TÊN ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN: "CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG HỌC" I Phần mở đầu Lý chọn đề tài Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, tơi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Vai trò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường - Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức, viên chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Đó lý tơi chọn đề tài Điểm sáng kiến kinh nghiệm Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ Người làm cơng tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn lưu trữ cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn yêu cầu, xác, đầy đủ nội dung để trình ký Đề tài dễ áp dụng, dễ thực đối tượng, nơi khơng đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao Phạm vi đối tượng nghiên cứu Bất kỳ đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Đề tài nghiên cứu phạm vi Trường TH THCS Quảng Trường, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ II Phần nội dung Thực trạng nghiên cứu Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm Nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ Trường THCS gặp thuận lợi khó khăn sau: - Thuận lợi: Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Được quan tâm đạo trực tiếp Ban giám hiệu nhà trường, Phòng Giáo dục Đào tạo Quảng Trạch Đảng, quyền, ban ngành, đoàn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy cô giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt ñộng khác - Khó khăn: Tuy quan tâm Đảng nhà nước, đặc biệt ngành giáo dục, sở vật chất, trang thiết bị máy móc hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho cơng tác văn phòng trường thiếu Mặc dù có nhiều khó khăn dễ dàng khắc phục, dễ dàng vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện công tác văn thư trường học vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng nhu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, vấn đề nan giải gây nhiều xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký; tìm kiếm văn lưu trữ cách nhanh chóng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng nhất, hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao để chia sẻ đồng nghiệp Các biện pháp 2.1 Các biện pháp soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký: Người làm cơng tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm giao nói chung, soạn thảo văn u cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Phải thật nhạy bén, ñộng, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Điều đặc biệt quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo 2.2 Các biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ thực cách ngăn nắp, khoa học theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu trữ phải tốn nhiều công sức thời gian (dò tìm sổ văn đến để tìm số văn đến, sau phải lựa chọn hộp hồ sơ lưu văn đến) Do đặc thù nay, tất văn điều hành, đạo cấp trên, Phòng Giáo dục Đào tạo gửi qua hộp thư điện tử có kèm tệp tin (file) văn dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn cho dễ tìm kiếm thật nhanh chóng ta dùng phần mềm quản lý văn Trên số biện pháp thực thời gian qua Trường Trung học sở, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng III Phần kết luận Ý nghĩa sáng kiến kinh nghiệm Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đồn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị Những kiến nghị đề xuất: Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn, đạt kết tốt đẹp góp phần phát triển tồn diện nhà trường Rất mong góp ý Hội đồng sư phạm nhà trường, chia sẻ đồng nghiệp./ ... phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn. .. thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thư ng xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để... nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học Ban lãnh