Chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan các nội dung ngiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận này dựa trên các kết quả thu được trong quá trình tìm hiểu và phân tích tài liệu Nội dung của bài tiểu luận có tham khảo và sử dụng một số thông tin tài liệu từ các nguồn sách, tạp chí, trang Web được liệt kê trong các danh mục tài liệu tham khảo.

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Nội vụ Hà Nội đã hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình em thực hiện đề tài nghiên cứu này Với thời gian nghiên cứu tương đối ngắn và kiến thức của bản thân còn hạn chế, vì vậy đề tài nghiên cứu của em không tránh được còn nhiều thiếu sót, kính mong nhận được sự góp ý kiến quý báu của Quý thầy cô và các ban!

Em xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Văn phòng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đều có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng Vaitrò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường Văn phòng có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan

Chức năng tham mưu của văn phòng doanh nghiệp còn được quy định cụ thể trong các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng Chức năng tham mưu của văn phòng bộ được xác định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó Đây là tổ chức trực tiếp giúp Lãnh đạo bộ điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Văn phòng có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các vụ chức năng khác do có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, cócác nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho Lãnh đạo

ra các quyết định quản lý chính xác Chức năng tham mưu của văn phòng bộ khác với chức năngtham mưu của các đơn vị chức năng Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng,giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn Công tác tham mưu của văn phòng bộ có

vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng

Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp”

Từ đó, phân tích nhiệm vụ của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp Đánh giá sự khác nhau của văn doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp Đồng thời đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Chức năng tham mưu tổng hợp và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng đó

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng các doanh nghiệp nói chung, Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước nói chung.

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của bản thân, mà chủ yếu là:

- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản của các doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước

- Phương pháp tổng hợp , chọn lọc thông tin

- Tìm hiểu các website, thông tin về doanh nghiệp và các cơ quan hành chính nhà nước

Đề tài nghiên cứu của tôi ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về văn phòng và văn phòng doanh nghiệp

Chương 2: Tìm hiểu chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp

Chương 3: Giải pháp tăng hiệu quả việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp.

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHÒNG

DOANH NGHIỆP 1.1 Văn phòng:

1.1.1 Định nghĩa:

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần thiết phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập, xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vị,…Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là

“văn phòng”

Văn phòng được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lơn

- thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty,…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp,…

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.

- Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm

cỡ cao như: Nghị sỹ, Kiến trúc sư trưởng,…

Mặc dù văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là:

+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan Ở cơ quan, đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với

số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan, đơn vị

có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu

+ Văn phòng phải có địa điểm giao dịch với cơ sở vật chất nhất định Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng.

“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện

và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”

1.1.2 Vai trò của Văn phòng:

Qua cách tiếp cận về văn phòng, ta thấy vai trò quan trọng của Văn phòng:

- Là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong việc giải

quyết mọi công việc của cơ quan, là nơi năm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến quyết định của lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời

và có hiệu quả Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống sẽ ngừng hoạt động.

- Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động lãnh

đạo của cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra.

- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và

công dân Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở Văn phòng là trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp tới lãnh đạo.

1.1.3 Chức năng của văn phòng:

Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học.Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác

tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết địnhtối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở từng lĩnh

vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ

sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn

vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà

cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là

phương châm hoạt động của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ

bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.

1.1.4 Nhiệm vụ của văn phòng:

Các chức năng của văn phòng được thể hiện ớ các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị

Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng Song muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết nối thành

hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các hộ phận khác thực hiện.

Mặt khác, vãn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xàv dựng chương trình, ke hoạch cóng tác trong quý tháng, tuần… của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai, thực hiện các kế hoạch đó.

- Thu thập xử lý

Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và đúng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Nhiều khi khỏi lượng thông tin rất lớn phức tạp đa dạng, đa chiều Việc thu thập và xứ lý lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là vãn phòng Các thông tin công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý phân loại theo những kênh thích hợp đề sau đó chuyển phát đi hay lưu trữ.

Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảoquản và chuyển phát thông tin Thông tin được thu thập đầy đú, kịp thời, dược xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý.

- Tư vấn về văn bản

Văn bàn là phương tiện ghi tin và truyền tin là phương tiện lưu trữ va truyền dạt các quyết định quán lý Vãn phòng trự giúp chơ thú trướng về còng tác soạn tháo vãn bán dể đám bảo cho vãn bản có dầy dú nội dung, hình thức theo yêu cầu; đúng thẩm quvền và đúng trình tự thú tục theo quv định.

- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý

Vãn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết định của lãnh đạo Vãn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp

Văn phòng chịu trách nhiệm trong cõng tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí nơi

ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của

cơ quan, dơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.

- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản

Nếu không có bộ phận chuyên trách, vãn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.

- Tổ chức công tác bảo vệ

Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị Ngoài ra, văn phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán

bộ công nhân viên.

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.

1.2 Doanh nghiệp

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp)

1.2.1 Các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam:

- Doanh nghiệp nhà nước:

- Doanh nghiệp tư nhân:

- Hợp Tác Xã :

- Công ty cổ phần :

- Công ty trách nhiệm hữu hạn:

- Công ty hợp danh

- Công ty liên doanh

1.2.2 Văn phòng doanh nghiệp

Văn phòng doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các đơn vị chuyên môn khác Tuynhiên, do có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng của các doanh nghiệp cũng có những cách thức tổ chức khác nhau Với loại hình nhóm công ty (tập đoàn, tổng công ty…) thì văn phòng được tổ chức quy mô với tên gọi là Văn phòng (như văn phòng Tổng công ty Hàng không,văn phòng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia…) Với công ty có quy mô nhỏ hơn thì văn phòng được gọi là phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính – Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình công ty

tư nhân, công ty vừa và nhỏ thì văn phòng chỉ là một bộ phận hành chính với số lượng nhân viên rất hạn chế (thậm chỉ chỉ có 1 người) nhưng phải thực hiện tất cả các công tác hành chính của công ty Đảm bảo hệ thống thông tin, hậu cần, thực hiện công tác Văn thư lưu trữ và các hoạt động khác như: giao dịch, nhân sự, tài chính, pháp chế,…

1.2.3 Vị trí của văn phòng doanh nghiệp:

Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua

các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách,

tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗikhi lãnh đạo đi công tác…

Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp Văn phòng là đầu mối thông tin của doanh nghiệp Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý củalãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài doanh nghiệp Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý

và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của doanh nghiệp

Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động cảu cơ quan, doanh nghiệp

Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính doanh nghiệp Trong công tác quản lý cơ quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắmthông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp Có thể nói ở vị trí này, văn phòng được coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Có thể nói, hầu hết cáchoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan, doanh nghiệp với đối tác, khách hàng đều được

tổ chức tại văn phòng Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộnhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vịthế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảnq bá thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp

Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh nghiệp

1.2.4 Mối quan hệ cộng tác của văn phòng trong doanh nghiệp:

Trong quan hệ cộng tác với các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị, phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trựctiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý Chẳng hạn như trong việc xây dựng

và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải có sự tham gia của tất cả các đơn vị, phòng ban trong

cơ quan, doanh nghiệp, nhưng văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việc đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, doanh nghiệp

1.2.5 Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp:

Chánh văn phòng(Trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng(Phó trưởng phòng)

Bộ phận Tổng

hơp,

Kế hoạch

Bộ phận Vănthư lưu trữ

Bộ phận nhân

sự, Bảo hiểm

Bộ phận Quảntrị

Bộ phận Kế toán Bộ phận pháp chế Bộ phận Lễ tân,Quan hệ khách

hàng

Tạp vụ

 Chức năng tham mưu của văn phòng doanh nghiệp còn được quy định cụ thể trong các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng Chức năng tham mưu của văn phòng bộ được xác định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó Đây là tổ chức trực tiếp giúp Lãnh đạo bộ điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Văn phòng có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các vụ chức năng khác do

có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho Lãnh đạo ra các quyết định quản lý chính xác Chức năng tham mưu của văn phòng bộ khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn Công tác tham mưu của văn phòng bộ có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng.



CHƯƠNG 2:

TÌM HIỂU CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG

VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

2.1 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp:

Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà Văn phòng doanh nghiệp có những chức năng khác nhau Tuy nhiên, văn phòng của đa số các doanh nghiệp có những chức năng chung sau:

2.1.1: Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của

họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý

Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định

2.1.2: Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về

tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh.

Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất

2.1.3: Chức năng hậu cần

Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc vàcác tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo công tác

lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

2.1.4: Chức năng giao dịch

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải quyết các côngviệc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòng ngoài các công việc hành chính còn thực hiện các công việc nhưgiải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

Ngoài ra còn một số chức năng khác như:

- Chức năng nhân sự

- Chức năng tài chính

- Chức năng pháp chế.

2.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp:

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo:

 Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

 Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.

 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này.

 Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài.

 Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó

 Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần:

 Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.

 Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện trong cơ quan, doanh nghiệp.

 Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.

 Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban.

2.3 Nhiệm vụ của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu

tổng hợp:

2.3.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:

- Tổng hợp:

Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh