MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước và sự phát triển nhanh, mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với những loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú, quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Bên cạnh đó, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với doanh nghiệp Việt Nam. Để tồn tại, phát triển và tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác ở cả trong và ngoài nước, các doanh nghiệp Việt Nam phải luôn luôn chủ động tìm kiếm các giải pháp nhằm nâng cao năng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm tối đa hóa lợi nhuận và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Mặc dù mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách sắp xếp bộ máy hoạt động riêng rẽ sao cho phù hợp với loại hình hoạt động của đơn vị mình thì Văn phòng vẫn luôn là bộ máy không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm duy trì hoạt động một cách thông suốt, nhịp nhàng và liên tục. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi Văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ. Công tác Văn phòng nói chung là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Đây được xác định là một mắt xích quan trọng, là cầu nối giữa lãnh đạo và các phòngbanđơn vị khác trong cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức. Trong các chức năng của văn phòng thì chức năng tham mưu, tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng nhằm giúp cho thủ trưởng cơ quan đưa ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và phù hợp với nguyện vọng của đông đảo CBCNV thông qua những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo. Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, lựa chọn để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo cơ quan những thông tin, phương án xử lý kịp thời và giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách chính xác, linh hoạt. Vì vậy, làm tốt công tác Văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của một cơ quan, tô chức được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, giữ bí mật của một cơ quan, tổ chức, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức. Với mong muốn làm rõ nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, đồng thời đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, em xin chọn đề tài “Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp” với mục đích vận dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng doanh nghiệp nói chung.
Trang 1MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước và sự phát triển nhanh, mạnh củanền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với nhữngloại hình kinh doanh đa dạng, phong phú, quy mô lớn, nhỏ khác nhau Bên cạnh đó,
xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối vớidoanh nghiệp Việt Nam Để tồn tại, phát triển và tăng khả năng cạnh tranh với cácdoanh nghiệp khác ở cả trong và ngoài nước, các doanh nghiệp Việt Nam phải luônluôn chủ động tìm kiếm các giải pháp nhằm nâng cao năng năng suất lao động, nângcao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm tối đa hóa lợinhuận và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường Mặc dù mỗi cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách sắp xếp bộ máy hoạt động riêng rẽ sao chophù hợp với loại hình hoạt động của đơn vị mình thì Văn phòng vẫn luôn là bộ máykhông thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm duytrì hoạt động một cách thông suốt, nhịp nhàng và liên tục Văn phòng là cửa ngõ củamột cơ quan, tổ chức bởi Văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệđối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ
Công tác Văn phòng nói chung là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc củamột cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp Đây được xác định là một mắt xích quan trọng,
là cầu nối giữa lãnh đạo và các phòng/ban/đơn vị khác trong cơ quan, có ảnh hưởngtrực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức Trong các chức năng củavăn phòng thì chức năng tham mưu, tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng nhằm giúpcho thủ trưởng cơ quan đưa ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và phùhợp với nguyện vọng của đông đảo CBCNV thông qua những ý kiến tham gia góp ýcủa các cấp quản lý, những người trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo Kết quả của việctham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra,thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được.Những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, lựa chọn để đưa ra những quyết địnhchung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo cơ quan những thông tin, phương án xử lý
Trang 2kịp thời và giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách chính xác,linh hoạt
Vì vậy, làm tốt công tác Văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của một
cơ quan, tô chức được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, giữ bí mật của một cơquan, tổ chức, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Nếu Văn phòng được tổ chức vàlàm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của một cơquan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụchuyên môn của tổ chức
Với mong muốn làm rõ nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thựchiện chức năng tham mưu - tổng hợp, đồng thời đánh giá sự khác nhau của văn phòngdoanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện
chức năng tham mưu - tổng hợp, em xin chọn đề tài “Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp và đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp”
với mục đích vận dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mongmuốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của vănphòng doanh nghiệp nói chung
2 Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác hành chính văn phòng như:
- Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS Thomas, Ths Diễm Chi, TS Trần
Nguyễn, Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội,
2003;
- Mike Havey, Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004;
- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp vụ hành chính văn phòng; …
Tuy nhiên những nghiên cứu này chỉ nghiên cứu chung về quản trị hành chínhvăn phòng nói chung, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết về chức năng tham mưu -tổng hợp và nhiệm vụ của chức năng này trong văn phòng doanh nghiệp
3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Trang 3- Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là nhiệm vụ của văn phòng doanhnghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;
- Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơquan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;
- Đề xuất một số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năngtham mưu, tổng hợp
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài văn phòng doanh nghiệp nói chung và vănphòng cơ quan hành chính nhà nước
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng
- Phân tích, đánh giá thực trạng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trongviệc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp để từ đó có thể rút ra điểm mạnh, điểmyếu và đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơquan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp.Bên cạnh đó em cũng xin được phép đưa ra một số các giải pháp giúp văn phòngdoanh nghiệp thực hiện tốt hơn nữa chức năng tham mưu, tổng hợp của mình
5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.
Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này, em đã sử dụng các phương pháp nghiêncứu như sau:
- Phương pháp quan sát, tiếp cận;
- Phương pháp phân tích, thống kê, thu thập thông tin dữ liệu;
- Phương pháp thực nghiệm khoa học;
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế;
- Phương pháp so sánh;
6 Giả thuyết khoa học
Đề tài nghiên cứu này chỉ phân tích, đánh giá về nhiệm vụ của văn phòng doanhnghiệp nói chung trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp Do đó, việc so
Trang 4sánh và các giải pháp mà đề tài nghiên cứu đưa ra chỉ mang tính chất tương đối và cóthể chỉ phù hợp với một số loại hình văn phòng doanh nghiệp nhất định
7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu đã hệ thống hóa một số vấn đề lý luận chung
về văn phòng và công tác văn phòng nói chung và văn phòng doanh nghiệp nói riêng
- Về mặt thực tiễn: đề tài nghiên cứu đã phân tích một cách chi tiết về nhiệm vụcủa văn phòng doanh nghiệp nói chung trong việc thực hiện chức năng tham mưu -tổng hợp Trên cơ sở đó phân tích, đánh giá kết quả đã đạt được, những điểm còn tồntại và nguyên nhân của những tồn tại đó Đồng thời đưa ra một số giải pháp giúp vănphòng doanh nghiệp hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòngnói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng
8 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu trúc
đề tài của em gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng Chương 2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp.
Chương 3 Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp.
Trang 5Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp người ta luôn nhấnmạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Bất cứ một cơ quan nào dù lớnhay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng, đều đặn phải có bộ phận Văn phòng Vănphòng đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất,hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả
Hiện nay Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ và cáchtiếp cận khác nhau:
- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Người ta có thể gọi là
“Văn phòng Giám đốc”; “Văn phòng Tổng giám đốc”; ………
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức; là địa điểm màmọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ Ví dụ: “Văn phòng Bộ”;
“Văn phòng Ủy ban nhân dân”;…
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động của cơ quan Nhà nước, trong các
cơ quan, doanh nghiệp Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng mỗi cơ quan,
tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đếncông tác văn thư lưu trữ, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loạicông văn, giấy tờ, co dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc vănphòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ, …
- Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy thammưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo…
Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉ phảnánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng Theo cuốn Quản trị Hành
Trang 6chính văn phòng - Nxb Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chungnhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; lànơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnhvực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp”
1.1.2 Chức năng của văn phòng.
Từ lý luận và thực tiễn cho thấy có rất nhiều quan niệm, cách nhìn khác nhau vềvăn phòng, văn phòng cũng mang rất nhiều tên gọi khác nhau Tuy nhiên, bất kỳ vănphòng của một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện hai nhóm chức năng chínhcủa văn phòng là: Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp và nhóm chức năng hậu cần
1.1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơquan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng đượcxem như là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho côngtác quản lý
Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là hoạt động tham vấn của công tácvăn phòng Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thôngtin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Người lãnh đạo muốn có đượcnhững quyết định đúng đắn, khoa học thì không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan củamình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấpquản lý, những người trợ giúp Do đó, đòi hỏi cần phải có một lực lượng trợ giúp lãnhđạo trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp
Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trìnhquản lý đạt hiệu quả cao nhất Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập,phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thôngtin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được Và để cónhững thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầumối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong
cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạonhững phương án hoạt động tổng hợp
Trang 7Tổng hợp là tổng hợp thông tin, tình hình và tổng hợp thông tin phục vụ côngtác tham mưu.
Như vậy, chức năng tham mưu, tổng hợp của hoạt động văn phòng luôn đanxen và có quan hệ mật thiết với nhau, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp đểtham mưu Hai công việc của chức năng này đều cùng nhằm một mục đích thống nhất
là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết địnhquản lý tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan
1.1.2.2 Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chứcnăng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương củalãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng cácchương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đótrong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế Trong quá trình tổ chức thực hiện cácchương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi,quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khaicũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tớilãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiệnnhư về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điềukiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất
1.1.2.3 Chức năng hậu cần
Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quantrọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Hoạt động của các cơ quan,doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện về vật chất như nhà cửa, phương tiện,trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, … Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý cácđiều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất
Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh nghiệpchính là các yếu tố vật chất, kinh phí Song cần phải có công tác quản lý cá điều kiệnnày một cách khoa học Do đó, mục tiêu cụ thể của văn phòng ở chức năng này là ngàycàng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội hóa các hoạt động phục vụ
Chức năng này có những nhiệm vụ cơ bản sau:
Trang 8- Giúp lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ về vănthư lưu trữ, hành chính văn bản;
- Giúp việc trong việc tổ chức hội nghị, hội họp ở cơ quan;
- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị như: nhà cửa, phươngtiện, thiết bị, công cụ, tài chính…
- Giúp việc trong việc tổ chức theo dõi các hoạt động của các đơn vị
1.1.2.4 Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp).
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giảiquyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sảnxuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòng ngoài các công việc hànhchính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hànghóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắcmắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của củadoanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệvới các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng củavăn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thôngqua các chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần Các chức năng này vừa độc lập,vừa hỗ trợ vừa bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại,duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chínhsong hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đónhư thế nào của mỗi cơ quan văn phòng Chi phí thấp để đạt kết quả cao nhất làphương châm hoạt động của công tác văn phòng
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng, người ta lại phânthành các chức năng cụ thể, chi tiết Mỗi chức năng cụ thể, chi tiết đó lại gắn với mỗikhông gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là
Trang 9nhiệm vụ Theo những chức năng trên của văn phòng có thể xây dựng thành nhữngnhiệm vụ tương ứng, cụ thể như sau:
1.1.3.1 Nhóm công việc hành chính
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn cácđơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng
- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước.Đảm bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật
- Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp
- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự
- Thực hiện công tác tài chính - kế toán (nếu được phân công)
1.1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp
- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vựcnhư việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủtrương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình,
kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hìnhtài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửachữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, antoàn, Phòng cháy chữa cháy…
- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặtcông tác Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướngmắc trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động, thỏa ướclao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…)
- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quảnlý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chếtrong cơ quan, doanh nghiệp phù hợp với những thay đổi của pháp luật
Trang 10- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơquan, doanh nghiệp ban hành đúng pháp luật, đúng quy định
- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánhgiá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự Tham mưu và tổ chức thựchiện công tác thi đua - khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp
- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đốitác, khách hàng; tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chứchội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức
- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính,xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
1.1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chứchội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc,nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắtcác vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của cácphòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn vị,đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này
- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liênquan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài
- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định,mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việcthực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó
- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trongtrường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
1.1.3.4 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần
Trang 11- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanhnghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.
- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiệntrong cơ quan, doanh nghiệp
- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làmviệc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục
vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban
Trên đây là nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nàocũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung,
Tuy nhiên, còn tùy theo những tính chất đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà vănphòng còn có những nhiệm vụ cụ thể khác
1.1.4 Các loại văn phòng
Văn phòng cũng có nhiều loại khác nhau phù hợp với yêu cầu quản lý và quy
mô từng đơn vị, doanh nghiệp Sau đây là một số loại hình văn phòng:
- Văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở: Bộ máy văn phòng được tổ chức đầy đủ các bộ phận
chức năng về tham mưu, tổng hợp, hậu cần với đội ngũ nhân sự có chuyên môn vànghiệp vụ Cơ cấu nhân sự và biên chế được duy trì theo pháp luật Ví dụ: Văn phòngQuốc hội, Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng Bộ, Văn phòng ủy ban nhân dân các cấp,
…
- Văn phòng của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội: Các văn
phòng này có địa vị pháp lý đặc biệt tồn tại song song cùng các cấp nhà nước Vănphòng cũng được tổ chức hoàn chỉnh về chuyên môn và nghiệp vụ
- Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp: Đặc điểm các đơn vị sự nghiệp có tính
chuyên môn nên văn phòng chỉ làm chức năng hậu cần và tổng hợp là cơ bản Bộ máythường gọn nhẹ
- Văn phòng của các doanh nghiệp: Doanh nghiệp nói chung thường là các tổ
chức kinh doanh, sản xuất dịch vụ theo nhu cầu của xã hội Mục đích hoạt động vì lợi
ích nên tự chịu trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Trang 12Tên gọi của văn phòng trong các doanh ngiệp thường là Phòng Hành chính;Phòng Hành chính - Tổ chức hay Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Hành chính -Quản trị Tuy nhiên tuỳ vào mức độ và quy mô hoạt động doanh nghiệp thành lập văn
phòng tuỳ theo điều kiện làm việc
1.1.5 Vai trò của văn phòng
Văn phòng vừa là bộ phận đầu não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận
và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt côngviệc phục vụ hoạt động của cơ quan đơn vị được trôi chảy, hoạt động thường xuyênliên tục và đạt hiệu quả cao
Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện cụ thể như sau:
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan tổchức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng đểchuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đônđốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệptham gia công tác đối nội, đối ngoại Mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộphận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loạithông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ
Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho các nhà lãnh đạo Đó là vì thôngqua văn phòng, các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dưới bằng hệ thống các vănbản theo quy định Có thể nói, văn phòng chính là cánh tay đặc lực của các cấp quản lýcấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thànhnhiệm vụ
Văn phòng là trung tâm các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức.Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng
để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức.Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể vàcác đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức
Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã và đang quan tâm xâydựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hướng hiện đại hóa Xâydựng hình ảnh chuẩn mực về văn phòng nói chung
Trang 131.2 Công tác văn phòng
1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng
Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụngtoàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môitrường, … theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trongtừng hoạt động của đơn vị Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cholãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nộidung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng
- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyền tải, thu thập, xử lý các thôngtin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hànhthông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quátrình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn
Như vậy, công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sửdụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt đượckết quả mong muốn
1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thểkhẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức
Văn phòng hoặc Phòng Hành chính là “bộ nhớ” cuả lãnh đạo, là tai - mắt của cơquan, tổ chức Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì công việccủa cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sựnghiệp đều rất quan tâm đến thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyếtđịnh sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức và cho xã hội Yếu tố quyếtđịnh đến sự thành bại của tổ chức là do học có lợi thế về thông tin và coi thông tin cóquan hệ sống còn Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nênhoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào
Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòihỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoahọc, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng,
Trang 14xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh Một văn phòng trì trệ, yếukém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh đạo Chánh văn phòng, Phó chánh vănphòng hoặc Trưởng phòng/ Phó phòng Hành chính là người trợ thủ đắc lực của thủtrưởng về công tác văn phòng Hàng ngày chánh văn phòng, Phó chánh văn phònggiúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trướcthủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng
1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng
Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực,tài lực và hệ thống thông tin Song hiệu quả hoạt động phải tùy thuộc vào phương thứcquản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của văn phòng mỗi cơquan, tổ chức Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng đó là “chi phítiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”
Văn phòng tuy không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất, không trựctiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhưng những chi phí mà văn phòng bỏ ra
để phục vụ cho hoạt động của mình và hoạt động của các phòng ban khác không phải
là nhỏ Đó là những chi phí về điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô
tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sửachữa lớn nhỏ khu văn phòng, ….Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cáchhợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của toàn
cơ quan, tổ chức phát triển Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nàocũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạtđộng của công tác văn phòng là hết sức cần thiết nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn cácyêu cầu đối với công việc
Trang 15Chương 2 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC
THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU - TỔNG HỢP
2.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức gắn với các hoạt động kinh doanh và dịch vụ, luônbiến đổi, vận động theo các quy luật của thị trường Vì vậy, tính chất hoạt động củacác doanh nghiệp không giống các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp Đối vớicác doanh nghiệp thì lợi nhuận luôn là mục tiêu cao nhất của tổ chức, vì vậy cơ chế tựchủ, tự chịu trách nhiệm, hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh luôn đặt lênhàng đầu
Trong cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp, ngoài bộ phận gắn với chức năngsản xuất kinh doanh thì bộ phận văn phòng cũng là bộ phận tham mưu giúp việc khôngthể thiếu của doanh nghiệp
