Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng bộ nội vụ

Hiệu quảlãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việc hàng ngày của Lãnh đạo Bộ cũngnhư hoạt động chung trong toàn cơ quan Bộ phụ thuộc rất nhiều vào việc tổchức khoa học hoạt động trong văn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-NGUYỄN THỊ HẰNG

TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU,

TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội - 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-NGUYỄN THỊ HẰNG

TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU,

TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng

Mã ngành: 64 34 04.06

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Văn Tất Thu

Hà Nội - 2019

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ” là công trình nghiên cứu

của tôi Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kếtquả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định.Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nộidung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Hằng

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, ngoài sự cố gắng của bản thân, em xinchân thành cảm ơn Ban lãnh đạo trường Đại học Khoa học xã hội và Nhânvăn, Thầy giáo, Cô giáo Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng cùng các Thầy

Cô giáo giảng dạy các môn học trong quá trình học tập tại Trường Đại họcKhoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình giảng dạy và hướng dẫn, giúp đỡ emtrong quá trình học tập và nghiên cứu để hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Văn Tất Thu, người đã nhiệt tìnhgiúp đỡ, hướng dẫn, góp ý giúp em trong suốt quá trình hoàn thành luận văn

Xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Văn phòng Bộ Nội vụ và bạn bè đồngnghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi trong thời gian em tìm hiểu tình hình thực tế

và cung cấp tài liệu, số liệu để em hoàn thành luận văn

Do hạn chế về mặt thời gian nên trong quá trình nghiên cứu luận văn cóthể có những thiếu sót Em mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo của Thầygiáo, Cô giáo và bạn bè đồng nghiệp

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Hằng

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài luận văn 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu của đề tài 4

4 Nhiệm vụ của đề tài 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu 5

7 Đóng góp của luận văn 6

8 Kết cấu luận văn 7

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG BỘ 8

1.1 Một số khái niệm: Văn phòng, tham mưu, tổng hợp; chức năng tham mưu, tổng hợp; tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 8

1.1.1 Khái niệm về Văn phòng 8

1.1.2 Khái niệm về tham mưu, tổng hợp; chức năng tham mưu, tổng hợp; tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 12

1.2 Mục đích, vai trò, tầm quan trọng của tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 18

1.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ hoạt động quản lý của Văn phòng Bộ 18 1.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp có vai trò định hướng triển khai thực hiện các hoạt động của Văn phòng Bộ 19

1.3 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 20

1.3.1 Yêu cầu tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 20 1.3.2 Nguyên tắc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 23

1.4 Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 26

1.4.1 Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn

phòng Bộ 26

1.4.2 Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tổng hợp của Văn phòng Bộ 27

1.5 Tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 28

1.5.1 Quan điểm và nguyên tắc tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 28

1.5.2 Vai trò và yêu cầu chung về nguồn nhân lực thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 30

1.6 Các yếu tố ảnh hưởng đển tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ 31

Tiểu kết chương 1 33

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 34

2.1 Khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ 34

2.1.1 Tổng quan về Bộ Nội vụ 34

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ 37

2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 44

2.2.1 Thực trạng các quy định pháp lý về tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 44

2.2.2 Thực trạng tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 45

2.2.3 Thực trạng thực hiện nội dung (nhiệm vụ) tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 50

2.3 Đánh giá chung kết quả tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 60

2.3.1 Ưu điểm 60

2.3.2 Hạn chế, bất cập 63

2.3.3 Nguyên nhân của các hạn chế, bất cập trong tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 66

Tiểu kết Chương 2: 68

Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ HIỆN NAY 69

3.1 Phương hướng hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay 69

3.1.1 Đổi mới nhận thức về vai trò tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 71

3.1.2 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ phận tham mưu, tổng hợp 73

3.2 Các giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 74

3.2.1 Hoàn thiện các quy định pháp lý về tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 74

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nhân sự tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 75

3.2.3 Nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ 83

3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay 91

3.3 Các kiến nghị đề xuất 94

Tiểu kết Chương 3 95

KẾT LUẬN 96

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 103

DANH MỤC PHỤ LỤC 106

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài luận văn

Văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp của cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành củalãnh đạo, đồng thời đảm bảo cho các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạtđộng chung của toàn cơ quan, tổ chức đó

Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ là một trongnhững đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước Hoạtđộng của Văn phòng Bộ là đầu mối trong việc xây dựng, quản lý, kiểm tra,điều phối việc thực hiện công việc trong Bộ để phục vụ việc quản lý, điềuhành của Bộ trưởng Chức năng chính của Văn phòng Bộ là chức năng thammưu, tổng hợp và chức năng hậu cần, quản trị hành chính Vì vậy, hoạt độngcác của Văn phòng Bộ có ý nghĩa quan trọng giúp Bộ trưởng chỉ đạo tốtnhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước nói riêng và xây dựng ngành chủquản của Bộ nói chung

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếuđối với bất kì cơ quan, tổ chức nào Văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơquan thuộc chính phủ nói chung và văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng có vị tríquan trọng trong cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộcChính phủ Văn phòng Bộ là đầu mối, là trung tâm giao dịch thông tin giữacác đơn vị trong Bộ cũng như với các cơ quan, đơn vị bên ngoài Hiệu quảlãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việc hàng ngày của Lãnh đạo Bộ cũngnhư hoạt động chung trong toàn cơ quan Bộ phụ thuộc rất nhiều vào việc tổchức khoa học hoạt động trong văn phòng Bộ, trước hết phải phụ thuộc vàoviệc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp trong Văn phòng Bộ.Công tác tham mưu, tổng hợp có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng,không có công tác tham mưu, tổng hợp sẽ không tham mưu, tổng hợp đượccác chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ quan bộ cũng như của bộ,ngành Như vậy Lãnh đạo Bộ sẽ không có cơ sở để lãnh đạo, điều hành giải

quyết các công việc một cách khoa học và có hiệu quả Nếu không tổng hợpđược đầy đủ và chính xác nguồn tài chính cũng như cơ sở vật chất trang thiết

bị của cơ quan thì không có căn cứ để xây dựng dự toán ngân sách hàng năm,như vậy không đảm bảo được kinh phí và điều kiện làm việc khi triển khai,thực hiện chương trình công tác…

Nghiên cứu về tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Vănphòng Bộ Nội vụ nhằm phục vụ sự lãnh đạo, điều hành công việc của Lãnhđạo Bộ Nội vụ, đáp ứng được yêu cầu đặt ra và phù hợp với xu thế phát triển

có ý nghĩa thiết thực và cần thiết Chính vì những lý do trên, tôi đã lựa chọn

đề tài “Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng

Bộ Nội vụ” để nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp cao học của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay có rất nhiều tài liệu giới thiệu về công tác văn phòng, quản trịvăn phòng trong đó có hoạt động tổng hợp thông tin trong văn phòng Trongcác cơ quan nhà nước, trong những năm qua đã có một số đề tài nghiên cứu

về công tác tổng hợp trong hoạt động của văn phòng như:

- Cuốn sách “Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang

bộ, cơ quan thuộc Chính phủ” của TS Văn Tất Thu (Nxb Chính trị Quốc gia

-Sự thật, Hà Nội, 2011) Đây là cuốn sách chuyên khảo được tác giả biên soạntrên cơ sở các kết quả nghiên cứu khoa học và kinh nghiệm thực tiễn nhiềunăm làm công tác văn phòng Cuốn sách đi sâu phân tích cơ sở lý luận, kinhnghiệm thực tiễn và thực trạng về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của vănphòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Những kết luận trongcuốn sách rất có ý nghĩa đối với các nhà quản lý và nhà khoa học Đặc biệt rấtđáng chú ý là trong Chương II của cuốn sách này có một mục nói về vị trí, vaitrò, nội dung, nhiệm vụ, yêu cầu, nguyên tắc của công tác tham mưu, tổnghợp của văn phòng cấp Bộ, cơ quan ngang Bộ

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ của TS Văn Tất Thu: “Nghiên cứuhoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ sự chỉ đạo, điềuhành của Lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính”, năm 2009…

- Luận văn Thạc sĩ “Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng các cơquan hành chính nhà nước cấp bộ trong nền kinh tế trí thức”, tác giả Bùi ThịNgọc Hiền, năm 2007 Luận văn đã làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về côngtác tham mưu, tổng hợp của văn phòng và đã đưa ra những đánh giá về thựctrạng công tác tham mưu, tổng hợp cũng như các giải pháp cho công tác này ởVăn phòng Bộ gắn với nền kinh tế tri thức

- Đề tài: “Công tác tham mưu và điều hành hoạt động tại văn phòngUBND tỉnh Bắc Kạn” Luận văn thạc sĩ của Hà Thị Thu, năm 2014 tại Họcviện Hành chính Quốc gia

- Đề tài “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ Nội vụtrong điều kiện cải cách hành chính” Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Đức Tuấn.Trong luận văn này, tác giả đã làm rõ cơ sở khoa học và thực trạng tổ chức vàhoạt động của văn phòng Bộ Nội vụ từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện

tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hànhchính

- “Nâng cao chất lượng công tác tham mưu” tác giả Hiền Hòa, đăng trênBáo điện tử Đảng cộng sản Việt Nam, năm 2014

- “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu nghiệpvụ”, tác giả Nguyễn Văn Dương, đăng trên báo điện tử Hải quan QuảngNam, năm 2012

Các luận văn nói trên đã nghiên cứu và giải quyết khá nhiều vấn đề liênquan đển hoạt động của Văn phòng Bộ Tuy nhiên, đây vẫn là nội dung còncần phải tiếp tục nghiên cứu, đặc biệt là chức năng tham mưu, tổng hợp củaVăn phòng Bộ

Qua tìm hiểu học viên nhận thấy mặc dù đã có rất nhiều các công trìnhnghiên cứu, sách, giáo trình và luận văn của học viên khác viết về văn

phòng, hoạt động văn phòng, chức năng của văn phòng nhưng hầu như chưa

có một đề tài nào nghiên cứu chuyên sâu về công tác tham mưu, tổng hợptrong hoạt động của Văn phòng Bộ và đặc biệt chưa có đề tài nào nghiên cứu

về công tác tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp củaVăn phòng

Bộ Nội vụ Vì vậy, luận văn của tác giả hướng đển nghiên cứu hệ thống lýthuyết về tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng

Bộ Nội vụ, phân tích thực trạng hiện nay và đưa ra những phương hướng,giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợpcủaVăn phòng Bộ Nội vụ

3 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổchức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ để có cơ sởkhoa học đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổnghợp của Văn phòng Bộ Nội vụ

Từ đó đề xuất, kiến nghị các giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chứcnăng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay

4 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện được mục tiêu đặt ra, đề tài tập trung hoàn thành nhữngnhiệm vụ chủ yếu như sau:

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức thực hiện chức năng thammưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

- Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu,tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ Chỉ rõ ưu điểm, hạn chế, bất cập.Nguyên nhân của các hạn chế, bất cập trong việc tổ chức thực hiện chức năngtham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ

- Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức, thực hiện chứcnăng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là lĩnh vực hoạt động của văn phòng,trong đó tập trung chủ yếu là công tác tham mưu, tổng hợp từ thực tiễn Vănphòng Bộ Nội vụ; thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổnghợp của Văn phòng Bộ; thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức,nhân viên làm công tác tham mưu, tổng hợp trong Văn phòng Bộ

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Giới hạn về nội dung nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công táctham mưu, tổng hợp trong hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ của Việt Nam; Giới hạn về thời gian nghiên cứu: đề tài nghiên cứu chức năng thammưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ từ năm 2015 đến nay

Giới hạn về không gian nghiên cứu: đề tài nghiên cứu tại Văn phòng BộNội vụ

6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu

6.1 Nguồn tư liệu để nghiên cứu đề tài:

Để thực hiện luận văn này, tác giả đã sử dụng các nguồn tư liệu sau đây: Nguồn tư liệu phục vụ nghiên cứu đề tài là các văn kiện, văn bản của Đảng,Chính phủ, các Bộ, ngành quy định về văn phòng và công tác văn phòng

Các tài liệu về lý luận văn phòng và quản trị văn phòng

Các tài liệu, sách báo, bài giảng liên quan đển công tác tổng hợp trongvăn phòng

Các đề tài nghiên cứu khoa học về văn phòng và quản trị văn phòng,chuyên ngành hành chính công, chuyên ngành văn thư lưu trữ đã đượcnghiệm thu cũng góp phần giúp tác giả nhận thức được rõ hơn về thực trạngcông tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp của Vănphòng Bộ Nội vụ nói riêng

Các quy chế pháp lý: Các văn bản quy định của Nhà nước, Bộ, ngành vềvăn phòng, công tác tham mưu, tổng hợp, quản lý thông tin, công tác văn thưlưu trữ…

6.2 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, trong quá trình thựchiện luận văn, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau:

Phương pháp luận: Dựa trên cơ sở lý luận duy vật biện chứng và duy vật

lịch sử

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Là phương pháp tác giả sử dụng để

phân tích về tình hình tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp củaVăn phòng Bộ Nội vụ, từ đó đưa ra đề xuất, giải pháp về những vấn đề cầnkhắc phục và tiếp tục thay đổi

Phương pháp khảo sát thực tế: Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thông

tin phục vụ cho việc viết luận văn tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế về “Tổchức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ”

Các phương pháp khác: Tác giả còn sử dụng phương pháp thống kê, so

sánh, hệ thống hóa, phương pháp nghiên cứu tài liệu

7 Đóng góp của luận văn

7.1 Về mặt khoa học:

Đề tài nghiên cứu có ý nghĩa khoa học, nghiên cứu một các bài bản và

hệ thống công tác tham mưu, tổng hợp trong hoạt động của Văn phòng Bộ,trình bày được vị trí, vai trò, tầm quan trọng cũng như thực trạng tổ chức thựchiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ góp phần làm rõ cơ sở

lý luận về chức năng tham mưu, tổng hợp trong hoạt động của văn phòng các

cơ quan, tổ chức và khả năng áp dụng các lý luận đó vào thực tiễn

7.2 Về mặt thực tiễn:

Luận văn khảo sát tình hình thực tiễn và đánh giá thực trạng tổ chức thựchiện chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng để từ đó đưa ra các giảipháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp trong Văn

phòng Bộ giúp Lãnh đạo Bộ Nội vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc cóhiệu quả.

Kết quả nghiên cứu của Đề tài có thể làm tư liệu tham khảo

8 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và mục lục, luận văngồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận về tổ chức thực hiện chức năng thammưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

Chương 2: Thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợpcủa Văn phòng Bộ Nội vụ

Chương 3: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chứcnăng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG BỘ 1.1 Một số khái niệm: Văn phòng, tham mưu, tổng hợp; chức năng tham mưu, tổng hợp; tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

1.1.1 Khái niệm về Văn phòng

Khi một tổ chức ra đời, dù tồn tại theo quy mô nhỏ hay lớn đều hướngđển một mục tiêu và chiến lược phát triển nào đó Để đạt được mục tiêu, tầmnhìn hay chiến lược đặt ra tổ chức đó phải được quản trị khoa học và hợp lý.Trong quá trình đó, các nhà quản trị tiến hành sắp xếp cơ cấu tổ chức và điềuhành chúng để đạt được mục tiêu đề ra Khi tổ chức các hoạt động cũng là khicác nhà quản trị phải thực hiện rất nhiều công việc phức tạp, xử lý nhiềuthông tin Để điều hành tổ chức đạt hiệu quả, các nhà quản trị thường dựa vào

bộ phận hỗ trợ, tham mưu để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cũng nhưđảm bảo các yêu cầu khác về mặt cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quannhư nhà cửa, thiết bị, phương tiện, thông tin… Văn phòng là một bộ phận cóchức năng như vậy và nó tồn tại như một yêu cầu cần thiết cho bất cứ một tổchức nào

Tuy nhiên, cho đển nay định nghĩa về văn phòng vẫn còn có nhữngquan niệm khác nhau do đặc thù chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổchức

Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên giải thích “Vănphòng là bộ phận phụ trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan” Theo cáchđịnh nghĩa này, văn phòng là bộ phận phụ trách công việc liên quan đển giấy

tờ, hành chính Trên thực tế, khái niệm này chưa nói lên được đầy đủ côngviệc và chức năng thực sự của của văn phòng

Khái niệm “văn phòng” còn có thể bao gồm những nội dung sau:

Thứ nhất,văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơquan có chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ

quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng,những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.

Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị,

là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,

có yêu cầu giao tiếp qua đại diện của mình như nghị sĩ quốc hội, tổnggiám đốc, giám đốc, chủ tịch nước…

Thứ tư, “văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức,trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy

tờ, tức là những công việc liên quan đển công tác văn thư” [17, tr.9]

Thứ năm, theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ tráchcông việc, giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [38, tr.1797]

Thứ sáu, cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phậnthuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hànhchính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu,cho một cơ quan, một tổ chức Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi

là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư - Lưu trữ” hay bộ phận

“Văn thư - Lễ tân”

Các cách hiểu trên đều phản ánh được những khía cạnh khác nhau củavăn phòng và hoạt động “văn phòng” nhưng chưa có sự đánh giá toàn diện vềhoạt động của văn phòng Học viên cho rằng trong hoạt động quản lý hànhchính cần có sự đánh giá đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn ra tại bộphận này trong các cơ quan, tổ chức để từ đó có một nhận định thống nhất vàtoàn diện hơn về tổ chức văn phòng

Nếu xem xét văn phòng từ góc độ hệ thống có thể thấy công tác vănphòng bao gồm nhiều tác nghiệp có quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi hoạt độngtác nghiệp đều ảnh hưởng đển kết quả đầu ra của văn phòng Ở tác nghiệp đầuvào, đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộcác nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi

trường theo các phương án khác nhau nhằm giúp cho lãnh đạo thu được cáckết quả tối ưu trong từng hoạt động của tổ chức Đây chính là một trongnhững hoạt động đặc thù của công tác văn phòng Ở tác nghiệp đầu ra, đó làcác hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập và xử lý các thông tin phản hồitrong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của người lãnh đạo Toàn bộnhững hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện công tác tổ chức điều hành cơquan, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng thông tin để giải quyếtcác nhiệm vụ của tổ chức.

Từ nhiều cách hiểu trên về Văn phòng, có thể quan niệm “Văn phòng là

bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý, cung cấpthông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậucần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổchức”

Vị trí, vai trò của văn phòng và của văn phòng Bộ

Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình thực hiện cáchoạt động của cơ quan Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồntại của cơ quan Toàn bộ công việc trong quá trình hoạt động thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của văn phòng được gọi chung là công tác văn phòng Côngtác văn phòng có vai trò rất quan trọng trong điều hành công việc ở mỗi cơquan, cụ thể:

Thứ nhất, văn phòng là bộ phận tiếp xúc và trợ giúp trực tiếp cho lãnhđạo, có quan hệ mật thiết và gần gũi nhất với lãnh đạo Văn phòng làđơn vị hoạt động thường xuyên, liên tục và đồng hành cũng lãnh đạotrong mọi hoạt động của cơ quan Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốnthực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình phải tổ chức tốt công tác vănphòng Văn phòng được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp lãnh đạođiều hành quản lý hoạt động của cơ quan thông suốt và có hiệu quả

Thứ hai, văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc kết nối cácmối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của lãnh

đạo Nếu công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi trongviệc thiết lập các mối quan hệ của cơ quan, đơn vị.

Thứ ba, văn phòng góp phần đắc lực vào việc tạo nề nếp làm việckhoa học trong cơ quan và nâng cao năng suất lao động của đơn vị.Trong cơ quan được chia thành nhiều đơn vị tổ chức, mỗi đơn vị lại cónhững chức năng, nhiệm vụ riêng Tuy nhiên, sự riêng biệt đó chỉ có tínhtương đối vì giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau Văn phòngchính là nơi giúp các nhà lãnh đạo điều hành, phối hợp hoạt động giữa cácđơn vị, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt

Với vị trí và những vai trò như trên đây, người ta nhận thấy văn phòng

là bộ phận không thể thiếu vắng trong một cơ quan, tổ chức Văn phòng ở mỗi

cơ quan được tổ chức theo các hình thức khác nhau tùy thuộc vào điều kiện

về vị trí, địa điểm, cơ sở vật chất và đặc thù của từng cơ quan, thậm chí cónhững cơ quan học còn thuê dịch vụ văn phòng từ bên ngoài cơ quan để phục

vụ cho những hoạt động của cơ quan Tuy nhiên, dù tồn tại theo hình thứcnào, văn phòng vẫn khẳng định một vai trò to lớn trong hoạt động của cơquan nói chung và với nhà quản lý nói riêng

Qua thực tế khảo sát và trực tiếp làm việc tại Văn phòng Bộ Nội vụ, tácgiả nhận thấy Văn phòng Bộ cũng có những đặc điểm và vị trí, vai trò đặc biệtnhư văn phòng của các cơ quan, tổ chức nói chung, đó là một bộ phần cấuthành và không thể thiếu trong tổ chức bộ máy của bộ Văn phòng Bộ là đơn

vị thuộc cơ cấu tổ chức bên trong của Bộ, có vị trí đặc biệt quan trọng thểhiện ở chỗ các đơn vị chức năng khác có thể có ở Bộ này mà không có ở Bộkhác, có thể sáp nhập, giải thể hoặc thành lập mới tùy theo yêu cầu, nhiệm vụcủa các bộ, ngành trong từng thời kỳ, duy chỉ có văn phòng thì ở bất cứ bộ,ngành nào cũng phải có, nó có vị trí, vai trò tương đối ổn định

Văn phòng Bộ chính là đầu mối thông tin, thông tin ra vào Bộ đều phảiqua bộ phận văn phòng, là trung tâm điều phối công việc giữa các đơn vị

trong cơ quan Bộ, trung tâm giao dịch công việc giữa cơ quan Bộ với các cơquan, đơn vị và tổ chức bên ngoài với người dân.

Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng thammưu giúp Bộ trưởng tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động chung của Bộ vàngành Nội vụ, tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, điềuphối chương trình làm việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng, các cơ quan,đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch công tác và theochỉ đạo của Bộ trưởng

Thực hiện nhiệm vụ giúp Bộ trưởng, các Thứ trưởng, truyền thông vàkiểm soát thủ tục hành chính, tham mưu quản lý, tổ chức thực hiện công tácthi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ; thường trực Ban Chỉ đạo xây dựng và

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO và hoạt động của BộNội vụ; quản trị công sở, ngân sách, tài chính, kế toán, tài vụ, phục vụ hậucần

1.1.2 Khái niệm về tham mưu, tổng hợp; chức năng tham mưu, tổng hợp;

tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

1.1.2.1 Khái niệm về tham mưu, tổng hợp; chức năng tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu, tổng hợp là khâu quan trọng và không thể thiếutrong công tác văn phòng của mỗi cơ quan, tổ chức

Theo nghĩa gốc, tham mưu là một từ Hán - Việt chỉ người, tổ chức tham

dự việc vạch mưu kế cho lãnh đạo, người cầm quyền.“Tham” có nghĩa là dựvào, góp vào, “mưu” là kế hoạch, kế sách.(Nguyễn Lân: Từ điển từ và ngữHán - Việt, NXB Văn học, Hà Nội, 2003, tr 583)

Theo PGS.TS Văn Tất Thu: “Tham mưu là hiến kế, kiến nghị và đề xuất đưa ra các ý tưởng, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và giải pháp hữu hiệu trong việc đề ra và tổ chức thực hiện

kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn trong năm của cơ quan, tổ chức đơn

vị đạt kết quả cao nhất”.

Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri: “Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định”.

