Chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung ngiên cứu đưa tiểu luận dựa kết thu trình tìm hiểu phân tích tài liệu Nội dung tiểu luận có tham khảo sử dụng số thơng tin tài liệu từ nguồn sách, tạp chí, trang Web liệt kê danh mục tài liệu tham khảo LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Nội vụ Hà Nội hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình em thực đề tài nghiên cứu Với thời gian nghiên cứu tương đối ngắn kiến thức thân cịn hạn chế, đề tài nghiên cứu em khơng tránh cịn nhiều thiếu sót, kính mong nhận góp ý kiến quý báu Quý thầy cô ban! Em xin chân thành cảm ơn! MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Văn phòng tất quan, doanh nghiệp có vai trị, vị trí đặc biệt quan trọng Vai trị, vị trí đặc biệt văn phịng thể chỗ phận cấu thành, đơn vị tổ chức thiếu quan Văn phòng đời, tồn với đời tồn quan, thiếu quan khó hoạt động tổ chức điều hành cơng việc cách bình thường Văn phịng có chức tham mưu đắc lực cho lãnh đạo quan việc xây dựng, tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác, triển khai kiểm tra thực định lãnh đạo, quản lý, tổ chức quản lý điều hành, điều phối công việc hàng ngày quan Chức tham mưu văn phòng doanh nghiệp quy định cụ thể định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng Chức tham mưu văn phòng xác định đặc điểm, đặc thù địa vị pháp lý Đây tổ chức trực tiếp giúp Lãnh đạo điều hành công việc hoạt động quan, doanh nghiệp; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo quản lý Văn phịng có điều kiện làm chức tham mưu vụ chức khác có đầy đủ sở liệu thơng tin, có nguồn, kênh thông tin khác để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho Lãnh đạo định quản lý xác Chức tham mưu văn phòng khác với chức tham mưu đơn vị chức Đó tham mưu tổng hợp, tham mưu giai đoạn cuối cùng, giai đoạn định tầm cao hơn, xác Cơng tác tham mưu văn phịng có vị trí, vai trị đặc biệt quan trọng Vì vậy, tơi lựa chọn đề tài “Chức tham mưu tổng hợp văn phịng doanh nghiệp” Từ đó, phân tích nhiệm vụ văn phịng việc thực chức tham mưu tổng hợp Đánh giá khác văn doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu tổng hợp Đồng thời đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu tổng hợp Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Chức tham mưu tổng hợp nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức - Phạm vi nghiên cứu: Văn phịng doanh nghiệp nói chung, Văn phịng quan hành nhà nước nói chung Mục đích nghiên cứu - Nghiên cứu nhiệm vụ thực chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp - Chỉ khác việc thực chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp quan hành nhà nước - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu thân, mà chủ yếu là: - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn doanh nghiệp quan hành nhà nước - Phương pháp tổng hợp , chọn lọc thơng tin - Tìm hiểu website, thông tin doanh nghiệp quan hành nhà nước Ý nghĩa đề tài - Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu công tác quan tham mưu giúp việc - Góp phần đóng góp ý kiến thân vào thực tế thực chức tham mưu tổng hợp doanh nghiệp Cấu trúc đề tài: Đề tài nghiên cứu tơi ngồi phần mở đầu kết luận gồm chương: Chương 1: Tổng quan văn phòng văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Tìm hiểu chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp Chương 3: Giải pháp tăng hiệu việc thực chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP 1.1 Văn phịng: 1.1.1 Định nghĩa: Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần thiết phải có cơng tác văn phịng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập, xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thông tin bên nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quan, đơn vị,…Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói gọi “văn phòng” Văn phòng hiểu theo nhiều góc độ khác nhau: - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lơn - thành lập văn phịng (ví