ điện NN&CN sau thu hoạch Viện Khoa học Thủy lợi VN 28 Viện Khoa học Lâm nghiệp VN 29 Viện CS Chiến lược PTNNNT 30 Viện Nghiên cứu Hải sản 31 Viện NC nuôi trồng Thủy sản I 32 Viện NC nuôi trồng Thủy sản III 33 Viện Quy hoạch Thiết kế NN VI CÁC TRƯỜNG Trường CB Quản lý NN&PTNT I 34 Trường CB Quản lý NN&PTNT II 35 Trường ĐH Thủy lợi 36 Học viện Nông nghiệp Việt Nam 37 Trường ĐH Lâm nghiệp 38 Trường CĐ NN & PTNT Bắc Bộ 39 Trường CĐ Thủy lợi Bắc Bộ 40 Trường CĐ Lương thực - Thực phẩm 41 Trường CĐ Công nghiệp Cao su 42 Trường CĐ Nông nghiệp Nam Bộ 43 Trường CĐN Công nghệ&NL Đ Bắc 118 44 Trường CĐ nghề điện Phú Thọ 45 Trường CĐ Nghề điện Tây Bắc 46 Trường CĐ nghề điện & CNTP Hà Nội 47 Trường CĐ Nghề thủy sản 48 Trường CĐ Nghề khí nơng nghiệp Trường CĐ Nghề công nghệ & CB lâm 49 sản 50 Trường CĐ Nghề giới thủy lợi 51 Trường CĐ Nghề giới 52 Trường CĐ Nghề giới Ninh Bình 53 Trường CĐ Cơng nghệ&kinh tế Bảo Lộc Trường CĐ Kinh tế & công nghệ thực 54 phẩm Trường CĐ Nghề điện xây dựng Việt 55 Xô 56 Trường TH Lâm nghiệp Tây Nguyên 57 Trường CĐ Công nghệ kinh tế HN TỔNG CỘNG: 119 Phụ lục IV PHIẾU ĐIỀU TRA, KHẢO SÁT Tình hình quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân thuộc quan Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn (Tất thông tin Anh/Chị cung cấp nhằm phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học, khơng sử dụng cho mục đích khác) I PHẦN CHUNG DÀNH CHO CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Câu Anh/chị vui lịng cho biết: Nam/Nữ……………………………………Tuổi………………………………… Trình độ chuyên môn: Nhiệm vụ giao: Câu Anh/chị cho biết: Bản "Văn đến" dùng làm giải công việc cá nhân (giai đoạn văn thư) lưu nào? a Lưu "Hồ sơ công việc" (của cá nhân người giải quyết) b Lưu "Hồ sơ nguyên tắc"(của cá nhân người giải quyết) c.Lưu "Tập văn đến" ( cá nhân người giải quyết) d Do văn thư đơn vị lưu Câu Anh/chị cho biết: Bản "Văn đi" cá nhân Anh/chị soạn thảo, phát hành lưu nào? a Lưu "Hồ sơ công việc" (của cá nhân người soạn thảo) b Lưu "Tập văn đi"(của cá nhân người soạn thảo) c Do văn thư đơn vị lưu Câu Theo anh/chị người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan không? a Có Câu Anh /chị hiểu, biết cách lập loại hồ sơ sau đây? a Hồ sơ công việc b Hồ sơ nguyên tắc c Hồ sơ chuyên ngành d Không rõ khái niệm cách lập hồ sơ Câu Anh/chị cho biết lập hồ sơ nào? a Lập hồ sơ theo hướng dẫn Bộ b Lập hồ sơ theo kinh nghiệm c Lập hồ sơ theo yêu cầu chuyên ngành d Chưa thực lập hồ sơ Câu Anh/chị thực thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan/đơn vị lần chưa? a Đã thực Câu Hồ sơ, tài liệu Anh/chị tiến hành giao nộp lưu trữ tình trạng nào? a Tài liệu lập hồ sơ hoàn chỉnh (Tài liệu phân loại, xác định giá trị ghi thời hạn bảo quản) kèm theo danh mục hồ sơ nộp lưu c Tài liệu lập hồ sơ sơ (nhưng chưa có danh mục) b.Tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu tình trạng bó gói, chất đống), khơng quan tâm tới nội dung bên d Tất loại tài liệu Câu Anh/ chị thực phân loại, xác định giá trị tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị quản lý nào? a Theo hướng dẫn Bộ b Theo kinh nghiệm cá nhân 121 I PHẦN DÀNH CHO CÁN BỘ VĂN THƯ/LƯU TRỮ CÁC ĐƠN VỊ Câu 10 Theo anh/chị cách tổ chức quản lý văn đi, đến đáp ứng yêu cầu quản lý văn chưa? a Đã đáp ứng yêu cầu b Cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện Câu 11 Theo anh/chị, trách nhiệm Văn thư/lưu trữ đơn vị công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan? a Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị, xác định hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu b Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu c Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ quan d Khơng có nhiệm vụ Câu 12 Đơn vị Anh/chị có văn hướng dẫn phân loại, xác định giá trị loại hủy hồ sơ, tài liệu cán bộ, công chức đơn vị chưa? a Đã có văn Câu 13 Theo anh/chị đâu ngun nhân dẫn đến việc khơng tn thủ đầy đủ quy định lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào tài liệu lưu trữ quan? Thiếu quy định cụ thể nhà nước Bộ Nông nghiệp PTNT a b Việc kiểm tra thực công tác văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên c Nguyên nhân khác: ) Xin chân thành cảm ơn hợp tác anh/chị! 122 123 ... Luận văn này, tác giả đề cập đến vấn đề nhỏ cơng tác tham mưu Văn phịng tham mưu công tác VT-LT Tham mưu Văn phòng tham mưu tổng hợp, nhiên hoạt động tham mưu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp PTNT tham mưu. .. HỘI VÀ NHÂN VĂN TẠ THỊ THÖY NGỌC HOẠT ĐỘNG THAM MƢU CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng. .. lƣu trữ Bộ … 15 1.2.4 Nội dung tham mƣu công tác văn thƣ - lƣu trữ Chƣơng 2: Thực trạng hoạt động tham mƣu Văn ph công tác văn thƣ - lƣu trữ quan Bộ Nông nghiệp v 16 2.1 Khái quát Bộ Nông nghiệp