Tham mưu là một hoạt động mang tính chuyên nghiệp, chuyên tráchcủa một cá nhân hoặc một bộ phận chuyên trách trong tổ chức, phục vụ cholãnh đạo trong việc ban hành quyết định, tổ chức thực hiện quyết định thôngqua việc thực hiện công tác tiếp nhận và phân tích thông tin, từ đó đề xuấtphương án giải quyết đúng đắn, hiệu quả và chất lượng trong một lĩnh vựcchuyên môn nhất định Bộ phận tham mưu có đặc thù luôn ở vị trí trợ giúpmột chủ thể là nhà lãnh đạo, quản lý Chính những đặc điểm, yêu cầu mới củachủ thể lãnh đạo sẽ quyết định tính chất, đặc điểm của đội ngũ tham mưu

Với vị trí là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòngđược coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điềuhành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Trên cơ sở thông tin đã đượcthu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm

vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp

lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thờinhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản

lý và điều hành Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, trên cơ sở các quyđịnh của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chứcnăng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trìnhnghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trìnhtuyển dụng ,quy trình kiểm soát Tất cả các quy định đó nếu được xây dựng

và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trongcông tác quản lý và điều hành của lãnh đạo Bên cạnh đó, trong các lĩnh vựcchuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu,kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án,biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu làcông việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức

Văn phòng có chức năng tham mưu trong việc tổ chức và điều hành côngviệc của cơ quan, tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trìnhcông tác, trong việc kiểm tra và thể thức trình bày văn bản và trực tiếp xâydựng các quy chế quản lý các lĩnh vực đặc thù của văn phòng cũng như côngtác thư ký giúp lãnh đạo cơ quan, công tác kế toán tài chính, công tác văn thưlưu trữ, công tác tổng hợp…

Về khái niệm tổng hợp, có thể hiểu tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết cáchiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc thành phần có mối quan hệ chặtchẽ thành một chỉnh thể Hay nói cách khác, tổng hợp là tập hợp tất cả nhữngriêng lẻ thành cái chung, như tổng hợp ý kiến trong hội nghị, hội thảo tổnghợp tình hình hoạt động, tổng hợp thông tin, số liệu… thành một chỉnh thểthống nhất

Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đển quá trình xâuchuỗi, liên kết tập hợp các sự vật, hiện tượng, cái riêng lẻ thành cái chung Côngtác tổng hợp trong văn phòng Bộ là toàn bộ công việc liên quan đển việc tổnghợp chương trình, kế hoạch công tác, tổng hợp các hoạt động của cơ quan, đơn

vị, tổng hợp tình hình, thông tin, số liệu, nguồn nhân lực… của cơ quan đơn vịphục vụ cho sự quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo Bộ và các bộ phận cóliên quan

Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báocáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biệnpháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt vàtổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quychế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được phân tích, xử lý,kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới cácđơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin Thông qua các thông tin của vănphòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơquan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó

có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác vàhợp lý.

Chức năng tổng hợp của Văn phòng Bộ có đặc thù khác với hoạt độngtổng hợp của các đơn vị chuyên môn khác Nếu như các đơn vị chuyên mônkhác chủ yếu tổng hợp ở một lĩnh vực chuyên sâu như tổ chức, xây dựng cơbản, tài chính kế hoạch… thì hoạt động tổng hợp của Văn phòng Bộ là sựtổng hợp thông tin về tổ chức điều phối các hoạt động chung của cơ quan

1.1.2.2 Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

Một cơ quan tổ chức, để hoạt động được hiệu quả phụ thuộc vào nhiềuyếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý Do vậy, những quyếtđịnh mang tính quyết định, người quản lý phải căn cứ vào các yếu tố kháchquan như những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý Những ý kiến đó đượcthu thập, chọn lọc đưa ra từ những thông tin được tổng hợp chung nhất nhằmcung cấp cho lãnh đạo những thông tin hiệu quả nhất để giải quyết kịp thời vàđúng đắn công việc của tổ chức Hoạt động này là rất cần thiết và hiệu quả vì

nó mang tính chất tham mưu chuyên sâu

Văn phòng Bộ có các chức năng chủ yếu bao gồm chức năng tham mưutrong tổ chức điều hành công việc, chức năng tổng hợp, chức năng quản trịhành chính và các chức năng khác mang tính đặc thù riêng của Văn phòng.Văn phòng Bộ có các nhiệm vụ cơ bản như xây dựng và tổ chức thực hiện cácchương trình, kế hoạch công tác; công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnhđạo; công tác thư ký giúp việc Lãnh đạo Bộ; công tác văn thư lưu trữ cơ quan,

tổ chức các cuộc giao ban, hội nghị hội thảo trong cơ quan Bộ, quản lý côngtác kế hoạch tài chính, đầu tư xây dựng cơ bản, quản trị hành chính…

Cũng như các chức năng khác, chức năng tham mưu, tổng hợp của vănphòng có những nội dung rất cụ thể liên quan đển quá trình tổ chức công việcthông tin và điều hành của một cơ quan, đơn vị

Đề xuất những vấn đề về cơ chế, chính sách, pháp luật thuộc chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan nghiên cứu, xây dựng, sửa đổi, bổ sung cho phùhợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Tham mưu, tổng hợp trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác, quy chế làm việc của cơ quan: Theo từ điển Tiếng việt của trung tâm

từ điển học do nhà xuất bản Đà Nẵng phát hành năm 2007: “Quy chế lànhững điều đã được quy định thành chế độ để mọi người theo đó mà thực hiệntrong những hoạt động nhất định nào đó” Trong hoạt động của cơ quan tổchức nói chung và văn phòng nói riêng, việc quy chế hóa các quy trình côngtác và tổ chức thực hiện đúng theo quy định có vai trò quan trọng trong việcđáp ứng được mục tiêu của tổ chức Đồng thời, quy chế làm việc cũng là căn

cứ chuẩn mực do tổ chức đề ra để đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động của tổchức đó

Tham mưu về công tác văn bản cho lãnh đạo cơ quan và chịu tráchnhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành Vănbản là phương tiện ghi tin và chuyển tin hữu hiệu và chính xác, thông tin tồntại trong văn bản bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý và quảnlý… Mọi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu

để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý Tuy vậy, việc biên soạn,ban hành, xử lý văn bản trong nhiều cơ quan nhà nước còn bộc lộ nhiều saisót cả về nội dung và hình thức Hiện nay đã có nhiều văn bản quy phạm phápluật quy định thống nhất việc ban hành văn bản quản lý nhà nước trong các cơquan Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc giúp lãnh đạo

cơ quan soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng quy trình thủtục và đạt được yêu cầu về nội dung và hình thức

Chuẩn bị chương trình, nội dung, đôn đốc các đơn vị liên quan thuộc

cơ quan chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo cơ quanvới các cơ quan khác; tổ chức ghi biên bản và lưu các hồ sơ các cuộc họp.Chủ trì cuộc họp với đơn vị cơ quan để thống nhất việc giải quyết các vấn đề

còn có ý kiến khác nhau; chủ trì tổ chức họp giao ban theo ủy quyền củalãnh đạo cơ quan.

Phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan hướng dẫn, kiểm tra việc thựchiện các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng cơ quan, việc chấp hành kỷ cương,

kỷ luật hành chính, quy định quản lý thông tin, báo cáo, nội quy, quy chế làmviệc của cơ quan, kiến nghị với lãnh đạo các giải pháp nhằm bảo đảm hiệu lựccủa các quyết định và quy định khác của cơ quan

Trình lãnh đạo cơ quan các dự án, đề án được giao; tổng hợp đánh giátình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan, kết quả thực hiện các

kế hoạch công tác đặt ra

Tổ chức cung cấp thông tin định kỳ hoặc đột xuất cho lãnh đạo cơquan: Thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sángsuốt, kịp thời, hiệu quả Người lãnh đạo không đủ thời gian để tự thu thập, xử

lý mọi nguồn thông tin được mà phải có sự trợ giúp là Văn phòng Văn phòngđược coi như “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn thông tinđển hay đi đều được tập trung xử lý tại Văn phòng Từ những nguồn thông tinđược tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo những kênh thích hợp đểchuyển phát hay lưu trữ Nếu thông tin được thu thập đầy đủ kịp thời, được

xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì người lãnh đạo sẽ có những quyếtđịnh hữu hiệu và ngược lại thông tin không kịp thời sẽ ảnh hưởng đển nhữngchủ trương của lãnh đạo

Tham mưu trong công tác hậu cần, công tác tài chính, quản lý vật tư, tàisản của cơ quan đơn vị: Đây là nhiệm vụ đặc thù của văn phòng Các nhu cầu

về hậu cần trong các cơ quan, đơn vị hết sức phong phú, đa dạng Nơi nào cóhoạt động, nơi ấy cần cung cấp các điều kiện, phương tiện và nguồn tài chính

để phục vụ hoạt động chung Trong công tác này, Văn phòng là đầu mối thammưu giúp lãnh đạo xây dựng, bố trí điều kiện làm việc cho phù hợp với cơquan, tổ chức Tham mưu trong công tác sử dụng nguồn ngân sách hợp lý,đúng quy định của nhà nước

Công tác tổng hợp gắn bó chặt chẽ với công tác tham mưu của vănphòng Bộ, không làm tốt công tác tổng hợp khó có thể làm tốt công tác thammưu Công tác tổng hợp trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của Văn phòng Bộ,của cơ quan Bộ có làm tốt thì mới có cơ sở để công tác tham mưu đảm bảochính xác, chất lượng và hiệu quả Công tác tổng hợp bao gồm những côngviệc chủ yếu sau đây:

Tổng hợp thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việccủa lãnh đạo Bộ và hoạt động chung của cơ quan Bộ;

Tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ;

Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan bộ, của

Bộ, ngành;

Tổng hợp nguồn kinh phí, tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kĩ thuật

cơ quan Bộ;

Tổng hợp nguồn nhân lực trong Văn phòng Bộ…

1.2 Mục đích, vai trò, tầm quan trọng của tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

1.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ hoạt động quản lý của Văn

phòng Bộ

Công tác tham mưu, tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnhđạo quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhànước Trong công tác hoạch định chủ trương, đường lối của Đảng, thể chế,chế độ chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội đều cần có sự thamgia của công tác tham mưu của các chuyên gia, các bộ phận chuyên môn, cácnhà khoa học để có thể tổng hợp lại đưa ra những phương án tốt nhất

Văn phòng Bộ có vai trò độc tôn tham mưu, tổng hợp cho Lãnh đạo Bộ

về các lĩnh vực quản lý do có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng, nó là đơn vị tổchức trực tiếp giúp Lãnh đạo Bộ điều hành công việc và các hoạt động chungcủa cơ quan Bộ Văn phòng Bộ sẽ là người được hỏi đầu tiên, đồng thời làngười hỏi cuối cùng trong việc điều hành, giải quyết công việc trong việc ra

và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý Chức năng tham mưu, tổng hợpcủa Văn phòng Bộ sẽ khác với các đơn vị chuyên môn khác thuộc và trựcthuộc Bộ vì đó là tham mưu, tổng hợp ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyếtđịnh các chế độ, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác…

Tham mưu, tổng hợp là một khâu quan trọng có vị trí trung tâm trong lãnhđạo quản lý Xét về việc hoạch định chính sách, tổ chức và điều hành thì nhàlãnh đạo dù giỏi đển mấy cũng không thể cùng một lúc nắm bắt và hiểu biết hếtlĩnh vực, không thể tự mình giải quyết một cách thông thái mọi vấn đề, nhất làvấn đề khó khăn, phức tạp nên khi quyết định một số vấn đề, nhất là vấn đề gìthường tham khảo ý kiến của cán bộ tham mưu giúp việc Bên cạnh đó, đề caotính dân chủ tránh đưa ra các quyết định mang tính chủ quan, duy ý chí, trongchỉ đạo, điều hành công việc, lãnh đạo rất coi trọng việc huy động và phát huynhững ý kiến đề xuất, những khả năng hiểu biết sâu rộng của cán bộ làm côngtác tham mưu, tổng hợp Do vậy có thể thấy công tác tham mưu, tổng hợp có vaitrò và ảnh hưởng lớn tới công tác quản lý của lãnh đạo Bộ

1.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp có vai trò định hướng triển khai thực

hiện các hoạt động của Văn phòng Bộ

Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp có tầm quan trọng đặc biệt trong quátrình hoạt động của các tổ chức Tham mưu, tổng hợp luôn gắn liền với dự báo,

đề xuất ra những phương án hiệu quả và có khả năng áp dụng, thực hiện, do đóchất lượng tham mưu càng cao thì việc khắc phục những khó khăn càng dễ dàng

và hiệu quả hơn Thước đo kết quả tham mưu, tổng hợp hiệu quả nhất là kết quả

đề xuất và thực hiện những công việc phục vụ lãnh đạo hoạch định đượcđường lối chiến lược phát triển của mình, tổ chức thực hiện và kiểm soát hiệuquả đường lối chiến lược đó

Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng được khẳng định tronghoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quantrọng của các cơ quan nhà nước Đối với văn phòng được quy định ở trongcác quyết định, quy chế của cơ quan tổ chức Chức năng tham mưu, tổng hợp

của văn phòng được xác định bởi những đặc thù của tổ chức và xuất phát từ vịtrí pháp lý của nó

1.3 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

1.3.1 Yêu cầu tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn

phòng Bộ

Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí vô cùng quantrọng đối với cơ quan, tổ chức, do vậy để công tác tham mưu, tổng hợp củavăn phòng đảm bảo chất lượng và hiệu quả, cần tuân thủ các yêu cầu cơ bảnsau:

1.3.1.1 Tham mưu, tổng hợp phải tuân thủ theo chủ chương đường lối

của Đảng, các chế độ chính sách của Nhà nước và các quy định của pháp luật.

Thực hiện yêu cầu này mọi tham mưu, tổng hợp cho Lãnh đạo Bộ phảiđảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, thực hiện theo chủtrương, đường lối của Đảng, chính sách của Nhà nước, phải biết cụ thể hóa vàphục vụ mục tiêu, chủ trương của Đảng và Nhà nước đã đưa ra

Nguyên tắc này yêu cầu mọi tham mưu, đề xuất cho Lãnh đạo Bộ trongchỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ cũng như các nhiệm vụ độtxuất của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho Bộ phải dựa trên cơ sởcác quy định hiện hành của pháp luật, trong khuôn khổ của pháp luật, theođúng các quy định của pháp luật, không được phá rào, lách luật, không đượctùy tiện theo suy nghĩ chủ quan hay mong muốn cá nhân

Tham mưu, đề xuất cho Lãnh đạo Bộ phải đảm bảo đúng luật, đây lànguyên tắc trong hoạt động công vụ, trong quản lý, chỉ đạo điều hành côngviệc của các cơ quan nhà nước Tham mưu sai, trái với quy định của pháp luật

sẽ không thể lường trước được hết hậu quả và tác hại xảy ra Tham mưu sai sẽrất nguy hại, vì có cái sai có thể sửa chữa, khắc phục được, có cái sai chỉ ảnhhưởng trong phạm vi cơ quan, đơn vị nhưng lại có những cái sai gây ảnhhưởng rất nghiêm trọng, gây ảnh hưởng làm mất uy tín, danh dự của cả Bộ,

ngành, lĩnh vực, cả nước Do vậy, muốn tham mưu đúng quy định của phápluật, chế độ chính sách của nhà nước đòi hỏi cán bộ, công chức, viên chứclàm công tác tham mưu, tổng hợp phải nghiên cứu, tìm tòi, nắm chắc các vănbản quy phạm pháp luật, văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Bộ, ngành lĩnh vực, các văn quy định chế độ, chính sách của Nhà nước để

có thể vận dụng khai thác và sáng tạo tối đa các chính sách đó để phù hợp vớiviệc tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ của Bộ

1.3.1.2 Đảm bảo chất lượng trong tham mưu, tổng hợp

Tham mưu, tổng hợp phải đảm bảo chất lượng, tổng hợp đầy đủ chínhxác kịp thời thông tin, tư liệu, tình hình về kế hoạch công tác, về nhân sự, tàichính, tài sản giúp cho việc quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ cũngnhư các hoạt động chung của cơ quan Bộ

Để tham mưu, tổng hợp có chất lượng, đảm bảo chính xác và đúng cán

bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp phải vững về chính trị, giỏi về chuyênmôn, nghiệp vụ, phải có đủ tri thức sâu rộng về các lĩnh vực mà mình phụtrách tham mưu, tổng hợp, phải có đầy đủ thông tin, kể cả những thông tinquá khứ, thông tin hiện tại, thông tin dự báo về lĩnh vực đó và các lĩnh vực cóliên quan Phải nắm chắc được các chủ trương, đường lối của Đảng, quy địnhcủa pháp luật và các quy định trong chế độ chính sách

Bên cạnh đó cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp phải có tínhchuyên nghiệp cao Đây là điểm mạnh của công tác tham mưu, tổng hợp màngười quản lý cần Người lãnh đạo hơn người tham mưu, tổng hợp ở sự kháiquát, ở tầm bao quát toàn thể, toàn cục nhưng lại kém người tham mưu, tổnghợp ở sự chuyên sâu, cụ thể và những kỹ năng, nghiệp vụ cần thiết Có thểhình dung mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp với lãnh đạo là sự gắn bóhữu cơ, tất yếu của quá trình ra các quyết định của lãnh đạo Tài năng và tráchnhiệm của cán bộ tham mưu, tổng hợp là khả năng chuyên sâu, khái quát đểđưa ra những phương án, kế hoạch, chương trình và tính toán dự báo có căn

cứ về tính hiệu quả và hệ quả của từng chương trình, phương án Tài năng và

trách nhiệm của nhà lãnh đạo là biết lắng nghe, biết so sánh, biết thảo luận vàcuối cùng là lựa chọn phương án thích hợp nhất

Đảm bảo chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp là yêu cầu có tínhbắt buộc khi thực hiện tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo điều hành các mặthoạt động của tổ chức

1.3.1.3 Đảm bảo tính khả thi và khả năng thực hiện trong công tác tham mưu, tổng hợp

Tham mưu, tổng hợp đề ra chủ trương, đường lối, mục tiêu nhiệm vụđúng, chính xác quan trọng nhưng chưa đủ mà tham mưu, tổng hợp còn phảiđảm bảo tính khả thi Khi tham mưu, tổng hợp phải tính toán chính xác cácnguồn lực như nguồn lực lao động, vật chất, kỹ thuật, thời gian thực hiện vàcác điều kiện khác để hoàn thành mục tiêu đã đề ra Mục tiêu càng lớnnhiệm vụ càng phức tạp thì nguồn lực và vật chất kỹ thuật càng phải đầu tưnhiều hơn Ngoài ra phải lường trước được những khó khăn, rủi ro, kể cảkhách quan và chủ quan để có thể chủ động đề xuất các giải pháp dự phòngngăn chặn và khắc phục kịp thời Mục tiêu, nhiệm vụ công việc và hoạt độngcủa cơ quan đặt ra đển đâu thì giải pháp thực hiện phải được đưa ra đển đó.Không đề ra được các giải pháp hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu nhiệm

vụ đã đề ra thì khó có thể nói việc tham mưu, tổng hợp là có hiệu quả

Yêu cầu này đòi hỏi khi tham mưu, tổng hợp đề xuất các chức năngnhiệm vụ của cơ quan tổ chức cần phải bám sát thực tế, phân tích thực trạngcác hoạt động để triển khai thực hiện chức năng nhiệm vụ đó Thực trạng cácquy định pháp lý, thực trạng đội ngũ cán bộ, thực trạng tổ chức và hoạt động

tổ chức bộ máy được giao nhiệm vụ thực hiện; đồng thời chỉ ra được nhữngmặt tích cực, những điểm còn hạn chế, nêu được nguyên nhân và đề xuất cácbiện pháp khắc phục Khi tham mưu, tổng hợp, đề xuất không được chủquan, duy ý chí, không lồng những mong muốn cá nhân vào trong thammưu, tổng hợp

1.3.1.4 Tham mưu, tổng hợp phải đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính

Yêu cầu cải cách hành chính đặt ra đối với công tác tham mưu, tổnghợp của văn phòng trước hết là phải đề cao trách nhiệm xây dựng và hoànthiện hệ thống thể chế nhằm tạo cơ sở pháp lý đầy đủ đảm bảo cho tổ chứchoạt động Cải cách hành chính trong cơ quan hành chính nhà nước trước hết

là bắt đầu từ việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong công tác của vănphòng Cụ thể trong các quy trình xử lý văn bản đi đển, quy trình trình ký, banhành văn bản đi, chuẩn hóa thủ tục ban hành văn bản Trong tham mưu, tổnghợp xây dựng các quy chế, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động của tổchức

1.3.2 Nguyên tắc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của

Văn phòng Bộ

1.3.2.1 Nguyên tắc đảm bảo cơ sở khoa học và tính khách quan

Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu đảm bảo chất lượng chính xác củacác vấn đề tham mưu, tổng hợp Chỉ trên cơ sở phân tích các luận cứ khoa học,những cơ sở lý luận và thực tiễn của nhiệm vụ, công việc được giao mới có thểtham mưu, tổng hợp đề xuất được các chương trình, kế hoạch và các giải phápthực hiện hữu hiệu Nguyên tắc khách quan yêu cầu phải xuất phát từ thực tế,thực trạng khách quan nhiệm vụ của cơ quan Bộ đang giải quyết, khả nănghiện thực, điều kiện, năng lực thực tế của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chứccác nguồn lực và điều kiện cơ sở vật chất để kiến nghị giải pháp thực hiện Nóicách khác là thực tại khách quan của cơ quan đơn vị của Bộ đển đâu thì thammưu, tổng hợp đề xuất các nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và các giải phápthực hiện đển đó Tôn trọng nguyên tắc khách quan thì sẽ loại bỏ được các yếu

tố chủ quan, duy ý chí và lồng các ý muốn và tham vọng cá nhân trong thammưu, đề xuất giải quyết công việc của cơ quan đơn vị

Trong tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo phải tuân theo ý kiến chỉ đạocủa lãnh đạo Song, việc tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo quản lý cũngphải theo nguyên tắc nhất định Đồng thời, phải có chính kiến bảo vệ được,

giữ được các suy nghĩ, các kiến nghị đề xuất có tính chất độc lập của mình.Nếu nhất nhất theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thì vai trò, bổn phận và tráchnhiệm tham mưu, tổng hợp của cá nhân, của đơn vị không còn nữa hoặckhông được đánh giá cao.

1.3.2.2 Nguyên tắc đảm bảo tính trung thực, thẳng thắn trong tham mưu, tổng hợp

Tham mưu, tổng hợp phải đủ tri thức và và đủ trung thực để tham mưuđúng, tham mưu trúng và tham mưu chính xác Nguyên tắc tham mưu, tổnghợp phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết luận và quyết địnhcủa lãnh đạo được chính xác và có chất lượng cao

Đây là nguyên tắc quan trọng của công tác tham mưu, tổng hợp, nóđảm bảo cho công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo được chính xác.Nguyên tắc này đòi hỏi cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp phải có đủtri thức, đạo đức, tính trung thực trong thực thi công vụ Nếu tham mưu khôngtrung thực sẽ dẫn đển những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyếtđịnh của lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đển hiệu lực, hiệu quả quản lý, đển kếtquả chỉ đạo, điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị Thammưu, tổng hợp không trung thực sẽ dẫn đển các đề xuất lệch lạc, không chínhxác, không đủ độ tin cậy để lãnh đạo ra các quyết định quản lý Nếu lãnh đạovẫn dựa trên những ý kiến tham mưu, tổng hợp không trung thực để ra cácquyết định quản lý sẽ không tránh khỏi các sai lầm và thất bại

1.3.2.3 Nguyên tắc đề cao trách nhiệm trong công tác tham mưu, tổng hợp

Cần phải đảm bảo nguyên tắc đề cao trách nhiệm trong công tác thammưu, tổng hợp để việc đề xuất tham mưu, tổng hợp bảo đảm đúng chủ trương,quan điểm, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước,đảm bảotính khoa học, khách quan và trung thực Đề cao trách nhiệm cá nhân là tưchất, là bản lĩnh không thể thiếu được của người làm công tác tham mưu, tổnghợp Đòi hỏi người làm công tác này phải cam kết và chịu trách nhiệm cánhân về những vấn đề do mình tham mưu, đề xuất Khi tham mưu, tổng hợp

đề xuất cho lãnh đạo tổ chức quyết định một vấn đề quan trọng mang tính hệthống, chiến lược, tập thể và cá nhân phải hết sức thận trọng, cân nhắc, tínhtoán thấu đáo, phải lường trước được các tình huống có thể xảy ra và phương

án khắc phục như thế nào Nếu tham mưu, đề xuất không đúng, không trúngthì từng cá nhân và tập thể phải kiểm điểm, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo,trước cơ quan, đơn vị, trước pháp luật.Đề cao trách nhiệm cá nhân trong côngtác tham mưu, tổng hợp chính là để hạn chế những sai lầm, rủi ro không đáng

có xảy ra

1.3.2.4 Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp

Nguyên tắc này yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp cho Lãnh đạo Bộquản lý, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ của Bộcũng như thực hiện các nhiệm vụ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giaocho Bộ phải xuất phát và dựa trên quan điểm toàn diện, tổng hợp nghĩa là phảixem xét một cách toàn diện, tất cả các mặt, các khía cạnh liên quan đển vấn

đề tham mưu, tổng hợp, không được phiến diện, bỏ sót kể cả những thông tintích cực lẫn thông tin tiêu cực, những hạn chế thiếu sót… Nếu không tổnghợp thông tin, tư liệu đầy đủ, toàn diện dẫn đển tình trạng làm cho lãnh đạothiếu thông tin, không có đủ căn cứ để xử lý, điều hành dẫn đển ra các quyếtđịnh thiếu chính xác trong quản lý

Khi tham mưu, tổng hợp về một vấn đề, nội dung nào đó phải xem xétmột cách toàn diện, vấn đề đó trong quá khứ đã được giải quyết như thế nào,hiện tại đang được triển khai thực hiện như thế nào và dự đoán tương lai sẽthế nào… và để triển khai thực hiện được thì cần phải có những điều kiện cụthể, nhất định về con người, điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật, về kinh phí, thờigian, cơ chế thực hiện Nếu giải quyết tốt vấn đề sẽ mang lại hiệu quả như thếnào và không giải quyết được sẽ gây hậu quả ra sao? Tất cả các yếu tố đó cầnphải đặt ra để nghiên cứu, tìm tòi đưa ra phương án giải quyết được tốt nhất

Tôn trọng nguyên tắc này sẽ khắc phục được các yếu tố chủ quanphiến diện, đảm bảo chất lượng các ý tưởng, kiếm nghị tham mưu đề xuấtcho lãnh đạo.

1.3.2.5 Nguyên tắc bảo đảm tính kịp thời

Đây là nguyên tắc phát sinh từ yêu cầu bảo đảm thông tin kịp thời cholãnh đạo và quản lý Lãnh đạo quản lý điều hành công việc của cơ quan Bộ,ngành diễn ra hàng ngày, hàng giờ, nhiều công việc, nhiều quyết định phải

xử lý, giải quyết, ban hành kịp thời, nếu không sẽ bị lỡ việc, lỡ kế hoạch vàmột khi bị lỡ việc, lỡ kế hoạch sẽ gây hảnh hưởng và tác hại đển uy tín vàchất lượng công việc của cơ quan Bộ,thậm chí là cả đất nước Thông tin tổnghợp được mà không được cung cấp kịp thời cho lãnh đạo sẽ không còn tácdụng

Trong thực tế, có những trường hợp tham mưu, tổng hợp cung cấp,phản ánh thông tin chậm gây hại lớn, hại không những cho cơ quan, cho Bộ

mà còn bị ảnh hưởng gây hại đển cả ngành, lĩnh vực khác

1.4 Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

1.4.1 Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn phòng Bộ

Chức năng tham mưu của Văn phòng Bộ khác với chức năng thammưu của các đơn vị chuyên môn khác thuộc Bộ đó là tham mưu, tổng hợp,tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn.Công tác tham mưu chủ yếu của văn phòng Bộ ở các hoạt động sau:

Tham mưu trong tổ chức điều hành công việc của Lãnh đạo Bộ, của

cơ quan Bộ, cụ thể là tham mưu xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện cácchương trình về kế hoạch công tác; giúp Lãnh đạo Bộ chỉ đạo và điều hànhcông việc của cơ quan một cách chặt chẽ và thống nhất

Tham mưu, đề xuất Lãnh đạo Bộ và Hội đồng thi đua khen thưởng

cụ thể hóa chương trình, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về

lĩnh vực thi đua, khen thưởng của Bộ, ngành Nội vụ Tham mưu xây dựngchương trình kế hoạch, nội dung phát động các phong trào thi đua trong Bộ

và ngành Nội vụ; tham mưu xây dựng văn bản hướng dẫn công tác thi đuatheo quy định của pháp luật

Tham mưu trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Kiểm tra thể thức, quy trình, thủ tục và tham mưu thẩm định nội dung dựthảo các văn bản, đề án dự án trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành.Tham mưu trong công tác văn thư lưu trữ cơ quan, công tác tổ chức hộinghị, hội thảo của cơ quan

Tham mưu trong công tác kế hoạch, tài chính tài vụ của cơ quan

Tham mưu trong công tác quản trị hành chính và công tác thi đua khenthưởng của cơ quan Bộ, ngành

1.4.2 Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tổng hợp của Văn

phòng Bộ

Công tác tổng hợp gắn bó chặt chẽ với công tác tham mưu của Vănphòng Bộ, không làm tốt công tác tổng hợp khó có thể làm tốt công tác thammưu Công tác tổng hợp trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của Văn phòng Bộ,của cơ quan Bộ có làm tốt thì mới có cơ sở để công tác tham mưu đảm bảochính xác, chất lượng và hiệu quả Công tác tổng hợp bao gồm những côngviệc chủ yếu sau đây:

Tổng hợp thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành côngviệc của Lãnh đạo Bộ và hoạt động chung của cơ quan Bộ;

Tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ;

Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan bộ,của Bộ, ngành;

Tổng hợp nguồn kinh phí, tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kĩthuật cơ quan Bộ;

Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng và truyền thông Tổng hợp, báocáo và đề xuất với Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách những vấn đề cần xử lýqua phản ánh của báo chí, dư luận xã hội có liên quan đển Bộ, ngành Nội vụ.

Tổng hợp nguồn nhân lực trong Văn phòng Bộ…

1.5 Tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

1.5.1 Quan điểm và nguyên tắc tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức

năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

1.5.1.1 Quan điểm tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

Cơ sở khoa học tổ chức bộ máy, nhân sự của Văn phòng Bộ nói chung và

bộ máy, nhân sự tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Vănphòng Bộ nói riêng chính là cơ sở lý luận và thực tiễn xác định cơ cấu tổ chức

bộ máy của Văn phòng Bộ Tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ cũng như bất

kỳ tổ chức bộ máy của một cơ quan, đơn vị nào về mặt lý luận đều phải dựatrên những quan điểm hay phương pháp luận khoa học và những nguyên tắcthống nhất Qua việc nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và thực tiễn tổ chức bộmáy Văn phòng Bộ, tác giả nhận thấy để tổ chức được bộ máy, nhân sự tối ưu

tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp có hiệu quả, chất lượng cầnphải dựa trên quan điểm cơ bản như sau:

Trước hết là quan điểm toàn diện yêu cầu khi xây dựng bộ máy nhân sựlàm công tác tham mưu, tổng hợp trong Văn phòng Bộ và cần phải xem xéttất cả các yếu tố ảnh hưởng đển việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụcủa nó Các yếu tố đó có quan hệ mật thiết với nhau thành các nhân tố và điềukiện khách quan quyết định mô hình tổ chức bộ máy và nhân sự của Văn phòng

Bộ Chọn được mô hình phù hợp sẽ tạo tiền đề hay những điều kiện cơ bản để

bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp cũng như Văn phòng Bộ thực hiệntốt chức năng, nhiệm vụ của mình

Tiếp theo là quan điểm phát triển yêu cầu khi thiết lập bộ máy, nhân sựlàm công tác tham mưu, tổng hợp không chỉ căn cứ vào yêu cầu, điều kiệnhiện tại mà cần phải đáp ứng được các yêu cầu phát sinh và các điều kiện thayđổi diễn ra liên tục theo hướng cải cách hoàn thiện bộ máy, tổ chức nhân sự.Quan điểm lịch sử đòi hỏi khi xác lập bộ máy hiện tại của Văn phòngphải xem xét bộ máy đó hình thành và phát triển trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan như thế nào.

Quan điểm hệ thống: Hệ thống là tập hợp những yếu tố, những bộ phận

có mối liên hệ qua lại với nhau tạo thành một chỉnh thể nhất định Áp dụngquan điểm hệ thống cho phép sắp xếp, tổ chức phân định chức năng, nhiệm vụhay tổ chức lao động trong Văn phòng Bộ một cách khoa học, khắc phụcđược sự chồng chéo giữa các bộ phận

1.5.1.2 Nguyên tắc tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

Cần phải xác định cơ cấu chủ thể quản lý xuất phát từ đối tượng quản lý,

từ chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của quản lý mà sắp xếp, tổ chức bộ máy.Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động, khối lượng công việc

để xác định tổ chức bộ máy, nhân sự tổ chức thực hiện chức năng tham mưu,tổng hợp cho phù hợp với thực tiễn

Tinh giản, tiết kiệm có hiệu lực và hiệu quả kinh tế, xã hội tối ưu.Nguyên tắc này yêu cầu bộ máy phải gọn nhẹ, ít đầu mối và không chồngchéo, trùng lắp chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận

Biên chế gọn nhẹ, tổ chức phân công lao động một cách khoa học, theođúng tiêu chuẩn chức danh

Bên cạnh đó, khi tổ chức bộ máy nhân sự thực hiện chức năng thammưu, tổng hợp cần phải tuân thủ các nguyên tắc khác như nguyên tắc thứ bậchành chính, nguyên tắc pháp chế, nguyên tắc tài chính…

1.5.2 Vai trò và yêu cầu chung về nguồn nhân lực thực hiện chức năng

tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

Đội ngũ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp trong Văn phòng Bộbao gồm có công chức lãnh đạo là Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Vănphòng Bộ; Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng; công chức thực hiện chứcnăng tham mưu, tổng hợp trong Văn phòng Bộ

Vai trò, vị trí, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Bộ xác định đặc điểm,đặc trưng, vai trò tầm quan trọng và yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ, côngchức làm việc trong Văn phòng Bộ Trong Văn phòng Bộ, đội ngũ cán bộ,công chức là nguồn nhân lực trực tiếp tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Bộtrong việc quản lý và điều hành công việc chung của Bộ có vai trò rất quantrọng Chất lượng hiệu quả của việc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu,tổng hợp của Văn phòng Bộ phục vụ cho các hoạt động chung của Bộ phụthuộc vào trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, côngchức làm việc trong Văn phòng Bộ Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Bộ

và của từng phòng thuộc Văn phòng Bộ là khác nhau, yêu cầu tuyển dụng và bốtrí cán bộ, công chức vào làm việc tại các phòng cũng phải khác nhau về chuyênmôn, nghiệp vụ

Bộ phận làm công tác tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợpcủa Văn phòng Bộ cần phải lựa chọn, tuyển dụng và bố trí cán bộ, công chứcphù hợp với trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ về tham mưu, tổnghợp đảm bảo yêu cầu, chất lượng công việc Ngoài việc am hiểu chuyên sâu

về chuyên môn, nghiệp vụ đòi hòi cán bộ, công chức thực hiện chức năngtham mưu, tổng hợp cần phải thành thạo các tác nghiệp hành chính, kỹ năngmềm, phương pháp làm việc khoa học, có tình thần trách nhiệm cao với côngviệc, không ngại khó ngại khổ

1.6 Các yếu tố ảnh hưởng đển tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ

Theo GS TSKH Nguyễn Văn Thâm công tác văn phòng nói chung bịảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau:

 Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan Cơ quan càng cónhiều đơn vị bên trong thì công việc càng phức tạp Nhưng cũng cókhi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả ở những trường hợp cơquan không có nhiều đơn vị mà là do chức năng của đơn vị đượcphân định chưa rõ ràng

 Thứ hai, ảnh hưởng đển chất lượng công tác của văn phòng chính làcon người làm việc trong cơ quan Nếu cán bộ trong cơ quan hiểu rõ

và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ được thực hiệnthuận lợi và ngược lại

 Thứ ba, hoạt động của văn phòng lệ thuộc vào quy chế hoạt động của

cơ quan nói chung và các quy định về công tác văn phòng nói riêng

 Thứ tư, “thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng của công việc,làm ảnh hưởng đển năng suất lao động hành chính trong cơ quan”.[30, tr.588]

Các yếu tố ảnh hưởng đển việc tổ chức thực hiện chức năng thammưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ cũng không nằm ngoài các yếu tố trên Vànhư vậy, đối với công tác tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp,con người hay đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp là một trongbốn yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả công việc

Để tổ chức thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp trong Vănphòng Bộ cần phải đảm bảo các điều kiện cơ bản sau:

 Thứ nhất, bộ máy Văn phòng Bộ phải được tổ chức phù hợp vớichức năng, nhiệm vụ được giao Đối với những cơ quan tổ chức cóquy mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng cần có đầy đủ các

bộ phận với một số lượng cán bộ, công chức cần thiết để thực thi mọi

công việc của văn phòng Đối với cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ vàcác hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng cóthể gọn nhẹ với một biên chế tối thiểu Mỗi người có thể kiêm nhiệmnhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng được những yêucầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó Trên thực tế, có nhiều trườnghợp tổ chức tồn tại không có văn phòng nhưng các hoạt động vănphòng được thực hiện đầy đủ bởi các đơn vị khác nhau trong tổ chức.

Ở phương diện này, trong Văn phòng Bộ công tác tuyển dụng, quản

lý cán bộ, công chức để đảm bảo tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm

vụ văn phòng có ý nghĩa vô cùng quan trọng Những cán bộ, côngchức làm công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ là ngườigóp phần đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chínhxác cho hoạt động của cơ quan và Lãnh đạo Bộ được thông suốt Đểđảm nhận và thực hiện tốt được nhiệm vụ này, đòi hỏi cán bộ, côngchức phải có năng lực và phẩm chất cần thiết như năng lực chuyênmôn, kỹ năng văn phòng, hiểu biết xã hội, yêu nghề, có trách nhiệmtrong công việc và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp… Để cóđược những năng lực và phẩm chất này, ngoài khả năng bẩm sinh,đòi hỏi cán bộ, công chức phải học tập và rèn luyện không ngừng

 Thứ hai, Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, phòng làm việc,phương tiện, trang thiết bị và các điều kiện vật chất khác tương ứngvới quy mô, tổ chức và khối lượng công việc văn phòng Nếu xemxét văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm các yếu tố vậtchất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người… tồn tạitrong cơ quan, tổ chức nhằm phục vụ cho hoạt động chung của cơquan tổ chức đạt được mục tiêu chung Còn nếu tìm hiểu văn phòng

ở trạng thái động, chúng ta có thể thấy văn phòng bao gồm toàn bộquá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đển đầu raphục vụ cho quá tình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan,

tổ chức