Văn phòng doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đầy đủcác bộ phận, là nơi thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về pháp luật, kinh tế, thịtrường, … cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo các điềukiện hậu cần phục vụ hoạt động của doanh nghiệp Nhiệm vụ của văn phòng trongdoanh nghiệp thường gắn với các đặc trưng nghề nghiệp, dịch vụ mà doanh nghiệp đókinh doanh và nó vẫn có những nhiệm vụ của một văn phòng nói chung
Văn phòng trong các doanh nghiệp thường có tên là Phòng Hành chính, PhòngHành chính - Tổ chức, Phòng Quản trị, Phòng Hành chính - Quản trị
Tùy thuộc vào loại hình, quy mô hoạt động mà văn phòng của mỗi doanh nghiệp
có sự khác nhau về cơ cấ tổ chức, tuy nhiên văn phòng doanh nghiệp thường có các bộphận sau:
Chánh văn phòng(Trưởng phòng)
Trang 16Sơ đồ 01: Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
- Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính - Nhân sự): Phụ trách
và điều hành chung các hoạt động của phòng;
- Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính - Nhân sự): giúp việc chotrưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của trưởngphòng;
- Bộ phận Tổng hợp - Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chungtrong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, xưởng sản xuất,văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nộidung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung cáccuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; phụtrách công tác pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp Trực tiếp quan hệ và làm việcvới các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vựcliên quan tới hoạt động của doanh nghiệp Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tớicông tác quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hộichợ, triển lãm trong nước và quốc tế;
- Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việc thực hiệncác quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanh nghiệp Trực tiếpthực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi đua, kỷ luật… nhân sự.Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch về nhân sự trình lãnh đạo phê duyệt
Phó chánh văn phòng(Phó trưởng phòng)
Bộphận lễtân,quanhệkháchhàng
BộphậnQuảntrịphụcvụ
BộphậnNhânsự,Chínhsáchbảohiểm
Bộ phậnIT
Bộphậnkiểmsoát
BộphậnKếtoán
BộphậnVănthư -Lưutrữ
Trang 17Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việcthực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn doanh nghiệp theo quy định Giải quyếttranh chấp lao động;
- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sử dụngcon dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chiabáo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ nhưchỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này trongdoanh nghiệp;
- Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định củapháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài chính, các quyđịnh liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp;
- Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc;điện; nước; bảo vệ, đội xe Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho ngườilao động Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác phòng cháy chữacháy Tổ chức nhà ăn tập thể
- Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp theoquy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi côngnhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng Đảm bảo giờ giấc giấc, antoàn lao động
- Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính,website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp
- Bộ phận Lễ tân - Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực tổngđài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài Thực hiện công tác tổ chứchội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc,giải đáp các thắc mắc của khách hàng Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng nhưthăm hỏi, quà tặng Tìm kiếm, mở rộng quan hệ khách hàng
2.2 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp
2.2.1 Chức năng tham mưu - tổng hợp
Trang 18Hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong
đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý Do vậy, muốn có những quyết định đúngđắn, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp thammưu Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết địnhchung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịp thời vàhợp lý
Văn phòng doanh nghiệp thực hiện chức năng tham mưu thông qua các hoạtđộng tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như:hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực, kiểm tra giám sát hoạt động của doanhnghiệp, ……
Hoạt động này luôn cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập hợp được
ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, phùhợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV
Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà quản lýgiải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách linh hoạt chính xác
Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cảnhững thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà vănphòng tổng hợp được Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc, phântích, tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng lĩnh vực
cụ thể
Trong quá trình tổng hợp, thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòngphải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, thống kê, phântích, xử lý và chọn lựa thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, có chất lượng đểcung cấp, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong hoạt động quản lý để mang lạihiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp
Chức năng tham mưu, tổng hợp luôn đi liền nhau, hỗ trợ nhau Hoạt động tổnghợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu, bên cạnh đó, chức năng tham mưu chỉđạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác và đầy đủ
2.2.2 Chức năng giao dịch
Trang 19Văn phòng doanh nghiệp thực hiện chức năng giao dịch thông qua một số cácnhiệm vụ sau:
- Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;
- Thẩm định các hợp đồng của các đơn vị khác trong doanh nghiệp soạn thảo;
- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoản ki tiến hành giao dịch;
- Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp
2.2.3 Chức năng hậu cần
Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhàcửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính, … Các điều kiện ấy được quản lý, sắpxếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhucầu hoạt động của doanh nghiệp Nội dung của công việc này thuộc về chức năng hậucần của văn phòng Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ýnghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Doanhnghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài chínhsong hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng các yếu tố đónhư thế nào của mỗi văn phòng Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phươngchâm hoạt động của công tác văn phòng
Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có cách sắp xếpphù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện môitrường cụ thể cho các thiết bị, các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bốtrí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả Có như vậy mới có thể đem lại một môi trường làmviệc tốt cho nhân viên kích thích họ làm việc hăng say, có hiệu quả và đem lại năngsuất lao động cao hơn cho doanh nghiệp
Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt độngcủa doanh nghiệp do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳhạn sử dụng
Tóm lại, Văn phòng doanh nghiệp là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chứcnăng tham mưu - tổng hợp, giao dịch, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗtrợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và pháttriển công tác văn phòng
Trang 202.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp.
Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan bởi lẽ, để đạt đượchiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ởmọi nơi, mọi lúc và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực Đồng thời nhà quản lý cũngcần phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịpthời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế Để giải quyết được các vấn đề đóđòi hỏi phải có một lực lượng làm công tác tham mưu, trợ giúp các nhà quản lý trênmọi phương diện
Bộ phận tham mưu thường được các cơ quan, doanh nghiệp đặt tại văn phòng
đề giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi Đồng thời việc làm này cũngtăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạothành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụcũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trên các lĩnh vực chuyên môn đượcphân công phụ trách
Bên cạnh công tác tham mưu, công tác tổng hợp thông tin cũng là một nội dungquan trọng trong hoạt động của văn phòng Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xâydựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyếtđịnh quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu… Để thực hiện được chứcnăng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được cácnguồn tin như: thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xétđánh giá thông tin thu thâp được
Để thực hiện được chức năng tham mưu tổng hợp thì văn phòng doanh nghiệpcần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
2.3.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòng doanh nghiệp.
Văn phòng nói chung và văn phòng doanh nghiệp nói riêng là bộ phận rất quantrọng trong cơ quan, tổ chức, là bộ mặt của cơ quan, tổ chức Vì vậy, muốn hoàn thànhtốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thì tự bản thân văn phòng phải xây dựng
Trang 21được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả Văn phòng phải tham mưu cholãnh đạo doanh nghiệp về cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng đảm bảo tuân thủnhững nguyên tắc tổ chức chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong
hệ thống Bên cạnh đó, hoạt động văn phòng mang tính chất rất đa dạng, phức tạp nêncần phải tổ chức bộ máy sao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ củadoanh nghiệp một cách hiệu quả nhất
Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây dựng
và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới các mục tiêu hiện đại hóa côngtác văn phòng Do vậy, để phù hợp với xu thế phát triển của thời đại thì doanh nghiệpcần phải trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại đồng thời cũng phải tổchức cho CBCNV đi học thêm các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, các khóa học ngắn hạn đểnâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao hơn
2.3.2 Tham mưu lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của doanh nghiệp.
Điều lệ công ty là tài liệu mà các doanh nghiệp khi thành lập bắt buộc phải xâydựng, Điều lệ công ty là bản cam kết của tất cả các thành viên trong công ty về thànhlâp và hoạt động của doanh nghiệp Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, căn
cứ vào Luật Doanh nghiệp và căn cứ vào yêu cầu thực tế trong quản trị, điều hành củadoanh nghiệp có thể phải sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của Điều lệ công ty chophù hợp với yêu cầu quả trị và phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp Vì vậy,lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điềukhoản cần sửa đổi, bổ sung của Điêu lệ đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của Luật định
2.3.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh, đểđảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống các nộiquy, quy chế hoạt động chung cho doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp có tráchnhiệm tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc xây dựng và thực hiện các nộiquy, quy chế hoạt động của doanh nghiệp Các quy chế, nội quy này được xây dựngthông qua hệ thống văn bản nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ công