Đánh giá thực trạng chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng của công ty ôtô TNHH hải âu

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của côngty 3 1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo 3 1.3. Cơ cấu tổ chức của phòng 4 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 8 2.1 Côngtác tham mưu,tổng hợp 8 2.6 Công tác hậucần 16 2.7 Công tác bảo vệ và công tác tạpvụ 17 2.2 Sự khác nhau giữa chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính 18 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 20 3. Đánh giá ưu, nhược điểm 20 3.1. Ưu điểm 20 3.2. Nhược điểm 20 4. Giải pháp 22 4.1. Đối với doanh nghiệp 22 4.2. Đối với lãnh đạo phòng 22 KẾT LUẬN 23

1 LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn tơi, Trong suốt tồn q trình làm chun đề này, luôn nhận hướng dẫn tận tình ý kiến đóng góp Tơi bày tỏ cảm ơn chân thành đến giảng viên nhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ cho tơi kiến thức hữu ích, hỗ trợ tạo điều kiện cho tơi hồn thành khóa học Và cuối tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới người thân khuyến khích hỗ trợ tơi suốt q trình học tập nghiên cứu luận văn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ninh Bình, tháng năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn chuyên đề thực tập dựa nghiên cứu thực tiễn Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung chuyên đề Người viết cam đoan MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tham mưu – tổng hợp toàn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Công tác tham mưu tổng hợp hoạt động trợ giúp nhà lãnh đạo, nhà quản lý để họ đưa định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực hiệu Trong thực tế quan, tổ chức thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho hoạt động công tác thuận lợi Đồng thời việc làm tăng cường hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành hệ thống trợ giúp đắc lực cho nhà quản lý Ngoài phận tham mưu văn phòng có phận chun mơn, nghiệp vụ làm công tác tham mưu cho lãnh đạo lĩnh vực, vấn đề có tính chuyên sâu Công tác tham mưu nội dung quan trọng hoạt động văn phòng cơng ty Cơng tác tham mưu giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: Có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc Trước tình hình chọn đề tài “Đánh giá thực trạng chức tham mưu tổng hợp văn phòng cơng ty ôtô TNHH Hải Âu” làm đề tài tiểu luận Lịch sử nghiên cứu - Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hồn thành tốt nhiệm vụ thân - Góp phần tham mưu cho văn phòng giúp nâng cao chất lượng, hiệu công việc, đảm bảo tiến độ Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH tơ Hải Âu - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH tô Hải Âu Nhiệm vụ nghiên cứu - Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH tơ Hải Âu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội, mà chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thơng tin, tài liệu lưu trữ quan + Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn quan, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết cơng tác Văn phòng Trung tâm Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng quan phục vụ hệ thống quản lý nhà nước Giúp cho công việc kinh doanh phát triển công ty TNHH ô tô Hải Âu CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ơ TƠ HẢI ÂU 1.1 Lịch sử hình thành phát triển côngty Công ty TNHH ô tô Hải Âu thành lập năm 2012, tách từ cơng ty TNHH Thương Mại Tài Chính Hải ÂU(thành lập năm 1991) Trong suốt năm qua, công ty nhà phân phối thức thương hiệu xe tải cao cấp Chenglong thị trường Việt Nam Chenglong dòng sản phẩm cao cấp nhà máy DongFong Liễu Châu, tập đoàn sản xuất xe lớn & uy tín hàng đầu Trung Quốc Sản phẩm Hải Âu Chenglong đa dạng, công ty chuyên cung cấp dòng xe tải hạng nặng xe tải ben, xe tải thùng, xe đầu kéo, sơ mi romooc, xe trộn bê tơng, dòng xe chun dụng… Với doanh số bán xe năm hàng nghìn khơng ngừng tăng lên, cho thấy yêu mến tin tưởng quý khách hàng dành cho thương hiệu xe tải Hải Âu – Chenglong Lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH ô tô Hải Âu tự hào đơn vị triển khai xây dựng hệ thống showroom tiêu chuẩn 4s Việt Nam Cho đến nay, hệ thống showroom bán hàng công ty trải hầu hết khắp toàn quốc với showroom tiêu chuẩn 4S 22 showroom tiêu chuẩn 2S, chưa kể đến hệ thống 20 đại lý cấp tỉnh thàn Dịch vụ sau bán hàng Với phương trâm xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng triết lý kinh doanh ” Công ty TNHH ô tô Hải Âu lấy viêc phát triển dịch vụ sau bán hàng điều kiện tiên tạo nên khác biệt công ty Đến nay, Hải Âu – Chenglong có 50 trạm dịch vụ sửa chữa cung ứng phụ tùng toàn quốc, đội ngũ xe cứu hộ lưu động 24/24, cam kết cung cấp dịch vụ sửa chữa vòng tiếng, cung cấp phụ tùng thay vòng 48 tiếng CƠNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU Trụ sở Hà Nội Địa chỉ: Tầng 5, Tháp Tây,Tòa Nhà HanCorp Plaza,72 Trần Đăng Ninh, Cầu Giấy,Hà Nội 1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo Chủ tịch Hội đồng quản trị - Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị - Ngồi thành viên Hội đồng Quản trị 1.3 Cơ cấu tổ chức phòng Khơng tường khơ khan, văn phòng làm việc cơng ty, tập đồn lớn thực trở thành tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng niềm mơ ước nhân viên Trong không gian mở thoải mái vậy, nhân viên họ thoả sức sáng tạo để hồn thành cơng việc Ngồi chức nơi làm việc, văn phòng xem ngơi nhà thứ hai tất người cơng ty, điều cho thấy gắn kết nhân viên công ty lớn Vì vậy, cơng ty lớn, công ty đa quốc gia cố gắng để tạo môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó tất người để xây dựng tập thể đoàn kết, chung sức cho mục tiêu tổ chức Bên cạnh đó, văn phòng làm việc đóng vai trò quan trọng, mặt công ty Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng sâu sắc với họ văn phòng làm việc cơng ty Nói cách khác, văn phòng làm việc phải thể phong cách cá tính cơng ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng đối tác ghi nhớ thương hiệu công ty Cùng với yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn phòng làm việc yếu tố quan trọng hệ thống nhận diện thương hiệu tổ chức Vì việc thiết kế, trang trí sử dụng nội thất văn phòng phải tuân theo quy tắc định nhằm tạo hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ xuyên suốt Tổ chức Hành – Nhânsự Văn phòng cơng ty bao gồm: Trưởng phòng: 01người Bộ phận lái xe: 04người Phó trưởng phòng: 01người Bộ phận y tế: 02người Nhânviênvănthư,lưutrữ: 01người Bộ phận bảo vệ: 03người Bộ pận phận Bộ Bộ phận tạp vụ Bộ phận tổ chức Bộ y tếvệ bảo nhân phậ Bộ phận tạp vụ:03người Bộ phận tổ chức nhân sự: 02người Chức năngcụthểcủatừngbộphậntrênnhưsau: * Trưởng phòng - Là người đứng đầu phòng Tổ chức Hành – Nhân người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành tồn hoạt động phòng Trưởng phòng chịu trách nhiệm số cơng việc có tính chun mơn tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành tồn yếu tố có văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ thời kì hoạt động quan Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng ký sao, giấy đường, ký giấy giới thiệu (trong số lĩnhvực thông thường), thông báo… - Tham mưu cho Giám đốc hội đồng thi đua khen thưởng công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán cơng nhân viên phấn đấu hồn thành tồn diện vượt mức cơng việc, tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấptrênkhenthưởngniênhạn,khenthưởngthờikỳvàkhenthưởng độtxuất * Phó trưởng phòng - Là người giúp Trưởng phòng tổ chức điều hành số lĩnh vực văn phòng, kiêm nhiệm trưởng số phận văn phòng đảm nhiệm số cơng việc cụ thể Trưởng phòng giao Đồng thời Phó phòng cũnglàngườicóquyềnđiềuhànhcáccơngviệcthuộclĩnhvựcmìnhphụtráchnhưđối ngoại, phụ trách độixe… - Tham mưu đạo việc thực nội quy, quy chế công ty, biên tập quản lý văn bản, tài liệu, giấytờ… * Nhânviên vănthư,lưutrữ - Chịu trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan theo quy định củacơquanvàphápluật Nhà nước - Đảm bảo phát hành văn đi, đến thơng suốt kịp thời ngồi quan theo quy định quan phápluật - Quản lý sổ sách, thư từ bưu phẩm chuyển đến gửi quan, chuyểncôngvăn,bưuphẩmđếncáccánhân,đơnvị,bộphận - Phát hành văn hành ngồi quan, xử lý công văn theo phân công Trưởng phòng lưu trữ quy định loại văn theo quy trìnhlưutrữcủacơquan * Bộ phận tạpvụ - Có nhiệm vụ vệ sinh, lao cơng tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạchsẽ - Phục vụ nước phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc - Chăm sóc khu vườn công ty, thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh toàn mặt hành lang công ty đảm bảo khang trang, sạchđẹp * Bộ phận láixe 10 - Muasắmvănphòngphẩm,vậtvtư có ucầu - Theo dõi quản lý tài sản phòng cơng ty, đề xuất lên lãnh đạo công tác sửa chữa vậtdụng - Có kế hoạch đưa đón tiếp khách,bố trí ăn nghỉ cho khách có yêu cầu - Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo khách, quản lý bảo dưỡng kiểm tra độ an toàn xe theo quyđịnh - Thực số công việc theo phân cơng lãnh đạo vănphòng * Bộ phận ytế - Bộ phận có nhiệm vụ khám cấp thuốc, điều trị cho cán công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu chỗ, làm cơng tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán công nhânviên - Ln ln bố trí nhân viên thường trực để giải kịp thời trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính cấp cứu xảy lúcnào 10 15 điều hành công việc cách có hiệu Văn phòng cơng ty đầu mối thu thập xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa định tối ưu Thông tin thu thập bao gồm hai loại: - Thông tin có tính hệ thống: thơng tin đưa đến cho người nhận tin theo thời gian quy định trước với thông số chung Loại thông tin cơng ty thường báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh quý, năm, báo cáo tình hình lao động…Thơng tin chuyển giao nội cơng tythơngquahoạtđộngcủabộphậnvănthư.Cácbảnbáocáosaukhitrìnhvàđược lãnh đạo cơng ty phê duyệt chuyển xuống phận văn thư để phát hành tới phận, đơn vị phòng ban có liênquan - Thơng tin khơng có tính hệ thống: thông tin đưa đến cho người nhận không theo định kỳ thông báo kiện diễn khơng theo quy luật, nằm ngồi dự kiến người nhận tin Loại thông tin chủ yếu hình thức văn Đây hình thức chủ yếu mà cơng ty sử dụng để truyền thơng tin xuống cấp Thơng tin khơng có tính hệ thống chủ yếu bao gồm: định điều động, lệnh công tác, kế hoạch sản xuất kinh doanh phát hànhtớicácđơnvị,phòngbantrongcơngtythơngquabộphậnvănthư Tại cơng ty thông tin thu thập chủ yếu từ nguồn sau: - Hệ thống văn bản: Mọi thông tin từ cấp lãnh đạo xuống phòng ban chức đơn vị chủ yếu văn bản, tính xác cụ thể hóa cao Khi thơng tin đạo gửi vào mức độ cần thiết thơng tin mà tiến hành nhanh hay chậm Nói chung thời gian gửi văn đến phòng ban công ty từ 15-20 phút để thực thủ tục nhận thơng tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản…thơng tin chuyển giao chậm chí để đến cuối ngày làm việc.Thông thường thông tin nhân viên văn thư thu nhận vào buổi sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban chuyển ngaysau Sau thông tin xử lý truyền đạt tới đối tượng tiếp nhận Các thông tin truyền đạt đến đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản, 15 16 họp, hội nghị Công tác tổ chức hộinghị Việc tổ chức họp, hội nghị quan trọng hoạt động đối nội, đối ngoại cơng ty Nó thể khả giao tiếp lãnh đạo cán công nhân viên công ty với tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời định đến yếu tố thành công hợp đồng sản xuất kinh doanh công ty * Giai đoạn chuẩn bị  Chuẩn bị nộidung Công ty vào mục đích trọng tâm hội nghị để chuẩn bị nội dung cho phù hợp Những nội dung chuẩn bị gồm có: - Báo cáo - Báo cáo bổsung - Những vấn đề thảoluận - Kếtluậnchươngtrìnhhànhđộng - Bài phát biểu lãnhđạo Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chuẩn bị nội dung nắm danh sách cá nhân, tổ chức viết báo cáo bổ sung, cá nhân tổ chức viết tham luận cho hội nghị Tất báo cáo tham luận viết thành văn gửi trước cho người chuẩn bị nội dung gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời gian quy định Bộ phận chuẩn bị nội dung vào mục đích, yêu cầu, nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung tham luận để chuẩn bị vấn đề cần đưa trao đổi, thảo luận hội nghị  Chuẩn bị thành phần thamdự Tùy theo tính chất hội nghị ban tổ chức xác định rõ: - Đốitượngchínhcủahộinghịlàai,tạisao? - Cấptrên,ngangcấp,cấpdướivànộibộthìmờinhữngngườinào? 16 17 - Thành phần tham dự phải chuẩn bị vấn đề (báo cáo bổ sung, tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị mặtnào) Ban tổ chức cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm mục đích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động có kế hoạch  Dựkiếnthờigian,địađiểm,chươngtrìnhhộinghị Ban chuẩn bị nội dung với ban chuẩn bị hậu cần sớm báo cáo lãnh đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Khi vấn đề ấn định ban tổ chức tiến hành thủ tục để tổ chức hội nghị: - Biên tập lại báo cáo, nhân in đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh,đẹpcóchấtlượngđểphụcvụhộinghị - Chuẩn bị cơng văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu điều hướng dẫn ban đầu gửi tới đại biểu để họ biết chuẩn bị công việc cần thiết cho hộinghị  Công tác chuẩn bị hậucần Song song với phận chuẩn bị nội dung phận hậu cần tích cực chuẩnbịchohộinghị.Tùytheotínhchất,tầmquantrọng,sốlượngngườithamdự, thờigiantiếnhànhhộinghịmàbộphậnhậucầnđãchuẩnbịcácmặtnhư: - Hội trường phòng thảoluận - Phòng ở, phòngăn - Phương tiện đilại - Giờ nghỉ giảilao - Nghỉ giải trí buổitối - Chuẩn bị trật tự anninh Vớinhữnghộinghịlớncôngtyđãhọpthườnglàđểthốngnhấtnhữngvấnđềsau: - Bàn bạc, thơng qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung vấn đề cầnđưarathảoluậntronghộinghị - Quyết định danh sách kháchmời - Quyếtđịnhchươngtrìnhhộinghị,địađiểm,thờigiantổchứchộinghị 17 18 Ban lãnh đạo ký duyệt thông qua báo cáo, danh sách đại biểu, chương trình hội nghị cho biên tập, nhân in tài liệu phục vụ hội nghị * Giai đoạn tổ chức điều hành hộinghị  Kiểm tra quan sát chỗ công việc chuẩnbị Trước diễn hội nghị ban chuẩn bị với văn phòng thư ký xem xét lại lần cuối văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến tận hội trường kiểm tra cách trang trí, hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ cho đại biểu xa Tất công việc kiểm tra chu đáo, cẩn thận Nếu thấy việc chưa đảm bảo chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hồn tất công việc chuẩn bị cho hội nghị diễn sn sẻ, tốt đẹp  Tổ chức đón tiếp, xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồitronghộitrường Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến ban tổ chức có kế hoạch phân cơng người đón đạibiểu Nếu khách mời cấp đưa khách vào phòng khách trước, sau đưa khách vào ngồi vị trí hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho khách Với hội nghị lớn có đại biểu đại diện cho cấp tỉnh, thành phố, trung ương, khách nước tới dự đại diện ban lãnh đạo ban tổ chức đến thăm làm việc xã giao trước trao đổi số nét hội nghị  Chương trìnhhội nghị Tùyvàophạmvi,tínhchấtcủahộinghịbantổchứcđãxâydựngchươngtrìnhlàm việccụthể.Chươngtrìnhhộinghịđượcchuẩnbịtừtrước,vớinhữnghộinghịlớncủa cơngtychươngtrìnhhộinghịđãđượcgửitrướctớiđạibiểukèmtheogiấymời Trong nội dung chương trình hội nghị ghi nội dung ứng với thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị người chịu trách nhiệm nội dung chương trình  Điều hành hộinghị Giai đoạn điều hành hội nghị công ty gồm bước sau: 18 19 - Tuyênbốlýdo,giớithiệuđạibiểu,chủtịchđoàn,thưkýđoàn - Đọc diễn văn khai mạc hộinghị - Trình bày báo cáo hộinghị - Trình bày báo cáo bổsung - Những tham luận đóng góp với hộinghị - Điều hành việc thảo luận hộinghị - Ghi chép hội nghị: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ tên nội dung ý kiến đại biểu, kếtluận… - Tổchứchậucầnphụcvụhộinghị:âmthanh,ánhsáng,nướcuống… Cơng ty có chế phân công người đôn đốc, kiểm tra để không xảy sai sót Sau kết thúc hội nghị, phận hậu cần có kế hoạch phân cơng người tiếp tục làm việc với phận có liên quan để tốn, giải cơng việc tài chính, kinh phí mối quan hệ cho ổn thỏa, tốt đẹp  Một số việc làm sau hộinghị Sau hội nghị văn phòng giúp lãnh đạo: * Lập hồ sơ hội nghị bao gồm giấy tờsau: - Quyết định lãnh đạo việc tổ chức hộinghị - Giấy triệu tập hội nghị giấymời - Danh sách đại biểu tham dự hộinghị - Chươngtrìnhhộinghị - Lời khai mạc hội nghị lãnhđạo - Báo cáo hộinghị - Các báo cáo bổ sung thamluận - Bài phát biểu đại biểu cấptrên - Biên hộinghị - Nghị kết luận hộinghị - Lời bế mạc hộinghị Các tài liệu sau vài năm chọn lọc lưu lại vào hồ sơ văn 19 20 có giátrị * Thơng báo, triển khai kế hoạch hộinghị Văn phòng giúp lãnh đạo thơng báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp…và điều kiện cần thiết, nêu việc cần quan tâm tới đơnvị cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực để hội nghị đượctriểnkhaivàcókếtquảtốt * Tổ chức rút kinhnghiệm Sau họp, hội nghị văn phòng cơng ty phận liên quan rút kinh nghiệm Chủ trì cho họp rút kinh nghiệm người phân công tổ chức hội nghị Trong họp, phận chuẩn bị nội dung, hậu cần người có liên quan kiểm điểm lại khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt cònhạnchế,saisót,nhữngviệcđãlàmnângcaochấtlượnghộinghịvà cùngnhaurút kinhnghiệmđểnhữngcuộchọp,hộinghịlầnsauđượctổchứctốthơn 2.6 Cơng tác hậucần Để trì quản lý, để cơng việc văn phòng diễn trơi chảy cơng ty trọng đến công tác hậu cần Các điều kiện vật chất nhà cửa, trang thiết bị công ty thuộc công tác hậu cần vănphòngcơngty.Trìnhtựthủtụccungứngtrangthiếtbịcủavănphòngnhưsau: Đối với trang thiết bị phòng ban: Văn phòng vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư phòng ban vào ngày 28 hàng tháng tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký Sau Giám đốc xét duyệt, cán kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị Công tác hậu cần công ty thực với công việc như: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc công ty, tham gia tổ chức họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách công ty… * Chuẩn bị cho lãnh đạo công tác Trước chuyến Trưởng phòng hành tham dự buổi họp 20 21 giao ban công việc Giám đốc Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững cơng việc mà Giám đốc u cầu phòng ban, đơn vị chuyên viên phải thực Trong thời gian Giám đốc công tác nhân viên phòng giúp Phó giám đốc thực cơng việc mà Giám đốc ủy quyền Ngồi Trưởng phòng ghi lại cơng việc quan trọng xảy cách chi tiết, Giám đốctrởvềTrưởngphòngbáocáotómtắtcáchoạtđộngtrongthờigianGiámđốcđi vắngvànhậncácgiấytờchiphícơngtácvàlàmthủtụcthanhtốnchoGiámđốc * Công tác tiếpkhách Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp văn phòng cơng tác tiếp khách là: - Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, xếpkhách - Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn như: xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho trình bàn bạc, trao đổi cơngviệc… * Quản lý tài sản cốđịnh Văn phòng cơng ty có phận chun quản lý tài sản cố định nhà cửa, thiếtbị,máymóc,phươngtiệnkỹthuật,phươngtiệnvậnchuyển…dướisựchỉđạo vàđiềuhànhcủaPhóphòng.Vănphònglậpvàlưutrữcáchồsơtàisảncốđịnh: - Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập thủ tục hợplệ - Văn phòng nắm số lượng, chất lượng loại tài sản cố định để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanhlý - Trong trình sử dụng tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tàisản - Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ kiểm kêbấtthườngkhicósựthayđổi Các loại hàng hóa vật tư, vật dụng cơng ty như: văn phòng phẩm, trang thiết bị phục vụ cho văn phòng cơng ty…để quản lý tốt loại tài sản cho công ty văn phòng tiến hành thực sau: * Quản lý văn phòng phẩm 21 22 Hàng tháng phòng ban gửi dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chuyển cho văn phòng cơng ty Trưởng phòng xem xét dự trù thấy hợp lý ký duyệt khơng loại bỏ Văn phòng lập dự trù văn phòng phẩm hàng tháng cơng ty nhập văn phòng phẩm Căn vào nhu cầu văn phòng phẩm phòng ban, phân xưởng mà văn phòng cơng ty viết phiếu xuất kho ghi rõ vào sổ sách để làm tốn với phòng tàichính 2.7 Công tác bảo vệ công tác tạpvụ  Công tác bảovệ Công tác bảo vệ hoạt động không phần quan trọng văn phòng Hoạt động khơng ảnh hưởng trực tiếp tới q trình sản xuất kinh doanh cơng ty thực đóng vai trò quan trọng cần thiết Chính cần phải có nhìn nghiêm túc cơng tác tránh sai lầm nhỏ lại có ảnh hưởng đến mặt công ty Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên công tác bảo vệ cơng ty HồngThànhđượcthựchiệnmộtcáchrấtnghiêmtúc,cánbộcơngnhânviêntrong cơngtyrấtntâmlàmviệcvàgópphầntạokỷcương,kỷluậttronglaođộng Nhân viên bảo vệ công ty thực đầy đủ quy định công ty công tác bảo vệ, trước nhận ca, hết làm thủ tục bàn giao sổ giao ca tài sản nhận trường bảo vệ cách rõ ràng Khi có cố cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ phát xử lý kịp thời nguyên nhân trường hợp khơng thể tự giải nhanh chóng báo cho văn phòng cơng ty xin ý kiến giải kịp thời  Công tác tạpvụ Đối với công ty Hồng Thành mơi trường xanh sạch, khơng khí lành nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng cơng việc có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tâm lý nhân viên công ty Công tác tạp vụ công ty bao gồm công việc như: - Nhânviêntạpvụđãđảmbảonhucầunướcuốngchocácphòngbantrướcgiờ 22 23 làmviệc,kiểmtraxemcácthiếtbịđiệnđãtắthếtchưakhihếtgiờlàmviệc - Nhân viên tạp vụ đảm bảo vệ sinh toàn mặt hành lang phân giao quản lý công ty ln khang trang đẹp, thường xun chăm sóc bồn hoa cảnh có cơng ty, qt dọn lau chùi cửa kính sạchsẽ - Cơng tác tạp vụ thực đầy đủ quy định bảo hộ lao động, vệ sinhlaođộng…vàlnhồnthànhcácnhiệmvụkháckhiđượclãnhđạogiao 2.2 Sự khác chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành Chức tham mưu - tổng hợp có thay đổi định, nh ưng nhìn chung hai chức quan trọng văn phòng Ch ức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây d ựng t ổ ch ức th ực hi ện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đ ạo… Ngồi ra, tham mưu – tổng hợp nhiệm vụ trực tiếp phục vụ hoạt đ ộng h ằng ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuy ến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị ều ki ện, phương tiện đảm bảo cơng tác quan, tổ chức nói chung Ch ức tham mưu - tổng hợp phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết v ới nhau: tham mưu để phục vụ, phục vụ có tham mưu Tổng hợp tốt mà tham mưu khơng tốt khơng làm đ ược vi ệc Theo tơi tham mưu khơng đề xuất chủ trương sách cho lãnh đạo, qu ản lý mà phải hướng dẫn thực lĩnh vực đảm trách Do v ậy, ng ười làm nhiệm vụ tham mưu không đơn giúp việc, bảo làm v ậy mà phải người có lĩnh, trung thực, thẳng th ắng, có thái đ ộ nghiêm túc công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng, có tính ngun tắc cao; người phải có tư biện chứng, khơng định kiến, hẹp hòi, khơng b ảo th ủ; khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đ ấu tranh bảo v ệ 23 24 đúng, không sợ cấp trù dập Bác Hồ dạy: “Nếu tham mưu mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp bất c ứ giá có hại cho quốc kế dân sinh” Ngồi tính chất doanh nghiệp khác với nhà n ước : Văn phòng doanh nghiệp thể điều gì? Khơng nơi đ ể nhân viên làm vi ệc, văn phòng cơng ty có vai trò quan trọng việc xây d ựng h ệ th ống nh ận diện thương hiệu 24 25 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU Đánh giá ưu, nhược điểm 3.1 Ưu điểm Tham mưu – tổng hợp giúp doanh nghiệp ln có chiến lược tốt, thích nghi với mơi trường Chiến lược giải pháp tổng quát, mang tính định hướng giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu dài hạn Vì Tham mưu – tổng hợp , giúp doanh nghiệp có chiến lược tốt, thích nghi với mơi trường Điều quan trọng bối cảnh môi trường ngày phức tạp, thay đổi liên tục cạnh tranh diễn phạm vi toàn cầu Tham mưu – tổng hợp giúp doanh nghiệp chủ động việc định nhằm khai thác kịp thời hội ngăn chặn hạn chế rủi ro mơi trường bên ngồi, phát huy điểm mạnh giảm điểm yếu nội doanh nghiệp 3.2 Nhược điểm Tham mưu – tổng hợp hoạch buộc nhà quản trị phân tích dự báo điều kiện môi trường tương lai gần tương lai xa Nhờ thấy rõ điều kiện môi trường tương lai mà nhà quản trị có khả nắm bắt tốt hội, tận dụng hết hội giảm bớt nguy liên quan đến điều kiện mơi trường kinh doanh từ đưa định mang tính chủ động Điều có nghĩa dự báo hội có khả xuất hiện, nhà quản trị chuẩn bị kế hoạch để nắm bắt tình cho phép, gặp nguy cơ, nhà quản trị chủ động tác động vào môi trường để giảm bớt rủi ro chủ động né tránh Mặt khác, điểm mạnh điểm yếu tồn tổ chức khơng quản trị chiến lược doanh nghiệp dễ lòng với có, mơi trường thay đổi điểm mạnh nhanh chóng trở thành điểm yếu có nguy bị đối thủ cạnh 25 26 tranh khai thác Ngược lại quản trị chiến lược, hệ thống thông tin doanh nghiệp rà soát điểm mạnh, điểm yếu để nhà quản trị có sở tận dụng điểm mạnh nhằm tăng khả cạnh tranh, đồng thời có kế hoạch làm giảm điểm yếu để hạn chế rủi ro - Quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp đạt hiệu cao so với không quản trị Các công trình nghiên cứu cho thấy doanh nghiệp vận dụng quản trị chiến lược đạt kết tốt nhiều so với kết mà họ đạt trước kết doanh nghiệp không vận dụng quản trị chiến lược - Nhược điểm chủ yếu để thiết lập trình quản trị chiến lược kinh doanh cần nhiều thời gian nỗ lực Tuy nhiên, doanh nghiệp có kinh nghiệm q trình quản trị chiến lược kinh doanh vấn đề thời gian giảm bớt, đến tiết kiệm thời gian Hơn nữa, vấn đề thời gian cần cho việc lập kế hoạch phần quan trọng doanh nghiệp bù đắp nhiều lợi ích - Các kế hoạch chiến lược kinh doanh bị quan niệm sai lầm chúng lập cách cứng nhắc ấn định thành văn Các nhà Quản trị chiến lược tin tưởng kế hoạch ban đầu họ thiết phải thực mà không đếm xỉa đến thông tin bổ sung Đây sai lầm nghiêm trọng việc vận dụng không đắn quản trị chiến lược kinh doanh Kế hoạch chiến lược kinh doanh phải động phát triển điều kiện mơi trường biến đổi, doanh nghiệp định theo mục tiêu mục tiêu sửa đổi - Giới hạn sai sót việc dự báo mơi trường dài hạn đơi lớn Khó khăn không làm giảm cần thiết phải dự báo trước Thực việc đánh giá triển vọng dài hạn khơng thiết phải xác đến chi tiết tường tận, mà chúng đề để đảm bảo cho doanh nghiệp đưa thay đổi thái mà thích nghi với diễn biến mơi trường cách đổ vỡ 26 27 Mặc dù nhược điểm nói khiến số doanh nghiệp khơng vận dụng q trình quản trị chiến lược kinh doanh, vấn đề tiềm tàng nhìn chung khắc phục biết vận dụng trình quản trị chiến lược kinh doanh cách đắn Những ưu điểm việc vận dụng trình chiến lược kinh doanh rõ ràng có giá trị lớn nhiều so với nhược điểm Giải pháp Để nâng cao hiệu công tác Tham mưu – tổng hợp , có số giải pháp sau: 4.1 Đối với doanh nghiệp Triển khai nghiêm túc việc áp dụng Quy trình đổi phương pháp lập chương trình kế hoạch Trung tâm Nghiên cứu, tìm hiểu văn hướng dẫn Trung ương Thành phố Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ Luật Ngân sách nhà nước, văn quy định, hướng dẫn, tiêu chuẩn, định mức Trung ương tỉnh cơng tác lập dự tốn thu chi ngân sách Xây dựng dự toán tuân thủ tiêu chuẩn, định mức, bám sát với kết thực nhiệm vụ thu chi ngân sách năm trước, đặc biệt với khoản chi đặc thù - Tham mưu – tổng hợp phải xây dựng dựa kết thực năm trước; tiêu đề phải có tính logic, khả thi, phù hợp với tình hình thực tế đơn vị, có tính đến dự báo tương lai 4.2 Đối với lãnh đạo phòng Cần xây dựng cụ thể nội dung, nhiệm vụ, xác định nội dung trọng tâm, trọng điểm; phân công rõ nhiệm vụ đề lộ trình, thời gian hồn thành Trong q trình triển khai thực kế hoạch phải chủ động thường xuyên rà soát, đánh giá, báo cáo kết thực kịp thời đề xuất điều chỉnh, bổ sung mục tiêu, giải pháp cho phù hợp với tình hình thực tế Các đơn vị cần bố trí cán đủ lực chuyên môn thực nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch 27 28 KẾT LUẬN  Những kết đạtđược Văn phòng cơng ty phối hợp với ban lãnh đạo công ty việc quản lý xây dựng, thực chương trình làm việc tháng, q, năm cơng ty Các chương trình làm việc bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, giúp cho hoạt động công ty thông suốt hiệu Các chế độ hội họp giao ban cơng ty, đơn vị phòng ban thực theo lịch công tác đề Các phòng ban đơn vị có trách nhiệm cao việc cố gắng thực theo tiêu, chương trình làm việc kế hoạch đề  Những mặt tồn Xây dựng chương trình làm việc hợp lý khó việc tổ chức thực tổng hợp kết đạt lại khó Do cơng tác cơng ty Hải Âu nhiều mặt hạn chế Tình trạng chung bệnh thành tích tồn phòng ban, đơn vị công ty, nhiều nhiệm vụ đạt mặt số lượng, hình thức chất lượng lại khơng đạt ucầu Việc xây dựng chương trình làm việc cơng ty chưa quan tâm trọng mức, chương trình làm việc đơi chưa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực khó khăn không đạt hiệu cao  Nguyên nhân Chưa có phối kết hợp thực nghiêm túc chặt chẽ văn phòng phòng ban, đơn vị công ty Các đơn vị, phận không chủ động đề xuất cho công ty việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, bị động chờ cấp giao nhiệm vụ 28 29 triển khai, đềxuất Ngồi cơng việc ngồi chương trình phát sinh quỹ thời gian tài cơng ty lại khơng cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn bị động thực chương trình làm việc Qua việc tìm hiểu cơng tác họat động xây dựng chương trình máy văn phòng cơng ty đưa thực tế việc đổi tổ chức hoạt động áp dụng cách rộng rãi thành tựu tiên tiến khoa học công nghệ mang lại hiệu to lớn cơng tác văn phòng Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực pháp lý lãnh đạo công ty nói riêng văn phòng nói chung Việc tổ chức hoạt động đảm bảo thi hành quy định Nhà nước, phản ánh mối quan hệ ngang, dọc, trên, làm cho máy công ty trở thành chủ thể thốngnhất 29 ... nhân công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH tơ Hải Âu - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH tô Hải Âu Nhiệm... đến người laođộng… 11 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 2.1 Côngtác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu đời mang tính tất yếu khách... 2.2 Sự khác chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành Chức tham mưu - tổng hợp có thay đổi định, nh ưng nhìn chung hai chức quan trọng văn phòng Ch ức tham mưu thể nhiệm