dụ: Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty,…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp,… - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại quan đơn vị - Ngồi ra, văn phòng hiểu phòng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, Kiến trúc sư trưởng,… Mặc dù văn phòng hiểu theo nhiều nghĩa khác có điểm chung là: + Văn phịng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Ở quan, đơn vị có quy mơ lớn máy văn phịng gồm nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để thực hoạt động; quan, đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản văn phịng gọn nhẹ mức tối thiểu + Văn phịng phải có địa điểm giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động cơng tác văn phịng “Văn phịng phận tách rời quan, tổ chức, doanh nghiệp; nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành; thực hỗ trợ cơng tác hành cho đơn vị chức năng, nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan, tổ chức, doanh nghiệp” 1.1.2 Vai trò Văn phòng: Qua cách tiếp cận văn phòng, ta thấy vai trò quan trọng Văn phòng: - Là máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo quan, tổ chức việc giải công việc quan, nơi năm giữ thơng tin đến, văn phịng phận nghiên cứu phát triển, đề xuất vấn đề có liên quan đến định lãnh đạo điều hành cơng việc cách nhanh chóng, kịp thời có hiệu Nếu văn phịng khơng làm việc hệ thống ngừng hoạt động - Văn phòng đảm bảo điều kiện vật chất cho quan, cho hoạt động lãnh đạo quan thường xuyên, liên tục đạt mục tiêu đề - Văn phòng nơi giao tiếp quan với quan, tổ chức cơng dân Với ý nghĩa Văn phịng trụ sở làm việc quan thơng qua Văn phịng, quan thể tính chất trang nghiêm cơng sở Văn phịng trung gian lãnh đạo với phận, phòng ban quan, doanh nghiệp nơi chuyển giao tất công việc cá nhân quan, doanh nghiệp tới lãnh đạo 1.1.3 Chức văn phòng: Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt q khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho cơng tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên giá lĩnh vực chun mơn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phịng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua cơng việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phịng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phịng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.1.4 Nhiệm vụ văn phòng: Các chức văn phòng thể nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổng hợp chương trình cơng tác cho quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp hỗ trợ cho Văn phòng đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể quan, đơn vị đôn đốc hộ phận khác thực Mặt khác, vãn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xàv dựng chương trình, ke hoạch cóng tác quý tháng, tuần… ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai, thực kế hoạch - Thu thập xử lý Thơng tin để thủ trưởng, lãnh đạo đưa định kịp thời đắn Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Nhiều khỏi lượng thông tin lớn phức tạp đa dạng, đa chiều Việc thu thập xứ lý lượng thông tin cần phải có phận trợ giúp, vãn phịng Các thơng tin cơng văn, giấy tờ đến văn phòng thu thập, xử lý phân loại theo kênh thích hợp đề sau chuyển phát hay lưu trữ Văn phịng phải tuân theo quy định nghiêm ngặt văn thư, lưu trữ thu nhận, xử lý, bảoquản chuyển phát thông tin Thông tin thu thập đầy đú, kịp thời, dược xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quán lý sở để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý - Tư vấn văn Văn bàn phương tiện ghi tin truyền tin phương tiện lưu trữ va truyền dạt định quán lý Vãn phòng trự giúp chơ thú trướng còng tác soạn tháo vãn bán dể đám bảo cho vãn có dầy dú nội dung, hình thức theo yêu cầu; thẩm quvền trình tự thú tục theo quv định - Truyền đạt theo dõi việc thực định quản lý Vãn phịng, thơng qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt định lãnh đạo Vãn phòng theo dõi việc triển khai thực định đó, tổng hợp tình hình hoạt động phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp Văn phòng chịu trách nhiệm cõng tác lễ tân đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi, khánh tiết quan, dơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối liên hệ với quan cấp trên, ngang cấp, cấp với nhân dân - Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản Nếu phận chun trách, vãn phịng phận bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông qua công việc lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phịng - Tổ chức cơng tác bảo vệ Nếu khơng có phận chun trách, văn phịng có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an tồn quan, đơn vị Ngồi ra, văn phịng phối hợp với Cơng đồn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán công nhân viên tắc tham mưu phải trung thực để đảm bảo cho phán quyết, kết luận định lãnh đạo xác Nếu tham mưu không trung thực dẫn đến sai sót phán quyết, kết luận định lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quản lý, đến kết đạo, điều hành công việc hoạt động quan, đơn vị, bộ, ngành Tham mưu không trung thực dẫn đến đề xuất lệch lạc, không xác, khơ ng đủ độ tin cậy để lãnh đạo định quản lý Nếu lãnh đạo dựa ý kiến tham mưu, đề xuất không trung thực để định quản lý không tránh khỏi sai lầm thất bại - Đề cao trách nhiệm công tác tham mưu Cần đề cao trách nhiệm văn phòng doanh nghiệp việc tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quản lý, đạo, điều hành, tổ chức thực công việc, thực chức năng, nhiệm vụ máy Yêu cầu tuân thủ nguyên tắc nhằm làm cho việc tham mưu, bảo đảm tính khoa học, khách quan trung thực Khi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo định vấn đề hệ trọng, tập thể cá nhân phải thận trọng, cân nhắc, tính tốn thấu đáo, phải lường trước hậu Nếu tham mưu, đề xuất không đúng, cá nhân tập thể phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo, trước quan, đơn vị, trước pháp luật Đề cao trách nhiệm cá nhân đề cao tư chất lĩnh người tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo tính xác vấn đề tham mưu, đề xuất Đề cao trách nhiệm bổn phận cá nhân trước tin cậy, uỷ thác lãnh đạo, đơn vị, tổ chức giao cho nhiệm vụ tham mưu Đề cao trách nhiệm tham mưu để hạn chế sai lầm, rủi ro khơng cần thiết xảy - Ngun tắc toàn diện, tổng hợp Nguyên tắc yêu cầu tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quản lý, đạo điều hành, tổ chức thực chức năng, nhiệm vụ Nghĩa là, tham mưu, đề xuất định vấn đề phải xem xét cách tồn diện, vấn đề q khứ giải nào, thực nào, tương lai sao; để triển khai thực hiện, cần điều kiện người (lao động), vật chất (kinh phí, kỹ thuật) thời gian; giải tốt vấn đề có tác động nào, khơng giải tốt tác hại hậu sao; giải vấn đề có liên quan ảnh hưởng đến vấn đề, lĩnh vực khác bộ, ngành toàn quốc.v.v Đồng thời, phải tính đến khía cạnh pháp lý, tổ chức, trị, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành đặt cho doanh nghiệp Tơn trọng ngun tắc tồn diện, tổng hợp tham mưu khắc phục yếu tố chủ quan, phiến diện, đảm bảo chất lượng ý tưởng, kiến nghị, tham mưu, đề xuất 2.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực chức tham mưu tổng hợp: Trong văn phòng, tất phận phải thực chức tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo doanh nghiệp Vì vậy, phận đảm nhiệm lĩnh vực phân cơng có trách nhiệm tham mưu tổng hợp lĩnh vực giao 2.3.3.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp: - Xây dựng tổ chức máy hoạt động quan theo quy định Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung doanh nghiệp - Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán công nhân viên theo giai đoạn trung hạn, dài hạn Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, cơng nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quy mô phát triển phận - Làm đầu mối việc xây dựng văn quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phòng, ban - Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch sổ Bảo hiểm xã hội cán bộ,viên chức hợp đồng lao động - Thực chế độ sách cho cán bộ, cơng nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản phụ cấp khác theo qui định Nhà nước - Thống kê báo cáo công tác tổ chức nhân theo định kỳ đột xuất - Thực cơng tác bảo vệ trị nội 2.3.3.2 Tham mưu cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động doanh nghiệp: Điều lệ doanh nghiệp cam kết tất thành viên doanh nghiệp thành lập hoạt động doanh nghiệp Khi bắt đầu vào hoạt động tất thành viên cam kết theo điều lệ doanh nghiệp Tuy nhiên, doanh nghiệp luôn hoạt động có biến đổi mặt tổ chức hoạt động Vì thế, văn phịng phải tham mưu cho lãnh đạo vấn đề sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động cho phù hợp với thực trạng doanh nghiệp mang lại hiệu tốt - Tên, địa trụ sở chính, chi nhánh, văn phịng đại diện (nếu có); - Mục tiêu ngành, nghề kinh doanh; - Vốn điều lệ; - Họ tên, địa tất thành viên hợp danh công ty hợp danh; tên, địa thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn; tên, địa cổ đông sáng lập cơng ty cổ phần; - Phần vốn góp giá trị vốn góp thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn công ty hợp danh, số cổ phần mà cổ đông sáng lập cam kết mua, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần tổng số cổ phần quyền chào bán loại công ty cổ phần; - Quyền nghĩa vụ thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; cổ đông công ty cổ phần; - Cơ cấu tổ chức quản lý; - Người đại diện theo luật pháp công ty trách nhiệm hữu hạn công ty cổ phần; - Thể thức thông qua định công ty; nguyên tắc giải tranh chấp nội bộ; - Những trường hợp thành viên u cầu cơng ty mua lại phần vốn góp công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần công ty cổ phần; - Các loại quỹ mức giới hạn loại quỹ lập công ty; nguyên tắc phân chia lợi nhuận, trả cổ tức, chịu lỗ kinh doanh; - Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể thủ tục lý tài sản công ty; - Thể thức, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; - Chữ ký tất thành viên hợp danh công ty hợp danh; người đại diện theo pháp luật tất thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn; người đại diện theo pháp luật tất cổ đông sáng lập công ty cổ phần 2.3.3.3 Xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy hoạt động doanh nghiệp Để đảm bảo việc quản lý điều hành văn phòng hiệu quả, cần xây dựng Quy chế làm việc riêng văn phòng Đây coi quy tắc công tác quản lý điều hành văn phòng mà tất nhân làm việc văn phịng phải tn theo Nó sở, thước đo cho việc xử lý công việc, giải vấn đề mâu thuẫn phát sinh giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát nhà quản trị văn phòng hiệu Bản Quy chế cần xác định đầy đủ nội dung: - Đối tượng, phạm vi áp dụng Quy chế - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo đơn vị nghiệp vụ văn phòng - Quy định nghiệp vụ cho lĩnh vực/mặt hoạt động văn phòng - Mối quan hệ phối hợp công việc phận nghiệp vụ với đơn vị khác quan, tổ chức - Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngồi giờ; quy trình giải khiếu nại, thắc mắc… - Chính sách người lao động văn phòng: đào tạo, lễ tết, hiếu, hỉ - Quy định trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an toàn vệ sinh lao động Xây dựng Quy chế làm việc văn phòng phải dựa sở nguyên tắc chung pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Trong trình thực hiện, cần có theo dõi, tổng kết chỉnh sửa Quy chế cho phù hợp với điều kiện thực tế 2.3.3.4 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch - Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung doanh nghiệp; - Tiếp nhận thông tin, báo cáo phòng ban, xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; - Thực việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; - Xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch cơng tác chung doanh nghiệp; - Chuẩn bị nội dung họp, hội nghị; - Rà sốt, tham mưu cho lãnh đạo cơng tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động doanh nghiệp - Trực tiếp quan hệ làm việc với quan bảo vệ pháp luật, quan báo chí truyền thơng lĩnh vực liên quan tới hoạt động doanh nghiệp - Quản lý tổ chức kiện liên quan tới cơng tác quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm nước quốc tế 2.3.3.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: Thông tin để thủ trưởng, lãnh đạo đưa định kịp thời đứng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Nhiều khỏi lượng thông tin rát lớn phức tạp đa dạng, đa chiều Việc thu thập xứ lý lượng thông tin cần phái có phận trợ giúp, vãn phịng Các thơng tin, cơng văn, giây tờ đến văn phòng thu thập, xử lý phân loại theo kênh thích hợp đề’ sau chuyến phát di hay lưu trữ Văn phòng phái tuân theo quy định nghiêm ngặt văn thư, lưu trữ thu nhận, xử lý Bảo quản chuyến phát thông tin Thông tin thu thập đầy đủ, kịp thời, xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quán lý sở để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý 2.3.3.6 Tổ chức thực nghiệp vụ Văn thư- lưu trữ: - Thực công tác văn thư; Quản lý sử dụng dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đường; Chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho đơn vị doanh nghiệp Thực nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế hướng dẫn nghiệp vụ công tác doanh nghiệp 2.4 Sự khác Văn phòng doanh nghiệp với Văn phịng quan Hành nhà nước việc thực chức tham mưu, tổng hợp: 2.4.1 Văn phịng quan hành nhà nước: Các quan hành nhà nước hệ thống quan từ trung ương tới địa phương, nhà nước trao quyền quản lý nhà nước lĩnh vực khác nhằm đảm bảo phát triển trật tự xã hội Ở Việt Nam, có hai loại quan hành nhà nước bao gồm quan nhà nước có thẩm quyền chung quan nhà nước có thẩm quyền riêng - Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung: Căn vào quy định pháp luật hành (Hiến pháp, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp), quan nhà nước có thẩm quyền chung thường hiểu quan có chức quản lý nhà nước tất ngành, lĩnh vực, đối tượng phạm vi toàn quốc địa phương Các quan bao gồm: Chính phủ Ủy ban nhân dân (UBND) cấp Văn phịng quan nhà nước có thẩm quyền chung có tên gọi Văn phịng (Văn phịng Chính phủ, Văn phịng UBND) Văn phịng Chính phủ quan ngang Bộ, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn rộng Ví dụ: Chức tham mưu tổng hợp văn phòng UBND: - Là máy giúp việc UBND lãnh đạo UBND; - Tham mưu tổng hợp giúp UBND tổ chức hoạt động chung tham mưu giúp lãnh đạo UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành UBND thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND - Cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng: Căn vào quy định pháp luật hành (Hiến pháp, văn quy phạm pháp luật khác có liên quan), quan nhà nước có thẩm quyền riêng hiểu quan có chức quản lý nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ; sở, phịng, ban thuộc UBND cấp địa phương Chức nhiệm vụ văn phịng quan nhà nước có thẩm quyền riêng (thường gọi Văn phòng) - Thực chức tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác phục vụ hoạt động quan lãnh đạo; kiểm soát thủ tục hành theo quy định pháp luật; giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc tổ chức, đơn vị trực thuộc thực chương trình, kế hoạch cơng tác phê duyệt; tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động quan công tác quản trị nội 2.4.2 Văn phòng doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp) Văn phòng doanh nghiệp đơn vị cấu tổ chức doanh nghiệp, có chức giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ cho đơn vị chun mơn khác Tuy nhiên, có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng doanh nghiệp có cách thức tổ chức khác Với loại hình nhóm cơng ty (tập đồn, tổng cơng ty…) văn phịng tổ chức quy mơ với tên gọi Văn phịng (như văn phịng Tổng cơng ty Hàng khơng, văn phịng Tập đồn Dầu khí Quốc gia…) Với cơng ty có quy mơ nhỏ văn phịng gọi phịng Hành (hoặc phịng Hành – Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình cơng ty tư nhân, cơng ty vừa nhỏ văn phịng phận hành với số lượng nhân viên hạn chế (thậm chỉ có người) phải thực tất công tác hành cơng ty Văn phịng phận tham mưu trực tiếp lãnh đạo cơng tác điều hành, quản lý hành quan, doanh nghiệp Trong công tác quản lý quan, tổ chức, định lãnh đạo ban hành có đóng góp văn phịng thơng qua công việc cụ thể nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu văn pháp luật, đưa dự báo giải pháp Có thể nói vị trí chức tham mưu tổng hợp văn phòng coi “cánh tay phải” nhà lãnh đạo Chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho hoạt động công ty lãnh đạo doanh nghiệp, thực công tác hành đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Trên sở thông tin thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp trình lãnh đạo; văn phịng phạm vi quyền hạn cịn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm sở lựa chọn ban hành định kịp thời nhằm giải công việc cách hiệu lý công tác quản lý điều hành Chẳng hạn việc quản lý quan, doanh nghiệp, sở quy định pháp luật tình hình thực tế, văn phịng với đơn vị chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy định, quy chế, quy trình nghiệp vụ quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm sốt…  Trong q trình thực chức tham mưu tổng hợp: - Ở quan nhà nước, chức tham mưu tổng hợp hướng đến tất ngành, lĩnh vực, đối tượng phạm vi toàn quốc địa phương nội ngành, chủ yếu lĩnh vực quản lý điều hành.Vì mục tiêu quốc kế dân sinh - Ở doanh nghiệp, chức tham mưu tổng hợp hướng đến lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động, nội doanh nghiệp, đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu tham gia vào hầu hết tất mặt doanh nghiệp CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG HIỆU QUẢ VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP Văn phịng cỗ máy giúp việc đơn số người thường nghĩ Văn phòng nơi tập trung cần phải có người hiểu biết, ln phấn đấu vươn lên, ln tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian cá nhân cho đơn vị để đảm bảo cơng tác “tham mưu - tổng hợp” Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cần phải quan tâm nhiều đến cơng tác văn phịng để hoạt động quan, đơn vị thông suốt, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, đơn vị cần phải quan tâm, đặc biệt: 3.1 Trách nhiệm doanh nghiệp nhân viên doanh nghiệp 3.1.1 Đối với doanh nghiệp: - Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, cơng chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý, chun mơn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng; tin học hóa hoạt động văn phịng, số hóa cơng tác văn thư lưu trữ tăng cường dịch vụ công trực tuyến cấp độ hướng tới hành điện tử, công khai, minh bạch, dân chủ, sạch, vững mạnh Đều tạo cho văn phịng cán cơng chức văn phịng phong cách làm việc mới, vừa nâng cao tốc độ độ xác giải công việc, vừa tuân theo quy trình xác định phân cơng rõ ràng với thái độ văn minh, lịch sự, có trách nhiệm - Tăng cường công tác phổ biến, tuyên truyền nghiệp vụ hành văn phịng, nâng cao tầm nhận thức vị trí, vai trị, ý nghĩa cơng tác văn phịng, xem yếu tố tiên để hoàn thành nhiệm vụ Tránh suy nghĩ lệch lạc vị trí tầm quan trọng văn phòng - Xây dựng quy tắt ứng xử cán làm cơng tác văn phịng, văn phịng phận tiếp xúc với cơng dân đến đăng ký làm việc với quan, đơn vị - Thực cải cách hành triệt để, chuẩn hố cơng khai hố quy trình giải công việc quan, đơn vị việc triển khai tốt Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO (9001:2008), nghiên cứu thể chế hóa (ban hành qui trình, qui chế làm việc ) nhằm mục đích tối ưu hóa hoạt động văn phịng , điều địi hỏi phải : + Phải thống hóa hệ thống biểu mẫu, sổ sách(ISO); + Phải tiêu chuẩn hóa sản phẩm dịch vụ Văn phịng (ISO); + Phải tối đa hóa nhiệm vụ cán làm cơng tác văn phịng; + Phải tối thiểu hóa việc khơng đáng có 3.1.2 Đối với nhân viên văn phịng: - Người làm cơng tác văn phịng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời thông tin, văn luật; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thơng tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp Lãnh đạo doanh nghiệp - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt cơng tác phối hợp với quan phịng, ban tỉnh huyện công tác tham mưu tổng hợp - Nghiêm túc thực chế độ thông tin báo cáo cách nhanh chóng, đầy đủ xác Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp - Xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định theo hướng chun mơn hóa Ln chuyển cơng chức Văn phịng ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao 3.2 Các giải pháp: 3.2.1 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác doanh nghiệp: Văn phòng doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với quan liên quan tham mưu xây dựng, ban hành chương trình cơng tác lãnh đạo Đây cơng việc khó, cần thành lập phận giúp việc gồm người có kiến thức sâu rộng, có lực phân tích, tổng hợp, đặt lãnh đạo trực tiếp để xây dựng chương trình cơng tác đảm bảo nội dung có tính tồn diện, có trọng tâm, trọng điểm, sát hợp với điều kiện thực tế Trong trình thực hiện, văn phòng doanh nghiệp cần chủ động tham mưu thực theo chương trình cơng tác đề ra; mặt khác cần phải nắm chắc, vận dụng linh hoạt chủ trương doanh nghiệp vào tình hình thực tế 3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu lĩnh vực hợp tác: Tham mưu cho doanh nghiệp đẩy mạnh việc tuyên truyền, quán triệt cho nhân viên doanh nghiệp thực việc giữ gìn hình ảnh doanh nghiệp, tạo uy tín cho việc phát triển kinh doanh Chú trọng xây dựng chương trình, kế hoạch đối ngoại hàng năm; đạo hoạt động đối ngoại, quảng bá tiềm năng, mạnh hình ảnh doanh nghiệp, tạo điều kiện tiền đề để thúc đẩy hợp tác, kêu gọi đầu tư, thu hút nguồn lực từ bên ngoài, phát triển kinh tế, xã hội Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, kịp thời tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực quy định doanh nghiệp Ngồi ra, cịn có yêu cầu khác như: - Tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, đạo điều hành doanh nghiệp - Đảm bảo chất lượng tham mưu, đề xuất - Đảm bảo tính khả thi thực công tác tham mưu  Trên số giải pháp mà thân tìm hiểu nghiên cứu nhằm mục đích giúp văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu tổng hợp Bởi lẽ, văn phòng phận quan trọng thiếu doanh nghiệp, chức tham mưu tổng hợp đóng góp khơng nhỏ vào việc quản lý, lãnh đạo nên giải pháp yêu cầu thiết thực để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức KẾT LUẬN: Văn phịng – đơn vị doanh nghiệp Nếu văn phòng trước nơi giải công việc hành vụ, nơi tiếp nhận người mà lý khơng thể làm đơn vị văn phịng phận có vị trí quan trọng, khơng thể thiếu quan, doanh nghiệp Đó là: văn phịng trung tâm xử lý thơng tin phục vụ cho hoạt động quan, doanh nghiệp; phận tham mưu đặc biệt lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức Đề tài tập trung phân tích chức tham mưu, tổng hợp văn phòng quan doanh nghiệp, nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp cơng tác tham mưu tổng hợp, đề xuất xây dựng giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu tổng hợp Qua đề tài, phần giúp cá nhân thân hiểu thêm chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp văn phịng quan hành nhà nước, học giá trị để áp dụng vào thực tế làm việc cơng tác máy văn phòng quan TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng môn Quản trị Doanh nghiệp Sách Quản trị văn phòng - PGS TS Nguyễn Hữu Tri Sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS TS Nguyễn Hữu Tri Sách Quản lý công việc văn phòng - Nhà xuất trẻ Kỹ nghiệp vụ văn phịng - Vương Hồng Tuấn NXB trẻ ... CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 2.1 Chức văn phịng doanh nghiệp: Tùy vào quy mơ doanh nghiệp mà Văn phịng doanh nghiệp có chức khác Tuy nhiên, văn phòng đa số doanh nghiệp. .. 1: Tổng quan văn phòng văn phịng doanh nghiệp Chương 2: Tìm hiểu chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp Chương 3: Giải pháp tăng hiệu việc thực chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp. .. chức tham mưu, tổng hợp văn phòng quan doanh nghiệp, nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp cơng tác tham mưu tổng hợp, đề xuất xây dựng giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu tổng hợp